Внешняя и внутренняя среда. 2

Введение

      Объектом управления в менеджменте является организация. Она служит причиной,  обуславливающей существование самого менеджмента.

      Под организацией понимается группа лиц, взаимодействующих друг с другом ради достижения стоящих перед ними целей с помощью материальных, правовых, экономических и иных условий.

      Успешная хозяйственная деятельность организации требует управления, которое постоянно направлено на поиск и формирование новых возможностей, представляемых внешней средой и формируемых самой организацией, предполагает умение привлекать и использовать для решения поставленных задач ресурсы самых разнообразных источников, добиваться получения максимально возможного результата при минимальных затратах.

      Любая организация находится и функционирует в среде. Каждое действие всех без исключения организаций возможно только в том случае, если среда допускает его осуществление.

      Внутренняя среда организации – та часть общей среды, которая находится в пределах организации. Она оказывает постоянное и самое непосредственное воздействие на функционирование организации. Изучение внутренней среды направлено на уяснение того, какими сильными и слабыми сторонами обладает организация. Сильные стороны служат базой, на которую организация опирается в конкурентной борьбе и которую она должна стремиться расширять и укреплять. Слабые стороны — это предмет пристального внимания со стороны руководства, которое должно делать все возможное, чтобы избавиться от них.

       Изучение внутренней среды предприятия дает руководству возможность оценить внутренние ресурсы и возможности предприятия. Выявляя сильные и слабые стороны организации, руководство имеет возможность расширять и укреплять конкурентные преимущества и, соответственно,  предупредить возникновение возможных проблем.   

         Внешняя среда является источником, питающим организацию ресурсами, необходимыми для поддержания ее внутреннего потенциала на должном уровне. Организация находится в состоянии постоянного обмена с внешней средой, обеспечивая тем самым себе возможность выживания. Но ресурсы внешней среды небезграничны. И на них претендуют многие другие организации, находящиеся в этой же среде. Поэтому всегда существует возможность того, что организация не сможет получить нужные ресурсы из внешней среды.

        Это может ослабить ее потенциал и привести ко многим негативным для организации последствиям.

       Актуальность темы вполне  очевидна и имеет большое практическое значение на современном этапе развития  предприятий, поскольку анализ  внешней и внутренней среды предприятия позволяет решить широкий круг производственных задач:  выполнение планов,  обеспечение нормального функционирования подразделений предприятия, выработка наиболее эффективной современной системы работы с клиентами и обслуживания клиентов, увеличение объемов производства востребованной рентабельной продукции, а также повышает уровень мотивации сотрудников,  определяя направления их развития и стимулируя  потребность в обучении  и повышения квалификации.

• Целью данной курсовой работы является: изучение теоретической базы для проведения изучения внешней и внутренней среды предприятия, определение ключевых компонентов обоих сред и предоставление методик для их изучения.

        В соответствии с поставленной целью в данной курсовой работе предприняты попытки решения следующих задач:

1.         Рассмотреть поэтапно понятие  внешней и внутренней среды  предприятия.

2. Изучить связь элементов внутренней и внешней среды предприятия.

3. Провести анализ внутренней и внешней среды на примере ИП «ЗИМА».

4. Выявить основные сильные и слабые стороны ИП «ЗИМА».

5. Предоставить перспективы развития по каждой сильной стороне, а по каждой слабой предоставить мероприятия по их устранению.

        Объектом исследования данной работы является организация ИП «ЗИМА».

       Предмет исследования – анализ внутренней и внешней среды исследуемого предприятия и выявление сильных и устранение слабых сторон ИП «ЗИМА». 
 
