Выбор программы автоматизации для туристского офиса

Российская  Международная академия Туризма

Кафедра Менеджента Информационных технологий международного туризма 
 
 
 
 

реферат

-по специальности « Информационные технологии в туризме» 
 
 

Тема: «Выбор программы автоматизации для туристского офиса» 
 

Выполнила студентка:

4 курса  заочной  формы

Гаврюшина И.Ф. 

Руководитель:

Чернецкий С.Р. 
 
 
 
 

Москва 2011Г

Содержание: 

Введиние:

Информатизация  – одна из наиболее ярких черт системы  общественных отношений развитых стран. Человечество вступило в такой этап развития цивилизации, в котором  информация, знания играют определяющую роль во всех сферах деятельности людей. При этом информация становится в  современном обществе важнейшим  фактором экономического роста. Очевидно, что технологический прогресс является сегодня не только главным фактором обеспечения благосостояния нации, но и важнейшим условием процесса ее устойчивого развития. При этом приоритетное внимание должно быть уделено  именно информационным технологиям, которые  благодаря их особым свойствам катализатора будут активно содействовать  технологическому прорыву страны не только в информационной сфере, но и  во многих других не менее важных направлениях.

В современном информационном обществе повышается значение информации как товара. Это является следствием общего роста информационных потребностей и выражением развития отрасли информационных услуг. Свидетельство тому – увеличение вклада информационного сектора  в создание национального богатства. Автоматизация и широкое применение электронной техники становятся одной из актуальнейших задач  в отрасли туризма. Создание мощных компьютерных систем бронирования средств размещения и транспорта, экскурсионного и культурно-оздоровительного обслуживания, внедрение новейшей технологии в сферу туризма, информация о наличии и доступности тех или иных видов поездок, маршрутов, туристского потенциала стран и регионов – весь комплекс этих вопросов с учетом развития интеграционных процессов ставится в повестку дня текущей и будущей деятельности Всемирной туристской организации. 

Информация в туристической  отрасли 

Известно, что туризм представляет собой мощную отрасль  по торговле услугами. Основу туристической индустрии составляют фирмы туроператоры и турагенты, занимающиеся туристическими поездками, продажей их в виде путевок и туров; предоставляющие услуги по размещению и питанию туристов (гостиницы, кемпинги и др.), их передвижению по стране, а также органы управления, информации, рекламы по исследованию туризма и подготовке для него кадров, предприятия по производству и продаже товаров туристского спроса. На туризм работают и другие отрасли, для которых обслуживание туристов не является основным видом деятельности (предприятия транспорта, торговли и др.). 

Туризм – информационно  насыщенная деятельность. Существует немного других отраслей, в которых  сбор, обработка, применение и передача информации были бы настолько же важны  для ежедневного функционирования, как в туристической индустрии. Услуга в туризме не может быть выставлена и рассмотрена в пункте продажи, как потребительские или  производственные товары. Ее обычно покупают заранее и вдали от места потребления. Таким образом, туризм на рынке почти  полностью зависит от изображений, описаний, средств коммуникаций и  передачи информации. 

Однако выделяется одна особенность – связующим  центром, удерживающим различных производителей в рамках туристической отрасли, является информация. Именно информационные потоки, а не товары обеспечивают связи  между производителями туристических  услуг; они идут не только в виде потоков данных, но выступают также  в форме услуг и платежей. 

Услуги (например, ночевка  в гостинице, аренда автомобиля, комплексные  туры и места в самолетах) не пересылаются турагентам, которые, в свою очередь, не хранят их до тех пор, пока не продадут потребителям. Передается и используется информация о наличии, стоимости и качествах этих услуг. Точно так же реальные платежи не переводятся от турагентов турпоставщикам, а комиссионные – от турпоставщиков турагентам. 

Можно выделить три  характерные черты туризма. Во-первых, это – разнообразная и интегрированная  торговля услугами. Во-вторых, это –  комплексная услуга, как с точки  зрения производителя, так и потребителя. Наконец, это – информационно  насыщенная услуга. Поэтому туризм – как международный, так и  внутренний, – сфера растущего  применения информационных технологий. 

