Организация кадровой работы

 

Содержание

 

Введение 4

1. Кадровая работа как неотъемлемая составляющая организационной деятельности любого предприятия 6

1.1 Сущность кадровой  службы и делопроизводство в  кадровой службе. 6

1.2 Оценка эффективности  работы кадровой службы. Формирование  кадрового резерва и работа  с ним. Трудовая дисциплина  и способы ее обеспечения 14

1.3 Зарубежный опыт организации  кадровой работы 24

Правовые вопросы кадровой службы 24

2. Анализ организации  кадровой работы на ВФ РУП  «Белтелеком». 43

2.1  Краткая характеристика  и основные технико-экономические  показатели Витебского филиала  РУП «Белтелеком». Анализ основных  технико-экономических показателей  предприятия 43

2.1.1 Факторный анализ  динамики средней заработной  платы 49

2.1.2 Анализ обеспеченности предприятия трудовыми ресурсами. 54

2.1.3 Анализ структуры  и состава персонала 55

2.2 Анализ документооборота,  правовые и организационные вопросы  подбора кадров ВФ РУП «Белтелеком» 57

2.2.1 Анализ движения трудовых  ресурсов ВФ РУПП «Белтелеком» 60

2.3  Показатели эффективности  использования трудовых ресурсов 65

2. 4 Анализ использования  рабочего времени 67

2.5 Анализ производительности  труда. 68

2.6. Анализ расходов на  оплату труда в составе себестоимости  продукции. 69

3. Рекомендации по совершенствованию  организации кадровой работы  ВФ РУП «Белтелеком» 73

3.1 Рекомендации по совершенствованию  и унифицированию делопроизводства  ВФ РУП «Белтелеком».  Расчет  экономической эффективности от  введения электронного документооборота. 73

3.2 Рекомендации  по обобщению результатов кадровой  работы для целей дальнейшего  планирования и организации более  эффективной кадровой работы  в отчете по кадрам………………………………………………………76

 

3.3 Рекомендации по совершенствованию  работы с коллективом. Формирование  миссии и стратегии работы  коллектива. 81

3.4 Рекомендации по применению  социально-психологических методов  подбора кадров и способов  обеспечения дисциплины труда. 84

Заключение 84

Список использованных источников…………………………………………...94

Приложение А – должностная  инструкция специалиста по кадрам 96

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

 

Становление рыночных отношений в  Республике Беларусь предъявляет высокие  требования к организации и ведению  бизнеса субъектов хозяйствования. Усиление конкуренции, необходимость  повышения качества продукции с  целью привлечения покупателей, обеспечение эффективной работы предприятия и получение прибыли  – все эти задачи остро стоят  перед каждым предприятием национальной экономики. В свою очередь достижение поставленных целей организацией сегодня  не представляется возможным без  наличия квалифицированного и компетентного  персонала, заинтересованного в  результатах своего труда.

Все это обуславливает возрастание  роли кадровых служб в обеспечении  привлечения и эффективного управления персоналом предприятий, росту квалификации сотрудников, обеспечению высокого уровня компетентности и повышении  личного вклада работников в конечный результат деятельности предприятия. Также возрастает значение объективной  оценки уровня квалификации персонала, выявления проблем в организации, связанных с эффективностью и  качеством использования трудовых ресурсов, проведения аттестации и  повышения профессионального уровня работников.

Вышесказанным и обусловлена актуальность настоящей работы.

Эффективность труда во многом определяется применением рациональных подходов к его организации. Опыт показывает, что результат труда связан с  условиями, в которых живет и  трудится работник, с применяемыми условиями труда, с уровнем мастерства и установленными нормами, наконец, с оплатой труда. Таким образом, организацию труда следует рассматривать  как систему использования труда  работников, обеспечивающую его функционирование с целью достижения полезного  эффекта.

Кадровая работа — неотъемлемая составляющая организационной деятельности любого предприятия. Сущность кадровой работы заключается в поддержании  оптимального кадрового состава  предприятия, наилучшим образом  соответствующего экономическим интересам, целям и задачам деятельности последнего.

