Использование информационных технологий в управленческом учете и контроле затрат на производство продукции

Министерство сельского хозяйства и продовольствия Республики Беларусь

УЧРЕЖДЕНИЕ ОБРАЗОВАНИЯ

«БЕЛОРУССКАЯ ГОСУДАРСТВЕННАЯ СЕЛЬСКОХОЗЯЙСТВЕННАЯ АКАДЕМИЯ»

Кафедра информационных технологий

ВЫПУСКНАЯ РАБОТА

по дисциплине

«ОСНОВЫ ИНФОРМАЦИОННЫХ ТЕХНОЛОГИЙ»

на тему

«Использование информационных технологий  в  управленческом учете и контроле затрат на производство продукции»

Выполнила:

Студентка магистратуры Павловская Наталия Викторовна

Факультет: Бухгалтерского учета

Специальность: Бухгалтерский учет, статистика

Руководитель выпускной работы от кафедры: Благодерова Т.Н.

Руководитель магистерской диссертации: Клипперт Е.Н.

Горки

2015 

ПЕРЕЧЕНЬ УСЛОВНЫХ ОБОЗНАЧЕНИЙ

1С - «1C: Управление производственным предприятием 8»;

ERP-система, ERP - Enterprise Resource Planning (Управление ресурсами предприятия);

mySAP ERP - система управления ресурсами предприятия;

mySAP CRM - «Управление взаимоотношениями с клиентами»;

mySAP PLM - «Управление жизненным циклом продукта»;

mySAP SCM - «Управление логистической сетью»;

mySAP SRM - «Управление взаимоотношениями с поставщиками».

ВВЕДЕНИЕ

Современное состояние развития предприятий практически всех отраслей характеризуется усложнением процессов управления ввиду укрупнения организаций и повышения сложности решаемых задач. Это сопровождается высокой динамичностью рынков и жесткой конкуренцией. В нынешних условиях успех может сопутствовать только тем компаниям, которые сумели построить системы управления, позволяющие, как минимум, быстро и организованно выявлять и решать возникающие проблемы, а в идеале – предвидеть проблемы и не допускать их возникновения. Системы управления также должны позволять оценивать и своевременно использовать новые возможности, которые время от времени появляются в организации. Эти задачи очень непросты, но именно здесь на помощь руководителю приходят современные управленческие концепции и технологии.

Одной из таких концепций является управленческий учет – процесс идентификации, измерения, аккумулирования, анализа, подготовки, интерпретации и предоставления финансовой, производственной, маркетинговой и иной информации, на основании которой руководителями и менеджерами предприятия принимаются оперативные, тактические и стратегические решения. Этот вид учета ориентирован, прежде всего, на внутренних пользователей информации – директоров, менеджеров и специалистов предприятия.

Все многочисленные и разнообразные задачи управленческого учета могут быть объединены в три группы. Прежде всего, это задачи, связанные с учетом в узком смысле этого слова – точнее, с учетом затрат и калькуляцией себестоимости продукции. Вторая группа задач – это поддержка принятия решений в области управления производственными и финансовыми ресурсами предприятия. Наконец, третья группа задач – корпоративное планирование и бюджетирование. Таким образом, управленческий учет имеет дело не только с фактическими данными, но и с плановой информацией. Также следует отметить, что в управленческом учете используются не финансовые данные (выраженные в денежных единицах), но и натуральные показатели.

Управленческий учет имеет дело с информацией и поэтому неудивительно, что в современных организациях для решения задач управленческого учета применяются информационные технологии. Но задачи управленческого учета очень разнообразны, к тому же они имеют отношение практически ко всем сферам деятельности организации – от основных производственных процессов до управления персоналом. С точки зрения уровней менеджмента управленческий учет также имеет крайне широкий диапазон применения: он используется и для решения задач стратегического характера, и на тактическом уровне, и для задач оперативного управления.

