Автоматизированная система учета кадров и расчета заработной платы

Министерство  образования и науки Российской Федерации

Федеральное агентство по образованию 

Государственное образовательное учреждение высшего  профессионального образования

«Камчатский государственный  университет имени  Витуса Беринга»

2008-2009 учебный год 

Кафедра «информатики» 

Выпускная квалификационная работа

     Автоматизированная  система учета кадров и расчета  заработной платы 
 

Петропавловск – Камчатский, 2009 г.

      Аннотация 

     Выпускная квалификационная работа представляет собой разработку программного продукта по организации кадрового учета, расчета заработной платы на предприятии  ООО «Планета книг», а также его  внедрение и настройку. В первой главе рассмотрена ситуация на предприятия. Выявлены недостатки существующих программ по автоматизации кадрового учета и расчета заработной платы. На основании представленных требований к организации учета кадров и расчета заработной платы в ООО «Планета книг» было составлено техническое задание на разработку соответствующего программного продукта, в котором определены цели, требования и основные исходные данные, необходимые для создания программного продукта они рассмотрены во второй главе. В третьей главе рассматривается разработка базы данных, а также разработка приложений. В завершении, на основании перечисленных глав сделаны выводы, доказывающие верность гипотезы эффективности программного продукта. 

     Annotation 

     The final qualifying work operation represents software product development on the organisation of the personnel registration, wages calculation at Open Company firm «Planeta knig», and also its implantation and customisation. In chapter 1 the situation on firms is considered. Disadvantages of existing programs on automation of the personnel registration and wages calculation are revealed. Also on the basis of the presented requirements to the organisation of a registration of personnel and wages calculation in Open Company « Planeta knig » the requirement specification on development of appropriate software product in which definite purposes, requirements and the basic data necessary for creation of software product they is considered in the second chapter has been made. In the third chapter database development, and also an applications programming is considered. In the end, based on the information given in the previous chapters, the resume which proves the hypotheses of the software product effectiveness is made. 

      Содержание:

ВВЕДЕНИЕ 

     Труд  является важнейшей частью экономики - он одновременно товар и причина  появления добавленной стоимости, так как предметы и материалы  при приложении к ним труда  становятся дороже. Отсюда возникает необходимость оценить и оплатить труд во всех его проявлениях, включив затем расходы на оплату труда в рамках установленных государством законов в стоимость продукции. Поэтому учет труда и заработной платы занимает одно из центральных мест в системе учета. От правильности начисления заработной платы, удержаний из нее зависит размер налогов уплачиваемых предприятием. Несвоевременное и ошибочное ведение учета расчетов по оплате труда влечет за собой значительные штрафы и другие меры наказания, что отрицательно сказывается на деятельности всего предприятия.

     Указанные  обстоятельства  обусловили  актуальность  темы  дипломной  работы,  её  важность  для  практики  организации  оплаты  труда  в  условиях  становления  рынка  и  определили  задачи  работы.

     Объектом исследования дипломной работы является общество с ограниченной ответственностью «Планета книг».

     Предметом исследования является автоматизация системы учета кадров и расчета заработной платы.

     Цель  работы – разработка программы по автоматизации кадрового учета, расчета заработной платы, внедрение ее на предприятие, настройка ее корректной работы, обучение персонала.

     Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:

• проанализировать имеющуюся систему для ведения кадрового учета и начисления заработной платы;
• изучить требования к работе программы по ведению кадрового учета и расчета заработной платы в ООО «Планета книг»;
• составить техническое задание на разработку программного продукта;
• изучить теоретический материал, посвященный автоматизации учета труда и расчета заработной платы;
• разработать базу данных;
• разработать программу-интерфейс по автоматизации кадрового учета и расчета заработной платы;
• внедрить программу на предприятие ООО «Планета книг».

     В ходе написания квалификационной работы необходимо доказать следующую гипотезу: разработка и внедрение программы по автоматизации кадрового учета и расчета заработной платы на предприятии обеспечит более эффективную работу сотрудников отдела кадров, обеспечит своевременную выплату заработной платы, уплату налогов с зарплаты.

     Квалификационная  работа состоит из введения, трех глав, заключения и библиографического списка источников литературы.

