Автоматизация ООО «ЖилкомСервис»

Автоматизация  ООО «ЖилкомСервис»

Выпускная квалификационная работа 110 с.

Аннотация

Объектом исследования является ООО «ЖилкомСервис», ведет свою деятельность в области ЖКХ.

Цель выпускной квалификационной работы – увеличение эффективности предоставления отчетности в контролирующие органы их деятельность, за счет следующих показателей:

1. Время обработки отчетности.
2. Нагрузка специалиста.
3. Экономия денежных средств организации.

В организации используют ERP - система «1С: Зарплата и Управление персоналом 8.2». ERP - система «1С: Зарплата и Управление персоналом 8.2» не имеет механизм формирование отчетов:

1. Регламентированная  форма № П-4 «Сведения о численности и заработной плате работников» в Федеральное Статистическое наблюдение (ФСН).
2. «Сведения по кадрам» в Федеральную Налоговую службу (ФНС).
3. «Расшифровка укомплектованности кадрами рабочих профессий» Министерство ЖКХ РБ.

Реализация информационной подсистемы может широко применяться  и в других организациях, ведущих  деятельность  в области ЖКХ, которые  работают в ERP – системе «1С: Зарплата и Управление персоналом 8.2 » и предоставляющие отчетность в органы, контролирующие их  деятельность.

Ил. 93, табл. 37, библ. 51 наим.

 

Список уловных сокращений

АИС - автоматизированная информационная система;

АЭИС - автоматизированная экономическая информационная система;

БД - база данных;

ВКР – выпускная квалификационная работа;

ДБО - дистанционное банковское обслуживание;

ЖКХ - жилищно – коммунальные услуги;

ЗУП - зарплата и управление персоналом;

ИТ - информационная технология;

ООО - общество с ограниченной ответственностью;

ОС - операционная система;

ПО - программное обеспечение;

СУБД - система управления базами данных;

ФЗ - Федеральный закон;

ФНС - Федеральная налоговая служба;

ФСН - Федеральное  статистическое наблюдения;

ЭВМ - электронно-вычислительная машина;

MS - Microsoft;

SADT - методология структурного анализа и проектирования.

ВВЕДЕНИЕ

Для принятия эффективных  управленческих решений в условиях динамичного развития рыночной экономики предприятию требуется целесообразная система информационного обеспечения, объективно отражающая сложившуюся экономическую ситуацию. Хорошее информационное обеспечение это не только залог успеха и конкурентоспособности организации, но и порой выступает как средство выживания в условиях жесткой конкуренции, которая сложилась в данный момент в стране.

В современных условиях важной областью стоит информационное обеспечение, которое состоит в сборе и переработке информации, необходимой для принятия обоснованных управленческих решений. Передача информации о положении и деятельности организации ООО «ЖилкомСервис» на высший уровень управления и взаимный обмен информацией между всеми взаимосвязанными отделами организации осуществляются на базе «1С: Зарплата и Управление персоналом 8.2».

Качественная работа информационной системы отделов, это основа эффективного управления организацией. Использование для этого автоматизированных систем, безусловно, наилучший (если не единственно возможный) путь [12].

Объектом исследования является ООО «ЖилкомСервис» ведет свою деятельность в области ЖКХ. В организации используют ERP - система «1С: Зарплата и Управление персоналом 8.2». ERP - система «1С: Зарплата и Управление персоналом 8.2» не имеет механизм формирование отчетов:

4. Регламентированная  форма № П-4 «Сведения о численности и заработной плате работников» в Федеральное Статистическое наблюдение (ФСН).
5. «Сведения по кадрам» в Федеральную Налоговую службу (ФНС).
6. «Расшифровка укомплектованности кадрами рабочих профессий» Министерство ЖКХ РБ.

В дальнейшем приводятся реальные предложения по насыщению ERP - система «1С: Зарплата и Управление персоналом 8.2».

Информационная система  не только отображает функционирование правления, но и влияет на него через  органы управления. Она есть совокупность информационных процессов для удовлетворения потребности разных уровней принятия решения, ее целью является продуцирование информации для использования управленческим аппаратом. Назначение информационной системы заключается в описании экономического объекта, его состояний, взаимодействия, что выражается через экономические показатели. Она, призвана своевременно предоставлять в контролирующие органы, необходимую и достаточную информацию для принятия решения, качество которых обеспечивает высокоэффективную деятельность объекта управления.

