Организация документооборота на предприятии

Уфимский филиал федерального государственного образовательного учреждения высшего профессионального образования

«Челябинская государственная академия культуры и искусств»

Институт документальных коммуникаций

Факультет книжного бизнеса, документоведения и музееведения

Кафедра документоведения и музееведения

Выпускная квалификационная работа специалиста

Организация документооборота на предприятии

Уфа, 2009

ОГЛАВЛЕНИЕ

ВВЕДЕНИЕ

Документы - это основные информационные ресурсы предприятия, работа с которыми требует правильной организации. Документы обеспечивают информационную поддержку принятия управленческих решений на всех уровнях и сопровождают ведение всех бизнес-процессов.

Документооборот - это непрерывный процесс движения документов, объективно отражающий деятельность предприятия и позволяющий оперативно управлять им. Горы макулатуры, длительный поиск нужного документа, потери, дублирующие документы, задержки с отправкой и получением, ошибки персонала составляют не полный перечень проблем, возникающих при плохой организации документооборота. Все это может сильно затормозить, а в исключительных случаях полностью парализовать работу предприятия. Отдельно следует выделить проблемы предприятий, имеющих в своем составе территориально удаленные подразделения. Организовать сквозной документооборот, а значит и централизованное оперативное управление, в данном случае крайне затруднительно.

Эффективный документооборот является обязательной составляющей эффективного управления предприятием. Документооборот исключительно важен для правильной организации финансового и управленческого учета, его нельзя рассматривать в отрыве от специфических бизнес-процессов конкретного предприятия.

Упорядочивание документооборота должно начинаться с составления полного реестра используемых на предприятии документов. Для каждого типа документа определяется схема движения по этапам развития от момента его возникновения (создания или получения) до списания и отправки в архив. Каждый этап жизненного цикла документа досконально описывается (определяется сотрудник, ответственный за выполнение этапа, условия перехода к следующему этапу, устанавливаются связи с документом-основанием и дочерними документами). Такой подход позволяет оптимизировать документооборот, исключить дублирующие друг друга документы и операции, ускорить работу над документами.

Документооборот учреждения - это совокупность взаимосвязанных процедур, обеспечивающих движение документов в учреждении с момента их создания или поступления и до завершения исполнения или отправки. В целях рациональной организации документооборота все документы распределяются по документопотокам, например, регистрируемые и нерегистрируемые документы; входящие, исходящие и внутренние документы.

Характеристикой документооборота является его объем. Под объемом документооборота понимается количество документов, поступивших в организацию и созданных ею в течение определенного периода времени, как правило, года. Объем документооборота — важный показатель, используемый в качестве критерия при решении вопросов выбора организационной формы делопроизводства, организации информационно-поисковой системы по документам учреждения, структуры службы делопроизводства, ее штатного состава и других вопросов.

Объектом исследования в выпускной квалификационной работе являются процессы функционирования (создания, обработки, распространения, использования) документной информации в системе управления. Предметом – формирование системы документационного обеспечения управления предприятия, учреждения.

Целью данной выпускной квалификационной работы является анализ системы документационного обеспечения деятельности предприятия (на базе ОАО «N банк»). Для сохранения служебной тайны и конфиденциальной информации название предприятия было изменено.

Данная цель реализуется в рамках конкретных задач:

- изучить организационные  формы  делопроизводства на предприятии;

- рассмотреть  процесс  документооборота  на  предприятии;

- описать  организацию  документооборота и дать рекомендации по ее совершенствованию.

В процессе написании выпускной квалификационной работы был рассмотрен ряд источников, написанных ведущими специалистами в области делопроизводства и документационного обеспечения управления.

Профессор Т. В. Кузнецова (36, 67-77) в своих трудах подробно рассматривает вопросы, касающиеся организации службы ДОУ, ее целей, задач и функций, правила работы с документами, составлению основных видов организационно-распорядительных документов. Также ею затронуты вопросы, касающиеся информационных технологий обеспечения управленческой деятельности, включая компьютерные технологии подготовки текстовых и табличных документов (31, 28-37).

