Организация и управление документооборотом в корпорации (на примере Уфимского филиала ОАО “УРСА Банк”)

ВЫПУСКНАЯ

КВАЛИФИКАЦИОННАЯ  РАБОТА

 

 

Тип работы Тема	Дипломная работа
	Организация и управление документооборотом в корпорации
	(на примере Уфимского  филиала ОАО “УРСА Банк”)

 

 

Студент             Факиева Алина Владимировна                 _п/п__      01.11.2007

                                              Ф.И.О.                                         подпись          дата

Руководитель   Исмагилова Тагира Валинуровна            __п/п__      09.11.2007

                                              Ф.И.О.                                        подпись          дата

Консультант     __________________________                 _______       _______

                                              Ф.И.О.                                         подпись          дата

Рецензент          Захарова Наталья Викторовна                __п/п__       10.11.2007

                                             Ф.И.О.                                        подпись          дата 
 
Председатель комиссии по предзащите  

                      

       Исмагилова Тагира Валинуровна                                       __п/п__      25.11.2007

Ф.И.О.                                                               подпись          дата 
                                                           МОСКВА 2007 г.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Содержание

 

 

Приложения                                                                                                              111

 

Введение

 

В условиях стремительного прогресса, рыночных отношений и  конкурентной экономики своевременное и правильное решение стратегических и тактических задач определяет жизнеспособность фирмы, организации.

Документированная информация составляют основу управления, его  эффективность в значительной степени  базируются на производстве и потреблении  информации. В современном обществе информация стала полноценным ресурсом производства, важным элементом социальной и политической жизни общества. Качество информации определяет качество управления. В современных условиях для повышения эффективности управления необходимо уделять достаточное внимание совершенствованию работы с документами, так как всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном документе.

Организация работы с  документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников. От того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом. Деловая информация представляется в виде разного рода документов, исследования показывают, что 75% рабочего времени сотрудников организаций тратится на их подготовку, сопровождение, заполнение, копирование и передачу. По данным ISO (International Standards Organization), управление документами становится одним из главных факторов конкурентоспособности любого предприятия. Оно означает особую организации работы с документами и данными, координацию процессов создания, изменения  распространения. Правильно организованное управление делами снижает время необходимое для поиска, повышает точность и своевременность информации, устраняет ее избыточность.

Во время рыночных отношений немаловажное значение придается  механизации и автоматизации  делопроизводственных процессов, которые  увеличивают производительность труда  работников занятых в управлении. Рационализации документационного обеспечения управления  в предприятиях любой формы собственности необходимо уделить большое внимание, потому, что недостатки в постановке этой работы приводят к серьезным трудностям в работе руководителя и предприятия в целом. За счет более совершенной системы документационного обеспечения управления достигается более быстрое движение и исполнение служебных документов, их сохранение, использование и правильный отбор на государственное хранение.

Работа любого управленческого  аппарата, как и вообще любая работа сегодня, держится на основах научной организации труда. Всякий процесс организации работы должен быть методически разложен на свои составные части, вплоть до простейших операций. Из продуманных, правильно организованных операций и строится полная цепочка научно - организационной работы.

Принцип работы по информационно-документационному  обслуживанию сводится к набору одних  и тех же операций. Только в одних  организациях они выполняются вручную, в других - с помощью средств  механизации, в третьих - эти процессы полностью автоматизированы. Но все эти этапы делопроизводственного цикла работы с документами аналогичны. Поэтому грамотный работник управленческого аппарата должен уметь не только правильно составлять и оформлять сами документы, но и знать, какие виды работ выполняются с этими документами.

К сожалению, многие руководители предприятий, работники, отвечающие за документационное обеспечение управления, не знакомы с основами современного делопроизводства, а тем более - с  тонкостями ведения документации.

Вместе с тем, правильное составление и оформление документов в соответствии с новыми нормативами - важнейшая обязанность работников делопроизводственных служб.

Информация фиксируется  в документах, которые придают  ей организационную форму и перемещают во времени и пространстве. Документы и документная информация лежат в основе управленческих решений и являются их материальным воплощением, обеспечивают юридической силой. Работа с документами должна иметь настолько отработанный порядок, чтобы работники не отвлекались от главных производственных целей предприятия.