Жилье является одной  из основных потребностей человека и  одновременно представляет собой инструмент социального, экономического и личностного  развития. Если проводить нынешнюю административную жилищную политику, то будет и дальше ухудшаться состояние жилого фонда, комфортность проживания, что повлечет серьезное ухудшение жизни, прежде всего, для населения с низким уровнем дохода.

Актуальность заключается  в автоматизации ранее ручной обработке отчетов, которые предоставляются в органы контролирующие деятельность ООО «ЖилкомСервис».

 

1. Деятельность отдела бухгалтерии по предоставлению отчетности в контролирующие органы ООО «ЖилкомСервис», как объект исследования

1. Технико-экономическая характеристика предметной области

Объектом дипломного проектирования является процесс формирования отчетности отделом бухгалтерии. Процесс протекает в ООО «ЖилкомСервис» по Чекмагушевскому району. Рассмотрим более подробно основные характеристики и параметры функционирования организации.

1. Общие положения

ООО «ЖилкомСервис» начало свою деятельность с февраля 2009 года. Уставная деятельность организации направлена на решение вопросов реформирования жилищно – коммунального хозяйства, улучшение качества обслуживания многоквартирных домов на основе важнейших направлений социально – экономических преобразовании в стране, создание необходимых условий для проживания и жизнедеятельности человека.

Направления деятельности ООО «ЖилкомСервис»:

1. Предоставление услуг по уборке территории.
2. Осуществление стекольных и малярных работ.
3. Осуществление столярных и плотничных работ.
4. Распределение тепловой энергии.
5. Осуществление штукатурных работ.
6. Осуществление кровельных работ.
7. Удаление и обработка сточной воды.

Отраслевая  практика ООО «ЖилкомСервис»:

1. Управление эксплуатацией жилого фонда.
2. Распределение пара и горячей воды (тепловой энергии).
3. Устройство покрытий зданий и сооружений.

 

Конкурентоспособность ООО «ЖилкомСервис»:

На сегодняшний день в Чекмагушевском районе находятся 3 организации:

1. ООО "Сантехник", с. Чекмагуш.
2. ООО "Чекмагушевское ПУЖКХ".
3. ООО "ЖилкомСервис", с. Старокалмашево.

Так как организация  находится в с. Старокалмашево и  жилищно – коммунальные услуги на селе предоставляются только этой организацией, отсюда следует, что ООО «ЖилкомСервис» конкурентоспособен, также для укрепления своего экономического потенциала ООО «ЖилкомСервис» оказывает услуги сторонним организациям [13].

2. Анализ показателей работы ООО «ЖилкомСервис»

На начало 2012 года общая  площадь жилищного фонда с. Старокалмашево составила 10683.85 м² .

Показатели работы ООО «ЖилкомСервис» за 2012 год указаны в таблице 1.1.

Таблица 1.1

Показатели  работы ООО «ЖилкомСервис»

Показатели	Ед. измерения	ООО «ЖилкомСервис»
Выручка от реализации работ (услуг)	тыс. руб.	4883
Финансовый  результат до налогообложения (-убыток), (+прибыль)	тыс. руб.	+14
Дебиторская задолжность всего	тыс. руб.	573
Кредиторская  задолжность всего	тыс. руб.	559
Численность работников	чел.	20
Среднемесячная  заработная плата	руб.	6516

 

Основные показатели работы коммунальной сферы с.Старокалмашево указаны в таблице 1.2.

 

Таблица 1.2

Коммунальная  сфера ООО «ЖилкомСервис»

Коммунальная  сфера	Ед. измерения	Показатели
		2011	2012
Число источников теплоснабжения	единица	1	1
Протяженность тепловых и паровых сетей в двухтрубном исчислении	метр	6300	6300
Протяженность тепловых и паровых сетей в двухтрубном исчислении, нуждающихся в замене	метр	500	1012
Протяженность тепловых и паровых сетей, которые были заменены и отремонтированы за отчетный год	метр	500	1018
Одиночное протяжение уличной водопроводной сети	метр	17690	18490
Одиночное протяжение уличной водопроводной сети, нуждающейся в замене	метр	4460	3260
Одиночное протяжение уличной водопроводной сети, которая заменена и отремонтирована за отчетный год	метр	800	2400
Одиночное протяжение канализационной сети	метр	1200	1200
Общая площадь жилых помещений	кв. метр	10683.85	10683.85
Общая площадь жилых помещений в ветхих и аварийных жилых домах	кв. метр	100	50

Анализ данных, представленных в таблице 1.2 «Коммунальная сфера», показывает, что ООО «ЖилкомСервис»:

1. Каждый год производит замену аварийных тепловых и паровых сетей.
2. Проводит работы по протяжению и ремонту водопроводных сетей.
3. Активно ведет работы по переселению из ветхих и аварийных жилых домов жителей с. Старокалмашево.

