Введение в ACCESS

Введение в ACCESS 
 

Мы рассмотрим возможности Access и типы задач, которые можно  решать с помощью этой СУБД. В  частности:  

Access — система  управления базами данных (СУБД). 

Использование Access для  хранения и поиска данных, представления  информации в удобном виде и автоматизации  выполнения повторяющихся задач. 

Разработка с помощью Access простых и удобных форм ввода  данных, обрабатки данных и генерации  сложных отчетов. 

 Применение Access 97 для размещения форм Access в виде  документов HTML на Web-страницах и обмена  данными с узлами Internet/Intranet. 

 Поддержка в  Access механизма Запроса по образцу  (Query by Example — QBE), обеспечивающая выборку,  сортировку и поиск данных. 

Создание приложений без программирования с использованием макросов Access.  

Пользователи электронных  таблиц и баз данных должны быть знакомы со многими ключевыми  понятиями, используемыми в Access. 

Прежде чем приступить к работе с каким-либо программным  продуктом, важно понять его возможности  и типы задач, для решения которых  он предназначен. Microsoft Access 97 (далее  — просто Access) — это многогранный продукт, использование которого ограничено только воображением пользователя. 

Access — это, прежде  всего, система управления базами  данных (СУБД). Как и другие продукты  этой категории, она предназначена  для хранения и поиска данных, представления информации в удобном  виде и автоматизации часто  повторяющихся операций (таких, как  ведение счетов, учет, планирование  и т.п.). С помощью Access можно  разрабатывать простые и удобные  формы ввода данных, а также  осуществлять обработку данных  и выдачу сложных отчетов. 

Access— мощное приложение Windows; впервые производительность  СУБД органично сочетается с  теми удобствами, которые имеются  в распоряжении пользователей  Microsoft Windows. Поскольку оба эти продукта—  детища компании Microsoft, они прекрасно  взаимодействуют между собой.  Система Access работает под управлением  Windows 95 или Windows NT, так что при  работе с ней пользователю  доступны все преимущества Windows. Можно вырезать, копировать и  вставлять данные из любого  приложения Windows в Access и наоборот; можно создать проект формы  в Access и вставить его в конструктор  форм. 

С помощью объектов OLE (Object Linking and Embedding — связывание и  внедрение объектов) в Windows 95 и компонентах Microsoft Office 97 (Excel, Word, PowerPoint и Outlook) можно  превратить Access в настоящую операционную среду баз данных. С помощью  новых расширений для Internet можно  создавать формы, которые будут  напрямую взаимодействовать с данными  из World Wide Web, и транслировать их в  представление на языке HTML, обеспечивающее работу с такими продуктами, как Internet Explorer и Netscape Navigator. 

При всем этом Access —  не просто СУБД. Как реляционная  СУБД Access обеспечивает доступ ко всем типам данных и позволяет использовать одновременно несколько таблиц базы данных. При этом можно существенно  упростить структуру данных, облегчая тем самым выполнение поставленных задач. Таблицу Access можно связать  с данными, хранящимися на большой  ЭВМ или на сервере. С другой стороны, можно использовать таблицы, созданные  в среде Paradox или dBASE. Полученные результаты можно быстро и легко связать  и объединить с данными из электронных  таблиц Excel. Работая в среде Microsoft Office 97, пользователь получает в свое распоряжение полностью совместимые  между собой Access и Word, Excel и PowerPoint. 

Система Access — это  набор инструментов конечного пользователя для управления базами данных. В  ее состав входят конструкторы таблиц, форм, запросов и отчетов. Эту систему  можно рассматривать и как  среду разработки приложений. Используя  макросы или модули для автоматизации  решения задач, можно создавать  ориентированные на пользователя приложения такими же мощными, как и приложения, написанные непосредственно на языках программирования. При этом они будут  включать кнопки, меню и диалоговые окна. Программируя на языке VBA, можно  создавать такие мощные программы, как сама система Access. По сути дела, многие инструментальные средства Access (например, мастера и конструкторы) написаны именно на VBA. 