ГЛАВА 1 ИССЛЕДОВАНИЕ ПРЕДМЕТНОЙ ОБЛАСТИ 

1. Общая характеристика ООО «Планета книг»

     Общество  с ограниченной ответственностью «Планета книг» расположено по адресу: г. Петропавловск-Камчатский, проспект 50 Лет Октября и является коммерческой организацией, деятельность которой регулируется Законодательством Российской Федерации и учредительными документами.

     Основными источниками правового регулирования деятельности являются: Конституция РФ, Гражданский кодекс РФ и Федеральный закон «Об обществах с ограниченной ответственностью».

     Общество  с ограниченной ответственностью «Планета книг» осуществляет свою деятельность на основании Устава, утвержденного Общим Собранием Учредителей, являющимся высшим органом управления Общества.

     Общество  может осуществлять любые виды деятельности, если они не запрещены законодательными актами Российской Федерации.

     Сфера деятельности ООО «Планета книг» торгово-закупочная:

• розничная торговля книгами;
• розничная торговля учебниками;
• розничная торговля писчебумажными товарами;
• розничная торговля журналами;
• розничная торговля канцелярскими товарами.

2. Организация системы ведения кадрового учета и расчета заработной платы в ООО «Планета книг»

     Работа  отдела кадров предприятия связана с накоплением большого  количества  информации  о личных данных сотрудников.  Традиционно  информация  храниться  на  бумажных носителях. При этом трудно  осуществить  быстрый  отбор  нужных  данных  при приеме на работу, уходе в отпуск, увольнении, или других перемещениях сотрудника.

     В ходе начисления заработной платы можно  выделить следующие этапы (Рис. 1.1):

Рис. 1.1 Этапы расчета заработной платы

1. Первоначально оформляются документы кадрового учета (сотрудники, штатное расписание и т.д.), на основании которых формируются сведения кадрового учета.
2. Ежемесячно вводятся документы, характеризующие трудовые показатели каждого работника, а также другие документы и сведения, влияющие на начисления и удержания (табель, больничный лист и т.д.).
3. После завершения периода (месяца) производится процесс расчета заработной платы.
4. Производится расчет налогов и взносов.
5. Перечисление налогов в государственный бюджет.
6. Выплата заработной платы.

      До  настоящего времени все данные по сотруднику работник отдела кадров ООО  «Планета книг» хранил в сводной  таблице. Бухгалтер вел расчет заработной платы вручную ежемесячно. Для  этого он заносил всех работников в табель, проставлял количество отработанных дней, начислял индивидуально заработную плату для каждого работника согласно его оклада в штатном расписании. Затем рассчитывал вручную налоги по каждому человеку и по предприятию в целом. Формировал платежные поручения в программе «1 С: Торговля и склад» для перечисления в государственный бюджет налогов и взносов. Заносил в программу «Налогоплательщик ЮЛ» данные по удержанному с работника подоходному налогу для формирования справки  2-НДФЛ. Заносил в программу «ПД СПУ» данные по перечисленной страховой и накопительной пенсии каждого сотрудника.

      Целью моей работы является создание программы  по ведению кадрового учета и  расчета заработной платы, которая заменит использование текущих программ, будет превосходить их в возможностях, не уступая в эффективности, и главное полностью автоматизирует процесс работы бухгалтера-расчетчика.

      Способ  обработки хозяйственных операций при ведении бухгалтерского учета  оказывает существенное влияние  на организационную структуру фирмы, а также на процедуры и методы внутреннего контроля. Компьютерная технология характеризуется рядом особенностей, которые следует учитывать при оценке условий и процедур контроля. Ниже приведены отличия компьютерной обработки данных от неавтоматизированной.