1. Основные задачи организации ООО «ЖилкомСервис»

Главной целью организации является:

1. Предоставление качественных услуг населению.

Основными задачами организации являются:

1. Оснащение жилищного фонда общедомовыми приборами учета до 2012 года.
2. Обеспечение стандартизованного качества сервиса.
3. Участие и повышение заинтересованности собственников жилых помещений в улучшении качества обслуживания.

На организацию могут быть возложены иные задачи в соответствии с приказом Министерство ЖКХ РБ [3].

2. Описание структуры организации

Организационная структура  создает некоторый каркас, который является основой для формирования отдельных функций организации. Структура выявляет и устанавливает взаимоотношения сотрудников внутри организации. Организационная структура ООО «ЖилкомСервис» изображена на рисунке 1.1.

Структура организации построена по функциональному принципу.

Функциональный принцип - это специализация сотрудников  на конкретных операциях, ответственность  исполнения должностных функций  в строго определенные сроки.

В соответствии с организационно - функциональной структурой ООО «ЖилкомСервис» (Рис. 1.1) опишем функции должностных лиц:

Директор представляет интересы организации на территории Чекмагушевского района с. Старокалмашево. Он совершает в установленном порядке сделки от имени организации, утверждает структуру и штатное расписание организации, осуществляет прием

 

 

 Рис. 1.1 Организационно – функциональная структура ООО «ЖилкомСервис» по Чекмагушевскому району

 

 

 

на работу работников организации, заключает с ними, изменяет и прекращает трудовые договоры, а также несет ответственность за последствия своих действий в соответствии с федеральными законами и законами РФ, иными нормативными правовыми актами РФ.

Директор  должен знать:

1. Конституцию.
2. Законы.
3. Постановления и решения Президента и Правительства, определяющие направления и перспективы развития отрасли.
4. Постановления, распоряжения, приказы и другие, руководящие и нормативные материалы вышестоящих и других органов, касающиеся деятельности предприятия.

Заместитель директора по организации, эксплуатации и ремонту жилищного фонда подчиняется руководителю организации. Он должен знать:

1. Нормативные правовые акты и другие, руководящие и методические документы вышестоящих органов по эксплуатации и ремонту жилищного фонда.
2. Правила и нормы технической эксплуатации жилищного фонда, технологию ремонтных работ.
3. Строительные нормы и правила.

Заместитель директора по организации  эксплуатации и ремонту жилищного фонда исполняет следующие обязанности:

1. Обеспечивает выполнение работ по техническому обслуживанию и ремонту конструктивных элементов зданий, внутридомовых инженерных сетей и оборудования.
2. Проводит осмотр кровли, карнизов, балконов, территорий домовладельцев, проверяет исправность входных дверей подъездов, чердачных помещений и др.
3. Обеспечивает  надлежащее санитарное состояние домовладений и пролегающей территории, их уборку от мусора и снега, своевременную уборку лестничных клеток и других мест общего пользования и др.
4. Контролирует своевременное выполнение производственных заданий рабочими по заявкам жильцов.
5. Обеспечивает рабочих предусмотренной нормами спецодеждой, индивидуальными средствами защиты, необходимыми материалами и инструментами.
6. Контролировать расход воды, электроэнергии и многое другое.

Экономист относится к категории специалистов, принимается на работу и увольняется с работы приказом директора организации. Он непосредственно подчиняется директору организации. В своей деятельности экономист - программист руководствуется:

1. Нормативными правовыми документами, другими руководящими и методическими материалами, касающимися выполняемой работы.
2. Уставом организации.
3. Приказами, распоряжениями руководителя организации.

На экономиста организации возлагаются следующие функции:

1. руководство экономической деятельностью организации;
2. организация работы по повышению квалификации подчиненных работников;
3. обеспечение здоровых и безопасных условий труда для подчиненных исполнителей, контроль за соблюдением ими требований законодательных и нормативных правовых актов по охране труда.