Система информационных технологий, используемых в туризме, состоит из компьютерной системы  резервирования, системы проведения телеконференций, видеосистем, компьютеров, информационных систем управления, электронных  информационных систем авиалиний, электронной  пересылки денег, телефонных сетей, подвижных средств сообщения  и т.д. При этом необходимо отметить, что эта система технологий развертывается не тур агентами, гостиницами или  авиакомпаниями каждым в отдельности, а всеми ими. Более того, использование  каждым сегментом туризма системы  информационных технологий имеет значение для всех остальных частей. Например, системы внутреннего управления гостиницей могут быть связаны с  компьютерными глобальными сетями, которые обеспечивают, в свою очередь, основу для связи с гостиничными системами резервирования, которые, уже в обратном направлении, могут  быть доступны турагентам через их компьютеры. Следовательно, мы имеем дело с интегрированной системой информационных технологий, которая распространяется в туризме. Из вышеизложенного становится ясно, что в туристической индустрии распространяются не компьютеры, не телефоны, не видеотерминалы сами по себе – здесь функционирует система взаимосвязанных компьютерных и коммуникационных технологий. 

Программное обеспечение  офиса туристического предприятия 

Современный уровень  развития турбизнеса и жесткая конкуренция  в этой области придают особую важность информационным системам туристических  фирм. Функциональные возможности этих систем должны обеспечивать ввод, редактирование и хранение информации о турах, гостиницах, клиентах, о состоянии заявок, предусматривать вывод информации в форме различных документов: анкет, ваучеров, списков туристов, описаний туров, гостиниц, рассчитывать стоимость туров с учетом курса валют, скидок, контролировать оплату туров, формирование финансовой отчетности, экспорт-импорт данных в другие программные продукты (Word, Excel, бухгалтерские программы) и прочие возможности. Эти системы не только ускоряют процесс расчетов и формирования документов, но и могут уменьшать стоимость услуг (турпакета). 

Как известно, программное  обеспечение (ПО) – это компьютерные программы и данные, предназначенные  для решения определенного круга  задач и хранящиеся на машинных носителях. Системное ПО – основа работы компьютера, операционная система (Windows и др.), затем к нему добавляется прикладное ПО – набор различных компьютерных программ, выбор которых зависит от специфики деятельности (текстовые и графические редакторы, программы для работы со звуком и изображением и т.д.). Прикладное ПО обычно делят на стандартное, которое можно использовать на большинстве предприятий независимо от сферы деятельности, и специальное / специализированное ПО. 

К специальному ПО в отрасли туризма относят комплексные системы автоматизации деятельности туристской фирмы. Программные комплексы «Мастер-Тур», «САМО-Тур» и «САМО-ТурАгент», TurwinMultiPro, «Jack», «Сам себе тур», «Туроператор», «Тур1», «1С-Рарус: Турагентство». 

Основной функционал перечисленных программ сводится к  формированию и реализации тура, а  именно: 

• осуществление  разнообразных операций для работы с данными; 

• оптимизация и  автоматизация управления туристическим  предприятием с учетом контроля процесса продаж, изменений конъюнктуры рынка  и т.д.; 

• формирование различных  туристических программ: групповых  или индивидуальных, по одной или  нескольким странам; 

• определение порядка  расчета тура; 

• оперативное оформление заказов; 

• автоматическое комплектование турпакета и формирование прайс-листов; 

• создание справочников по любому сегменту туристского продукта; 

• контроль загрузки рейсов и отелей с учетом квот мест; 

К стандартному ПО относят пакеты офисных программ, а также компьютерные системы, позволяющие автоматизировать внутреннюю деятельность любого предприятия. Для туристической фирмы эти системы позволяют вести справочные базы данных по клиентам, партнерам, гостиницам, транспорту, посольствам, а также вести учет туров и платежей, прием заказов и работу с клиентами, формирование выходных документов, обеспечивать формирование бухгалтерской отчетности и импорт-экспорт данных в специализированные бухгалтерские программы, такие, как 1С и др. 

