Учет документов

Введение

   Все хранящиеся в архиве документы (в том числе непрофильные и не включенные в описи) подлежат учету.

  Учет документов необходим для: 

1. обеспечения  сохранности и ведения контроля за их наличием;

2. для  создания систем оперативного  поиска документов, в том числе и с применением персональных компьютеров;

3. для  наиболее эффективного использования  документов.

   При наличии в архиве организации одного хранилища должен осуществляться централизованный учет документов. При существовании двух и более хранилищ - по каждому хранилищу.

 Учет документов в архиве организаций базируется на четко отработанной и оправдавшей себя системе, на принципах централизации и преемственности. Это значит, что в делопроизводстве в архиве организаций, а затем в государственных архивах применяются единые формы единиц учета (дело) и единые формы учета (опись и др.)

В архиве организации учет ведут в соответствии с «Правилами работы ведомственных  архивов», М., 1986. Прежде всего, учитывают  фонды (фонд) и единицы хранения (дела).    Учетные документы архива хранят в специально выделенном помещении (или непосредственно в хранилище) в сейфе или металлическом шкафу.

«Основными  правилами» предусмотрена группа учетных  документов.

   Основные учетные документы, обязательные для архива организации:  

1. книга  учета поступления и выбытия  документов;

2. список  фондов;

3. листы  фондов;

4. описи  дел. 

  Основными видами научно-справочного аппарата (НСА) к документам архива организации являются справочники по составу и содержанию документов.

Справочники по составу и содержанию документов архива организации включают: 

1. описи  дел;

2. номенклатуры  дел;

3. картотеки;

4. исторические  справки.

  Научно-справочный аппарат взаимосвязан с учетными документами архива и предназначен также для более оперативного поиска и эффективного использования документов. Описи дел - это основная группа справочников, на которой базируется разработка остальных (кроме регистрационно-контрольных картотек, составленных на стадии делопроизводства).

Все виды научно-справочного аппарата связаны  между собой поисковыми данными  документов. Эти данные закреплены описями дел. К ним относятся  номера фонда, описи, дела, листов дела.  
 
 
 
 

Глава 1. Научно-справочный аппарат к документам архива

     Научно-справочный аппарат (НСА)  – структурированная совокупность  элементов описания документов (вторичной  документной информации), представленных  в различных видах архивных  справочников, базах данных, предназначенных  для поиска документов и документной  информации.

  Картотека - справочник, который содержит сведения о содержании документов на карточках. Карточки располагают в картотеках в зависимости от потребностей организации в информации. Как показывает практика работы архивов организаций, наиболее употребляемой является информация по содержанию организационно-распорядительных документов (приказов по основной деятельности, протоколов, договоров, соглашений, писем и т.д.).

В зависимости  от задач по использованию документов могут создаваться предметные и  предметно-тематические картотеки.

В предметной картотеке карточки группируют по алфавиту понятий (например, для приказов - по алфавиту наименований участков деятельности: акционирование, производство, сбыт, охрана труда; для писем - по алфавиту наименований организаций-корреспондентов и т.п.)

Целесообразным  является создание картотек по личному  составу для поиска сведений о  трудовом стаже, зарплате и других данных социально-правового характера.

Карточки  должны содержать фамилию, имя, отчество сотрудника организации и поисковые  данные (номер фонда, описи, дела и  листов) документов, в которых имеются  сведения о нем. Карточки систематизируют  по фамилиям в порядке алфавита в  пределах одинаковых фамилий по алфавиту имен и отчеств.

При создании и применении автоматизированных систем поиска документов и дел в архивах  организаций, традиционные правила  регистрации и учета документов и дел, как на стадии делопроизводства, так и в архиве, должны быть использованы при разработке программ для ЭВМ.

Такая преемственность облегчит переход  работы в архивоведении на новый  технический уровень.

Особое  место среди архивных справочников занимает историческая справка. Справку составляют при первом поступлении документов фонда в архив организации. В последующем по истечении 5-7 лет целесообразно составлять дополнение к исторической справке.

Историческую  справку составляет и подписывает  заведующий архивом. В организациях с небольшим объемом дел, образующихся за год, историческую справку можно  заменить предисловием к описи дел  постоянного хранения.

  Историческая справка состоит из трех разделов:

  1. истории фондообразователя;

  2. истории фонда;

  3. характеристики документов фонда.

Первый  раздел - история фондообразователя, (в хронологической последовательности) содержит следующие сведения:

  1. даты, номера и заголовки распорядительных документов о создании, преобразованиях и ликвидации организации;

  2. крайние даты деятельности организации;

  3. изменения в названии и деятельности организации;

  4. задачи и функции организации и их изменения;

  5. масштаб деятельности организации и ее место в системе государственного аппарата, отрасли;

  6. структура организации и ее изменения (с указанием дат). 