 
 
 

Глава 1. Теоретические  основы построения внутренней и внешней среды  организации

1.1 Понятие  внутренней среды организации и ее элементы 

       Внутренняя среда организации – это та часть общей среды, которая находится в пределах организации. Она оказывает постоянное и самое непосредственное воздействие на функционирование организации. Внутренняя среда имеет несколько срезов, состояние которых в совокупности определяет тот потенциал и те возможности, которыми располагает организация. Изучение внутренней среды направлено на уяснение того, какими сильными и слабыми сторонами обладает организация. Сильные стороны служат базой, на которую организация опирается в конкурентной борьбе и которую она должна стремиться расширять и укреплять. Слабые стороны — это предмет пристального внимания со стороны руководства, которое должно делать все возможное, чтобы избавиться от них. Анализ внутренней среды организации обычно проводится для сравнения положения компании с положением ближайших конкурентов.

       Чтобы провести анализ внутренней среды, необходимо охарактеризовать основные составляющие организации, такие как цель, задачи, структура, люди, технологии. Необходимо попытаться выделить взаимосвязанность всех элементов организации.

ЦЕЛЬ

       Организация, по определению, это, по крайней мере, 2 человека с осознанными общими целями. Организацию можно рассматривать как средство достижения целей, которое позволяет людям выполнить коллективно то, чего они не могли бы выполнить индивидуально. Цели есть конкретные конечные состояния или желаемый результат, которого стремится добиться группа, работая вместе. НА наш взгляд правильная формулирование и постановка целей и задач определяют успех.

       Основной целью работы большинства организаций является получение прибыли. Прибыль это ключевой показатель организации. Принятый в 1995 г. Гражданский кодекс России (ст. 50 ч. I) зафиксировал, что основной целью коммерческих организаций является извлечение прибыли. Выделяют три основных типа ориентации организации на прибыль:

•Ее максимизацию.

• Получение «удовлетворительной» прибыли, т.е. суть, состоит в том, что при планировании прибыли она считается «удовлетворительной», если будет учитываться степень риска.

• Минимизацию прибыли. Этот вариант обозначает максимизацию минимума ожидаемых доходов наряду с минимизацией максимума потерь.

      Но не у всех организаций получение прибыли является главной целью. Это касается некоммерческих организаций, например, благотворительных фондов. Однако, для получения прибыли крупная организация определяет цели в различных направлениях: разработка новой продукции, качество услуг, подготовка кадров, определение рынка сбыта и т.д.

      Для достижения конечной цели организации различные цели ставятся в ее подразделениях. Они координируются менеджерами в рамках общей цели.

      Например, целью финансового подразделения может быть уменьшение кредитных потерь до 1% от суммы продаж. Цели подразделений в различных организациях, которые имеют сходную деятельность, будут ближе между собой, чем цели подразделений в одной организации, занимающихся различными видами деятельности. Нужно не забывать, что цели подразделений должны составить конкретный вклад в цели организации как целого, а не вступать в противоречие с целями других подразделений.

ЗАДАЧИ

      Задача – это предписанная работа, серия работ или часть работы, которая должна быть выполнена заранее установленным способом в заранее оговоренные сроки. С технической точки зрения задачи предписываются не работнику, а его должности. На основе решения руководства о структуре каждая должность включает ряд задач, которые рассматриваются как необходимый вклад в достижение целей организации. По нашему мнению, если задача выполнится таким способом и в такие сроки, как это предписано, организация будет действовать успешно.

      Задачи организации традиционно делятся на три категории. Это работа с людьми, предметами, информацией .Например, на заводе по производству игрушек работа людей состоит из работы с предметами, в то же время задача мастера состоит из работы с людьми, а работа бухгалтера в основном связана с информацией.

      Два важных момента в работе – это частота повторения данной задачи и время, необходимое для ее выполнения. Изменения в характере и содержании задач тесно связаны с эволюцией специализации. Как показал в своем знаменитом примере о производстве булавок Адам Смит, специалист может существенно увеличить производительность труда.

СТРУКТУРА

      Структура организации отражает сложившееся в организации выделение отдельных подразделений, связи между этими подразделениями и объединение подразделений в единое целое.

      Структура организации – это логические взаимоотношения уровней управления и функциональных областей, построенные в такой форме, которая позволяет наиболее эффективно достигать целей организации.

