Разработка системы управления электронным документооборотом в муниципальном учреждении (на примере МУ «Досугово-профилактический центр
МИНОБРНАУКИ РОССИИ
Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение
высшего профессионального образования
«Российский государственный гуманитарный университет»
(РГГУ)
ИНСТИТУТ ЭКОНОМИКИ,УПРАВЛЕНИЯ И ПРАВА
ФАКУЛЬТЕТ УПРАВЛЕНИЯ
Кафедра государственного и муниципального управления
Киселева Нина Павловна
Разработка системы управления электронным документооборотом в муниципальном учреждении (на примере МУ «Досугово-профилактический центр "Семья")
Специальность 080504 «Государственное и муниципальное управление»
Дипломная работа студентки 6-го курса заочной формы обучения
Допущен к защите на ГАК
Декан факультета
управления
Доктор экономических наук, профессор Кандидат педагогических наук,
_____________________Н.И. Архипова ________________Е.Г. Михалкина
«____»____________________2013 г.
Москва 2013
СОДЕРЖАНИЕ
ВВЕДЕНИЕ…………………………………………………………
ГЛАВА 1. Теоретические основы нормативно-правового регулирования в области документооборота
1.1. Понятие о документировании
и носителях информации……………………
1.2 Виды документов и их классификация…………………………...…………
1.3. Процесс создания и
1.4. Нормативно-правовое и
документооборота……………………………………
ГЛАВА 2. Системы электронного документооборота (СЭД)
2.1. Классификация и основные
свойства СЭД……………...………..………….
2.2. Актуальность внедрения систем
электронного документооборота…
2.3. Обзор и сравнение систем автоматизации документооборота……………..45
2.4. Основные проблемы при
ГЛАВА 3.Анализ и совершенствование системы управления документооборотом в МУ ДПЦ «Семья»
3.1. Структура МУ ДПЦ «Семья» и профиль его деятельности ………………..72
3.2. Анализ системы управления документооборотом в МУ ДПЦ «Семья».......77
3.3. Совершенствование системы управления документооборотом в МУ ДПЦ «Семья» через внедрение СЭД………………...…………………………………..92
ЗАКЛЮЧЕНИЕ………………………………………..………
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННых источников и ЛИТЕРАТУРЫ……….....96
ПРИЛОЖЕНИЯ…………………..……………………………
ВВЕДЕНИЕ
Актуальность темы. Управленческая деятельность в России, как и во всех развитых странах, осуществляется с помощью документов, которые одновременно являются источником, результатом и инструментом этой деятельности. В офисе производственного предприятия технология работы с документами может быть неразрывно связана с технологией его основной производственной деятельности. Она предполагает не только единые правила документирования - оформления документов, но и единый порядок организации движения документов (документооборота). В соответствии с нормативными требованиями документооборот организации охватывает движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в дело.
Главная проблема традиционной технологии управления документооборотом - практическая невозможность централизованно отслеживать движение документов организации в реальном масштабе времени. Ведь это требует огромных трудозатрат не только на ведение подробных журналов и картотек в каждом подразделении, но и на оперативное централизованное сведение соответствующей информации.
Документированная информация составляет основу управления, его эффективность в значительной степени базируется на производстве и потреблении информации. В современном обществе информация стала полноценным ресурсом производства, важным элементом социальной и политической жизни общества. Качество информации определяет качество управления, поскольку информация пронизывает все органы управления.
Информация фиксируется в документах, которые придают ей организационную форму и перемещают ее во времени и пространстве. Документы и документная информация лежат в основе управленческих решений и являются их материальным воплощением, обеспечивают юридической силой и тем самым способствуют их исполнению.
По сути дела, организация работы с документами является координирующим центром конкретного структурного подразделения, что на практике означает полную осведомленность о местонахождении лиц своего подразделения, правильное оформление переписки, подготовку организацию телефонных разговоров и т.д. Все это особенно необходимо для оперативного выполнения срочного задания руководства определенным должностным лицам закрепленного подразделения.