Ведение кадровой работы на предприятии  организуется и осуществляется исходя из реальных организационных и материальных возможностей предприятия, а также  с учетом особенностей складывающейся на данный момент экономико-финансовой и социально-демографической ситуации в отрасли, а также экономике  в стране в целом. Коротко определение  понятия «кадровая работа предприятия» можно сформулировать следующим  образом: Кадровая работа на предприятии  — это комплекс организационных, экономических, финансовых, технических  и иных мероприятий, согласованных  между собой по срокам и способам проведения и направленных на поддержание  оптимального кадрового состава  предприятия. 

Исходя из актуальности темы и степени  ее разработанности в настоящем  исследовании была поставлена следующая  цель: рассмотреть организацию кадровой работы в ВФ РУП «Белтелеком» и на этой основе разработать предложения по ее совершенствованию.

Методология исследования базируется на диалектическом методе познания, системном  подходе, методах дедукции, сравнительного и экономического анализа, экономико-статистических и социологических методах. Основными  методами изучения проблем управления персоналом являются анализ и синтез, индукция и дедукция, экономико-математическое моделирование. Анализ предполагает расчленение  всего процесса на отдельные элементы. Синтез означает соединение разложенных  элементов изучаемого объекта в  единое целое или новую организационную  систему.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. Кадровая работа — неотъемлемая составляющая организационной деятельности любого предприятия

        1.1 Понятие и сущность кадровой работы, ее функции Сущность кадровой службы и делопроизводство в кадровой службе

Персонал  организации – это совокупность физических лиц, состоящих с организацией как юридическим лицом в отношениях, регулируемых договором найма, и  обладающих определенными качественными  характеристиками (способности, мотивация, деловые и личностные качества), позволяющими обеспечить достижение целей  организации.

Персонал  – совокупность наемных работников одной организации, выполняющих  определенные производственно-хозяйственные  функции.

Базовой в отечественной практике является классификация работников, закрепленная в общегосударственном классификаторе Республики Беларусь, правила учета  персонала определены инструкцией  по статистике. Все работники сферы  материального производства подразделяются на две группы:

1) персонал, занятый в основной деятельности;

2) персонал, занятый в неосновной деятельности (медицинское обслуживание, питание,  спорт и т.д.).

В деятельности рабочих преобладает доля физического  труда. Они создают материальные ценности или оказывают услуги производственного  характера. Основные рабочие заняты в технологических процессах, изменяющих форму, структуру, свойства предметов  труда, в результате чего создаются  материальные" продукты или услуги, вспомогательные – в обслуживании оборудования и рабочих мест. Младший  обслуживающий персонал (МОП) выполняет  работы, не связанные с основной деятельностью. Его составляют дворники, курьеры, уборщики непроизводственных помещений. Служащие осуществляют организацию  деятельности людей, управление производством, административно-хозяйственные, финансово-бухгалтерские  и другие функции, руководители –  общее управление, обладают юридическим  правом принятия решения. Высшее звено  – директор, заместитель директора, главный бухгалтер, главный инженер  и т. д. Среднее звено – начальники цехов, низшее – бригадиры и т. д. Функциональные служащие реализуют  отдельные функции управления, технические  исполнители – служащие, выполняют  вспомогательные работы создание, тиражирование, передача, преобразование и хранение информации (машинистки, операторы, курьеры, архивариусы, библиотекари).

Характеристики  персонала организации:

1) особенности индивидуального поведения детерминируются многими параметрами, среди которых индивидуальные способности, склонность и одаренность, предрасположенность к реализации какой-либо деятельности, ориентация на ее выполнение; специфика мотивации – специфика потребностей человека, представление о целях профессиональной деятельности; индивидуальные ценности - общие убеждения, вера, мировоззрение, представления о мире; демографические - половые и возрастные особенности; национальные и культурные особенности - усвоенные в опыте способы, правила и нормы поведения, которые детерминируют конкретные реакции человека в конкретных ситуациях;

2) особенности группового поведения связаны со многими параметрами, среди которых основными являются особенности корпоративной культуры - ценности, правила поведения, характерные для конкретного трудового коллектива; феномены групповой динамики - этап развития коллектива, особенности лидерства, способа поведения в ситуации конфликта;

3) особенности поведения руководителей являются одной из самых комплексных проблем, поскольку самих руководителей можно рассматривать и как субъектов, имеющих индивидуальные особенности, и как членов некоторой группы, обладающих корпоративной культурой, и как функционеров, действующих по правилам определенной управленческой технологии (типу управления).

