Устная деловая речь. Деловая беседа. Выражение просьбы, требования, приказа; совета , рекомендации

Тема: Устная деловая речь. Деловая беседа. Выражение  просьбы, требования, приказа; совета , рекомендации. 
 

План

1. Устная деловая речь.
2. Деловая беседа.
3. Выражение просьбы.
4. Требование, приказ, совет, рекомендации.

1. Устная деловая речь.

     Устная  речь значительно отличается от письменной, причем различия эти затрагивают  все уровни языковой системы: лексику, морфологию, синтаксис, текстовый уровень. Некоторые лингвисты (О.А. Лаптева, Н.Н. Иванкина) ввиду системности отличительных свойств устной речи выделяют ее как самостоятельное языковое явление по отношению к письменной речи.          Мы действительно говорим совсем не так, как пишем, поэтому устная речь в записи воспринимается как «неправильная». У людей, впервые читающих расшифровку устной, особенно диалогической, речи, она вызывает удивление: «Неужели мы так говорим?» Эта обычная реакция объясняется тем, что мы не анализируем устную речь так, как анализируем письменную.           Сотни лет лингвистика изучала человека «молчащего» (пишущего) и лишь недавно она начала изучать человека «говорящего». С середины шестидесятых годов нашего века начали появляться работы крупнейших отечественных лингвистов: Ольги Борисовны Сиротининой, Елены Андреевны Земской, Ольги Алексеевны Лаптевой, в которых исследовались особенности устной, чаще всего разговорной диалогической речи. Активное изучение различных типов устной речи продолжается усилиями лингвистических школ, созданных и руководимых этими выдающимися учеными.            Важнейшей чертой устной речи является ее спонтанность, неподготовленность. Если при создании даже таких простых письменных текстов, как записка или дружеское письмо, каждое высказывание в той или иной степени обдумывается, то при создании таких сложных текстов, как текст документа, речь идет о кропотливой и сложной работе. Такие тексты пишутся сначала вчерне, затем обсуждаются, редактируются и утверждаются. Ни одна из особенностей такого текста не может и не должна остаться незамеченной.          В устной спонтанной речи все обстоит иначе: момент продуцирования (создания) речи совпадает с моментом обдумывания и с моментом произнесения. Иными словами, мы обдумываем «что сказать» и «как сказать» в самом процессе говорения. При этом сознание настолько занято этой напряженной работой, что особенности спонтанной речи не фиксирует. То есть, мы сами часто не знаем, как мы говорим.     Второй важнейшей чертой устной речи, отличающей ее от письменной, является непосредственность общения. Письменная деловая речь представляет собой опосредованное общение, т.е. происходящее посредством письменного текста (письма, договора, распорядительного документа…). При этом общающиеся лишены возможности переспросить, уточнить что-либо, видеть реакцию собеседника. (Это не касается электронных СМИ.) При непосредственном общении говорящий не просто видит реакцию собеседника, но и учитывает ее.     В процессе устного непосредственного общения, в отличие от письменного, опосредованного, обмен информацией протекает сразу по нескольким каналам: слуховому, зрительному и т.д., что в свою очередь обусловливает перераспределение информационной нагрузки между ними. Проводниками информации становятся паралингвистические* средства: жесты, мимика, интонация, тон и темп речи. Причем перераспределение информации между вербальными и невербальными средствами происходит постоянно. При обсуждении графиков, документов, мобилизующем жестикуляционную активность, речь становится обрывочной, малопонятной для постороннего:

А. – Вот я смотрю здесь /распоряжение на основании гарантийные  письма-заявки/два  десять девяносто  пять // А здесь пятнадцать ноль пять девяносто пять.

Б. – Что это здесь  означает? (показывает рукой).

А. – Второго десятого девяносто пятого // Это то / что идет на триста // Вот сто семьдесят семь… (показывает рукой).

Б. – Это то / что идет на триста (жест рукой).

А. – Да / вот от пятнадцатого пятого… (жест рукой).

Б. – Там нет номеров  заказов / а потому что мы не определились окончательно / какие заказы (жест рукой).