Объект исследования - Муниципальное учреждение досугово-профилактический центр «Семья» (далее – МУ ДПЦ «Семья»).
Предмет - система управления документооборотом в МУ ДПЦ «Семья».
Цель исследования - разработка системы управления электронным документооборотом в муниципальном учреждении
Поставленная цель предполагает последовательное решение следующих задач.
1. Изучение особенностей
2. Сравнительный анализ систем электронного документооборота;
3. Анализ системы управления документооборотом в МУ ДПЦ «Семья».;
4. Разработка системы управления электронным документооборотом в муниципальном учреждении ДПЦ «Семья».
Теоретические исследования проблем делопроизводства, документооборота, основ информационной культуры и информационного менеджмента в своих трудах заложили: Басаков М.И., Гулин В.Н., Кузнецов И.И., Рогожин М.Ю., Сологуб О.П. и д.р. В своей работе по совершенствованию электронного документооборота мы опирались на фундаментальные труды и научные статьи: Никитина А.В., Кошелевой И.С., Кривошеенко Ю.В., Пахчаняна А.Б. и Шавы О.М.
Структура работы. Дипломная работа состоит из введения, трех основных глав, заключения и библиографического списка.
В первой главе рассмотрены теоретические основы нормативно-правового регулирования в области документооборота.
Вторая глава посвящена анализу посредством обзора и сравнения различных систем автоматизации документооборота, здесь же обозначены основные проблемы при внедрении систем электронного документооборота.
В третьей главе содержится анализ существующей системы документооборота в МУ ДПЦ "Семья", разработаны направления ее совершенствования через внедрение СЭД "ДЕЛО", рассчитан экономический эффект от рекомендуемых мероприятий.
Практическая значимость работы состоит в том, что разработанная автором системы управления электронным документооборотом в МУ ДПЦ "Семья" может использоваться в любом муниципальном учреждении.
При написании работы использовались следующие методы исследований: анализ документов, наблюдение, опрос, изучение источников и литературы, сравнительный, диалектический и статистический методы.
ГЛАВА 1. Теоретические основы нормативно-правового регулирования в области документооборота
1.1. Понятие о документировании и носителях информации
Делопроизводство — сложный технологический процесс, характеризующийся различными параметрами, связанными с процессами документирования и со всей деятельностью организации1. Организация документооборота включает все операции по приему, передаче, составлению, согласованию, оформлению, удостоверению и отправке документов. Деятельность любой организации невозможно представить без сбора, обработки, накопления, хранения, поиска и распространения информации. При этом информация все чаще принимает фиксированный, документальный характер.
Документирование — это процесс создания и оформления документа. Государственный стандарт определяет документирование как «запись информации на различных носителях по установленным правилам».
Необходимость фиксировать информацию появилась у людей в глубокой древности. До нашего времени дошли «документы» различных эпох, созданные на глиняных табличках, бересте, каменных стелах и т.д. Способы нанесения информации также были разными: рисунок, графика, письмо. В настоящее время в управленческой практике используют главным образом документы, созданные каким-либо способом письма - рукописным, машинописным, типографским, компьютерным, а также с использованием графики, рисунка, фотографии, звуко- и видеозаписи и на специальном материале (бумаге, кино- и фотопленке, магнитной ленте, диске и др.).
Древнейшей техникой документирования было текстовое рукописное письмо. В конце XX в. с изобретением пишущей машинки для документирования все больше стали применяться средства механизации труда. В течение XX в. канцелярская пишущая машинка постоянно совершенствовалась за счет появления более совершенных моделей пишущих и организационных автоматов и создания электронных моделей пишущих машинок различного назначения. С внедрением в 1980-е годы в управленческую деятельность персональных компьютеров они стали широко использоваться для создания документов. В настоящее время практически все компьютеры имеют программное обеспечение, позволяющее автоматизировать процессы составления, корректировки, редактирования, оформления, изготовления и пересылки текстовых документов. Однако внедрение новых информационных технологий не исключает составления документов на бумажной основе и их обязательного оформления в соответствии с установленными правилами.
