Виды и роль документации, применяемой в системах менеджмента качеством

 

МОСКОВСКИЙ ГУМАНИТАРНО-ЭКОНОМИЧЕСКИЙ  ИНСТИТУТ

 

 

 

 

Реферат

 

 

 

Студента 4 курса 433 учебной  группы экономики и управления факультета

____________________Ильина Павла Дмитриевича____________________

(фамилия, имя, отчество)

 

 

Учебная дисциплина: _Управление качеством____________________

 

Тема: __Виды и роль документации, применяемой в системах менеджмента качеством_________________________________________________________

 

 

 

 

 

 

Преподаватель_Величко М. П.__  

 

 

 

                                                                                                     Оценка

«_____»_____________20___г.     «_______________»

Содержание

 

Введение 3

1. Понятие систем менеджмента качеством 5

2. Документация систем качества 6

3. Виды документации применяемой в СМК 9

4. Роль документации в СМК 14

Заключение 15

Список литературы 16

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

 

Комплекс международных  стандартов ИСО серии 9000 под общим названием «Системы менеджмента качества» аккумулирует в себе мировой опыт наиболее успешных компаний. Особенностью стандарта является то, что он предъявляет требования не к качеству продукции/услуг напрямую, а к системе управления предприятием (т.е., к системе менеджмента качества), которая в свою очередь обеспечивает предсказуемый и стабильный уровень качества продукции/услуг.

Стандарт ИСО 9000 помогает построить эффективную ориентированную на клиента систему менеджмента, позволяющую удовлетворять и предвосхищать их ожидания, что в свою очередь дает компании возможность стабильно зарабатывать деньги. Немалую роль в этом играет то, что стандарты ИСО изначально были задуманы как универсальные, и поэтому они в равной степени применимы в деятельности любых организаций - начиная от маленькой ремонтной мастерской и заканчивая гигантскими международными холдингами.

В условиях жесткой конкурентной борьбы на рынке отечественных и  зарубежных организаций, выжить могут  лишь компании, обладающие главным  конкурентным преимуществом - высоким  качеством менеджмента. Мировая  практика показала, что применение принципов международного стандарта  ИСО 9000, на сегодняшний день является надежным инструментом для построения эффективной системы управления, повышения конкурентоспособности и создания благоприятных условий для роста инвестиций.

Актуальность данной темы заключается в степени важности знания видов и роли документации, применяемой в системах менеджмента качества, в соответствии с международным стандартом ИСО, для общей результативной деятельности организации. Не смотря на это, многие предприятия, до сих пор, не придерживаются этой идеи и значительно уступают в своем развитии другим более перспективным организациям.

Предметом работы является роль документации и её виды, применяемые в системах менеджмента качества.

Цель работы состоит в  том, что бы определить роль документации и распознать её виды, применяемые в системах менеджмента качества.

Для достижения поставленной цели необходимо решить ряд следующих  задач:

1. Дать определение понятию система менеджмента качества.
2. Проанализировать системы менеджмента качества.
3. Определить роль документации и распознать её виды, применяемые в системах менеджмента качества.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. Понятие систем менеджмента качеством

 

На сегодняшний день существует довольно большое количество определений  системы менеджмента качества. Если их объединить, то можем получить следующее определение термина система менеджмента качества по исо – это система, созданная в организации для формирования политики в области качества и достижения поставленных задач.

Таким образом, можно сказать, что система менеджмента качества, в первую очередь, это система. И  ей характерны такие признаки, как  определенное назначение, собственная  структура, наличие определенных элементов  и, конечно, их взаимосвязь.

Назначение системы менеджмента  качества заключается в том, чтобы  обеспечить качество продукции, производимой предприятием. Качество продукции должно соответствовать ожиданиям потребителей или быть максимально приближенным к ним. На сегодняшний день нет  необходимости проверять каждую единицу продукции, выпускаемой  на заводе. Для контроля за качеством  достаточно настроить систему таким  образом, чтобы обеспечивалась бесперебойная  и безошибочная работа как оборудования, так и рабочего персонала. Ведь именно причинами низкого качества продукции  или оказываемой услуги являются неправильные действия со стороны руководства  предприятия и работников. Для  того, чтобы избежать данных последствий, достаточно разработать инструкции, которые позволят добиться высокого качества продукции либо услуг, и  выполнять их.

