Анализ документооборота на примере Чекмагушевского территориального участка Кушнаренковский межрайонный филиал ГУП «БТИ Республики Баш

Федеральное агентство по образованию

Государственное образовательное учреждение

высшего профессионального образования

Бирская государственная социально-педагогическая академия

Социальный гуманитарный институт 

Кафедра отечественной истории и документоведения

Усманова Сакина Гарифьяновна

Анализ документооборота

на примере Чекмагушевского территориального участка Кушнаренковский межрайонный филиал

ГУП «БТИ Республики Башкортостан»

Выпускная квалификационная работа

Студента 6 курса ОЗО отделения

Специальность 032001 «Документоведение и ДОУ»

Допущена к защите на ГАК                                         Научный руководитель

Зав.кафедрой: к.и.н., доцент                                        д.н.и., профессор

____________ И.С.Гареев                                            _________ Р.Б. Габдулхаков

____________2011г.                                                      ____________2011г.

Бирск, 2011

ОГЛАВЛЕНИЕ

ВВЕДЕНИЕ

ГЛАВА 1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ОРГАНИЗАЦИИ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

1.1. История регистрации документов

1.2 Сущность организации делопроизводства  

1.3 Понятие документооборота                 

ГЛАВА 2. РЕГИСТРАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ В ГУП «БТИ РБ»

2.1. История создания предприятия, ее задачи, функции, структура 

2.2. Организация документационного обеспечения управления ГУП «БТИ Республики Башкортостан»                                             

2.3. Обработка входящих и исходящих документов                       

2.4. Регистрация документов                                               

2.5. Контроль за исполнением документов                       

2.6. Составление номенклатуры дел                                       

2.7. Экспертиза ценности  документов и подготовка документов к передаче в архив                                                        

ГЛАВА 3. АВТОМАТИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА В ЧЕКМАГУШЕВСКОМ ТЕРРИТОРИАЛЬНОМ УЧАСТКЕ КУШНАРЕНКОВСКОГО МЕЖРАЙОННОГО ФИЛИАЛА ГОСУДАРСТВЕННОГО УНИТАРНОГО ПРЕДПРИЯТИЯ «БТИ РБ»

3.1 Общие требования к системе электронного документооборота       

3.2. Проектирование  автоматизированной   информационной   системы «Архив»                 

3.3. Разработка ПО управления архивом                    

3.4. Создание автоматизированной системы документооборота «Архив»

3.5. Обоснование экономической эффективности проекта

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ

ПРИЛОЖЕНИЕ

ВВЕДЕНИЕ

В настоящее время информация рассматривается как ресурс, который, как и традиционные ресурсы можно добывать, перерабатывать, использовать, распространять. Но сама по себе информация еще не имеет силу, практического применения, пока она грамотно не переработана и не сохранена. Для того чтобы информация приобрела дальнейшее применение в производстве и управлении, она должна быть заключена в официальный документ: приказ, протокол, письмо, отчет и т.д. Документированная информация составляет основу управления, поскольку пронизывает все ее органы. Информация в современном обществе – это полноценный ресурс производства, важный элемент жизни общества. Таким образом, документация, будучи тесно связанной со всеми формами управленческой деятельности, используется аппаратом управления в качестве способа и средства реализации возложенных на него функций.[1]

Документ, как носитель информации, выступает в качестве непременного элемента деятельности предприятия. Нельзя грамотно составить документ, не имея представления о его структуре, виде, назначении, классификации. Правильно организованный документооборот, четкое распределение функций исполнителей облегчает работу предприятия в целом. Неотъемлемой частью документооборота являются входящие и исходящие документы. Постановления, приказы являются в первую очередь входящими документами, от правильного их движения зависит своевременность исполнения. Грамотная организация документооборота важна потому, что современное общество не стоит на месте, развивается, совершенствуется. Чтобы иметь статус делового предприятия недопустимо совершать ошибки в оформлении документов. От четкости и оперативности обработки и движения документов в конечном итоге зависит быстрота принятия решений, поэтому в рациональной организации документообороту всегда уделяется большое внимание.[2]

В современной рыночной конъюнктуре не найдется, пожалуй, ни одной компании, которая не работает с документами. Документы используются везде: начиная от устава компании и заканчивая накладными и ордерами. При этом используются преимущественно бумажные носители, несмотря на то, что все тексты и формы предварительно набираются на персональном компьютере. Это вводит организации в дополнительные затраты на бумагу, оргтехнику и разнообразные канцелярские принадлежности. В нашей стране малый бизнес, в основном, и пользуется традиционным бумажным документооборотом, не прибегая к использованию средств автоматизации. Это и понятно, так как при малом количестве издаваемых и обращающихся документов фирме не требуется автоматизировать такой простой процесс, да и покупка специализированной информационной системы может обойтись дорого.