Электронный документооборот – это не просто автоматизация отдельного бизнес-процесса организации, поэтому особое значение уделено вопросу защиты информации, интеграции различных приложений.

В процессе написания работы были рассмотрены следующие нормативные акты:

                  Федеральный закон от 27 июля 2006 года № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», в котором даются определения таким терминам, как информация, информатизация, информационная система, информационные ресурсы. Некоторые статьи посвящены вопросам конфиденциальности и защиты информации;

                  Федеральный закон  «Об электронной цифровой подписи», от 10 января 2002 года, регулирующий порядок использования электронной цифровой подписи, рассматривающий правовую базу перехода от бумажного документооборота к электронному;

                  ГОСТ Р51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», устанавливающий терминологическую систему понятий в области делопроизводства и архивного дела;

                  ГОСТ Р 6.30 «Унифицированные системы документов. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» от 3 марта 2003 года  устанавливающий состав реквизитов, требования к оформлению реквизитов, требования к бланкам документов, включая бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации;

                  «Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ). Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения», дающая совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности для упорядочения документооборота в организациях.

Также использовались статьи ведущих специалистов в области документоведения и делопроизводства, напечатанных в специальных изданиях «Делопроизводство», «Секретарское дело», «Управление персоналом». Статьи С.А. Кузнецова (33, 490) посвящены вопросам автоматизации делопроизводственных процессов, проблемам выбора информационных систем и информационных технологий. Он дает обзор информационных технологий и их качественные характеристики.

Базой исследования стало рассмотрение таких вопросов как:

- организация документооборота в ОАО «N банк» (все операции по приему, передаче, составлению и оформлению, отправке (и подшивке) документов в дело);

- проверка оперативности прохождения документа, с наименьшими затратами времени и максимальное сокращение инстанций прохождения документа.

При анализе результатов был использован метод сравнения данных, с помощью которого сопоставлялись данные выработки по отдельным делопроизводственным операциям, структурно-функциональный подход, метод анализа нормативной и организационной базы ДОУ.

Исходя из поставленных выше задач данной выпускной квалификационной работы, была предложена следующая структура работы: введение, четыре главы, заключение, список использованных источников и литературы, приложения. Во введении раскрываются актуальность изученной темы, объект, предмет, цели, задачи исследования, структура работы.

Пeрвaя глaвa «Теоретические основы документационного обеспечения деятельности предприятия» пocвящeнa видам первичных документов предприятия  и основным требованиям к их оформлению. Во втoрой глaве «Основные правила организации документооборота на ОАО «N банк» рассматривается схема движения и технология обработки документов, регистрация документов и контроль за исполнением документов. Трeтья глaвa «Система электронного документооборота Directum» рассказывается о механизмах контроля движения и исполнения документов в этой программе.

В заключении подводятся итоги и выводы по выпускной квалификационной работе.

Список использованных источников и литературы содержит 56 наименований. Работу дополняют приложения.

Глава 1. Теоретические основы документационного обеспечения деятельности предприятия

1.1. Виды первичных документов предприятия и требования к их формированию

Первичные документы – это документы, составленные в момент совершения бухгалтерских операций или непосредственно после их завершения, являющиеся первым свидетельством их совершения [14]. Поступившие в бухгалтерию первичные учетные документы обязательно подвергаются проверке как по форме (полнота и правильность оформления первичных учетных документов, заполнения реквизитов), так и по содержанию (законность документируемых операций, логическая увязка отдельных показателей). К первичным документам относятся кассовые приходные и расходные ордера, накладные, приемо-сдаточные акты, наряды, квитанции и т.п.

Общие требования к оформлению документов установлены Федеральным законом "О бухгалтерском учете" и Положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденным Приказом Минфина России от 29.07.1998 N 34н. В частности, перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, утверждается руководителем организации по согласованию с главным бухгалтером.

Документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, подписываются руководителем организации и главным бухгалтером. Вместо руководителя и главного бухгалтера в первичных документах могут расписываться другие должностные лица, но их перечень должен быть утвержден руководителем организации и согласован с главным бухгалтером [16].

Первичный учетный документ должен быть составлен в момент совершения операции, а если это не представляется возможным – непосредственно после ее окончания. Своевременное и качественное оформление первичных учетных документов, их передача в бухгалтерию в установленные сроки для отражения в учете, а также достоверность содержащихся в них данных обеспечиваются лицами, составившими и подписавшими эти документы.

Для осуществления контроля и упорядочения обработки данных о хозяйственных операциях на основе первичных учетных документов составляются сводные учетные документы на бумажных и машинных носителях информации. В последнем случае организация обязана изготавливать за свой счет копии таких документов на бумажных носителях для других участников хозяйственных операций, а также по требованию органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством Российской Федерации, суда и прокуратуры.

Первичные учетные документы могут быть изъяты только органами дознания, предварительного следствия и прокуратуры, судами, налоговыми инспекциями и органами внутренних дел на основании их постановлений в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Главный бухгалтер или другое должностное лицо организации вправе с разрешения и в присутствии представителей органов, проводящих изъятие документов, снять с них копии с указанием основания и даты изъятия [18].

Если организация покупает или продает имущество, заключив предварительно с контрагентом договор, данные, отраженные в первичных документах (стоимость товаров, суммы налогов, наименования и т.д.), должны соответствовать данным договора. Если какие-то условия договора изменяются (например, снижается или повышается цена товаров (услуг)), должно быть заключено соответствующее дополнительное соглашение к договору.

Документ является основанием и подтверждением учётных записей. «Все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет». Без документа нет бухгалтерской записи. Ни одна операция не может быть отражена в учете, если на нее нет надлежащим образом составленного документа (см. рис. 1.1. в Приложении).

Понятие "документооборот" и сам термин возникли в делопроизводстве в 20-е годы. В литературе того времени была обоснована методика обследования маршрутов, движения документов, разработана технология их доставки. Были, сформулировали основные положения организации документооборота, даны теоретические обоснования главных положений рациональной организации движения документов - распределение документов по исполнителям, сокращение инстанций их прохождения, направление документов непосредственному исполнителю, регламентацию подписания.

Первая попытка нормативной регламентации единых принципов организации документооборота была сделана в 1931 году Институтом техники управления в проекте "Общих правил документации и документооборота". В проекте были изложены правила организации работы с документацией и документооборота, правила приема, сортировки, доставки, исполнения, контроля отправки документов, т.е. все этапы обработки документов.

Государственные стандарты на термины и определения 1970, 1983 гг., "Единая государственная система делопроизводства" установили единообразие понимания документооборота как "движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки". Утвержденная в 1988 году " Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения" уточнила понятие "документооборот", включив в него и  операцию "подшивка документа в дело". ГОСТ Р 51141 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» установил определение понятия  «документооборот - движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки».

Документооборот - движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки. Документооборот является важным звеном делопроизводства, определяет инстанции и скорость этого движения. Главное правило документооборота – оперативное движение документов по наиболее перспективному пути с минимальными затратами времени и труда.

В настоящее время термин «делопроизводство» чаще звучит как «документационное обеспечение управления». Документационное обеспечение управления (ДОУ) охватывает вопросы документирования, организации работы с документами в процессе осуществления управления предприятием и систематизацию архивного хранения документов. 

Документирование представляет собой создание документов, т. е. их составление оформление согласование и изготовление. Делопроизводство: комплекс мероприятий по обеспечению ДОУ предприятия или организации. Иногда говорят, что ДОУ является основной функцией делопроизводства. 

Документооборот: движение документов в рамках ДОУ. Организация работы с документами — обеспечение движения, поиска, хранения и использования документов. 

Систематизация архивного хранения документов — определение правил хранения создаваемой в организации информации, ее поиска и использования для поддержки принятия управленческих и других решений. 