А. – Да-да-да // Так мы еще не сдавали.

Б. – Ну я не знаю / тут…

А. – Тогда почему в количестве двух наименований / тут  же вот написали / что отказ? (жест рукой).

     Деловое общение оказывается как бы вплавленным  в речевую ситуацию, неотделимым  от нее. Это определяется и наличием так называемых фоновых знаний – совместных знаний, которыми располагают общающиеся по предмету обсуждения.        О каких заказах идет речь? Что означает выражение «идет на триста»? Это ясно говорящим, известно из состояния дел, предыдущих переговоров, документов, но совершенно неизвестно посторонним. Именно фоновые знания позволяют использовать неполные конструкции (словосочетания, предложения) в спонтанной речи.       Спонтанность речи, опора на фоновые знания, объекты передачи зрительной информации (графики, таблицы, договоры) делают структуру устной речи фрагментарной, неупорядоченной, негладкой. Такая структура речи не может обеспечить того качества речи, которое является обязательным для языка документов, – требования точности, не допускающей инотолкования.

Соотношение книжно-письменных стилей с устной речью – вопрос, до конца еще  не решенный лингвистикой. Вместе с  тем исследования последних лет  показали, что для каждого функционального  стиля этот вопрос решается по-своему. Если научный, публицистический стили  могут существовать в устной форме (научный доклад, сообщение, консилиум, публицистическое выступление на радио  и TV и т.д.), то специфика доминанты (основной черты) официально-делового стиля не позволяет ему быть реализованным  в устной форме. С точки зрения предъявляемых требований – это  самый строгий из всех стилей литературного  языка. Он противопоставлен разговорной  речи, для которой характерно сведение к минимуму заботы о форме выражения  мыслей. Письменная форма речи является абсолютно господствующей для языка документов, поскольку он детерминирован правилами письменной коммуникации, с помощью которых только и можно добиться необходимой точности. Для этого в письменной речи мы часто используем стандартные фразы – клише. 
 

2. Деловая беседа. 

     Практика  деловых отношений показывает, что  в решении проблем, связанных  с межличностным контактом, многое зависит от того, как партнеры (собеседники) умеют налаживать контакт друг с  другом. При всем многообразии форм делового общения деловая беседа является наиболее распространенной и чаще всего применяемой.     Понятие “деловая беседа” весьма широко и достаточно неопределенно: это и просто деловой разговор заинтересованных лиц, и устный контакт между партнерами, связанными деловыми отношениями.    Деловая беседа является наиболее благоприятной, зачастую единственной возможностью убедить собеседника в обоснованности вашей позиции с тем, чтобы он согласился и поддержал ее. Таким образом, одна из главных задач деловой беседы — убедить партнера принять конкретные предложения.

Деловая беседа выполняет ряд важнейших  функций. К их числу относятся:

- взаимное  общение работников из одной  деловой сферы;

- совместный  поиск, выдвижение и оперативная  разработка рабочих идей и  замыслов; контроль и координирование  уже начатых деловых мероприятий;  поддержание деловых контактов;

- стимулирование  деловой активности.

Основными этапами деловой беседы являются:

- начало  беседы;

- информирование  партнеров;

- аргументирование  выдвигаемых положений;

- принятие  решения;

- завершение  беседы.

     Максимальную  трудность представляет для собеседников начало беседы. Партнеры очень хорошо знают суть предмета, цель, которую  они преследуют в данном общении, четко представляют результаты, которые  они хотят получить. Но практически  всегда появляется “внутренний тормоз”, когда речь идет о начале беседы. Как начинать? С чего начинать? Какие  фразы более всего подходят? Некоторые  партнеры допускают ошибку, игнорируя  этот этап, переходят сразу к сути проблемы. Можно, образно говоря, сказать, что они переходят к началу поражения.   Некоторые считают, что начало беседы определяют обстоятельства, другие, — что начинать беседу необходимо с конкретного вопроса, третьи попросту не задумываются над этим. И лишь некоторые понимают важность этой проблемы.