Также персонал предприятия и его изменения имеют определенные количественные, качественные и структурные характеристики, которые могут быть с меньшей или большей степенью достоверности измерены и отражены следующими абсолютными и относительными показателями:

• списочная и явочная численность работников предприятия и (или) его внутренних подразделений, отдельных категорий и групп на определенную дату;
• среднесписочная численность работников предприятия и (или) его внутренних подразделений за определенный период;
• удельный вес работников отдельных подразделений (групп, категорий) в общей численности работников предприятия;
• темпы роста (прироста) численности работников предприятия за определенный период;
• средний разряд рабочих предприятия;
• удельный вес служащих, имеющих высшее или среднее специальное образование в общей численности служащих и (или) работников предприятия;
• средний стаж работы по специальности руководителей и специалистов предприятия;
• текучесть кадров;
• фондовооруженность труда работников и (или) рабочих на предприятии и др.

Совокупность  перечисленных и ряда других показателей  может дать представление о количественном, качественном и структурном состоянии персонала предприятия и тенденциях его изменения для целей управления персоналом, в том числе планирования, анализа и разработки мероприятий по повышению эффективности использования трудовых ресурсов предприятия. Количественная характеристика трудовых ресурсов (персонала) предприятия в первую очередь измеряется такими показателями, как списочная явочная, и среднесписочная численность работников. Списочная численность работников предприятия - это численность работников списочного состава на определенное число или дату с учетом принятых и выбывших за этот день работников. Явочная численность – это количество работников списочного состава, явившихся на работу.

Для определения  численности работников за определенный период используется показатель среднесписочной численности. Он применяется для исчисления производительности труда, средней заработной платы, коэффициентов оборота, текучести кадров и ряда других показателей. Среднесписочная численность работников за месяц определяется путем суммирования численности работников списочного состава за каждый календарный день месяца, включая праздничные и выходные дни, и деления полученной суммы на количество календарных дней месяца. Для правильного определения среднесписочной численности работников необходимо вести ежедневный учет работников списочного состава с учетом приказов о приеме, переводе работников на другую работу и прекращение трудового договора.

Кроме численности  работников количественная характеристика трудового потенциала предприятия и его внутренних подразделений может быть представлена и фондом ресурсов труда (Фрт) в человеко-днях или в человеко-часах, который можно определить путем умножения среднесписочной численности работников (Чсп) на среднюю продолжительность рабочего периода в днях или часах (Трв).

Фрт = Чсп * Трв.     (1.1)

Формула расчета списочной численности  рабочих 

     (1.2), где

Тгод  – планируемая годовая трудоемкость работ, выполненных рабочими чел/час.

РВн –  полный годовой фонд рабочего времени  одного рабочего, час.

 

• - коэффициент, учитывающий плановое увеличение норм выработки на одного рабочего.

ФРВн = [Dкг – (Dв + Dn + Do)] • Tдн – (Dnв + Dnn + Dопв) • t сокр. (1.3)

Dкг –  количество календарных дней  в году;

Dв –  выходные дни;

Dп –  праздничные дни;

Dо –  дни отпуска;

Tдн –  продолжительность рабочих смены  в час;

Dnв –  дни празд – выходные;

Dnn –  дни предпраздничные;

Dопв  – дни отпуска совпадающие  с предпраздничными и предвыходными днями, определяется как среднее величина по фактическим графикам отпусков на предприятии.

