Виды информации и её свойства

Реферат

по дисциплине «Информационные ресурсы в менеджменте»

на тему «Виды информации и её свойства»

Москва

2010г.

Содержание

1.            Введение  - 3

2.            Понятие. Определение   - 3

3.            Виды информации   - 7

4.            Свойства информации   - 9

5.            Какая информация нужна организации?   - 10

6.            Коммуникативные свойства информации   - 11

7.            Заключение   - 12

8.            Список используемой литературы.

1.       Введение

Объектом менеджмента является информация. Менеджеры не обрабатывают заготовки на станках, не перемещают в пространстве физические объекты и в своей профессиональной деятельности, как правило, не имеют дела с наличными деньгами. Зачастую менеджеры даже не видят ни заготовок, ни денег, которыми управляют. Менеджеры читают документы, разговаривают с людьми и думают - для того, чтобы на станках обрабатывались заготовки, перемещались в пространстве физические объекты, наличные и безналичные деньги.

Целью менеджмента является информация, поскольку в результате чтения, разговоров и размышлений у менеджера появляется решение - идея, слово, предшествующие любой деятельности. А идея, слово и решение - это объекты нематериальные.

Объекты, которые подвергаются воздействию и изменяются на основе принятых решений, могут быть материальными (сырье, заготовки, рукописи и т.п.), а могут быть и нематериальными (концепции, оценки, настроения людей и т.д.). Таким образом, можно говорить о том, что целью менеджмента служит продукция, в том числе и материальная. Действительно, порой конечным результатом менеджмента является построенный дом или летящий самолет. Но продукция - лишь опосредованная цель менеджмента. Между менеджментом и построенным домом или самолетом всегда находится технологический процесс. Непосредственной же целью менеджмента является именно решение.

Инструментом менеджмента является информация. Для превращения информации в решение используются знания менеджера, его тезаурус - то есть информация. Нечто материальное (бумага, карандаш, ЭВМ) используется для обработки информации только на основе тех знаний, которыми владеет менеджер.

2.       Понятие. Определение.

Общеизвестно, что значение информации и коммуникации  во  всех  сферах человеческой деятельности на современном  этапе  постоянно  возрастает,  что связано с  изменениями  социально  -  экономического  характера,  появлением новейших достижений в области техники  и  технологии,  результатами  научных исследований.

Научно-техническая   революция   выдвинула   информацию   в   качестве важнейшего  фактора   производственного   процесса.  Информационный  процесс необходим как непременное условие работы современной техники,  как  средство повышения  качества  рабочей  силы,  как  предпосылки  успешной  организации самого процесса производства.

Информация   нужна    всем:    управляющим    структурам,  коллективам предприятий, общественным организациям и т. д. Невозможно  опираться  только на интуицию, на свой жизненный и практический опыт.  Необходимо  получать  и осваивать  все  расширяющуюся  информацию,  помогающую  решать возникающие вопросы.

Информация выступает сегодня  как  один  из  первостепенных  ресурсов, значение которого не меньше, чем значение материальных,  сырьевых  и  других ресурсов. Кстати, использование последних, в значительной  степени,  зависит именно от состояния и использования информации.  В  отличие  от  большинства ресурсов,  которые  способны  истощаться,  информационный  потенциал   может использоваться многократно как коллективами, так и  отдельными  работниками. При этом он постоянно увеличивается и обогащается.

Информация (от лат. informatio — осведомление, разъяснение, изложение) — в широком смысле абстрактное понятие, имеющее множество значений, в зависимости от контекста. В узком смысле этого слова — сведения (сообщения, данные) независимо от формы их представления. В настоящее время не существует единого определения термина информация. С точки зрения различных областей знания, данное понятие описывается своим специфическим набором признаков. Информация — совокупность данных, зафиксированных на материальном носителе, сохранённых и распространённых во времени и пространстве.

В литературе можно найти достаточно много определений термина «информация», отражающих различные подходы к толкованию этого понятия. В «Федеральный закон Российской Федерации от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ Об информации, информационных технологиях и о защите информации» дается следующее определение этого термина: «информация — сведения (сообщения, данные) независимо от формы их представления».

Толковый словарь русского языка Ожегова приводит 2 определения слова «информация»:

1.                  Сведения об окружающем мире и протекающих в нем процессах, воспринимаемые человеком или специальным устройством.

2.                  Сообщения, осведомляющие о положении дел, о состоянии чего-нибудь. (Научно-техническая и газетная информации, средства массовой информации — печать, радио, телевидение, кино).

Что же такое информация?

«Нет, пожалуй, в науке, практике современности понятия распространённее, нежели понятие информация. И нет в то же время другого понятия, по поводу которого ведется столько споров, дискуссий, имеется столько различных точек зрения...» – утверждает советский ученый В.Г. Афанасьев.