Документация – оформление экономического события (хозяйственной операции) документом. В широком понимании бухгалтерская документация представляет собой первичные бухгалтерские документы, учётные регистры и бухгалтерская отчётность. Документооборот – это движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки адресату или сдачи на хранение.

Документ – письменное свидетельство с заполнением необходимых реквизитов, придающих ему доказательную юридическую силу. Именно документ – основа информационной системы предприятия. Его значение не только не снизилось в связи с широкой автоматизацией учётно-вычислительных работ в последнее время, но ещё более возросло. Современная информационная система – это сложный аппаратно-программный комплекс, у истоков которого находится первичный учётный документ, отражающий бизнес процессы экономического субъекта. По некоторым зарубежным оценкам, через две недели простоя информационных систем у 75% компаний потеря функционирования становится критической или полной. Утеря баз данных у 80% компаний приводит к их банкротству. Поэтому роль документов важна в процессе оперативного управления хозяйственной деятельностью, осуществления контрольно-аналитических функций. С их помощью проводится оценка уровня мастерства управляющих, формирование финансовых результатов организации

С помощью документов осуществляется постоянное наблюдение за движением материальных, трудовых и финансовых ресурсов. Подписывая документ, лицо, наделённое правомочием, контролирует таким путём законность и целесообразность операции. Это способствует режиму экономии, возлагает на каждого работника, подписавшего документ, персональную ответственность за совершаемые им действия. Таким путём осуществляется контроль за сохранностью имущества, действиями материально ответственных лиц, выявляются факты недобросовестности или прямых злоупотреблений [22].

Если документ подготовлен на машинном носителе, то организация обязана изготовить его копию на бумажном носителе для других участников хозяйственных операций, включая контролирующие органы. Как факт подтверждения совершенной хозяйственной операции, первичный учётный документ должен быть составлен и принят к учёту по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учётной документации межотраслевого значения, разработанных Госкомстатом РФ.

В отдельных случаях, чаще всего для внутреннего пользования, бухгалтерский документ составляется в произвольной форме, которая утверждается учетной политикой.

Управление любым предприятием - это информационный процесс, в котором информация принимается, обрабатывается, вырабатывается решение, решение доводится до исполнителей, действия которых контролируются (рис. 1.2).

Процесс организации работы с документами, включая их создание, регистрацию, контроль, продвижение, систематизацию и хранение, называют делопроизводством.

Любой документ, доставленный в организацию, должен быть зарегистрирован и обработан. Обработка входящих документов должна включать регистрацию в журнале. После рассмотрения руководителем и регистрации документы передаются исполнителям.

Рис. 1.2.  Схема документационного обеспечения управления

Документ находится у исполнителя до окончательного решения вопроса. После исполнения документ должен подшиваться к делу. Дело - это совокупность документов, относящихся к определенному вопросу (папка или картотека, внутри которой документы расположены в определенном порядке).

По истечении установленного срока дела передаются на хранение в архив. Документооборот - это движение документов от момента их создания до момента окончания работы с ними. Документооборот — сложный технологический процесс, характеризующийся различными параметрами, связанными с процессами документирования и со всей деятельностью орга­низации. Организация документооборота включает все опера­ции по приему, передаче, составлению, согласованию, офор­млению, удостоверению и отправке документов.

Основными характеристиками документооборота являются маршрут движения, который включает все инстанции на пути движения документа от создания черновика (или от получе­ния) до подшивки в дело, и время, затрачиваемое на прохож­дение документов по этому маршруту. Отсюда главное прави­ло организации документооборота — оперативное прохожде­ние документа по наиболее короткому и прямому маршруту с наименьшими затратами времени. Кроме того, при организа­ции движения, документов необходимо выполнение следующих правил:

•     максимальное сокращение инстанций прохождения доку­ментов (за счет исключения технологических операций по обработке документов и управленческих звеньев, не обу­словленных деловой необходимостью);

•     исключение или максимальное ограничение возвратных
движений документов (при их обработке — регистрация и доставка, при их подготовке — визирование и согласова­ние и т.д.);

•     максимальное  единообразие  в  порядке  прохождения  и
процессах обработки основных категорий документов, ис­ходя из того, что каждое перемещение документа должно быть оправданным.

