Информационные и коммуникационные техногогии в системе государственного управления

Введение

В современных условиях эффективное управление представляет собой ценный ресурс организации, наряду с финансовыми, материальными, человеческими и другими ресурсами. Следовательно, повышение эффективности управленческой деятельности становится одним из направлений совершенствования деятельности предприятия в целом. Наиболее очевидным способом повышения эффективности протекания трудового процесса является его автоматизация. Но то, что действительно, скажем, для строго формализованного производственного процесса, отнюдь не столь очевидно для такой изящной сферы, как управление.

Актуальность темы исследования. Последнее десятилетие двадцатого века останется в истории как время становления российской государственности. Преобразования затрагивают все сферы жизни общества и не в последнюю очередь систему управления государством. Результатом преобразований явилась единая структура государственных и муниципальных органов управления с четко прописанными функциями. Граждане, замещающие должности в органах управления, получили нормативно установленный статус государственных или муниципальных служащих, главной задачей которых является обеспечение исполнения полномочий органов управления. Интенсификация социальных процессов, характерная для реформирующегося общества, потребовала от российских чиновников овладения новыми  эффективными технологиями служебной деятельности, которые применяются, прежде всего, для информационной и интеллектуальной поддержки решения управленческих задач соответствующими государственными органами.

Совершенствование институтов государственной и муниципальной службы проходило и проходит в условиях информатизации, т.е. организационного социально-экономического и научно-технического процесса создания оптимальных условий для удовлетворения информационных потребностей и реализации прав граждан, органов государственной власти,

органов местного самоуправления на основе формирования и использования информационных ресурсов. Применение информационных технологий, безусловно, вносит важные коррективы в процедуры принятия управленческих решений.

Сегодня довольно часто  констатируется то, что в России недостаточно развиты информационные компьютерные технологии, в т.ч. в области государственного управления, говорится о неготовности органов государственной власти к применению эффективных технологий управления и организации взаимодействия с гражданами и хозяйствующими субъектами.

Степень научной разработанности темы. В настоящее время есть большое количество литературы, как зарубежной, так и отечественной, которая посвящена изучению и внедрению информационных технологий в управлении -  это труды Д. Белла, Э. Тоффлера, А. Турена, М. Кастельса, Д.В. Иванова, А.Е. Шадрина, Н.Н. Моисеева, А.В. Волокитина, А.П. Мамошкина, И.Н. Курносова.

Объектом данного исследования является информатизация органов государственной власти на примере ИФНС Советского района, а субъектом – орган государственной власти на примере ИФНС Советского района.

Целью данной работы является изучение информационных технологий в системе государственного управления на примере ИФНС Советского района.

Достижение поставленной цели предполагает решение следующих задач:

                  дать понятие информационных технологий;

                  определить составляющие информационных технологий;

                  описать виды информационных технологий, используемых в государственном управлении;

                  на примере ИФНС Советского района, описать виды и значение информационных технологий в государственном управлении;

                  внести предложения по усовершенствованию информационных технологий в ИФНС Советского района.

1 Теоретическая часть. Информационные технологии в системе управления

1.1 Понятие информационных технологий

Для понимания того, что же такое информационные технологи, необходимо начать с основных составляющий, а именно, с терминов информация и технология.

Информация - это преобразованные в определенном контексте данные, представляющиеся содержательными и полезными для конкретных пользователей. Понятие "информация" имеет смысл лишь при наличии источника (информатора) и получателя.

Технология - это комплекс научных и инженерных знаний, реализованных в приемах труда, наборах материальных, технических, энергетических, трудовых факторов производства, способах их соединения для создания продукта или услуги, отвечающих определенным требованиям. Поэтому технология неразрывно связана с машинизацией производственного или непроизводственного, прежде всего, управленческого процесса. Управленческие технологии основываются на применении компьютеров и телекоммуникационной техники.

На основе вышеизложенного можно сделать вывод, что информационные технологии - это комплекс взаимосвязанных научных, технологических, инженерных дисциплин, изучающих методы эффективной организации труда людей, занятых обработкой и хранением информации.

В современных условиях информационные технологии являются важнейшим интеллектуальным ресурсом, который позволяет резко повысить обоснованность и эффективность применяемых методов экономического развития на уровне предприятия, региона, страны.

Сами информационные технологии требуют сложной подготовки, больших первоначальных затрат и наукоемкой техники. Их введение должно

начинаться с создания математического обеспечения, формирования информационных потоков в системах подготовки специалистов.

