Работа секретаря, документооборот и делопроизводство

2

СОДЕРЖАНИЕ:

Введение …………………………………………………………………………  3

Глава 1. Основные квалификационные требования, предъявляемые

секретарю ……………………………………………………………………….  5

1.1. Знания и умения секретаря …………………………………………….  5

1.2. Должностные обязанности секретаря …………………………………  6

1.3. Имидж секретаря ……………………………………………………….  7

1.4. Профессиональные и личные качества секретаря ……………………  7

Глава 2. Ступени карьеры и повышение квалификации ……………………. 11

Глава 3. Организация работы секретаря. Современные технологии осуществления секретарской деятельности ………………………………….  15

3.1. Основные принципы ведения делопроизводства ……………………  15

3.2. Организация работы с документами …………………………………  15

3.2.1. Регистрация документов ………………………………………...  18

3.2.2. Обработка входящих документов ………………………………  20

3.2.3. Обработка исходящих документов ……………………………..  21

3.2.4. Обработка внутренних документов …………………………….  22

3.2.5. Осуществление контроля за исполнением документов ……….  23

3.2.6. Формирование, систематизация и хранение дел ………………  25

3.2.7. Работа с конфиденциальными документами …………………..  30

Глава 4. Деловые контакты секретаря ……………………………………….  32

4.1. Деловые контакты …………………………………………………….  32

4.2. Переговоры по телефону ……………………………………………..  33

4.3. Организация совещаний ……………………………………………...  37

4.4. Прием посетителей ……………………………………………………  39

4.5. Подготовка служебных командировок ……………………………...  41

Заключение …………………………………………………………………….  43

Список использованных источников …………………………………………  45

Введение

Документы возникли вместе с письменностью, вначале как средство закрепления имущественных отношений, а затем, с развитием письменности, стали средством общения, передачи информации. Документы являются одним из важнейших хранилищ человеческой памяти.

Слово «документ» в переводе с латинского означает «поучительный пример», «способ доказательства». В процессе управленческой деятельности документы выступают и как предмет труда, и как результат труда. Они служат основанием принятия решений, обобщений, анализа, справочно-поисковой, информационной работы, способом доказательства, средством общения, закрепления отношений между предприятиями, предприятиями и государством, между персоналом и администрацией предприятия и т.д.  [20, с. 23]

Документы являются материальными носителями информации. Они отражают события, содержат распоряжения и предписания к исполнению, позволяют контролировать процессы хозяйственной деятельности, государственного управления. Документы имеют юридическую силу и потому служат доказательством фактов при решении хозяйственных споров в арбитражном суде или при рассмотрении трудовых споров с работниками предприятия. Выполняя коммуникативную функцию, они обеспечивают внешние связи между организациями, учреждениями, предприятиями. Являясь носителями информации, документы становятся средством для анализа деятельности, принятия решений по вопросам управления предприятием.

Достижение науки и техники, бурное развитие научно-технической революции, воздействующие на всю сферу человеческой деятельности, требуют дальнейшего совершенствования управления, стиля и методов работы, повышения качества и эффективности управленческого труда.

Качество и эффективность работы аппарата управления во многом определяется умением секретаря со знанием дела выполнять свои обязанности, освободить руководителя от нерациональной затраты времени на выполнение технических функций.

В сущности, секретарь является координирующим центром конкретного структурного подразделения, что на практике означает полную осведомленность о местонахождении лиц своего подразделения, правильное оформление переписки, подготовку организации телефонных разговоров. Все это особенно необходимо для оперативного выполнения срочного задания руководства определенным должностным лицам закрепленного подразделения.

Секретарь не принимает решений по вопросам, входящим в компетенцию своего руководителя, однако он принимает непосредственное участие в реализации принятых решений. Таким образом, личные качества секретаря, такие, как энергичность, самодисциплина, самоконтроль, решительность, доброжелательность, чувство справедливости, наряду с личным обаянием играют большую роль. Секретарь является связующим звеном между своим руководителем и подчиненными. Секретарь представляет руководителя также и перед другими учреждениями, и по нему зачастую судят как о его руководителе, так и о его организации.

