Аудиторская проверка расчетов с подотчетными лицами в ООО «Кораблинская швейная фабрика»

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ…………………………………………………………………………..3

ГЛАВА 1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ  АСПЕКТЫ УЧЕТА И АУДИТА

РАСЧЕТОВ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ…………………………………….5

1.1. Нормативно-правовое  обеспечение учета и аудита  расчетов 

с подотчетными лицами……………………………………………………………..5

1.2. Порядок учета расчетов с подотчетными лицами…………………………….7

1.3. Основы аудита расчетов с подотчетными лицами…………………….…….11

ГЛАВА 2. Особенности состояния учета расчетов с подотчетными лицами в ООО «Кораблинская швейная фабрика» и пути его совершенствования…………………………14

2.1. Краткая финансово-экономическая характеристика

ООО «Кораблинская швейная фабрика»………………………………………….14

2.2. Первичный учет  расчетов с подотчетными лицами…………………………17

2.3. Аналитический и  синтетический учет расчетов  с подотчетными лицами…………………………………………….…………………………...……20

2.4. Мероприятия по совершенствованию учета расчетов с подотчетными лицами в ООО «Кораблинская швейная фабрика»………………………………26

ГЛАВА 3. Аудиторская проверка расчетов с подотчетными лицами в ООО «Кораблинская швейная фабрика»……………...33

3.1. Организация и планирование аудиторской проверки по расчетам с подотчетными лицами………..……………………………………………………33

3.2. Проведение аудиторской проверки учета расчетов

 с подотчетными  лицами…………………………………………………………..37

3.3. Совершенствование контроля расчетов с подотчетными лицами…………46

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ

ПРИЛОЖЕНИЯ

Введение

Тема данной выпускной квалификационной работы - «Учет и аудит расчетов с подотчетными лицами в ООО «Кораблинская швейная фабрика». Разнообразие участников расчетных отношений и форм расчетов между ними создает предпосылки для нарушений при осуществлении расчетных операций, поэтому они требуют повышенного контроля.

В процессе финансово-хозяйственной  деятельности у предприятий очень  часто возникает необходимость  приобретения материальных ценностей, а также работ и услуг по наличному и безналичному расчету. В этих случаях сотрудникам выдаются наличные денежные средства под отчет (авансы) на различные цели по поручению фабрики. В подотчет выдаются наличные денежные средства на предстоящие командировочные расходы, для оплаты хозяйственных расходов, на представительские цели, для покупки за наличный расчет продукции у других предприятий или у физических лиц, для оплаты выполненных работ, оказанных услуг, а также на иные хозяйственно-операционные цели.

Практика  аудиторских проверок показывает, что  из всех проверяемых объектов наибольшее количество ошибок и нарушений допускается именно при расчетах с подотчетными лицами.

Поэтому целью  выпускной квалификационной работы является  рассмотрение состояния учета расчетов с подотчетными лицами  на конкретном предприятии, проведение аудита расчетов с подотчетными лицами.

Задачами выпускной квалификационной работы являются:

• изучение теоретического материала, действующих нормативных актов в сфере учета расчетов с подотчетными лицами;
• проанализировать деятельность швейной фабрики в области бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами, пользуясь документами бухгалтерии;
• осветить как можно шире проблемы бухгалтерского учёта по командировочным расходам;
• выдвинуть предложения по совершенствованию бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами в  ООО «Кораблинская швейная фабрика»;

- разработать методику проведения аудиторской проверки в ООО «Кораблинская швейная фабрика» и выработать предложения по совершенствованию методов аудита и бухгалтерского учета;

Основными источниками  информации при написании работы служили:

1. Организационно - учредительные документы (устав, учетная политика организации);
2. Бухгалтерская отчетность (формы №1 «Бухгалтерский баланс», №2 «Отчет о прибылях и убытках»);
3. Учетные регистры (главная книга, журнал-ордер №7);
4. Первичные документы (приходные и расходные кассовые ордера, авансовые отчеты, чеки, квитанции, проездные документы и т.п.);
5. Учебная литература.

Объектом исследования является Общество c ограниченной ответственностью (ООО) «Кораблинская швейная фабрика».

ГЛАВА I. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ  УЧЕТА И АУДИТА РАСЧЕТОВ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ

1.1. Нормативно-правовое  обеспечение учета и аудита  расчетов с подотчетными лицами

К основным нормативным  документам учета и аудита расчетов с подотчетными лицами относятся:

1.   Федеральный закон от 21.11.96 г. N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» .

2. Порядок ведения  кассовых операций в Российской  Федерации (утверждено решением совета директоров Банка России от 22.09.93 г. N 40).