С течением времени  требования к автоматизации деловых  процессов растут. И если когда-то ставилась задача автоматизации  отдельных участков работы подразделений, что привело к наличию большого количества разрозненных программных  продуктов, то теперь основной вопрос – организация комплексной системы  оперативного управления. Именно этот подход позволяет наиболее эффективно решить задачу автоматизации. 

Документы – это  основные информационные ресурсы любой  организации, не только в сфере туризма, работа с ними требует правильной постановки. Документы обеспечивают информационную поддержку принятия управленческих решений на всех уровнях  и сопровождают все бизнес-процессы. Документооборот – это непрерывный  процесс движения документов, объективно отражающий деятельность организации  и позволяющий оперативно ей управлять. Горы макулатуры, длительный поиск  нужного документа, потери, дубликаты, задержки с отправкой и получением, ошибки персонала составляют далеко не полный перечень проблем, возникающих  при неэффективном построении документооборота. Всё это может сильно затормозить, а в исключительных случаях –  полностью парализовать работу организации. 

Эффективный документооборот  является обязательной составляющей эффективного управления в туристской отрасли. Документооборот  исключительно важен для правильной организации финансового и управленческого  учёта. 

Системы электронного документооборота (системы управления электронными документами) формируют  новое поколение систем автоматизации  предприятий. Основными объектами автоматизации в таких системах являются документы (в самом широком их понимании, от обычных бумажных до электронных любого формата и структуры) и бизнес-процессы, представляющие как движение документов, так и их обработку. Данный подход к автоматизации предприятий является одновременно и конструктивным и универсальным, обеспечивая автоматизацию документооборота и всех бизнес-процессов предприятия в рамках единой концепции и единого программного инструментария. Классифицировать СЭД можно по нескольким признакам (рис. 1). 

Конечных приложений автоматизации документооборота можно  насчитать огромное количество. Вот  несколько примеров: 

регистрация корреспонденции (входящие, исходящие); 

электронный архив  документов; 

согласование и  утверждение ОРД; 

контроль исполнения документов и поручений; 

автоматизация договорного  процесса; 

управление библиотекой  книг (bookmanagement); 

библиотека регламентов  управленческих процедур; 

оформление командировок; 

организация внутреннего  информационного портала предприятия  и его подразделений; 

система контроля выполнения должностных инструкций. 

Рисунок 1. Классификация  СЭД

Обзор основных СЭД в России 

Ниже приведены  главные отличительные черты  основных систем документооборота, представленных в России. В данном обзоре представлены сведения о системах полученные, при  проведении конференций Docflow, организуемых компанией ABBYY. 

Какие-то системы, возможно, не вошли в данный обзор, какие-то – менее распространенные в России – описаны весьма лаконично. Более  подробную информацию о системах можно узнать на сервере конференции  Docflow (http://www.docflow.ru). 

В обзоре сознательно  опущены те свойства систем, без  которых не обходится никакая, даже самая простейшая система документооборота. Это, например, относится к интеграции с приложениями Microsoft Office, генерации отчетов, стандартным средствам поиска. Та или иная стандартная функциональность упоминается в обзоре только в том случае, если она является сильной или, наоборот, слабой, стороной какого-то конкретного продукта. 

DocsFusion и DocsOpen 

Разработчиком этих продуктов является компания Hummingbird (http://www.hummingbird.com/ products/dkm/index.html). Это одна из самых популярных в мире систем, относящихся к классу «электронных архивов». К сожалению, различные поколения и компоненты продукта получили различные названия, и поэтому при ознакомлении с ним возникает определенная путаница. Изначально существовала система DocsOpen – клиент-серверное приложение с «толстым» клиентом. Затем был разработан сервер приложений DocsFusion, позволивший избавиться от необходимости иметь «толстого» клиента, обращающегося напрямую к базе данных. К нему есть два клиента: Windows-клиент PowerDocs и Web-клиент CyberDocs. Перспективной для компании является платформа DocsFusion. Для простоты мы далее будем называть систему словом Docs, имея в виду DocsFusion и клиенты PowerDocs иCyberDocs. 

