Виды вторичных документов

Введение

     В середине ХХ века стало заметно увеличение объема информации, значительно выросли документные потоки и массивы. В развитии общества наступил период, который получил название информационный взрыв (кризис). Все чётче проявляются противоречия между ограниченными возможностями человека по восприятию и переработке информации и существующими мощными потоками и массивами различных документов. В данных условиях возрастает значение документов, созданных в результате аналитико-синтетической переработки значительного количества источников информации. Главное назначение таких документов, называемых вторичными,  - производить новое знание на основе переработки имеющейся информации.

     Однако  переработка первичной информации может происходить  различными способами. Вследствие этого полученные документы будут отличаться не только объемом, но и способом представления информации первоисточника. Очевидно, что способ представления материала первичного документа зависит от той функции, которую вторичный документ будет выполнять: в одном случае требуется довольно полная информация о первоисточнике, в другом читателю будет достаточно информации о названии документа и авторском коллективе, работавшем над данным документом. Поэтому в связи с постоянным увеличением количества документальной информации проблема разграничения и дальнейшего изучения видов вторичных документов становится всё более и более актуальной.

     Аналитико-синтетическая  переработка информации может быть связана как со свертыванием (уменьшение физического объема сообщения) информации первоисточника, так и с её развертыванием (увеличение объема сообщения). Виды вторичных документов, связанные со свертыванием информации первоисточника - индексы, рецензия, библиографическая запись, аннотация, реферат, конспект, пересказ, тезисы, перевод, резюме и др., с развертыванием – обзоры.

     Целью настоящего реферата является раскрытие  наиболее существенных признаков каждого  вида вторичной информации. В связи  с этим возникает необходимость  решения ряда задач, таких как  анализ литературы по теме «виды вторичных документов», сравнение различных подходов  к проблеме изучения и разграничения результатов аналитико-синтетической переработки информации, определение наиболее значимых признаков каждого вида вторичных документов. 
 
 

1. Основные виды вторичных документов
1. Индексы

     «Под  индексированием понимают описание содержания документов и запросов с помощью того или иного информационного языка (ИПЯ)» [Блюменау, 2002, с. 34]. ИПЯ— это искусственный язык, он  создается на базе естественного языка.

     В результате индексирования мы получаем поисковый образ документа (ПОД) или, соответственно, поисковый образ запроса (ПОЗ), представленный в виде индекса. На его основе составляется поисковое предписание (ПП).

       Индексы служат для того, чтобы помочь потребителю информации найти нужный текст среди множества других.  Индексированию может подвергаться как целый документ, так и какая-либо его часть. Отличительной особенностью  данного вида вторичных документов является опущение второстепенных предметов или тем, поэтому при поиске не найденными остаются те тексты, для которых предмет или тема информационного запроса является не главной, а второстепенной. [Зупарова, 2008]

     Д.И.Блюменау выделяет 3 основных принципа индексирования — классификационный, предметизационный и библиографического описания.

1. Принцип библиографического описания, в его основе лежит использование элементов библиографического описания документов для того, чтобы их можно было найти по содержательным и (или) формальным признакам в массивах документов.
2. Классификационный принцип, в его основе лежит использование так называемых таблиц классификаций, с помощью которых каждому индексируемому документу присваивается тот или иной индекс классификации (иногда несколько индексов). Данный принцип индексирования обеспечивает возможность организации информационного поиска «от общего к частному», т.е. от целого к части, от рода к виду.
3. Предметизационный принцип, в его основе лежит представление  содержания документа с помощью алфавитного перечня лексических единиц, называемых предметными рубриками. Предметные рубрики, подрубрики  и предметные записи здесь представлены в виде индексов и выражаются через отдельные слова,  словосочетания, аббревиатуры  и сокращения. [Блюменау, 2002]

2. Рецензия

     Рецензия  — это результат рассмотрения научных статей и монографий учёными-специалистами в той же области (отсюда название в некоторых языках — «рассмотрение коллегами», «равными»: англ. peer review, исп. revisión por pares). Цель рецензирования до публикации — удостовериться и в необходимых случаях добиться от автора следования стандартам, принятым в конкретной области или науке в целом. Публикации произведений, не прошедших рецензирования, часто воспринимаются с недоверчивостью профессионалами во многих областях. 

     Рецензирование используется издателями для отбора и оценки представленных рукописей. После публикации рецензирование может быть использовано в качестве рекламы публикации, в этом случае, в отличие от предыдущего, рецензия также публикуется в открытой печати. 

