Ирина Эланс

Автор который поможет с любыми образовательными и учебными заданиями

Организация документооборота и основные направления его совершенствования

Введение

Организация работы с документами предполагает организацию документооборота учреждения, хранение документов и их использование влекущей деятельности учреждения. Документооборот учреждения - это совокупность взаимосвязанных процедур, обеспечивающих движение документов в учреждении с момента их создания или поступления и до завершения исполнения или отправки. В целях рациональной организации документооборота все документы распределяются по документопотокам, например, регистрируемые и нерегистрируемые документы; входящие, исходящие и внутренние документы; документы, направляемые в и поступающие из вышестоящих организаций, или документы, направляемые в или поступающие из подведомственных организаций, и т.д. Под документопотоком понимается совокупность документов, выполняющих определенное целевое назначение в процессе документооборота.

Характеристикой документооборота является его объем. Под объемом документооборота понимается количество документов, поступивших в организацию и созданных ею в течение определенного периода времени, как правило года. Объем документооборота — важный показатель, используемый в качестве критерия при решении вопросов выбора организационной формы делопроизводства, организации информационно-поисковой системы по документам учреждения, структуры службы делопроизводства, ее штатного состава и других вопросов.

Документированная информация составляют основу управления, его эффективность базируются на производстве и потреблении информации. В современных условиях для повышения эффективности управления уделяется достаточное внимание совершенствованию работы с документами, так как всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном документе.

Организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников. Деловая информация представляется в виде разного рода документов, большая часть рабочего времени сотрудников организаций тратится на их подготовку, сопровождение, заполнение, копирование и передачу. Правильно организованное управление делами снижает время необходимое для поиска, повышает точность и своевременность информации, устраняет ее избыточность.

Немаловажное значение имеет механизация и автоматизация делопроизводственных процессов, которые увеличивают производительность труда работников занятых в управлении. Рационализации документационного обеспечения управления в предприятиях любой формы собственности уделяется большое внимание, потому, что недостатки в постановке этой работы приводят к серьезным трудностям в работе руководителя и предприятия в целом. За счет более совершенной системы документационного обеспечения управления достигается более быстрое движение и исполнение служебных документов, их сохранение, использование и правильный отбор на государственное хранение.

Принцип работы по информационно-документационному обслуживанию сводится к набору одних и тех же операций. В одних организациях они выполняются вручную, в других – эти процессы полностью автоматизированы. Но все эти этапы делопроизводственного цикла работы с документами аналогичны. Поэтому грамотный работник управленческого аппарата должен уметь не только правильно составлять и оформлять сами документы, но и знать, какие виды работ выполняются с этими документами.

Документы и документная информация лежат в основе управленческих решений и являются их материальным воплощением, обеспечивающих юридическую силу. Работа с документами должна иметь настолько отработанный порядок, чтобы работники не отвлекались от главных производственных целей предприятия.

Актуальность выбранной темы обуславливается недостаточной проработкой проблемы документационного обеспечения управления в ОАО «ММТС-9». Решение проблемы управления документацией в современных условиях позволит целенаправленно формировать информационные ресурсы ОАО «ММТС-9», обеспечивать их эффективное функционирование, а также открыть доступ потребителям к информационным ресурсам с наименьшими затратами времени, труда и средств.

Цель написания дипломной работы имеет практическое значение-разработка новой редакции Инструкции по ведению делопроизводства в ОАО «ММТС-9».

Инструкция по делопроизводству является нормативным документом, регламентирующим организацию, правила, приемы и процессы создания документов, порядок работы с ними, осуществление контроля за их исполнением.

Инструкция должна разрабатываться в соответствии с основными положениями Государственной системы документационного обеспечения управления1 и Типовой2 инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти РФ.

В структуру инструкции по делопроизводству должны быть включены следующие разделы:

Общие положения.
Правила подготовки и оформления документов.
Требования к реквизитам документов.
Организация документооборота

Порядок приема, регистрации, направления и рассмотрения входящей корреспонденции
Порядок подготовки и регистрации исходящих и внутренних документов.
Организация контроля исполнения документов.
Составление номенклатуры дел.
Формирование и оформление дел.
Экспертиза ценности документов.
Передача дел в архив3.