ФРВп = [Dкг – (Dв + Dn + Do + Dдо + Dб + D го )] • Tдн – (Dnв +

Dnn + Dопв)  • t сокр.         (1.4)

Dдо –  дни дополнительного отпуска;

Dб –  дни пропущенные по болезни  принятые средней величине по

фактически  пропущенным дням по болезни за предыдущий период времени Dб ≈ 12 дней;

Dго –  дни на выполнение государственных  и общественных обязанностей (вызов в милицию, военкомат).

Работой с персоналом организации занимается кадровая служба, функциями которой  являются:

1. планирование: постановка целей и стандартов, разработка правил и последовательности действий, разработка планов и прогнозирование некоторых возможностей в будущем;

2. организация:  постановка определенных задач  перед каждым подчиненным, разделение  на отделы, делегирование части  полномочий подчиненным, разработка  каналов управления и передачи  информации, координация работы  подчиненных; 

3. управление  персоналом: решение вопроса об  определении стандарта для подходящих  кандидатов, подбор подходящих работников, отбор работников, установка стандартов  работы, компенсации работникам, оценка  выполнения работ, консультирование  работников, обучение и развитие  работников;

4. руководство:  решение вопроса, как заставить  работников выполнять свою работу, оказание моральной поддержки,  мотивация подчиненных; 

5. контроль: установление таких стандартов, как квота продаж, качество, уровень  продуктивности; проверка соответствия  выполнения работ этим стандартам; их корректировка при необходимости.

Среди важнейших  направлений кадровой работы на предприятии  следует выделить:

Учетное – контрольное направление кадровой работы нацелено на обеспечение учета  и контроля при работе с персоналом;

Планово регулятивное направление кадровой работы нацелено на привлечение персонала  и его рациональное использование;

Отчетное  – аналитическое направление  кадровой работы нацелено на изучение кадровых процессов предприятия;

Координационное – информационное направление кадровой работы нацелено на организацию работы с персоналом по вопросам, связанным  с устным и письменным обращением работников;

Организационно-методическое направление кадровой работы нацелено на обеспечение надежного и эффективного управления кадровыми процессами внутри предприятия.

Организация и ведение кадровой работы по каждому  из перечисленных направлений предполагает последовательное решение ряда задач.

Целесообразно рассмотреть основные задачи кадровой работы на предприятии по направлениям.

Учетно-контрольное  направление кадровой работы предполагает решение следующих основных задач:

- прием  работников на предприятие;

- учет  работников;

- увольнение  работников;

- работа  с временно отсутствующими работниками  предприятия (находящихся в отпусках, отсутствующих по болезни, убывших  в командировки и т.- п.).

 Планово-регулятивное  направление кадровой работы  предполагает решение следующих  основных задач:

- подбор (поиск и отбор) работников  для предприятия;

- расстановка  работников предприятия;

- перемещение  работников предприятия;

- становление в должности и адаптация работников. Отчетно-аналитическое направление кадровой работы предполагает решение следующих основных задач: изучение работников; оценка работы работников;

- Отчетное  – аналитическое направление  работы предполагает решение  следующих задач:

- изучение работников;

- оценка  работы работников;

- аналитическая  работа;

- подготовка  отчетов.

 Координационно-информационное  направление кадровой работы  предполагает решение следующих  основных задач:

- профессиональная  подготовка (доп. подготовка и переподготовка) работников;

- организация  приема работников предприятия  (по служебным и личным вопросам);

- работа  с письменными обращениями работников  предприятия;

- архивная  и справочная работа.

 Организационно-методическое  направление кадровой работы  предполагает решение следующих  основных задач:

- документирование  деятельности работников предприятия;

- кадровая  работа в подразделениях предприятия;

- планирование  кадровой работы;

- руководство  кадровой работой.

Правовое  обеспечение системы управления персоналом состоит в использовании  средств и форм юридического воздействия  на органы и объекты управления персоналом с целью достижения эффективной деятельности организации.