Сказанное позволяет сделать вывод о невозможности разработки какой-либо одной информационной системы, которую можно было бы назвать «Информационной системой управленческого учета». Этот вывод подтверждается практикой, а именно – тем, что в реальных организациях разные функции управленческого учета реализуются в разных информационных системах и модулях.

Среди информационных систем управления, применяемых современными организациями, можно выделить две категории систем – системы управления ресурсами предприятий (Enterprise Resources Planning, ERP) и «1C:Управление производственным предприятием 8».

Глава 1 
теоретические основы управленческого учета и контроля затрат на производство продукции

1.1 Сущность и  современные направления управленческого  учета

Управленческий учет является одной из разновидностей бухгалтерского учета.

Бухгалтерский учет – это «упорядоченная система сбора, регистрации и обобщения информации в денежном выражении об имуществе, обязательствах организаций и их движении путем сплошного, непрерывного и документального учета всех хозяйственных операций». При этом объектами бухгалтерского учета являются «имущество организаций, их обязательства и хозяйственные операции, осуществляемые организациями в процессе их деятельности».

Бухгалтерский учет ориентирован на две большие группы пользователей информации: внешних (к ним относятся инвесторы, кредиторы, органы государственной власти, фискальные органы, а также общественность) и внутренних (руководителей и владельцев предприятия). Исходя из ориентации на ту или иную группу, выделяют два основных учетных направления – финансовый учет и управленческий учет.

Финансовый учет ориентирован, прежде всего, на внешних пользователей экономической информации и представляет собой учет активов, обязательств, капитала, доходов и расходов хозяйственной единицы, на основе которого внешним пользователям информации предоставляются отчеты, отражающие динамику финансового состояния организации, результаты ее деятельности и движение денежных средств за отчетный период.

Управленческий учет ориентирован, прежде всего, на внутренних пользователей экономической информации, его можно определить как процесс идентификации, измерения, аккумулирования, анализа, подготовки, интерпретации и предоставления финансовой, производственной, маркетинговой и иной информации, на основании которой руководителями и менеджерами организации принимаются оперативные, тактические и стратегические решения.

В то время, как финансовый учет предусматривает отражение финансового положения и операций предприятия в соответствии с определенными общепринятыми стандартами (национальными или международными), управленческий учет, по сути, является частью управленческий деятельности, осуществляемой директорами и менеджерами организации. В частности, управленческий учет имеет непосредственное отношение к таким областям управления, как определение стратегии, планирование, принятие управленческих решений, оптимизация использования ресурсов, мониторинг и контроль деятельности предприятия.

Основной целью управленческого учета является предоставление директорам и менеджерам организации полного комплекса информации о фактических, плановых и прогнозных показателях деятельности организации (включая данные в разрезе структурных подразделений и центров ответственности), а также необходимую информацию о внешнем окружении организации, что также способствует принятию экономически обоснованных управленческих решений.

Поэтому, в отличие от информации для финансовой отчетности и налоговых целей, ориентированной, соответственно, на внешних пользователей и фискальные органы, управленческий учет должен соответствовать специфическим требованиям менеджеров, осуществляющего функции планирования, контроля и принятия решений.

Таким образом, управленческий учет охватывает практически всю систему управления организации, включая стратегическое управление, оценку деятельности компании и ее подразделений, планирование и контроль, а также обеспечение эффективного использования всех видов ресурсов – материальных, финансовых и трудовых. В связи с этим построение системы управленческого учета в организации заключается в построении формализованных процедур, обеспечивающих менеджеров всех уровней необходимой информацией для принятия своевременных и эффективных решений в рамках своей компетенции, причем эта информация может быть получена как из внутренних, так из внешних источников.

Круг задач управленческого учета столь же широк, как и область его применения: к ним относятся практически все задачи информационной поддержки процесса управления. В то же время можно выделить три основные группы задач управленческого учета – учет и управление затратами, поддержка принятия управленческих решений, планирование и бюджетирование.