В любом  случае на этом этапе беседы нужно  выработать правильное и корректное отношение к собеседнику. Ведь начало беседы — это своеобразный мостик между собеседниками:

На первом этапе беседы мы ставим следующие  задачи:

- установить  контакт с собеседником;

- создать  благоприятную атмосферу для  беседы;

- привлечь  внимание к теме разговора;

- пробудить  интерес собеседника.

     Как ни странно, многие беседы заканчиваются, так и не успев начаться, особенно если собеседники находятся на разных социальных уровнях (по положению, образованию  и т.д.). Причина заключается в  том, что первые фразы беседы оказываются  слишком незначительными. Следует  иметь в виду, что именно несколько  первых предложений часто решающим образом воздействуют на собеседника, т.е. на его решение выслушать  нас или нет. Обычно более внимательно  слушают именно начало разговора  — часто из любопытства илиожидания чего-то нового. Именно первые два-три предложения создают внутреннее отношение собеседника к нам и к беседе, по первым фразам у собеседника складывается впечатление о нас.  Приведем несколько типичных примеров так называемого самоубийственного начала беседы и проанализируем их.   Следует всегда избегать извинений, проявления признаков неуверенности. Негативные примеры: “Извините, если я помешал...”; “Я бы хотел еще раз услышать...”; “Пожалуйста, если у вас есть время меня выслушать... “.Нужно избегать любых проявлений неуважения и пренебрежения к собеседнику, об этом говорят следующие фразы: “Давайте с вами быстренько рассмотрим... “, “Я как раз случайно проходил мимо и заскочил к вам...”; “А у меня на этот счет другое мнение... “.

Не следует  своими первыми вопросами вынуждать  собеседника подыскивать контраргументы и занимать оборонительную позицию. Хотя это логичная и совершенно нормальная реакция, в то же время это промах.   Существует множество способов начать беседу, но практика выработала ряд “правильных дебютов”. Вот некоторые из них.   1. Метод снятия напряженности позволяет установить тесный контакт с собеседником. Достаточно сказать несколько теплых слов — и вы этого легко добьетесь. Нужно только задаться вопросом: как бы хотели чувствовать себя в вашем обществе собеседники? Шутка, которая вызовет улыбку или смех присутствующих, также во многом способствует разрядке первоначальной напряженности и созданию дружеской обстановки во время беседы.            2. Метод “зацепки” позволяет кратко изложить ситуацию или проблему, увязав ее с содержанием беседы. В этих целях можно с успехом использовать какое-то небольшое событие, сравнение, личные впечатления, анекдотичный случай или необычный вопрос.       3. Метод прямого подхода означает непосредственный переход к делу без какого бы то ни было вступления. Схематично это выглядит следующим образом: мы вкратце сообщаем причины, по которым была назначена беседа, быстро переходим от общих вопросов к частному и приступаем к теме беседы. Этот прием является “холодным” и рациональным, он имеет прямой характер и больше всего подходит для кратковременных и не слишком важных деловых контактов.         Очень важно помнить о нашем личном подходе к беседе. Основное правило заключается в том, что беседа должна начинаться с так называемого “вы-подхода”. “Вы-подход” — это умение человека, ведущего беседу, поставить себя на место собеседника, чтобы лучше его понять. Зададим себе следующие вопросы: “Что бы нас интересовало, будь мы на месте нашего собеседника?”; “Как бы мы реагировали на его месте?”. Это уже первые шаги в направлении “вы-подхода”. Мы даем собеседнику почувствовать, что уважаем его и ценим как специалиста. Конечно, трудностей в начале беседы не избежать.           Любой человек, живущий в гуще событий и общающийся со множеством людей, постепенно накапливает опыт, формирует свои представления о приемах общения. Это следует иметь в виду, если возникают сложности в начале беседы, особенно с незнакомыми людьми. Типичным примером является спонтанное возникновение симпатии или антипатии, в основе которых лежит личное впечатление, вызванное тем, что наш собеседник нам кого-то напоминает. Это может оказать позитивное, нейтральное или даже негативное воздействие на ход беседы. Особенно опасно, если случайное впечатление подкрепится схематичным мышлением. Таким образом возникают предубеждения и предрассудки. В таких случаях нужно действовать осмотрительно, не торопясь. 
 
