Внешнее окружение организации

Содержание:

Введение 3

Теоретическая часть 6

Деловое окружение организации 7

Фоновое окружение организации 10

Типы организации в зависимости от окружения 16

Практическая часть 19 
Введение

     Один  из основных “инструментов” менеджмента - системный подход - предписывает истоки проблем, возникающих в работе организации, искать в первую очередь за ее пределами, во внешней среде. И действительно, многие “внутренние” проблемы наших предприятий вызываются “внешними” причинами - несовершенством законодательства, противоречивостью макроэкономических процессов, ненадежностью партнеров, недоверчивостью клиентов, агрессивностью конкурентов. Значимость внешней среды для предприятия невозможно переоценить. Именно она “заставляет” искать свою “нишу” в рыночном пространстве, определяет стратегию и тактику, внутреннюю структуру предприятия, направления его развития.

     Внешняя среда организации — это совокупность внешних факторов, с которыми последняя взаимодействует, или которые она должна учитывать в своей деятельности. Организация взаимодействует со средой, чтобы получать ресурсы в обмен на продукты своей деятельности и удалять отходы. Внешняя среда признается большинством современных теорий управления главной характеристикой организации.

     Внешняя среда характеризуется подвижностью, определяемой взаимосвязью отдельных  факторов: неопределенностью, сложностью, иерархичностью, темпами изменений (медленнее, в соответствии или быстрее реакции фирмы), степенью привычности событий (привычные; в пределах экстраполяции опыта; неожиданные, но имеющие аналоги в прошлом; неожиданные и совершенно новые), предсказуемостью (по аналогии с прошлым; путем экстраполяции; частичная предсказуемость; полная непредсказуемость). На различные элементы организации эти факторы оказывают неодинаковое влияние.

     Это придает деятельности организации, особенно в перспективе, элемент  неопределенности. В то же время, неопределенность во многом зависит и от внутренних моментов, среди которых можно выделить непредсказуемость поведения персонала и менеджеров.

     Внешняя среда организации по-другому называется ее окружением.

     Не  существует  ни одной  организации, которая не имела бы внешнего окружения и не находилась бы с ним в состоянии постоянного взаимодействия. Любая организация нуждается в регулярном получении из внешней среды исходных продуктов для обеспечения своей жизнедеятельности. При этом каждая организация должна отдавать что-то во внешнюю среду в качестве компенсации за ее существование. Как только рвутся связи с внешней средой, организация погибает. В последнее время в связи с усилением и усложнением конкуренции, а также резким ускорением процессов изменения окружающей среды организации в большей мере вынуждены уделять внимание вопросам взаимодействия с внешней средой, все в большей мере развивать способности адаптации к ее изменениям. Ключевую роль в выработке и проведении политики взаимодействия организации с окружающей средой играет менеджмент, особенно его верхний уровень. Долгосрочная стратегия взаимодействия организации  с внешней средой становится основой построения всех процессов управления. Менеджмент уже не занимается только внутренними вопросами организации. В равной, а может быть, и в большой мере он направлен за ее пределы. Стратегическое управление, решающее задачи эффективного взаимодействия с окружающей средой, выдвигается на первый план в комплексе процессов управления организацией.

     Целью моей работы является - изучить вопрос взаимосвязи менеджмента внешнего окружения организации.

     Задачи:

В теоретической  части:

- раскрыть  значение внешней среды делового  окружения организации

- раскрыть  значение внешней среды фонового  окружения организации

- выявить  ориентации организации в зависимости от окружения 

В практической части отразить вопросы в рамках рассматриваемой темы:

- представить структурно-функциональную схему организации (по специализации или месту работы студента);

- определить  роль элементов управленческих  цепей организации;

- определить   взаимодействие  элементов управленческих цепей организации;

- выработать   предложения  по  повышению эффективности управления рассматриваемой организации.  
 

Теоретическая часть

     Внешнее окружение организации можно  представить в виде двух сфер.

     Первая  сфера – это так называемое непосредственное деловое окружение организации, которое создают покупатели, поставщики, конкуренты, деловые партнеры, а также регулирующие службы и такие организации, как административные органы, деловые объединения и ассоциации, профсоюзы и т.п. Эти субъекты окружения непосредственно связаны или непосредственно воздействуют на деятельность конкретной организации. При этом важно подчеркнуть, что и организация в свою очередь может непосредственно влиять на них.