Основные  задачи правового обеспечения системы  управления персоналом — это правовое регулирование трудовых отношений, складывающихся между работодателями и наемными работниками; защита прав и законных интересов работников, вытекающих из трудовых отношений.

Правовое  обеспечение системы управления персоналом включает: соблюдение, исполнение и применение норм действующего законодательства в области труда, трудовых отношений; разработку и утверждение локальных  нормативных и ненормативных  актов организационного, организационно-распорядительного, экономического характера; подготовку предложений об изменении действующих  или отмене устаревших и фактически утративших силу нормативных актов, изданных в организации по трудовым вопросам.

Осуществление правового обеспечения в организации  возлагается на руководителя и других должностных лиц (в пределах представленных им прав и полномочий при осуществлении  ими организационно – распорядительных, административно – хозяйственных, трудовых и и других функций,  а также на руководителя системы  управления персоналом и ее работников по вопросам, входящим в их компетенцию. Головным подразделением по ведению  правовой работы в области трудового  законодательства является юридический  отдел.

Одно  из специфических условий работы кадровых служб заключается в  том, что их повседневная деятельность связана непосредственно с людьми. Организовать работу по приему работников, своевременно обеспечить переводы на другую работу, произвести увольнение, не допустить возникновения конфликтных  ситуаций, связанных с нарушениями  по приему на работу, увольнению, и т.п. — все подобные меры возможны только на основе четкого урегулирования прав и обязанностей всех участников трудовых отношений.

Это достигается  путем установления правовых норм централизованного или локального характера. В трудовом законодательстве преобладающее место занимают акты централизованного регулирования — Трудовой кодекс РБ, постановления Правительства РБ, и др. Вместе с тем есть вопросы труда, которые могут решаться при помощи локальных правовых норм, принятых в каждой организации.

В условиях рыночных отношений сфера локального регулирования неуклонно расширяется. К таким актам относятся: приказы  руководителя организации по кадровым вопросам (по приему, увольнению, переводам), положения о подразделениях, должностные  инструкции, стандарты организации  и др.

Таким образом, так как персонал организации - один из основных факторов производства, его  характеристики и показатели эффективности  использования напрямую влияют на эффективность  и рациональность организации  производства в целом. Именно кадровая служба предприятия  во многом влияет на эти показатели работы современного предприятия.

1.2 Оценка эффективности  работы кадровой службы. Формирование  кадрового резерва и работа  с ним. Трудовая дисциплина  и способы ее обеспечения

Формирование  адекватной оценки эффективности работы персонала связано с показателями, выделяемыми на экономической основе, личностных характеристик и особенностей выполняемой работы.

 

Рисунок 1 – Система показателей оценки эффективности работы персонала

В соответствии с приведенными характеристиками оценка носит дифференцированный подход, выражающийся в преобладании тех или иных параметров. Что находит свое отражение в  принципах заинтересованности как  сотрудников в выполняемой работе, так и руководителей при отборе персонала. Происходит разделение по уровням  оплаты труда, зависящим от учета  влияния характеристик.

Определение вопроса оценки труда происходит через установление взаимосвязей между  факторами дохода персонала и  их компонентами. Так, согласно структуре  соотношения доходов сотрудников  каждый фактор или их совокупность предопределяет компонент дохода. Эта  структура наиболее полно отражает зависимость выдаваемой, в конечном счете, заработной платы, а также  премий, надбавок, гонораров от индивидуальных особенностей каждой деятельности. Формирование материальной оценки эффективности  деятельности персонала происходит путем суммирования отдельных составляющих.

Рисунок 2 – Формирование оплаты труда

Входящие  в такую взаимосвязь элементы учитывают и общие показатели деятельности, и учет личного вклада каждого сотрудника, определяемого  его рабочими характеристиками. Это  схема является наиболее приемлемой для многих систем оплаты труда с  внесением в нее корректив, в  зависимости от специфики деятельности.