1.2 Этапы развития информационных технологий

Существует несколько точек зрения на развитие информационных технологий с использованием компьютеров, которые определяются различными признаками деления (см. Таблица1).

Общим для всех изложенных ниже подходов является то, что с появлением персонального компьютера начался новый этап развития информационной технологии. Основной целью становится удовлетворение персональных информационных потребностей человека, как для профессиональной сферы, так и для бытовой.

Таблица 1 – Основные признаки деления информационных технологий

Окончание таблицы 1

1.3 Составляющие информационных технологий

Используемые в производственной сфере такие технологические понятия, как норма, норматив, технологический процесс, технологическая операция и т.п.,

могут применяться и в информационных технологиях. Прежде чем разрабатывать эти понятия в любых технологиях, в том числе и в информационных, всегда следует начинать с определения цели. Затем следует попытаться провести структурирование всех предполагаемых действий, приводящих к намеченной цели, и выбрать необходимый программный инструментарий.

Необходимо понимать, что освоение информационных технологий и дальнейшее ее использование должны свестись к тому, что нужно сначала хорошо овладеть набором элементарных операций, число которых ограничено. Из этого ограниченного числа элементарных операций в разных комбинациях составляется действие, а из действий, также в разных комбинациях, составляются операции, которые определяют тот или иной технологический этап. Совокупность технологических этапов образует технологический процесс (технологию). Он может начинаться с любого уровня и не включать, например, этапы или операции, а состоять только из действий. Для реализации этапов технологического процесса могут использоваться разные программные среды.

Информационные технологии, как и любые другие, должны отвечать требованиям, представленным на рисунке 1.

Рисунок 1 – Схема требований к информационным технологиям

1.4 Информационные технологии обработки данных

Информационные технологии обработки данных предназначены для решения хорошо структурированных задач, по которым имеются необходимые входные данные и известны алгоритмы и другие стандартные процедуры их обработки. Эти технологии применяется на уровне операционной (исполнительской) деятельности персонала невысокой квалификации в целях автоматизации некоторых рутинных постоянно повторяющихся операций управленческою труда. Поэтому внедрение информационных технологий и систем на этом уровне существенно повысит производительность труда персонала, освободит его от рутинных операций, возможно, даже приведет к необходимости сокращения численности работников.

На уровне операционной деятельности решаются задачи, представленные на рисунке 2:

Рисунок 2 – Структурная схема «Задачи, решаемые на уровне операционной деятельности»

Примером может послужить ежедневный отчет о поступлениях и выдачах наличных средств банком, формируемый в целях контроля баланса наличных средств, или же запрос к базе данных по кадрам, который позволит получить данные о требованиях, предъявляемых к кандидатам на занятие определенной должности.

Существует несколько особенностей, связанных с обработкой данных, отличающих данную технологию от всех прочих:

                  выполнение необходимых фирме задач по обработке данных. Каждой фирме предписано законом иметь и хранить данные о своей деятельности, которые можно использовать как средство обеспечения и поддержания контроля на фирме. Поэтому в любой фирме обязательно должна быть информационная система обработки данных и разработана соответствующая информационная технология;

                  решение только хорошо структурированных задач, для которых можно разработать алгоритм;

                  выполнение стандартных процедур обработки. Существующие стандарты определяют типовые процедуры обработки данных и предписывают их соблюдение организациями всех видов;

                  выполнение основного объема работ в автоматическом режиме с минимальным участием человека;

                  использование детализированных данных. Записи о деятельности фирмы имеют детальный (подробный) характер, допускающий проведение ревизий. В процессе ревизии деятельность фирмы проверяется хронологически от начала периода к его концу и от конца к началу;

                  акцент на хронологию событий;

                  требование минимальной помощи в решении проблем со стороны специалистов других уровней.

Многие данные на уровне операционной деятельности необходимо сохранять для последующего использования либо здесь же, либо на другом уровне. Для их хранения создаются базы данных.

В информационных технологиях обработки данных необходимо создавать

документы  работников фирмы, а также для внешних партнеров.

1.5 Информационные технологии управления

Целью информационных технологий управления является удовлетворение информационных потребностей всех сотрудников фирмы, имеющих дело с принятием решений. Она может быть полезна на любом уровне управления.

Эти технологии ориентированы на работу в среде информационной системы управления и используются при худшей структурированности решаемых задач, если их сравнивать с задачами, решаемыми с помощью информационных технологий обработки данных.