Существование множества определений информации обусловлено сложностью, специфичностью и многообразием подходов к толкованию сущности этого понятия. В качестве справки выделим три наиболее распространенные концепции информации, каждая из которых по-своему объясняет ее сущность.

Первая концепция – концепция К. Шеннона, отражая количественно-информационный подход, определяет информацию как меру неопределенности (энтропию) события. Количество информации в том или ином случае зависит от вероятности его получения: чем более вероятным является сообщение, тем меньше информации содержится в нем. Этот подход, хоть и не учитывает смысловую сторону информации,  оказался  весьма  полезным в технике связи и вычислительной технике, послужил основой для измерения информации и оптимального кодирования сообщений. Кроме того, он представляется удобным для иллюстрации такого важного свойства информации, как новизна, неожиданность сообщений. При таком понимании информация – это снятая неопределенность, или результат выбора из набора возможных альтернатив.

Вторая концепция рассматривает информацию как свойство (атрибут) материи. Ее появление связано с развитием кибернетики и основано на утверждении, что информацию содержат любые сообщения, воспринимаемые человеком или приборами. Наиболее ярко и образно эта концепция информации выражена академиком В.М. Глушковым. Он писал, что «информацию несут не только испещренные буквами листы книги или человеческая речь, но и солнечный свет, складки горного хребта, шум водопада, шелест травы». Иными словами, информация как свойство материи создает представление о ее природе и структуре, упорядоченности, разнообразии и т. д. Она не может существовать вне материи, а значит, она существовала и будет существовать вечно; ее можно накапливать, хранить, перерабатывать.

Третья концепция основана на логико-семантическом (семантика – изучение текста с точки зрения смысла) подходе, при котором информация трактуется как знание, причем не любое знание, а та его часть, которая используется для ориентировки,  для активного действия, для управления и самоуправления. Иными словами, информация – это действующая, полезная, «работающая» часть знаний. Представитель этой концепции В.Г. Афанасьев, развивая логико-семантический подход, дает определение социальной информации: «Информация, циркулирующая в обществе, используемая в управлении социальными процессами, является социальной информацией. Она представляет собой знания,  сообщения, сведения о социальной форме движения  материи и обо всех других формах в той мере, в какой она используется обществом...»

Социальная информация – многоуровневое знание. Она характеризует:

                   общественные процессы в целом – экономические, политические, социальные,  демографические, культурно-духовные и т.д.;

                   конкретные процессы, происходящие в различных ячейках общества, на предприятиях, в кооперативах, семьях и т. д.;

                   интересы и стремления различных социальных групп – рабочего класса, молодежи, пенсионеров, женщин и др.

В самом общем смысле под социальной информацией понимают знания, сообщения, сведения о социальной форме движения материи и обо всех других ее формах в той мере, в какой они используются обществом, вовлечены в орбиту общественной жизни. Другими словами, информация есть содержание логического мышления, которое, воспринимаясь с помощью слышимого или видимого слова, может быть использована людьми в их деятельности.

Информация и ее свойства являются объектом исследования целого ряда научных дисциплин, таких как теория информации (математическая теория систем передачи информации), кибернетика (наука о связи и управлении в машинах и животных, а также в обществе и человеческих существах), семиотика (наука о знаках и знаковых системах), теория массовой коммуникации (исследование средств массовой информации и их влияния на общество), информатика (изучение процессов сбора, преобразования, хранения, защиты, поиска и передачи всех видов информации и средств их автоматизированной обработки), соционика (теория информационного метаболизма индивидуальной и социальной психики), информодинамика (наука об открытых информационных системах), информациология (наука о получении, сохранении и передаче информации для различных множеств объектов) и т. д.

В информатике наиболее часто используется следующее определение этого термина: Информация — это осознанные сведения об окружающем мире, которые являются объектом хранения, преобразования, передачи и использования. Сведения — это знания, выраженные в сигналах, сообщениях, известиях, уведомлениях и т. д. Каждого человека в мире окружает море информации различных видов.

Стремление зафиксировать, сохранить надолго свое восприятие информации было всегда свойственно человеку. Мозг человека хранит множество информации, и использует для хранения ее свои способы, основа которых — двоичный код, как и у компьютеров. Человек всегда стремился иметь возможность поделиться своей информацией с другими людьми и найти надежные средства для ее передачи и долговременного хранения. Для этого в настоящее время изобретено множество способов хранения информации на внешних (относительно мозга человека) носителях и ее передачи на огромные расстояния.