Второй  раздел-история фонда, содержит следующие сведения:

  1. Количество дел в фонде и крайние даты дел фонда;

  2. состав документов фонда и крайние даты каждой группы;

  3. время поступления фонда в архив организации;

  4. степень сохранности документов;

  5. изменения в составе и объеме документов фонда;

  6. указание (если организация передает документы на государственное хранение) даты и места передачи дел на государственное хранение (наименование государственного архива; № фонда, присвоенный государственным архивом, ссылка на акт приема-передачи дел, его дату и номер). 

Третий  раздел-характеристика документов фонда, содержит перечисление видов научно-справочного аппарата к фонду.

В третьем  разделе-характеристике документов фонда, перечисляют:

  1. основные виды документов;

  2. указывают на особенности документирования в данной организации;

  3. дают общие сведения об использовании документов (основное содержание и количество справок социально-правового характера, подбора и выдачи документов в структурные подразделения, и т. п.

Справку печатают на общем бланке организации  в 4-х экземплярах (3 экземпляра предназначены  для государственного архива и передаются вместе с описями при приеме-передаче дел.   

    Система научно-справочного аппарата к архивным документам архива - это комплекс взаимосвязанных и взаимодополняемых архивных справочников о составе и содержании архивных документов, создаваемых на единой методической основе для поиска архивных документов и архивной информации в целях эффективного использования.

  Элементами  СНСА архива организации являются  описи, каталоги, базы данных, выполняющие  функции этих справочников, а  также указатели, обзоры документов, исторические справки к архивным  фондам организации.  
 
 

1.1.Классификация архивной документации

  Проблема классификации архивной документной информации - это стержневая проблема современной организации архивного информационного пространства. Поэтому в настоящее время ведется работа по созданию отраслевого классификатора архивной документной информации.

Работа  по созданию научно-справочного аппарата к архивным документам представляет вид научного труда, направленный на обеспечение организаций и лиц  необходимой документной информацией. Документная информация - это сведения, различные данные, содержащиеся в  документе.

В практике информационной работы архивные документы, являющиеся первоисточниками сведений о предметах объективной действительности и мыслительной деятельности человека, получили название носителей первичной  документной информации.

Различные сообщения о документах, состоящие  из описаний, специальных шифров и  кодов, называются информацией об информации, или вторичной документной информацией.

Архивные  справочники, содержащие вторичную  документную информацию, и сами документы, несущие первичную документную  информацию, в совокупности составляют архивную информационную среду.

Все архивные справочники, описывающие документную  информацию, делятся на обязательные и дополнительные.

Обязательные  справочники существуют во всех государственных архивах. К ним относятся архивные описи и архивные каталоги, обзоры документов и другие архивные справочники.

Дополнительные  справочники создаются с учетом специфики документов архива, а также складываются исторически (поступившие на постоянное хранение делопроизводственные картотеки, картотеки и перечни документов, выявленных для публикации). К дополнительным справочникам относятся указатели, обзоры, тематические перечни, аннотированные каталоги.

  Принципы построения системы НСА.

Основными принципами построения системы НСА  являются:

  1) взаимосвязь и взаимодополняемость информации различных справочников, описывающих первичную ретроспективную документную информацию на разных уровнях;

  2) неповторяемость и недублированность информации различных видов справочников;

  3) преемственность НСА ведомственных, государственных и муниципальных архивов.

   Плевые два принципа необходимо соблюдать для того, чтобы сделать поиск более эффективным и избегать затрат труда архивиста на дублирование информации.

Если  описание и каталогизация фонда  проведены в соответствии с принципом  взаимосвязи и взаимодополняемости информации, исследователь, ознакомившись с описью фонда и выписав из нее номера единиц хранения по интересующей его теме, обращается затем к соответствующему разделу каталога для более углубленного поиска. В каталоге он находит не только названия единиц хранения, но и заголовки документов и более подробную информацию с указанием на листы единицы хранения, на которых эту информацию можно найти.

Третий  принцип очень важен для организации  поисковой работы. Он означает, что к созданию всех типов справочников в ведомственных, государственных и муниципальных архивах применяются единые требования и единые методы. Так, описи дел составляются еще в делопроизводстве учреждений под контролем ведомственного архива. Сводные описи (годовые разделы) описей дел постоянного хранения ведомственного архива обязательно утверждаются ЭПК государственного архива и хранятся в государственном архиве как контрольные экземпляры до передачи дел на постоянное хранение. Такой же контроль должен осуществляться за составом ведомственных картотек и других справочников. Все элементы описания, все вспомогательные элементы справочного аппарата к описи должны находиться в строгом соответствии с основными правилами работы ведомственных и государственных архивов.

