Методы сбора и обработки информации в системе управления на примере ФГУЗ «Центр гигиены и эпидемиологии Забайкальского края»

ДИПЛОМНАЯ РАБОТА

Тема: «Методы  сбора и обработки информации в системе управления на примере ФГУЗ «Центр гигиены и эпидемиологии Забайкальского края» 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Содержание: 

ВВЕДЕНИЕ

Глава 1. Теоретические аспекты информационного обеспечения в общей системе управления организации

1. Понятие, содержание и природа системы управления организации
2. Роль информационного обеспечения в организации
3. Методы сбора и обработки информации в системе управления. Стандарт ИСО управления 9001-2008

Глава 2. Анализ методов сбора и обработки информации в системе управления ФГУЗ «Центр гигиены и эпидемиологии Забайкальского края»

2.1. Общая  характеристика системы управления  ФГУЗ «Центр гигиены и эпидемиологии Забайкальского края»

2.2. Методы  сбора и обработки информации, применяемые в данной организации

2.3. Основные  направления совершенствования  и развития информационного обеспечения  и обработки информации в организации.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

СПИСОК  ИСПОЛЬЗУЕМЫХ ИСТОЧНИКОВ

ПРИЛОЖЕНИЕ 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

ВВЕДЕНИЕ 

     В наше время в условиях глобализации, требующего резкого снижения затрат на выполнение производственных функций, мобильности персонала, возможности  доступа к требуемой информации и работы с ней в любой точке  мира, невозможно представить себе жизнь без систем сбора и обработки  информации, главными показателями которых является повышение уровней сохранности и доступности информационных ресурсов (информационных массивов, баз знаний и программных модулей) и эффективное управление ими.

     В современном мире информационный ресурс является одним из самых важных, и эффективность управления зависит  в большой степени от активного  участия менеджеров в процессах  сбора, оценки, обработки и анализе  информации при подготовке и принятии управленческих решений.

     Хаотичность потоков информации, несовершенство их каналов, методов и техники  сбора, хранения и обработки приводят к существенному запаздыванию информации и к потери ее качества. Основа современного получения информации – это интеграция ее сбора и обработки.

     Актуальность выбранной темы обусловлена тем, что в современной ситуации в организационных и управленческих процессах очень важны методы и способы сбора и обработки информации, т.к. их качественное применение и использование приводит к более эффективному и совершенному управлению внешними и внутренними информационными потоками. А это в свою очередь влияет на эффективность общей системы управления в организации.

     Степень изученности проблемы, рассматриваемой в настоящей работе пока остается низкой, хотя наблюдается тенденция роста интереса и за прошедшие три года произошли некоторые изменения. Поэтому информационной базой написания работы послужили труды следующих авторов: Баранникова А.Ф., Волковой В.Н., Латфуллина Г.Р., Молоткова Ю.И., Туровец О.Г., Богданова А.А., Мескона М.Х. и др.

     Объектом  данного исследования являются внешние  и внутренние информационные потоки в общей системе управления ФГУЗ «Центр гигиены и эпидемиологии Забайкальского края».

     Предметом – процессы и методы сбора и  обработки информации в организации.

     Цель  данной дипломной работы – определение и анализ методов и способов сбора и обработки информации в системе управления организацией.

     Определенная  нами цель обусловила следующие задачи, которые необходимо решить в процессе исследования:

     - изучить теоретические аспекты и выявить природу системы управления организации;

     - определить роль информационного  обеспечения в процессе деятельности организации;

     - выявить методы и способов  сбора и обработки информации  в современной организации;

     - оценить процессы по сбору  и обработке информационных потоков  в ФГУЗ «Центр гигиены и  эпидемиологии Забайкальского края»;

     - разработать направления совершенствования и развития информационного обеспечения и обработки информации в организации.

     Методы, используемые при работе над данной проблемой:

     1) методы, основанные на выявлении и обобщении мнений опытных специалистов-экспертов;

     2) аналитический метод исследования деятельности.

     4) исторический метод;

     5) расчетно-конструктивный метод;

     6) социологический;

     5) статистический.

      Теоретическая значимость работы - в работе проанализирован, обобщен, систематизирован теоретический  и практический материал по данной проблеме, и, следовательно, материал данной работы может использоваться при подготовке аналитических работ по данному направлению, а также при оценке и анализе деятельности организаций.

      Практическая  значимость - данная работа может представлять интерес для специалистов, занимающихся менеджментом, статистикой и аналитической работой в области анализа и построения систем информатизации и оценке управленческих информационных потоков.

      Работа  имеет стандартную структуру. Она  состоит из введения, двух глав, заключения, списка используемых источников и приложений. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Глава 1. Теоретические  аспекты 

информационного обеспечения в  общей системе  управления организации 

1. Понятие, содержание и природа  системы управления организации

     Изучение и совершенствование системы управления, как в рамках отдельной организации, так и государства, общества в целом способствует скорейшему достижению поставленных целей и задач.