3.       Виды информации

Основные виды информации по ее форме представления, способам ее кодирования и хранения, что имеет наибольшее значение для информатики, это:

                    графическая или изобразительная — первый вид, для которого был реализован способ хранения информации об окружающем мире в виде наскальных рисунков, а позднее в виде картин, фотографий, схем, чертежей на бумаге, холсте, мраморе и др. материалах, изображающих картины реального мира;

                    звуковая — мир вокруг нас полон звуков и задача их хранения и тиражирования была решена с изобретение звукозаписывающих устройств в 1877 г.; ее разновидностью является музыкальная информация — для этого вида был изобретен способ кодирования с использованием специальных символов, что делает возможным хранение ее аналогично графической информации;

                    текстовая — способ кодирования речи человека специальными символами — буквами, причем разные народы имеют разные языки и используют различные наборы букв для отображения речи; особенно большое значение этот способ приобрел после изобретения бумаги и книгопечатания;

                    числовая — количественная мера объектов и их свойств в окружающем мире; особенно большое значение приобрела с развитием торговли, экономики и денежного обмена; аналогично текстовой информации для ее отображения используется метод кодирования специальными символами — цифрами, причем системы кодирования (счисления) могут быть разными;

                    видеоинформация — способ сохранения «живых» картин окружающего мира, появившийся с изобретением кино.

Существуют также виды информации, для которых до сих пор не изобретено способов их кодирования и хранения — это тактильная информация, передаваемая ощущениями, органолептическая, передаваемая запахами и вкусами и др.

Для передачи информации на большие расстояния первоначально использовались кодированные световые сигналы, с изобретением электричества — передача закодированного определенным образом сигнала по проводам, позднее — с использованием радиоволн.

С появлением компьютеров вначале появилось средство для обработки числовой информации. Однако в дальнейшем, особенно после широкого распространения персональных компьютеров (ПК), компьютеры стали использоваться для хранения, обработки, передачи и поиска текстовой, числовой, изобразительной, звуковой и видеоинформации. С момента появления первых персональных компьютеров — ПК (80-е годы 20 века) — до 80 % их рабочего времени посвящено работе с текстовой информацией.

Хранение информации при использовании компьютеров осуществляется на магнитных дисках или лентах, на лазерных дисках (CD и DVD), специальных устройствах энергонезависимой памяти (флэш-память и пр.). Эти методы постоянно совершенствуются, изобретаются новые устройства и носители информации. Обработку информации (воспроизведение, преобразование, передача, запись на внешние носители) выполняет процессор компьютера. С помощью компьютера возможно создание и хранение новой информации любых видов, для чего служат специальные программы, используемые на компьютерах, и устройства ввода информации.

Особым видом информации в настоящее время можно считать информацию, представленную в глобальной сети Интернет. Здесь используются особые приемы хранения, обработки, поиска и передачи распределенной информации больших объемов и особые способы работы с различными видами информации. Постоянно совершенствуется программное обеспечение, обеспечивающее коллективную работу с информацией всех видов.

4.       Свойства информации

Как и всякий объект, информация обладает свойствами. Характерной отличительной особенностью информации от других объектов природы и общества, является дуализм: на свойства информации влияют как свойства исходных данных, составляющих ее содержательную часть, так и свойства методов, фиксирующих эту информацию.

Наиболее важными качественными свойствами информации являются: объективность, достоверность, полнота, точность, актуальность, полезность, ценность, своевременность, понятность, доступность, краткость и пр.

1.                  Объективность информации. Объективный – существующий вне и независимо от человеческого сознания. Информация – это отражение внешнего объективного мира. Информация объективна, если она не зависит от методов ее фиксации, чьего-либо мнения, суждения.

2.                  Достоверность информации. Информация достоверна, если она отражает истинное положение дел. Объективная информация всегда достоверна, но достоверная информация может быть как объективной, так и субъективной. Достоверная информация помогает принять нам правильное решение. Недостоверной информация может быть по следующим причинам:

o                      преднамеренное искажение (дезинформация) или непреднамеренное искажение субъективного свойства;

o                      искажение в результате воздействия помех («испорченный телефон») и недостаточно точных средств ее фиксации.

3.                  Полнота информации. Информацию можно назвать полной, если ее достаточно для понимания и принятия решений. Неполная информация может привести к ошибочному выводу или решению.

4.                  Точность информации определяется степенью ее близости к реальному состоянию объекта, процесса, явления и т. п.

5.                  Актуальность информации – важность для настоящего времени, злободневность, насущность. Только вовремя полученная информация может быть полезна.

6.                  Полезность (ценность) информации. Полезность может быть оценена применительно к нуждам конкретных ее потребителей и оценивается по тем задачам, которые можно решить с ее помощью.

Самая ценная информация – объективная, достоверная, полная, и актуальная. При этом следует учитывать, что и необъективная, недостоверная информация (например, художественная литература), имеет большую значимость для человека. Социальная (общественная) информация обладает еще и дополнительными свойствами:

                    имеет семантический (смысловой) характер, т. е. понятийный, так как именно в понятиях обобщаются наиболее существенные признаки предметов, процессов и явлений окружающего мира.