  Структура системы НСА.

 Система  НСА структурного подразделения  на вертикальный и горизонтальный  уровни. Горизонтальный уровень системы основан на функциональном различии справочников. По функциям справочники системы НСА подразделяются:

  1. на справочники по учету;

  2. справочники по раскрытию содержания документов (информационно-поисковые системы).

Вертикальный  уровень системы основан на иерархии классов справочников к следующим комплексам архивных документов:

1. АФ  РФ в целом;

2. сети  архивов;

3. архиву;

4. фонду;

5. делу  или отдельному документу.

   В соответствии с таким делением можно назвать наиболее распространенные справочники и справочные комплексы к архивным документам.

1. АФ  РФ:

Центральный фондовый каталог Росархива и разрабатываемая ранее на его основе автоматизированная система НТИ.

2. Группа  архивов отдельного региона:

фондовой  каталог субъекта РФ или муниципального образования.

3. Архив:

-путеводитель или краткий справочник;

-книга поступлений;

-список фондов;

-листы фондов;

-описи;

-каталоги;

-тематические обзоры;

-указатели;

-паспорт архива;

4. Фонд:

-лист фонда;

-опись;

-обзор фонда;

-каталоги;

-указатели;

5. Отдельное  дело или отдельный документ:

-тематические путеводители;

-каталоги;

-указатели;

-обзоры фондовые и указательные;

-внутренняя опись дела;

-аннотация;

-заверительная надпись.

    В практической работе все справочники в результате их классификации по уровням документов получили названия:

межархивные (на уровне АФ РФ и его части); внутриархивные и межфондовый (на уровне фондов или их частей);

внутифондовые (на уровне фонда или его части).

   Подробный перечень справочного аппарата каждого федерального архива России по указанным группам (внутриархивной, межфондовой, внутрифондовой справочники) дается в справочнике «Федеральные архивы России и их научно-справочный аппарат»,опубликовано в 1994 году.

    Перспективы развития СНСА. Разработка перспектив дальнейшего оптимального развития системы НСА, опираясь на решение следующих основных проблем.

1. Оптимизация системы НСА АФ РФ в целом как подсистемы общегосударственной системе научно-технической информации (НТИ).

2. Оптимизация отдельных подсистем и элементов системы НСА АФ РФ на различных уровнях организации документов: архив - фонд - дело - документ - это уровни «входа» в систему НСА; а также оптимизация системы НСА каждого архива.

3. Всестороннее обеспечение преемственности НСА государственных архивов и архивов учреждений.

4. Дальнейшее совершенствование методики создания отдельных типов справочников с учетом их взаимодействия и взаимодополняемости в системе НСА архива.

Система НСА должна строиться на основе единства методов учета и описания документов на едином нормативно-методическом обеспечении, что определяет следующие требования, предъявляемые к ним:

1) удовлетворят  все потребности общества в  ретроспективной информации по  мере возникновения и поступления  запросов в архиве;

2) ориентироваться  в основном на тематический  поиск информации;

3) быть  универсальной, т.е. охватывать  всю совокупность документов  АФ РФ (текстовых, КФФД, технических  и др.), независимо от способа  закрепления информации;

4) иметь  единую методику составления  всех типов и видов справочников;

5) отличаться  взаимосвязью, взаимодополняемостью справочников;

6) развиваться  с учетом дальнейших перспектив  применения новейших достижений  науки и техники, т.е. автоматизированного  ввода и поиска информации.

Исходя  из этих требований, основу системы  НСА должно составлять «двойное единство»: единство организации документов, которое  достигается единством научно-методических основ классификации документов (единая система НСА закрепляет организацию  документов и их учет по единицам хранения, фондом, комплексом фонда, архивом);

Единство  описания документов, которое достигается  единством методики составления  справочника.

В настоящее  время создание и усовершенствование НСА в каждом архиве происходит дифференцированно. Это означает, что архивисты по разному - подходят к созданию и усовершенствованию справочников фондов различной информативности.

Зависимости от информативности архивные фонды  разделяют на 3 категории. Под категорией архивного фонда при этом понимают различную степень информативности  материалов этого фонда. Так, к значимым, много аспектным по содержанию и большим фондам, к которым часто обращаются следователи, создаются сложные, высококачественные виды архивных справочников, отличающиеся глубинной и детализацией сведений о содержании документа. Такие справочники создаются фондом I категории.