Система менеджмента качества по исо также должна обладать определенной структурой. Данная система должна содержать в себе следующие элементы: организация, документы, процессы, ресурсы. Первым элементом является организация, которая заключается в том, что  на предприятии действует определенная группа сотрудников, обладающим специальными познаниями в сфере данной деятельности, следовательно, идет дифференциация полномочий и обязанностей, их взаимоотношений. Следующим обозначенным элементом является документация. Сегодня без ведения бухгалтерской и иной документации просто невозможно представить деятельность любой организации. Помимо этого в систему менеджмента качества также входят иные документы, носящие организационно-распорядительный характер. В качестве примера можно привести различные должностные инструкции, положения о структурных подразделениях и тому подобное.

Также незаменимым элементом  системы менеджмента качества являются процессы, под которыми понимаются взаимосвязь и взаимодействие элементов  деятельности. При этом необходимо от процессов отличать процедуры, под  которыми понимается способ установления и осуществления деятельности или  процесса.

И, наконец, для правильной организации системы менеджмента  качества исо необходимы ресурсы, под  которыми понимается все то, что  обеспечивает деятельность данной системы. В качестве примера можно привести людские ресурсы – это работники  предприятия, временные ресурсы  – это время затраченное на производства продукции либо услуги и тому подобное.

 

2. Документация систем качества

 

В системах менеджмента качества (СМК) организаций документооборот  является неотъемлемой частью. Результативность действий организации во многом определяется наличием документов, адекватно описывающих  процессы организации, а также документов, отражающих состояние организации, в частности в области менеджмента  качества.

Требования к документации в системе СМК определяются необходимостью передачи целей на нижние уровни, идентификации  проблем, согласованности действий и предоставления объективных доказательств  полученных результатов.

Основной принцип СМК: нужный документ в нужное время в  нужном месте.

Согласно стандарту ИСО  наличие процедуры по управлению документацией является обязательным требованием и подразумевает: постановку цели, для чего нужна документация, установление плана действий по управлению документами и распределение  ответственности, выполнение этих действий, проверку результатов на предмет  соответствия требованиям, проведение улучшающих действий.

Цель управления документацией - обеспечить гарантированное применение на каждом рабочем месте только актуализированных  документов.

Документация СМК - это  документы, которые определяют построение, функционирование и улучшение системы[4,70]. Различают: предписывающие документы, которые описывают план и порядок выполнения деятельности или процесса, либо содержат требования к продукции или технологии ее изготовления, испытания, контроля; подтверждающие документы, показывающие степень выполнения установленных требований.

Стандарты рекомендуют ещё  до начала процесса сертификации соответствующим  образом документировать систему  качества предприятия. Документация системы  качества представляет собой полное, глубокое описание системы и предписаний, которым необходимо следовать для  правильного осуществления деятельности предприятия.

Внедрение на предприятии  идей современного менеджмента качества, системы качества, предполагает значительное количество организационных изменений  и нововведений. А любые изменения  в организации полны трудностей и ловушек. Часто само поведение  того, кто пытается их осуществить, вызывает сопротивление и тормозит весь процесс. Чтобы избежать этого, каждый руководитель должен быть знаком со сложными взаимоотношениями, связанными с процессами нововведений и изменений, с тем, как поступать в различных ситуациях и помогать людям приспособиться к изменениям.

В общем случае, нововведения и изменения, прямо или косвенно связанные с внедрением и развитием  системы качества в организации, могут касаться следующих факторов:

• изменения в задачах деятельности - ассортимент продукции и набор оказываемых услуг, новые рынки, клиенты и поставщики;
• изменения в применяемых технологиях - оборудование, орудия труда, материалы и энергия, технологические процессы, канцелярская техника;
• изменения в управленческих структурах и процессах - внутренняя организация, трудовые процессы, процессы принятия решений и управления, информационные системы;
• изменения в организационной культуре - ценности, традиции, неформальные отношения, мотивы и процессы, стиль руководства;
• изменения в людях - руководство и служебный персонал, их компетентность, отношения, мотивация, поведение и эффективность в работе;
• изменения в эффективности работы организации - финансовые, экономические, социальные, показывающие, как организация связана с окружающей средой, выполняет свою задачу и пользуется новыми возможностями; изменения в престиже организации в деловых кругах и в обществе.