В России DocsOpen представлена достаточно давно и уже применяется во многих организациях. Дистрибьютором этого продукта в России является недавно созданная компания HBS (http://www.hummingbirdsolutions.com). Docs может эффективно применяться и в крупных организациях с большим числом сотрудников (тысячи человек), и в небольших фирмах, где работает пять-шесть человек. Система в первую очередь позиционируется как предназначенная для организаций, которые занимаются интенсивным созданием документов и их редактированием (головные офисы компаний, консалтинговые компании, органы власти и т.д.). 

Documentum 

Documentum (http://www.documentum.com) – это система управления документами, знаниями и бизнес-процессами для крупных предприятий и организаций. В России ее представляет компания «ДокументумСервисиз» http://www.documentum.ru/. Система только начинает внедряться в России, но уже давно и прочно заслужила позицию одного из лидеров индустрии, и поэтому включена в обзор. Documentum – это платформа, в большей степени, чем готовый продукт, предназначенная для создания распределенных архивов, поддержки стандартов качества, управления проектами в распределенных проектных группах, организации корпоративного делопроизводства, динамического управления содержимым корпоративных интранет-порталов. 

В продукте предусмотрено  все, что нужно крупной организации, – это интегрированная система, позволяющая комплексно решать достаточно широкий спектр задач. Она включает необходимую функциональность для  автоматизации деловых процессов: маршрутизацию, утверждение, распределение, уведомление и контроль исполнения. Documentum достаточно масштабируем, вся информация, которая хранится в системе, управляется выделенным серверным компонентом – хранилищем DocBase. Documentum содержит механизмы, позволяющие управлять хранением информации: она поддерживает управление версиями, публикацией, доступом, местонахождением информации и дает возможность осуществлять архивацию. Система может эффективно работать в распределенной архитектуре в территориально разобщенных подразделениях благодаря реализованным механизмам репликации и синхронизации информации, а также централизованного администрирования. 

Documentum поставляется в нескольких «редакциях», ориентированных на различные задачи: создание порталов, управление знаниями, обеспечение соответствия стандартам / управление качеством, организация B2B (business-to-business) взаимодействия. Важной особенностью для многих отраслей является возможность полного документирования всех событий и жесткого отслеживания выполнения определенных процедур. 

Продукт включает в себя средства, позволяющие создавать приложения в среде Documentum, в том числе Web-приложения. Но для разработки приложений для Documentum и интеграции его с другими приложениями можно использовать и внешние средства разработки: продукт построен на современных открытых технологиях. Благодаря такой открытости для его внедрения в существующую информационную среду не потребуется существенных расходов на модификацию инфраструктуры. Documentum отличается мощной поддержкой форматов и средствами автоматической генерации файлов форматов PDF и HTML из любых хранимых данных. Одним из преимуществ использования этого продукта для промышленных предприятий является возможность его интеграции с ERP и CAD/CAM-системами. 

Documentum имеет относительно высокую стоимость внедрения за счет того, что является «конструктором», из которого собирается необходимая функциональность, и далек от «коробки», а кроме того, сложен в освоении, что является очевидной оборотной стороной его функциональной полноты. Поэтому оснащение этим продуктом отдельных рабочих групп или организаций с числом сотрудников порядка одного-двух десятков имеет мало смысла, разве что в случае, если предполагаются быстрые темпы роста. 

LanDocs 

Система LanDocs в первую очередь ориентирована на делопроизводство и архивное хранение документов. Она состоит из нескольких компонентов: системы делопроизводства, сервера документов (архива), подсистемы сканирования и визуализации изображений, подсистемы организации удаленного доступа с использованием Internet-клиента, почтового сервера. 