3. Налоговый кодекс Российской Федерации часть первая от 31 июля 1998 г. N 146-ФЗ  и часть вторая от 5 августа 2000 г. N 117-ФЗ.

4. Приказ Минфина России от 13.06.95 г. N 49 «Об утверждении Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств».

5. Постановление Госкомстата РФ от 1 августа 2001 г. N 55 «Об утверждении унифицированной формы первичной учетной документации N АО-1 «Авансовый отчет».

6. Приказ Минфина РФ  от 31 октября 2000 г. N 94н «Об утверждении Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и инструкции по его применению»

Со вступлением в  силу Трудового кодекса РФ вопросы  командирования впервые стали регулироваться на уровне закона. Им посвящена отдельная Глава 24 ТК РФ «Гарантии при направлении работников в служебные командировки и переезде на работу в другую местность».

В настоящее время  определение понятия служебной  командировки содержится непосредственно  в ТК РФ, в статье 166: «служебная командировка - поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы».

Условия выдачи наличных денег под отчет приведены  в п.11 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденного решением Совета директоров Банка России от 22.09.1993 N 40. Предприятия выдают работникам деньги под отчет в размерах и на сроки, определяемые руководителями предприятий. Выдача под отчет денег на расходы, связанные со служебными командировками, производится в пределах сумм, причитающихся командированным лицам на эти цели.

Направление работника  в командировку производится руководителем  организации и оформляется приказом (распоряжением) о направлении работника в командировку по форме N Т-9 или форме N Т-9а "Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку".

За командированным  работником сохраняются место работы (должность) и средний заработок  во время командировки, в том числе  за время нахождения в пути. Кроме этого, ему гарантируется возмещение расходов, связанных со служебной командировкой.

В случае направления  в служебную командировку работодатель согласно ст.168 ТК РФ обязан возмещать  работнику:

• расходы на проезд;
• расходы по найму жилого помещения;
• дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства;
• иные расходы, произведенные работником с разрешения работодателя.

Порядок и размеры  возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным актом организации. Однако для организаций, финансируемых из федерального бюджета, размеры возмещения не могут быть ниже размеров, установленных Постановление Правительства РФ от 2 октября 2002 г. N 729 «О размерах возмещения расходов, связанных со служебными командировками на территории Российской Федерации, работникам организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета».

Для обобщения информации о расчетах по подотчетным суммам согласно Плану счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утвержденному приказом Минфина России от 31.10.2000 N 94н, используется активный счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами»

1.2. Порядок учета расчетов  с подотчетными лицами

Подотчётные лица – работники, выполняющие свои функции за пределами предприятия. Для выполнения этих функций администрация выдаёт им денежные средства в виде авансов, в размере, определённом действующим законодательством. Денежные авансы выдаются в подотчёт на служебные командировки и на мелкие хозяйственные расходы.

Служебная командировка – поездка работника по распоряжению работодателя на определённый срок для  выполнения служебного поручения вне  места постоянной работы. Служебные  поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются [16, стр.124].

В случае производственной необходимости руководитель организации  может направлять в служебные  поездки граждан, связанных с  предприятиями договорами подряда, поручения, авторского договора, если это предусмотрено условиями договора. Такая поездка командировкой не является, так как отношения по договорам гражданско-правового характера регулируются нормами гражданского права, а не трудовым законодательством, и осуществляются за счёт средств предприятия. В аналогичном случае без оформления договора выплачиваемые гражданину средства в счёт компенсации производственных расходов включаются в его облагаемый налогом доход.

За командированным  работником сохраняются место работы (должность) и средний заработок во время командировки (в том числе за время нахождения в пути), а также возмещение расходов, связанных со служебной командировкой. Заработная плата пересылается работнику по адресу местонахождения в период командировки, по его просьбе за счёт предприятия, которым он командирован

При командировках в  местность, откуда работник может ежедневно  возвращаться к месту постоянного  жительства, суточные не выплачиваются. Вопрос о такой возможности решается руководителем организации. Если в данных случаях командированный остаётся в месте командировки, то при предоставлении документов о найме ему возмещаются соответствующие расходы. [10, стр.75].

Следует отметить, что  сотрудники в командировке могут  производить определённые хозяйственные расходы, например, осуществлять закупки материальных ценностей у населения, на рынках, а также у юридических лиц. В соответствии со ст.340 ТК РФ порядок и условия выплаты компенсаций в связи с переездом к месту работы, а также условия материально-бытового обеспечения работников, направляемых на работу в представительства РФ за границей, устанавливаются Правительством РФ с учётом климатических и иных условий в стране пребывания.