К задачам учета и управления затратами относятся процедуры калькуляции себестоимости продукции и незавершенного производства, а также выявление факторов, влияющих на величину себестоимости и путей ее снижения.

Задачи поддержки принятия управленческих решений позволяют обосновать такие решения, как определение безубыточного уровня производства, выбор продуктовой линейки, решения о целесообразности прекращения производства, покупке или производстве комплектующих и некоторые другие.

Задачи планирования и бюджетирования связаны с формированием, корректировкой и контроля финансовых и объемных планов, ориентированных на стратегические цели компании и имеющих отношение ко всем компонентам деятельности предприятия – операционной, инвестиционной и финансовой.

Методология управленческого учета тесно связана с функциональными процессами на предприятии. Несмотря на то, что на практике в организациях часто используются отдельные элементы управленческого учета, важно, чтобы эти элементы были объединены в единую систему, ориентированную на достижение главного результата – повышения качества управления организацией.

В литературе также можно встретить термины производственный учет и учет затрат, под которыми понимается сбор данных о производственных затратах для оценки стоимости материально-производственных запасов. Сюда включается классификация, регистрация, распределение, обобщение и представление текущих и предстоящих затрат в виде отчетов. Учет затрат также включает в себя разработку и введение в действие системы и процедур учета, методы формирования затрат по подразделениям, методы прогнозирования затрат, сравнение затрат за различные периоды, а также фактических затрат с плановыми, оценочными или нормативными затратами, сравнение альтернативных затрат, представление и расшифровку данных по затратам руководству.

Эти термины часто употребляются как синонимы понятия «управленческий учет», хотя, строго говоря, производственный учет является лишь одним из аспектов управленческого учета. В английском языке, как правило, используется слово «costing», что в дословном переводе означает «калькулирование себестоимости». Существование термина «производственный учет лишний раз подчеркивает, что одной из важнейших задач управленческого учета является оценка производственных ресурсов и определение себестоимости незавершенного производства, полуфабрикатов и готовой продукции.

1.2 Учет затрат  и калькуляция себестоимости. Классификация  затрат

Одним из основных направлений управленческого учета является учет и анализ затрат предприятия и определение себестоимости производимой продукции или выполняемых работ. В этой связи возникает вопрос о классификации, на основе которой затраты могут быть сгруппированы и проанализированы.

Затраты, возникающие в ходе производственно-хозяйственной деятельности предприятия, могут быть классифицированы по нескольким различным признакам, а именно: по месту возникновения, по функциям, по элементам затрат, по отношению к оценке запасов, по отношению к объектам отнесения затрат, по поведению в зависимости от уровня активности, по релевантности (уместности) при принятии решений, по контролируемости, по устранимости, по типичности, по роли в системе планирования.

По месту возникновения затраты могут быть сгруппированы по производствам, цехам, участкам и другим структурным подразделениям предприятия.

По функциям затраты группируются в соответствии с функциональными сферами деятельности предприятия. К таким сферам, в частности относятся: административная деятельность, производство, закупки, продажи, научно-исследовательские и опытно-конструкторские работы и т.п. Этот классификатор зависит от специфики деятельности организации и может быть различным для разных предприятий.

Классификация по функциям особенно важна для косвенных затрат, которые часто подразделяются на две категории: производственные (относящиеся к функции «производство») и непроизводственные (имеющие отношение ко всем остальным функциям). Что касается прямых затрат, то они непосредственно связаны с основным производственным процессом и, таким образом, полностью относятся к функции «производство».

Группировка по элементам затрат показывает, какие именно ресурсы были израсходованы в процессе производства. Такая группировка позволяет оценить соотношение отдельных видов ресурсов в общей сумме расходов. В частности, к элементам затрат относятся материальные затраты, затраты на оплату труда, амортизация основных средств, финансовые затраты и другие.

