Распорядительные документы администраций сельских поселений

Правительство Республики Коми

Автономное  образовательное учреждение

высшего профессионального образования  Республики Коми

Коми республиканская академия 

государственной службы и управления

Факультет права и документоведения

 

Кафедра документационного обеспечения управления и прикладной лингвистики

 

 

 

Допустить к защите

Зав. кафедрой

___________О.Н. Кушнир

                                                 “____”___________ 2009 г.       

 

 

Выпускная квалификационная  работа

 

РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫЕ ДОКУМЕНТЫ АДМИНИСТРАЦИЙ СЕЛЬСКИХ ПОСЕЛЕНИЙ

(НА  ПРИМЕРЕ УСТЬ-ВЫМСКОГО РАЙОНА)

Специальность 032001

“Документоведение и документационное обеспечение  управления”

 

 

 

Исполнитель:

студентка 450 группы

Забоева Татьяна  Алексеевна

 

Научный руководитель:

ст. преподаватель  И.В. Кондратова

 

 

 

 

Сыктывкар

2009

 

Содержание:

Введение…………………………………………………………………………3 

 

1. Общая характеристика и виды распорядительной документации
1. Понятие распорядительной документации и виды

 распорядительных документов……………………………………………….6

2. Особенности подготовки и оформления

 распорядительной документации…………………………………………...16

 

2. Правовое обеспечение деятельности Администрации сельского поселения и документирование её деятельности
1. Правовое положение Администрации сельского поселения

в структуре  органов местного самоуправления…………………..………...22

2. Правовое регулирование документирования

деятельности  Администрации сельского поселения…………..…………...31

 

3. Порядок составления распорядительных документов в администрации сельских поселений
1. Анализ распорядительных документов и процессов документирования, создаваемых администрацией сельских поселений

(на примере  Усть-Вымского района)………………………………………..42

2. Разработка инструкции по делопроизводству администрации

 сельского  поселения………………………………………………………….54

 

Заключение…………………………………………………………………….60

 

Библиографический список………………………………………………….63

 

Приложение………………………………………………………………….. 67

 

Введение

В современных  условиях непрекращающегося поиска наиболее эффективных форм местного управления, динамичного развития правового регулирования, изменения форм и методов управленческой деятельности, роста объёмов информации, развития информационных технологий, а также интеграции новых технологий в традиционные делопроизводственные системы повышаются требования к качеству в сфере документационного обеспечения деятельности органов местного самоуправления.

В настоящее  время роль правовых и управленческих документов органов местного самоуправления постоянно возрастает. В процессе деятельности органа местного самоуправления составляются документы, отражающие эту деятельность.

Деятельность  органов местного самоуправления осуществляется от имени муниципального образования, по природе является управленческой и направлена на достижение определённого социального результата. Работа с документацией, обеспечивающей управленческие процессы, – важный элемент деятельности муниципальных органов, и от её состояния во многом зависят оперативность и качество принимаемых органами местного самоуправления решений.

Среди огромного  массива документов органов местного самоуправления особое место занимает распорядительная документация администрации  муниципального образования, имеющая  ряд ошибок, приводящих к снижению качества и эффективности процесса управления.

Необходимость изучения распорядительной документации администраций муниципальных образований (в частности сельских поселений) обусловлена тем, чтобы определить культуру работы с документами органов местного самоуправления, выявить недостатки при подготовке и оформлении документов и предложить практические рекомендации для повышения качества распорядительных документов.

Объектом дипломной  работы является распорядительная документация, как форма исполнительно-распорядительной деятельности органов местного самоуправления.

Предмет исследования – распорядительная документация администраций  сельских поселений Усть-Вымского района.

Целью данной дипломной  работы является выявление и возможное  решение проблем, связанных с  процедурой подготовки и оформления распорядительных документов в органах местного самоуправления, в частности администрациях сельских поселений Усть-Вымского района.

Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:

1. Определить общую характеристику и выделить основные виды распорядительной документации.
2. Выявить особенности оформления распорядительных документов.
3. Изучить правовое положение администрации сельского поселения в структуре органов местного самоуправления.
4. Рассмотреть правовое регулирование деятельности администрации сельского поселения.
5. Проанализировать процессы документирования и дать оценку состояния распорядительных документов, создаваемых в деятельности администраций сельских поселений Усть-Вымского района.
6. Предложить методические рекомендации по подготовке и оформлению распорядительной документации администраций сельских поселений Усть-Вымского района.

Задачи, поставленные в дипломной работе, решались в  процессе исследования следующих работ: О.Ю. Митченко, В.Д. Банасюкевича,       Е.Н. Колесника, Е.Ю. Алексеевой, А.Е. Рыбакова, А.В. Ермолаевой,              Т. В. Кузнецовой, Э.Р. Акбулатовой, Л.Р. Фионоса.

Дипломная работа имеет структуру, в которую входит введение, три главы и заключение.

В первом параграфе  первой главы даётся понятие распорядительной документации и виды распорядительных документов.

Второй параграф первой главы непосредственно посвящён особенностям оформления распорядительных документов.

В первом параграфе  второй главы рассматривается нормативно-правовая основа и структура администрации сельского поселения.

 Во  втором параграфе второй главы даётся характеристика и проводится связь нормативно-методической базы с процедурой создания и оформления распорядительной документации. Рассматриваются основные законодательные акты, стандарты и методические документы.

Первый параграф третьей главы построен на анализе распорядительных документов администраций сельских поселений Усть-Вымского района, выявлены ошибки и предложены различные рекомендации по их устранению.

Второй параграф третьей главы посвящен методическим рекомендациям по подготовке и оформлению распорядительной документации, отражённым в таком документе, как инструкция по делопроизводству администрации сельского поселения.

В работе представлен  проект инструкции по делопроизводству администрации сельского поселения “Айкино” в виду того, что данное сельское поселение является центральным, администрация включает в себя достаточно широкий аппарат управления, а также при сборе материала для разработки инструкции были найдены все необходимые организационные документы администрации сельского поселения “Айкино”.

 

 

 

 

1. Общая характеристика и виды распорядительной документации
1. Понятие распорядительной документации и виды распорядительных документов

Распорядительная  документация является одной из форм исполнительно-распорядительной деятельности организаций, учреждений, предприятий. Посредством распорядительных документов решаются задачи координации, регулирования, управления, как всей организации в целом, так и каждого её структурного подразделения в отдельности. Тем самым, органы управления  обеспечивают максимальный эффект деятельности организации независимо от организационно-правовой формы, характера и направления деятельности организации, её структуры и численности.

С юридической  точки зрения распорядительные документы  относятся к локальным нормативным актам, т.к. в них получают выражение конкретные, юридически оформленные, властные предписания субъектов управления¹. Конкретность таких предписаний выражается в том, что с помощью распорядительных документов разрешаются возникающие вопросы в сфере управления; их адресатами являются конкретные структурные подразделения или должностные лица; они являются юридическими факторами, вызывающими возникновение административно-правовых отношений.

С точки зрения сферы своего действия распорядительные документы делятся на:

• правовые акты федерального уровня (акты,  издаваемые Президентом Российской Федерации,  Правительством Российской Федерации, органами федеральной исполнительной власти);

• правовые акты, действующие на уровне субъектов Российской Федерации (республик,  краёв, областей и округов,  а также их территориальных образований);

• правовые акты организаций, учреждений,  предприятий².

Распорядительные  документы могут издаваться совместно  несколькими органами управления.

Основанием для издания распорядительного документа может быть:

• необходимость  исполнения принятых законодательных, нормативных правовых актов и  иных решений вышестоящих органов  и ранее принятых решений данной организации;

• необходимость  осуществления собственной исполнительно-распорядительной деятельности, обусловленной функциями и задачами организации.

С точки зрения порядка принятия решений все  распорядительные документы делятся  на две группы:

• документы, издаваемые при единоначальном принятии управленческих решений;

• документы, издаваемые при коллегиальном принятии управленческих решений³.