Информационные технологии управления идеально подходят для удовлетворения сходных информационных потребностей работников и различных функциональных подсистем (подразделений) или уровней управления. Поставляемая ими информация содержит сведения о прошлом, настоящем и вероятном будущем организации. Эта информация имеет вид регулярных или специальных управленческих отчетов.

Для принятия решений на уровне управленческого контроля информация должна быть представлена в агрегированном виде, так, чтобы просматривались тенденции изменения данных, причины возникших отклонений и возможные решения. На этом этапе решаются некоторые задачи обработки данных (см. рисунок 3)

Информационные технологии управления направлены на создание различных видов отчетов (см. таблица 2).

Использование отчетов для поддержки управления оказывается особенно эффективным при реализации так называемого управления по отклонениям.

Управление по отклонениям предполагает, что главным содержанием получаемых менеджером данных должны являться отклонения состояния хозяйственной деятельности фирмы от некоторых установленных стандартов (например, от ее запланированного состояния). При использовании на фирме

принципов управления по отклонениям к создаваемым отчетам предъявляются

различные  требования.

Рисунок 3 – Структурная схема «Задачи обработки данных»

Таблица 2 – Виды отчетов информационных технологий управления

Управление по отклонениям предполагает, что главным содержанием получаемых менеджером данных должны являться отклонения состояния хозяйственной деятельности фирмы от некоторых установленных стандартов

(например, от ее запланированного состояния). При использовании на фирме

принципов управления по отклонениям к создаваемым отчетам предъявляются различные  требования:

                  отчет должен создаваться только тогда, когда отклонение произошло;

                  сведения в отчете должны быть отсортированы по значению критического для данного отклонения показателя;

                  все отклонения желательно показать вместе, чтобы менеджер мог уловить существующую между ними связь;

                  в отчете необходимо показать, количественное отклонение от нормы.

Основные компоненты: входная информация поступает из систем операционного уровня. Выходная информация формируется в виде управленческих отчетов в удобном для принятия решения виде. Содержимое базы данных при помощи соответствующего программного обеспечения преобразуется в периодические и специальные отчеты, поступающие к специалистам, участвующим в принятии решений в организации. База данных, используемая для получения указанной информации, должна состоять из двух элементов:

1) данных, накапливаемых на основе оценки операций, проводимых фирмой;

2) планов, стандартов, бюджетов и других нормативных документов, определяющих планируемое состояние объекта управления (подразделения фирмы).

1.6 Информационные технологии поддержки принятия решений

Эффективность и гибкость информационных технологий во многом зависят от характеристик интерфейса, системы поддержки принятия решений. Интерфейс определяет: язык пользователя; язык сообщений компьютера, организующий диалог на экране дисплея; знания пользователя.

Язык пользователя - это те действия, которые пользователь производит в

отношении системы путем использования возможностей клавиатуры, электронных карандашей, пишущих на экране, джойстика, «мыши», команд, подаваемых голосом и т.п. Наиболее простой формой языка пользователя является создание форм входных и выходных документов. Получив входную форму (документ), пользователь заполняет его необходимыми данными и вводит в компьютер. Система поддержки принятия решений производит необходимый анализ и выдает результаты в виде выходного документа установленной формы.

Язык сообщений — это то, что пользователь видит на экране дисплея (символы, графика, цвет, данные, полученные на принтере, звуковые выходные сигналы и т.п.). Важным измерителем эффективности используемого интерфейса является выбранная форма диалога между пользователем и системой. В настоящее время наиболее распространены следующие формы диалога: запросно-ответный режим, командный режим, режим меню, режим заполнения пропусков в выражениях, предлагаемых компьютером. Каждая форма в зависимости от типа задачи, особенностей пользователя и принимаемого решения может иметь свои достоинства и недостатки. Долгое время единственной реализацией языка сообщений был отпечатанный или выведенный на экран дисплея отчет или сообщение. Теперь появилась новая возможность представления выходных данных — машинная графика. Она дает возможность создавать на экране и бумаге цветные графические изображения в трехмерном виде. Использование машинной графики, значительно повышающее наглядность и интерпретируемость выходных данных, становится все более популярным в информационной технологии поддержки принятия решений.

Знания пользователя — это то, что пользователь должен знать, работая с системой. К ним относятся не только план действий, находящийся в голове у пользователя, но и учебники, инструкции, справочные данные, выдаваемые компьютером.