     Вторая сфера – это общее внешнее (фоновое) окружение организации, которое формируется под влиянием политических, правовых, социально-культурных, экономических, технологических, национальных и международных процессов, а также процессов природопользования. Данное внешнее окружение отражает состояние общества, его экономики, природной среды и не связано непосредственно с конкретной организацией. Общее внешнее окружение является более или менее одинаковым для подавляющего большинства организаций.

     На  фоновую среду непосредственное воздействие фирма оказывать не может. К фоновому окружению организация может только приспосабливаться, но целенаправленно влиять на него она не в состоянии, и всегда должна быть готова к ее влиянию. Политика государства, состояние рынка и многие другие обстоятельства подавляющему большинству организаций неподвластны — их приходится «принимать к сведению» и либо подчиняться, либо «уходить» от их воздействия, либо пытаться теми или иными способами нейтрализовать последствия.

     Большое внимание в рыночной экономике должно уделяться оценке внешней среды. Среда - совокупность всех объектов, изменение свойств которых влияет на систему.

Деловое окружение организации

     Внешнюю среду делового окружения так же называют внешней средой прямого воздействия. И вот факторы, на которые организация может оказывать непосредственное  влияние.

     Поставщики  ресурсов

     С поставщиками, так или иначе, приходится иметь дело всем организациям. Со многими  из них нередко складываются длительные устойчивые взаимоотношения. Без поставщиков организация не может приобретать материалы, капитал, трудовые ресурсы. Например, если организация производит энергоемкую продукцию, она будет очень зависеть от поставщиков этого вида ресурсов. При этом его руководство не сможет не учитывать, что в условиях России основную долю электрической энергии производят предприятия, входящие в РАО ЕС России, являющееся естественным монополистом.

     Для того чтобы организация успешно  функционировала, она должна быть хорошо оснащена всем необходимым. В противном случае появятся сбои в ее работе, способные подорвать позиции во взаимодействии с конкурентами.

     Для того чтобы сбоев не было, принято делать запасы. Однако они являются делом дорогостоящим, поскольку требуют отвлечения значительных денежных ресурсов. Более того, на складах может иметь место физическая порча запасенного, его моральное старение, запасы также требуют производственных площадей, охраны.

     Чтобы запасы не связывали деньги организации, в Японии создали метод сведения их до минимума. Согласно нему, все необходимое для следующего этапа производственного процесса должно поставляться строго по графику. Такая организация деятельности требует высокой культуры, однако, она не означает полного отказа от запасов. Они все равно необходимы. Например, в случае забастовок, стихийных бедствий и других нештатных ситуаций. Но это уже будут запасы в ограниченных пределах.

     Условием  успешной деятельности организации  является наличие поставщиков капитала. Их еще принято называть инвесторами. В их число входят банки, государственные учреждения, акционеры и частные лица. Они могут быть отечественными и иностранными.

     Важной  задачей любого руководителя является привлечение инвесторов. Решение  этой задачи невозможно' без достаточно высокой репутации организации. Однако и репутации может оказаться недостаточно, если окружающая предприятие внешняя среда будет крайне нестабильной, а в обозримом будущем нет перспектив для ее изменений в положительном направлении.

     Особо важное значение для любой организации представляет обеспечение трудовыми ресурсами.

     Организации необходимы не просто люди, а специалисты, способные эффективно решать поставленные перед ними сложные задачи. Таких специалистов практически всегда не хватает, и не только в России. При . этом речь идет не просто об обладателях различного рода дипломов, а о привлечении в организации талантливых руководителей, способных эффективно использовать сложные технологии, новейшие виды техники, капитал и другие ресурсы.

     Важную  роль в поставке кадров в организации играют профсоюзы. Поскольку они представляют интересы значительной части трудящихся, они обеспечивают им достойные условия труда и такую же оплату.  

     Законодательство  и государственные  органы

     Законодательство  относится к факторам внешней среды прямого действия. Его значение для деятельности организации невозможно переоценить. В этом можно убедиться уже в период возникновения организации.

     Каждая  организация имеет свой правовой статус, и ее деятельность регулируется законодательством применительно к его конкретной форме.

     Важно учитывать, что законодательство подвижно. Одни законы могут отменяться, другие - вводиться, в третьи могут вноситься уточнения и дополнения. Все эти и другие изменения непосредственно или избирательно могут оказывать воздействие на организации.