К распорядительным документам, издаваемым по принципу единоначалия, относятся приказы, распоряжения, указания. К документам, принятым по принципу коллегиальности, относятся постановления и решения. Решения, постановления, приказы издают во всех случаях, когда необходимо принять нормативный или индивидуальный акт по основным вопросам компетенции организации. Распоряжения, указания издаются по оперативным вопросам и для организации исполнения постановлений, решений и приказов.

Приказ – это правовой акт, издаваемый руководителем организации, который действует на основе единоначалия в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед данной организацией. По содержанию приказы делятся на два вида: по основной деятельности и по личному составу⁴.

Приказы по личному  составу отражают все процедуры  кадрового делопроизводства.

Приказ по основной деятельности – это локальный  нормативный акт, обязательный к  исполнению всеми лицами, попадающими под его действие⁵. Они издаются в целях исполнения законодательных и нормативных правовых актов, решений вышестоящих организаций и органов управления и ведения исполнительно-распорядительной деятельности в организации.

Приказы могут  издаваться как на бланках конкретного вида документа, так и на общем бланке, и бланке письма⁶. Формуляр документа может содержать следующие реквизиты:

- государственный  герб Российской Федерации или  герб субъекта Российской Федерации;

- справочные  данные об организации (присутствует только при издании приказа по основной деятельности на бланке письма);

- наименование  организации (присутствует всегда, размещается на бланке конкретного  вида документа, на общем бланке  и на бланке письма);

- наименование  вида документа (присутствует всегда, размещается на бланке конкретного вида документа, на общем бланке и на бланке письма);

- дату создания  документа (присутствует всегда, размещается на бланке конкретного  вида документа, на общем бланке  и на бланке письма);

- номер документа (присутствует всегда, размещается на бланке конкретного вида документа, на общем бланке и на бланке письма);

- место составления  или издания документа (присутствует всегда, размещается на бланке конкретного вида документа, на общем бланке и на бланке письма);

- заголовок  к тексту;

- текст документа;

- отметка о  наличии приложений;

- подпись;

- визы согласования;

- отметка об  исполнении документа и направлении  его в дело;

- оттиск печати.

Текст приказа  по основной деятельности состоит из двух частей – констатирующей и распорядительной⁷. В констатирующей части текста приказа всегда даётся обоснование его издания. Если приказ издаётся во исполнение актов органов власти, решений вышестоящих инстанций, ранее изданных актов собственной организации, то в констатирующей части текста приказа даётся соответствующая ссылка на эти документы. В этой ссылке указывается дата, номер и наименование документа, во исполнение которого издаётся настоящий приказ. Если приказ по основной деятельности издаётся как инициативный документ, то в констатирующей части даётся обоснование целей и задач, изложенных в нём, управленческих решений и действий.

Распорядительная  часть текста приказа по основной деятельности излагается в повелительной  форме и начинается распорядительным словом “ПРИКАЗЫВАЮ”, которое печатается прописными буквами и часто в разрядку.

Каждое поручение, изложенное в приказе, оформляется  в виде отдельного пункта. Пункты нумеруются арабскими цифрами с точкой на конце. Пункты при необходимости  могут подразделяться на подпункты, которые должны иметь порядковую нумерацию в пределах каждого пункта. Подпункты нумеруются арабскими цифрами с точкой на конце.

Пункт, содержащий поручение, включает наименование исполнителей, предписываемые им действия, срок выполнения поручения. При разбивке предписываемого действия на отдельные задания они формулируются в виде подпунктов. Каждый пункт или подпункт распорядительной части приказа содержит только одно задание с конкретным сроком исполнения. Срок исполнения не указывается, если предписываемые действия носят постоянный характер.

Последний пункт  текста приказа содержит распоряжение о контроле за выполнением приказа, в нём указывается, какое должностное  лицо за это ответственно.

Если в приказе  по основной деятельности имеются приложения справочного характера, то в соответствующих пунктах распорядительной части текста приказа даётся на это ссылка “согласно приложению”. Сами приложения прилагаются к приказу.

Приказ по основной деятельности и приложения к нему всегда визируется всеми заинтересованными подразделениями и должностными лицами. Визы проставляются в нижней части последнего листа приказа.

Сотрудник, попадающий под действие приказа, проставляет  на нём свою ознакомительную визу.