     Обязательному рецензированию подвергаются также  диссертации на соискание учёных степеней, а нередко и дипломные  проекты выпускников высших учебных  заведений. Научно-исследовательскими организациями и вузами, а также  различными финансирующими организациями рецензирование проводится при оценке продуктивности учёных или для принятия решений о выделении средств на исследования, проводимые данными учёными. [Блюменау, 2002] 

3. Библиографическая запись

     «Библиографическая  запись – это элемент библиографической  информации, фиксирующий в документальной форме сведения о документе, позволяющие его идентифицировать, раскрыть его состав и содержание в целях библиографического поиска».  [ГОСТ 7.76-96, с. 10]

     По  мнению Л.Б.Зупаровой, библиографическая запись - самый компактный, лаконичный, легко и быстро обозримый вторичный документ, который является свернутой моделью любого первоисточника. Библиографической записью определяются не только наиболее существенные внешние опознавательные признаки документа, позволяющие потребителю информации  выделить данный документ из множества схожих, но и определить основной предмет содержания документа, его основную тему и проблему, а также язык документа. [Зупарова, 2008]

     Библиографическая запись состоит из заголовка и  библиографического описания. Представляется целесообразным остановиться подробнее на вышеперечисленных составляющих библиографической записи.

     Заголовок располагается перед библиографическим  описанием и предназначен для  упорядочения и поиска библиографических  записей. «Обязательными элементами заголовка являются фамилия и инициалы автора (авторов); название произведения; вид издания; сведения о повторности издания; выходные данные – место издания, наименование издательства, год издания; фактическое количество страниц (с.), листов (л.)». [Румянцева, 2007 № 1, с. 25]

       «Библиографическое описание содержит необходимый и достаточный минимум сведений о документе, которые позволяют идентифицировать его в документальном потоке, т. е. отличить его от других документов». [Блюменау, 2002, с. 62]

  «Различают адресную и сигнальную функции библиографического описания: первая функция обеспечивает нахождение документа в документальном потоке, вторая — информирует о появлении того или иного документа. В последнем случае потребитель решает вопрос о необходимости обращения к документу». [Там же, с. 62] 
 

4. Аннотация и реферат: сравнительная  характеристика

        Реферат и аннотация – это  виды вторичных документов, в  которых сообщаются наиболее  важные сведения о первичных  документах, такие как информация об авторе, предмет изложения и его основные характеристики, отличительные черты первоисточника по сравнению со сходными по проблематике и др.

        « Осуществляя компрессию первоисточников,  аннотация и реферат делают это принципиально различными способами. Если аннотация лишь перечисляет те вопросы, которые освещены в первоисточнике, не раскрывая самого содержания этих вопросов, то реферат не только перечисляет все эти вопросы, но и сообщает существенное содержание каждого из них. Можно сказать, что аннотация лишь сообщает, о чем написан первоисточник, а реферат информирует о том, что написано по каждому из затронутых вопросов. Отсюда следует, что аннотация является лишь указателем для отбора первоисточников и не может их заменить, в то время как реферат вполне может заменить сам первоисточник, так как сообщает все существенное содержание материала». [Маркушевская, 2008, с. 6] 

1. Аннотация

             Аннотация (от лат.annotatio - замечание) – это краткая характеристика содержания документа с точки зрения его назначения, содержания, вида, формы и других особенностей. В аннотации в самом общем виде раскрывается тематика документа без полного раскрытия ее содержания.   Аннотация дает ответ на главный вопрос любого потребителя информации: о чем говорится в первичном источнике информации.

           В аннотации указывают только  самые важные признаки содержания  документа, т.е. те, с помощью  которые можно выявить назначение  документа, его новизну, отличить  его от других, близких к нему  по тематике и целевому назначению.

           При составлении аннотации не следует пересказывать содержание документов (выводы, рекомендации, фактический материал). Нужно свести к минимуму использование сложных оборотов, употребление личных и указательных местоимений. [Маркушевская, 2008]

     Согласно  ГОСТ 7.9-95 «Реферат и аннотация. Общие требования», аннотации выполняют следующие функции:

1. Дают возможность установить основное содержание документа, определить его релевантность и решить, следует ли обращаться к полному тексту документа (поисковая функция);
2. Предоставляют информацию о документе и устраняют необходимость чтения полного текста документа в случае, если документ представляет для читателя второстепенный интерес (коммуникативная функция);
3. Формируют положительное или отрицательное отношение к документу у потребителя информации (оценочная функция).

