Внешняя среда организации. 3

Содержание

Введение……………….………………………………………………………3

Глава 1.  Теоретические  аспекты внешней среды организации…………...5

1. Актуальность анализа внешней среды организации ...............................5
2. Определение внешней среды организации……………………….……..6

    1.3 Среда прямого и косвенного воздействия на организацию……………8

Глава 2.  Характеристика внешней среды организации……………….….13

2.1 Концептуальная модель  взаимодействия…………………………..…..13

2.2 Общие характеристики  внешней среды…………………………….….16

2.3 Организация как элемент  внешней среды……………………………..18

Глава 3. Внешняя среда  организации в современных условиях………….20

3.1 Особенности внешней среды в современных коммерческих организациях России……………………………………………………………….20

3.2 Неопределенность внешней среды организации………………………25

Введение

Любая организация находится  и функционирует в среде. Каждое действие всех без исключения организаций  возможно только в том случае, если среда допускает его осуществление. Функционирование внутренних элементов  организации в значительной мере зависит от воздействия факторов внешней среды. Внешнее окружение  настолько нестабильно и настолько  непредсказуемо, что без понимания  действия переменных этого окружения  невозможно эффективное выполнение управленческих функций. Эффективное  обеспечение деятельности организации - это своевременное и адекватное реагирование на поведение внешней  среды.

Многие проблемы, с которыми сталкиваются сегодня руководители предприятий - предпринимательских, образовательных, общественных, государственных - являются следствием воздействия внешней среды. В этом отношении предприятия, подобно биологическим организмам, вынуждены приспосабливать свою деятельность к внешней среде. В противном случае сохранение эффективности и его выживание становится проблематичным. Именно в силу такого понимания значения внешней среды для организации многие деловые люди при учреждении новых предприятий используют следующую стратегию: вначале необходимо добиться, как модно говорить, более органичного "вписывания" (интегрирования) вновь создаваемого предприятия во внешнюю среду, а уж после этого сосредоточиться на сбалансированной оптимизации внутренней среды организации. Эффективность и результативность деятельности организации являются не только её внутренними характеристиками, а так же и проявлением ее потенциала во внешней среде. Следовательно, организация должна жить в полном согласии, единении с внешней средой, с ее требованиями и ожиданиями.

Даже если бы внешняя среда  была не настолько подвижной и  непредсказуемой, какой она есть на сегодняшний день, руководству  предприятий все равно пришлось бы учитывать влияние этой среды. Внешняя среда устанавливает  требования к миссии и целям их достижения, влияет на текущие процессы деятельности предприятия. Поэтому  было бы большой ошибкой со стороны  руководителей предприятия, если бы они игнорировали влияние внешних  факторов. Следовательно, каждое предприятие  нуждается в оценке того, какого рода перемены во внешней среде ожидают  его в будущем. Поскольку достижение сформированной миссии организации должно происходить в конкретных условиях воздействия и состояния внешней среды, менеджер обязан уметь выявлять существенные факторы в окружении и оценивать возможное их влияние на организацию.

Глава 1. Теоретические аспекты внешней среды организации.

1.1 Актуальность  анализа внешней среды организации.

Анализ внешней среды  представляет собой процесс, посредством  которого руководство определяет, оценивает  и контролирует внешние, по отношению  к организации, факторы, чтобы определить возможности и угрозы для ее деятельности. Изменение внешней среды оказывает серьезное влияние на управляемость организации. В настоящее время число новых задач управления, обусловленных изменениями внешней обстановки, неуклонно возрастает. Многие из них принципиально новы и не могут быть решены, исходя из опыта, полученного в предыдущей управленческой практике. Множественность задач, наряду с расширением географических рамок рыночной экономики, приводит к дальнейшему усложнению управленческих проблем.

Сложность и новизна создают  возрастающую нагрузку на высшее звено  управляющих, в то время, как совокупность управленческих навыков, выработанных ранее, все меньше соответствует условиям решения проблемы. Новые задачи возникают все чаще. Новизна, сложность и темпы их появления повышают вероятность будущих неожиданностей.