Компонент делопроизводства реализован в клиент-серверной архитектуре  на базе промышленной СУБД: Oracle или Microsoft SQL Server. Программное обеспечение для централизованного управления хранением документов в электронном архиве реализовано в виде отдельного сервера. В качестве отдельной опции поставляется модуль полнотекстового поиска документов с учетом правил русского языка. Почтовая служба LanDocs сделана так, что сотрудники, у которых установлен специальный клиентский компонент LanDocs, могут получать сообщения-задания и отчитываться по ним, используя стандартный почтовый ящик MicrosoftExchange или LotusNotes. 

Продукт открыт для  разработчиков – имеется API для  встраивания LanDocs в Windows-приложения сторонних разработчиков. Компонент сканирования и работы с изображениями имеет достаточно продвинутую функциональность: он позволяет фильтровать изображения, исправлять перекос, возникший после сканирования, распознавать текст в случае необходимости. 

Система LanDocs не ориентирована на поддержку коллективной работы и процесса создания документов. 

MicrosoftSharePointPortalServer 

Система является электронным  архивом с развитыми средствами поддержки совместной работы. Это, пожалуй, первый продукт компании Microsoft (http://www.microsoft.com/sharepoint/default.asp), который может претендовать на роль корпоративного. Поддерживает: совместное создание документов, ведение версий документов, изъятие и возврат документов в архив (check-out, check-in). В нем нет Windows-клиента как такового. Для доступа к архиву используется Web-клиент (сторонние разработчики могут дописывать для него свои компоненты) и компонент, интегрированный в WindowsExplorer, что позволяет обращаться к архиву как к набору файлов. 

В систему встроены достаточно мощные средства индексации и поиска. Причем поиск может осуществляться как по внутренним хранилищам информации (файлы, интранет-сайты, базы MicrosoftExchange, базы LotusNotes), так и по внешним (Internet). Система способна индексировать и публиковать документы, которые находятся в файловой системе на серверах локальной сети. В качестве альтернативы документы можно переместить в хранилище самого сервера (которое аналогично хранилищу MS Exchange 2000). Регистрационные данные о документах всегда помещаются в хранилище сервера, при этом нет необходимости в использовании отдельного сервера баз данных. 

Система достаточно открыта, к ней можно добавлять  различные компоненты. Опора на Web-технологии делает такое расширение технологичным. 

Продукт наиболее эффективен в качестве базы информационной инфраструктуры для компаний, которые делают ставку не на иерархическое управление, а  на матричную организацию взаимодействия людей и плоскую структуру  управления. Для традиционных фирм она может стать звеном в интранет-инфраструктуре для «оживления» последней, так как концепции, заложенные в эту систему, позволяют сделать процесс публикации информации на портале частью каждодневной работы с документами, не требующей особо сложных процедур, ресурсов и организационных усилий. 

Система DocsVision – программный продукт, предназначенный для создания автоматизированных корпоративных решений по управлению документами и бизнес-процессами. Включает предметно-ориентированную платформу с открытыми интерфейсами прикладного программирования для разработки заказных приложений и готовые типовые приложения с возможностями параметрической настройки. 

Общее назначение, область  применения: 

1. Создание корпоративных  решений по управлению документами  и бизнес-процессами, в том числе:  делопроизводство, документационное  обеспечение управления; контроль  исполнения решений и поручений;

 архив документов  предприятия; согласование документов; обработка заявок на обслуживание  клиентов; другие бизнес-процессы  с участием документов и данных  внешних ИТ-систем; 

2. Интеграция ИТ-систем  предприятия в рамках сквозных  бизнес-процессов и в территориально-распределенной  структуре; 

3. Поддержка современных  методик управления: управление  качеством, знаниями, процессное  управление. 

Состав системы  DocsVision: 

1. Программная платформа  управления документами и бизнес-процессами  – набор программных компонентов,  предоставляющий функции работы  с документами, включает в себя  открытые программные интерфейсы, средства моделирования приложений  и базовые клиентские компоненты. 

2. Стандартные приложения: – «Делопроизводство» – обеспечивает  типичные процессы организационно-распорядительного  документооборота: регистрацию, рассмотрение, исполнение, подготовку, согласование  документов. 

– «Управление процессами»  – полнофункциональная WorkFlow система описания и исполнения сложных процессов обработки информации и взаимодействия с информационными системами. 

