Жанры официально-делового стиля
СОДЕРЖАНИЕ
Введение......................
I. Жанры официально-делового
стиля.........................
II. Формулы делового письма
и делового общения.......................
III.Практическая часть……………………………………………………….. .с.20
Заключение ……………………………………………………….........
Список литературы ...................
ВВЕДЕНИЕ
Официально-деловой стиль — функциональный стиль речи, средство речевого общения в сфере официальных отношений: в сфере правовых отношений и управления. Эта сфера охватывает международные отношения, юриспруденцию, экономику, военную отрасль, сферу рекламы, общение в официальных учреждениях, правительственную деятельность.
Важнейшие функции этого стиля — сообщение и воздействие — реализуются в таких официальных документах, как законы, постановления, указы, приказы, договоры, соглашения, деловая переписка, заявления, расписка и др. Этот стиль называют еще административным, так как он обслуживает сферу официальных, деловых отношений, область права и государственной политики. Другое его название — деловая речь — свидетельствует о том, что этот стиль — самый древний из книжных стилей, его истоки — в деловой речи эпохи Киевского государства, в котором юридические документы (договоры, «Русская правда», различные грамоты) создавались уже в X веке.
Деловая письменная речь – одна из форм делового общения, языковое
средство фиксации (документирования) деловой информации. Итог
документирования – создание документа. Документы – это письменные тексты, имеющие юридическую (правовую)значимость: приказ,
автобиография, заявление и др.
Многообразие жанров в официально-деловом стиле дает основание выделить в его составе официально-документальные и обиходно-деловые жанры; в первых представлены особенности языка дипломатии, законов, во вторых — служебной переписки, деловых бумаг.
Краткость и точность – идеал делового письма.
Данный реферат рассматривает обиходно-деловые жанры официально-делового стиля и требования к их оформлению.
Глава 1. Жанры официально-делового стиля
Документы (деловые бумаги) занимают значительное место в жизни современного человека. Потребность в документах мы ощущаем ежедневно: они регулируют нашу социальную жизнь. Мы должны уметь не только правильно их толковать, но и правильно составлять: нет такого человека, которому ни разу не приходилось писать автобиографии, заявления, доверенности, расписки и т.д.
Документы описывают самые разнообразные ситуации, возникающие в
жизни человека, и для каждой из них находится свой способ описания, свой
жанр. Тексты определенного жанра составляются по шаблону, модели,
задаваемой этим жанром. Чаще всего автор, создающий документ, не выбирает то или иное языковое средство из ряда синонимичных, а воспроизводит то, которое диктуется ему жанром. Так, в Заявлении о приеме на работу он обязательно должен написать «прошу принять меня с ________числа на должность _____________,» а не «придумывать» свои, отличные от стандартных фразы.
Существует два типа документов:
1) документы, регламентирующие деятельность учреждений и их
работников, органов управления и граждан, им подвластных, относят к
служебной документации;
2) документы, фиксирующие
отношения между различными
и их работниками, связанными деловой и коммерческой деятельностью,
называют официально-деловой перепиской.
В рамках служебной документации выделяют группы жанров,
объединённых по ряду признаков – функциональному, содержательному,
временному (сроки исполнения):
- личные документы (автобиография, доверенность, заявление, расписка и т.п.);
- распорядительные документы (постановление, приказ, инструкция и т.п.);
- административно-
организационные (контракт, отчет, устав и т.п); - информационно-справочные (акт, объяснительная записка, справка и т.п.).
Стиль и смысловое содержание служебной документации должны подчиняться следующим требованиям:
- точность изложения информации: текст не должен допускать двоякого толкования;
- каждое предложение должно быть однозначным;
- лаконичность передачи информации;
- использование языковых клише, облегчающих восприятие текста;
- нейтральный тон изложения (отсутствие экспрессивных языковых средств).
Юридическая сила документа обеспечивается комплексом реквизитов. Реквизиты – это обязательные элементы оформления документа.
К ним относятся: наименование автора документа, адресата, подпись, дата, номер документа, печать и т.д.
В сфере письменной деловой речи действуют текстовые нормы. Текстовые нормы – это нормы, регламентирующие построение текста документа.