     Наряду  с соблюдением законов, организации должны уметь выполнять требования государственных органов в той части, в которой последние обладают полномочиями. Для этого важно знать сферу или границы таковых. Особенно много проблем в связи с этим может возникнуть у организаций с налоговыми органами таможенной службой, лицензионными и другими государственными учреждениями.

     Потребители

     Важным  фактором внешней среды организации  прямого действия является взаимодействие с потребителями. Работа на потребителя, в Конечном счете, представляет собой главную цель деятельности организации. Ради этого они должны поддерживать конкурентоспособность, постоянно обновлять и совершенствовать свою деятельность.

     Организациям, выражаясь термином советских времен, приходится вести борьбу за потребителя. Эта борьба, прежде всего, требует выработки умения идентифицировать потребности. Оно предусматривает не просто умение выявлять, знать, постоянно изучать потребности, но, прежде всего, научиться находить неудовлетворенные, а также те, удовлетворение которых находится на недостаточном уровне.

     Организации, недооценивающие роль потребителей и потребностей, всегда за это платят дорого.

     От  степени удовлетворения потребностей организации зависят ее взаимоотношения с поставщиками, но ни в коем случае не наоборот.

     Организация должно хорошо знать своих потребителей, ценить их, по возможности расширять их круг. Ее будущее напрямую связано с потребителями.

     Потребители представляют собой наиболее изменчивый фактор внешней среды. Достаточно, например, принять во внимание, что масса потребителей никогда не бывает однородна.

     В процессе работы с потребителями организации не обойтись без Изучения происходящих в обществе изменений, Они нередко отражаются на величине кошельков потребителей, на их предпочтениях в удовлетворении потребностей.  

     Конкуренция

     Следующим фактором внешней среды, оказывающим прямое воздействие на организацию, является конкуренция.

     Обычно организациям приходится вести конкуренцию не в одной, а нескольких областях. Борьба за потребителя при этом, безусловно, является главным направлением конкуренции. Однако конкуренты могут соперничать в борьбе за привлечение лучших специалистов на свои предприятия, за выгодных поставщиков, за инвестиции, за преимущества в освоении научно-технических новшеств, за обладание информацией.

     Там, где нет конкурентной борьбы или  она недостаточна, проявляет себя монополизм, превращающийс,я тав:же в фактор внешней среды, с которым организации не могут не считаться.

Фоновое окружение организации

     Наряду  с факторами внешней среды  прямого воздействия существуют факторы косвенного, или опосредованного, воздействия. Это вовсе не означает, что они не оказывают существенного влияния на деятельность организации. Действие такого рода факторов для организации может быть даже разрушительным или, напротив, стимулирующим.

     Особенностью  факторов внешней среды косвенного воздействия является то, что такого рода факторы проявляют свое влияние не всегда заметно. Оно может быть не замечено сразу.

     Ту  часть внешней среды организации, в которой происходит косвенное  воздействие таких факторов, принято  считать более сложной, чем ту, где проявляют себя факторы прямого действия. Вот почему в небольших организациях может не оказаться специалистов для получения и анализа информации о таких факторах, и, возможно, придется при бегать к помощи консалтинговых служб, экспертов, аналитиков, в них трудящихся. Итак, рассмотрим эти факторы подробнее.  

     Технология

     В число факторов внешней, среды косвенного воздействия принято включать технологию. Это понятие часто не имеет при употреблении достаточно точного, исчерпывающего определения. Вместе с тем с ним связывают представления об уровне развития организации применительно к конкретным условиям времени и места. Понятие «технология» помогает в динамике отразить восприимчивость организации к научно-техническим новшествам.

     Обновление  существующих и внедрение принципиально новых технологий оказывает сильное воздействие на эффективность организаций во всем мире. Оно выражается, например, в методах сбора, хранения, обработки и передачи информации, в продолжительности жизни производимых на рынок продуктов, скорости их морального старения, в появлении новых услуг и продуктов.

     Изменения в технологиях в последние  десятилетия ХХ столетия происходили весьма быстро. Производство год от года потребляет все больше научно-технических новшеств, и поток их, по мнению ученых, и далее будет нарастать.

