Внутренняя управленческая отчетность

Реферат.

Внутренняя  управленческая отчетность. 
 

                                                                Подготовили:

                                                                        Студентки ДФБ-41

                                                                    Гайворонская К.

                                                                    Калистратова Т.

                                                            Сенкевич А. 
 
 

СОДЕРЖАНИЕ.

1.Понятие и виды отчетности.

2. Разработка управленческой отчетности. Принципы разработки.

3. Система управленческой  отчетности.

4. Формы внутренних  отчетов.

5. Пользователи управленческой отчетности и периоды ее представления.

6.Обратная связь в системе оперативного управления.

7. Специальный  требования к внутренней отчетности.

8. Проблема автоматизации  управленческой отчетности. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

1. Понятие и виды отчетности

Применяемую на практике отчетность можно разделить на несколько видов по трем основным характеристикам:

1) объем информации, представляемой в отчете;

2) цель составления;

3) период отчетности.

По объему информацииразличают  частную и общую отчетность. Частная  отчетность содержит информацию о результатах  деятельности какой-либо структурной  единицы предприятия или об отдельных направлениях ее деятельности, или о результатах деятельности по конкретным географическим регионам (филиалам). Общая отчетностьхарактеризует результаты деятельности предприятия в целом.

В зависимости  от целей составленияотечность может  быть внешней и внутренней. Внешняя  отчетностьслужит средством информирования пользователей, заинтересованных в характере деятельности, доходности и имущественном положении предприятия. Составление внутренней отчетностивызвано потребностью внутрифирменного управления.

В зависимости  от периода,который охватывает составляемая отчетность, различают периодическую и годовую отчетность. Периодическая отчетность— это отчетность, составленная через определенные промежутки времени (день, неделя, декада, месяц, квартал, полгода). Годовая отчетностьсоставляется в сроки, регламентированными действующими нормативными актами РФ.

Управленческая  отчетность— внутренняя отчетность, т. е. отчетность об условиях и результатах  деятельности структурных подразделений  предприятия, отдельных направлениях его деятельности, а также результатах  деятельности по регионам.

Целью составленияуправленческой  отчетности является удовлетворение информационных потребностей внутрифирменного управления путем предоставления стоимостных и натуральных показателей, позволяющих оценивать и контролировать, прогнозировать и планировать деятельность структурных подразделений предприятия (отдельные направления его деятельности), а также конкретных менеджеров.

Цель составления  внутренней отчетности обусловливает ее периодичность и формы, а также набор показателей. Точность и объем приводимых данных зависят от организационно-технологических и экономических особенностей, присущих предприятию и конкретному объекту управленческого учета, цели управления применительно к данному объекту учета. В связи с этим разработка внутренней отчетности является главной задачей предприятия. Содержание, формы, сроки и обязанности представления этой отчетности, а также пользователи зависят от условий хозяйствования на конкретном предприятии.

2. Разработка управленческой отчетности. Принципы разработки

Для каждого  центра ответственности надо разработать  набор показателей, характеризующих  эффективность его деятельности, а также регламент сбора, обработки  и хранения полученной информации. Для этого нужно создать формы управленческой отчетности, в которые будут заноситься все данные.

Состав, содержание и формы управленческой отчетности необходимо разрабатывать с учетом следующих принципов:

1. релевантности (управленческая отчетность должна быть полезной для принятия конкретных управленческих решений, а не просто информировать о тех или иных аспектах деятельности компании);
2. оперативности;
3. адресности (отчетность должна представляться конкретным менеджерам в соответствии с их положением в иерархии управления);
4. достаточности (информации в отчетности должно быть достаточно для принятия управленческих решений на соответствующем уровне, в то же время она не должна быть избыточной и отвлекать внимание руководителей на несущественные или не относящиеся к делу сведения);
5. аналитичности (управленческая отчетность должна предполагать возможность проведения последующего анализа с минимальными затратами времени);
6. понятности;
7. достоверности;
8. сопоставимости (сопоставимость управленческой отчетности дает пользователям возможность выявить сходства и различия данных, представленных в нескольких пакетах отчетности. Сопоставимость достигается за счет использования одинаковых принципов учета в схожих сделках и условиях).

Как показывает практика ведения управленческого  учета на российских предприятиях, всю управленческую отчетность можно  разбить на три блока:

1. управленческая отчетность о финансовом положении, результатах деятельности и изменении финансового положения предприятия;
2. управленческая отчетность по ключевым показателям деятельности;
3. управленческая отчетность об исполнении бюджетов предприятия.