Актуальность выбранной  темы обуславливается недостаточной  проработкой проблемы документационного  обеспечения управления в банковской сфере. Решение проблемы управления документацией в современных условиях позволит целенаправленно формировать информационные ресурсы банков, обеспечивать их эффективное функционирование, а также открыть доступ потребителям к информационным ресурсам с наименьшими затратами времени, труда и  средств.

В ходе дипломной работы были изучены и проанализированы  организация и технология документационного  обеспечения деятельности ОАО «УРСА  Банк».

Целью написания дипломной  работы является анализ документооборота финансовой корпорации ОАО «УРСА  Банк», а также разработка  и внесение рациональных предложений по совершенствованию документооборота.

Исходя из этого, выстраивается  ряд задач, а именно:

– изучить теоретические  основы и особенности организации  документооборота в банке;

– ознакомление с организационной  структурой Компании;

– изучение функций, задач, основных видов деятельности Компании;

– рассмотрение места  и значения службы документационного  обеспечения в деятельности ОАО  «УРСА Банк»;

– изучение организации  службы документационного обеспечения  управления Компании, ее структуры и объемов работы, а также анализ документооборота;

– изучение и анализ нормативных  документов, регламентирующих организацию  делопроизводства;

– разработка предложений  по совершенствованию работы с документами  с учетом рекомендаций нормативно-методических документов и специальной литературы;

– внесение предложений  по автоматизации делопроизводства и документооборота.

 

Глава 1 Документация и документооборот  в банках

1.1 Документация  по операциям банка

 

В банковской деятельности используются самые разные документы (директивные, юридические, плановые).

Документы, которые используются в учетно-операционной работе, относятся  к особому виду банковских документов.

Учетно-операционные документы - это:

– то, что является основанием для операции отражения в учете банка;

– то, на основе чего совершаются  бухгалтерские записи;

– то, что подтверждает правильность совершенных операций и их отражения в учете.

Используемая в банках мемориально-ордерная система бухгалтерского учета означает, что записи в учете совершаются не в журналах, как это принято при организации учета других субъектов экономики, а в самих документах.

В составе документов выделяют те, которые содержат эти  записи (мемориальные документы), и  те, которые раскрывают содержание этих записей, подтверждают их правильность и достоверность (первичные документы) [30,78].

К числу мемориальных документов относятся расчетно-денежные документы, мемориальные документы, кассовые и внебалансовые ордера.

Первичные документы - это  акты, справки, счета и другие документы, подтверждающие факт совершения операции, ее юридическую законность. Первичные документы, как правило, прилагаются к мемориальным документам. В последних  делается запись о прилагающихся первичных документах. В случае если первичные документы сшиваются в отдельные сшивы, в мемориальных документах делается ссылка на дату и номер первичного документа, послужившего основанием для совершения проводки.

Все мемориальные документы  с приложенными первичными документами, подтверждающие совершение банком операций за данный день, называются документами дня.

Совокупность мемориальных и первичных документов, используемых банком для ведения бухгалтерского учета и контроля, образует банковскую документацию.

Виды мемориальных банковских документов:

– расчетные (поручения, требования, чеки, аккредитивы, платежные ордера, авизо, ордера-распоряжения кредитного отдела);

– кассовые (объявления, денежные чеки, приходные, расходные  ордера);

– документы по внутрибанковским операциям (мемориальные ордера).

Все документы по месту их составления подразделяются на банковские, составляемые учреждениями банков, и клиентские, поступающие от предприятий, учреждений и организаций [31,64].

Формы банковских документов стандартизированы и унифицированы.

Перечень утвержденных к применению форм документов определен Общероссийским классификатором управленческой документации (утвержден Госстандартом России в 1993 году). В деятельности банков в основном используются бланки класса форм 04 "Унифицированная система банковской документации", т. е. бланки по банковским операциям начинаются с 04 (например, платежное требование - 0401061). Вместе с тем в состав утвержденных документов постоянно вносятся изменения в части формата документов и правил их оформления.

 При необходимости  (или отсутствии утвержденного бланка) банки разрабатывают и утверждают собственные формы документов.

Совершение операций в кредитной организации может  происходить на основании электронного платежного документа, а в случаях, установленных действующим законодательством и договором, - его бумажной копии, заверенной уполномоченным лицом. Электронные платежные документы должны содержать все реквизиты платежных документов, предусмотренные утвержденными форматами и нормативными актами Банка России. Бумажные копии электронных платежных документов, предназначенные для хранения в качестве оправдательных документов по совершенным операциям, а также подлежащие приложению к выпискам из счетов, заверяются штампами кредитной организации и подписями ее работников. В электронных платежных документах должен быть обеспечен аналог собственноручной подписи клиента.