По отношению к оценке запасов затраты делятся на относимые на себестоимость и затраты периода. Затраты, относимые на себестоимость – это затраты, связанные с выпуском продукции, они непосредственно относятся к основной деятельности организации. Примерами таких затрат являются: сырье, основные и вспомогательные материалы, зарплата основного производственного персонала, амортизация основных производственных средств и т.д.

Затраты периода не включаются в расчет себестоимости и показываются в отчете о прибылях и убытках отдельной строкой (т.е. не участвуют в расчете прибыли от реализации). Такие затраты, как правило, связаны с деятельностью, в той или иной степени выходящей за рамки основного производственного процесса. Примерами затрат периода являются затраты на управление, организацию и обслуживание производства, коммерческие расходы, расходы на рекламу и т.д.

По отношению к объектам отнесения затрат затраты делятся на прямые и косвенные. Прямые затраты непосредственно связаны с конкретным объектом затрат (видом продукции, производственной операцией или центром затрат) и могут быть напрямую отнесены на себестоимость продукции или на соответствующий центр затрат. К прямым затратам относят прямые материальные затраты и прямые затраты на оплату труда.

Косвенные затраты представляют собой затраты, которые невозможно непосредственно отнести на конкретный объект затрат. Они подлежат распределению на несколько объектов затрат, возможно, через промежуточные объекты. Распределение косвенных затрат осуществляется в зависимости от выбранного метода калькулирования себестоимости.

По поведению в зависимости от уровня активности затраты бывают постоянными и переменными. В данном случае под поведением затрат понимается изменение или отсутствие изменения суммы затрат в связи с изменениями объема выполняемых хозяйственных операций.

Постоянные затраты не зависят (или почти не зависят) от изменения объема производства, по крайней мере, в краткосрочной перспективе. Примерами постоянных затрат служат расходы на аренду помещений, заработная плата административного персонала, амортизация основных средств.

Переменные затраты изменяются пропорционально изменению уровня активности (объема производства). Поэтому переменные затраты на единицу продукции остаются неизменными при увеличении или уменьшении объема производства. Примерами переменных затрат являются затраты на сырье, материалы, комплектующие, а также транспортные расходы. Для торгового предприятия к переменным затратам относятся стоимость закупленных товаров, комиссионные вознаграждения и другие расходы, связанные со сбытом, которые изменяются пропорционально изменению объема продаж.

Помимо постоянных и переменных, иногда выделяют пошаговые затраты – затраты, увеличение которых происходит поэтапно по мере роста объема производства. Это означает, что внутри определенного диапазона активности такие затраты не изменяются (т.е. ведут себя как постоянные), но при выходе за пределы данного диапазона происходит скачкообразное изменение затрат (переход на следующий уровень), после чего затраты снова ведут себя как постоянные, но уже на новом уровне.

По релевантности (уместности) при принятии решений затраты классифицируются как релевантные или нерелевантные. Релевантные (уместные) затраты – затраты, которые необходимо учитывать при принятии управленческого решения. Для принятия решений уместными являются только те затраты, которые еще не понесены (являются будущими) и отличаются от альтернативных (дифференциальных). Соответственно нерелевантными являются затраты, не влияющие на принятие решений.

По контролируемости затраты делятся на контролируемые и неконтролируемые.

По возможности устранения затраты классифицируются как устранимые или неизбежные. Устранимые затраты могут быть сокращены или устранены полностью путем изменения операционной деятельности предприятия. Примерами устранимых затрат могут служить прямые затраты на материалы или оплату труда.

Неизбежные затраты – это затраты, наличие и размер которых не зависит от принятых операционных решений. К неизбежным, в частности, относятся необратимые затраты  – затраты, понесенные в прошлые периоды, которые невозможно пересмотреть, а также обязательные затраты – затраты, которые организация должна будет понести в будущем в соответствии с ранее достигнутой договоренностью с контрагентом.

По типичности затраты классифицируются на типичные и нетипичные. Типичные затраты являются «обычными», они возникают регулярно в процессе операционной деятельности предприятия. Нетипичные затраты – это затраты, которые возникают нерегулярно или неожиданно. В случае, если нетипичные затраты значительны по объему, они, как правило, требуют вмешательства со стороны управляющих компании.