Механизация и автоматизация управленческого труда требуют от секретаря постоянного повышения своей деловой квалификации, более глубоких знаний технологии конторского труда, делопроизводства.

В любом случае, в наши дни секретарю необходимо иметь определенные личные качества и обладать довольно широким спектром знаний по целому ряду вопросов. И в этой работе мы попытаемся сформулировать те личные качества и знания, которые необходимы для эффективного ведения секретарского дела с учетом современных технологий.

Цель дипломной работы – изучить технологию ведения секретарской деятельности, методы и способы ее рационализации.

Задачи дипломной работы:

а) определить сферу секретарской деятельности, основные квалификационные требования, предъявляемые секретарю;

б) проанализировать основные задачи и направление работы секретаря по документному обслуживанию;

в) рассмотреть функции секретаря по бездокуметному обслуживанию;

Объектом дипломной работы является секретарская деятельность.

Предметом – выявление роли секретаря структуры документационного обеспечения.

Дипломная работа содержит 49 страниц, состоит из введения, четырех глав, заключения и приложения.

Глава 1. Основные квалификационные требования, предъявляемые секретарю

1.1. Знания и умения секретаря

Секретарь должен знать:

Правовые основы управления:

Административное, трудовое и хозяйственное право; законодательно-нормативные акты, определяющие порядок работы организации того типа, где он работает;

Основы управления:

Систему органов власти и управления в стране и в своем регионе принципы организации государственных, общественных, кооперативных и частных организаций; отрасль в которой он работает, ее взаимосвязи функций, задачи, структуру организации, в которой он работает, ее связи по вертикали и горизонтали; основы менеджмента; основы научной организации управленческого труда: нормативно-методические документы по информационно-документационному обеспечению управленческой деятельности; вычислительную и организационную технику; основы общей социальной психологии; основы эстетики и этики; делопроизводство: методы создания и оформления документов, организацию работы с документами; бездокументное обслуживание; архивное дело.

На основе этих знаний секретарь должен уметь:

Обеспечивать эффективную работу руководителя оказать помощь в планировании рабочего дня; организовать рабочее место руководителя; вести сроковый контроль за поручениями руководства; организовывать информационное обслуживание руководителя (фирмы); документное; бездокументное - уметь работать с периодикой (подготавливать обзоры печати), организовывать прием посетителей; устанавливать контакты; организовывать и обеспечить работу совещания; составлять и оформлять документы с помощью ПЭВМ; использовать ПЭВМ, уметь пользоваться базами данных, в т.ч. удаленными (с использованием ПЭВМ); оперативно размножать документы; обеспечивать быструю передачу информации с помощью средств связи (в т.ч. -факс, электронная почта); вести работу с документами: прием, отправка, первичная обработка документов, распределение, регистрация, контроль, информационно-справочная работа по документам, текущее хранение, уничтожение; вести архив.

То, что должен знать и уметь секретарь излагается в квалифицированной характеристике.

Квалификационная характеристика - это нормативный документ, устанавливающий, что должен делать тот или иной работник на своей работе, что он должен знать и уметь для этого и каков должен быть уровень его подготовки.