Распоряжение – это распорядительный документ, издаваемый единолично руководителем коллегиального органа в целях разрешения оперативных вопросов по организации его работы. Как правило, этот вид документа имеет ограниченный срок действия и касается конкретных должностных лиц. Внутри одной организации распоряжение занимает следующую ступень в иерархии документов, издаваемых по принципу единоначалия, после приказа. Если руководитель издаёт приказы, то его заместители по вопросам своей компетенции могут издавать распоряжения⁸.

Порядок оформления распоряжения близок к порядку оформления приказа.

Распоряжения  издаются на бланке конкретного вида документа, на общем бланке и бланке письма⁹. Формуляр документа может содержать следующие реквизиты:

- государственный  герб Российской Федерации или  герб субъекта Российской Федерации;

- справочные  данные об организации (присутствует  только при издании приказа  по основной деятельности на  бланке письма);

- наименование  организации (присутствует всегда, размещается на бланке конкретного  вида документа, на общем бланке  и на бланке письма);

- наименование  вида документа (присутствует  всегда, размещается на бланке  конкретного вида документа, на  общем бланке и на бланке  письма);

- дату создания  документа (присутствует всегда, размещается на бланке конкретного  вида документа, на общем бланке и на бланке письма);

- номер документа  (присутствует всегда, размещается  на бланке конкретного вида  документа, на общем бланке  и на бланке письма);

- место составления  или издания документа (присутствует всегда, размещается на бланке конкретного вида документа, на общем бланке и на бланке письма);

- заголовок  к тексту;

- текст документа;

- отметка о  наличии приложений;

- подпись;

- визы согласования;

- отметка об  исполнении документа и направлении  его в дело;

- оттиск печати.

Текст распоряжения состоит из двух частей – констатирующей и распорядительной. В констатирующей части текста распоряжения всегда даётся обоснование его издания. Если распоряжение издаётся во исполнение актов органов власти, решений вышестоящих инстанций, ранее изданных актов собственной организации, то в констатирующей части текста распоряжения даётся соответствующая ссылка на эти документы. В этой ссылке указывается дата, номер и наименование документа, во исполнение которого издаётся распоряжение. Если распоряжение издаётся как инициативный документ, то в констатирующей части даётся обоснование целей и задач, изложенных в нём, управленческих решений и действий.

Допускается, чтобы  текст распоряжения не содержал констатирующую часть и состоял из одной распорядительной части.

Распорядительная  часть текста распоряжения излагается в повелительной форме и начинается распорядительным словом “ОБЯЗЫВАЮ” или словом “ПРЕДЛАГАЮ”, которое печатается прописными буквами.

Каждое поручение, изложенное в распоряжении, оформляется  в виде отдельного пункта. Пункты нумеруются арабскими цифрами с точкой на конце. Пункты при необходимости  могут подразделяться на подпункты, которые должны иметь порядковую нумерацию в пределах каждого пункта. Подпункты нумеруются арабскими цифрами с точкой на конце.

Пункт, содержащий поручение, включает наименование исполнителей, предписываемые им действия, срок выполнения поручения. При разбивке предписываемого действия на отдельные задания они формулируются в виде подпунктов. Каждый пункт или подпункт распорядительной части распоряжения содержит только одно задание с конкретным сроком исполнения.

Последний пункт текста распоряжения содержит указание о контроле за выполнением распоряжения, в нём указывается, какое должностное лицо за это ответственно.

Если в распоряжении имеются приложения справочного характера, то в соответствующих пунктах распорядительной части текста распоряжения даётся на это ссылка “согласно приложению”. Сами приложения прилагаются к распоряжению.

Распоряжение и приложение к нему всегда визируется всеми заинтересованными подразделениями и должностными лицами. Визы проставляются в нижней части последнего листа распоряжения.

Сотрудник, попадающий под действие распоряжения, проставляет  на нём свою ознакомительную визу.

Указание – распорядительный документ, издаваемый преимущественно по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других актов данного органа и вышестоящих органов управления¹⁰.

Подготовка  и оформление указаний проводятся в  соответствии с установленным порядком подготовки и оформления приказов.

