Разработка модели информационного обеспечения деятельности структурных подразделений администрации города (на примере комитета по тра

министерство  образования и  науки российской федерации

федеральное агентство по образованию

  Государственное  образовательное  учреждение 

высшего профессионального  образования

Дальневосточная академия государственной  службы 

Факультет государственного и  муниципального управления

Специальность 080504.65 «Государственное и муниципальное  управление»

Кафедра государственного управления 

ДИПЛОМНЫЙ ПРОЕКТ 

РАЗРАБОТКА  МОДЕЛИ информационноГО  обеспечения деятельности СТРУКТУРНЫХ ПОДРАЗДЕЛЕНИЙ АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА (НА ПРИМЕРt комитета по ТРАНСПОРТу АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА САНКТ-ПЕТЕРБУРГа) 
 
 

Хабаровск 2008 

СОДЕРЖАНИЕ 

     ВВЕДЕНИЕ 

     Актуальность  темы исследования. В нашей стране идет становление местного самоуправления как института народовластия и все вопросы, связанные с увеличением эффективности его работы, приобретают особую важность. Информация является основой процесса управления, поскольку именно она содержит сведения, необходимые для оценки ситуации и принятия управленческих решений. Информатизация, внедрение компьютерных и телекоммуникационных систем обеспечивают принципиально новый уровень получения и обобщения информации в этой сфере. Муниципальное управление, возможно, больше, чем какая-либо другая область деятельности, может выиграть от повышения эффективности и улучшения качества информационного обслуживания, обеспечиваемого современными информационными технологиями и методиками.

     Актуальность  основывается, также на отставании информационного обеспечения управления от темпов развития современных информационных технологий, а материально-техническая база информационного обеспечения управления не всегда способна удовлетворить функции и задачи муниципального управления.

     Нужно отметить, также недооценку организационно-правового  статуса действующих систем информационного  обеспечения. Организационная структура  организации объединяется в целое посредством сети потоков информации. Между системой информационного обеспечения и организационной структурой управления имеется органическая взаимосвязь и взаимозависимость. Система информационного обеспечения выступает по отношению к организационной структуре как внутренняя основа.

     Имеет место несовершенство нормативно-правовой базы, регулирующей информационное обеспечение  деятельности органов управления. Информационное обеспечение органов местного самоуправления в настоящее время является одной из насущных и в то же время одной из самых сложных задач. Все это и заставляет искать новые пути и методы совершенствования информационного обеспечения деятельности органов муниципального управления.

     Состояние научной разработанности  темы исследования. Проблема информационного обеспечения на всех уровнях управления привлекает внимание исследователей различного профиля. Проблеме эффективности информационного обеспечения в управлении уделяется много внимания как в теоретико-методологическом, так и практическом аспектах. Большой интерес представляют различные монографические работы Година В.В., ¹ Столярова Ю.Н.,² Просвирина Ю.Г.,³ Ляшецкого А.П.,⁴ Лафта, Дж. К.,⁵ исследовавших исторические, правовые, и организационные особенности данной области, которая является неотъемлемым элементом системы управления. А также журнальные статьи ученых и практиков Дибирдеева В.И.⁶, Закупень Т.,⁷ Якушина С.Б.

     На  региональном и местном уровнях  вопросы развития информационного  обеспечения управления рассмотрены  Кузнецовым В.А.,⁸ Рыжковым В.И.,⁹ Кашириной Л.В.¹⁰.

    Цели  и задачи работы. Целью исследования является анализ системы информационного обеспечения деятельности органов местного самоуправления (на примере Управления транспорта администрации городского округа «город Хабаровск»), становление качественного информационного обеспечения подразделений всех уровней, так как это основа эффективного управления, и разработка предложений по ее совершенствованию. Использование для этого автоматизированных систем, безусловно, наилучший путь.