 

3. Выражение просьбы.

Ситуация  выражения просьбы       Некоторые люди не решаются просить о чем-либо, опасаясь слишком раскрыть себя и стать тем самым более уязвимыми. Причиной может быть страх "потерять лицо" или разрушить уже сложившийся образ. Так, привлекательная молодая женщина не хочет просить своих друзей составить ей компанию на вечеринке, боясь тем самым признаться в том, что у нее нет постоянного кавалера. Мужчина, который стремится к тому, чтобы окружающие считали его благополучным, преуспевающим человеком, не решается открыть свои эмоциональные проблемы друзьям или коллегам и просить у них поддержки.

Если  страх стать уязвимым выражен  в значительной степени, то он фактически означает глубинное недоверие к  другим людям, и, если другие знают ваши потребности и самые сильные  желания, они могут использовать это знание против вас. Помните "просьбу" Братца Кролика в книге Джоэля Харриса "Сказки дядюшки Римуса": "Делай со мной что хочешь, Братец Лис, только, пожалуйста, не вздумай бросать меня в этот терновый куст"? Кролик прекрасно понимал, что вероломный Лис ни за что не исполнит его просьбу, именно так и случилось - Лис бросил его в терновый куст, и Братец Кролик благодаря этому получил возможность спастись бегством. Однако в отношениях, не носящих враждебного характера, более эффективным все же оказывается умение высказывать свои желания прямо. Метод Братца Кролика - средство самозащиты. А прямое выражение своих желаний - одна из самых искренних форм общения людей друг с другом.   Некоторые люди, боясь "потерять лицо", не говорят о своих желаниях до тех пор, пока полностью не уверятся в том, что их просьба будет исполнена. Они жертвы невротической бухгалтерии расчетов, согласно которой "изъявление просьбы" должно быть уравновешено "исполнением просьбы", иначе "изъявивший просьбу" может потерять уважение окружающих. Для таких людей очень важно обладать властью и быть уверенными в том, что их просьбы будут исполняться по мановению руки, как у восточного властелина в гареме. Руководители такого типа обычно окружают себя послушными, всегда поддакивающими подчиненными. Домохозяйка, хвастающаяся перед своими приятельницами, что ее Мартин дает ей все, что бы она ни пожелала, скорее всего, просто не рискует просить мужа о чем-либо, не будучи уверена в том, что он действительно захочет это выполнить.           Некоторые люди в любой просьбе, даже самой искренней, видят требование. Эти люди не способны давать. Для них простой вопрос: "Не могли бы вы сказать, сколько сейчас времени?" - выглядит навязчивым требованием. Их типичное оружие в межличностных отношениях (которые часто складываются неудачно), - называть партнера "требовательным", надеясь отпугнуть его от высказывания каких бы то ни было просьб. Крайний пример такого рода - человек, считающий себя "неспособным сказать "нет"". Таким образом, его партнер любой своей просьбой ставит его перед болезненной необходимостью либо сказать "нет" в ответ на просьбу, воспринимаемую как требование, либо (что еще хуже) сказать "да", когда ему хочется сказать "нет", но он "не может". Если вы в качестве любящего партнера попадаете в такую западню, то чувствуете себя зажатым, неспособным выражать себя или свои желания из-за страха задеть в вашем партнере "неспособность сказать "нет"" (которая на самом деле является просто его нежеланием брать ответственность за себя и свои действия). Фактически в межличностных отношениях он использует одну из форм эмоционального шантажа.           В здоровых отношениях между двумя людьми каждый свободен просить о том, чего он хочет от другого, а тот, кого просят, свободен сказать в ответ "да" или "нет" в соответствии со своими желаниями. И отношения сохраняются независимо от того, выполнена просьба или нет, никаких отрицательных чувств не остается ни у того, кого просят, ни у самого просителя, если его просьба встретила отказ.      Искренняя просьба выражает то, что вы действительно хотите. Не то, чего ждет от вас другой. Не то, на что вы, как вам кажется, имеете право. Не то, что вы считаете возможным просить.       Простой совет, касающийся просьбы и награды за нее, дан в Нагорной проповеди:"Просите, и дано будет вам; ищите, и найдете; стучите, и отворят вам; ибо всякий просящий получает, и ищущий находит, и стучащему отворят" (Матф., 7:7-8).Конечно, Иисус говорит о том, как найти Царствие Божие, а не о том, как жить с другими людьми или добиться высокого материального положения. Однако непонимание этого в нашей культуре может быть одним из источников невротического представления о том, что все просьбы должны быть исполнены. Чтобы сделать эти слова более приемлемыми для земных просьб, я бы перефразировала их так:"Просите, и, возможно, вы получите, стучите, и порой двери откроются перед вами. Более вероятно, что они откроются, если вы будете стучать, чем если вы будете молча стоять, надеясь, что те, кто находится внутри, почувствуют ваше присутствие и исполнят ваше желание."       Когда просьба перестает быть просьбой? Когда она становится требованием? Искренняя просьба - это предложение, в котором просящий говорит о том, чего он хочет от другого человека; предложение, сделанное в такой форме, что предполагает искренний ответ. И в этом случае тот, кого просят, свободен сказать "да" или "нет".       Давайте попробуем определить еще раз. Просьба - это честное выражение своей позиции и своих желаний, сделанное в такой форме, что другой человек волен согласиться или отказать, поскольку вы просите его высказать его позицию и его желания.      Просьба перестает быть просьбой и становится требованием, когда вы даете другому каким-то образом понять (это легко делается интонацией):что вы ожидаете определенного ответа; что вы имеете право на определенный ответ; что вы будете чувствовать себя обиженным (расстроенным, рассерженным, покинутым), если ваша просьба не будет удовлетворена. Все это формы манипуляции, эмоционального шантажа. "Голубчик, неужели ты не можешь вынести мусор? Я всю неделю выносила его, и мне ужасно тяжело". (Перевод: Ты просто бесчувственный и невнимательный, если сейчас же не вынесешь мусор.)"Мама, можно мне поехать в летний лагерь? Все ребята едут". (Перевод: Если ты не разрешишь мне, ты - вредная мать, ты хочешь выставить меня на посмешище.)       Требование может быть выражено в виде просьбы, совета, указания, распоряжения, приказа. Наиболее импопирует всему коллективу просьба — она выражает доверие к силам воспитанников и обычно встречает их сочувствие, мобилизует активность и охотно исполняется. Требование может быть:

— прямым непосредственным, когда оно исходит от тренера и содержит ясные, определенные указания об отдельных действиях юного спортсмена («не опаздывать на тренировку», «привести свою спортивную форму в порядок» и т. д.);

— косвенным  непосредственным, когда оно исходит  от тренера, но выступает в виде совета, просьбы, намека («было бы неплохо  организовать в команде соревнование», «мне кажется, что дисциплина в команде  зависит от вас» и т.д.);

— косвенным  опосредствованным, когда в качестве субъекта, предъявляющего требования, выступает коллектив; высшим проявлением  данного вида требования является общественное мнение и выраженные в нем нормы, ценности и принципы коллективного  поведения.    Требование гораздо шире, чем словесное распоряжение или приказание. Требование как основание дисциплины— это организация всей жизни юного спортсмена в семье, школе, в общественных местах, в спортивной команде. А. С. Макаренко указывал на три стадии развития требования в детском коллективе: сначала — это единоличное непреклонное требование педагога, затем — поддержанное детским активом и, наконец, — требование всего коллектива. Разновидность требования — обязательство, которое берут юные спортсмены перед коллективом.     В дворовом спортивном клубе «Кристалл» требования формируются на основе разработанного совместно с ДЮСШ ЦСКА по хоккею «Обязательства юного хоккеиста»: «Вступая в хоккейную команду, перед товарищами по команде и тренером обязуюсь: — настойчиво овладевать вершинами хоккейного мастерства, точно и аккуратно выполнять все задания и советы тренера;

— беспрекословно соблюдать спортивный режим. В ледовом  поединке с любым противником  быть мужественным и честным, стойко защищать честь своей команды;

— всегда и везде быть верным другом, хорошо вести себя дома, в школе, на улице  и удерживать товарищей от недостойных  поступков;

— успешно  учиться в школе и помогать товарищам;

— не зазнаваться, не унывать при неудачах;

— занимаясь  спортом, готовить себя к труду и  защите любимой Советской Родины».