Соблюдение этих правил позволяет реализовать основной организационный принцип службы делопроизводства — специа­лизацию, возможность централизованного выполнения одно­родных технологических операций, эффективного использова­ния средств оргтехники и персонала.

Объективные данные о состоянии документооборота можно получить из качественных и количественных характеристик его параметров.

К качественным характеристикам документооборота относятся:

•     характеристики документопотоков (состав документов, их содержание);

•     маршруты движения документов (направление движения, этапы и инстанции маршрута движения документов);

•     периодичность (стадии документооборота);

•     направленность движения.

Документооборот как технологический процесс делится на несколько частей — потоков, обеспечивающих прямую и обрат­ную связь в управлении. Под документопотоком понимается сложившееся или организованное в пределах информационной системы движение данных в определенном направлении, при условии, что у этих данных общий источник и общий приемник.

Документопотоки различают по направлению и по отноше­нию к управленческому объекту. По направлению выде­ляют горизонтальные потоки, связывающие организации одного уровня управления, и вертикальные (восходящие и нисходящие). Восходящие потоки — это входные документы, получае­мые вышестоящей организацией от подчиненных организаций (исходящие документы подчиненных организаций, направляе­мые в вышестоящие инстанции). Нисходящие потоки — это до­кументы, направляемые вышестоящими органами власти и управления подчиненным организациям.

Входящий документопоток любой организации складывается из:

•     документов вышестоящих организаций (органов власти и управления, центральных аппаратов министерств и др.). По видовому составу к этим документам относятся: указы, законы, постановле­ния, распоряжения, указания, поручения, приказы, письма, инструкции, решения, методические указания и рекомендации;

•     документов от подведомственных организаций, содержа­щих сведения о выполнении распорядительных действий, запросы о путях выполнения заданий и отчетные сведения о своей деятельности. По видам документов этот поток со­стоит из отчетов (о финансовой, хозяйственной, социаль­ной, управленческой деятельности), инициативных док­ладных записок, писем, актов;

•              документов от неподчиненных организаций, направляе­мых с целью согласования совместных действий или по­буждения к ним, с целью консультирования, получения информации. Основные виды документов: письма (ин­формационные, рекламные, оферты, гарантийные, запро­сы и др.) и договоры, а также документы, сопровождаю­щие выполнение договоров (акты взаимозачетов, счета-заявки, сертификаты, отгрузочные документы и др.);

•              обращений граждан — предложений, заявлений, жалоб.

Исходящий документопоток состоит из документов, созда­ваемых в данной организации и отправляемых за ее пределы. Исходящие документы создаются в ответ на поступившие пись­менные или устные запросы или как инициативные документы, требующие или не требующие ответа. Инициативные документы всегда значительно превышают группу ответных документов. Мотивы создания исходящих документов диктуются направле­ниями деятельности организации и ее информационными за­просами. В исходящем документопотоке выделяется группа рас­порядительных документов (при условии, что организация име­ет подведомственные организации) и информационных (комму­никативных) — письма, докладные, обзоры, справки, отчеты, договоры, документы по их выполнению.

Внутренний документопоток составляют документы, созда­ваемые и используемые в самом аппарате управления, не выхо­дящие за его пределы. Происхождение этих документов совпа­дает со сферой их применения. Внутренний поток обеспечивает целенаправленное решение управленческих задач в пределах од­ного учреждения, организации. К внутренним относятся орга­низационные документы, определяющие задачи, функции орга­низации в целом, а также ее структурных подразделений, ком­петенцию, права и обязанности должностных лиц, правила вы­полнения отдельных видов деятельности — положения, уставы, учредительные договоры, должностные инструкции, регламенты, правила, штатные расписания и др. Функцию оперативного ре­гулирования деятельности учреждений выполняют распоряди­тельные документы, издаваемые руководством, — приказы, ука­зания, распоряжения, решения.