ГЛАВА 2. Формулы делового письма и делового общения
В этой главе рассмотрим текстовые нормы заявления, доверенности и объяснительной записки, расписки, делового письма, переговоров.
Расписка – это документ личного характера, удостоверяющий факт получения денежных средств, документов, имущества, груза, исполнения обязательств.
На практике часто встречаются случаи написания расписок при передаче денег в долг, имущества на хранение, при оформлении сделок купли-продажи.
Грамотно составленную расписку можно использовать при судебном разбирательстве в случае необходимости.
Как написать расписку?
Пишется расписка от руки. Бланк расписки содержит следующие реквизиты:
- наименование документа - Расписка;
- текст расписки – сначала указывают основные сведения об авторе документа: фамилия, имя, отчество, дата рождения (по желанию), паспортные данные: серия, номер, кем и когда выдан, адрес проживания, контактные телефоны (по желанию). Затем пишут данные физического либо юридического лица, передающего что-либо: ФИО, должность, наименование организации. Далее идет сумма займа (сначала цифрами, затем в скобках прописью) либо наименование передаваемого имущества. Также в тексте можно указать дату возврата займа, имущества;
- место (город) написания расписки (указывается по желанию) и дата - с левой стороны под текстом;
- подпись составителя - с правой стороны под текстом.
Расписка не заверяется нотариусом. Поэтому, если вы не доверяете человеку, которому передаете что-либо, в момент написания расписки необходимо пригласить несколько посторонних людей – свидетелей, в присутствии которых и осуществляйте сделку, чтобы в случае необходимости они могли подтвердить факт передачи денег или какого-то имущества в суде. В данном случае свидетели под датой и подписью автора расписки указывают свою фамилию, имя, отчество, адрес проживания и ставят личную подпись.
Заявление – документ, содержащий просьбу, предложение или жалобу
какого-либо лица, адресованный организации или должностному лицу
учреждения.
Заявление содержит следующие реквизиты:
1. Наименование адресата – кому? куда? (Дат. п. – должность, Вин. п. –
организация).
2. Наименование заявителя – от кого?
3. Наименование документа.
4. Текст (формулировка просьбы
заявителя и необходимая
5. Список документальных приложений (если есть).
6. Подпись заявителя.
7. Дата.
Существуют определённые правила написания заявления:
1. Наименование адресата, к которому обращаются, например, с просьбой, должно быть расположено в правом углу листа.
2. Если адресат представляет собой название организации, то это название ставится в Вин. п., если это название должностного лица – в Дат. п.. Например:
………………………………
…………………………….....
3. Фамилия и инициалы заявителя ставятся в Род. п. без предлога или с предлогом от (в настоящее время по канцелярской традиции предпочтителен вариант без предлога) и располагаются также в правом углу (иногда указывается адрес заявителя).
4. Название документа
Заявление пишется или с
5. Текст заявления пишется с красной строки.
6. Подпись заявителя ставится внизу справа, дата – слева. Элементы даты
записываются арабскими цифрами в последовательности число, месяц, год (если число или месяц обозначаются одной цифрой, то перед ней ставится ноль: 02. 03. 2002).
Познакомьтесь с образцом заявления студента на имя декана факультета:
Декану факультета архитектуры
Заявление
Прошу предоставить мне академический отпуск сроком на 1 год с
01.02.2003 на основании справки № 13457 от 30.01.03, выданной поликлиникой
№ 39 г. Санкт-Петербурга. Справка прилагается.
31 января 2003 года
Доверенность – документ, дающий кому-либо право (полномочия) действовать от имени лица, выдавшего доверенность.
Доверенности на получение денег содержат, например, следующие
реквизиты:
- Наименование документа.
- Фамилия, имя, отчество (иногда должность, адрес, паспортные данные – в зависимости от цели написания доверенности) доверителя.
- Фамилия, имя, отчество (иногда должность), адрес, паспортные данные
доверенного лица.
- Содержание доверенности (КТО – ДОВЕРЯЮ – КОМУ – ЧТО СДЕЛАТЬ) (сумма пишется цифрами и в скобках прописью).