1.2. Должностные обязанности секретаря

Выполняет технические функции по обеспечению и обслуживанию работы, руководителя предприятия (или подразделения). Получает необходимые руководителю сведения от подразделений или исполнителей, вызывает по его поручению работников. Организует телефонные переговоры руководителя, принимает и передает телефонограммы, записывает в его отсутствие принятые сообщения и доводит до сведения руководителя их содержание. Осуществляет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем - (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени, месте и повестке дня заседания, их регистрация), ведет и оформляет протоколы. Обеспечивает канцелярскими принадлежностями рабочее место руководителя, средствами организационной техники, создает условия, способствующие его эффективной работе. Передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам, печатает по указанию руководителя различные материалы. Ведет документационную работу, принимает поступающую на имя руководителя корреспонденцию, осуществляет ее систематизацию в соответствии (принятым на предприятии порядком) и передает после ее рассмотрения руководителям подразделений или конкретным исполнителям для использования в процессе их работы, либо для подготовки ответа, следит за сроками выполнения поручений руководителя по личным заявлениям граждан. Организует прием посетителей, проявляя при этом тактичность и внимание к ним, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников, формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел, обеспечивает их сохранность и установленные сроки сдает в архив, оформление (в том числе печатание) и рассылка распорядительных документов, писем, телеграмм, телефонограмм, факсов и т.п., подготовка по указанию руководителя и согласование со структурными подразделениями проектов отдельных приказов, справок, писем, командировочных удостоверений и других документов; анализ справок и докладов структурных подразделений с заключениями и предложениями по ним; подготовка и своевременная рассылка материалов к заседаниям, конференциям, семинарам, совещаниям, съездам; контроль за исполнением решений дирекции; организация презентаций и специальных приемов гостей; контроль за праздничными и юбилейными датами; сбор деловой информации и ее реферирование по заданию руководителя; сбор материалов для докладов и речей руководителя; ведение табеля учета рабочего времени;

1.3. Имидж секретаря

Имидж - это реальное или воображаемое представление о фирме - складывает из фирменного стиля, который, в свою очередь, включает оформительский и деловой стиль. Разумеется, фирменный стиль будет эффективно воздействовать на клиентов лишь при условии безупречности качества производимых фирмой товаров работ, оказываемых услуг. Но не в меньшей мере его эффективность зависит от дирекции и работников фирмы и в первую очередь - от секретаря.

Специфика секретарской работы состоит в операциях с документами и многочисленных контактах с людьми, как непосредственных, так и по телефону, телетайпу, с помощью переписки. Причем, как правило, эти функции приходится осуществлять параллельно с выполнением нескольких, подчас даже не связанных между собой работ и поручений. Это предполагает умение правильно распределять внимание, быстро и безошибочно переключаться с одного объекта на другой, оперировать с техникой и одновременно вести прием посетителей. И все надо делать на высоком профессиональном уровне, без нервозности, интеллигентно, тактично, доброжелательно и дипломатично.

У секретаря тоже должен быть свой имидж. Под ним в данном случае надо понимать опрятный, красивый, но не броский внешний вид, умение держаться в деловой и неформальной обстановке, высокопрофессиональный стиль работы с документами и общения с людьми, содержание в порядке рабочего места и подсобных технических средств, внятную, грамотную и тактичную речь, бережное отношение к людям, хорошее настроение и, как венец всего, - укрепление авторитета фирмы, ее репутации у клиентов.

1.4. Профессиональные и личные качества секретаря

Работа секретаря отличается быстроменяющейся ситуацией, разнообразием выполняемых задач и потребностью их оперативного решения и необходимостью часто вести параллельно несколько видов работ, многообразием контактов. Поэтому при приеме на работу секретаря предъявляется ряд требований,  которые можно разделитъ на требования к деловым и личным качествам.

К деловым качествам прежде всего относятся профессиональные навыки, т.е. секретарь должен иметь специальное образование, быть профессионально подготовленным. Сегодня секретарей готовят как в высших учебных заведениях, так и техникумах-колледжах. Готовят секретарей и на многочисленных и краткосрочных курсах. Потребность в обучении секретарей в стране велика.

Секретарь должен отличаться высоким уровнем самоорганизованности, т.к. именно на него падает организационное обслуживание руководителя фирмы. Он обязан обеспечить своевременность подготовки совещания, приема, оформление документа и т.д.

Не менее важно такое качество секретаря, как ответственность за качественное и своевременное выполнение поставленных задач. Руководитель должен быть уверен, что данное секретарю поручение будет выполнено в срок.

Секретарь должен отличаться инициативностью, умением принимать самостоятельные решения в пределах своей компетенции, не дожидаясь указаний руководителя по каждому поводу.

При подборе секретарей на одном из первых мест выдвигается требование сохранение служебной тайны, умение в разговоре проявить дипломатичность в разговорах по телефону и личных контактах, тактично уйти от беседы, которая может нанести ущерб делу фирмы- это всегда ценится в сотруднике.

