Ведення бесід і зустрічей

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Реферат з дисципліни: «Основи менеджмену»

на тему:

«Ведення бесід і зустрічей»

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                                Київ – 2010

ЗМІСТ

ВСУП………………………………………………………………………………….3

1. ДІЛОВА БЕСІДА ТА ЇЇ ЕТАПИ………………………………………………….5

2. ЦІКАВІ ДОПОВНЕННЯ…………………………………………………………22

ВИСНОВОК…………………………………………………………………………24

СПИСОК ВИКОРИСТАНИХ ДЖЕРЕЛ…………………………………...............26

 

 

 

 

 

 

ВСТУП

Складова частина професійної  кваліфікації менеджера — вміння підтримувати активні, безпосередні контакти з людьми, що оточують його, — керівниками, підлеглими, колегами, журналістами, громадськими діячами, молоддю, пенсіонерами та ін. Здатність вести діалог, наукову дискусію або невимушену бесіду, відкрито і гостро полемізувати, слухати і розуміти опонента, аргументовано, переконливо і відверто відстоювати свої позиції, не принижуючи при цьому інших, вміти переконувати — це якості, необхідні сучасному менеджеру. Можна стверджувати, що характер роботи менеджера значною мірою орієнтований на ділове спілкування з широким колом людей. Він проводить бесіди один на один або з групою співробітників, готується до них або вони виникають несподівано; співрозмовник стриманий, тактовний, лояльний або, навпаки, збуджений, нетактовний, грубий — усі ці та інші фактори менеджер повинен враховувати, оскільки вони значно впливають на хід ділової бесіди, можуть мати вирішальний вплив на її результати.

Отже, ділові бесіди становлять суттєву частину особистісного спілкування менеджера. Вони дозволяють оперативно одержувати необхідну інформацію, аналізувати проблемні або навіть конфліктні ситуації, проводити колегіальне обговорення важливих питань і приймати рішення з урахуванням думок компетентних людей і всіх зацікавлених осіб.

Розглянемо бесіду як поетапний інформаційний процес, що має конкретну мету, і визначимо, як побудувати її найбільш оптимально.

Будь-яка зустріч і  будь-яка розмова – ситуації багатовимірні, в яких беруть участь двоє або більше учасників. Тому кожному з них, щоб  досягти своєї мети, потрібно брати  до уваги мету, інтереси, рівень поінформованості, особливості характеру й інші якості учасників діалогу, одне слово, – виробляти ситуаційне бачення процесу спілкування. В його основі – три групи вмінь і навичок. По-перше, це здатність прогнозувати і моделювати ситуації, які можуть (або повинні) виникнути у майбутньому. По-друге, вміння поводити себе у ситуації спілкування, яке відбувається "тут і зараз". По-третє, здатність аналізувати ситуації.

Дослідженнями встановлено, що ділові зв'язки, що здійснюються у  формі прямих контактів менеджера, потребують не менш як 70 % його робочого часу. А, отже, бесіда є невід’ємною частиною праці будь-якого менеджера.  Саме тому хочу наголосити на тому, що обрана мною тема є дійсно актуальною, а вміння правильно і професійно проводити зустрічі, презентації та інше завжди буде потрібним саме для моє професії. Через всі ці причини я і вирішила розкрити етапи ділової бесіди та основні моменти її проведення.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ДІЛОВА БЕСІДА ТА ЇЇ ЕТАПИ

Дослідники виділяють  такі етапи бесіди: підготовка до бесіди, встановлення контакту, орієнтування в ситуації й людях, обговорення питання й прийняття рішення, вихід із контакту.

Основними етапами ділової  бесіди є: підготовчі заходи, початок  бесіди, інформування присутніх, аргументування положень і завершення бесіди (табл. 1).

Табл. 1 Етапи білової  бесіди

 

Підготовчі  заходи пов'язані з початковим етапом проведення бесіди. Не існує єдиних безпомилкових правил підготовки до ділової бесіди. Однак буде корисним варіант схеми такої підготовки:

• планування;
• збирання матеріалу і його оброблення;
• аналіз зібраного матеріалу та його редагування.