- Подпись доверителя.
- Дата выдачи доверенности.
- Наименование должности и подпись лица, удостоверяющего подпись
- доверителя.
- Дата удостоверения и подпись.
Приводим образец доверенности:
Доверенность
Я, Гошин Павел Михайлович, студент механического факультета
Технического института, доверяю Ивановой Анне Сергеевне, проживающей по адресу:
г. Санкт-Петербург, ул. Озерная, д.б, кв. 9, паспорт: серия 4009 № 145676,
выдан 34-м отделением милиции г. Санкт-Петербурга 10 марта 2000 г.,
получить мою стипендию за июнь 2000 г. в сумме 150 (сто пятьдесят) рублей.
25.05.2000г.
Подпись П. М. Гошина удостоверяю, декан механического факультета Г. Г. Сонин 26.05.2000 г. Печать
Обратите внимание на расположение частей доверенности:
- наименование документа — в центре;
- текст – с красной строки;
- дата – слева, подпись – справа;
- под датой и подписью – место, чтобы заверить документ.
- Объяснительная записка – документ, содержащий объяснение причин какого-либо нарушения в производственном или учебном процессе.
Объяснительная записка содержит следующие реквизиты:
- Наименование адресата (руководитель организации, подразделения).
- Фамилия, инициалы, должность работника, пишущего объяснительную записку.
- Заголовочная часть (наименование документа пишется в середине листа с заглавной буквы).
- Текст объяснительной записки. Опись прилагаемых документов.
- Подпись (внизу справа).
- Дата написания объяснительной записки (ниже подписи и слева листа, число и год пишутся цифрами, а месяц словами).
Приводим образец объяснительной записки:
Объяснительная записка
Я, Смирнова Анна Николаевна, отсутствовала на занятиях по русскому
языку и культуре речи с 14.03.03 по 18.04.03 в связи с вынужденным отъездом к заболевшей матери в город Новгород. Справку о болезни матери из районной поликлиники № 4 Новгорода прилагаю.
15 апреля 2003 г.
Итак, для того чтобы правильно составить деловую бумагу, следует
сначала уяснить характер деловой ситуации, выбрать соответствующий жанр
документа, а затем составить его с учётом необходимых реквизитов и языкового наполнения. Документируемая информация должна излагаться предельно ясно, чётко и недвусмысленно – это основное требование письменной деловой речи.
I. Деловое письмо – документ, который подготавливает заключение сделок, важные встречи, содержит служебную информацию, претензии, предложения и т.д. Таким образом, деловое письмо – письменный диалог юридических лиц, в котором решаются важнейшие вопросы экономико-правовой деятельности организации.
Деловое письмо должно соответствовать конкретному типу письма
(письмо-запрос, письмо-ответ,
сопроводительное письмо и т.д.
Выделяют несколько типов деловых писем и характерные для них
языковые стандартные формулы:
1. Письмо-запрос (или просьба) – это письмо, содержащее просьбу о присылке образцов товара, каталогов, какой-либо другой информации.
Языковые формулы:
– Обращаемся к Вам с просьбой прислать …
– Прошу (просим) Вас выслать …
– Мы просили бы Вас направить (нам) …
– Не могли бы Вы сообщить …
– Мы хотели бы получить …
– Желательно было бы ознакомиться с …
– Сообщите нам, пожалуйста, …
2. Письмо-ответ – это письмо, являющееся реакцией на полученное ранее письмо (или имевший место телефонный разговор) и содержащее согласие или отказ от чего-либо.
3. Языковые формулы:
– В ответ на Ваше письмо (на Ваш факс) извещаем (сообщаем, информируем), что …
– В продолжение телефонного разговора уведомляем, что …
4. Гарантийное письмо – письмо, обеспечивающее исполнение изложенных в нём обязательств. В нём адресату обычно гарантируется оплата или
предоставление чего-либо (места работы, проведение исследований и т. п.). Эти письма имеют повышенную правовую функцию, поэтому изложение текста должно быть предельно чётким и ясным.