Документирование в аппарате управления может осуществляться на естественном языке (рукопись, машинопись, телеграмма, телефонограмма, факсограмма, машинограмма) или на искусственных языках с использованием соответствующих носителей (магнитные ленты, диски, лазерные диски, дискеты и др.). На сегодняшний день в управленческой практике преобладающим способом документирования является машинописная или компьютерная печать. Однако ряд документов, таких, например, как заявления, объяснительные записки, создается обычно рукописным способом.
Во многих случаях документирование является обязательным, предписывается законами и актами государственного управления.
Так, Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и защите информации»2 указывает: «Документирование информации является обязательным условием включения информации в информационные ресурсы. Документирование информации осуществляется в порядке, устанавливаемом органами государственной власти, ответственными за организацию делопроизводства, стандартизацию документов и их массивов, безопасность Российской Федерации».
Организация работы с документами — это обеспечение движения документов в аппарате управления, их использования в справочных целях и хранения. Термин определяется государственным стандартом как «организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения».
Рис. 1. Организация документооборота
Документооборотом стандарт называет движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления. В технологию работы с документами входит:
- прием и первичная обработка документов;
- их предварительное
- регистрация документов;
- контроль исполнения документов
- информационно-справочная
- исполнение документов;
- их отправка;
- систематизация (формирование дел) и текущее хранение документов.
1.2. Виды документов и их классификация
Все документы по отражаемым в них видам деятельности делятся на две большие группы. Первая – это документы по общим и административным вопросам, т.е. вопросам общего руководства предприятием (организацией) и его производственной деятельностью. Эти документы могут составлять работники всех предприятия. Вторая группа – документы по функциям управления. Документы классифицируются по наименованиям: служебные письма, приказы, протоколы, акты, докладные записки, договоры3. Оформление всех этих документов унифицировано, но они могут быть совершенно разными:
- по месту составления – внутренние (документы, составляемые работниками данного предприятия) и внешние (документы, поступающие из других предприятий, организаций и от частных лиц);
- по содержанию – простые (посвященные одному вопросу) и сложные (охватывающие несколько вопросов);
- по форме – индивидуальные,
когда содержание каждого
- по срокам исполнения –
- по происхождению – служебные, затрагивающие интересы предприятия, организации, и личные, касающиеся конкретного лица и являющиеся именными;
- по виду оформления –
- по средствам фиксации – письменные, графические, фото,-кинодоку-менты.
Подлинник – это подписанный и надлежащим образом оформленный экземпляр документа, составленный в первый раз. Копия – повторное, абсолютно точное воспроизведение подлинника (с пометкой «копия»), засвидетельствованное в установленном порядке соответствующим должностным лицом. На копиях служебных документов, требующих особого удостоверения, в обязательном порядке ставятся подпись и печать руководителя. Иногда для работы требуется выписка из того или иного раздела. При оформлении выписки обязательно указать, из какого документа она сделана. Правильность составления выписки подтверждается подписями должностных лиц и печатью.
Предприятиям и организациям предоставлено право в случае утери владельцем подлинного документа выдавать ему соответствующий дубликат (с пометкой «дубликат»), имеющий одинаковую силу с подлинником.
1.3. Процесс создания и формирования документов
Основные правила составления и оформления управленческих документов, закреплены в действующих в настоящее время в России, общегосударственных нормативно-методических документах государственных стандартах, которые являются основой для конкретизации правил работы с документами в каждой организации, их уточнения с учетом специфики ее деятельности, технологии документирования, условий работы управленческого аппарата [13].
На основе законодательных, нормативных и нормативно – методических документов каждое учреждение (организация, фирма) устанавливает свои требования к работе с документами в уставе (положении), регламенте, правилах, инструкциях. В них закрепляются конкретные правила документирования, в том числе:
- права и обязанности
- состав применяемых в аппарате управленческих документов;
- компетенция руководителя, его заместителей и руководителей среднего звена, их право на издание различных видов распорядительных документов;
- порядок подписания, согласования и визирования документов, их заверение печатью;
- обязательные требования к оформлению и порядок работы с документами.