С ростом размера компании система ее документооборота усложняется, и уже становится непросто довести до своих сотрудников какой-нибудь приказ, инструкцию или постановление. Накапливание бумажных документов может привести к их утере, повреждению, затруднить их передачу. Естественным образом перед руководством встает вопрос о систематизации, создании механизма распространения и архивации документов. Учитывая современное техническое развитие, эти проблемы наиболее оптимальным образом может решить компьютерная информационная система.[3]

Нельзя не учесть и тот факт, что при территориальной удаленности офисов и филиалов организации нормальный документооборот невозможен без применения электронных средств связи. Многие российские компании для разных этапов документооборота используют ряд небольших программных средств, способных решать конкретные задачи. И лишь часть из них способна себе позволить автоматизированные информационные системы документооборота масштаба предприятия.[4]

Объектом исследования моей дипломной работы является Чекмагушевский территориальный участок Кушнаренковского межрайонного филиала ГУП «БТИ Республики Башкортостан».

Целью выполнения выпускной квалификационной работы является повышение эффективности ведения делопроизводства в Чекмагушевском территориальном участке Кушнаренковского межрайонного филиала ГУП «БТИ Республики Башкортостан». Опираясь на нормы и требования законодательных, нормативно-методических актов, рассмотреть регистрацию документов, проанализировать документооборот организации, т.е прием, обработку, распределение входящих, исходящих и внутренних документов ГУП «БТИ Республики Башкортостан».

Задачами является:

– изучить историю регистрации документов;

– изучить нормативные требования к организации документооборота;

– проанализировать описание организации и технологии документационного обеспечения в Чекмагушевском территориальном участке Кушнаренковского межрайонного филиала ГУП «БТИ Республики Башкортостан» и изучить организацию документооборота в ней;

– рассмотреть регистрацию документов в ГУП «БТИ Республики Башкортостан»: понятие, состав реквизитов, основные формы;

– на основании проведенного анализ предложить более усовершенствованный метод документооборота в данной организации (автоматизация).

Данная дипломная работа состоит из введения, трех глав, заключения и приложений.

Во введении дается обоснование выбранной темы, ее актуальность, характеристика использованных источников и литературы.

В первой главе рассматриваются история регистрации документов, сущность организации делопроизводства и понятие документооборота в целом.

Во второй главе подробно рассматривается история создания предприятия, ее функции и структура, дается характеристика организации документооборота в ГУП «БТИ Республики Башкортостан».

В третьей главе предлагается автоматизировать хранение архивных документов, разработать программу электронного архива.

В заключении подводятся итоги дипломной работы, предлагаются некоторые мероприятия по совершенствованию работы с документами.

При написании выпускной квалификационной работы использовались различные группы источников. Во-первых, были проанализированы законодательные акты:

Федеральный закон №149-ФЗ от 27.07.2006 «Об информации, информационных технологиях и о защите информации».[5] Настоящий закон регулирует отношения, возникающие при формировании и использовании информационных ресурсов на основе создания, сбора, обработки, накопления, хранения, поиска, распространения и предоставления потребителю документированной информации; создании и использовании информационных технологий и средств их обеспечения; защите информации, прав субъектов, участвующих в информационных процессах и информатизации.

В регулировании делопроизводства важная роль принадлежит и подзаконным нормативным актам. К их числу относится постановление Правительства РФ «Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти»[6], которое способствует решению технологических задач документирования. Настоящий стандарт устанавливает правила оформления организационно-распорядительных документов, которые фиксируют решения административных и организационных вопросов. Правила по делопроизводству в значительной степени облегчают создание типовых, унифицированных и единых процессов как традиционного, так и автоматизированного документирования, хранения и передачи документированной информации.