Анализ внешней среды  помогает сделать выводы об условиях деятельности организации. Опираясь на анализ глубинных процессов, можно предсказать многое из того, что остается скрытым от глаз, сложности видимых условий, и что может обнаружить себя внезапным ударом по интересам предприятия как стратегическая неожиданность. Он дает организации время для прогнозирования возможностей, время для составления плана на случай непредвиденных обстоятельств, время для разработки системы раннего предупреждения на случай возможных угроз и время на разработку стратегий, которые могут превратить надвигающиеся угрозы в любые выгодные возможности.

Однако, предприятие вынуждено не только определять и оценивать множество факторов внешней среды, влияющих на его текущую деятельность, но и прогнозировать возможные последствия нестабильности среды в будущем. Как текущее, так и прогнозируемое состояние факторов внешней среды может иметь драматическое влияние на деятельность предприятия, если оно не будет вырабатывать адекватную реакцию. Будучи подвижной и полной неопределенности, внешняя среда глубоко и всесторонне затрагивает жизнь организации. Быстрые и непредсказуемые изменения факторов внешней среды способны преподнести организации серьезные, неожиданные и тяжелые удары. Все это говорит о том, что организация должна постоянно и внимательно следить за всеми изменениями внешней среды, используя для этого современные методы и приемы.

Анализ и оценка факторов внешней среды для менеджеров дает возможность:

а) понимать, что представляет собой внешняя среда, какие конкретные факторы она включает, какое их содержание и характеристики;

б) определять требования и  ожидания внешней среды, которые  необходимо учитывать в деятельности организации, для ее эффективной  деятельности;

в) оценивать степень и  характер влияния факторов внешней  среды на деятельность организации;

г) объективно определять возможности, которыми обладает организация для  удовлетворения требований и ожиданий внешней среды, а также угрозы, которые несет внешняя среда, если организация будет игнорировать эти требования;

д) своевременно адаптировать деятельность организации к влиянию  внешней среды, к ее требованиям  и ожиданиям.

1.2 Определение  внешней среды организации.

Под внешней средой организации понимаются все условия и факторы, возникающие в окружающей среде, независимо от деятельности конкретной фирмы, но оказывающие или могущие оказать воздействие на её функционирование и поэтому требующие принятия управленческих решений.

Внешнее окружение организации  велико и чрезвычайно разнообразно, и было бы пустой тратой сил пытаться учесть все факторы среды.

Поэтому одна из первоочередных проблем, которую менеджер обязан разрешить, если он придерживается концепции открытой системы - это определение важнейших для данного предприятия элементов внешней среды. Более того, он должен предложить подходящие способы реагирования на внешние воздействия, а для этого он должен знать их характеристики, т. е. характер их влияния.

Для определения элементов  внешней среды и облегчения учета  их влияния на организацию разделим внешние факторы на две основные группы:

- среда прямого воздействия (ближняя);

- среда косвенного воздействия (дальняя).

Эти группы факторов по-разному  влияют на деятельность организации. Они  могут отличаться силой воздействия, внутренними элементами организации, качественными характеристиками факторов внешней среды, методами проявления и др. С этой точки зрения, факторы  внешней среды можно разделить  на рабочую среду и общую среду. К рабочей среде относятся  в основном факторы прямого воздействия, которые представляют собой микросферу организации.

Общая среда - это факторы  косвенного воздействия внешней  среды, представляющие собой макросферу организации.

1.3 Среда прямого и косвенного воздействия на организацию.