П. Мицич зазначає, що, готуючись до бесіди, потрібно:

— обрати найбільш вдалі  момент і місце для проведення бесіди і лише після цього домовлятися про зустріч;

— з'ясувати все про  співрозмовника (його ставлення до ініціатора бесіди та рівень моральної  культури;

— зібрати і систематизувати  інформацію, необхідну для розмови;

— створити відповідну атмосферу  довіри, щоб схилити до себе співрозмовника;

— визначити мету, стратегію  й тактику проведення бесіди, скласти  детальний план розмови, виділити базові слова, ключові речення;

— уявити собі позицію  співрозмовника з цього питання  та хід бесіди, передбачити нюанси, які можуть вплинути на її перебіг і результат [3].

У більш скороченому  варіанті можна виділити такі етапи, з яких складається підготовка до ділової бесіди (табл. 2).

 

Табл. 2 Етапи підготовки до ділової бесіди

 

На початковому етапі  планування визначають тему, яку бажано обговорити, і можливих учасників ділової розмови.

Потім слід вибрати найбільш вдалий момент і лише потім домовлятися  про зустріч.

Коли бесіда вже призначена, складається план її проведення. Спочатку слід визначити цілі, які ви перед  собою поставили, а потім розробити стратегію їх досягнення і тактику ведення бесіди. Такий план — це чітка програма дій з підготовки та проведення конкретної бесіди.

Підготовка і планування бесіди дозволяє завчасно передбачити  можливі суперечливі моменти, що знижує ефективність зауважень співбесідника. Набуваються навички швидкої та гнучкої реакції при виникненні непередбачуваних ситуацій.

Планування ділової  бесіди дає змогу визначити її конкретну мету вже на початку  підготовки до неї, знайти та усунути "вузькі" місця в бесіді, узгодити час її проведення. План бесіди може складатися з пунктів (запитань) — основних, другорядних і уточнюючих. Вміння чітко ставити питання, з їхньою допомогою з'ясовувати позиції, вимоги, наближатися до мети — важливий елемент проведення бесіди.

Збирання матеріалу  для ділової бесіди — тривалий процес, що включає в себе пошук  можливих джерел інформації. Зібрані  та ретельно відібрані фактичні дані систематизуються, що дозволяє виділити найважливіші факти, на яких варто акцентувати  увагу.

Аналіз зібраного матеріалу допомагає визначити взаємозв'язок фактів, зробити висновки, підібрати необхідну аргументацію, тобто зробити першу спробу скомбінувати весь зібраний матеріал в єдине логічне ціле.

Кінцева стадія підготовки бесіди — редагування тексту, доробка й остаточне його шліфування [5].

Початок бесіди — дуже важливий етап. Його завданнями є:

— встановлення контакту із співбесідником;

— створення ділової атмосфери;

— намагання привернути увагу до актуальних питань, що обговорюватимуться .

Початковий етап бесіди має насамперед психологічне значення. Перші фрази діють на співбесідника (на його рішення вислуховувати вас далі чи ні).

Встановлення контакту (встановлення психологічного духовного зв'язку між людьми; цей зв'язок має сприяти взаєморозумінню і взаємовпливу). Знайти вдалий спосіб входження в контакт можна через усмішку, погляд, міміку, інтонацію голосу. Також для встановлення контакту зі співрозмовником необхідно:

1) переконати його  в щирості вашого бажання зрозуміти  його погляд, бути уважним і об'єктивним, готовим надати йому можливу допомогу;

2) виявити інтерес  до співрозмовника, наприклад, можна  спитати його про здоров'я, сім'ю, справи, успіхи, плани;

3) в процесі ділових  стосунків забезпечити взаємну  довіру, повагу, відвертість і щирість.

Розрізняють контакти: вербальні (табл. 3), невербальні (табл. 4), глибинно-особистісні, емоційні, епізодичні, ефективні, неефективні інтелектуальні, постійні, усвідомлені, неусвідомлені, поверхові тощо.

 

        

 

Табл. 3 Вербальні засоби спілкування

 

Табл. 4 Невербальні засоби спілкування

 

Дослідники зазначають, що контакт людей починається  із контакту очей (коли зустрілися погляди, вони можуть бути зацікавленими, миттєвими, довірливими, настороженими). Після  цього треба привітатися, познайомитися. Рекомендації щодо знайомства описано в багатьох працях.