Человеческий аспект в  организационных изменениях является фундаментальным, потому что именно поведение людей в организации - руководящих, технических кадров, исполнителей - в конечном итоге  определяет, что можно изменить, и какую это даст пользу. Это  происходит потому, что организация - человеческая система. Люди должны понимать, хотеть и иметь возможность претворить в жизнь изменения, которые на первый взгляд могут показаться чисто техническими и или структурными, но фактически определенным образом на них повлияют.

Документация СМК обеспечивает единое понимание и проведение политики в области качества, упорядочивает  организацию и осуществление  процессов.

Процедуры в СМК документированы  в виде стандартов предприятия (СТП).

В рамках СМК определены и документированы процедуры  управления документацией и записями, в т.ч. НД внешнего происхождения, а  также установлена ответственность  за разработку, введение в действие, актуализацию и хранение документации системы менеджмента качества.

 

3. Виды документации применяемой в СМК

 

Требования к документации системы менеджмента качества диктуются  необходимостью передачи информации о  намерении, последовательности действий и обеспечением объективными доказательствами результатов. В системах менеджмента  качества применяются несколько  видов документации[1,3], такие, как:

• документы, предоставляющие согласованную информацию о системе менеджмента качества организации, предназначенную как для внутреннего, так и внешнего пользования (к таким документам относятся руководства по качеству);
• документы, описывающие, как система менеджмента качества применяется к конкретной продукции, проекту или контракту (к таким документам относятся планы качества);
• документы, устанавливающие требования (к таким документам относятся спецификации);
• документы, содержащие рекомендации или предложения (к таким документам относятся методики);
• документы, содержащие информацию о том, как последовательно выполнять действия и процессы (такие документы могут включать в себя документированные процедуры, рабочие инструкции и чертежи);
• документы, содержащие объективные свидетельства выполненных действий или достигнутых результатов (к таким документам относятся записи).

Каждая организация определяет объем необходимой документации и средства, которые предстоит  использовать. Это зависит от таких  факторов, как: размер и сложность  организации; сложность продукции  и процессов; риск не выполнить требования потребителей; компетентность персонала; пределы, до которых необходимо демонстрировать  соответствие требованиям системы  менеджмента качества.

Рис.  1.  Структура документов системы менеджмента качества.

Рассмотрим документацию системы менеджмента качества более подробно. Все составляющие документации СМК, обычно, представляют в виде пирамиды из 5 уровней и её «фундамента» (Рис.1).

Уровень 1,2

Сначала на основе заявленной Политики в области качества готовится  документ под названием "Руководство  по качеству" (РК). В руководстве определены политика в области качества, организационная структура предприятия, функциональная схема системы менеджмента качества, а также описаны процессы, даны ссылки на применяемые нормативные документы и приложения.

  Уровень 3

Следующий уровень документов называется "Общесистемные документированные  процедуры"(ДП). В них даны детальные  описания обязательных и важнейших  процессов, декларированы полномочия и ответственность. Документированные  процедуры  описывают процессы общие  для всей организации. Требуемые  в стандарте обязательные процедуры  представляют собой утвержденные документы, описывающие, как организация выполняет  действия, относящиеся к следующим  пунктам стандарта:

• управление документацией (4.2.3);
• управления записями (или отчетами) по качеству (4.2.4) ;
• внутренний аудит (8.2.2);
• управление несоответствующей продукцией (контроль за продукцией, несоответствующей требованиям)(8.3);
• корректирующие действия (действия предпринимаемые организацией в целях устранения причин несоответствий для предупреждения повторного их возникновения)(8.5.2);
• предупреждающие действия (действия предпринимаемые организацией в целях устранения причин потенциальных (возможных) несоответствий для предупреждения их появления) (8.5.3).

Уровень 4

Документы следующего уровня описывают правила эффективного планирования и реализации процессов  и управления ими - рабочие инструкции (РИ). Они определяют и регулируют вопросы рабочих процессов, закладывают рабочие и контрольные параметры, описывают необходимые документы и порядок составления записей по качеству, насколько это требуется.

Уровень 5

Документы следующего уровня - записи, подтверждающие качество. Состав и структура записей и отчетов  по качеству, которые приводятся в  документированных процедурах, должны фиксироваться в соответствующем  документе (реестре или перечне  записей) с указанием процессов, в которых они используются. Отчеты создаются в результате процедур обработки накопленных записей.

В состав документов системы  менеджмента качества входят записи о результатах деятельности.