Среда прямого воздействия  включает в себя элементы внешних  источников силы, которые непосредственно  влияют на операции организации, и под  требования которых необходимо подстраивать ее деятельность. Эти элементы, в  свою очередь, испытывают на себе прямое влияние операций организации. К  этим факторам следует отнести:

- Поставщики. Сюда входят поставщики сырья, материалов, оборудования, трудовых ресурсов, капитала. От того насколько организация способна обеспечить  поступление требуемых ресурсов надлежащего качества и количества зависит результат ее деятельности. То есть успех организации напрямую зависит от поставщиков требуемых ресурсов.

- Рынок рабочей силы. Анализ рынка рабочей силы направлен на то, чтобы выявить его потенциальные возможности в обеспечении организации кадрами, необходимыми для решения ею своих задач. Организация должна изучать рынок рабочей силы как с точки зрения наличия на этом рынке кадров необходимой специальности и квалификации, необходимого уровня образования, необходимого возраста, пола и т.п., так и с точки зрения стоимости рабочей силы. Важным направлением изучения рынка рабочей силы является анализ политики профсоюзов, оказывающих влияние на этот рынок, так как в ряде случаев они могут сильно ограничивать доступ к необходимой для организации рабочей силе.

- Законы и государственные органы. Число и сложность законов, регулирующих различные аспекты деятельности предприятия постоянно растет. Влияние законов на деятельность организации определяется такими параметрами как: благоприятность законодательства, обеспечение равенства условий осуществления деятельности, стабильность и определенность правовых норм и т. д. Организации обязаны соблюдать не только федеральные и местные законы, но и требования органов государственного регулирования, которые призваны обеспечивать выполнение законов в определенной сфере, а также могут вводить собственные требования (лицензии, качество продуктов, экология, охрана труда и т. д.).

- Покупатели. Потребитель является самым важным звеном организации. От умения организации находить покупателя и удовлетворять его требования зависит ее успешность. Результат деятельности компании должен быть нацелен на запросы потребителя.

- Конкуренты. Вероятно в большинстве случаев не покупатели, а именно конкуренты влияют на то какого рода продукцию (услуги) и по какой цене можно продать. Чтобы выжить и добиться успеха руководство организации должно постоянно отслеживать деятельность конкурентов и предпринимать шаги, направленные на то, чтобы не отстать от конкурентов, а лучше обогнать их. Анализ должен быть направлен и на те фирмы, которые могут войти на рынок, а также на производителей продуктов - заменителей.

Под средой косвенного воздействия  подразумеваются факторы, которые  могут не оказывать прямого немедленного воздействия на операции организации, но, тем не менее, сказываются на них. К таким факторам относятся:

- Экономические факторы. Их изучение направлено на понимание процесса формирования и распределения ресурсов. Состояние экономики может способствовать росту деловой активности, либо же наоборот снижать ее. Кроме того, изменения, происходящие в экономике, могут неодинаково отразиться на результатах деятельности различных предприятий. Величина валового национального продукта, темпы, инфляции, уровень безработицы, платежный баланс, норма накопления и т. п. – это все примеры показателей состояния экономики. При анализе внешней обстановки для некоторой конкретной организации требуется оценить ряд экономических показателей. Сюда включаются ставка процента, курсы обмена валют, темпы экономического роста, уровень инфляции и некоторые другие.

Рассмотрим важнейшие  из них:

1. Ставка процента (уровень процентной ставки) в экономике оказывает значительное влияние на потребительский спрос. Для приобретения товаров потребители часто берут в долг. Менее вероятно, что они будут поступать подобным образом при наличии" высоких ставок процента. В качестве примера можно привести рынок жилья, где процент по закладной прямо влияет на спрос квартир в доме, что, в свою очередь, влияет на количество начатых новых жилищных проектов. И если организация работает в области жилищной индустрии (предоставляет ссуды, выступает в качестве инвестора или строительного подрядчика), то рост процентных ставок будет представлять собой угрозу для реализации планов организации, а их снижение — новые возможности для развития.

2. Организации, рассматривающие планы расширения, которые должны финансироваться за счет получения ссуд, очевидно, будут следить за уровнем ставки процента и ее влиянием на цену капитала. Поэтому ставка процента будет оказывать прямое воздействие на потенциальную привлекательность различных стратегий.