Мощность и доступность Access делают эту систему лучшей СУБД из представленных сегодня на рынке. Сначала познакомимся с Access на уровне конечного пользователя. Затем перейдем к более сложным элементам  таким как элементы программирования на VBA и взаимодействия с Internet.  

Что предлагает Access 

1.Настоящая реляционная  модель баз данных 

В Access в полной мере реализовано управление реляционными базами данных. Система поддерживает первичные и внешние ключи  и обеспечивает целостность данных на уровне ядра (что предотвращает  несовместимые операции обновления или удаления данных). Кроме того, таблицы в Access снабжены средствами проверки допустимости данных, предотвращающими некорректный ввод вне зависимости  от того, как он осуществляется, а  каждое поле таблицы имеет свой формат и стандартные описания, что существенно  облегчает ввод данных. Access поддерживает все необходимые типы полей, в  том числе текстовый, числовой, счетчик, денежный, дата/время, MEMO, логический, гиперссылка  и поля объектов OLE. Если в процессе специальной обработки в полях  не оказывается никаких значений, система обеспечивает полную поддержку  пустых значений. 

Реляционная обработка  данных в Access за счет гибкой архитектуры  системы способна удовлетворить  любые потребности. При этом Access может использоваться как автономная СУБД в режиме файл-сервера или  клиентского компонента таких продуктов, как SQL Server. Кроме того. Access поддерживает протокол ODBC (Open Database Connectivity), что позволяет  подключаться к базам данных множества  различных форматов, таких как SQL Server, Oracle, Sybase и даже DB/2 для больших  ЭВМ фирмы IBM. 

Система Access поддерживает обработку транзакций с гарантией  их целостности. Кроме того, предусмотрена  защита на уровне пользователя, что  позволяет контролировать доступ к  данным отдельных пользователей  и целых групп. 

Контекстно-зависимая  справка и Office Assistant 

Организация справочной системы фирмы Microsoft — по-прежнему лучшая в отрасли, причем как для  новичков, так и для опытных  пользователей. В Access предусмотрена  контекстно-зависимая справка, для  получения которой достаточно нажать <F1>, и на экране сразу же появится справочная информация по тому вопросу, который интересует пользователя в  текущий момент. При этом можно  легко перейти к оглавлению справочной системы, конкретной информации, журналу  предыдущих обращений и закладкам. 

В Access 97 компания Microsoft ввела Office Assistant (ассистента) и Screen Tips (всплывающие  подсказки). Всплывающие подсказки  содержат короткие объяснения чего-либо. В системе предусмотрена целая  галерея из десяти возможных персонажей ассистентов (выбрать можно любого во своему вкусу). Если ассистент вам  надоест, можете его отключить. 

Простые в использовании  мастера и конструкторы 

Мастер (Wizard) может  превратить часы работы в считанные  минуты. Мастера задают наводящие  вопросы относительно содержания, стиля  и формата создаваемого объекта; затем они автоматически строят нужный объект. В составе Access около  ста мастеров, помогающих конструировать базы данных, приложения, таблицы, формы, отчеты, диаграммы, почтовые наклейки, элементы управления и свойства. Допускается  даже настройка мастеров для решения  разных задач. 

Импортирование, экспортирование  и связывание внешних файлов 

Access позволяет импортировать  и экспортировать файлы многих  известных форматов, включая dBASE, FoxPro, Excel, SQL Server, Oracle, Btrieve, многие текстовые  форматы ASCII (в том числе с  фиксированной длиной строки  или заданным ограничителем), а  также данные в формате HTML. В результате импортирования  создается таблица Access; в результате  экспортирования таблицы Access создается  файл в заданном формате. 

Связывание (ранее  именовавшееся присоединением) означает, что можно использовать внешние  данные без создания таблицы Access. Можно  устанавливать подобную связь с  данными dBASE, FoxPro, Excel, ASCII и SQL. Очень мощная возможность — связывание таблиц Access с их внешними таблицами с  последующим совместным использованием; это относится к таблицам Access, dBASE, FoxPro и SQL Server. 