     Главные критерии языка аннотации - точность и конкретность, в ней не должно быть вводных конструкций и общих  фраз, каждое предложение должно быть максимально информативным; нежелательно повторять сведения, уже имеющиеся в библиографическом описании (название работы, фамилия автора, вид издания, год выпуска). При наличии в названии малоизвестных массовому читателю терминов необходимо их разъяснять.

     С.А.Румянцева  отмечает, что «как форма представления информации аннотация (подборка аннотаций) часто используется в том случае, когда нужно представить краткий обзор литературы, изданной по соответствующей теме за определенный период». [2007 № 1, с. 25] 

2. Реферат

     В соответствии с ГОСТ 7.9-95 «Реферат и  аннотация. Общие требования», реферат (от лат. «refero», что означает «сообщаю»)  представляет собой краткое точное изложение содержания документа, включая его основные фактические сведения и выводы. Реферат  должен дать читателю объективное представление о первичном документе, изложить наиболее существенные моменты его содержания.

     Цель  реферата – дать читателю относительно полное представление о затронутых в первоисточнике вопросах и проблемах  и освободить потребителя информации от чтения самого первоисточника в  том случае, когда документ представляет для читателя второстепенный интерес.

     В реферате не используются рассуждения  и исторические экскурсы. Информация излагается точно, кратко, без искажений  и субъективных оценок. Краткость  достигается во многом за счет использования  терминов, а также применения таблиц, формул, иллюстраций.

     Изложение реферата должно отличаться предельной точностью, что достигается за счет экономной, емкой структуры предложения(отсутствие общих фраз) и правильного употребления терминов. Они помогают с максимальной точностью передать содержание первичных документов. Для краткости можно использовать сокращение терминов, что позволяет достичь значительной экономии места без ущерба для содержания.

     Объем реферата зависит от объема первоисточника и может составлять 1/8 или 10-15 % от объема первичного документа. [Маркушевская, 2008] 

     Многие  исследователи считают, что текст реферата должен быть составлен по следующему плану:

     1) Вводная часть, где говорится  о цели и методике исследования  или разработке. Вводная часть начинается с предметной рубрики, наименования области и раздела знания, к которой относится реферируемый материал. Далее указывается тема реферата, т.е. более узкая предметная отнесенность статьи.

     2) Описательная часть, которая включает  конкретные данные о предмете исследования или разработки, его изучаемых свойствах; временные и пространственные характеристики исследования. Описательная часть начинается с главной мысли первоисточника. Выявление главной мысли источника становится весьма ответственным делом референта и требует от него вдумчивого отношения к реферируемому материалу. Иногда эта главная мысль самим автором даже не формулируется, а лишь подразумевается. Референту необходимо суметь сжато сформулировать эту главную мысль, не внося в нее своих комментариев. Далее содержание реферируемого материала излагается в последовательности первоисточника. Как правило, дается формулировка вопроса, приводится вывод по этому вопросу и необходимая цепь доказательств в их логической последовательности.

     3) Заключительная часть, которая  содержит выводы автора по  реферируемому материалу. Безусловно, выводы автора вытекают из  главной мысли, поэтому выявление  главной мысли помогает понять и выводы автора. Иногда выводы автора отсутствуют, и тогда этот пункт реферата выпадает. [Зупарова, 2008; Маркушевская, 2008] 

5. Обзор

     Обзорная  деятельность – это одна из форм концептографического обслуживания. По определению Д.И.Блюменау, концептографическое обслуживание – это «формулирование и доведение до потребителя ситуативной информации, полученной в результате информационно-логического и концептографического анализа некоторой совокупности сообщения». [2002, с. 89]

     «Многие ученые считают, что написание обзоров — это задача, достойная самых глубоких умов, способных критически проанализировать большие массивы результатов. Научная информация, создаваемая миллионами ученых и специалистов, часто бессистемно разбросана в большом количестве научных документов. Для оптимизации использования этой информации необходима ее конденсация, классификация, систематизация, анализ, оценка. Но ни в одном из различных видов аналитико-синтетической переработки информации все эти операции не осуществляются с такой полнотой и глубиной, как при составлении обзоров. Считается, что в настоящее время э области научно-информационной деятельности существует настоятельная необходимость в выделении обзора как особого научного документа». [Там же, с. 95]

     А.А.Гречихин и И.Г.Здоров  определяют обзор как информационное произведение, создаваемое путем логической переработки документальной информации с целью получения необходимого выводного знания о состоянии, развитии и возможных путях решения проблемы.