3. Курсы обмена валют определяют стоимость рубля по отношению к стоимости денежных единиц других стран. Изменения в курсах обмена валют непосредственно влияют на конкурентоспособность продукции организации, если она экспортирует товары на мировой рынок. Когда стоимость рубля по отношению к другим валютам низка, товары, произведенные в России, относительно недороги, что снижает угрозу со стороны иностранных конкурентов и сокращает импорт. Но если стоимость рубля повышается, то импорт становится относительно недорогим, что, в свою очередь, повышает уровень угроз для организации, создаваемых иностранными конкурентами.

4. Темп экономического роста влияет на возможности и угрозы, для организации. Когда происходит рост в экономике, увеличиваются расходы потребителей, что вызывает конкурентное давление на организацию из-за быстрого роста числа предприятий в привлекательной области. Снижение темпов экономического роста и сокращение потребительских расходов также приводят к росту конкурентного давления, вызванного стремлением предприятий, остаться в отрасли в условиях угрозы кризиса.

5. Инфляция. Правительства большинства стран мира прилагают значительные усилия для снижения уровня инфляции. Обычно следствием этих усилий является снижение процентной ставки и, тем самым, появление признаков экономического роста. Организации, в частности, озабочены инфляцией потому, что будущая экономическая обстановка в условиях высокой инфляции (десятки и сотни процентов в год) оказывается менее предсказуемой, затрудняя планирование.

- Политические факторы.  Дают представление о приоритетах государственной политики и средствах ее реализации. Объектом анализа со стороны руководства должны быть политическая идеология, стабильность политики, общественные настроения в отношении правительства, оппозиция. Особый элемент политической обстановки – это лоббисты, то есть группы лиц, продвигающие интересы определенных кругов  во власти. Компании, ведущие бизнес в различных странах, должны учитывать фактор политической стабильности применительно к деятельности соответствующих подразделений.

- Социокультурные факторы. Данные факторы характеризуют демографическую структуру общества, динамику роста населения, уровень образования, преобладающие в обществе ценностные установки, верования, обычаи. Значение данных факторов велико, так как они являются всепроникающими и оказывают воздействие как на другие факторы внешней среды организации, так и на внутреннюю среду. Несмотря на тот  факт, что изменения в социокультурной среде происходят очень медленно, последствия их могут оказаться существенными.

- Научно-технический прогресс, технологии. Анализ технологической компоненты позволяет своевременно увидеть те возможности, которые развитие науки и техники открывает для производства новой продукции, для усовершенствования производимой продукции и для модернизации технологии изготовления и сбыта продукции. Прогресс науки и техники несет в себе огромные возможности и не менее огромные угрозы для фирм. Многие организации не в состоянии увидеть открывающиеся новые перспективы, так как технический потенциал для осуществления коренных изменений преимущественно создается за пределами отрасли, в которой они функционируют. Опоздав с модернизацией, они теряют свою долю рынка, что может привести к крайне негативным для них последствиям.

- Групповые интересы. Оказывают определяющее влияние на функционирование организации и может противоречить общеорганизационным интересам. Для недопущения обострения этого противоречия и перерастания его во внутриорганизационный конфликт требуется разработка и реализация специальных механизмов согласования общеорганизационных, групповых и индивидуальных интересов. Решающим фактором эффективного управления организацией выступает мобилизация ее человеческих ресурсов на основе индивидуальной и групповой мотивации.

- Международная среда. Под этим мы будем понимать совокупность экономических, социально-культурных, политико-правовых и других условий, процессов, факторов, способствующих развитию международной маркетинговой деятельности или затрудняют ее.

Безусловно, приведенным  перечнем не ограничиваются элементы внешней среды, есть и другие элементы, но их воздействие на организацию  менее значительно, и они оказывают  влияние на отдельные конкретные организации.

Глава 2.  Характеристика внешней среды организации.