Формы и отчеты WYSIWYG 

Окна конструкторов  форм и отчетов имеют одинаковый интерфейс и предоставляют пользователю много возможностей. Форма или  отчет конструируется по принципу WYSIWYG (What You See Is What You Get — что видишь, то и получишь). Добавляя очередной  элемент управления, пользователь видит, как при этом изменяется создаваемая  форма. 

В формы и отчеты можно включать надписи, поля текстовых  данных, переключатели, флажки, линии  и прямоугольники, а также оформлять  их, выделяя элементы цветом и тенью. Более того, можно включать целые  рисунки, диаграммы, подформы и подотчеты. При этом все параметры представления  данных остаются полностью подконтрольными  пользователю. Формы могут занимать много страниц, а в отчетах  может быть предусмотрено много  уровней группировки данных и  подведения итогов. 

Формы и отчеты можно  просматривать в режиме предварительного просмотра, обеспечивая взгляд "с  высоты птичьего полета" путем изменения  масштаба. В режиме конструирования  отчет можно просматривать с  фиктивными данными, чтобы не дожидаться обработки большого реального файла. 

Конструктор отчетов  — очень мощное средство, допускающее  использование до десяти уровней  группировки и сортировки. Благодаря  ему существует возможность создания отчетов, демонстрирующих процентные и итоговые показатели, получить которые  можно лишь за два прохода. Допускается  создание многих типов отчетов, которые  включают почтовые наклейки и списки рассылки почты. 

Многотабличные запросы  и отношения 

Одна из самых  мощных возможностей Access одновременно является и наиболее важной. Отношения  позволяют связать таблицы графически. Можно даже связывать таблицы, представляющие файлы разных типов (например, таблицу Access и таблицу dBASE). После подобного  связывания таблицы выступают уже  как одно целое, и теперь можно  строить запросы применительно  к любым данным в них. Можно  выбирать конкретные поля, определять порядок сортировки, создавать вычисляемые  выражения и вводить критерии отбора нужных записей. Можно отображать результаты выполнения запроса в  виде таблицы, формы или отчета. От пользователя не требуется предварительной  установки связей: вместо этого достаточно войти в конструктор запросов (например, когда требуется построить  определенный отчет). 

Запросы применяют  и в других случаях. Можно создавать  запросы, которые обеспечивают вычисление итогов, отображение сгруппированных  и построение новых таблиц. Запрос можно использовать даже для обновления данных в таблицах, удаления записей  и добавления одной таблицы к  другой. 

Графики и диаграммы 

В Access используется то же самое графическое приложение, что и в Microsoft Word, Excel, PowerPoint и Project. Оно позволяет создавать сотни  типов графиков и диаграмм, настраивая их, исходя из конкретных потребностей. Можно создавать гистограммы, линейчатые, круговые, поверхностные и другие диаграммы, причем как двух-, так  и трехмерные. Их можно произвольно  сопровождать текстом, оформлять разными  цветами и узорами. Значения могут  отображаться в столбцах или секторах круговых диаграмм. Можно разворачивать  изображения диаграмм так, чтобы  они воспроизводились под любым  удобным углом зрения. Все это  обеспечивает программа Access Graph. 

Возможности DDE и OLE 

С помощью DDE (Dynamic Data Exchange — динамический обмен данными) и OLE (Object Linking and Embedding — связывание и  внедрение объектов) в формы и  отчеты Access можно добавлять всевозможные новые объекты. Такими объектами  могут быть звук, рисунки, диаграммы  и даже видеоклипы. Можно внедрять объекты OLE (например, растровые изображения) или документы текстовых процессоров (Word или WordPerfect) или устанавливать  связи с электронными таблицами Excel. Связывая эти объекты со своей  базой данных, пользователь может  создавать динамические формы и  отчеты, а также использовать одну и ту же информацию в разных приложениях Windows. 