Наконец, по роли в системе планирования затраты делятся на плановые и нормативные.

Для решения практических управленческих задач часто бывает удобно представить структуру себестоимости продукции на основе смешанной классификации, основанной на различных классификационных признаках (рисунок 1.1).

Рисунок 1.1 - Структура себестоимости

Прежде всего, в структуре себестоимости выделяются прямые и косвенные затраты (классификация по отношению к объектам отнесения затрат). К прямым затратам относятся прямые материальные и трудовые затраты (классификация по элементам затрат), а среди косвенных затрат выделяют переменные и постоянные (классификация по поведению затрат), причем последние делятся на производственные и непроизводственные (классификация по функциям).

Такая структура позволяет довольно наглядно описать основные группы затрат, которые могут быть отнесены на себестоимость. При этом также можно определить конверсионные затраты – затраты, необходимые для превращения сырья и материалов в готовую продукцию. Такие затраты представляют собой сумму прямых трудовых затрат и косвенных затрат производственного характера.

Приведенная структура себестоимости также позволяет определить производственную себестоимость продукции, которая представляет собой сумму прямых затрат (материальных и трудовых), а также производственных косвенных затрат. Если к этой сумме добавить непроизводственные косвенные затраты, то можно получить полную себестоимость продукции.

Глава 2 
ИНФОРМАЦИОННАЯ СИСТЕМА «1С: УПРАВЛЕНИЕ ПРОИЗВОДСТВЕННЫМ ПРЕДПРИЯТИЕМ 8» В УПРАВЛЕНЧЕСКОМ УЧЕТЕ И КОНТРОЛЕ ЗАТРАТ НА ПРОИЗВОДСТВО ПРОДУКЦИИ

2.1 1С: Управление производственным предприятием 8

 «1C:Управление производственным  предприятием 8» является комплексным  прикладным решением, охватывающим  основные контуры управления  и учета на производственном  предприятии. Решение позволяет  организовать комплексную информационную  систему, соответствующую корпоративным, отечественным и международным  стандартам и обеспечивающую  финансово-хозяйственную деятельность  предприятия.

Прикладное решение создает единое информационное пространство для отображения финансово-хозяйственной деятельности предприятия, охватывая основные бизнес-процессы. В то же время четко разграничивается доступ к хранимым сведениям, а также возможности тех или иных действий в зависимости от статуса работников.

На предприятиях холдинговой структуры общая информационная база может охватывать все организации, входящие в холдинг. Это существенно снижает трудоемкость ведения учета за счет повторного использования разными организациями общих массивов информации. При этом по всем организациям ведется сквозной управленческий и регламентированный (бухгалтерский и налоговый) учет, но регламентированная отчетность формируется раздельно по организациям.

Факт совершения хозяйственной операции регистрируется один раз и получает отражение в управленческом и регламентированном учете. Необходимость повторного ввода информации исключена. Средством регистрации хозяйственной операции является документ, причем для ускорения работы широко используются механизмы подстановки данных "по умолчанию", ввод новых документов на основании ранее введенных.

В прикладном решении принято следующее соотношение данных различных учетов:

• независимость данных управленческого, бухгалтерского и налогового учета;

• сопоставимость данных управленческого, бухгалтерского и налогового учета;

• совпадение суммовых и количественных оценок активов и обязательств по данным управленческого, бухгалтерского и налогового учета, при отсутствии объективных причин их расхождения.

Данные, вводимые пользователями, оперативно контролируются прикладным решением. Так, при регистрации выплаты наличных денежных средств система проверит доступность денежных средств с учетом имеющихся заявок на их расходование. А при регистрации отгрузки продукции система проверит состояние взаиморасчетов с получателем груза.

Прикладное решение поставляется с комплектом интерфейсов, что обеспечивает каждому пользователю первоочередный доступ к нужным именно ему данным и механизмам прикладного решения.