Дуже важливо з перших секунд ділової бесіди правильно  визначити дистанцію спілкування, тобто відстань між співбесідниками, найбільш психологічно сприятливу для  кожного з них. Залежно від  характерів, звичок та інших особливостей співбесідників, стосунків, які існують між ними, ця дистанція може бути трьох видів: особиста (0,5 м – 1,5 м – розмова двох людей у нормальному режимі); соціальна (1,5 – приблизно 3м або більше – колективна бесіда); публічна (більш як 3–5 м – виступ в аудиторії). Якщо є змога, потрібно прагнути до розумного поєднання особистої і соціальної дистанції. Психологи стверджують, що найбільше до співбесідника, як правило, наближаються люди похилого віку, діти, жінки, врівноважені люди з розвиненим почуттям власної гідності, люди, які займають рівне зі співбесідником соціальне становище. Навпаки, відносно далі намагаються триматися: підлітки, молодь, люди середнього віку, неспокійні, нервові чоловіки, люди, які займають інше становище, ніж співбесідник.

Співбесідники є більш  уважними на початку бесіди (висока концентрація уваги). Уже від перших фраз залежатиме ставлення до вас  вашого співрозмовника.

На початку бесіди потрібно уникати вибачень, виявлення  ознак невпевненості. Вельми корисно  точно і з правильним наголосом назвати повне ім'я співбесідника, обов'язково запам'ятати його і в подальшому якомога частіше звертатися до співрозмовника на ім'я, адже своє ім'я звучить для кожного, як найкраща музика.

Прийоми, які можуть викликати у співрозмовника до Вас симпатію і довіру:

1. Помічайте по ходу  бесіди всі позитивні якості  партнера і говоріть про них  своєму співбесіднику. Подайте  це через "лупу", тобто трохи  перебільшуйте. Але не занадто,  бо у партнера можуть виникнути  дві реакції: або він зрозуміє, що Ви перед ним схиляєтесь і почне домінувати в розмові, або ж запідозрить, що Ви з ним нещирі і хочете надмірною похвалою приспати його пильність.

2. До розумної межі  завищить свої вимоги, тобто поставте жорсткіші початкові умови. Ви матимете запланований простір для "відступу", а Ваш партнер буде щасливим від своєї маленької перемоги.

3. Критикуйте в позиції  партнера тільки ті суттєві  моменти, які можуть зашкодити  Вашим намірам у досягненні  успіху. Якщо Вам щось не подобається  в бесіді із партнером, але воно таке, що Вас "кровно не зачіпає", - не показуйте цього. Зробіть нейтральний вираз обличчя, уважно слухайте і кивайте головою.

4. Прагніть уникати  в розмові слів, які характеризують  крайні смислові та емоційні  полюси. Наприклад: "Я абсолютно  впевнений", «Я стопроцентно гарантую", "Він - негідник", "От, здорово!" і т.д.

5. Дайте можливість  своєму партнерові зберегти "добру  міну при поганій грі", тобто  лице, гідність. Це означає, що  своєю поведінкою Ви не повинні  показати, що ваші аргументи були  переконливішими, отримали над партнером ділову чи моральну перемогу.

6. "Не грюкайте дверима!". Іншими словами, якщо ділова  індивідуальна бесіда не привела  Вас до рятівного успіху, в  будь-якої випадку з гідністю  сприйміть свою поразку і розійдіться  по-дружньому із партнером. В такому разі Ви залишаєте за собою можливість ще раз вийти з ним на контакт. Репутація Ваша збережеться, а майбутнє покаже: виграли Ви чи програли [4].

Правильний початок  бесіди передбачає назвати мету, тему та ознайомити з послідовністю питань, які заплановано розглянути.

Рекомендують починати розмову:

— із запитання, яке разом  з відповіддю повинне викликати  інтерес партнерів;

— з посилання на якусь  цікаву подію, що сталася;

— з компліменту;

— з переліку проблем, що будуть розглянуті.

Чим більш незвичайним буде початок розмови, тим швидше опанується увага партнерів. Не можна починати розмов з вибачення, подяки, неповаги до партнера.

Про відвідувача вже  в момент його появи створюється  певне враження, яке може вплинути не тільки на тональність і хід бесіди, а й на її результат. Не завжди слід довіряти першому враженню, оскільки в ході бесіди первинна оцінка може змінитися. Суб'єктивізм власних оцінок не повинен заважати бесіді. Якщо треба уточнити аргументи або з'ясувати позицію співрозмовника, вдаються до запитань. Вони повинні бути зрозумілими співрозмовнику, чіткими, тактовними і задавати їх треба після того, як викладено суть справи. Перебивати співрозмовника не можна. Доцільно використовувати, наприклад, такі запитання: чи правильно я Вас зрозумів? Чи перевіряли Ви це особисто? Чи достовірно це встановлено?