Сформировавшаяся  таким образом заработная плата  есть экономическая составляющая, являющейся вознаграждением за труд, которая  зависит от квалификации работника, количества, качества и условий выполняемой  работы, ее результата, а также выплаты  компенсационного и стимулирующего характера. Она представляет категорию, выполняющую такие функции в  компании, как:

• стимулирующая (в большинстве случаев позволяет максимально мотивировать сотрудников для повышение эффективности работы удовлетворяя необходимые потребности);
• социальная (определяет статус сотрудника в компании, делегирование ему полномочий и его причастности к общей работе, формирование личности в профессиональном плане в коллективе, подчеркивает различия в квалификации, профессиональной подготовке);
• распределительная (устанавливает вид и размер для сопоставления различных категорий сотрудников и отделов, их ранжирование в зависимости от различных факторов).

Также применяется  более традиционный подход к оценке эффективности использования персонала организации.

Показателями  эффективности использования персонала  будут следующие:

• обеспеченность предприятия трудовыми ресурсами определяется путем сравнения количества работников по категориям и профессиям с плановой потребностью;
• квалификационный уровень работников зависит от возраста, стажа работы, образования и т.д., поэтому в процессе анализа изучают изменения в составе рабочих по возрасту, стажу работы, образованию;
• степень использования фонда рабочего времени оценивается количеством отработанных дней и часов одним работником за анализируемый период, а также целодневными и внутрисменными потерями рабочего времени;
• непроизводительные затраты труда складываются из затрат рабочего времени на изготовление выбраковываемой впоследствии продукции и времени на исправление брака, а также из затрат, вызванных отклонениями от технологического процесса;
• использование фонда заработной платы, включаемого в себестоимость выпускаемой продукции; производительность труда, а именно среднегодовая, среднедневная и среднечасовая выработка продукции одним рабочим, трудоемкость продукции;
• рентабельность персонала - отношение прибыли к среднегодовой численности промышленно-производственного персонала.

Эксперты, занимающиеся оценкой эффективности  использования персонала, также  выделяют и другие показатели, которые  можно применять для оценки, в  том числе: зарплатоемкость (зарплатоотдача) персонала, коэффициент соотношения  темпов роста производительности труда  и средней заработной платы, удельный вес ФЗП в себестоимости продукции  и т. д.

Соизмерение динамики показателей за анализируемый  и базовый периоды, а также  определение степени выполнения их плановых и нормативных значений позволит с высокой точностью  оценить уровень эффективности  использования персонала предприятия  и разработать мероприятия по совершенствованию кадровой работы. Качественная оценка еще более, чем количественная, зависит от полноты и достоверности необходимой информации.

Поэтому прежде чем начать оценку, необходимо: определить характеристики элементов, составляющих содержание оценки; составить  программу и выбрать методы сбора  и обработки информации; установить, можно ли количественно выразить наличие того или иного качества у работника и с помощью  каких показателей измерить его  уровень; показать, как соизмерять различные  показатели для получения общей  характеристики работника и т.п.

В настоящее  время используются следующие методы сбора информации: изучение документов и других письменных источников, беседы, опросы и наблюдения, а также тестирование и анкетирование. Полученные результаты оценки в дальнейшем используются для  принятия управленческих и административных решений, связанных с назначениями, переводами, оплатой труда, увольнениями и др. Использование персонала  должно отвечать целям организации, не ущемлять интересы личности и обеспечивать строгое соблюдение законодательства о труде в процессе этой работы.

Одним из составляющих эффективной работы кадровой службы предприятия является формирование кадрового резерва и работа с ним.

Кадровый  резерв — это группа руководителей  и специалистов, обладающих способностью к управленческой деятельности, отвечающих требованиям, предъявляемым должностью того или иного ранга, подвергшихся отбору и прошедших систематическую  целевую квалификационную подготовку.

Работа  с резервом, как и многие другие технологии кадровой работы, является комплексной (рисунок 3)

 

Рисунок 3 – Технология работы с резервом кадров.

Можно выделить несколько типологий кадрового  резерва (по виду деятельности, скорости замещения должностей, уровню подготовленности и т.д.). В зависимости от целей  кадровой работы можно использовать либо одну, либо другую типологию.