• Единообразное выполнение операций. Компьютерная обработка предполагает использование одних и тех же команд при выполнении идентичных операций бухгалтерского учета, что практически исключает появлению случайных ошибок, обыкновенно присущих ручной обработке. Напротив, программные ошибки (или другие систематические ошибки в аппаратных либо программных средствах ) приводят к неправильной обработке всех идентичных операций при одинаковых условиях.
• Разделение функций. Компьютерная система может осуществить множество процедур внутреннего контроля, которые в неавтоматизированных системах выполняют разные специалисты. Такая ситуация оставляет специалистам, имеющим доступ к компьютеру, возможность вмешательства в другие функции. В итоге компьютерные системы могут потребовать введения дополнительных мер для поддержания контроля на необходимом уровне, который в неавтоматизированных системах достигается простым разделением функций.
• Потенциальные возможности появления ошибок и неточностей. По сравнению с неавтоматизированными системами бухгалтерского учета компьютерные системы более открыты для несанкционированного доступа, включая лиц, осуществляющих контроль. Они также открыты для скрытого изменения данных и прямого или косвенного получения информации об активах. Чем меньше человек вмешивается в машинную обработку операций учета, тем ниже возможность выявления ошибок и неточностей. Ошибки, допущенные при разработке или корректировке прикладных программ, могут оставаться незамеченными на протяжении длительного периода.
• Потенциальные возможности усиления контроля со стороны администрации. Компьютерные системы дают в руки администрации широкий набор аналитических средств, позволяющих оценивать и контролировать деятельность фирмы. Наличие дополнительного инструментария обеспечивает укрепление системы внутреннего контроля в целом и, таким образом, снижение риска его неэффективности. Так, результаты обычного сопоставления фактических значений коэффициента издержек с плановыми, а также сверки счетов поступают к администрации более регулярно при компьютерной обработке информации.
• Инициирование выполнения операций в компьютере. Компьютерная система может выполнять некоторые операции автоматически, причем их санкционирование не обязательно документируется, как это делается в неавтоматизированных системах бухгалтерского учета, поскольку сам факт принятия такой системы в эксплуатацию администрацией предполагает в неявном виде наличие соответствующих санкций.

3.   Обзор существующих программ по автоматизации кадрового учета и расчета заработной платы

      По  мере оснащения предприятия средствами вычислительной техники более высокого класса становится вопрос об использовании  безбумажной формы бухгалтерского учета. Переход к ней возможен лишь в условиях массового применения вычислительной техники, которое потребует соответствующей подготовки кадров бухгалтеров.

      С помощью компьютера в бухгалтерии  значительно облегчается решение  информационно-поисковых задач, упрощается работа по подготовке, составлению  и распечатке первичных документов. Использование компьютеров привело к созданию и распространению различных бухгалтерских программ.

      Первый  этап разработки программ автоматизации  бухгалтерского учета совпал по времени  с перестройкой, когда в России появилась реальная потребность  в программных продуктах такого типа для нужд малых предприятий и кооперативов, обслуживания временных трудовых коллективов и других новых субъектов бухгалтерского учета. Этот период характеризовался массовым ввозом в нашу страну персональных компьютеров, что в значительной степени обусловило выбор последних в качестве основной аппаратной платформы для бухгалтерских разработок. Большинство программ создавалось в виде АРМ (автоматизированных рабочих мест) и предназначалось для эксплуатации на автономных компьютерах.

      Первой  широко известной программой по ведению кадрового учета и расчета заработной платы стала программа «Автоматизированное Место Бухгалтера». За время своего существования программа была внедрена более чем на десяти тысячах предприятий самого различного профиля и численности.

      На  текущий момент существует довольно большое количество универсальных  комплексов ведения бухгалтерского учета, которые предназначены  для  автоматизации учета труда и  заработной платы, как на малых, так  и на крупных предприятиях. Вот лишь некоторые из них:

     1С:  Зарплата и кадры

      Программа «1С: Зарплата и кадры» является универсальной бухгалтерской программой и предназначена для расчета зарплаты и кадрового учета, может использоваться как на хозрасчетных предприятиях Российской Федерации, так и в организациях с бюджетным финансированием. Она позволяет не только автоматизировать расчет зарплаты, но и организовать учет сотрудников, регистрировать служебные перемещения, получать статистические справки по кадровому составу. Универсальность системы позволяет реализовать любой подход к решению этих задач и получать любые отчетные документы.[13]

    Основные  возможности программы:

• оформлять приказы о приеме на работу;
• оформлять приказы о продвижении по службе;
• вводить и рассчитывать больничные листы;
• осуществлять расчет отпусков;
• вводить разовые или долгосрочные доплаты и надбавки;
• оформлять приказы о выплате премии как подразделениям, так и отдельным сотрудникам;
• проводить перерасчеты "задним числом";
• рассчитывать разнообразные доплаты от доплаты к окладу до надбавки "за выслугу лет";
• вести штатное расписание предприятия;
• получать стандартные отчеты и формы для представления в налоговые и прочие органы;
• проводить межрасчетные выплаты зарплаты;
• проводить частичную выплату зарплаты;
• депонировать суммы, не выданные по платежным ведомостям;
• учитывать долги по зарплате прошлых периодов;
• оформлять увольнение с расчетом компенсации отпуска, выходного пособия.

      По  данным фирмы-франчайзи 1С в городе Петропавловске – Камчатском приблизительная стоимость продукта 18 000 рублей (Лицензия на 50 рабочих мест  156 000 рублей.).[14]

      1С:  Зарплата и Управление Персоналом

      «1С: Зарплата и Управление Персоналом» — программа массового назначения, позволяющая автоматизировать задачи предприятия в комплексе, связанные с расчетами заработной платы персонала и реализацией кадровой политики. Она может успешно применяться в службах управления персоналом и бухгалтериях предприятий, а также в других подразделениях, заинтересованных в эффективной организации работы сотрудников.[13]

      Это прикладное решение нового поколения, в котором учтены требования законодательства, реальная практика работы предприятий и перспективные мировые тенденции развития подходов к мотивации и управлению персоналом. Прикладное решение предназначено для реализации кадровой политики предприятия и денежных расчетов с персоналом по следующим направлениям:

• планирование потребностей в персонале;
• решение задач обеспечения бизнеса кадрами — подбор, анкетирование и оценка;
• управление компетенциями, обучением, аттестациями работников;
• управление финансовой мотивацией персонала;
• эффективное планирование занятости персонала;
• учет кадров и анализ кадрового состава;
• начисление и выплата заработной платы;
• исчисление регламентированных законодательством налогов и взносов с фонда оплаты труда;
• отражение начисленной зарплаты и налогов в затратах предприятия.

     Программа позволяет вести учет в единой информационной базе           "1С Зарплата и Управление Персоналом" от имени нескольких организаций — юридических лиц, а также индивидуальных предпринимателей, которые с точки зрения организации бизнеса составляют единое предприятие.

     В программе параллельно ведутся  два вида учета: управленческий и  регламентированный. Управленческий учет ведется по предприятию в целом, а регламентированный учет ведется  отдельно для каждой организации.

"1С  Зарплата и Управление Персоналом" позволяет повысить эффективность кадровой политики предприятия.

     Руководство будет иметь полный контроль за происходящим, задавать структуру предприятия  и составляющих его организаций, анализировать кадровый состав, принимать управленческие решения на основе полной и достоверной информации. Мощные аналитические отчеты предоставляют пользователю информацию в произвольных разрезах.

     Работники предприятия будут уверены в  том, что в любой момент смогут быстро получить необходимые им справки, сведения о своем отпуске, данные персонифицированного учета в Пенсионный фонд и т.д.

     Представление регламентированной отчетности в государственные  органы станет гораздо менее трудоемким процессом. Особенно это касается персонифицированных сведений для Пенсионного фонда.

Преимущества  по сравнению с программой «1С: Зарплата и Кадры»

     В программе «1С: Зарплата и Управление Персоналом» реализована возможность ведения учета нескольких организаций в единой информационной базе. Организации могут использовать общие списки физических лиц, классификаторы аналитической информации и т.д. При этом каждая организация может вести учет по общей или упрощенной системе налогообложения в рамках одной и той же информационной базы.

     Реализовано ведение не только регламентированного учета начислений, но и управленческого учета заработной платы со всем многообразием стимулирующих надбавок и бонусов, характерных для современных торговых и производственных предприятий. А также возможность описывать дополнительные начисления со всеми реализованными в конфигурации алгоритмами расчета, в частности, можно описать любое количество дополнительных отпусков с различным отражением в учете.

     Реализованы не только инструменты учета кадров, но и инструментарий управления персоналом: аттестациями, обучением, занятостью, включая планирование отпусков, набор кадров, включая менеджер контактов, и другие возможности.