     Вопрос  о видах обзоров является дискуссионным. Многие исследователи выделяют такие виды обзоров, как реферативные и библиографические, далее мнения исследователей расходятся. А.А.Гречихин и И.Г.Здоров выделяют, кроме библиографического и реферативного, ещё монографический обзор, а аналитический обзор считают подвидом реферативного обзора, в то время как Д.И.Блюменау выделяет аналитический обзор как самостоятельный вид обзоров. Таким образом, можно сказать, что библиографический и реферативный обзоры являются основными видами обзоров, а монографический и аналитический – дискуссионными, поэтому представляется целесообразным подробнее остановиться на видах обзоров.

     «Библиографический обзор содержит сводную характеристику изданий и документов, выполненную на основе документографического анализа». [Блюменау, 2002, с. 97] Такой обзор «представляет выводное знание в виде документальных источников информации…и создается с целью ориентировать потребителя в документальных потоках». [Гречихин, 1988, с. 193] Библиографические обзоры в свою очередь подразделяются на обзоры новых поступлений, или статистические обзоры (материалов, вышедших в свет за последний период — месяц, квартал, год); критические обзоры и рекомендательные обзоры.

     Реферативный обзор – это обзор, цель которого -  ориентация потребителей информации «…не в документальных, а информационных потоках, т. е. в совокупности фактов и концепций независимо от того, из каких документов они извлечены». [Блюменау, 2002, с. 97] Д.И.Блюменау также отмечает, что «…безусловным требованием к реферативным обзорам является необходимая полнота и объективность изложения фактов и концепций, отраженных в литературе». [Там же, с. 98]

     В монографическом обзоре выводное знание представлено в виде самой концепции или теории. А.А.Гречихин и И.Г.Здоров считают монографический обзор делом будущего, он будет составляться при помощи ЭВМ.

     Аналитический обзор – это обзор, который  не только позволяет специалистам ориентироваться в информационных потоках по какому-либо направлению (проблеме), но и дает оценку состояния проблемы, поэтому он «…является результатом не только фактографического анализа первичных документов, но также концептографического анализа изложенных в них положений — фактов и концепций, т. е. результатом как информативного свертывания, так и развертывания информации». [Блюменау, 2002, с. 98]

     Д.И.Блюменау выделяет следующие подвиды аналитических  обзоров:

     а) обзоры-обоснования, в которых дается оценка состояния вопроса с обоснованием необходимости решения данной проблемы, а также с набором и оценкой альтернативных путей и методов решения.

     б) итоговые обзоры, в которых дается оценка состояния вопроса с 
характеристикой достигнутого уровня, а также нерешенных проблем.

     в) прогностические обзоры, в которых дается оценка состояния и определяются перспективные пути развития научно-технического направления. [Там же] 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

2. Дискуссионные виды вторичных документов

2.1.Конспект

     «Под  конспектированием понимают разновидность фактографического свертывания, основанную на мыслительной переработке и письменной фиксации читаемого или аудируемого (т.е. прослушиваемого) текста». [Блюменау, 2002, с. 80] Результатом такого фактографического свертывания является конспект. Конспект – один из дискуссионных видов вторичных документов, поскольку некоторые исследователи не выделяют конспектирование в качестве самостоятельного вида аналитико-синтетической переработки информации. Например, Д.И.Блюменау считает конспектирование разновидностью реферирования.       Из определения понятия «конспектирование» следует, что конспектирование бывает двух видов: конспектирование письменных текстов и устных сообщений. Последняя разновидность конспектирования сложнее первой ввиду ограниченности времени, в течение которого ведется запись. Но, каким бы ни был конспект, дословная запись текста или сообщения недопустима.

     Д.И.Блюменау приводит следующие требования, предъявляемые  к конспекту:

     «1. Конспект относится обычно к одному-двум разделам науки (предметным областям), поэтому в него можно внести элементы записи, специфичные для этих наук.

     2. Конспект (в его традиционной форме) пишется от руки, поэтому в нем можно использовать такие приемы записи, которые нельзя выполнить ни на наборной полиграфической машине, ни на компьютере.

     3. Поскольку конспект ведется обычно в условиях дефицита времени, способ записи должен обеспечивать высокую скорость конспектирования.