Главный бухгалтер назначается на должность и освобождается от должности приказом директора организации. Он подчиняется непосредственно директору. Главному бухгалтеру подчиняются все работники бухгалтерии. Прием и сдача дел при назначении на должность и освобождении от должности главного бухгалтера оформляются актом приема-передачи дел после инвентаризации имущества и обязательств. Главный бухгалтер должен знать:

1. Законодательство о бухгалтерском учете.
2. Постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие, методические и нормативные материалы вышестоящих, финансовых и контрольно -  ревизионных органов по вопросам организации бухгалтерского учета и составление отчетности;
3. Структуру предприятия, стратегию и перспективы его развития.

Главный бухгалтер возглавляет  работу:

1. По подготовке и утверждению рабочего плана счетов бухгалтерского учета.
2. По подготовке и утверждению форм первичных учетных документов, применяемых для оформления хозяйственных операций, форм внутренней бухгалтерской отчетности в соответствии с требованиями Госкомстата России.
3. По обеспечению порядка проведения инвентаризации и оценки имущества и обязательств, документальному подтверждению их наличия, состояния и оценки.
4. По организации системы внутреннего контроля за правильностью оформления хозяйственных операций, соблюдением порядка документооборота, технологии обработки учетной информации и ее защиты от несанкционированного доступа.

Кассир относится к категории технических исполнителей. кассир подчиняется главному бухгалтеру и директору предприятия. в своей деятельности кассир руководствуется:

1. Нормативными документами по вопросам выполняемой работы.
2. Методическими материалами.
3. Уставом предприятия.
4. Правилами трудового распорядка.
5. Приказами и распоряжениями директора организации.

Кассир должен знать:

1. Постановления, распоряжения, приказы и другие, руководящие и нормативные документы вышестоящих и других органов, касающиеся ведения кассовых операций.
2. Формы кассовых и банковских документов, правила приема, выдачи, учета и хранения денежных средств и ценных бумаг.
3. Порядок оформления приходных и расходных документов.
4. Правила обеспечения их сохранности.

Кассир:

1. Осуществляет операции по приему, учету, выдаче и хранению денежных средств и ценных бумаг с обязательным соблюдением правил, обеспечивающих их сохранность.
2. Оформляет документы и получает в соответствии с установленным порядком денежные средства и ценные бумаги в учреждениях банка для выплаты рабочим и служащим заработной платы, премий, оплаты командировочных и других расходов.
3. Своевременно и в установленном порядке оформляет квитанции – извещения и раздать населению.
4. Составляет кассовую отчетность.

Диспетчер относится к категории специалистов. Назначение на должность диспетчера и освобождение от нее производится приказом директора организации.

Диспетчер должен знать:

1. Нормативные правовые акты, методические материалы по вопросам производственного планирования и оперативного управления производством.
2. Организацию производственного планирования и диспетчирования на предприятии.
3. Производственные мощности предприятия и его подразделений.
4. Специализацию подразделений предприятия и производственные связи между ними.
5. Средства вычислительной техники, коммуникаций и связи.

Должностные обязанности:

1. Осуществляет с использованием средств вычислительной техники, коммуникаций и связи оперативное регулирование хода производства и других видов основной деятельности предприятия или его подразделений в соответствии с производственными программами, календарными планами и сменно-суточными заданиями.
2. Контролирует обеспеченность подразделений предприятия необходимыми материалами, конструкциями, комплектующими изделиями, оборудованием, а также транспортом и погрузочно-разгрузочными средствами.
3. Осуществляет оперативный контроль за ходом производства, обеспечивая максимальное использование производственных мощностей, ритмичное и бесперебойное движение незавершенного производства, сдачу готовой продукции, выполнение работ (услуг), складских и погрузочно-разгрузочных операций по установленным графикам.
4. Обеспечивает соблюдение установленных норм заделов на участках и в цехах, размеров партий запусков и сроков их подач.
5. Принимает меры по предупреждению и устранению нарушений хода производства, привлекая при необходимости соответствующие службы предприятия.
6. Руководит работой операторов диспетчерской службы.

Специалист  отдела кадров относится к категории специалистов. Он назначается на должность и освобождается от нее приказом руководителя организации. Специалист отдела кадров должен знать:

1. Законодательные и нормативные правовые акты, методические материалы по управлению персоналом.
2. Трудовое законодательство РФ.
3. Профиль, специализацию организации.
4. Структуру и штат организации.
5. Порядок назначения на должность.