                    имеет языковую природу (кроме некоторых видов эстетической информации, например изобразительного искусства). Одно и то же содержание может быть выражено на разных естественных (разговорных) языках, записано в виде математических формул и т. д.

С течением времени количество информации растет, информация накапливается, происходит ее систематизация, оценка и обобщение. Это свойство назвали ростом и кумулированием информации. (Кумуляция – от лат. cumulatio – увеличение, скопление).

Старение информации заключается в уменьшении ее ценности с течением времени. Старит информацию не само время, а появление новой информации, которая уточняет, дополняет или отвергает полностью или частично более раннюю. Научно-техническая информация стареет быстрее, эстетическая (произведения искусства) – медленнее.

Логичность, компактность, удобная форма представления облегчает понимание и усвоение информации.

5.                  Какая информация нужна организации?

Важно различать данные и информацию. Данные рассматривают как сырье, некий случайный набор отдельных фактов. Сегодня данные регистрируются на множестве носителей: записанные на бумаге, пленке, магнитных и оптических дисках данные могут принимать любые формы. Но только когда соответствующие данные отобраны, организованы и должным образом обобщены, получается информация. К качеству управленческой информации предъявляются требования, так как от этих ее характеристик зависит качество управленческого решения, сила и точность управленческого воздействия.

Откуда появляется информация в организации?.

Специалисты называют шесть основных способов выработки информации:

                   самонаблюдение – это собственные источники информации человека (образование, опыт, квалификация и др. приобретенные знания);

                   взаимодействие – взаимный обмен информацией;

                   сообщение – это письма, отчеты, специально организованные исследования;

                   анализ – это выработка информации путем количественных моделей и методов принятия решений;

                   оценка собственного поведения – квалификация и опыт;

                   образование и опыт – совокупность практически усвоенных знаний, умений и навыков.

Кто создает это поле данных, из которого впоследствии формируются массивы управленческой информации? При управлении информацией и при превращении ее в базу корпоративных знаний необходимо учитывать, что ко всем информационным источникам приложил руку человек.

Для того чтобы факты не превращались в суждения, а отвечали характеристикам управленческой информации, необходимо данные обрабатывать непосредственно в месте возникновения. А для этого необходимо определить перечень источников, поставляющих данные для управленческой информации.

Итак, необходимые факты для разработки управленческих решений получаем из данных. А суждения являются результатом анализа специалистов и менеджеров и оформляются в виде выводов с закреплением авторства.

6.                  Коммуникативные свойства информации

Информационные технологии могут сделать жизнь как более легкой, так и более трудной. Все зависит от отношения к ней. Для того чтобы информация пронизывала организацию и повышала эффективность ее работы, необходимо осуществить ее передачу на те уровни и рабочие места, где она необходима для выполнения работ и осуществления  управленческого воздействия. Для этого информация должна обладать коммуникативными свойствами.

Как управлять информацией, находящейся как внутри организации, так и вне ее? Управленческое воздействие возможно, если информация перемещается в организации по заданной траектории для реализации определенной цели. Это перемещение возможно при обоснованном выборе носителей управленческой информации.

Возможность использования информации как технологической основы менеджмента может быть реализована только в том случае, если есть ее целенаправленное движение в организации. А это возможно, если информация принимается, понимается и воспринимается. Такую интегрирующую роль информации в менеджменте выполняет коммуникация.

7.       Заключение

Информация является технологической основой менеджмента. Менеджер использует информацию в своей деятельности, и в то же время она является продуктом его деятельности в виде управленческих решений и нормативов деятельности.

Значение информации и  коммуникации  на  современном  этапе  постоянно возрастает. Время и технический прогресс диктует свои  правила,  с  которыми необходимо  соглашаться.  Научно-технические   разработки,   постоянные изменения в политической  и экономической обстановке  заставляют  управленцев применять все более и более новые  и  совершенные  приемы  в  своей  работе, связанной с информацией.

Каждый   день   мы   сталкиваемся   с   информационными   потоками   и так  как  лишь  не  многие   делают   это согласованно актуальность изучения данной  проблемы растет день ото дня.

Объемы информации, циркулирующие в обществе, обусловили появление новых технологий работы с ней, а это, в свою очередь, повлекло изменение рабочих мест.

Список используемой литературы:

1. Глухов В.В. Основы менеджмента. М., 1995.

2. Филип Котлер «Основы  маркетинга». М., «Бизнес-книга», 1995г.

3. www.wikipedia.org

Список используемой литературы

3.          www.katastroffi.narod.ru

4.          www.katastrofi.net

5.          www.obj.ru

- 3 -