     Поскольку основной обязанностью руководства  высшего уровня является создание системы управления, то, очевидно, важно с самого начала установить сущность и характер такой системы.

     Систему управления можно определить как  подсистему организации, компонентами которой являются группы взаимодействующих  людей: ее функции заключаются в  восприятии определенных проблем организации (входов) и последующем выполнении набора действий (процессов), в результате которых вырабатываются решения (выходы), увеличивающие доход от деятельности всей организации (удовлетворение) или оптимизирующие некоторую функцию всех входов и выходов организации.¹ Рассмотрим более подробно некоторые аспекты этого определения.

     Системы управления могут рассматриваться  как существенно нормативные, и хотя единого согласованного определения нормативной системы нет, тем не менее, интересно следующее высказывание Ричарда Кершнера: «Система представляет собой совокупность компонентов (одушевленных или неодушевленных), которая воспринимает некоторые входы и, будучи вынуждена определенным образом отвечать на них, производит такие выходы, которые обеспечивают достижение цели – максимизации некоторой функции входов и выходов».²

     Системы изобретены людьми для удовлетворения их специфически человеческих целей; они целенаправленны, сознательно построены, рациональны и могут так изменяться, что их ценность может увеличиваться.

     Системы управления можно в общих чертах классифицировать по их компонентам или составным частям на:

     1) машинные;

     2) типа «человек – машина»

     3) типа «человек – человек».

     Мередит Кроуфорд заметил, что футбольная команда может считаться системой «человек – человек», в которой человек обеспечивает энергию, движение, силу удара, переработку информации, память и выработку решений. Далее он отмечает, что батарея управляемых ракет состоит из машин, выполняющих те же самые операции.³

     Таким образом, в системах типа «человек –  человек» материальной базой, или «оборудованием», системы является сам человек. Более того, по аналогии с машинными системами системы «человек – человек» можно рассматривать как социальные Изобретения. Социальные, экономические и политические институты могут истолковываться и выражаться в тех же понятиях, как и политика организации, ее процедуры или методы. Необходимо помнить, что этот комплекс социальных конструкций приводит, как предполагается, к большему удовлетворению потребностей людей.

     «Система  управления организации» - одно из ключевых понятий теории организации, тесно связанное с целями, функциями, процессом управления, работой менеджеров и распределением между ними полномочий во исполнение определённых целей. В рамках этой системы протекает весь управленческий процесс, в котором участвуют менеджеры всех уровней, категорий и профессиональной специализации.

     Система управления организации построена  для того, чтобы все протекающие в ней процессы осуществлялись своевременно и качественно. Отсюда то внимание, которое уделяют ей руководители организаций и специалисты, с целью непрерывного совершенствования, развития как системы в целом, так и её отдельных составляющих.

     Система управления организацией включает в себя совокупность всех служб организации, всех подсистем и коммуникаций между ними, а также процессов, обеспечивающих заданное функционирование.

     Система управления включает в себя следующие  элементы:

     - датчики информации о состоянии  объекта управления;

     - подсистему сбора и передачи  этой информации;

     - подсистему обработки и отображения  этой информации;

     - подсистему выработки управляющих  воздействий;

     - каналы, подсистему передачи управляющих  воздействий;

     - исполнительные устройства.⁴

     Управление  организацией – это непрерывный процесс влияния на производительность работника, группы или организации в целом для наилучших результатов с позиций достижения поставленной цели. «Управлять - значит вести предприятие к его цели, извлекая максимальные возможности из всех имеющихся в его распоряжении ресурсов», - так охарактеризовал процесс управления А. Файоль.

     Процесс управления предусматривает согласованные  действия, которые и обеспечивают в конечном счете осуществление общей цели или набора целей, стоящих перед организацией. Для координации действий должен существовать специальный орган, реализующий функцию управления. Поэтому в любой организации выделяются управляющая и управляемая части  (рис. 1).

     В управляющую часть входит дирекция, менеджеры и информационные подразделения, обеспечивающие работу руководящего звена. Эту часть организации принято называть административно-управленческим аппаратом. Входным воздействием и конечным продуктом управляющей части является информация. Управляющее звено – необходимый элемент любой организации.

     Рис. 1. Взаимодействие управляющей и  управляемой части деловой организации

     А - управляющая информация, Б - информация об исполнении. 

     Проблемы  организации являются входами для  процесса решения проблем, или, что то же, для механизма, производящего на выходе решения проблем организации. Компонентами, осуществляющими этот процесс, обычно являются люди – руководители среднего уровня.