     Реализована мощная подсистема кадровой аналитической  отчетности, включающая отчеты по произвольным спискам работников, движению работников и наглядные диаграммы отпусков, полноценный воинский учет с формированием необходимой отчетности. Реализованы все унифицированные формы по учету труда, включая формы Т-7, Т-10, Т-10а, Т-54.

     По  данным фирмы-франчайзи 1С в городе Петропавловске – Камчатском приблизительная стоимость продукта 14 000 рублей (Лицензия на 50 рабочих мест  156 000 рублей.).[14]

     Продукты  компании 1С продаются более 10 лет  и используется более чем 1 млн. предприятий на территории России, СНГ и Балтии.[13]

     БухСофт: Зарплата, Табель, Кадры

      Программа "БухСофт: Зарплата, Табель, Кадры" позволяет вести полный перечень всех кадровых и персональных данных, которые необходимы для ведения кадрового учета в соответствии с требованиями действующего трудового законодательства, а также для расчета заработной платы и для сдачи отчета в налоговые органы и Пенсионный фонд РФ. По заведенным данным в программе автоматически заполняются и выводятся на печать все утвержденные формы документов по учету труда.[15]

     Основные  возможности программы:

• оформлять приказы о приеме на работу;
• осуществлять расчет отпусков;
• вводить разовые или долгосрочные доплаты и надбавки;
• проводить перерасчеты "задним числом";
• рассчитывать разнообразные доплаты от доплаты к окладу до надбавки;
• получать стандартные отчеты и формы для представления в налоговые и прочие органы;
• проводить межрасчетные выплаты зарплаты;
• депонировать суммы, не выданные по платежным ведомостям;
• учитывать долги по зарплате прошлых периодов;
• оформлять увольнение с расчетом компенсации отпуска, выходного пособия.

     Приблизительная стоимость продукта 9 000 рублей.[15]

     Главными  недостатками программы является:

• возможность работы только в текущем году;
• программные ошибки, возникающие во время работы;
• ошибки в выгрузке данных.

      ИНФИН – Зарплата

      «ИНФИН-Зарплата» ориентирована на средние и крупные предприятия со сложным учетом и не требует внедрения и обучения. Возможна работа с несколькими предприятиями на одном рабочем месте, а также объединение данных, введенных с разных рабочих мест.

      Сетевая версия работает в разных типах сети, а система блокировок и синхронизации  сетевых процессов позволяет  независимо работать с данными нескольким пользователям и видеть в динамике изменения, вносимые с других рабочих  станций. Всевозможные сортировки, выборки, изменение порядка аналитик в балансовых счетах позволяют получать документ в разных разрезах информации.

      Работа  возможна в любом периоде, как  в закрытых месяцах, так и в  любых будущих, что полезно для  оперативного ввода первичных документов и корректировки уже введенной информации.

      Предусмотрена парольная защита информации с разными  уровнями доступа.

      Программа выполнена в вариантах «Мини», «Макси», «Супер» и «Элит», которые отличаются по функциональным возможностям и по стоимости, что позволяет пользователю выбрать необходимую конфигурацию программы. Каждый из вариантов исполнения включает в себя все возможности предыдущего.

      Основные  возможности программы:

• ведение лицевых счетов сотрудников;
• возможность работы с внутренними совместителями;
• гибкая настройка любых видов оплат и удержаний;
• ведение рабочих графиков;
• ведение табеля рабочего времени сотрудника;
• начисление зарплаты в индивидуальном, коллективном и табличном режимах;
• начисление зарплаты по табелю;
• расчет отпускных и больничных;
• автоматический расчет ЕСН и подоходного налога;
• автоматическое формирование расчетных листков, платежных ведомостей;
• перечисления зарплаты в банк;
• удержания по исполнительным листам;
• формирование документов в Налоговую инспекцию и Пенсионный Фонд РФ на бумажных и магнитных носителях;
• формирование итоговых документов по категориям, видам оплат, должностям, шифрам затрат в разрезе подразделений и предприятия в целом;
• формирование отчетности предприятия по ЕСН;
• возможность подключения адресной базы ГНИ;
• возможность настройки любых отчетов и справок.