Уміння слухати —  один з критеріїв комунікабельності. Якщо виклад був непослідовним, сумбурним, нелогічним, слід попросити співрозмовника (або допомогти йому) сформулювати загальний висновок (прохання, скаргу). До того ж, доцільно повторити своїми словами основні положення його доповіді. Після переконання у вірності розуміння співрозмовника, слід відповідати.

Також важливо бесіду вести в привітному і доброзичливому тоні. Істотне значення має і ритм бесіди. Потрібно пробувати підвищувати ЇЇ інтенсивність залежно від наближення до завершення, оскільки уважність зменшується, дається взнаки втома співбесідника. Великого значення потрібно надавати ключовим словам.

Існує багато прийомів початку  бесіди. Але всі їх різновиди можна звести до чотирьох основних:

1) прийом зняття напруги  (сприяє встановленню особистих  контактів);

2) прийом "зачіпки" (дозволяє коротко викласти ситуацію  або проблему, зв'язавши її зі  змістом бесіди, та використати  цю "зачіпку" для початку бесіди);

3) прийом стимулювання  гри уяви (припускає на початку  бесіди постановку великої кількості  питань з проблем, які повинні  розглядатися під час бесіди);

4) прийом прямого підходу  (означає безпосередній підхід  до справи, без будь-якого вступу).

Важливе значення має  орієнтування в ситуації й людях, що передбачає врахування власного емоційного стану, стану співрозмовника і особливостей довкілля.

Не рекомендують навіть розпочинати розмову із знервованим  співбесідником. У ділових бесідах  треба бути оперативними, гнучкими, виявляти творчість.

Потрібно з'ясувати  тривалість бесіди, обумовити мету зустрічі, уявити собі образ партнера, передбачити його поведінку.

Для цього необхідно вивчити все про майбутнього співбесідника (вік, стать, типова поведінка в тій чи іншій ситуації тощо). Залежно від характеру люди по-різному готуються до бесід: одні детально обмірковують тему розмови, добирають засоби впливу і ці співбесідника, інші — не займаються такою ретельною підготовкою. Покладаючись лише на свою інтуїцію та розум.

Виділяють дев'ять типів  співрозмовників:

1) „безглузда людина” — нетерпляча, збуджена; у бесіді несвідомо підштовхує співбесідника не погоджуватися з висловленими тезами та твердженнями. З такою людиною потрібно бути спокійним, спростовувати її твердження, не виходити за межі професійного спілкування;

2) „статечна людина” — доброзичлива та спокійна в розмові, під час підведення підсумків зустрічі їй слід дати можливість виявити себе;

3) „всезнайко” — завжди має на все свою думку, яку хоче виголосити, думка співрозмовника його не цікавить. У бесіді рекомендують збити пиху з такої людини, для цього можна використати складні запитання;

4) „балакун” — любить говорити сам, не вміє вислуховувати інших, перебиває співрозмовника. Рекомендовано своєчасно й тактовно зупиняти таких людей;

5) „боягуз” — часто відмовчується, не любить виставляти себе на посміховисько, щоб не здатися безглуздою людиною. З такою людиною потрібно поводитися тактовно, прислухатися до її думок;

6) „неприступна людина” — має такий вигляд, ніби все відбувається поза її особою і не варте її уваги та зусиль. До такої людини потрібно виявляти інтерес, підкреслювати значення її знань та досвіду;

7) „незацікавлена людина” — намагається демонструвати свою незацікавленість тим, що відбувається навколо;

8) „велике цабе” — не терпить критики, себе вважає кращою від інших, свої пропозиції єдино правильними. З такою людиною треба бути обережними, ні в якому разі не критикувати її. Рекомендують у розмові з нею використовувати прийом протиставлення на зразок: "Так..., проте";

9) „чомучка” — завжди про все і про всіх запитує. Рекомендують такій людині ставити подібні запитання, змушуючи не розмірковувати над проблемою, яку винесено на обговорення [2].

Будь-якому фахівцеві знання про  такі типи людей допоможуть врахувати особливості спілкування з ними і краще підготуватися до зустрічі.