Более упрощенной НСА создается к фондам II и III категории.  

1.2. Распределение дел в соответствии со схемой классификации 

   Может проводиться двумя способами: непосредственной группировке и расположения дел в соответствии со схемой классификации или карточным способом.

При непосредственной группировке дела физически группируются по разделам и другим, более мелким делениям в схеме и последовательно  располагаются с учетом указанного в схеме порядка.

При карточном  способе группируются не сами дела, а карточки с описанными на них  делами. Карточки для описания располагаются  в предусмотренной схемой классификации  последовательности и нумеруются в  порядке валовой нумерации. После  этого проводится уже окончательная  группировка дел фонда.

Карточный способ классификации документов наиболее удобен в тех случаях, когда архивный фонд велик по объему и сложен по составу. Кроме того, этот способ обеспечивает большую сохранность документов, так как не требует многократного  перемещения единиц хранения по группам, подгруппам, а также экономит рабочее  время.  
 
 
 

1.3.Влияние классификации документов и дел в пределах архивного фонда на составление архивной описи 

 Строится в соответствии с классификацией дел архивного фонда

Поэтому прежде чем перейти к составлению  описи рассмотрим организацию работы по классификации дел в пределах архивного фонда, которая состоит из двух этапов:

разработки  схемы классификации дел фонда;

распределения дел в соответствии со схемой классификации.

Разработка  схемы классификации дел фондов является важным шагом для практического  осуществления научной организации  документов государственных архивов. Кроме того, классификационная схема - это основа структуры описи.

Схема классификации (организации) дел архивного  фонда представляет собой систематизированный  список наименований структурных подразделений  учреждения - фондообразователя, его функций или вопросов и направлений его деятельности. Классификационная схема является основанием для организации архивного фонда, для распределения дел фонда по группам, отражающим наиболее характерные стороны деятельности фондообразователя, его функции или структуру, что и закрепляется описью.

Распределение дел в соответствии со схемой классификации  может проводиться двумя способами: непосредственной группировки и  расположения дел в соответствии со схемой классификации или карточным  способом.

При непосредственной группировке дела физически группируются по разделам и другим, более мелким делениям в схеме и последовательно  располагаются с учетом указанного в схеме порядка.

При карточном  способе группируются не сами дела, а карточки с описанными на них  делами. Карточки для описания располагаются  в предусмотренной схемой классификации  последовательности и нумеруются в  порядке валовой нумерации. После  этого проводится уже окончательная  группировка дел фонда.

Карточный способ классификации документов наиболее удобен в тех случаях, когда архивный фонд велик по объему, и сложен по составу. Кроме того, этот способ обеспечивает большую сохранность документов, так как не требует многократного  перемещения единиц хранения по группам, подгруппам, а также экономит рабочее  время. 

1.4. Составление собственно архивной описи дел 

   После проведения классификации дел (или карточек) фонда в соответствии с разработанной для конкретного фонда классификационной схемой составляется архивная опись. В зависимости от схемы классификации, объема и завершенности комплектования фонда (или любого другого комплекса документов) могут быть составлены одна или несколько описей. Отдельная самостоятельная опись может быть составлена:

на все  дела фонда, если учреждение прекратило свое существование;

дела  всех лет одной структурной части, если она прекратила свое существование;

дела  за один год или несколько лет  деятельности учреждения - фондообразователя, а также одной или нескольких функциональных, предметно- тематических (материалы по личному составу, научно- техническая документация, фотоальбомы, творческие документы и т.д.) и других частей;

все дела объединенного фонда или каждого, входящего в объединенный фонд учреждения.

Следует помнить, что количество дел, внесенных  в одну опись, не должно превышать  самого большого четырехзначного числа (т.е. 9999).

Как уже  отмечалось, опись отражает систему  организации документов фонда и  закрепляет классификацию дел внутри фонда путем присвоения делу порядкового  номера. В описи выделяются разделы, подразделы и более мелкие деления в соответствие со схемой классификации дел фонда.

Опись документов (основная информационная часть) состоит из описательных статей. Описательная статья описи представляет собой совокупность сведений о единице  хранения и состоит из следующих  элементов:

v порядкового  номера;

v делопроизводственного  индекса (номера дела по номенклатуре  или старого инвентарного номера);

v заголовка  дела и в ряде случаев аннотации  документа;

v крайних  дат документов в деле (число,  месяц, год);

v количества  листов в деле;

v примечаний.

Каждому из элементов статьи, выполняющему определенную функцию, соответствует  своя графа в листе описи

Графа 1- «Порядковый номер»- отражает учетную  функцию описи, закрепляет последовательность расположения дел в фонде.