– Средства настройки  и разработки приложений – дают возможность партнерам и заказчикам создавать собственные прикладные решения на базе платформы и стандартных  приложений. 

– Модуль репликации – предназначен для создания территориально-распределенных решений на базе DocsVision. 

– Шлюзы к другим системам – предназначены для  интеграции DocsVision и других информационных систем: файловая система MicrosoftExchange, MicrosoftSharePoint, MicrosoftDynamics AX, 1С: Предприятие. 

Партнеры и заказчики  могут разрабатывать собственные  шлюзы к другим системам, используя  программные интерфейсы универсального механизма шлюзов DocsVision. 

Общие сведения об архитектуре: 

Система реализована  в 3-х уровневой архитектуре клиент-сервер с использованием web-клиента. Взаимодействие клиента и сервера осуществляется по протоколу SOAP, клиент реализован в виде набора ActiveX компонент. Все системные объекты доступны по URL. Система аутентификации пользователей интегрирована с MicrosoftActiveDirectory и не требует дополнительного ввода имени пользователя или пароля при входе в систему. Централизованное хранилище с возможностью строить распределенные системы. Система поддерживает английский, русский, украинский, латышский, эстонский и казахский интерфейсы. 

OptimaWorkflow 

Хотя система и  называется OptimaWorkflow (http://www.optima.ru/), это больше чем workflow-продукт. Кроме общего механизма организации потока работ, он позволяет хранить на время проведения работ все документы, относящиеся к процессу. Для этого в качестве хранилища используется механизм общих папок Microsoft Exchange. Полезной возможностью является отслеживание критических путей и представление комплекса взаимосвязанных работ в виде диаграмм Ганта. Впрочем, эту работу можно производить и в среде MS Project c использованием всех ее возможностей, так как OptimaWorkflow позволяет экспортировать данные о ходе работ в эту программу. 

Система автоматизирует процессы регистрации документов по правилам делопроизводства, реализует  механизмы аннотирования и сбора  резолюций, доставки отчетов об исполнении поручений. 

Тот факт, что OptimaWorkflov использует в качестве основного хранилища и транспорта MicrosoftExchange, определяет все ее возможности по надежности хранения, защите от сбоев, возможности применения медленных линий связи, синхронизации данных, ограничения доступа к данным. Для регистрации версий документов используется СУБД, к которой осуществляется доступ через ODBC. 

Как уже указывалось  выше при классификации систем, workflow-система удобна для формализации типовых процедур работы с документами в организациях, где такая работа является ежедневной практикой. Так как OptimaWorkflow в качестве сервера использует Exchange, его легко внедрить в тех компаниях, где он уже применяется по своему прямому предназначению – как почтовый сервер. Не нужно рассчитывать на то, что OptimaWorkflow позволит вам задействовать Exchange в качестве электронного архива – для этого есть другие продукты, к примеру описанный выше MicrosoftSharePointPortalServer. OptimaWorkflow хранит документы только в процессе, пока работы, связанные с ним, не завершены. 

«БОСС-Референт» 

Данная система  разработана компанией АйТи (http://www.it.ru). Относится к категории систем, ориентированных на поддержку управления организацией, эффективной работы сотрудников и на накопление знаний, и при этом имеет развитые дополнительные сервисы (о них – чуть ниже). 

Основное применение – создание корпоративной системы, охватывающей деятельность сотрудников  на своих рабочих местах и поддерживающей управленческие бизнес-процессы. Поддерживает делопроизводство, организационное  управление, согласование документов. Отличительная особенность ее в  том, что, будучи полноценной системой документооборота, она уже обладает всей необходимой функциональностью  для реализации делопроизводства. В  ней с самого начала фигурируют понятия, роли и функции, присущие организациям со сложной иерархической структурой в России. Другая отличительная черта  системы «БОСС-Референт»: в ней  реализованы функции CRM-системы, контроля договоров, учета материальных ценностей, потокового сканирования и распознавания (в «БОСС-Референт» интегрирована  система FineReader), электронной конференции и доски объявлений.