Доступ к Internet 

В Access теперь предусмотрены  все возможности, обеспечивающие связь  приложении с Internet/intranet. Одним щелчком  кнопкой мыши можно сохранить  таблицы, запросы, формы и отчеты в формате HTML. Соответствующий мастер позволяет даже новичку перенести  коды HTML из объекта на Web-страницу, делая  их доступными для использования  всем, кто путешествует по Internet! Гиперссылки  позволяют получать доступ к данным, которые размещены на Web-странице, прямо из форм Access. 

Многие считают, что  размещение данных на Web-страницах должно осуществляться Web-администраторами. Access 97 с полной определенностью доказывает, что эта операция может быть с  успехом выполнена любым пользователем. А поможет ему в этом мастер размещения на Web-странице, обеспечивающий преобразование выбранных объектов базы данных в формат HTML и перенос  их уже в таком виде на Web-страницу. С помощью этого мастера можно  создать статические либо динамические страницы, перенести их на Web-сервер, создать свою начальную страницу и даже использовать шаблоны для получения стандартного внешнего вида всех HTML-страниц! 

Встроенные функции          

Access содержит свыше  ста функции (небольших встроенных  программ, которые в результате  выполнения возвращают значение), выполняющих множество разнообразных  задач. Есть функции для манипулирования  базами данных, строками, числами  в формате даты и времени,  математические, деловые и финансовые. Их можно использовать для  создания вычисляемых выражений  в формах, отчетах и запросах. 

Макросы: программирование без программирования 

Для непрограммистов (или опытных пользователей, которые  просто не желают программировать) в Access предусмотрены макросы. Они позволяют  автоматизировать выполнение некоторых  задач. Около пятидесяти макросов дают возможность манипулировать данными, создавать меню и диалоговые окна, открывать формы и отчеты, словом, автоматизировать выполнение практически  любой задачи. С помощью макросов можно решить порядка 90% всех задач  обработки данных. 

Модули: Visual Basic for Applications  программирование баз данных 

Access— это серьезная  среда разработки приложений  с полнофункциональным языком  программирования. Язык VBA (ранее известный  как Access Basic) реализует объектно-ориентированный  подход к программированию и  позволяет программисту делать  практически все, что только  можно себе представить. Это  мощный язык структурного программирования. Он является полностью расширяемым  и поддерживает процедуры API в  любых динамических библиотеках  (DLL) операционных систем Windows 95 и  Windows NT. 

Полнофункциональная среда разработки поддерживает множество  мощных современных возможностей: многооконный режим для редактирования и отладки, автоматическую проверку синтаксиса, контрольные точки, пошаговое выполнение и даже синтаксическую справку, отображающую на экране варианты вводимых команд. 

Рекомендации для  пользователей 

Даже если вы уже  работали с какими-либо базами данных, то это вовсе не означает, что  с Access все сразу пойдет гладко. Можно  быть крупным специалистом в таких  реляционных СУБД, как dBASE, FoxPro и Paradox, но при этом не иметь опыта работы с базами данных в среде Windows. 

Сначала стоит поближе  познакомиться с Windows: поработать с  редактором Paint, поэкспериментировать с Word или Excel, научиться правильно  пользоваться мышью. Стоит создать  диаграмму в Excel, воспользоваться  услугами одного из мастеров, обратиться к справочной системе. Все это  поможет в дальнейшем при освоении Access. Также необходимо привыкнуть к  новым терминам. 

Информация для  пользователей электронных таблиц 

Опытный пользователь Excel (или 1-2-3) заметит, что Access и Excel во многом похожи. Во-первых, обе эти программы  — продукты Windows, поэтому ему должны быть уже привычны соглашения Windows, которые будут использоваться и  при работе с Access. Внешний вид  таблиц и запросов Access соответствует  внешнему виду электронных таблиц и  носит название таблицы данных (datasheet). Размеры строк и столбцов таблиц можно изменять точно так же, как  и в рабочих листах Excel. По сути дела, режим ввода данных в Access 97 соответствует режиму ввода данных Excel. Нужно просто ввести данные и  определить заголовки столбцов; все  остальное Access сделает автоматически. 