Все записи делятся на:

• записи об анализе со стороны руководства;
• записи об образовании, подготовке навыках и опыте;
• записи о процессах жизненного цикла продукции и соответствия продукции требованиям;
• записи о результатах анализа контракта и последующих действиях, вытекающих из анализа;
• записи о результатах анализа входных данных, относящихся к требованиям к продукции;
• записи по оценке поставщиков;
• записи о качестве закупленной продукции;
• записи по идентификации и прослеживаемости;
• записи о поверке и ремонте измерительного оборудования;
• записи о внутренних и внешних аудитах;
• записи о контроле и испытаниях продукции;
• записи об управлении несоответствующей продукцией;
• записи о корректирующих и предупреждающих действиях;
• записи о техническом обслуживании и ремонте оборудования;
• записи о точности технологического оборудования.

Управление регистрацией записей о качестве предусматривает  идентификацию, сбор, заполнение, хранение и ведения зарегистрированных данных.

«Фундамент»

Необходимое условие существования  «нашей» пирамиды является документы  для обеспечения планирования, осуществления  и управления процессами, а так  же соблюдение законодательной и  нормативной база.

Законодательная и нормативная  документация накладывает определенные требования, в соответствие с которыми создается вся документация СМК (Федеральные конституционные законы, Кодексы, Постановления правительства РФ, нормативно-правовые акты министерств и ведомств, ФЗ «О техническом регулировании» и др.).

Документы для обеспечения  планирования, осуществления и управления процессами (положения о структурных  подразделениях, должностные инструкции, нормативные и другие документы, которые необходимы  для  осуществления  деятельности).

 

 

 

 

4. Роль документации в СМК

 

Любая организация имеет организационную структуру. Для выполнения своих процессов и руководители, и исполнители используют те или иные необходимые им документы, имеющиеся в организации: правовые, организационно-распорядительные, планово-финансовые, внешние нормативные, внутренние нормативные, технические. Однако в большинстве случаев все документы разрозненны и не образуют единой системы. В соответствии с требованиями ИСО весь объем документации должен быть определенным образом структурированным, давать четкое представление о системе в целом и о каждом элемента структуры, иметь четкие связи между элементами.

Одна из главных задач  системы менеджмента качества –  упорядочить, т.е. систематизировать  и классифицировать уже имеющиеся  документы. Документы различных уровней являются лишь перечнем документов, на основании которых работает организация. Чтобы весь перечень документов заработал на выполнение стратегических задач, должен быть системный подхода в управлении документами.

В предлагаемой структуре  документации СМК согласно стандартов ИСО серии 9000, все системные документы объединены в верхний управляющий уровень и составляют документацию по управлению на основе качества - политика, цели и руководство по качеству; документированные процедуры управления процессами, выполняемыми на стратегическом уровне; документированные процедуры управления подпроцессами, выполняемыми подразделениями; рабочие инструкции исполнителей.

Наличие системы менеджмента  качества должно является одним из обязательных требований в организации. А управление документацией является основой СМК, без чего невозможно построить эффективную систему менеджмента всей организацией.

Заключение

 

Наличие в организации  функционирующей системы менеджмента  качества и соответствие этой системы  требованиям государственных и  международных стандартов могут  быть доказаны лишь в том случае, если система представлена в документированном  виде.

Основные выводы:

1. Документация СМК состоит из 6 основных видов.
2. Документация СМК строится по иерархическому принципу с использованием системы межуровневых ссылок  и имеет 6 уровней.
3. Главная роль документации выражается решением следующих задач:

• достижение требуемого качества;
• оценивание систем качества;
• улучшение качества;
• поддержание улучшений.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Список литературы

 

1. ISO 9000:2005. Системы менеджмента качества. Основные положения и словарь.
2. ISO 9001:2008 Системы менеджмента качества. Требования.
3. ISO/TR 10013:2007 Руководство по документированию системы менеджмента качества.
4. Мишин В.М. Управление качеством: Учебник. - 2009. ЮНИТИ-ДАНА.
5. Окрепилов В.В. Управление качеством: Учебник для вузов, 2-е изд., доп. и перераб.- М.: ОАО "Изд-во Экономика", 2009. - 639 с.
6. Аристов О.В. Управление качеством: уч.- М.: ИНФРА-М, 2009. – 238 с.
7. Логанина В. И. Системы качества: учеб. пособие - М.: Книжный Дом Университет, 2008. - 358 с