Инструкция по делопроизводству должна быть составлена максимально конкретно и фиксировать все основные моменты работы с документами ОАО «ММТС-9». Инструкция по делопроизводству позволит регламентировать основные делопроизводственные этапы, что позволит сделать работу с документами в ОАО «ММТС-9» более унифицированной, исключит возможность их утери, обеспечит оформление документов в соответствиями с требованиями современного законодательства.

Исходя из этого, выстраивается ряд задач, а именно:

- ознакомление с организационной структурой Общества;

- изучение функций, задач, основных видов деятельности Общества;

- анализ документооборота ОАО «ММТС-9»;

- изучение и анализ нормативных документов, регламентирующих организацию делопроизводства;

- разработка предложений по совершенствованию работы с документами с учетом рекомендаций нормативно-методических документов;

- внесение предложений по автоматизации делопроизводства и документооборота ОАО «ММТС-9».

При написании настоящей дипломной работы был использован широкий круг источников, подразделяющийся их на две категории.

Первая - издания, содержащие общегосударственную нормативную базу по вопросам управления документацией, архивного дела, делопроизводства и стандартизации.

Вторая категория изданий - научная литература. При написании дипломной работы были изучены труды авторитетных специалистов в области документоведения: профессора Т.В. Кузнецовой4, доцента Л.В. Санкиной5, к.и.н. С.Л. Кузнецова6, доктора исторических наук М.В.Ларина7., Е.А. Степанова8, Е.В. Алексеевой, П.П. Афанасьевой, Е.М. Буровой, Г.А. Осичкиной9, М.В. Стенюкова10, Н.В. Басакиной11, Л.М. Вяловой12, В.И. Андреевой13.

Все вышеперечисленные издания, использованные для написания данной работы, написаны на основе действующих законодательных и нормативно-методических актов, новейшей литературы, изучения опыта работы и представляют огромный интерес для работников делопроизводства.

Основными источниками для написания дипломной работы явились следующие нормативные материалы ОАО «ММТС-9»:

- Устав Общества;

- должностные инструкции сотрудников ОАО «ММТС-9»;

- приказы и распоряжения Генерального директора ОАО «ММТС-9» и другие материалы.

В соответствии с поставленными задачами данная дипломная работа состоит из введения, двух глав, заключения и приложения. Во введении дается обоснование выбранной темы, ее актуальность, характеристика использованных источников и литературы. В первой главе рассматриваются структура Общества и понятие управленческого документа и документооборота

Во второй главе подробно рассматривается организация делопроизводства в ОАО «ММТС-9» на настоящий момент, предложения по оптимизации управленческого документооборота Общества, по рационализации и совершенствованию работы с документами, по составлению необходимых инструкций.

В заключении подводятся итоги дипломной работы, предлагаются некоторые мероприятия по совершенствованию работы с документами. В приложении приведены документы, разработанные с целью усовершенствования делопроизводства и документооборота ОАО «ММТС-9».

Формально наше ОАО образовалось в 1994 г. Но считать этот момент началом нельзя. Даже неправильно будет брать за отправную точку 1978 год, когда в строй была официально принята Московская междугородная телефонная станция №9. Корни ОАО "ММТС-9" истории ЦМТС.
Площадка, на которой планировали строить здание, принадлежала племенному заводу "Коммунарка". Отметим, что в 1966 году изначально предполагалось строительство на проспекте Вернадского. Генеральный проектировщик - институт "Гипросвязь". Генеральный подрядчик - Управление строительства иностранных представительств. 1971 год стал годом закладки первого камня. На то время это были лучшие организации по проектированию и строительству. Отметим особенность нашего предприятия. Изначально было принято принципиальное решение о размещении постоянных рабочих мест инженерно-технического персонала с служащих за пределами помещений с технологическим оборудованием. Это решение существенно повысило надежность работы оборудования. Это был самый передовой подход к организации производства. События, непосредственно предшествовавшие появлению нашего ОАО в 1994 году, были сложными и драматическими. В основе отделения от ГП ММТ лежит то же желание коллектива и руководства тогда МТС-9 быть на передних рубежах экономического развития страны. Уход от государственного управления в самостоятельное "плавание", стал ещё одним шагом вперёд.

ОАО «Московская междугородная телефонная станция № 9» (ОАО «ММТС-9»).