     Исходя  из поставленной цели, выступают задачи работы:

• рассмотреть роль и значение информации в процессе управления;
• рассмотреть функции и структуру информационного обеспечения деятельности органов муниципального управления;
• проанализировать федеральное законодательство в сфере информационного обеспечения деятельности органов управления;
• проанализировать законодательство Хабаровского края в области информационного обеспечения деятельности органов управления;
• проанализировать правовые акты местного самоуправления в области информационного обеспечения деятельности органов местного самоуправления;
• провести структурно-функциональный анализ Управления транспорта;
• проанализировать систему информационного обеспечения деятельности Управления транспорта;
• разработать рекомендации по совершенствованию системы информационного обеспечения деятельности Управления транспорта, а именно – создать и внедрить в Центральной диспетчерской службе (ЦДС) отдела перевозок Управления транспорта новую систему управления, слежения и контроля за городским пассажирским транспортом для получения более достоверной, качественной и своевременной информации.

       Объект исследования – Управление транспорта администрации городского округа «город Хабаровск».

     Предмет исследования – система информационного обеспечения деятельности Управления транспорта администрации городского округа «город Хабаровск».

     Хронологические рамки исследования охватывают период с  2006 года по настоящее время.

     Теоретико-методологической базой и источниками дипломного проекта являются:

• Конституция Российской Федерации;
• федеральное законодательство в области информационной политики;
• монографии, публикации в периодической печати, материалы конференций, научные сборники и т.п.;
• документы текущего архива Управления транспорта администрации городского округа «город Хабаровск».

     Методология исследования: обобщение, анализ, сравнение, группировка, обеспечивающие диалектический подход в исследовании общественных явлений, процессов, фактов.

     Практическая  значимость исследования дипломного проекта заключается в том, что в нем сделана попытка обобщить опыт формирования и функционирования системы информационного обеспечения Управления транспорта администрации городского округа «город Хабаровск» и наметить пути совершенствования информационного обеспечения его деятельности.      Материалы исследования могут быть полезны при выработке приоритетов информационной политики администрации городского округа «город Хабаровск» и непосредственно в Управлении транспорта.

     Структурно  проект состоит из введения, четырех глав, заключения, списка использованных источников и литературы, приложений.

      В первой главе речь идет о роли и  значении информации в процессе управления, а также о функциях и структуре  информационного обеспечения органов  власти и местного самоуправления.

      Во  второй главе речь идет о нормативно-правовом регулировании в сфере информатизации и современном состоянии нормативно–правовой  базы информатизации муниципальных  образований в Российской Федерации.

      В третьей главе произведен анализ функционирования существующей информационной системы Управления транспорта администрации городского округа «город Хабаровск».

      В четвертой главе изложены рекомендации по совершенствованию системы информационного  обеспечения Управления транспорта администрации городского округа «город Хабаровск». 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

1 ИНФОРМАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЯ  ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ОРГАНОВ  МУНИЦИПАЛЬНОГО УПРАВЛЕНИЯ 

1. Роль  и значение информации в процессе управления

     Сегодня во всем мире признано, что информация является важнейшим средством организации и регулирования частной и общественной жизнедеятельности. Информация образует основу процесса управления, поскольку именно она содержит сведения, необходимые для оценки ситуации и принятия управленческих решений, а управление предполагает воздействие на объект, осуществляемое путем выдачи управляющих команд, разрабатываемых на основе анализа имеющихся информационных характеристик ситуации. Отсутствие же информации лишает руководителя любого муниципального органа возможности аргументированных действий, поскольку именно она служит исходным материалом для практической деятельности управленца.

     Информация  нужна всем: управляющим структурам, коллективам предприятий, общественным организациям, всем работающим. Невозможно опираться только на интуицию, на свой жизненный и практический опыт, необходимо получать и осваивать все расширяющуюся информацию, помогающую решать возникающие вопросы. Информация выступает сегодня как один из первостепенных ресурсов, значение которого не меньше, чем значение материальных, сырьевых и других ресурсов. Кстати, использование последних в значительной степени зависит именно от состояния и использования информации. В отличие от большинства ресурсов, которые способны истощаться, информационный потенциал может использоваться многократно как коллективами, так и индивидуальными работниками. При этом он постоянно увеличивается и обогащается.

     Не  располагая в каждый данный момент информацией о состоянии системы  общества и ее подсистем, об их взаимосвязи  между собой, невозможно обеспечить рациональное функционирование муниципального управления, сохранение его целостности как управленческой системы. К тому же отсутствие достоверной информации является одной из предпосылок субъективизма, необоснованных решений и действий.