     4. Конспект впоследствии необходимо легко читать, поэтому нужны формы записи, ориентированные на быстрое чтение.

     5. Конспект должен облегчать запоминание текста, т. е. приемы записи должны способствовать запоминанию.

      6. Конспект — это документ «для себя», а не для произвольного читателя, поэтому в нем можно использовать формы записи, понятные только автору конспекта.

     7.По конспекту не требуется однозначного восстановления исходного текста, поскольку конспект — это запись смысла, а не запись текста». [Блюменау, 2002, с. 80] 

     2.2. Пересказ

       Пересказ – это краткое изложение текста (устное или письменное) с целью передачи его основной информации. Пересказ индивидуален, так как содержит личностную оценку как объекта описания, а также творческие манеры оригинала. Для пересказа характерно наличие обобщения читателя на основе его жизненного опыта. Пересказ не регламентируется жесткими параметрами в отношении объёма и формы изложения материала. Сходство между пересказом и рефератом заключается в смысловой редукции содержания. Различие состоит в том, что в реферативном изложении главное – это сам фактологический материал, а в пересказе главное – оценка и интерпретация фактов. 

     2.3. Тезисы

     Тезисы (греч. «teso», что означает «утверждаю») – это сжатое изложение основных мыслей прочитанного произведения. Их особенность – утвердительный характер. В тезисах сосредотачивается наиболее важная информация из текста, выводы и обобщения. В них обычно не бывает доказательств, иллюстраций или пояснений. Тезисы не повторяют дословно текст, но они близки к нему. При записи текста в виде тезисов можно воспроизводить некоторые выражения автора, в которых отражается ход его мыслей (в том случае, если они помогают понять содержание произведения).

       Тезисы создаются после предварительного  ознакомления с текстом или  при   повторном чтении. При  этом текст разбивают на несколько  фрагментов, после чего создают  план. В каждом фрагменте выделяется  главное, уясняется суть и формулируется тезис. Каждый тезис «вытекает» из другого, и в окончательном варианте тезисы могут иметь нумерацию. Часть тезисов может быть записана в виде цитат (Данный метод применяют для сравнения разных точек зрения). [Пронина, 2005] 

     2.4. Резюме

     Резюме (от франц. «rezumer» – излагать вкратце) – это сжатое изложение основных положений, выводов какого-либо научного произведения или доклада.

     Данный  вид записи используется при анализе  именно выводной части, содержащейся в  документе. Кроме того, в различных работах создается резюмирующая часть, подводящая итоги исследования, поэтому знания и умения создания резюме необходимы каждому студенту. С резюме можно столкнуться в научных журналах, где оно выделяется специально и может приводиться на двух языках: на русском и английском. [Пронина, 2005]

Заключение

     Вопрос  о разграничении видов вторичных  документов был и остается дискуссионным. На сегодняшний день не существует единого принципа разграничения  результатов аналитико-синтетической  переработки информации, мнения исследователей зачастую не сходятся не только в определении критериев различия видов вторичных документов, но и в определении самих этих видов, выполняемых ими функций и требований, предъявляемых к видам вторичной информации.

     В результате проведенного исследования была проанализирована литература по теме «виды вторичных документов», в результате чего было произведено сравнение различных подходов к разграничению результатов аналитико-синтетической переработки информации. В результате можно сделать вывод, что мнения исследователей сходятся в определении таких видов вторичных документов, как индексы, рецензия, библиографическая запись, аннотация и реферат.

     Однако  в определении других видов вторичных  документов мнения исследователей расходятся. Например, Д.И.Блюменау считает конспект разновидностью реферата, в то время как Л.Б.Зупарова выделяет конспектирование в качестве одного из видов аналитико-синтетической переработки информации, и, следовательно, конспект, по её мнению, является самостоятельным видом вторичных документов.

     Следует отметить, что по поводу основных видов  вторичных документов, выделяемых большинством ученых, мнения исследователей также  не всегда совпадают. Речь идет об определении  разновидностей того или иного вида вторичных документов. Так, например, Д.И.Блюменау выделяет аналитический обзор в качестве одного из видов обзоров, в то время как А.А.Гречихин и И.Г.Здоров считают аналитический обзор подвидом реферативного обзора.

     В заключение можно сделать вывод  о том, что в результате проведенного исследования его цель достигнута: раскрыты наиболее существенные признаки каждого вида вторичных документов, сопоставлены различные подходы к их изучению.