      Любая организация имеет разделение труда, но не просто случайное распределение работы между всем персоналом организации, а специализированное разделение труда. Оно означает закрепление конкретной работы за тем человеком, который лучше всех в организации сможет ее выполнить, то есть за специалистом. Примером может служить разделение управленческих функций между специалистами по финансам, производству, сбыту и т.д.

      Сфера контроля включает в себя совокупность лиц, подчиненных конкретному руководителю. В зависимости от количества этих лиц, различают широкую и узкую сферы контроля. При широкой сфере контроля организация имеет плоскую структуру управления, а при узкой - многоуровневую структуру.

       Не существует идеальной сферы контроля. Многие переменные внутри организации и снаружи могут влиять на нее. Кроме того, ни сфера контроля, ни «высота» структуры не показатель величины самой организации.

       Формулирование и сообщение целей организации в целом и каждого ее подразделения представляет собой лишь один из многочисленных механизмов координирования. Каждая функция управления играет определенную роль в координировании специализированного разделения труда. Руководители всегда должны ставить перед собой вопрос: каковы их обязательства по координации и что они делают, чтобы их выполнить.

ЛЮДИ

       Люди являются основой любой организации. Без людей нет организации. Люди в организации создают ее продукт, они формируют культуру организации, ее внутренний климат, от них зависит то, чем является организация.

Существует  три основных аспекта человеческой переменной в организации:

• поведение индивидов;
• поведение людей в группах;
• характер поведения руководителя.

      Понимание и управление человеческой  переменной в организации является  наиболее сложной составляющей  всего процесса управления и  зависит от многих факторов. Перечислим  некоторые из них:

  1.  Способности человека. По ним  люди наиболее наглядно разделяются  внутри организации. Способности  человека относятся к характеристикам,  которые легче всего поддаются  изменениям, например, обучением.

  2.  Потребности. У каждого человека  существуют не только материальные, но и психологические потребности  (в уважении, признании и т.  д.). С точки зрения управления  организация должна стремиться  к тому, чтобы удовлетворение  потребности работника вело бы  к реализации целей организации.

   3. Восприятие, или как люди реагируют  на окружающие их события. Этот  фактор важен для разработки  различного рода стимулов для  работника.

   4. Ценности, или общие убеждения  по поводу того, что хорошо  или плохо. Ценности закладываются  в человека с детства и формируются  на протяжении всей деятельности. Общие ценности помогают руководителям  объединять работников для достижения  целей организации.

           5. Влияние среды на личность. Сегодня  многие психологи говорят о  том, что поведение человека  зависит от ситуации. Было замечено, что в одной ситуации человек  ведет себя честно, а в другой - нет. Эти факты указывают на  важность создания такой окружающей  обстановки па работе, которая  поддерживала бы желательный  для организации тип поведения.

    Кроме перечисленных факторов  на человека в организации  влияют группы и управленческое  лидерство. Любой человек стремится  принадлежать к какой-либо группе. Он принимает нормы поведения  этой группы в зависимости от того, насколько ценит свою принадлежность к ней. Организация может рассматриваться как некая формальная группа людей, и в то же время в любой организации есть много неформальных групп, формирующихся не только по профессиональному признаку.

     Кроме того, в любой формальной  или неформальной группе есть  лидеры. Лидерство - это средство, с помощью которого руководитель  влияет на поведение людей  и заставляет их вести себя  определенным образом.

ТЕХНОЛОГИИ

      Технология как фактор внутренней среды имеет гораздо большее значение, чем многие думают.

      Технология - это принцип, порядок  организации какого-либо процесса  для оптимального использования  разного рода ресурсов (трудовых, материальных, временных денежных)

        Технология представляет собой способ, который позволяет осуществить какое-либо преобразование. Это может относиться к сфере продаж - как наиболее оптимально реализовать произведенный товар, или к сфере сбора информации - как наиболее грамотно и с меньшими затратами собрать необходимую для управления предприятием информацию и т. д. В последнее время именно информационные технологии стали ключевым фактором получения предприятием устойчивого конкурентного преимущества при ведении бизнеса.