Особенности оформления документов по отдельным операциям:

– операции, совершаемые  без документов клиентов банка, оформляются  документами, составляемыми самими банками согласно требованиям Правил ведения бухгалтерского учета в банках, расположенных на территории РФ №61, на бланках действующих форм. Сюда относятся, в частности, приходные и расходные кассовые ордера, мемориальные балансовые и внебалансовые ордера, распоряжения кредитного отдела и др. Эти операции требуют дополнительного контроля [32,80];

 – основанием для  проведения операций по корреспондентским  счетам является выписка по  корреспондентскому счету, выдаваемая  банку РКЦ (ЦОУ, ОПЕРУ) ЦБ  РФ, ВЦ ЦБ РФ или банком-корреспондентом;

– при проведении операций на фондовом, валютном и других рынках основанием для учета операций служат выписки расчетных центров бирж, дилеров, отчеты о проведенных операциях  и другие документы.

Данные документов, раскрывающие их содержание, называются реквизитами. Требования к реквизитам документа содержатся в законе "О бухгалтерском учете".

Стандартные документы  содержат следующие основные реквизиты:

– дату документа (различается  дата составления и дата исполнения документа: там, где не предполагается разрыв, - отметка, там, где предполагается разрыв, - отдельный реквизит);

– номер документа;

– наименование клиента (ИНН) и его банка (БИК);

– наименование контрагента (ИНН) и его банка (БИК);

– сумму (числом и прописью);

– контировку - документы, служащие основанием для проводок, должны контироваться (иметь номера счетов по дебету и кредиту);

– назначение платежа (содержание операции, а при необходимости - основание  для ее совершения);

– коды технической обработки;

– подписи ответственных  лиц  клиента и оттиск его печати;

– подписи работников банка, проверивших документ [31,11].

Все документы должны быть оформлены на электронных машинках. Кассовые документы заполняются  от руки. Исправления в банковских документах не действительны, даже если они оговорены. Денежно-расчетные документы изготавливаются методом мультипликации, т.е. их количество должно быть достаточно для совершения бухгалтерских записей по всем затронутым данной операцией лицевым счетам.

Банк не несет ответственности  за отказ в приеме сомнительных документов.  Бланки строгой отчетности подлежат дополнительному внебалансовому учету.

Должностное лицо банка, подписавшее документ, несет ответственность  за правильность совершаемой по нему бухгалтерской операции в банке. Работники банка, которые подписали какой-либо расчетно-денежный документ, не имея на то права, отвечают за этот проступок в дисциплинарном порядке, а при наличии в их действиях состава преступления привлекаются к уголовной ответственности. В таком же порядке несут ответственность работники банка, имеющие право подписи, в случае превышения ими своих полномочий.

1.2 Организация  документооборота в банке

 

Документооборот в банке - это прохождение банковских документов по инстанциям, в определенной их последовательности, от начала оформления и проведения операции до ее завершения с полным отражением в учете.

Документооборот имеет  две важнейшие составляющие:

– порядок осуществления  документооборота по отдельным операциям (расчетным, кассовым);

– график документооборота (определяет конкретное время (интервал) для расчетно-кассового обслуживания клиентов, проведения кредитных и депозитных, а также межбанковских операций и операций на фондовом рынке и время прохождения документов по всем участкам их обработки). Ключевым общим интервалом, определяющим все графики документооборота по конкретным операциям, является "операционный день" - время, в течение которого операции проводятся с их последующим отражением в учете текущего дня.

Порядок осуществления  документооборота и его графики  разрабатываются каждым банком самостоятельно и утверждаются руководителем банка. При этом организация документооборота должна обеспечивать выполнение следующих основных требований:

– все расчетно-денежные документы, поступившие в банк в  течение операционного дня, подлежат приему, оформлению и отражению по счетам бухгалтерского учета в тот же день [56,20];

– расчетно-денежные документы, поступившие в банк по истечении  времени операционного дня, проводятся по счетам клиентов, как правило, следующим  рабочим днем. Конкретное время завершения операционного дня устанавливается руководителем учреждения банка.