     Всякое  требование подчеркивает зависимость  воли юного спортсмена от воли тренера  и может встретить противодействие. Поэтому тренер должен ясно осознавать, чего он хочет добиться от подростков. Требование будет доступно и выполнимо, если сам юный спортсмен подготовлен  к его восприятию.            Нельзя злоупотреблять ни одним из видов требования. Так, увлечение только прямым требованием, к тому же только в форме категорического приказания, тормозит развитие коллективных отношений среди ребят. Тренер может сопровождать требование объяснением (почему надо поступить так, а не иначе, почему именно к данному воспитаннику предъявляется данное требование) и инструктажем (как выполнять требование, что для этого нужно делать). Но чаще оба эти приема применяются при даче подростку конкретного поручения.     Под поручением понимается задание юному спортсмену или группе спортсменов, исходящее от тренера, совета спортивного клуба, капитана команды. Например, малоинициативному подростку тренер преднамеренно дает такое задание, при выполнении которого нужно проявить инициативу, находчивость, самостоятельность. В другом случае хорошо успевающему в учебе, но необщительному воспитаннику можно поручить помочь отстающему в учебе, в овладении конкретными спортивными умениями и навыками.  
 

4. Требование, приказ, совет, рекомендации. 

     К наиболее распространенным видам распорядительных документов, издаваемых в организациях различных форм собственности, относятся  постановления, решения, приказы, указания.      Все распорядительные документы должны строго соответствовать закону, ни один из них не может содержать положений, противоречащих законодательным актам.        Подготовка основных видов распорядительных документов в целом аналогична. Она представляет собой достаточно сложный процесс, имеющий различия в конечной стадии оформления документов, отражающей результат коллегиальной деятельности (постановления и решения) и единоначалия (приказ, распоряжение).         Можно выделить следующие стадии подготовки распорядительного документа: изучение существа вопроса, подготовка проекта документа, согласование документа, подписание. Для постановлений и решений добавляется стадия обсуждения и принятия этих документов на заседании коллегиального органа.         Процедуру составления и оформления распорядительного документа желательно описать в инструкции по делопроизводству. В ней излагаются последовательность работ над проектом документа и те требования, соблюдение которых обеспечивает юридическую полноценность документа.