Управленческая  отчетность российских компаний, как  правило, составляется на основе МСФО, ГААП или российских бухгалтерских  стандартов. Главные отличия управленческой отчетности от бухгалтерской заключаются  в степени детализации (в управленческой отчетности представлена более подробная  аналитическая информация), способах группировки данных (в управленческой отчетности данные могут группироваться по принципам, отличным от бухгалтерских) и в степени точности информации (в некоторых случаях, особенно в  оперативных управленческих отчетах, допускаются определенная погрешность  и использование приблизительных  данных).

При разработке методики составления и обработки  отчетности требуется взвешенный подход к определению сроков подачи управленческой отчетности, количества представляемых данных, их формата.

Каждое предприятие  разрабатывает управленческую отчетность, ориентируясь прежде всего на свои потребности в управленческой информации. С одной стороны, не имея всей информации, руководство компании не сможет принимать взвешенных решений, с другой — если информации слишком много, то менеджеру становится труднее выделить самые важные данные, оказывающие наибольшее влияние на развитие предприятия. Так, по информации журнала «Секрет фирмы», руководство холдинга, включающего Нижнетагильский и Западносибирский металлургические комбинаты, оценивает оптимальность бизнес-процессов холдинга всего по одному показателю эффективности — скорости движения оборотных средств5.

3. Система управленческой отчетности

Система управленческой отчетности — один из наиболее сложных и важных элементов управленческого учета, позволяющий руководству предприятия, с одной стороны, понять пределы своих возможностей в получении необходимых сведений от исполнителей, а также возможностей информационной и технической служб, а с другой стороны — получить эти сведения оформленными надлежащим образом, т. е. в том виде, в котором ими удобно пользоваться для принятия управленческих решений.

Кроме того, система  управленческой отчетности — это результат деятельности любой системы управленческого учета или, иначе говоря, продукт ее деятельности, то, для чего она создается на предприятии.

При формировании системы управленческой отчетности требуется:

- определить  форму, срок предоставления отчета  и ответственного за его составление;

- составить схему  формирования управленческих отчетов, определить владельцев исходной информации;

- наделить ответственного  полномочиями координатора, т. е, административно разрешить ему получение информации у ее владельцев;

- определить  пользователей информации и форму,  в которой она будет им предоставляться.

Для успешного  ведения проекта необходимо выполнить  ряд действий.

Этап 1. Сформировать комитет  управления проектом

Задачами такого комитета являются:

1) принимать  решения по утверждению вышеперечисленных стандартов;

2) принимать  оперативные решения в процессе  производства работ;

3) оценить деятельность  групп на местах и при необходимости делать выводы.

Процесс внедрения  системы управленческой отчетности возникновением многочисленных ситуаций, когда необходимо принимать решения, например, по вопросам стандартизации процедур и справочников, финансирования проекта, что требует наличия группы оперативного реагирования, наделенной максимально возможными полномочиями. В принципе, анализ процесса может осуществлять один человек, но высокая критичность принятых решений и их глубокая взаимосвязь с важнейшими бизнес-процессами компании требует принятия взвешенных решений с участием максимального числа представителей заинтересованных сторон.

Этап 2. Сформировать рабочую (проектную) группу в центральном  офисе и на местах (или  филиалах, если таковые  существуют)

Такая группа решает в процессе создания системы управленческой отчетности, следующие задачи:

1) осуществлять  внедрение системы;

2) администрировать  систему и приложения;

3) настраивать  опции для конкретного филиала  (если таковой существует);

4) руководить  процессом и контролировать его  в целом;

5) готовить вопросы  на утверждение управляющего  комитета;

6) осуществлять  непосредственные контакты с  поставщиком.

Если компания имеет сложную структуру, необходимо наличие дополнительного персонала, обеспечивающего разработку и поддержание в актуальном состоянии учетных и управленческих стандартов предприятия, возможно, в составе экономических подразделений (бухгалтерии, планового отдела) или в виде самостоятельного подразделения.

Этап 3. Сформировать корпоративные  стандарты

Формируются следующие  стандарты:

1) финансового  учета (план счетов, учетная политика, шифры аналитического учета);

2) материального  учета (справочник — кодификатор  материалов, стандарты учета товародвижения, финансовые документы, учетные регистры, сопроводительные документы, принципы управления складскими запасами в разрезе материалов);

3) производственного  учета (принципы расчета себестоимости, принципы отнесения затрат, принципы учета вспомогательных и побочных производств).