       Обычно рассматриваются две классификации  технологии: классификация по Вудворд  и классификация по Томпсону.

Классификация по Вудворд:

• единичное, мелкосерийное или индивидуальное производство;
• массовое или крупносерийное производство;
• непрерывное производство.

Классификация по Томпсону:

• многозвенные технологии, характеризующиеся серией взаимосвязанных задач, которые выполняются последовательно;
• посреднические технологии, характеризующиеся встречами групп людей. Например, продавцы связывают производителя продукции с потребителями (в данном случае мы имеем дело с технологией продаж);
• интенсивная технология, характеризующаяся применением специальных приемов для изменения состояния какого-либо материала.

     По нашему мнению, Классификация  технологии более понятно и  раскрыто у Джоан Вудворд.

           Внутри организации люди являются  важным решающим фактором при  определении относительного соответствия  конкретной задачи и содержания  операций избранным технологиям.  Никакая технология не может  быть полезной и никакая задача  не может быть выполнена без  сотрудничества людей.

       Внутренняя жизнь организации  состоит из большого количества  различных действий, подпроцессов  и процессов. В зависимости  от типа организации, ее размера  и вида деятельности отдельные  процессы и действия могут  занимать в ней ведущее место,  некоторые же, широко осуществляемые  в других организациях процессы, могут либо отсутствовать, либо  осуществляться в очень небольшом  размере. Однако несмотря на огромное разнообразие действий и процессов, можно выделить пять групп функциональных процессов, которые охватывают деятельность любой организации и которые являются объектом управления со стороны менеджера.

       Данными функциональными группами  процессов являются следующее:

• производство;

• маркетинг;

• финансы;

• работа с кадрами;

•        учет и анализ хозяйственной деятельности.

         Управление производством состоит в осуществлении управления процессом переработки сырья, материалов и полуфабрикатов, поступающих на входе в организацию, в продукт, который организация предлагает внешней среде.

       Для этого менеджмент осуществляет  следующие операции: управление  разработкой и проектированием  продукта; выбор технологического  процесса, расстановку кадров и  техники по процессу с целью оптимизации затрат на изготовление и выбор методов изготовления продукта; управление закупкой сырья, материалов и полуфабрикатов; управление запасами на складах; контроль качества.

      Управление маркетингом призвано посредством маркетинговой деятельности по реализации созданного организацией продукта увязать в единый непротиворечивый процесс удовлетворение потребностей клиентов организации и достижение целей организации. Для этого осуществляется управление такими процессами и действиями, как: изучение рынка; реклама; ценообразование; сбыт.

     Управление финансами состоит в том, что менеджер осуществляет управление процессом движения финансовых средств в организации.

     Для этого осуществляется: составление бюджета и финансового плана; формирование денежных ресурсов; распределение денег между различными сторонами, определяющими жизнь организации; оценка финансового потенциала организации. 

1.2 Внешняя среда,  ее характеристика.

      Понимание важности оценки внешней среды при управлении деятельностью предприятия окончательно сформировалось в конце 50-х гг., так как внешнее окружение организации все больше становилось и является, по сей день источником многих проблем руководителей.        Организация, как открытая система зависит от поставок ресурсов, энергии, кадров, а также потребителей.

      В общем, внешнюю среду организации можно охарактеризовать как всю совокупность факторов, влияющих на деятельность организации, а именно: потребители, конкуренты, правительственные учреждения, поставщики, финансовые организации, источники трудовых ресурсов, а также наука, культура, состояние общества и природные явления.

     Основными характеристиками внешней  среды являются ее сложность,  динамизм и неопределенность.

      Сложность внешней среды как  системы характеризуется наличием  многих элементов, каждый из  которых является подсистемой,  а также взаимосвязями между  этими элементами. Сложность внешней  среды проявляется в ряде моментов.