Подготовка  проекта распорядительного документа  может быть поручена одному или нескольким структурным подразделениям или  отдельным должностным лицам. При  разработке проектов сложных и больших  распорядительных документов могут  создаваться рабочие группы (комиссии), привлекаться ученые или квалифицированные  специалисты из числа практических работников. Главное условие, обеспечивающее    качество документа, -достаточная компетентность лиц, его готовящих.    Чем выше уровень составляемого документа, тем выше требования, предъявляемые к его составителям (профессионализм, глубина знания вопроса, общий культурный уровень, умение излагать мысли),  Юридическим основанием разработки распорядительного документа может быть издание документа органами власти и управления, конкретное поручение вышестоящего органа, необходимость осуществления исполнительной и распорядительной деятельности для осуществления задач, возложенных на учреждение. Учреждение или структурное подразделение может выступить с инициативой разработки распорядительного документа по какому-либо вопросу.         Первая стадия разработки проекта распорядительного документа, как и всякого другого -определение круга вопросов, которые предстоит в нем отразить. В зависимости от важности управленческого действия приступают прежде всего к изучению законодательных актов и решений правительства, ведомственных нормативных актов, предшествующих распорядительных документов поданному и аналогичным вопросам.    Изучение законодательных актов и правительственных документов обеспечит не только правовую основу документа, но и его направленность, государственную постановку проблем. Пересмотр ранее издававшихся поданному вопросу распорядительных документов позволит поставить в случае необходимости вопрос об их замене, отмене отдельных пунктов и т.д. Подготовка проекта распорядительного документа требует сбора необходимой информации по существу поставленного вопроса. Только собрав и изучив необходимые материалы, получив полную ясность по предмету изучения, четко определив цель издания распорядительного документа, приступают к составлению его проекта. Основное внимание следует сконцентрировать на формулировании основных положений конкретного решения. Сначала нужно сделать это вчерне, а затем отредактировать и уточнить части в порядке согласования.    Текст распорядительного документа чаще всего состоит из взаимозависимых двух частей - констатирующей и распорядительной. Констатирующая часть является введением в существо рассматриваемого вопроса, призвана объяснить, чем вызваны распоряжения. В ней могут быть перечислены факты, события, дана оценка. Нередко в констатирующей части дается пересказ акта вышестоящего органа, во исполнение которого издается данный распорядительный документ (чаще всего приказ). В этом случае указываются вид акта, его автор, дата, номер, полное название (заголовок), т.е. приводятся все поисковые (ссылочные) данные. Констатирующая часть необязательна, она может и отсутствовать, если нет необходимости давать разъяснения.          Основную нагрузку в распорядительных документах несет распорядительная часть, которая излагается в повелительной форме. В зависимости от вида документа она начинается словами: "постановляет" ('постановил") - в постановлении; ''решает" {"решил') - в решении; "предлагаю" - в распоряжении; "приказываю" - в приказе. Вид распорядительного документа предопределяет и характер изложения его текста.            ГОСТ Р 6.30-97 указывает: "В распорядительных документах (приказ, распоряжение и т.д.) организаций, действующих на принципах единоначалия, а также документах, адресованных руководству организации, изложение текста должно идти от первого лица единственного числа ("приказываю", "предлагаю", "прошу").

В распорядительных документах коллегиальных органов  текст излагают от третьего лица единственного  числа ("постановляет", "решил")».   Слова "постановляет" ("ПОСТАНОВИЛ"), "р е ш а е т" ("РЕШИЛ"), "предлагаю""ПРИКАЗЫВАЮ"печатаются прописными буквами или строчными в разрядку, т.е. они зрительно выделяются и таким образом отделяют констатирующую часть документа от распорядительной. Располагаются эти слова на отдельной строке прямо от полей. В постановлениях и решениях перед словами "постановляет" и "решает" указывается название коллегиального органа. Правительство Российской Федерации постановляет Коллегия решает.      Затем с новой строки с абзаца следует текст постановляющей части. К формулировкам этой части документа предъявляются особенно жесткие требования. Они должны быть конкретными, не противоречить по смыслу ранее изданным распорядительным документам, четкими, ясными, не допускающими различных толкований. В них рекомендуется избегать неконкретных выражений типа: "поднять", "повысить", "усилить", "улучшить", "активизировать", "обратить внимание" и т.д. Сформулированные таким образом поручения расплывчаты, проверка их выполнения затруднительна.         Если распорядительная часть предполагает различные по характеру действия и нескольких исполнителей, она делится на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами. В каждом пункте указываются исполнитель (организация, структурное подразделение, конкретное должностное лицо, например, в приказах), предписываемое действие и срок исполнения. Исполнитель указывается в дательном падеже. Можно указывать и обобщенно, например: директорам заводов, руководителям архивов. Предписываемое действие выражается глаголом в неопределенной форме -"подготовить", "зачислить", "организовать", "обеспечить", "возложить", "разработать" и т.д. Срок исполнения должен быть реальным, соответствовать объему предполагаемых работ.