Специалист выполняет  следующие должностные обязанности:

1. Выполняет работу по ведению кадрового делопроизводства.
2. Проводит изучение и анализ должностей и профессионально - квалификационной структуры персонала организации и ее подразделений.
3. Ведет учет кадров, связанный с приемом, переводом, увольнением работников, результатов аттестации работников.
4. Участвует в подготовке предложений по развитию персонала, планированию карьеры, обучению и повышению квалификации персонала.

Секретарь относится к категории служащих. Назначение на должность секретаря и освобождение от нее производится приказом директора организации или заместителя директора. В своей деятельности секретарь руководствуется:

1. Указаниями руководства.
2. Правилами трудового распорядка.
3. Приказами и распоряжениями директора (заместителя).
4. Должностной инструкцией.

Секретарь подчиняется  непосредственно директору (заместителю). Секретарь выполняет технические функции:

1. Получает необходимые руководителю сведения от подразделений, или исполнителей, вызывает по его поручению работников.
2. Осуществляет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых директором (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени, месте, повестке дня заседания или совещания, их регистрация), ведет и оформляет протоколы.
3. Передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам (телекс, факс, телефакс и др.).
4. Подготавливает документы для тиражирования на множительной технике, а также копирует документы на персональном ксероксе.
5. Выполняет отдельные служебные поручения директора [14].

2. Выделение функциональной подсистемы АИС

В нашем случае, функциональной подсистемой АЭИС является процесс формирования отчетности отделом бухгалтерии ООО «ЖилкомСервис» по Чекмагушевскому району.

1. Общие положения

Отдел бухгалтерии в своей деятельности руководствуется:

1. Жилищным Кодексом.
2. Приказам Министерство ЖКХ.
3. Постановлением  от 23 мая 2006 г. N 307 «О порядке предоставления коммунальных услуг гражданам».
4. Постановлением правительства РБ №300 от 31 августа 2012г. «О порядке расчета платы за отопление для собственников и пользователей помещений в многоквартирных домах и жилых домов».
5. Постановлением правительства РФ от 23 сентября 2010 г. N 731 «Об утверждении стандарта раскрытия информации организациями, осуществляющими деятельность в сфере управления многоквартирными домами».
6. Постановлением правительства РФ от 23 сентября 2010 г. №731 «Об утверждении стандарта раскрытия информации организациями, осуществляющими деятельность в сфере управления многоквартирными домами» [15].

Отдел использует информационные системы такие как:

1. «1С: Зарплата и Управление Персоналом 8.2».
2. «Гранд – Смета».
3. «Налогоплательщик».
1. «1С: Зарплата и Управление Персоналом 8.2». Огромное число предприятий используют в своей повседневной работе ERP-системы (англ. Enterprise Resource Planning System - Система планирования ресурсов предприятия). Они предназначены для автоматизации учёта и управления организацией, и строятся по модульному принципу, в той или иной степени охватывая все ключевые процессы деятельности организации.

 Системы автоматизации также  широко используют различные  государственные учреждения, органы власти. Одними из самых распространённых как в России в целом в  области ERP-систем, являются разработки отечественной фирмы «1С».

«1С Зарплата и Управление Персоналом 8.2» – это программа  массового назначения для комплексной автоматизации расчета заработной платы и реализации кадровой политики предприятий и организаций. Она успешно применяется в кадровых службах и бухгалтериях, а также в других подразделениях, в задачу которых входит организация эффективной работы персонала. «1С: Зарплата и Управление Персоналом 8.2» – это готовое к работе решение, в котором учтены требования законодательства, реальная практика работы предприятий и мировые тенденции развития методов мотивации и управления персоналом. Программа позволяет вести учет  в единой информационной базе от имени нескольких организаций — юридических лиц, а также индивидуальных предпринимателей, которые с точки зрения организации бизнеса составляют единое предприятие. Программа 1С полезна всем без исключения работникам предприятия. Представление регламентированной отчетности в государственные органы станет гораздо менее трудоемким процессом. Особенно это касается сведений для персонифицированного учета Пенсионного фонда (СЗВ-4, АДВ-11) и отчетности по налогу на доходы физических лиц (2-НДФЛ).