Access, как и Excel, поддерживает режим WYSIWYG и работу  с графическим приложением Microsoft Graph. Таким образом, у пользователя  всегда есть возможность создавать  в обеих системах однотипные  диаграммы. Кроме того, в Access входит  мастер диаграмм, аналогичный используемому  в Excel. 

Как и в Excel, в Access 97 предусмотрен мастер сводных таблиц; по сути, с его помощью можно  создавать сводные таблицы Excel: информацию из баз данных Access можно легко  переносить в таблицы Excel. Базы данных Access можно связывать с таблицами Excel. В обоих продуктах можно  создавать запросы и выполнять  сортировку, используя один и тот  же интерфейс. (Если читателю приходилось  использовать меню Excel для формирования запросов и критериев сортировки данных, значит, эти понятия ему  уже знакомы.) Словом, система Access 97 функционально совместима со всеми  продуктами Office 97. 

Лекция 1. 

Основные принципы работы 

с базой данных в Microsoft Access. 

     1.1. Что  такое "База данных". 

     1.2. Проектирование  базы данных. 

     1.3. Создание  базы данных. 

     1.4. Работа  с таблицами. 

     1.5. Типы  данных. 

     1.6. Свойства  полей. 

     1.7. Ключевые  поля. 

     1.8. Определение  в базе данных связей между  таблицами. 

     1.9. Обеспечение  целостности данных в Microsoft Access. 

   1.1. Что такое  "База данных". 

В деловой или  личной сфере часто приходится работать с данными из разных источников, каждый из которых связан с определенным видом деятельности. Для координации  всех этих данных необходимы определенные знания и организационные навыки. Microsoft Access объединяет сведения из разных источников в одной реляционной  базе данных. Создаваемые формы, запросы  и отчеты позволяют быстро и эффективно обновлять данные, получать ответы на вопросы, осуществлять поиск нужных данных, анализировать данные и печатать отчеты. 
 

      В  базе данных сведения из каждого  источника сохраняются в отдельной  таблице. При работе с данными  из нескольких таблиц устанавливаются  связи между таблицами.  

     Для  поиска и отбора данных, удовлетворяющих  определенным условиям создается  запрос. Запросы позволяют также  обновить или удалить одновременно  несколько  записей, выполнить  встроенные или специальные вычисления.  

     Для  просмотра, ввода или изменения  данных прямо в таблице применяются  формы. Форма позволяет отобрать  данные из одной или нескольких  таблиц и вывести их на  экран,  используя стандартный или созданный  пользователем макет.  

     Для  анализа данных или распечатки  их определенным образом используется  отчет. например, можно создать  и напечатать отчет, группирующий  данные и  вычисляющий итоги.  

     Для  автоматического выполнения некоторых  операций используются макросы,  содержащие набор из одной  или более макрокоманд, таких  как открытие форм или  печать  отчетов. Макросы могут быть  полезны для автоматизации часто  выполняемых задач. Например, при  нажатии пользователем кнопки  можно запустить макрос, который  распечатает отчет.  

     Иногда  бывает необходимо создать собственную  процедуру, которая должна запускаться  из любого окна базы данных  или процедуру, предназначенную  для обработки определенного  события. Набор таких процедур  на языке Visual Basic, собранный в  одну программную единицу, называется  модуль. Существует два основных  типа модулей: модули класса  и стандартные модули. Модули  класса - это модули форм и модули  отчетов, связанные с определенной  формой или отчетом. Они часто содержат процедуры обработки событий (например, нажатие клавиши) и создаются автоматически при создании первой процедуры обработки события. В стандартных 

модулях содержатся общие процедуры, не связанные ни с каким объектом, а также часто  используемые процедуры, которые могут  быть запущены из любого окна базы  данных.  

В окне базы данных можно  работать со всеми ее объектами. Для  просмотра объектов определенного  типа следует выбрать соответствующую  вкладку (например, "Таблицы"). 

С помощью кнопок справа можно создавать и изменять существующие объекты. 