ОАО «ММТС-9» - предприятие связи, являющееся крупнейшей в г. Москве технологической площадкой для взаимодействия московских, российских и международных операторов связи при оказании услуг местной, междугородной, международной телефонной связи, передачи данных, доступа в Интернет и других услуг. ОАО «ММТС-9» является центром обмена трафиком между операторами связи.

Общество оказывает комплекс услуг по обеспечению условий функционирования технических средств электросвязи операторов, оборудование которых установлено в технологических помещениях ОАО «ММТС-9», в том числе осуществляет оперативно-техническое обслуживание оборудования и линий связи; выполняет проектные, монтажные и строительные работы; организует доступ к сетевым ресурсам операторов связи. На производственных площадях ОАО «ММТС-9» установлено оборудование более 300 операторов. Также ОАО «ММТС-9» сдает в аренду производственные площади и оборудование.

Производственные площади ОАО «ММТС-9» оснащены системами гарантированного электропитания, вентиляции и кондиционирования, системами газового пожаротушения, телемониторинга и видеонаблюдения. Все производственные помещения связаны структурированными межэтажными соединительными кабельными линиями.

В ОАО «ММТС-9» действует электроизмерительная лаборатория для обеспечения качественного проведения работ по измерениям и испытаниям электрических цепей и электропитающего оборудования операторов связи, узлы которых установлены на производственных площадях общества.

В планах общества – укрепление рыночных позиций, предлагая своим клиентам конкурентоспособные услуги с высоким уровнем качества и обслуживания, увеличение объема и расширение номенклатуры оказываемых услуг с целью удовлетворения растущих потребностей клиентов в услугах связи за счет повышения эффективности использования ресурсов, имеющихся в распоряжении Общества, в т.ч. проектирование узлов сети связи, установка телекоммуникационных стоек, монтаж технологического оборудования и прокладка всех типов линий связи в здании ОАО «ММТС-9», что позволит предоставлять клиентам решения «под ключ».

Основная задача Общества - увеличение объема и расширение номенклатуры оказываемых услуг с целью удовлетворения растущих потребностей в услугах связи за счет повышения эффективности использования ресурсов, имеющихся в распоряжении Общества.

Задачи Общества в целом на рынке:

обеспечение общего прироста доходов Общества от оказания всех услуг;
формализация бизнес-процессов Общества по предоставлению услуг с целью повышения качества и оперативности обслуживания клиентов.

Задачи Общества по развитию уже оказываемых услуг:

увеличение объема выполняемых монтажных и демонтажных работ с учетом постоянно меняющегося характера тяготения операторов связи относительно друг друга, а также объективной необходимости увеличения числа каналов и пропускной способности соединительных линий;
выполнение работ по сборке и монтажу технологических стоек, КСЦ и КРУС в целях расширения спектра предоставляемых услуг операторам связи, размещающим свои узлы на площадях ОАО «ММТС-9», что делает установку оборудования более привлекательной;
эксплуатационно-технический контроль оборудования операторов связи в круглосуточном режиме с учетом большого разнообразия установленного оборудования;
расширение узла Интернет.

Задача Общества по освоению новых рынков телекоммуникационных услуг:

проектирование узлов управления и коммутации, линий связи и электроснабжения, монтаж технологического оборудования и прокладку всех типов линий связи в здании ОАО «ММТС-9», что позволит при минимальных затратах сделать условия размещения узлов операторов связи более привлекательными, так как вопрос об организации узла можно будет решать комплексно «под ключ»;
создание электроизмерительной лаборатории для обеспечения качественного проведения работ по измерениям и испытаниям электрических цепей и электропитающего оборудования операторов связи, узлы которых установлены на производственных площадях ОАО «ММТС-9».

Глава 1. Понятие управленческого документа и документооборота.

Понятие управленческого документа

Как было показано в ГОСТ Р 51141 Управленческий (организационно-распорядительный) документ - вид письменного документа, в котором фиксируют решение административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий, организаций, их структурных подразделений и должностных лиц14.

В результате документирования деятельности юридического лица в лице ОАО «ММТС-9» создается документ – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, по которым можно ее идентифицировать. Все официальные документы имеют общие и специальные функции.