     Что это значит для менеджеров? Это значит, прежде всего, то, что успешность их деятельности и деятельности организации в целом, в которой они трудятся, во все большей степени будет зависеть от умения быстро внедрять и использовать технологические новшества. Это касается, прежде всего, организаций, функционирующих в наукоемких сферах производства. Освоение научно-технических новшеств быстрее, чем эта сделают конкуренты, превратилась для них в условие конкурентоспособности. У них подчас нет другого выбора, как быть на уровне современных технологических требований.

     К происходящим в производстве технологическим изменениям организации приспосабливаются путем перестройки организационных структур управления. Рост неустойчивости внешней среды организаций, «обострение конкурентной борьбы, сокращение сфер влияния капитала привели, в частности, к кризису классической организационной структуры монополии, сложившейся в послевоенные десятилетия.

     Технологии, как фактор косвенного воздействия на деятельность организаций, таким образам, проявляют себя в разных сторонах деятельности работников управления. Даже если организация функционирует не в сфере наукоемких технологий, с таким фактором нельзя не считаться. Он может проявлять себя в самой технологии управленческой деятельности, в способах взаимодействия с партнерами, в управлении персоналам организации, в принятии важных управленческих решений и в другом.  

     Состояние экономики 

     К фактором внешней среды косвенного воздействия относится состояние экономки. Данный фактор имеет две составляющие. С однай стороны, важна учитывать состояние экономики страны расположения организации. С другой - необходима учитывать, что на деятельность последней может оказывать непосредственное влияние состояние мировой экономики. Обе составляющие связаны между собой, взаимообусловливают друг друга.

     На  деятельность многих организаций оказывают  существенное влияние изменения, непрерывна происходящие в финансовой системе страны. Они, как правила, бывают вызваны проведением определенной фискальной и (или) денежно-кредитной политики со стороны правительства, Центрального банка. В результате, как известно, изменяется количества денег, находящихся в обращении в стране, а вслед за этими изменениями происходят изменения налоговых ставок, банковских процентов, могут происходить другие изменения, включая, например, изменения в платежеспособном спросе со стороны других организаций и населения, в уровне инфляции.

     На  деятельность организаций оказывают влияние также изменения в курсах валют па отношению к национальной.

     В современном мире состояние экономики  каждой отдельно взятой страны во многом зависит от состояния мировой экономики в целом. Мировая экономика в наше время представляет собой единый механизм, сходный с системой сообщающихся сосудов. Экономику каждой страны в ней можно сравнить с отдельным жизненно важным органом, незаменимым, с которым так или иначе связано состоянии всего организма.  

     Социокультурные факторы

     Любая организация подвергается воздействию  факторов социокультурного характера. Их принято относить к факторам внешней среды, оказывающим косвенное воздействие на организацию, Это вовсе не означает, что их влияние менее существенно, чем любых других факторов, Степень влияния связана с особенностями ситуаций, в которых себя проявляют такие факторы.

     Под термином «социокультурные факторы» обычно подразумеваются характерные для проживающего в зоне деятельности организации населения жизненные ценности, традиции, стереотипы поведения людей, обычаи и т, д. При этом речь идет о населении, потребности которого удовлетворяет организация.

     Чтобы организация могла учитывать влияние таких факторов в своей деятельности, она должна хорошо изучить особенности окружающего его общества.

     Принято считать, что социокультурные факторы  имеют широкий диапазон действия, поскольку могут влиять не только непосредственно на параметры, качество и другие характеристики производимого продукта, но и на поведение персонала, способы ведения дел в организациях. Они во многом определяют стиль поведения сотрудников,

     Чтобы учитывать социокультурные факторы  в своей деятельности, сотрудники организации должны представлять себе социальную структуру общества. Им, например, важно знать характер расслоения общества, в зависимости от размеров получаемых доходов, притом не только в среднем по стране, но и с учетом особенностей того региона, города или поселка, в котором функционирует организация, с учетом пространства рынка, на котором сбывается ее продукция.  

     Политические  факторы

     Важную  роль в деятельности организаций играют политические факторы. Их так же, как и вышеприведенные, относят к факторам косвенного действия. Обычно они очень тесно связаны с социокультурными. Совокупность тех и других, вместе взятых, во многом определяет обстановку, в которой приходится функционировать организации и принимать управленческие решения. Эта обстановка может быть благожелательной или не очень, а то и вовсе крайне негативной.