К важнейшим качествам секретаря относится - пунктуальность. Особенно большое значение имеет своевременность предъявления документов и информации для принятия решения, организация встреч, совещаний. Секретарь никогда ничего не забудет и своевременно проинформирует, напомнит, организует.

Секретарь должен обладать умением предвидеть напряженные ситуации и уметь детально спланировать работу в этот момент.

Работа секретаря никогда не будет успешной, если он не будет предан своей фирме, организации. Преданность в работе основное качество для идеальных отношений с руководителями.

Для выработки деловых качеств, требуется ряд личных качеств, без которых нельзя стать профессионалом. Из них на первое место следует поставить умение адаптироваться, т.е. быстро переключаться с одного вида работы на другой и способность одновременно выполнять несколько поручений. Медлительному работнику сложно справится с многообразными обязанностями секретаря.

Не менее важная черта характера - коммуникабельность - т.е. способность легко устанавливать контакты, связи. Замкнутому, малообщительному человеку трудно работать секретарем, учитывая необходимость общения с большой группой людей.

К личным качествам, необходимым секретарю,  относится любезность, вежливость, доброжелательность. Они всегда проявляются не только при личных контактах, но и при ведении телефонных переговоров. Именно эти качества создают атмосферу в приемной руководителя, в офисе и помогают в получении поддержки.

Внешний вид секретаря должен всегда отличаться опрятностью, умением  одеваться с учетом деловой обстановки.

К личным качествам секретаря следует отнести и его стремление к постоянному пополнению и совершенствованию как общих, так и профессиональных знаний референта.

Деловые и личные качества, при выполнении той или иной работы проявляются в тесном взаимодействии и дополняют друг друга. При оценке труда секретарей принято выделять эти ранее перечисленные качества.

Глава 2. Ступени карьеры и повышение квалификации

Секретарю для профессионального роста необходимы разнообразные знания и умения, которые позволят ему осуществить продвижение по служебной лестнице.  Один из путей карьерного роста связан с получением базового образования высокого уровня, а также с приобретением специальных знаний таких, как современные информационные технологии, основы управления и экономики, основы права, деловая этика, иностранные языки. Второй путь - более длинный - связан с приобретением опыта и стажа работы. Естественно, первый путь является наиболее перспективным: он позволит быстро пройти низшие ступени и занять более высокое должностное положение.

В России пока не разработан нормативный документ, который помог бы каждому секретарю оценить свой уровень подготовки и соответствие требованиям к профессиональным и личностным качествам. Одной из наиболее передовых стран Европы по подготовке секретарей является Швеция. Здесь Скандинавской группой Европейской ассоциации профессиональных секретарей (EAPS) был разработан специальный документ "Ступени карьеры и повышение квалификации секретаря". Нетрудно заметить аналогию профессиональных уровней, представленных в этом документе, тем должностным ступеням, которые прослеживаются в российской практике секретарей:

В последней редакции этого документа был отменен уровень А, как не соответствующий современному уровню требований, поскольку внедрение современной компьютерной техники исключило существование секретарей этого низшего уровня. Секретари уровней C и D имеют право быть членами EAPS.

Ступени карьеры и повышение квалификации секретаря (по материалам Скандинавской группы Европейской ассоциации профессиональных секретарей (EAPS)) (см. таблицу в приложении)

Уровень A - примерно соответствует уровню секретаря-машинистки в России

Уровень B - соответвтвует уровню секретаря в России

1. Описание работы:

- печать (на родном языке и английском) с рукописи или под диктовку;

- редактирование документов;

- хранение документов;

- обслуживание командировок и совещаний;

- телекоммуникации, включая рассылку меморандумов;

- самостоятельная работа (т.е. написание черновиков несложных писем и меморандумов, работа по содержанию офиса, проверка счетов и решение проблем, связанных с командировками).

2. Уровень ответственности:

- за свою собственную работу;

- за составление документов;

- секретарь обязан знать структуру компании и направление ее деятельности.

3. Образование и стаж работы:

- три года изучения бизнеса и делопроизводства;

- обучение секретарскому делу;

или

- несколько лет стажа работы в области делопроизводства;

- дополнительное изучение иностранного языка.