     Модель  управления, которую мы хотим строить, является существенно «удовлетворяющей»; она будет вырабатывать решения, обеспечивающие увеличение отдачи организации. Но если руководитель знает все возможные альтернативы решения проблемы и если он может с уверенностью выбрать одно решение с наибольшей отдачей, то найденное решение будет оптимальным.

     Процесс проектирования системы управления. Каков общий характер процесса, который  руководители высшего уровня должны использовать для проектирования системы управления. Гарри Гуд, указал, что процесс проектирования состоит из: 1) выявления и определения проблемы, 2) построения модели и 3) сбора и использования данных.⁵

     При определении проблемы необходимо сделать  схему предлагаемой системы, независимо от того, исходят из существующей системы  или создают новую. Для составления  такой схемы необходимо рассмотреть  выход и отдачу системы.

     Под отдачей понимается польза или удовлетворение, получаемые человеком в результате функционирования системы, или, что-то же самое, отдача – это то, что система должна оптимизировать. В системах типа «человек – человек» отдача обычно выражается в отношениях стоимостей. Например, отдачу системы высшего образования можно измерить в единицах образования на единицу затрат на одного студента, т. е. на единицу ресурсов организации, использованных для получения этого выхода.

     При выявлении проблемы рассматриваются  также окружающая среда, общая область  допустимых или приемлемых решений  и измерители эффективности. Описание среды означает не что иное, как выявление различных ожидаемых входов системы. Область допустимых или приемлемых решений определяется в результате обзора отношений между имеющимися методами и функцией системы. Измеритель эффективности показывает, как должны оцениваться различные части системы.

     Второй  этап проектирования системы – построение модели (или представление) предлагаемой системы. Способность имитировать систему имеет решающее значение для эффективного проектирования. Построение модели служит концептуальной связью между действием системы и окружающей ее средой; модель может иметь форму относительно простой диаграммы потоков, форму в высшей степени изощренной математической модели или быть чем-то средним между ними.

     Однако  основным средством проектирования систем являются блок-диаграммы, или  диаграммы потоков. Первоначальная схематизация может достаточно детально отражать систему, включая все подсистемы, входящие в систему в целом, что  дает возможность анализировать  форму входа, процесса и выхода каждой подсистемы. Но может оказаться полезным начать с составления схемы одной нити, представляющей перечень функций, выполняемых при воздействии входа, представляющего данный класс входов. Или, далее, схему можно выразить с помощью блок-диаграммы, которая детализирует процессы, связывающие отдельных людей как компонентов системы со всеми другими компонентами.

     Третий  этап проектирования системы управления – имитация функционирования системы для определения ее сильных и слабых сторон. В ходе имитации работы системы будут появляться опытные данные, которые дадут возможность совершенствовать проект системы. При этом следует постоянно поддерживать соответствие между сбором и анализом данных и моделью.

     Методологией, является системный анализ, который  предполагает, что изучаемая система  разбивается на подсистемы до тех  пор, пока не достигнем уровня ее основных компонент. В идеальном случае на этой стадии мы получили бы модель и возможность «установить с достаточной точностью, что произойдет с каждым возможным входом на любом этапе его прохождения через систему, или описать каждую ответную реакцию системы».

     Другими словами, если мы рассматриваем организацию  как единую действующую систему, мы должны также думать о ней, как о состоящей из ряда подсистем. Системный анализ является процедурой разбиения системы на части или подсистемы; эта процедура помогает лучше понять всю систему.

      Поскольку выработка  решений специализирована по специфическим  сферам деятельности организации, подлежащим управлению (например, могут формироваться  решения по вопросам реализации продукции, производства, кадров), предыдущую диаграмму  можно представить в виде ряда параллельных диаграмм – рис. 2.

                 Проблемы    Решения проблем

     Сбыта     сбыта

        Проблемы    Решения проблем

                 Производства   производства

                 Проблемы    Решения проблем

     Кадров    кадров

Рисунок 2. Специализация процесса управления по областям деятельности организации

     Процесс формирования решения можно расчленить на специализированные функции. Заметим, что управленческое решение – это результат коллективного творческого труда. Оно всегда носит обобщенный характер. Даже когда руководитель самостоятельно принимает решение, то коллективный интеллект в явной или неявной форме влияет на процесс разработки индивидуального управленческого решения.

     Ускоренное  развитие средств коммуникации, электронных  средств, обеспечивающих хранение и  обработку информации, привело к  возникновению новой информационной среды, в которой функционируют организации. Это, в свою очередь, вызвало изменение требований, предъявляемых к системам управления.