     Следует отметить, что однозначного определения понятия «информация» в той или иной сфере человеческой деятельности не существует. Так, например, «Большая Советская Энциклопедия» определяет информацию (от. лат. information – разъяснение, изложение) как «осведомление, сообщение о каком-либо событии, о чьей-либо деятельности и т.д.»¹¹. Более позднее, третье издание той же энциклопедии, несколько расширив содержание, но не затронув признаков рассматриваемого понятия, говорит об информации как о совокупности «сообщений об актуальных новостях внутренней и международной жизни, ориентирующих аудиторию в фактах, явлениях, процессах политической, экономической, научной, культурной и прочей жизни общества».¹²

     «Советский  энциклопедический словарь», в свою очередь, определяет данный термин как «сведения, передаваемые людьми устным, письменным или другим способом, например, с помощью условных сигналов, технических средств и т.д.»¹³. Философский словарь определяет термин «информация» как «некоторые сведения, совокупность каких-либо данных, знаний»¹⁴.

     В соответствии с утратившим силу на сегодняшний день Федеральным законом  «Об информации, информатизации и  защите информации» № 24-ФЗ от 20.02.1995 года понятие «информация» представляется как «сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления»¹⁵. Новый Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 14.07.2006 № 149-ФЗ толкует термин «информация» как (сведения, сообщения, данные) независимо от формы их представления»¹⁶. Таким образом, изучение и анализ научных публицистических, а также энциклопедической и справочной литературы позволяют прийти к выводу о том, что, несмотря на многочисленные исследования в сфере информационных отношений четкого определения термина «информация» нет. В связи с этим, продолжаются попытки дать развернутое определение категории информации.

     Информация  является одним из основных элементов  управления. «…Она выступает связующим  звеном между объектом и субъектом  управления, характеризуя состояние объекта управления в статике и динамике, и обеспечивая подготовку управляющего воздействия в виде управленческого решения и характеристику результата его реализации. Чем полнее и объективнее информация, тем эффективнее принимаемые управленческие решения и, следовательно, результаты от их реализации»¹⁷.

     Все управленческие процессы – это не что иное, как поиск, фиксация, анализ, оценка, закрепление, распространение  информации, которая связана с  отражением, познанием и преобразованием  различных форм жизнедеятельности людей. Но в управлении вообще и в муниципальном управлении в частности происходит взаимодействие не со всей информацией, а только с той, которая непосредственно необходима для формирования и реализации управляющих воздействий. Речь идет об управленческой информации.

     Управленческая  информация – это часть информации, которая выделена из ее общего массива по критериям пригодности к обслуживанию муниципально-правовых процессов формирования и реализации управляющих воздействий¹⁸.

     Управленческой  информации придается особое значение в системе принятия решений. «Если государственный служащий – это основа государственного управления, авторитет власти, то информация – её сила, главное богатство экономики. Управленческая информация не только простое средство общения, взаимодействия, жизнеобеспечения, это сила и инструмент власти…»¹⁹.

     С информацией работают все специалисты  управления. В соответствии с рисунком 1.1. затраты времени у них структурируются  по-разному.

Рисунок 1.1 – Процентное распределение рабочего времени, затрачиваемого персоналом на работу с информацией

     Информация, как научная категория, в управленческих структурах характеризуется радом признаков (свойств), к числу которых относятся:²⁰

• известная самостоятельность данных;
• возможность многократного использования, сохранения у передающего или получающего субъекта;
• пригодность к обработке, интеграции и «сжатию» объема за счёт изживания дублирующей, повторной и параллельной информации;
• доступность математического анализа;
• системность;
• коммуникативность;
• количественная и качественная определенность.

     Важнейшим свойством информации является возможность  ее многократного использования. Однако это свойство нередко порождает  определенные психологические стереотипы. Многократно повторяемые причины, следствия, решения, стандарты нередко отучают от критического восприятия информации в новых условиях, умения видеть в ней новые явления, отражение новых черт, особенностей, явлений и закономерностей объективного мира.²¹

     Информация  как совокупность данных и знаний представляет собой меру организации системы управления и является ее достоянием. От уровня организации процессов сбора, накопления, хранения, поиска, передачи и методов обработки информации зависит эффективность системы управления (рисунок 1.2.).