     Политические  и социально-культурные факторы внешней среды организации, обычно порождают круг проблем, которые относят к общественным проблемам организации.

     Общественные  проблемы организаций имеют место во всем мире.

     Важную  роль в деятельности организаций  играют и такие политические факторы, как практические действия административных органов, законодательных, судебной системы. Особенно их характер важно учитывать в областях, защищающих права и свободы граждан, бизнес, частную собственность.

     Учет  политических факторов в деятельности организации подчас требует ясных представлений о структуре или соотношении интересов в обществе. Те или иные действия руководства организаций всегда связаны с интересами тех или иных групп людей. Действия менеджеров могут идти в унисон с ними, совпадать или вступать в противоречие или даже столкновение. Вот почему не все решения в организациях легко проводить в жизнь.  

     Взаимодействие  с населением

     Общности  людей, проживающих на конкретной территории, также способны оказывать весьма сильное влияние на организации, там расположенные.

     Люди  нередко по-разному относятся к одним и тем же явлениям. Например, на одних территориях, в силу действия ряда причин, жители могут приветствовать появление новых коммерческих организаций. В других случаях, напротив, им противодействовать.

Типы организации  в зависимости  от окружения

     Управляя  процессами взаимодействия организации  с окружающей средой, менеджмент сталкивается с рядом серьезных проблем, порождаемых  неопределенностью в состоянии  окружающей среды. В связи с этим одной из сложнейших задач, стоящих  перед менеджментом,  является снижение неопределенности положения организации в окружении. Это достигается путем развития ее адаптивности (способности приспосабливаться) к внешней среде и установления широких связей с окружением, позволяющих организации органично вписываться в окружающую среду.

     В зависимости от того, насколько организация  адаптивна к изменениям в окружающей среде, выделяют два типа управления организацией: механический и органический.

     Механистический подход

       Применение термина "механистический" к организации используется для того, чтобы показать, что система спроектирована наподобие машинного механизма. Этот подход к проектированию организации характеризуется использованием формальных правил и процедур, централизованным принятием решений, узко определенной ответственностью в работе и жесткой иерархией власти в организации. С такими характеристиками организация может действовать эффективно в условиях, когда используется рутинная технология (низкая неопределенность того, когда, где и как выполнять работу) и имеется несложное и нединамичное внешнее отражение. Так, даже современное автомобильное производство может быть эффективным в рамках механистической структуры.

     Механическому типу управления организацией присущ следующий набор характеристик:

     -консервативная, негибкая структура организации;

     -четко  определенные, стандартизированные  и устойчивые задачи;

     -сопротивление  изменениям;

     -власть  проистекает из иерархических уровней в организации и  из

     позиции  в организации;

     -иерархическая  система контроля;

     -командный  тип коммуникации, идущий сверху вниз;

     -содержанием  коммуникаций преимущественно являются

     распоряжения, инструкции и принятые руководством решения. 

     Другой  подход к определению организации  в рамках рассмотрения

взаимоотношений фирмы с внешней средой –  органический подход.

      Термин "органический" как бы придает  организации качества живого организма, свободного от недостатков механистической структуры. Этот подход к проектированию организации характеризуется слабым или умеренным использованием формальных правил и процедур, децентрализацией и участием работников в принятии решений, широко определяемой ответственностью в работе, гибкостью структуры власти и небольшим количеством уровней иерархии. Этот подход демонстрирует эффективность в условиях, когда используется нерутинная технология (высокая неопределенность того, где, когда и как выполнять работу) и имеется сложное и динамичное внешнее окружение. Наглядный пример – производство электронной техники, где технология производства меняется чуть ли не каждую неделю. Преимущества органического подхода – лучшее, чем при механическом подходе, взаимодействие с организационным окружением, более быстрая адаптация к изменениям (гибкость). Суть органического подхода – в полной противоположности идеальной бюрократии. Если механистический подход жестко регламентирует все аспекты деятельности организации, то описание работы при органическом подходе может состоять всего из одной фразы: "Делайте то, что считаете нужным, чтобы выполнить работу" или "Вы эксперт в этом деле, Вам и решать". Необходимо помнить, что в управлении, как и в любой другой сфере социальной активности человека, не существует априорного понятия "хорошей" или "плохой" системы. Есть лишь выбор, соответствующий имеющимся условиям, и выбор, им не соответствующий.