2.1 Концептуальная модель взаимодействия.

Изложение концепции взаимодействия элементов высшей среды с организацией может быть представлено в виде простой  модели, состоящей из двух блоков.

Макросреда - элементы внешней  среды прямого и косвенного воздействия, определяющие условия деятельности организации. Макросреда представлена силами широкого социального плана, которые оказывают влияние на микросреду и на саму фирму. Это факторы демографического, экономического, природного, технического, политического и культурного характера (косвенного воздействия). Это так называемые неконтролируемые (неуправляемые) факторы, поскольку предприятие в свою очередь не может оказывать непосредственного влияния на происходящие явления. Поэтому при планировании своей дальнейшей деятельности необходимо учитывать влияние всех выявленных факторов, приспосабливаясь и участвуя в данных процессах.

Микросреда включает факторы  прямого воздействия, которые оказывают  влияние на основные функции предпринимательской  деятельности организации. Микросреда представлена силами, имеющими непосредственное отношение к самой фирме и её возможностям по обслуживанию клиентуры, т.е. поставщиками, маркетинговыми посредниками, клиентами, конкурентами и контактными аудиториями. Это те факторы (прямого воздействия), которые не только сами оказывают влияние на фирму, но и фирма в свою очередь может влиять на них (контролируемые факторы).

Обратная связь - наиболее часто применяемый эффективным  менеджером инструмент. Обратная связь  показывает подчиненному результаты его  поведения, позволяя ему избегать неэффективных  действий или, наоборот, продолжать делать вещи, способствующие достижению командой поставленных целей.

Приведенная модель показывает предпринимательскую деятельность организации с ее основными функциями, четыре из которых (финансы, маркетинг, персонал, материально-техническое  обеспечение (закупки)) показывают отношения  с элементами внешней среды прямого  воздействия. Производственная функция  реализуется только при взаимосвязи  этих четырех функций. С точки зрения связи организации с внешней средой, к перечисленным функциям можно добавить следующее:

1. Создание и совершенствование  продукта.

Научно-исследовательские  и проектные работы, направленные на разработку новых технологических  процессов или новой продукции  для улучшения предпринимательской  деятельности, повышения эффективности  производства, расширения предложения новой продукции.

2. Связи с общественностью. Управление отношениями и осуществление их между организацией и общественными структурами или средствами массовой информации.

Взаимодействие предприятия  с внешней средой:

Факторы внешней среды  прямого воздействия непосредственно  связаны с основными функциями  управления и оказывают взаимное влияние друг на друга. На воздействие  внешней среды организация вырабатывает реакцию - способ уменьшения этого влияния  или его использования с выгодой  для себя.

Среда косвенного воздействия  может влиять на организацию через  изменение характеристик элементов  прямого воздействия или изменение  параметров внутренних элементов, но их воздействие проявляется не сразу, а в течение длительного времени.

2.2 Общие характеристики внешней среды.

На практике деятельности организаций имеет место сложное взаимодействие и влияние переменных элементов организации на факторы внешней среды. Очевидно, что каждый отдельно взятый фактор будет воздействовать на различные организации по-разному.

Довольно часто они  образуют своеобразную «цепную реакцию», при которой действие одного фактора  образует «круги на воде», вызывающие активность других факторов. Такие  действия факторов обусловлены их общими характеристиками. В ряде исследований в области менеджмента выделяются, как правило, четыре основные характеристики внешней среды. Эти четыре характеристики, взятые из книги М. X. Мескона и др., следующие:

1. Взаимосвязанность факторов внешней среды. Взаимосвязанность факторов внешней среды - это уровень силы, с которой изменение одного фактора воздействует на другие факторы.