Первичные документы, составленные на иностранных языках, должны иметь  построчный перевод на русский язык (приказ Минфина РФ от 29.07.98 №34н). В случае отсутствия оправдательных документов соответствующие командировочные расходы не возмещаются. Расходы по найму жилья, подтверждённые соответствующими документами, и суточные возмещаются в пределах, установленных действующим законодательством.

Аванс командированному за границу работнику выдаётся частично в рублях, частично – в валюте (по смете); при этом покупка наличной иностранной валюты для оплаты командировочных  расходов запрещается.

Итак, расходы на командировки как внутри страны, так и за её пределами, не включаются в доход, подлежащий налогообложению. К таким расходам относятся суточные, выплачиваемые в пределах норм, установленных действующим законодательством, а также фактически произведённые и документально подтверждённые целевые расходы на проезд до места назначения и обратно, сборы за услуги аэропортов, комиссионные сборы, расходы на проезд в аэропорт или на вокзал, в места отправления, назначения или пересадок, на провоз багажа, расходы по найму жилого помещения, на оплату услуг связи, получения и регистрации служебного заграничного паспорта, получения виз, а также расходы, связанные с обменом валюты или чека в банке на наличную иностранную валюту. Если налогоплательщик не представил документы, подтверждающие оплату расходов по найму жилого помещения, то суммы такой оплаты освобождаются от налогообложения в пределах норм, установленных действующим законодательством

Авансовый отчет и правила его проверки

Авансовый отчет составляется в одном экземпляре подотчетным лицом.

На титульной части  бланка авансового отчета подотчетное  лицо указывает:

• наименование организации, направившей его в командировку;
• структурное подразделение (отдел, сектор), в котором работает сотрудник;
• свою фамилию, имя и отчество (графа "Подотчетное лицо);
• должность;
• назначение аванса (приобретение ценностей, оплата услуг, командировочные расходы и другое).

Бухгалтер для осуществления  контроля указывает на титульной  части бланка авансового отчета информацию о выдаче денег (указывает номер и дату документа, по которому выданы деньги, и соответствующий номер счета) и данные о наличии остатка или перерасхода по предыдущему авансу.

На титульной части  бланка авансового отчета также есть таблица «Бухгалтерская запись», в которую бухгалтер переносит суммы к учету с оборотной стороны авансового отчета по соответствующей корреспонденции счетов.

Внизу авансового отчета имеется раздел - расписка бухгалтера в том, что отчет принят к проверке со всеми прилагаемыми документами. В расписке указываются фамилия, имя, отчество подотчетного лица, номер и дата авансового отчета, прописью сумма документально подтвержденных расходов, количество прилагаемых документов, а также количество листов в этих документах. После заполнения всего отчета бухгалтер отрывает расписку по линии отреза и отдает подотчетному лицу. [14, стр.39].

Перед заполнением оборотной  стороны авансового отчета подотчетное  лицо должно систематизировать первичные  документы (билеты, транспортные счета, багажные квитанции, счета из гостиниц или от иных лиц, предоставляющих услуги по размещению и проживанию физического лица, акты закупки, счета-фактуры, товарные накладные и т.д.). Документы нужно сформировать в хронологическом порядке, пронумеровать их. Как правило, документы небольшого размера (например, билет в электричке) нужно наклеить на лист формата А 4.

Если количество подтверждающих документов превышает количество строк  в бланке формы авансового отчета, подотчетное лицо получает второй оборотный  лист бланка, при необходимости и третий и т.д. бланк отчета и составляет авансовый отчет на нескольких бланках. В конце первого бланка отчета указывается: "Окончание расчета см. в продолжении (продолжениях N) авансового отчета". В верхней части второго и последующих бланков отчетов указывается: «Продолжение авансового отчета .... Ф.И.О. N...».

Заполненный бланк авансового отчета должен быть подписан подотчетным  лицом.

Авансовый отчет подотчетного лица, не соответствующий указанным  выше требованиям, бухгалтерией к проверке и учету не принимается. Подотчетное лицо в таком случае остается должником предприятия на сумму полученных под отчет денежных средств до погашения суммы этих средств.