Языковые формулы гарантийного письма:
– Оплату гарантируем …
– Качество изделий гарантируем …
– Сроки выполнения гарантируем …
5. Сопроводительное (препроводительное) письмо – письмо, которое
информирует адресата о направлении документов, прилагаемых к письму.
Языковые формулы:
– Направляем (посылаем, высылаем, препровождаем) (Вам) …
– Мы рады направить (послать, выслать, препроводить, переслать, отправить)
(Вам) …
6. Письмо-рекламация (претензия) – письмо, представляющее собой выражение претензий к стороне, нарушившей принятые на себя по контракту
обязательства, и требование возмещения убытков.
Языковая формулы:
– В связи с изложенным просим Вас возместить понесённые нашей фирмой
убытки в размере …
– Товар получил серьёзные повреждения … . Постарайтесь возместить нам
убытки, которые мы понесли …
– Мы пользуемся своим правом потребовать от Вас возмещения убытков за
задержку в поставке, как оговорено в контракте.
– Мы не сомневаемся, что вы примете нашу претензию как вполне обоснованную, и нам не придётся передавать дело на рассмотрение в арбитраж .
7. Письмо-благодарность – письмо, содержащее благодарность за что-либо (за полученные образцы товара, каталоги, информацию, приглашение, оказанное гостеприимство и т. д.)
Языковые формулы:
– Благодарим Вас за …
– Мы признательны Вам за то, что …
– Выражаем благодарность за …
– Заранее благодарим Вас за то, что …
– Мы получили Ваш факс от… , за который (Вам) очень благодарны.
Существуют строгие правила написания деловых писем:
1. В левой стороне листа располагается штамп торговой фирмы (её
наименование, адрес, телефон, телекс, дата).
2. В правой стороне листа указывается имя и адрес лица, которому адресуется письмо. Если письмо адресуется официальному лицу, то вначале отмечается должность, затем фамилия и инициалы и только потом адрес предприятия:
Директору АО «Златоуст»
Голубеву С. Н.
Россия, 191011, Санкт-Петербург,
ул. Инженерная, д. 13, ком. 29
4. Если документ адресуется частному лицу, то вначале указывается
почтовый индекс и адрес, потом фамилия и инициалы получателя:
194156, Санкт-Петербург,
Лесной проспект, д. 37, кв. 107
Васильеву П. Р.
5. В переписке с официальным или частным лицом – иностранными гражданами – перед фамилией пишется г. или г-ну (господину). Это обращение всё шире распространяется и при переписке с отечественными партнёрами.
6. Употребление обращения гражданину допускается только в сфере
правовых и административных отношений (в судебных, правоохранительных
органах и т. д.).
7. В заголовке к тексту письма, который располагается в левой стороне листа под штампом организации, употребляется только конструкция с предлогом о/об (например, О создании совместного предприятия).
8. Текст письма должен также включать этикетную рамку: приветствие адресата и слова прощания. Например, Уважаемый господин директор! (Помещается на левой стороне письма под заголовком к тексту, выносится в отдельную строку).
9. Заключительная формула вежливости помещается на правой стороне
письма: С уважением, С пожеланием успехов…
R.S. Допустимо иногда не указывать заголовок к тексту письма, а указать вежливое приветствие:
Уважаемый г. Павлов !
6. Реквизит «Подпись»
состоит из указания на
подписывающего письмо, его личной подписи и её расшифровки:
Директор АО «Златоуст» Подпись С. Н. Голубев
В случае особой важности документа, например, относящегося к
финансовым или другим обязательствам организации, на письме ставятся две
подписи – её руководителя и главного бухгалтера.
7. Если автор – лицо юридическое, то действия передаются:
а) от 3-го лица ед. числа:
–Завод «Прогресс» не возражает …
–Кооператив «Поиск» гарантирует …
б) от 3-го лица мн. числа:
– Дирекция, профсоюзный комитет з-да «Прогресс» убедительно просят …
в) от 1-го лица мн. числа:
– Просим …
–Сообщаем …
–Подтверждаем …
8. Если автор – лицо физическое, то действия передаются:
а) от 1-го лица ед. числа:
–Прошу …
–Довожу до Вашего сведения …
б) от 1-го лица мн. числа:
–Поздравляем …
–Одобряем …
–Мы получили Вашу телеграмму …
Текст любого письма состоит из следующих частей:
1) обращения, 2) вводной части, 3) основной части, 4) заключения.