2. Сложность внешней среды.  Сложность внешней среды. Под  сложностью внешней среды подразумевается  комплекс факторов, на которые  организация обязана реагировать,  а также уровень вариативности  каждого фактора. Разные организации  осуществляют свою деятельность  в разных внешних условиях. Так,  на одну организацию оказывает  влияние весь набор факторов  внешней среды, а на другую - только определенная их часть.  По показателю разнообразия (вариативности)  факторов в более сложных условиях  будет находиться организация,  использующая многочисленные и  разные технологии, претерпевающие  более быстрое развитие. Для того, чтобы организация работала устойчиво,  менеджеры должны выявлять прямые  и косвенные факторы внешней среды, которые воздействуют или могут воздействовать на ее функционирование и эффективность ее деятельности.

3. подвижность внешней среды. Подвижность среды - это скорость, с которой происходят изменения в окружении организации. Окружение современных организаций изменяется с нарастающей скоростью. Подвижность среды создает нестабильность условий деятельности организации. Нестабильность определяется тремя характеристиками: степенью привычности, темпами (скоростью) изменения и предсказуемостью будущего. Темпы изменений характеризуют возможности организации вырабатывать реакцию на проявление воздействий факторов внешней среды. Темпы изменений принято измерять тремя оценками: медленнее, чем реакция организации; сравнимая с реакцией организации; быстрее, чем реакция организации.

Прежде чем вы решитесь на важные шаги в развитии предпринимательства (изменение технологии, разработку новой продукции, расширение рынка  сбыта и т. п.), вам необходимо определить количественно параметр подвижности  внешней среды. Без знания этой характеристики бизнес становится рискованным.

4. Неопределенность внешней среды. Неопределенность внешней среды является функцией количества информации, которой располагает организация (или лицо) по поводу конкретного фактора, а также функцией уверенности в достоверности этой информации.

Неопределенность внешней  среды характеризуется сильными и слабыми сигналами:

- Сильными сигналами является очевидная и конкретная информация, выявленная в ходе наблюдения за факторами внешней среды, на основании которой организация в состоянии дать оценку значимости этих факторов и принять соответствующие меры.

- Слабые сигналы представлены малыми объемами информации, характеризующей появление ранних и неточных (есть сомнения в точности информации) признаков изменения определенных факторов внешней среды.

И так, управление организацией, с точки зрения внешней среды, представляет собой процесс приспособления целей, способов и средств их достижения к требованиям своего окружения и создание такого потенциала, который обеспечивал бы устойчивое и эффективное ее функционирование.

2.3 Организация как элемент внешней среды.

Деятельность организации  всегда подчиняется общим законам  и принципам менеджмента. Характер их влияния на деятельность организации  определяется теми требованиями, которые  формируются в процессе ее взаимоотношений  с факторами внешней среды. Именно внешняя среда для каждой организации  определяет смысл ее создания, возможности  функционирования и результат деятельности. В этом смысле, внешняя среда представляет собой некую глобальную сложнейшую систему, в которую входит множество  разнообразных взаимно влияющих друг на друга организаций. Назначение этих организаций самое разнообразное - институциональное, производственное, посредническое, сервисное, инфраструктурное. Все они - организации, и каждая из них входит в свою внешнюю среду. В конкретный момент времени одни факторы внешней среды оказывают  влияние на значительное большинство  организаций (например, действие определенных законов), другие факторы имеют отношение только к конкретным организациям (например, поставщиком определенных ресурсов). С этой точки зрения, менеджерам, возглавляющим организацию, важно понимать следующее:

- поскольку организация является одним из элементов глобальной внешней среды, то она должна осуществлять свою деятельность в соответствии с требованиями и условиями этой среды;

- попытки игнорировать эти требования в своей деятельности приводят к отторжению организации этой внешней средой, что приводит к исчезновению самой организации или уходу из привычной для нее сферы деятельности;

- место ушедшей организации занимает конкурент, который будет усиленно препятствовать возврату ее на прежнее место во внешней среде;

- постоянно происходящие видоизменения (подвижность факторов) в самой глобальной внешней среде требуют постоянных видоизменений и от каждой организации, входящей в ее состав.