Совершенствование интерфейса, системы поддержки принятия решений, определяется успехами в развитии каждого из трех указанных компонентов.

Интерфейс должен обладать различными возможностями (см. рисунок 4).

Рисунок 4 – Структурная схема «Возможности интерфейса»

1.7 Информационные технологии экспертных систем

Наибольший прогресс среди компьютерных информационных систем отмечен в области разработки экспертных систем. Экспертные системы дают возможность менеджеру или специалисту получать консультации экспертов по любым проблемам.

Решение специальных задач требует специальных знаний. Однако не каждая компания может себе позволить держать в своем штате экспертов по всем связанным с ее работой проблемам или даже приглашать их каждый раз, когда проблема возникла. Главная идея использования технологии экспертных систем заключается в том, чтобы получить от эксперта его знания и, загрузив их в память компьютера, использовать всякий раз, когда в этом возникнет необходимость. Все это делает возможным использовать технологию экспертных систем в качестве советующих.

Сходство информационных технологий, используемых в экспертных системах и системах поддержки принятия решений, состоит в том, что обе они

обеспечивают высокий уровень поддержки принятия решений. Однако имеются три существенных различия.

Первое связано с тем, что решение проблемы в рамках систем поддержки принятия решений отражает уровень её понимания пользователем и его возможности получить и осмыслить решение. Технология экспертных систем, наоборот, предлагает пользователю принять решение, превосходящее его возможности.

Второе отличие указанных технологий выражается в способности экспертных систем пояснять свои рассуждения в процессе получения решения. Очень часто эти пояснения оказываются более важными для пользователя, чем само решение.

Третье отличие связано с использованием нового компонента информационной технологии — знаний.

Основными компонентами информационных технологий, используемых в экспертных системах, являются: интерфейс пользователя, база знаний, интерпретатор, модуль создания системы.

Менеджер (специалист) использует интерфейс для ввода информации и команд в экспертную систему и получения выходной информации из нее. Команды включают в себя параметры, направляющие процесс обработки знаний. Информация обычно выдается в форме значений, присваиваемых определенным переменным.

Технологии экспертных систем предусматривают возможность получать в качестве выходной информации не только решение, но и необходимые объяснения.

Различают два вида объяснений:

                  объяснения, выдаваемые по запросам. Пользователь в любой момент может потребовать от экспертной системы объяснения своих действий;

                  объяснения полученного решения проблемы. После получения решения пользователь может потребовать объяснений того, как оно было получено. Система должна пояснить каждый шаг своих рассуждений, ведущих к решению задачи. Хотя технология работы с экспертной системой не является

простой, пользовательский интерфейс этих систем является дружественным и обычно не вызывает трудностей при ведении диалога.

База знаний содержит факты, описывающие проблемную область, а также логическую взаимосвязь этих фактов. Центральное место в базе знаний принадлежит правилам. Правило определяет, что следует делать в данной конкретной ситуации, и состоит из двух частей: условия, которое может выполняться или нет, и действия, которое следует произвести, если условие выполняется.

Все используемые в экспертных системах правила образуют систему правил, которая даже для сравнительно простой системы может содержать несколько тысяч правил.

Интерпретатор - часть экспертной системы, производящая в определенном порядке обработку знаний (мышление), находящихся в базе знаний. Технология работы интерпретатора сводится к последовательному рассмотрению совокупности правил (правило за правилом). Если условие, содержащееся в правиле, соблюдается, выполняется определенное действие, и пользователю предоставляется вариант решения его проблемы.

Кроме того, во многих экспертных системах вводятся дополнительные блоки: база данных, блок расчета, блок ввода и корректировки данных. Блок расчета необходим в ситуациях, связанных с принятием управленческих решений. При этом важную роль играет база данных, где содержатся плановые, физические, расчетные, отчетные и другие постоянные или оперативные показатели. Блок ввода и корректировки данных используется для оперативного и своевременного отражения текущих изменений в базе данных.

Модуль создания системы - служит для создания набора (иерархии) правил. Существуют два подхода, которые могут быть положены в основу модуля создания системы: использование алгоритмических языков программирования и использование оболочек экспертных систем.

Оболочка экспертных систем представляет собой готовую программную среду, которая может быть приспособлена к решению определенной проблемы путем создания соответствующей базы знаний. В большинстве случаев использование оболочек позволяет создавать экспертные системы быстрее и легче в сравнении с программированием.