4. Личностные качества:

- рациональность и организованность;

- способность выбирать приоритеты;

- стремление к сотрудничеству;

- инициативность;

- аккуратность;

- склонность к работе в области сервиса.

Уровень C - соответствует уровню секретаря-референта в России

1. Описание работы:

- печать на двух иностранных языках с рукописи или под диктовку;

- составление меморандумов, писем, факсов и других документов;

- проверка фактов, изложенных в меморандумах, отчетах и других документах;

- прием и передача сообщений по каналам связи (факс, E-mail и т.п.)

- подготовка пленок и для кодоскопа и других печатных и наглядных материалов;

- организация командировок и совещаний;

- ведение протоколов и контроль за выполнением принятых решений;

- самостоятельная работа (т.е. составление командировочных предписаний, перевод отчетов, работа с персоналом, сбор и обработка данных, проектная работа).

2. Уровень ответственности:

- обязан осуществлять связь между руководителем и всеми остальными;

- за прверку исполнения заданий и отчетность;

- обязан знать структуру компании и направление ее деятельности, знать специализацию сотрудников м внешние связи компании.

3. Образование и стаж работы:

- три года изучения бизнеса и делопроизводства;

- обучение секретарскому делу не менее одного года или - не менее 5 лет стажа работы секрктарем уровня B;

- дополнительное изучение иностранных языков, основ управления, основ трудового права, компьютерных программ;

- предпочтителен опыт работы за рубежом.

4. Личностные качества:

- способность руководить и взаимодействовать с персоналом;

- хорошие организаторские способности;

хороший литературный стиль;

- способность справляться со стрессовыми ситуациями.

Уровень D - соответствует уровню референта, руководителя секретариата в России

1. Описание работы:

- подготовка и ведение заседаний, советов и других совещаний;

ведение административной работы;

- консультирование во время приема секретарей на работу, помощь в их обучении и повышении квалификации;

- организация презентаций и представительская деятельность;

- деятельность по обеспечению информацией (контакты со средствами массовой информации, редактирование информационных бюллетеней для сотрудников компании и т.д.);

- самостоятельная работа (т.е. собственные исследования, перевод бизнес- и технических отчетов, компьютерные исследования, руководство проектами, руководство персоналом, руководство работой, связанной с организацией командировок).

- прием и передача сообщений по каналам связи (факс, E-mail и т.п.).

2. Уровень ответственности:

- за свои исследования и отчеты;

- за свой бюджет;

- за персонал;

- за осуществление связи между руководителем и должностными лицами высокого ранга.

3. Образование и стаж работы:

- три года изучения бизнеса и делопроизводства;

- обучение секретарскому делу не менее одного года или - большой опыт работы секретарем уровня C;

- изучение на университетском уровне иностранных языков, управления бизнесом, экономических законов и трудового законодательства, психологии общения и информационных технологий;

- предпочтительно обучение и стажировка за рубежом.

4. Личностные качества:

- большая энергия;

- творческие способности;

- способность к лидерству;

- надежность.

Глава 3. Организация работы секретаря. Современные технологии осуществления секретарской деятельности

3.1. Основные принципы ведения делопроизводства

Делопроизводство - это деятельность, которая охватывает вопросы документирования и организации работы с документами в процессе выполнения управленческих функций. [16, с. 34]

Делопроизводство - это важная составная часть работы каждого учреждения, организации, предприятия. В их практической деятельности используются разные системы в делопроизводстве, но для всех них обязательным является ведение административного делопроизводства (его еще называют общим делопроизводством).

Задачи делопроизводства состоят в следующем:

а) фиксирование информации (создание текстовых документов в сфере управления);

б) организация работы с документами (создание условий, обеспечивающих движение, поиск и хранение документов в процессе делопроизводства).

В процессе делопроизводства берут участие (большей или меньшей мерой) все работники аппарата управления: одни создают документы, другие обеспечивают их передачу, третьи руководствуются этими документами в своей практической деятельности. Всё, что решается аппаратом управления и внедряется потом в практические дела, оформляется документами.