Приведенный перечень корпоративных стандартов является примерным и в значительной степени зависит от вида деятельности компании и ее текущего состояния (размер, наличие или отсутствие филиалов и т. д.).

Уровень детализации  корпоративных стандартов зависит  от степени интеграции финансовых процессов  головной организации и ее подразделений.

Крайне редко  при создании такого проекта удается  обойтись без привлечения услуг  внешних консультантов. К сожалению, отечественный рынок управленческих услуг только формируется и не всегда можно найти специалиста для решения частных вопросов, которые возникают в процессе разработки такой системы. При использовании услуг западных консультантов следует иметь в виду, что стандартный западный проект внедрения системы исходит из некоторых предложений, которые не соответствуют российской практике. К таким предположениям относятся:

• руководство  предприятия имеет четкие стратегические и тактические цели, в том числе в области автоматизации (любой процесс начинается с постановки цели и оценивается по достигнутым результатам, времени их достижения и затратам);

• приоритеты находятся  в области поддержки автоматизацией планирования и управления, а не отчетных процедур;

• руководство  и специалисты заказчика умеют  применять, или, по крайней мере, имеют некоторые представления о стандартных технологиях управления предприятием и не требуется специальное обучение в случаях использования их элементов в проекте;

• работает иерархическая  структура управления, т. е. распоряжения руководства обязательны для  исполнителей;

• участники  проекта со стороны заказчика, положительно относятся к повышению квалификации, которое будет происходить в связи с выполнением проекта;

• при необходимости  возможна смена ролей участников проектной группы, что не должно повлиять на общий ход создания проекта системы управленческой отчетности.

Внедрение конкретной формы отчетности проводится в три  основных этапа.

Первый  этап— это анализ необходимой информации с целью подтверждения возможности получения этого документа. Формы могут подвергаться правке, т. е. изменяться по внешнему виду, по формам представления информации. Это считается достаточно незначительным эле-ментом общей работы по внедрению управленческой отчетности. Как правило, первый этап проводится по бухгалтерским регистрам, и факт отсутствия в них информации, необходимой для управления можно считать естественным. В этом случае необходимо определить источники получения необходимой информации, которые могут находиться в функциональных подразделениях, например, отдел продаж или отдел закупок, производственные отделы и т. д. Особенно важно проанализировать сам факт наличия необходимой информации. Например, может возникнуть ситуация, что существующие формы первичных документов не имеют реквизитов, необходимых для получения соответствующего отчета. В этом случае следует провести работу по доработке этих форм либо внедрению системы дополнительного учета данных форм первичного документа. Хоти чаще всего первичные документы содержат необходимый объем информации. Но эта информация не обрабатывается в виде управленческой отчетности. В этом случае необходимо определить форму соответствующих отчетов, назначить ответственных за их получение и обязать владельцев этой информации предоставлять эти отчеты в установленное время.

Второй  этап— это этап просмотра всех учетных регистров и учетной практики предприятия, сориентированный на то, чтобы информация, которая соответствует основной управленческой отчетности, оперативно и постоянно необходимая предприятию, а также отчетность, необходимая для стратегического анализа деятельности, были отражены в учетных регистрах. Для того чтобы получить информацию учетных регистров, необходимо несколько модифицировать аналитический учет, чтобы необходимая информация отражалась в нем постоянно.

Третий  этап — создание автоматической системы формирования управленческой отчетности. Это возможно при наличии после приобретения соответствующего программного обеспечения. На этот счет существует ряд рекомендаций:

• при выборе системы финансового управления необходимо, чтобы она имела развитую систему аналитического учета, причем, чтобы она позволяла производить автоматизированное формирование аналитических проводок на основании реквизитов первичных документов;

• центры затрат должны иметь сквозную аналитику, общую  для ряда счетов; иметь механизмы  распределения средств, накопленных на одном аналитическом счете, на другие; иметь механизм бюджетирования и другие инструменты управления;

- крупные предприятия  должны располагать специальными функциональными модулями, обеспечивающими отслеживание движения материальных потоков в процессе производства, накопление рабочими центрами прямых и косвенных затрат.

   4. Форма внутренних  отчетов.