Также в настоящее время имеется ряд основных нормативно-методических документов, в которых содержаться нормы и правила по организации и ведению современного делопроизводства.

Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения.[7] Этот документ представляет собой совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления. Кроме того, документ закрепляет требования к специальному структурному подразделению – службе делопроизводства, которое создается в организациях специально для работы с документами.

ГОСТ Р ИСО 15489-1–2007 Управление документами[8]. В стандарте содержатся руководящие указания по управлению документами в рамках процессов управления качеством и управления окружающей средой в соответствии с международными стандартами и методические рекомендации по проектированию и внедрению систем управления документами в организации.

ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»[9]. Настоящий стандарт закрепил определение терминов, применяемых в делопроизводстве и архивном деле для каждого понятия установлен стандартный термин.

ГОСТ Р.6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительных документов. Требования к оформлению документов»[10] включает правила оформления реквизитов документов, в том числе реквизитов бланков, требования к текстам организационно-распорядительных документов.

Ко второй группе относятся неопубликованные источники, т.е. те организационно распорядительные документы, которые образовались в деятельности самой организации, к их числу относятся следующие:

Устав государственного унитарного предприятия «БТИ РБ»[11] в нем закреплена вся основная нормативно-правовая база предприятия, рассмотрены цели и предмет деятельности предприятия, указаны права и обязанности предприятия.

Положение о Чекмагушевском территориальном участке межрайонного филиала государственного унитарного предприятия «БТИ РБ»[12], где изложен порядок образования, права и обязанности и организация работы территориального участка.

Инструкция по делопроизводству[13] – это основной локальный акт, регламентирующий технологию работы с документами в пределах Чекмагушевского территориального участка межрайонный филиал государственного унитарного предприятия «БТИ РБ».

К третьей группе источников рассмотренных при написании выпускной квалификационной работы относятся научная литература, учебные пособия по документационному обеспечению управления и применению автоматизированных систем, периодические издания по делопроизводству, журналы, статьи.

В справочном издании М.В. Стенюкова «Документы. Делопроизводство»[14] собраны самые важные правила и нормы по составлению документов в соответствии с существующими стандартами. Справочное пособие включает в себя руководство по составлению и правильному оформлению различных документов с учетом требований существующих стандартов.

В работе «Делопроизводство» Т.В. Кузнецовой уделяется большое внимание рассмотрению современных требований к составлению и оформлению документов на основе ГОСТ Р 6.30-2003г. и организации работы службы делопроизводства. В специальные главы выделены составление и оформление наиболее часто встречаемых в управленческой деятельности видов организационно распорядительных документов, движение документа и его обработка с момента получения и до отправки, порядок текущего хранения документов, проведение экспертизы ценности работы с кадровыми документами[15].

В книге Дёмина Ю.М. «Делопроизводство. Подготовка служебных документов» приведены порядок и правила оформления служебных документов согласно положениям Национального стандарта Р ИСО 15489-1-2007 «Управление документами». Содержатся конкретные рекомендации по подготовке более 50 видов наиболее востребованных документов – от устава компании до материалов корпоративной переписки[16].

Практические рекомендации под редакцией Г.Ю. Касьяновой «Делопроизводство и другие аспекты работы секретаря» рассказывают о том, как практически вести делопроизводство, действовать в проблемных ситуациях. Материал четко систематизирован и проиллюстрирован схемами и примерами[17].

В учебном пособии А.В. Спивака «Документирование управленческой деятельности» отражено составление, оформление документов и организация работы с ними в соответствии с законодательными и нормативно-методическими актами. Большое место уделяется оформлению каждого документа и общим требованиям к тексту, особенностям языка и стилю служебного документа[18].

ГЛАВА 1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ОРГАНИЗАЦИИ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

1.1. История регистрации документов

Регистрации документов во все времена уделялось большое внимание. Это объясняется  тем, что  регистрацией связано решение нескольких задач:

-           обеспечение охраны документов, удостоверяющие различные управленческие действия, в том числе касающиеся имущественных вопросов;

-           придание документу юридической силы, фиксируя факт его создания, получения, отправления;

-           получение справок о времени  его составления, его содержания и местонахождения.

Регистрировать документы начали, вероятно, в период роста феодального землевладения и обострения борьбы за землю, когда большое значение приобрело документирование владельческих прав на землю и крестьян[19].