Общие функции официальных документов:

информационная (документ создают для сохранения информации);
социальная (документ является социально значимым объектом, т.к. связан с определенной социальной потребностью);
коммуникативная (документ выступает средством связи между организациями и другими общественными структурами);
культурная (документ закрепляет и передает культурные традиции, в частности, уровень научного и технического развития общества).

Специальные функции официальных документов:

управленческая (документ является инструментом управления, поскольку специально создан для этой цели; примером могут служить плановые, отчетные, организационно-распорядительные и другие документы);
правовая (документ является средством закрепления и изменения правовых норм и правоотношений в обществе; примером является законодательные и правовые нормативные акты, документы, приобретающие на время правовую функцию);
историческая (документ – это источник исторических сведений о развитии общества после выполнения своих оперативных функций, чему помогает его поступление на хранение в архив).

Официальные документы подразделяют на:

управленческие;
научные;
технические;
технологические;
производственные и др.

Управленческие документы составляют основу документации ОАО «ММТС-9» и являются объектом делопроизводства. В состав управленческой документации входят следующие:

организационная;
распорядительная;
организационная;
информационно-справочная;
по личному составу;
плановая.

Состав документов в ОАО «ММТС-9» зависит от:

порядка принятия решений (единоначалие или коллегиальность);
объема и характера взаимосвязей в организации;
характера взаимоотношений с другими организациями и государственными органами.

Виды документов и их классификация

Все организационно-распорядительные документы подразделяются в зависимости от их назначения15:

Организационно-правовые документы (уставы, положения, правила, инструкции, определяющие статус предприятия, его структурных подразделений)
распорядительные документы (приказы по основной деятельности, распоряжения, решения, протоколы) обладающие юридической силой документы, издаваемые руководством организации и содержащие управленческие решения, направленные на выполнение текущих и перспективных задач.
информационно-справочные (письма, докладные (служебные) и объяснительные записки, справки, акты, телеграммы, телефонограммы, факсограммы) служат средством внутренних коммуникативных связей в организации или внешних коммуникативных связей со сторонними организациями и предприятиями.
Документы физических лиц (предложения, заявления, жалобы) это документы, при помощи которых физическое лицо вступает в общение с юридическим лицом. Обобщенно такие документы именуются обращением.

Все документы по отражаемым в них видам деятельности делятся на две большие группы. Первая – это документы по общим и административным вопросам, т.е. вопросам общего руководства предприятием (организацией) и его производственной деятельностью. Вторая группа – документы по функциям управления. Документы классифицируются по наименованиям: служебные письма, приказы, протоколы, акты, докладные записки, договоры.

Понятие документооборота.

Документооборот – это движение документов в организации с момента их создания или получения до отправки или сдачи в дело16.

Характеристикой документооборота является его объем. Под объемом документооборота понимается количество документов, поступивших в организацию и созданных ею в течение определенного периода времени, как правило, года. Объем документооборота — важный показатель, используемый в качестве критерия при решении вопросов выбора организационной формы делопроизводства, организации информационно-поисковой системы по документам учреждения, структуры службы делопроизводства, ее штатного состава и других вопросов.

Нормативная база документационного обеспечения управления

Разработка нормативных документов, регламентирующих документационное обеспечение ОАО «ММТС-9», основывается на законодательных, иных нормативных правовых актах Российской Федерации в сфере информации, документации, труда, трудовых отношений.

Государственная система документационного обеспечения управления.17 Этот документ представляет собой совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления. Это один из основополагающих федеральных нормативных актов, содержащий комплекс требований и положений, способствующих разработке единых подходов не только к традиционному, но и автоматизированному управлению документацией - информационному менеджменту. ГСДОУ упорядочивает организационную структуру управления документационным обеспечением в организациях путем решения вопросов построения типовых служб ДОУ, организацию технологического процесса создания и обработки документации. ГСДОУ способствует разрешению ряда проблем автоматизации, создания и обработки документов и включает нормативные положения и правила общегосударственного масштаба и значения. Вместе с тем, являясь государственной по существу, система ориентирована и на применение в негосударственных структурах во всех своих аспектах.

Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти18 способствует решению технологических задач документирования, устанавливает состав реквизитов, правила оформления организационно-распорядительных документов, которые фиксируют решения административных и организационных вопросов. Типовая инструкция, предъявляя требования к унификации элементов оформления документации, в значительной степени облегчает создание типовых, унифицированных и единых процессов как традиционного, так и автоматизированного документирования, хранения и передачи документированной информации.

ГОСТ Р 51141-98.19 является, важным этапом обновления нормативно-методической базы делопроизводства и архивного дела в соответствии с федеральным законодательством и современным уровнем развития данной отросли. Термины, установленные настоящим стандартом, должны быть использованы во всех видах документации. Содержательную основу стандарта составляют три раздела: «Общие понятия», «Делопроизводство» и «Архивное дело».

Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения20 включает документы, образующиеся при документировании однотипных (общих для всех) управленческих функций, выполняемых учреждениями, организациями и предприятиями, независимо от их функций, уровня и масштаба деятельности, форм собственности. Перечень служит целям сохранения, организации и пополнения Архивного фонда Российской Федерации, предназначен для определения сроков хранения документов, отбора их на постоянное хранение или уничтожение. Он должен использоваться также при подготовке номенклатур дел, формировании дел, при разработке схем классификации документов при создании поисковых систем в делопроизводстве, при разработке ведомственных перечней.

ГОСТ Р 6.30-200321. носит рекомендательный характер для подготовки соответствующих нормативно-методических материалов, которые помогут службам документационного обеспечения управленческой деятельности организовать внедрение стандарта и обеспечить его эффективное применение.

В основу написания данной дипломной работы был взят законодательный акт, регламентирующий работу с документами: Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»22. Настоящий закон регулирует отношения, возникающие при формировании и использовании информационных ресурсов на основе создания, сбора, обработки, накопления, хранения, поиска, распространения и предоставления потребителю документированной информации; создании и использовании информационных технологий и средств их обеспечения; защите информации, прав субъектов, участвующих в информационных процессах и информатизации. Закон содержит определения, касающиеся информации и ее документирования.

Нормативную базу ДОУ составляют:

законодательные акты Российской Федерации в сфере информации и документации;
указы и распоряжения Президента Российской Федерации, постановления и распоряжения Правительства Российской Федерации по вопросам информационного и документационного обеспечения;
нормативные правовые акты федеральных органов исполнительной власти по вопросам документационного обеспечения управления;
законодательные и иные нормативные правовые акты субъектов Российской Федерации по различным вопросам документационного обеспечения управления;
национальные стандарты на документы, технологии работы с документами и терминологию в сфере ДОУ;
общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации (ОКТЭСИ);
унифицированные системы документации (УСД);
нормы и нормативы по организации труда и охране труда.

Законодательные и иные нормативные правовые акты устанавливают общие принципы создания, получения, обработки, хранения и использования информации и документации. Указы и распоряжения Президента Российской Федерации, постановления и распоряжения Правительства Российской Федерации, нормативные правовые акты федеральных органов исполнительной власти, как правило, разрабатываются в развитие положений, закрепленных в законодательных актах Российской Федерации в области информации и документации.

В ОАО «ММТС-9» на основании законодательства Российской Федерации в сфере информации и документации разрабатываются локальные нормативные акты, регламентирующие работу с документами. Основным документом организации, устанавливающим требования к документам и технологиям их обработки, является инструкция по ДОУ.

Единство правил документирования управленческой деятельности на уровне управления обеспечивается применением Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ) и унифицированных систем документации (УСД). Унифицированные системы документации – это комплекс взаимоувязанных документов, созданных по единым правилам и требованиям, содержащих информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.

Введенный в действие ГОСТ Р 6.30-200323. носит рекомендательный характер и обязывает его авторов подготовить соответствующие нормативно-методические материалы, которые помогут службам документационного обеспечения управленческой деятельности организовать внедрение стандарта и обеспечить его эффективное применение. Одним из возможных и доступных путей внедрения стандарта в организации является подготовка собственного нормативно-правового акта, в котором будут вводиться в качестве обязательных стандартные правила, дополненные конкретными образцами, примерами, формами и, т.п. Это может быть инструкция по ведению делопроизводства.

Организация документооборота и основные направления его совершенствования 📙 Дипломная → 🆔 11183

Организация документооборота и основные направления его совершенствования

Виды документов и их классификация