На основе внутренней отчетности принимаются решения  на всех уровнях управления организацией. Важным элементом в принятии решений  является время, которое проходит от получения отчета до выработки решения  и претворения его в управляющие  действия. Существенное значение при  этом имеют доступная форма внутреннего  отчета, расположение и подача соответствующей  информации. Не может быть стандартного набора внутренней отчетности с едиными  формами и информационной структурой. Внутренняя отчетность индивидуальна. Она отрицает шаблонный подход.

По  содержанию информации внутренние отчеты подразделяются на комплексные, тематические (по ключевым показателям), аналитические.

Комплексные итоговые отчеты представляются обычно за месяц или за иной отчетный период (квартал, полугодие и т.п.) и содержат информацию о выполнении планов и использовании ресурсов за данный период; представляются регулярно и отражают доходы и расходы по центрам ответственности, исполнение сметы издержек, рентабельность, движение денежных средств и иные показатели для общей оценки и контроля.

Тематические  отчеты по ключевым показателям представляются по мере возникновения отклонений по наиболее важным для успешного функционирования показателям, таким, как объем продаж, потери от брака, недопоставки по заказам, график производства продукции и другим, не входящим в оценочные, плановым показателям, подконтрольным центру ответственности.

Аналитические отчеты подготавливаются только по запросам руководителей и содержат информацию, раскрывающую причины и следствия результатов по отдельным аспектам деятельности. Например, причины, влияющие на перерасход ресурсов, уровень продаж по секторам рынка, всесторонняя оценка причин изменения рентабельности, анализ рынка и использования производственной мощности, факторы риска деятельности в определенных направлениях и т.п.

По  уровням управления различают оперативные  отчеты, текущие и  сводные отчеты. Оперативные отчеты представляются на низовом уровне управления в центрах ответственности. Они содержат подробную информацию для принятия текущих решений. Составляются еженедельно и ежемесячно.

Текущие отчеты содержат агрегированную информацию для среднего уровня управления в центрах прибыли, центрах инвестиций, составляются с периодичностью от ежемесячного до ежеквартального.

Сводные отчеты представляются для высшего управленческого персонала организации, по которым принимаются стратегические решения и осуществляются общий контроль деятельности и контроль управленческого персонала на среднем, иногда – на нижнем уровне. Периодичность колеблется от ежемесячных до ежегодных отчетов.

Оперативная информация, предназначенная для низовых центров ответственности, не должна в неизменном виде представляться на высший уровень управления. Нижний уровень – это оперативные решения по согласованию и выполнению производственных планов, использованию ресурсов подразделения. Данная информация должна обобщаться, агрегироваться в более общие показатели для представления на средний уровень управления. На высшем уровне требуется еще большая степень обобщения информации.

По  объему информации внутренние отчеты подразделяются на сводки, итоговые отчеты, общие (сводные) отчеты.

Сводка – это краткие сведения об отдельных показателях деятельности подразделения за короткий период, иногда за день, за неделю.

  Итоговые отчеты составляются за месяц или другой отчетный период. Они обобщают информацию о контролируемых показателях данного центра ответственности.

Общие финансовые отчеты составляются по организации в целом и содержат информацию, соответствующую формам финансовой отчетности, приспособленным для целей внутреннего управления.

По формам представления  внутренние отчеты составляются в табличной, графической или текстовой форме.

Табличная форма  представления внутренней отчетности является наиболее приемлемой и для  составителей, и для пользователей.

Большая часть  внутренней отчетной информации выражается цифровыми показателями, которые  удобнее всего представлять в  табличной форме. К ней все  привыкли, она стала традиционной. Нужно правильно структурировать  отчетные показатели, разделить их на зоны, выделить главные, требующие  особого внимания, а самое важное – постараться изложить отчет  на одной странице без оборота.

Для пояснений  к отчету может быть приложена  записка с комментариями и  раскрытием основных показателей.

Графическая форма  наиболее наглядна, не нужно только перегружать графики и диаграммы  излишней цифровой информацией, стараться  уместить в один график (диаграмму) всю имеющуюся информацию. Отображение  большего числа показателей в  данной форме затрудняет восприятие информации. Много цифр нагляднее  представлять в табличной форме.

Текстовая форма  подачи информации приемлема в тех  случаях, когда отсутствует цифровая информация, либо ее объем незначителен, но нужно подробно объяснить взаимосвязь  и значение представляемой информации. Текстовые отчеты часто составляют в дополнение к отчетам в табличной  или графической формах

5.Пользователи управленческой отчетности и периоды ее представления

Основными пользователями управленческой отчетности являются:

• менеджеры  всех иерархических уровней предприятия;

• персонал коммерческой организации.