При осуществлении обслуживания:

– прием расчетно-денежных документов от клиентов - юридических  лиц  в течение операционного  дня производится непосредственно  учетно-операционными работниками (или в централизованном порядке через абонентские ячейки или через специальных работников). Во внеоперационное время документы сдаются в банк через специальные ящики;

– расчетные и кассовые операции для частных лиц производятся в течение операционного дня непосредственно ответственным исполнителем, выполняющим соответствующие операции;

– операции самого банка  по оформлению кредитов и депозитов, а также по реализации долговых обязательств обычно производятся в операционное время. Внутрибанковские операции проводятся во второй половине дня.

Рабочий день учетно-операционных работников организуется с таким  расчетом, чтобы обеспечить своевременное  оформление поступающих расчетно-денежных документов и отражение их в бухгалтерском  учете по балансовым и внебалансовым счетам с составлением ежедневного баланса. Поступающие документы передаются на ЭВМ в течение всего дня в соответствии с графиком сдачи документов. Передача документов на телетайпные установки и телеграф предусмотрена в графике по мере оформления расчетных документов клиентов к проведению по счетам клиентов и составления по ним телеграмм преимущественно во второй половине дня. Все денежно-расчетные документы, подлежащие отправлению другим учреждениям банков, отправляются в тот же день [56,21].

Банки обязаны обеспечить строгую сохранность бухгалтерских  документов, под которыми понимаются не только документы по хозяйственной  деятельности банка, но и расчетно-платежные  документы клиентов банка.

Ответственность за правильную организацию и соблюдение установленного порядка хранения бухгалтерских документов возлагается на руководителей и главных бухгалтеров банка.

Документы хранятся в  бумажной и электронной форме.

В своей работе по организации  и ведению делопроизводства и  архивного дела банки должны руководствоваться нормативными документами Государственной архивной службы РФ, имеющими как общий характер, так и разработанными непосредственно для кредитных организаций.

Конкретные сроки хранения отдельных документов, связанных  с бухгалтерским учетом и отчетностью, определены в Типовом перечне для кредитных организаций от 16 января 1996 года №10-2-1/65, согласованном с Банком России и Ассоциацией российских банков.

В целях обеспечения  сохранности документов негосударственной  части Архивного фонда Российской Федерации кредитные организации обеспечивают их постоянное хранение в создаваемых для этих целей архивах или структурных подразделениях.

 Документы постоянного  хранения и документы по личному  составу передаются в государственные  архивы в соответствии с Указанием Банка России от 03.12.2001 № 1060-У и письмом Банка России. (Приложения 1-4). 

При хранении регистров  бухгалтерского учета должна обеспечиваться их защита от несанкционированных исправлений. Исправление ошибки в регистре бухгалтерского учета должно быть обосновано и подтверждено подписью лица, внесшего исправление, с указанием даты исправления.

В настоящее время  в соответствии с новыми Правилами  бухгалтерского учета база данных лицевых  счетов в ЭВМ ведется с обязательным дублированием как минимум на двух различных носителях и должна обеспечивать сохранение информации в течение срока, установленного для хранения соответствующих документов [49,134].

Ведомость остатков размещенных (привлеченных) средств ведется программным  путем ежедневно, выдается на печать из ЭВМ по мере необходимости.

Бухгалтерские (мемориальные) документы хранятся подшитыми за каждый рабочий день в возрастающем порядке номеров дебетованных балансовых счетов. Подборка документов осуществляется работником, на которого возложено  формирование документов.

Электронные документы  хранятся в виде баз данных с возможностью выведения документов на бумагу по установленным форматам документов. Документы в базе данных группируются по правилам бумажных документов.

Бумажные банковские документы хранятся в кладовой банка или в специальном архиве. Под архив выделяется отдельное помещение с ограниченным правом доступа к документам.

Справки по документам, хранящимся в кладовой, бухгалтерии и текущем  архиве, наводятся в присутствии  кассира, на ответственности которого находятся документы, или работника, владеющего текущим архивом, по требованиям, подписанным главным бухгалтером или его заместителем (начальником отдела).

Бухгалтерские и кассовые журналы и ежедневные балансы  брошюруются по месяцам.

Бухгалтерские (мемориальные) документы хранятся подшитыми за каждый рабочий день в возрастающем порядке номеров дебетованных балансовых счетов. Подборка документов осуществляется работником, на которого возложено формирование документов [49,145].

В отдельные сшивы (папки) помещаются кассовые документы, документы по вкладам граждан, по кредитам индивидуальным заемщикам, по операциям с драгоценными металлами, инвалютой и по хозяйственным операциям банка, поскольку эти документы отличаются сроком хранения.