      Внешнюю среду подразделяют на:

      Микросреду (среда прямого воздействия) - среду прямого влияния на предприятие, которую создают поставщики материально-технических ресурсов, потребители продукции (услуг) предприятия, торговые и маркетинговые посредники, конкуренты, государственные органы, финансово-кредитные учреждения, страховые компании;

    Макросреду (среда косвенного воздействия), влияющую на предприятие и его микросреду. Она включает природную, демографическую, научно-техническую, экономическую экологическую, политическую и международную среду.

потребители

      Среду прямого воздействия еще называют непосредственным деловым окружением организации. Это окружение формирует такие субъекты среды, которые непосредственно влияют на деятельность конкретной организации.

поставщики

ОРГАНИЗАЦИЯ

профсоюзы

конкуренты

Законы и государственные  органы

Рис. 1 Среда прямого воздействия. 

Поставщики

        С точки зрения системного подхода организация есть механизм преобразования входов в выходы. Главными разновидностями входов являются  материалы, оборудование, энергия, капитал и рабочая сила. Поставщики обеспечивают ввод этих ресурсов. Получение ресурсов из других стран может быть выгоднее с точки зрения цен, качества или количества, но одновременно опасным усилением таких факторов подвижности среды, как колебания обменных курсов или политическая нестабильность.

      Всех поставщиков можно разделить на несколько групп – поставщики материалов, капитала, трудовых ресурсов.

Законы  и государственные  органы

       Многие законы и государственные учреждения влияют на организации. Каждая организация имеет определенный правовой статус, являясь единоличным владением, компанией, корпорацией или некоммерческой корпорацией, и именно это определяет, как организаций может вести свои дела и какие налоги должна платить. Как бы ни относилось руководство к этим законам, ему приходится придерживаться их или пожинав плоды отказа от законопослушания в форме штрафов или даже полного прекращении бизнеса.

      Как известно, государство в рыночной экономике оказывает на организации как косвенное влияние, прежде всего через налоговую систему, государственную собственность и бюджет, так и прямое — через законодательные акты. Так, например, высокие ставки налогов существенно ограничивают активность фирм, их инвестиционные возможности и толкают к сокрытию доходов. Наоборот, снижение ставок налогов способствует привлечению капитала, приводит к оживлению предпринимательской деятельности. И таким образом, с помощью налогов государство может осуществлять управление развитием нужных направлений в экономике.

Потребители

      Все многообразие внешних факторов находит отражение в потребителе и через него влияет на организацию, ее цели и стратегию. Необходимость удовлетворения потребностей покупателей влияет на взаимодействия организации с поставщиками материалов и трудовых ресурсов. Многие организации ориентируют свои структуры на крупные группы потребителей, от которых они в наибольшей мере зависят.

      Важное значение приобретают в современных условиях и различные ассоциации и объединения потребителей, оказывающих влияние не только на спрос, но и на имидж фирм. Необходимо учитывать факторы, влияющие на поведение потребителей, на их спрос.

Конкуренты

     Влияние на организацию такого фактора как конкуренция невозможно оспаривать. Руководство каждого предприятия четко понимает, что если не удовлетворять нужды потребителей так же эффективно, как это делают конкуренты, предприятию долго не продержаться на плаву. Во многих случаях не потребители, а как раз конкуренты определяют, какого рода результаты деятельности можно продать и, какую цену можно запросить.

     Недооценка конкурентов и переоценка рынков приводят даже крупнейшие компании к значительным потерям и к кризисам. Важно понимать, что потребители — не единственный объект соперничества организаций. Последние могут также вести конкурентную борьбу за трудовые ресурсы, материалы, капитал и право использовать определенные технические нововведения. От реакции на конкуренцию зависят такие внутренние факторы, как условия работы, оплата труда и характер отношений руководителей с подчиненными.

Среда косвенного воздействия

Социокультурные факторы

     Среда косвенного воздействия обычно сложнее, чем среда прямого воздействия. Поэтому при ее исследовании обычно опираются, прежде всего, на прогнозы. К основным факторам среды косвенного воздействия относятся технологические, экономические, социокультурные и политические факторы, а также взаимоотношения с местными сообществами.

Международные события

Организация