Факт ведения  учета и отчетности по центрам  ответственности повышает дисциплину и ответственность менеджера. Информация внутренней отчетности необходима для принятия управленческих решений по вопросам, касающихся оценки деятельности центров ответственности менеджерами вышестоящих уровней; выявления тенденций развития центров ответственности; недостатков и положительных моментов в их деятельности. Внутренняя отчетность является информационным обеспечением управленческих решений и по оптимизации деятельности предприятия в целом. Например, отчетность по центрам прибыли и инвестиций дает возможность составить прогноз о динамике прибыли предприятия и оценить риск новых капитальных вложений.

Ознакомление  персонала предприятия с данными  управленческой отчетности улучшает отношения в коллективе, формирует уверенность работников в своем положении.

Так как управленческая отчетность, сегментов имеет двойственный характер, т. е. это одновременно и  внешняя и внутренняя отчетность. Поэтому она предназначена как  внутренним пользователям, к которым  принято относить вышеперечисленных  менеджеров всех уровней предприятия и персонал коммерческой организации, так и внешним пользователям, к числу которых относятся финансовые аналитики. Они работают по найму потенциальных инвесторов, партнеров и кредиторов и должны предоставлять заказчикам информацию о прогнозе развития конкретных сегментов, о сравнении прибыльности по отдельным сегментам, о риске вложения капитала в данный сегмент. В качестве основной перед аналитиками ставиться задача о понимании того, как выделяются сегменты и каков прогноз их развития.

Сроки предоставления и периодичность управленческой отчетности — также весьма важный параметр, существенно влияющий на результативность всей системы.

Периодичность составления управленческой отчетности — вопрос индивидуальный. Однако общим критерием выбора периодов составления отчетности является своевременность принятия по данным отчетности управленческих решений, т. е., когда управленческие решения способны в начальной стадии предотвратить развитие негативных тенденций, или наоборот, способствовать развитию позитивных тенденций. Так как на нижних уровнях роль оперативности принятия управленческих решений выше, чем на верхних, периоды представления отчетности на нижних уровнях значительно короче.

С некоторой  степенью условности можно выделить три стандартных временных периода, которые являются базовыми для организации  учета и предоставления практически всей отчетности на предприятии:

• краткосрочная  отчетность;

• среднесрочная  отчетность;

• периодическая (стратегическая или долгосрочная) управленческая отчетности.

Краткосрочной считается отчетность, которая предоставляется наиболее часто: ежедневная и еженедельная. Однако на некоторых предприятиях, очень редко, в связи со спецификой производства и размером самого предприятия, в качестве краткосрочной выступает ежемесячная отчетность. Такая отчетность иногда называется оперативной, что несколько не правильно. Оперативной считается отчетность, которая фиксирует регистрацию первичных хозяйственных документов по функциональным подразделениям. Краткосрочная отчетность,— это предоставление информации первичных документов в тех или иных срезах, т. е. эта информация, которая наиболее актуальна для предприятия и отражает важные и динамические стороны его деятельности. Также она может отражать те стороны деятельности предприятия, к которым оперативный учет не имеет никакого отношения. Например, содержит статистически обработанную или расчетную информацию. Основными пользователями такой отчетности являются менеджеры среднего звена или линейные руководители. Именно они должны принимать управленческие решения на основе данной информации.

Второй временной  период — это среднесрочный.Управленческая отчетность этой группы составляется с периодичностью от раза в неделю до раза в месяц. Такая отчетность объединяет в себе, как правило, показатели деятельности предприятия им обязательно содержит данные прогнозирования на следующий период. Например, анализируя себестоимость раз в месяц, можно делать прогнозы изменений себестоимости продукции на следующий месяц в соответствии с изменениями рыночных цен на материалы и комплектующие, т. е. отслеживать изменения восстановительной стоимости сырья. В последствии на основе данных этой отчетности можно попытаться спрогнозировать изменения цен на произведенную продукцию и на основе полученных данных показать изменения ее рентабельности. Потребителями такой отчетности являются менеджеры более высокого уровня: руководство предприятия, менеджеры высшего звена. Так как многие решения, которые принимаются на основе управленческой отчетности, составленной в среднесрочный период, могут оказать существенное влияние на всю деятельность предприятия.