Потрібно зауважити, що досягти успіху в бесіді зможуть люди, які:

— не відчувають тривоги та упередженості  у спілкуванні;

— які вміють встановлювати зворотній  зв'язок, передбачати ситуацію;

— люблять себе (у народі кажуть, що лише та людина може любити і поважати інших, яка любить і поважає себе);

— мають необхідну захисну реакцію (розуміння, що постійні помилки до добра не приводять);

— можуть заздалегідь розпізнати і врахувати темперамент та вікові і статеві особливості співрозмовників.

Не слід забувати, що будь-яка ділова зустріч буде ефективнішою тоді, коли вона міститиме діалог. Потрібно поставити себе на місце співбесідника, щоб зрозуміти його слова і вчинки – тоді буде зрозуміліше, як говорити і діяти самому. Частіше слід апелювати до партнерів у спілкуванні, не втрачати можливості назвати їх на ім'я і по батькові, показуйте свою повагу до рівня їхньої поінформованості. Не варто зловживати словосполученнями на зразок "Я б хотів…", "Це мені цікаво…", "Вважаю за потрібне зазначити…", "Хоча ви про це не знаєте…", "Ви, думаю, про це не знаєте…", "Мабуть, ви про це не чули…". Навпаки, частіше потрібно використовувати такі конструкції: "Не хотіли б ви…", "Вам буде цікаво дізнатися…", "Як ви знаєте…", "Впевнений, вам уже відомо…", "Ви, напевно, про це чули…" тощо.

Наступний основний етап ділової бесіди — інформування присутніх, тобто передача відомостей, з якими ви хочете їх ознайомити. Така передача повинна бути точною, ясною, професійно правильною і, по можливості, наочною.

Особливу увагу слід приділяти стислості викладу. Необхідно не забувати про часові норми бесіди.

Постійно слід пам'ятати  про напрями бесіди, тобто тримати  в голові її основні завдання і  не відхилятися від теми, навіть якщо співбесідники "закидають" доповідача запитаннями.

Під час бесіди потрібно постійно звертатися до співбесідника із запитаннями, ураховуючи, що особистий вплив у ділових стосунках має дуже велике значення.

Є кілька правил формування запитань: оптимальна лаконічність у  викладі думок, відмова від уживання слів з подвійним значенням та фраз, які можна неправильно тлумачити. У запитання потрібно вводити слова "чому", "для чого", "як", "яким чином", "коли", "де", "звідки" тощо. Це змусить співрозмовника відповідати широко, а не обмежуватися лаконічними "так" або "ні".

Найбільш розповсюджена  помилка молодих підприємців у надмірному говорінні, коли намагаються переконати співрозмовника в правоті своєї точки зору. Потрібно дати можливість висловитися й іншим. Адже недарма римляни казали: "Audietur et altera pars" ("Нехай буде вислухана й інша сторона").

Не потрібно боятися  ставити запитання. Це лише полегшить  ділову розмову, оскільки дасть можливість легко зорієнтуватися в ставленні  співрозмовника до проблеми.

У процесі інформування не треба боятися зауважень співбесідників. Кажуть, людина без зауважень — це людина без власної думки. Зауваження співбесідника означають, що він вас активно слухає, слідкує за вашим виступом, ретельно перевіряє вашу аргументацію і все обмірковує.

Зауваження полегшують бесіду, оскільки вказують на те:

— чи цікавився співбесідник темою;

— у яких положеннях ще потрібно переконати співрозмовника;

— що думає співбесідник про суть справи.

Обговорення питання  і прийняття рішення — важливий етап у бесіді. Потрібно передати інформацію і вислухати певні пропозиції, виявити інтерес до вирішення проблеми. "Найпростішим виявом демонстрації зосередженості є зацікавлене уважне мовчання. Мовчати треба вчитися, бо це не пасивний, а активний процес, який потребує і фізичного, і психічного напруження. Мовчанням можна приховати свої справжні почуття від партнера" .

Фахівець повинен учитися  отримувати інформацію під час бесіди шляхом уміло поставлених запитань. Дослідники розрізняють запитання: відкриті, закриті, прямі, непрямі, риторичні  тощо.

Відкриті запитання  потребують відповіді на запитання, пояснення, їх ставлять найчастіше на початку бесіди (наприклад: Ви підготували для обговорення відповідні дані?).

Закриті запитання —  це ті, на які можна відповісти "так", чи "ні" (наприклад: Чому Ви вважаєте, що...?).

Прямі запитання спрямовані на те, щоб перевірити розуміння позиції партнера по спілкуванню (напр..: Якщо я Вас правильно зрозумів, то Ви хочете...).