После получения от подотчетного лица заполненного им авансового отчета и приложенных к нему документов бухгалтер проверяет такие документы и правильность заполнения авансового отчета. Проверка осуществляется:

по форме - устанавливается  наличие всех подтверждающих документов и приложений к ним, заполнение реквизитов и правильность оформления авансового отчета, правильность переноса данных из документов в авансовый отчет, наличие подписи подотчетного лица;

по содержанию - определяется соответствие поданных документов цели полученного задания, их достоверность, наличие заполненных в них  реквизитов, соответствующих отметок в командировочном удостоверении, дат осуществления затрат реальному времени выполнения задания;

арифметическая проверка - удостоверяется правильность подсчета итоговой величины средств, подлежащих погашению по данному отчету, и т.д.

Проверяется также полнота  отчета подотчетного лица по полученным денежным средствам, то есть возврат  данным лицом остатка неизрасходованных  средств. [14, стр.93].

Выявленные бухгалтером  нарушения заполнения авансового отчета указываются им на заполненном подотчетным лицом бланке данного документа. Бухгалтер имеет право при несоблюдении установленных требований к составлению авансового отчета и документам возвращать их подотчетному лицу для оформления надлежащим образом.

1.3. Основы аудита расчетов с подотчетными лицами

2. Экономическое содержание аудита расчетов с подотчетными лицами.

Аудиторская деятельность определяется сейчас большинством специалистов как предпринимательская деятельность по проведению собственно аудита и оказанию услуг, сопутствующих аудиту. (8)

Существует  достаточно много различных определений  аудита.

Так американскими специалистами Э. А. Аренсом и Дж. К. Лоббеком аудит рассматривается как процесс, посредством которого компетентный независимый работник накапливает и оценивает свидетельства об информации, поддающейся количественной оценке и относящейся к специфической хозяйственной системе, чтобы определить и выразить в своем заключении степень соответствия этой информации установленным критериям (11).

Дж. Робертсон под аудитом понимает процесс уменьшения до приемлемого уровня информационного риска для пользователей финансовых отчетов (30).

Институт  присяжных бухгалтеров Шотландии (1СА8) определяет, что «аудит представляет комплекс методов, направленных на установление эффективности и целостности системы управления, точности финансовых отчетов» (19).

По  мнению профессора Шеремета А. Д. аудит  как наука представляет собой систему знаний о методах и приемах независимого финансового контроля. Аудит как практика - вид управленческой деятелыгости, сводящийся к независимому финансовому контролю и оценке финансовой (бухгалтерской) отчетности. Независимый финансовый контроль определяет

сущность  аудита, отделяет его от других видов  контроля и выделяет его в самостоятельную научную (и учебную) дисциплину и практику.

Согласно  Федеральному закону «Об аудиторской  деятельности» (статья 1, пункт 1) «аудиторская деятельность, аудит - предпринимательская деятельность по независимой проверке бухгалтерского учета и финансовой (бухгалтерской) отчетности организаций и индивидуальных предпринимателей».

Целью аудита является выражение мнения о  достоверности финансовой (бухгалтерской) отчетности аудируемых лиц и соответствии порядка ведения бухгалтерского учета законодательству РФ).

В аудите определяющей является категория существенности, так как именно с ее помощью аудиторы устанавливают допустимую величину искажения бухгалтерской отчетности, что соответственно влияет на аудиторское мнение о достоверности бухгалтерской отчетности. (20)

Понятие существенности неразрывно связано с понятием достоверности (точностью данных). Это степень вероятности (от 0 до 100%) пропуска или искажения отчетных данных, оказывающая влияние на способность пользователей делать правильные выводы о финансовом положении экономических субъектов и принимать адекватные экономические решения. (14).

Аудиторская проверка характеризуется определенным аудиторским риском. В федеральном правиле (стандарте) N 8 "Оценка аудиторских рисков и внутренний контроль, осуществляемый аудируемым лицом" под термином "аудиторский риск" понимается риск выражения аудитором ошибочного аудиторского мнения, в случае когда в финансовой (бухгалтерской) отчетности содержатся существенные искажения. Аналогичное определение имеет место и в международных стандартах аудита (МСА): аудиторский риск - это риск выражения аудитором ненадлежащего аудиторского мнения в случаях, когда в финансовой отчетности содержатся существенные искажения". Аудитору следует использовать свое профессиональное суждение, чтобы оценить аудиторский риск и разработать аудиторские процедуры, необходимые для снижения данного риска до приемлемо низкого уровня. (10,28)

Аудиторские услуги могут быть оказаны любому экономическому субъекту, при этом экономические субъекты самостоятельно выбирают аудитора, аудиторскую фирму для оказания аудиторских услуг или проведения аудиторской проверки. С этой целью заинтересованная в оказании аудиторских услуг организация составляет и направляет аудитору, аудиторской фирме официальное именное письмо — предложение о проведении аудита. Официальным ответным документом является письмо -обязательство аудиторской организации о согласии на проведение аудита. (8,13)

Отношения между аудиторами и аудируемыми  лицами по поводу проведения независимой проверки и оказания сопутствующих аудиту услуг оформляются договором. Закон об аудите не определяет содержание договора оказания аудиторских услуг. Поэтому применяются общие положения гражданского законодательства, регулирующие договорные отношения, и учитываются предъявляемые федеральными правилами (стандартами) аудиторской деятельности требования к договору оказания аудиторских услуг. Отношения по проведению аудиторских проверок и осуществлению сопутствующих аудиту услуг регулируются на основании договора возмездного оказания услуг (15).