С развитием государственного аппарата, образованием штата чиновников усложняются все делопроизводственные процессы: расширяется сфера применения письменной фиксации управленческих действий, устанавливается процедура составления и оформления документов, порядок разрешения вопросов, регистрации документов и организации контроля за их исполнением, систематизации и хранения документов.

В XVI- XVII века регистрация в основном преследовала одну главную цель – обеспечение землевладельцам сохранение прав собственности на землю и на работников. Она не была самостоятельной делопроизводственной операцией. Вот почему регистрация документов рассматривается не в специальных, а в общих законодательных актах.

XVIII век – это время радикальных перемен в организации делопроизводства. Регистрация документов рассматривается как один из основных его этапов, разрабатывается целая система норм, регулирующих регистрационный процесс. В это время начинается законодательное закрепление норм всего делопроизводства, так как это требовали интересы разросшейся государственной машины.

Правила регистрации документов были сформулированы в изданном в 1722 году «Генеральном регламенте». Глава I «Генерального регламента» предписывала «тайные дела содержать в тайне», задачу охраны документа ставила и регистрация. Одновременно регистрационные журналы выполняли роль справочного аппарата: «по журналам можно найти, что в регистратуре искать надобно». Кроме того, регистрация оказывала помощь в осуществлении контроля за исполнением документов, в их систематизации, так как регистрационные велись по каждой группе документов[20].

Начиная с того периода, на документах появляются входящие и исходящие номера. На  поступивших документах проставлялась  номер и дата получения, в общем журнале («повседневная записка») излагалось содержание документа с указанием, кому послано на исполнение. Существовало 4 книги для регистрации входящих и исходящие документов:

- в книгу «С» записывались в хронологическом порядке документы от царя и Сената, к ней прилагался реестр зарегистрированных документов;

- в книгу «Д» - документы других коллегий и местных учреждений;

- в книгу «А» регистрировались документы, адресованные царю;

- в книгу «В» регистрировались документы, отправленные в другие коллегии, указывались дата, кому и куда отправлен документ, его краткое содержание.

Согласно «Учреждению для управления губерний» 1775 года для получаемых документов велся «реестр входящих бумаг», для отправляемых – реестр документов, посылаемых в вышестоящие учреждения (рапорты, донесения, представления), и реестр документов, посылаемых равным и подчиненным учреждениям и лицам[21].

Правила регистрации документов в учреждениях  XIX века определялись «Общим положением учреждений министерств» 1811 года. Процесс регистрации был сложным, поступавшие документы регистрировались на всех ступенях движения: в канцелярии министерства, в департаменте, отделении. В канцелярии министерств  велся общий  журнал поступивших документов, в которых излагалось его краткое содержание, указывались номер, учреждение или лицо, от которого документ получен, дата получения. Кроме того, каждое отделение канцелярии имело свой частный журнал входящих документов, где регистрировались те из них, которые рассматривались самой канцелярией и не относились к ведению департаментов.    

В канцелярии министра и департаментах было по два журнал исходящих документов:

- общий журнал, в него вносились все документы с «самым кратким означением их содержания»;

- частный журнал, в него записывались документы во всем их пространстве «от слова до слова».

В «Положениях о письмоводстве и делопроизводстве в Военном ведомстве» 1911 года предусматривались изменения в организации документов: в отдельных случаях допускалось применение карточной формы регистрации. Для ускорения заполнения регистрационных форм рекомендовалось давать такой заголовок, который мог бы «служить готовой записью во входящий журнал». Однако общая практика регистрации документов оставалась прежней. Многократность регистрации одного и того же документа на пути его движения к исполнению не способствовала быстрому решению вопросов[22].

Появившись в одном из ранних периодов документирования, регистрация документов сохранила свое назначение на протяжении многих лет вплоть до настоящего времени. Суть оставалась изначальной: регистрация укрепляла статус официального документа - быть подлинным доказательством закрепленной в нем информации.

1.2 Сущность организации делопроизводства

Понятие «документооборот» и сам термин возникли в делопроизводстве в 20-е годы. П.М. Керженцев в 1922 г. писал: «Бумага должна совершать свой кругооборот с максимальной скоростью и минимальной затратой труда и времени».