Непрямі запитання ставляться для уточнення певної інформації перевірити, чи був працівник на виставці-продажу товарів, можна  запитанням: "Яка була вчора вартість японських телевізорів?"

Риторичні запитання— це запитання, які не вимагають відповіді, їх використовують з метою активізації  уваги співбесідника [5].

М. С. Дороніна виділяє  ще групу запитань для обмірковування, серед яких:

— запитання про погляди (Які ваші погляди на нові технології в галузі?);

— запитання про факти (Між іншим, яка вага цієї упаковки?);

— запитання, які наводять на певну думку (Ви вважаєте ...? А  що як поглянути на проблему з іншого боку?);

— запитання про згоду (Ви хотіли б мати обладнання такої потужності?);

— запитання з поясненням (Ви хотіли б пояснити, чому наш термін не влаштовує Вашу фірму?);

— запитання-підсумок (Це всі умови транспортування. Якої Ви думки про них?);

— запитання, пов'язане  з пошуком орієнтирів (Я назвав п'ять переваг наших послуг, але не знаю, яка з них найбільше цікавить Вашу фірму. Може, терміни послуг?);

— запитання-заява (Якщо я зможу довести перевагу цього  варіанта упаковки, то Ви готові замовити товар?);

— запитання про наявну перешкоду (А може, є інші причини Вашої незгоди?);

На етапі обговорення  проблеми рекомендують намагатися бачити ситуацію очима партнера, зрозуміти  його внутрішній стан, потреби і  бажання.

ОБОВ’ЯЗКОВО потрібно запам’ятати, що не можна:

• виявляти ознак переваги чи зневаги до партнера;
• створювати психологічних бар'єрів (особливо під час критики його позиції);
• принижувати співрозмовників;
• нетактовно обривати співбесідника на півслові;
• ігнорувати чи висміювати аргументи;
• висловлювати підозри;
• різко критикувати.

Існують і рекомендації щодо ведення бесіди:

• намагайтеся уважно слухати і чути;

• робіть спроби перейти  від монологу до діалогу;

• давайте змогу співрозмовникові спокійно висловити свою думку;

• викладайте свою інформацію чітко, коротко й послідовно;

• добирайте способи й засоби аргументування залежно від індивідуальних особливостей співрозмовника (рівня його мислення, віку, статі, типу темпераменту тощо);

• викладайте докази в  коректній формі.

Після інформування присутніх  і відповідей на питання настає основний етап ділової бесіди — аргументування висунутих положень.

За спостереженнями  науковців, аргументація — найважча фаза і бесіди, і переговорів. Тому потрібно користуватися достовірними даними і лише тими, які сприймаються партнерами. Для цього дію аргументів радять перевіряти додатковими запитаннями для контролю за рівнем розуміння та сприйняття їх співрозмовником .

Велике значення має  обмін предметними позиціями й вироблення рішень, фіксування домовленості і вихід із контакту (співрозмовники мають підбити підсумки бесіди, зафіксувати взаємні зобов'язання й розподілити ініціативу щодо реалізації ухвалених рішень).

На цьому етапі формується попереднє враження, займається конкретна позиція. За допомогою аргументів можна повністю або частково змінити позицію і враження вашого співрозмовника, пом'якшити суперечності, критично розглянути положення і факти, викладені учасниками бесіди.

У всіх випадках аргументацію слід вести коректно.

Для досягнення більшої  переконливості аргументації слід дотримуватися  простих правил:

• пристосовуйте аргументи  до особистості вашого співбесідника, зважайте на його смаки та переконання, на його манери ведення справ;

• використовуйте термінологію, яка зрозуміла вашому співбесіднику;

• не забувайте, що зайва  переконливість викликає опір зі сторони  співбесідника, особливо якщо у нього  агресивна натура;

• уникайте формулювань, що ускладнюють аргументацію;

• намагайтеся як можна  наочніше викласти свої докази [1].

Останній етап бесіди — завершення. Успішно завершити роботу — це означає досягти завчасно накресленої мети бесіди. На останньому етапі вирішуються такі завдання:

• досягнення основної мети або альтернативної (іншої) мети;
• забезпечення теплої атмосфери (навіть, якщо ви не досягли мети — позитивного результату);
• стимулювання співбесідника до виконання накреслених дій;
• підтримання в майбутньому контактів зі співрозмовником, його колегами;
• складання резюме з чітко вираженим основним висновком, зрозумілим усім присутнім.