Следует учитывать время доведения информации до конкретных исполнителей. Распорядительный документ может иметь общий для  всех пунктов исполнительный срок. Однако чаще срок исполнения устанавливается  для каждого задания в отдельности. В конце текста распорядительного  документа помещается перечень документов, утративших силу или подлежащих изменению  с изданием данного акта. Последним  пунктом в приказах, решениях, распоряжениях  указывается лицо, на которое возлагается  контроль за исполнением документа. Распорядительные документы могут иметь приложения, указания на которые даются в соответствующих пунктах текста. Реквизит "Приложение" после текста распорядительных документов самостоятельно не оформляется.   Текст распорядительного документа должен иметь заголовок. Заголовок начинается с предлога "О" ("Об") и формулируется при помощи отглагольных существительных (например, "О назначении", "Об утверждении", "О введении", "О создании") или существительных, указывающих на предмет (например, "Обитогах", "О мерах"). Для ряда типовых управленческих ситуаций, требующих издания приказа (о создании, реорганизации, ликвидации учреждений, организаций и предприятий, о распределении обязанностей между руководством, о внесении изменений в положение (устав), структуру, штатную численность и штатное расписание аппарата управления, в должностные инструкции, о переходе на новый режим работы), разработаны унифицированные формы документов, в которых предопределен не только состав, но и порядок расположения информации. Приказы по личному составу имеют свои особенности. Они оформляются отдельно от приказов по основной деятельности в соответствиии с новыми унифицированными формами, утвержденными Постановлением Госкомстата России от 30.10.87 № 7141.    Подготовив текст распорядительного документа, приступают к его оформлению. Распорядительные документы оформляются на общем бланке, формат А4. В состав реквизитов входят: Герб или эмблема, наименование учреждения-автора, название вида документа, дата, индекс (номер), место составления, заголовок, текст, подпись (подписи), отметки о согласовании.Завершающим этапом работы с проектами распорядительных документов является их согласование и подписание. Проект до подписания подлежит согласованию с заинтересованными учреждениями, структурными подразделениями или должностными лицами, которых он касается. Согласование осуществляется путем визирования или проставления грифа согласования. Так, проект приказа, решения, распоряжения визируется составителем проекта и руководителем структурного подразделения, вносящего проект, всеми указанными в проекте исполнителями, должностными лицами, ответственными за исполнение документа в целом, юрисконсультом. Проекты документов, выполнение которых требует финансового обеспечения, обязательно согласовываются с финансовыми органами или службами.         Виза юрисконсульта свидетельствует о соответствии документа законодательным и нормативным актам, а также о соответствии отдельных формулировок специальным требованиям некоторых органов (например, суда, прокуратуры, здравоохранения). Согласование проводит структурное подразделение или лицо, готовившее проект распорядительного документа. Визы или гриф согласования, как правило, проставляются на первом экземпляре проекта. В случае несогласия с проектом пишется мотивированное заключение. Перед подписанием проект документа тщательно выверяется. При этом особое внимание следует обратить на проверку цифровых данных, фамилий, имен и отчеств.   Проекты распорядительных документов, принимаемых коллегиальными органами, - постановлений и решений -обсуждаются и принимаются на заседаниях. В ходе обсуждения в них можно вносить поправки и дополнения. Доработанные проекты выносятся на утверждение на следующее заседание.

Полностью подготовленные проекты документов представляются на подпись. Приказы  и распоряжения подписываются руководителем  или его заместителем. Постановление  и решение имеют две подписи - председателя и секретаря (управляющего делами) коллегиального органа. Подписывается  первый экземпляр документа, изготовленный  на бланке. Распорядительные документы  вступают в силу с момента их подписания или доведения до сведения исполнителя. В ряде случаев срок вступления в  силу и срок действия акта управления указываются в самом документе.   Особое значение придается доведению распорядительного документа до исполнителя. Постановления, решения, распоряжения, приказы тиражируются и рассылаются в соответствии со списком, подготовленным составителями проекта документа. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Список  литературы 
 

1. Виноградов С.И., Граудина Л.К., Даниленко В.П. Культура русской речи.-М: Знание, 2006

2. Ножин Е.А. Мастерство устного выступления - М: Знание,2003г.

3. Михайличенко Н.А. Риторика-М: Новая школа, 2004г.

4. Введенская М.А., Павлова Л.Г. Культура и искусство речи. Ростов-на-

Дону: Феникс,2005г.

5. Головин Б.Н. Основы культуры речи-М. 1990г.