По  договору возмездного оказания услуг исполнитель обязуется по заданию заказчика оказать услуги (совершить определенные действия или осуществить определенную деятельность), а заказчик обязуется оплатить эти услуги (2).

Начальным этапом проведения аудита является планирование.

Планирование  аудита предполагает разработку общей  стратегии и детального подхода к ожидаемому характеру, срокам проведения и объему аудиторских процедур (4).

Результатами  планирования являются план и программа  аудита, которые должны обеспечить своевременное и эффективное проведение проверки (24).

На  этапе между планированием работы и подготовкой заключения по ее результатам основной задачей аудитора является сбор аудиторских доказательств (бухгалтерские документы, письменные и устные объяснения сотрудников аудируемого лица, информация от третьих лиц).

После проведения всех необходимых процедур проверки аудитор должен оценить полноту и качество исполнения всех пунктов плана и программы аудита, провести классификацию, систематизацию и аналитический обзор результатов проверки, после чего составить отчет и оформить аудиторское заключение (23).

Практика  аудиторских проверок показывает, что  из всех проверяемых участков учета  наибольшее количество ошибок и нарушений  допускается именно при расчетах с подотчетными лицами. (21)

Поэтому данный участок учета обладает повышенным риском для аудитора.

Расчеты с подотчетными лицами возникают  по суммам денежных средств, выданных им на выполнение операционно - хозяйственных задач и для компенсации расходов на служебные командировки. Кроме того, расчеты с подотчетными лицами возникают при расчетах за отпущенную им продукцию на реализацию, за полученные расчетные документы, например лимитированную чековую книжку (9).

Подотчетными  лицами могут быть только работники  данного предприятия. Список их объявляется в приказе по предприятию (17).

Аванс в необходимой сумме для выполнения порученного задания выдают в том случае, если подотчетное лицо не имеет задолженности по ранее полученным суммам (18).

Денежные  средства, предназначенные для оплаты хозяйственных и командировочных расходов, организация, как правило, получает с расчетного счета в кассу для выдачи их подотчетным лицам. Организации, имеющие постоянную денежную выручку за реализованные товары, имеют право использовать наличные денежные средства на хозяйственные и другие расходы в пределах лимитов, установленных кредитной организацией. (26)

Отношения между  фирмой и подотчетным фактически регулируются только пунктом 11 Порядка  ведения кассовых операций в Российской Федерации.

Выдача наличных денег под отчет на расходы, связанные  со служебными командировками, производится в пределах сумм, причитающихся командированным  лицам на эти цели.

Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны  не позднее 3 рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения их из командировки, предъявить в бухгалтерию предприятия отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним.

Передача выданных под отчет наличных денег одним  лицом другому запрещается (7).

Основными задачами аудита расчетов с подотчетными лицами являются: установление правильного  и целевого использования подотчетных  сумм; выявление незаконных и нецелесообразных с хозяйственной точки зрения расходов, соблюдение установленного порядка возмещения командировочных расходов. (29)

Основными источниками информации при проведении аудита расчетов с подотчетными лицами являются:

•   Нормативные документы ,

•   Авансовые отчеты формы № АО-1 вместе с оправдательными документами,

•   Приказы (распоряжения) о направлении работника в командировку формы № Т-9, Т-9а,

•   Командировочные удостоверения  формы № Т-10,

•   Журнал регистрации авансовых отчетов,

•   Журнал - ордер № 7,

•   Главная книга,

•   Бухгалтерский баланс. (22,12)

Приступая  к проверке расчетов  с  подотчетными лицами,  аудитор должен сначала проверить:

•   Кто ведет учет расчетов с подотчетными лицами (должность, образование, стаж работы по специальности, нет ли родственных связей с руководителем, кассиром организации);

•   Имеется ли в наличии нормативная база для работы бухгалтера;

•   Кому подотчетен данный бухгалтер и кто его  проверяет по исполняемой работе;