     Современная система управленческих функций  может быть представлена следующим перечнем основных задач⁶:

• координация и интеграция усилий членов организации в направлении достижения общей цели;
• организация взаимодействия и поддержание контактов между рабочими группами и отдельными членами организации;
• сбор, оценка, обработка и хранение информации;
• распределение материальных и людских ресурсов;
• управление кадрами (разработка системы мотиваций, борьба с конфликтными ситуациями, контроль деятельности членов организации и групп);
• контакты с внешними организациями, ведение переговоров, маркетинговая и рекламная деятельность;
• инновационная деятельность;
• планирование, контроль за исполнением решений, коррекция деятельности в зависимости от изменения условий работы.

     В настоящее время в составе  системы управления организации  выделяют следующие подсистемы (рис. 3):

• структура управления;
• техника управления.
• функции управления.
• методология управления.

Подсистемы 
 

Элементы  систем управления

Рис 3. Структура  элементов системы управления организации (ссылка) 

     Система управления является нормативной системой типа «человек – человек», основная цель которой – эффективное решение проблем организации. Для проектирования системы формирования решений руководство высшего уровня должно:

     1) определить основные части системы,

     2) построить модель,

     3) собрать и использовать данные, относящиеся к эффективности  функционирования системы.

     Анализ  систем представляет собой процесс  расчленения и установления все  более мелких частей системы; синтез систем – процесс перегруппировки. Система управления обеспечивает организацию  набором решений, которые применяются  исполнителями, когда возникают  соответствующие ситуации. В этой системе определяющее значение имеет информационное обеспечение. 

2. Роль  информационного  обеспечения в  организации

      Для нормальной, эффективной организации  деятельности, для управления этой деятельностью большое значение имеет все, связанное с приемом, передачей и переработкой информации, т.е. коммуникационные связями в организации. Главная цель коммуникации в организации – достижение социальной общности при сохранении индивидуальности каждого ее элемента. Коммуникационные потоки пронизывают все пространство организации. Именно благодаря им и существует организация как система. Поэтому коммуникационные потоки образно называют кровеносными сосудами организации.

      Коммуникацию  обычно понимают в широком и в узком смыслах. Коммуникации  в широком смысле – это передача информации от одного индивида и другому, обмен мыслями или информацией для обеспечения взаимопонимания. В узком смысле коммуникация рассматривается, прежде всего, в психологии управления. Она представляет собой сеть каналов и путей, по которым в организации происходит обмен информацией и мнениями.

     Существует  множество способов регулирования  информационных потоков в организации:

     - приказы, инструкции и распоряжения, идущие от высших руководителей до низовых и информация,  отчеты, направляемые от низовых руководителей к высшим.

     – управленческие действия, такие как короткие встречи с одним или несколькими подчиненными для обсуждения вопросов; периодические встречи с участием всех подчиненных для рассмотрения тех же вопросов, обсуждение и прояснение новых планов, вариантов стратегии, целей назначений, необходимых для более эффективной реализации намеченного;

     – контрольно-управленческая информационная система, такая как  контроль хода работ по плану-графику, отчеты по результатам такого контроля, опрос работников; перемещение людей из одной части организации в другую с целью обсуждения и решения определенных вопросов;

     – система сбора предложений, которая  является элементом обратной связи  и облегчает поступление информации наверх. Все работники получают возможность генерировать идеи, касающиеся совершенствования любого аспекта деятельности организации. Чаще всего такая система реализуется в варианте ящиков для предложений или через телефонную сеть.  Другой вариант обратной связи предусматривает создание группы руководителей и рядовых работников, которые встречаются и обсуждают вопросы, представляющие взаимный интерес;

     – информационные бюллетени и  другие печатные публикации;

     –  информационные технологии.

     За  последнее десятилетие в развитии информационных технологий и использовании их в различных организациях произошел огромный скачок. В период бурного роста интернет-компаний и подготовки к «проблеме 2000» информационно-технические бюджеты быстро разрастались, но затем резко сократились. В последующие годы технические директора или начальники информационных отделов с помощью руководителей бизнес–единиц повысили эффективность своих отделов: оптимизировали портфель приложений, снизили затраты на создание инфраструктуры, усовершенствовали систему управления, консолидировали поставки и передали многие виды работ на аутсорсинг.

     Сама  бизнес–среда тоже изменилась. Сейчас информационно-техническая сфера тесно связана с производственной деятельностью — так, как невозможно было и представить себе еще лет десять назад. Поэтому сокращать расходы на информатизацию сейчас труднее, чем когда бы то ни было. Урезая все статьи ИТ–бюджета, можно нанести непоправимый ущерб основным направлениям работы компании — от сферы продаж до обслуживания потребителей. Руководителям, которым не терпится одним махом решить проблему, следует прежде хорошо взвесить все за и против.

     Если  руководители компании и информационно-технические службы вместе проанализируют бизнес–процессы от начала до конца и примут грамотные решения, то эффект может в десять раз превысить обычную экономию от сокращения затрат на информационные технологии.