Рисунок 1.2 – Общая характеристика управленческой информации

     Поскольку управленческая информация представляет собой определенное отражение социальной действительности (а так же природной  в той мере, в какой она вовлечена  в орбиту общественной человеческой деятельности), ее классифицируют в зависимости от степени соотношения с этой действительностью, реальными процессами, протекающими в ней (таблица 1.1.). 
 

Таблица 1.1 – Классификация информации

     Как и всякая классификация, приведенное  разделение информации по видам носит  условный характер. На практике различные  виды информации могут тесно переплетаться  друг с другом, а одна и та же информация выступать в различных видах.

     Качество  информации следует считать важнейшим  фактором объективности принятия управленческих решений. Выделяют следующие требования, предъявляемые к качеству информации:²²

• актуальность: означает, что собранная информация является свежей, отличается оперативностью сбора и передачи, новизной, соответствует задачам сегодняшнего дня и может способствовать их решению;
• достоверность: определяется ее способностью схватывать и отражать факты, события и особенно их причины и взаимосвязи;
• достаточность: свидетельствует о том, что информация получена по целому ряду системно увязанных вопросов, глубоко и всесторонне раскрывает исследуемый процесс, особенно его внутренние источники, характеризует процесс в целом, содержит предпосылки для прогнозирования возможных новых состояний данного процесса;
• доступность: связана с ее открытостью, гласностью, возможностью ее оперативного получения в нужном объеме. Часто информация имеется, но она закрыта и используется очень узким кругом должностных лиц. В таком случае ее полезность очень низка;
• полезность, т.е. информация не должна содержать неиспользуемых сведений, которые вызывают необходимость дополнительной работы по отбору нужной информации;
• готовность, т.е. информация не должна нуждаться в дополнительной переработке;
• однозначность, т.е. информация не должна допускать различных толкований;
• аутентичность: обуславливает текстуальное и словесное выражение информации в понятной людям форме, соответствие их познаниям в области языка. Засоренность информации различными узкоспециализированными терминами или иностранными словами усложняет понимание и практическое использование информации.
• объективность информации, т.е. приближенность информации к первоисточнику или точность передачи информации;
• релевантность, т.е. степень приближения информации к существу вопроса или степень соответствия информации для оценки риска;
• стоимость информации.

       Кроме этого, в некоторых исследованиях  выделяются такие качества, как  своевременность информации²³, а также²⁴ надежность (с определенной степенью риска); комплексность системы информации; адресностъ; правовая корректность; многократность использования; высокая скорость сбора, обработки и передачи; возможность кодирования.

     Прежде  чем использовать ту или иную информацию, следует выявить ее меру соответствия существующей коммуникационной обстановке, имея ввиду, что информация:

• обладает большим воздействием, если ее содержание соответствует ожиданиям объекта управления;
• сила воздействия информации пребывает в некоторой пропорции к числу фактов, уже имеющихся в распоряжении объекта управления, причем, не вызывая у последнего отчуждения, она может повторяться до пяти раз;
• более убедительна, если она не содержит противоречивых фактов и когда коммуникатор строит сообщение с учетом социально-психологических установок объекта управления;
• несущая факт, противоречащий предыдущей информации, уменьшает на определенную величину доверие к первому факту;
• становится действеннее, если содержащиеся в ней факты приводятся в строго логической последовательности.

           Итак, информация, исходящая  из властных структур, может иметь  большее управленческое воздействие  и соответственно, дает больше возможностей для достижения поставленной задачи.

     Придавая  важнейшее значение информации в муниципальном управлении, следует выделить источники её формирования:

• нормы законодательных и иных актов, дающие право муниципальным органам и муниципальным служащим принимать определенные управленческие решения или совершать управленческие действия в обозначенном времени и направлении (решения и действия по исполнению законов и иных нормативных актов);
• обращения граждан в муниципальные органы по реализации своих законных интересов и субъективных прав (обслуживание и защита прав и свобод граждан);
• обязательные указания вышестоящих (государственных) органов, подлежащие исполнению нижестоящими (муниципальными) и обеспечивающие реальность муниципального управления (директивная управленческая информация);
• факты, отношения, выявляемые в процессах контроля, которые отражают состояние управляемых объектов, а также уровень функционирования управляющих компонентов (управленческая информация об обратных связях в процессах муниципального управления).