Указание оформляется на бланке конкретного вида документа и может содержать следующие реквизиты:

- государственный  герб Российской Федерации, либо  герб субъекта Российской Федерации;

- наименование  организации;

- наименование  вида документа (указание);

- место составления и издания документа;

- дата документа;

- регистрационный  номер;

- заголовок  к тексту;

- текст документа;

- подпись.

Распорядительная  часть указания начинается словом “ПРЕДЛАГАЮ” или словом “ОБЯЗЫВАЮ”¹¹. Право подписи указаний делегируется руководителем своим заместителям или руководителям подразделений в пределах их компетенции.

Постановление – это правовой акт, принимаемый высшими и некоторыми центральными органами коллегиального управления в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед данными органами и установления стабильных норм и правил¹².

Постановление оформляется на бланке конкретного  вида документа и содержит следующие  обязательные реквизиты:

- государственный  герб Российской Федерации, либо  герб субъекта Российской Федерации;

- наименование  организации;

- наименование  вида документа (постановление);

- место составления  и издания постановления;

- дата документа;

- регистрационный  номер;

- заголовок  к тексту;

- текст документа;

- подпись.

Решение как распорядительный документ является правовым актом, принимаемым в коллегиальном порядке, в целях разрешения наиболее важных вопросов компетенции и отражает деятельность представительных органов местного самоуправления.

Решение оформляется на бланке конкретного вида документа и может содержать следующие реквизиты:

- государственный  герб Российской Федерации, либо  герб субъекта Российской Федерации;

- наименование  организации;

- наименование  вида документа (решение);

- место составления  и издания документа;

- дата документа;

- регистрационный  номер;

- заголовок  к тексту;

- текст документа;

- подпись;

- визы согласования  документа.

Таким образом, мы можем определить распорядительную документацию, как совокупность видов  документов, посредством которых  решаются вопросы и задачи на всех уровнях управления организации. В них фиксируются решения административных и организационных вопросов деятельности организации. Эти документы регулируют и координируют деятельность, позволяют органу управления обеспечить реализацию поставленных перед ним задач.

Распорядительные  документы могут издаваться как  по принципу единоначалия, так и  приниматься коллегиально.

В соответствии с действующим законодательством  и компетенцией органы управления издают следующие распорядительные документы: приказы, распоряжения, указания, решения, постановления, которые занимают одно из важнейших мест в деятельности организации.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1.2. Особенности подготовки и оформления распорядительной документации

Издание распорядительных документов должно строго следовать нормам действующего законодательства Российской Федерации, организационно-правовым документам, регламентирующим деятельность и действующих в организации. При помощи распорядительных документов реализуется процедура принятия и фиксации управленческих решений, которые обязательны для исполнения ответственными за эти решения лицами.

Для того, чтобы распорядительные документы непротиворечиво вписывались во всю действующую иерархическую систему правовых отношений, необходимо придание юридической обоснованности управленческих решений.

Подготовка  распорядительных документов включает в себя не только внешнее оформление, но и придание ему юридической  значимости.

Юридическая сила документа – это свойство официального документа, сообщаемое ему действующим  законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком его оформления¹³.

Действующее законодательство Российской Федерации устанавливает  различный порядок официализации  документов:

• с точки  зрения порядка применения распорядительных документов и введение их в силу по внешним признакам;

• с точки  зрения видов носителей документированной  информации¹⁴.

При анализе  вопросов придания юридической силы распорядительным документам на первый план выходят те его реквизиты, которые  позволяют идентифицировать автора документа: государственный герб или герб субъекта Российской Федерации, эмблема организации, наименование организации.

Как правило, эти  реквизиты, либо часть их размещаются  на бланке документа.

Также для придания юридической силы документу, необходимо указать такой реквизит, как наименование вида документа, который характеризует степень распорядительной силы в зависимости от типа этого документа.

Кроме того, распорядительный документ должен содержать такие  реквизиты, как дата подписания или дата утверждения и регистрационный номер. Эти реквизиты проставляются, либо размещаются на бланке документа всегда. Любой бланк документа несёт в себе постоянную часть этих реквизитов.