   1.2. Проектирование  базы данных. 

Прежде чем создавать  таблицы, формы и другие объекты  необходимо задать структуру базы данных. Хорошая структура базы данных является основой для создания адекватной требованиям, эффективной базы данных. 

Этапы проектирования базы данных:  

   1.Определите  цель создания базы данных, основные  ее функции и информацию, которую  она должна содержать. База  данных должна отвечать требованиям  тех, кто будет непосредственно  с ней работать. Для этого нужно определить темы, которые должна покрывать база данных, отчеты, которые она должна выдавать, проанализировать формы, которые в настоящий момент используются для записи данных, сравнить создаваемую базу данных с хорошо спроектированной, подобной ей  базой.  

   2.Разработайте  на бумаге структуру таблиц, которые  должна содержать база данных. При проектировании таблиц, рекомендуется  руководствоваться следующими основными  принципами:  

          Информация в таблице не должна  дублироваться. Не должно быть  повторений и между таблицами.  Когда определенная информация  хранится только в одной таблице,  то и изменять ее придется  только в одном месте. Это  делает работу более эффективной,  а также исключает возможность  несовпадения информации в разных  таблицах. Например, в одной таблице  должны содержаться адреса и  телефоны клиентов.  

          Каждая таблица должна содержать  информацию только на одну  тему. Сведения на каждую тему  обрабатываются намного легче,  если содержаться они в независимых  друг от друга таблицах. Например, адреса и заказы клиентов хранятся  в разных таблицах, с тем, чтобы  при удалении заказа информация  о клиенте осталась в базе  данных.  

   3.Определите  необходимые в таблице поля. Каждая  таблица содержит информацию  на отдельную тему, а каждое  поле в таблице содержит отдельные  сведения по теме таблицы. Например, в таблице с данными о клиенте  могут содержаться поля с названием  компании, адресом, городом, страной  и номером телефона. При разработке  полей для каждой таблицы необходимо  помнить:  

          Каждое поле должно быть связано  с темой таблицы.  

          Не рекомендуется включать в  таблицу данные, которые являются  результатом выражения.  

          В таблице должна присутствовать  вся необходимая информация.  

          Информацию следует разбивать  на наименьшие логические единицы  (Например, поля "Имя" и "Фамилия", а не общее поле "Имя").  

   4.Задайте  ключевое поле. Для того, чтобы  Microsoft Access мог связать данные из  разных таблиц, например, данные  о клиенте и его заказы, каждая  таблица должна содержать поле  или набор полей, которые будут  задавать индивидуальное значение  каждой записи в таблице. Такое  поле или набор полей называют  основным ключом.  

   5.Определите  связи между таблицами. После  распределения данных по таблицам  и определения ключевых полей  необходимо выбрать схему для  связи данных в разных таблицах. Для этого нужно определить  связи между таблицами.  

   6.Еще раз  просмотрите структуру базы данных  и выявите возможные недочеты. Желательно это сделать на  данном этапе, пока таблицы  не заполнены данными.  

   7.Добавьте  данные и создайте другие объекты  базы данных. Если структуры таблиц  отвечают поставленным требованиям,  то можно вводить все данные. Затем можно создавать любые  запросы, формы, отчеты, макросы  и модули.  

   8.Используйте  средства анализа в Microsoft Access. В Microsoft Access существует два инструмента  для усовершенствования структуры  баз данных. Мастер анализа таблиц  исследует таблицу, в случае  необходимости предлагает новую  ее структуру и связи, а также  переделывает ее. Анализатор быстродействия  исследует всю базу данных, дает  рекомендации по ее улучшению,  а также осуществляет их.  

   1.3. Создание  базы данных. 

    В Microsoft Access поддерживаются два способа  создания базы данных. Имеется  возможность создать пустую базу  данных, а затем добавить в  нее таблицы, формы, отчеты  и другие объекты. 

Такой способ является наиболее гибким, но требует отдельного определения каждого элемента базы данных. Имеется также возможность  сразу создать с помощью мастера  базу данных