Первая попытка нормативной регламентации единых принципов организации документооборота была сделана в 1931 г. Институтом техники управления в проекте "Общих правил документации и документооборота". В проекте были изложены правила организации работы с документацией и документооборота, правила приема, сортировки, доставки, исполнения, контроля отправки документов, то есть все этапы обработки документов.

Государственные стандарты на термины и определения введены в 1970, 1983 гг. "Единая государственная система делопроизводства" установила единообразие понимания документооборота как "движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки". Утвержденная в 1988 году " Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения" уточнила понятие "документооборот", включив в него и операцию "подшивка документа в дело". ГОСТ 16487-70 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» установил определение понятия «документооборот - движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки»[23].

В настоящее время содержание понятия «делопроизводство» определяется ГОСТом Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»[24]. Делопроизводство – это деятельность охватывающая вопросы документирования и организации работы с документами в процессе управленческих действий. Она включает в себя как все операции по составлению и оформлению документов, так и весь комплекс работ с документами (ведение переписки, исполнение и контроль исполнения, учет документов, их систематизация, хранение, использование, порядок сдачи законченных производством документов в архив учреждения и т.д.).

Составной частью делопроизводства является документирование – процесс составления и оформления документов[25]. Исторически документирование развивается по двум направлениям:

1) документирование по общим вопросам управления;

2) документирование специальных сторон управленческой деятельности.

Документирование по общим вопросам управления охватывает основную, оперативную деятельность учреждений. Комплекс документов, возникший при документальном оформлении этой деятельности, получил название общей документации. Отдельные специальные стороны деятельности учреждений находят отражение в системах специальной документации (бухгалтерской, статистической, военной, технической и др.). Выделение систем специальной документации было вызвано особенностями содержания документов, входящих в эти системы, и отличными от других правилами их составления и работы с ними[26].

Основным объектом изучения в делопроизводстве является документ, а также процессы работы с ним. Этим словом обозначают любые письменные источники, соответствующим образом оформленные и поэтому имеющие юридическую силу.

Важное значение для изучения документооборота имеет знание параметров документооборота (качественных и количественных).

К качественным параметрам относят характеристику документооборота в зависимости от используемой системы информационного обеспечения: автоматизированного типа, традиционного, смешанного; разделение документооборота на входящие, исходящие и внутренние документопотоки; основные характеристики документооборота как пространственно организованного процесса: маршруты движения документов, этапы и инстанции их прохождения, стадии документооборота. К качественным также относятся и те параметры, которые характеризуют особенности наполнения системы информацией: состав и содержание документов, включаемых в документооборот, направленность движения документов, периодичность документопотока.

К количественным параметрам документооборота относят показатели его объема и времени протекания.

К временным характеристикам документооборота относят «продолжительность документооборота», то есть скорость прохождения отдельных документов в процессе документооборота. Эта характеристика понимается еще и как время, затрачиваемое на маршрут прохождения документа.[27]

Рациональная организация документооборота предусматривает учет следующих принципов: прямоточность, непрерывность, ритмичность, параллельность, пропорциональность.

Принцип прямоточности движения документов требует, чтобы перемещение документов осуществлялось по наиболее короткому пути, без петель, возвратных перемещений. Для выполнения этого требования очень важно создать для всех документопотоков наиболее целесообразную технологию обработки, последовательность выполнения операций. Этому поможет построение схем документооборота, маршрутных и технологических карт на управленческую документацию. Необходимо также продумать пространственное расположение структурных подразделений аппарата управления и отдельных рабочих мест. Наиболее простой форме движения потоков документов соответствует линейное расположение структурных подразделений.

Принцип непрерывности в документообороте – это непрерывная подача документов на тот уровень, где по ним принимается решение. Этот принцип несовместим с «залеживанием» документов, их скоплением в одной инстанции. В этих целях рекомендуется разработка перечня документов, не подлежащих регистрации службой делопроизводства, когда часть поступающих документов, минуя руководство, передается на исполнение непосредственно в структурные подразделения.

Принцип ритмичности документооборота означает равномерность движения потоков документов, подчинение наиболее приемлемому ритму движения. Этот принцип тесно смыкается с принципом непрерывности: движение документопотоков не может быть ритмично, если нарушена непрерывность движения.