Деловое письмо имеет строгую структурную схему:
1. Обращение.
Используется стандартное обращение (должность, фамилия, имя,
отчество). Если не предполагается конкретное лицо, обращение можно
опустить.
Уважаемый господин Иванов!
Уважаемые господа!
2. Вводная часть.
Излагается повод для письма.
– В связи с ...
–Согласно контракту от 21.01.02. №15/10...
–Нами рассмотрены Ваши предложения...
3. Основная часть.
Формулируется главная цель письма: сообщение; предложение; отказ;
ответ; запрос; просьба; гарантия; напоминание; приглашение; благодарность;
рекламация.
Суть дела излагается от первого лица в ед.ч. или мн.ч., а также от
третьего лица. Необходимо чёткое деление на абзацы.
– Рады сообщить Вам...
– Информируем Вас о том, что...
– Извещаю, что...
– Прошу ответить...
– Просим выслать...
– Направляем Вам...
– Высылаем Вам...
– Напоминаем Вам...
– Подтверждаю, что...
4. Заключение.
Выражается надежда на ответ, на положительное решение вопроса,
выражается признательность, пожелание, чтобы переписка была продолжена и т. п.
– Надеемся получить ответ в ближайшее время...
– Просим ответить в двухнедельный срок...
– Ожидаем Вашего согласия...
– Выражаем надежду (надеемся) на дальнейшее сотрудничество (продолжение нашего сотрудничества)...
–Заранее благодарны...
–Искренне Ваш...
–С уважением.
Итак, язык делового письма должен соответствовать традициям
официально-делового стиля литературного языка, основными признаками
которого являются точность и стандартизированность используемых языковых средств. Кроме того, деловое послание должно отвечать требованиям информационной достаточности, лаконизма и объективности.
III. Деловые переговоры – это обсуждение с целью заключения соглашения
между кем-либо по какому-либо вопросу. Переговоры являются важным видом делового общения.
Задачи переговоров:
1. Установление деловых связей.
2. Заключение договоров.
3. Принятие важных решений.
4. Подписание ответственных документов.
5. Координация совместной деятельности.
6. Разрешение конфликтов, спорных вопросов, установление доброжелательных отношений и налаживание сотрудничества.
Каковы же важнейшие условия успеха деловых переговоров?
1. Владение информацией. Диалог может быть плодотворным только в том случае, если обе стороны хорошо разбираются в обсуждаемой проблеме, компетентны в данной области.
2. Умело разработанный план ведения переговоров. Не нужно жалеть
времени на подготовку к деловым переговорам, необходимо тщательно
продумать все тонкости и детали предстоящего обсуждения, подобрать
возможные аргументы для обоснования своей позиции, наметить, как лучше
использовать те или иные приёмы воздействия на оппонента.
3. Учёт интересов сторон. Основной вопрос состоит в том, как разрешить
противоречия интересов и в наиболее полном объёме реализовать их
совпадения.
Когда говорят о переговорах, то, как правило, рассматривают подготовку к
ним и сам процесс их ведения.
Подготовительный этап включает в себя отработку как организационных
моментов, так и содержательной стороны переговоров. В процессе подготовки необходимо решить следующие организационные вопросы:
- кто возглавит делегацию,
- кто будет принимать участие в переговорах,
- распределить обязанности между членами делегации,
- определить место, время встречи,
- составить программу переговоров,
- уточнить регламент работы,
- дать поручения сотрудникам, обслуживающим переговоры и т.д.
- Жанры периодической печати
- Жанры письменной деловой речи
- Жанры публицистики в творчестве Е.Д. Айпина
- Жанры публицистического стиля
- Жанры публичных выступлений
- Жанры радиовещания, их характеристики
- Жанры рекламных сообщений для рекламы в туризме
- Жанры лирики
- Жанры литературных произведений эпохи Средневековья
- Жанры литературы
- Жанры музыки
- Жанры музыки
- Жанры научного стиля
- Жанры новостей