В соответствии с Временным положением о правилах обмена электронными документами между Банком России, кредитными организациями (филиалами) и другими клиентами Банка России при осуществлении расчетов через расчетную сеть Банка России при работе с электронными документами, используемыми при осуществлении безналичных расчетов через расчетную сеть Банка России и их хранении, есть несколько особенностей. Архивы электронных документов, средств проверки правильности цифровой подписи и иные архивы ведутся в учреждениях Банка России и у участников в разрезе всех входящих и исходящих электронных документов в соответствии со сроками хранения, установленными для платежных документов на бумажных носителях. Правила ведения указанных архивов регулируются действующим законодательством, включая нормативные акты Банка России, и договором между банками.

Уничтожение электронных  документов производится в отношении  соответствующих программных данных с одновременным уничтожением копий  этих документов на бумажных носителях.

Руководителем банка назначается специальная комиссия из должностных лиц банка, на которую возлагается решение по уничтожению документов по истечении срока их хранения.

Специальные сотрудники подготавливают акты о выделении  дел к уничтожению. Документы  дел просматриваются полистно, чтобы избежать уничтожения документов, имеющих иной срок хранения. Уничтожаемые дела актируются, а перечни уничтоженных документов остаются в архиве.

При изъятии документов организациями, имеющими на то право, по консультации юридического управления Главного управления ЦБ РФ по г. Москве банки должны копировать передаваемые оригиналы юридического дела с приложением подлинного экземпляра постановления следователя о производстве выемки документов и подлинного экземпляра протокола. Главный бухгалтер банка может заверить копии карточек с образцами подписей после сличения их с основными экземплярами перед выемкой [56,25].

На копиях документов главных бухгалтер ставит отметку "Копия. Документ изъят". В сшив документов вместо подлинных документов помещаются копии. Кроме того, в дело помещается предписание о выемке с актом изъятых документов.

1.3 Внутрибанковская  платежная система как организация  документооборота многофилиального  банка

 

Исторически банковская система строилась таким образом, что каждый филиал банка фактически являлся самостоятельным банком, со своими активами, своим менеджментом, своей финансовой политикой. Хорошо это или плохо - никто никогда не задумывался: это было неизбежностью, поскольку связь между подразделениями банка была только фельдъегерьской (во всяком случае, конфиденциальные документы можно было переправить из одного подразделения в другое только таким образом), что для решения текущих вопросов дорого и недостаточно оперативно. Таким образом, автоматически получалось, что каждое подразделение банка проводит собственную политику, периодически отчитываясь перед руководством банка о проделанной работе. Потому ничего удивительного нет и в том, что автоматизация банков в подавляющем большинстве своем строилась на повторении существовавшей организационной структуры банков: автоматизировалось автономное балансовое банковское учреждение, иногда с возможностью построение некоторой отчетности общебанковского плана с ее пересылкой в головную контору и последующей консолидацией там. Все известные мне промышленные банковские системы автоматизации построены именно по этому принципу, и было бы странно если бы это было не так.

Однако, с повсеместной автоматизацией банковских учреждений; с появлением понятия «электронный документ», и, соответственно, возможности оперативно и конфиденциально передавать банковские документы между территориально отдаленными подразделениями банка; с повсеместным вхождением в обиход понятия «система электронных платежей» и, соответственно, с отказом от сопровождения платежа бумажным документом - с появлением этих новых факторов автономность филиала перестала быть неизбежностью и стала лишь общепринятой практикой. Что, впрочем, тоже немало [56,19].

Банкир - профессиональный консерватор. По определению. Для банкира  появление новой возможности - само по себе отнюдь не повод отказываться от проверенной, «накатанной» технологии. Для этого нужны веские основания. Есть ли веские основания отказываться от привычной автономности балансового банковского подразделения?

1. Во-первых, это чисто финансовая целесообразность. Сосредоточение финансовых ресурсов или, по крайней мере, централизация управления финансовыми потоками - задача, полноценное решение которой сулит значительный чисто экономический выигрыш.

2. Во-вторых, это административная целесообразность. Перманентный контроль действий подразделений, получение в реальном режиме времени подробной информации о том, что происходит «внизу» позволяет своевременно обнаружить и исправить допускаемые ошибки, пресечь (не допустить!) злоупотребления, и, в конечном итоге, повысить качество управления банком.