Регламентированный (бухгалтерский и налоговый) учет по организациям ведется в национальной валюте, в то время как для управленческого учета по предприятию в целом может быть выбрана любая валюта. В разных организациях единой информационной базы могут использоваться разные системы налогообложения: в одних организациях — общая система налогообложения, в других — упрощенная; могут использоваться разные установки политики налогового и бухгалтерского учета. Кроме того, к отдельным видам деятельности организации может быть применена система налогообложения в виде единого налога на вмененный доход.

В дополнение к управленческому и регламентированному учетам можно вести учет по международным стандартам финансовой отчетности (МСФО). С целью снижения трудоемкости учет по МСФО ведется неоперативно, с использованием трансляции (пересчета) данных других видов учета.

Решение «1С: Управление производственным предприятием 8» разработано на современной технологической платформе «1С: Предприятие 8». В комплект поставки программного продукта, помимо платформы, входит конфигурация "Управление производственным предприятием".

Обеспечена высокая надежность и производительность прикладного решения, масштабируемость, построение территориально распределенных систем, интеграция с другими информационными системами. Внутреннее устройство прикладного решения полностью открыто для изучения и настройки под специфические потребности предприятия.

Общая концепция информационной системы «1С: Управление производственным предприятием 8» представлена на рисунке 2.1.

Рисунок 2.1 - Операционная деятельность информационной системы «1С: Управление производственным предприятием 8»

Все механизмы автоматизации прикладного решения можно условно разделить на два больших класса:

• механизмы для поддержания операционной деятельности предприятия;

• механизмы для ведения неоперативного учета.

Участки, принадлежащие к операционной деятельности, можно выделить в каждом виде учета (за исключением учета по МСФО).

«1С: Управление производственным предприятием 8» предоставляет:

• руководству предприятия и управленцам, отвечающим за развитие бизнеса, — широкие возможности анализа, планирования и гибкого управления ресурсами компании для повышения ее конкурентоспособности;

• руководителям подразделений, менеджерам и сотрудникам, непосредственно занимающимся производственной, сбытовой, снабженческой и иной деятельностью по обеспечению процесса производства, — инструменты, позволяющие повысить эффективность ежедневной работы по своим направлениям;

• работникам учетных служб предприятия — средства для автоматизированного ведения учета в полном соответствии с требованиями законодательства и корпоративными стандартами предприятия.

2.2 Управление затратами

Одним из важнейших факторов в конкурентной борьбе является управление затратами с целью снижения себестоимости продукции. Наличие системы управленческого учета, отражающей реальную производственную себестоимость, позволяет предприятию выработать эффективные меры по снижению издержек производства и себестоимости продукции, повысить рентабельность бизнеса.

Подсистема управления затратами конфигурации «Управление производственным предприятием» специально предназначена для учета фактических затрат предприятия и расчета себестоимости продукции на основе данных управленческого учета.

Конфигурация располагает развитыми средствами для организации сплошного контроля за материальными потоками и потреблением ресурсов, обеспечивающих производственную деятельность каждого подразделения предприятия. Благодаря этому в информационной системе отображается целостная картина потоков материалов, полуфабрикатов, услуг и готовой продукции (Рисунок 2.2).

Рисунок 2.2 – Пример движения материалов на предприятии

Для оформления операции передачи материалов, товаров, продукции, полуфабрикатов со склада в производство или списания на затраты предназначен документ «Требование-накладная» (Рисунок 2.3).

Рисунок 2.3 - Требование-накладная

Итоги работы производственных подразделений вводятся в информационную базу документом «Отчет производства за смену» (Рисунок 2.4).

Рисунок 2.4 - Отчет производства за смену

Документом можно выполнить распределение производственных затрат на выпущенную продукцию.

Распределение производственных материальных затрат можно также выполнить при помощи документа «Распределение материалов на выпуск» (Рисунок 2.5).