Независимо от способа документирования и вида носителя к документам, используемым в управленческой деятельности, предъявляются следующие основные требования:
- обеспечение юридической силы документа;
- создание условий для
- возможность оперативного
- возможность использования для создания, копирования, обработки документов средства организационной техники.
Действующие государственные нормативно – технические документы предназначены также для обеспечения качественного внешнего вида документов. Для этого в стандарт включены рекомендации по расположению реквизитов на поле документа и их рациональной компоновке.
Среди разнообразных систем управленческой
документации, используемых для документирования различных
управленческих действий, особое значение
имеет система организационно-
Для системы организационно-
01-Государственный герб
02-герб субъекта Российской
03-эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
04-код организации – автора документа;
05-основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;
06-идентификационный номер
07-код формы документа;
08-наименование организации – автора документа;
09-справочные данные об организации – авторе документа;
10-наименование вида документа
11-дата документа;
12-регистрационный номер документа;
13-ссылка на регистрационный номер и дату документа;
14-место составления или издания документа;
15-адресат;
16-гриф утверждения документа;
17-резолюция;
18-заголовок к тексту;
19-отметка о контроле;
20-текст документа;
21-отметка о наличии приложения;
22-подпись;
23-гриф согласования документа;
24-визы согласования документа;
25-оттиск печати;
26-отметка о заверении копии;
27-отметка об исполнителе;
28-отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
29-отметка о поступлении документа в организацию;
30-идентификатор электронной копии документа.
Это максимальный перечень реквизитов, используемых при составлении и оформлении документов, составляющих эту систему. Перечень реквизитов ГОСТ Р 6.30-97 составлен с учетом необходимости придания документам юридической силы, их идентификация. Этой цели служат реквизиты 01, 02, 03, 04, 05, 06, 07, 08, 09, 10, 16, 22, 23, 24, 25.
Реквизиты 11, 12, 13, 14, 15, 16, 17, 18, 21, 23, 24, 26, 27, 28, 29, 30 предназначены для поиска документа и фиксации его «прохождения» через управленческий аппарат. Отметки на документах проставляются в процессе работы с ними в делопроизводственной службе или исполнителем при подготовке проекта документа. Этими отметками фиксируют дату получения, исполнения, фамилии исполнителей, постановку документа на контроль и др. Соблюдение требований ГОСТ 6.30-97 обеспечивает рациональное размещение служебных отметок, используемых для фиксации на документе делопроизводственных операций, выполняемых при регистрации документа, контроле за его исполнением, снятии с контроля, дальнейшем хранении.
Реквизит 20 «текст документа» передает основное содержание документа.
Каждый конкретный вид документа содержит свой набор реквизитов (обязательных элементов).
Государственным стандартом установлено место размещения каждого реквизита на документе, которое «закреплено» за реквизитом в соответствие с традициями последовательности их заполнения и чтения при работе с документом в аппарате управления.
В России современные требования к оформлению
организационно-
Настоящий стандарт устанавливает: состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам документов, включая бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Требования настоящего стандарта являются рекомендуемыми.
Основные положения по документированию управленческой деятельности:
Состав управленческих документов определяется компетенцией и функциями организации, порядком решения вопросов, объемом и характером взаимосвязей с другими организациями и закрепляется в табеле документов. Единство правил документирования управленческой действий на уровне управления обеспечивается применением Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ) и унифицированных систем документации (УСД). Унифицированные системы документации – это комплекс взаимоувязанных документов, созданных по единым правилам и требованиям, содержащих информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности. УСД предназначены для использования, как с помощью средств вычислительной техники, так и при традиционных методах обработки информации.5
Управленческие документы по наименованию, форме и составу реквизитов должны соответствовать УСД, требованиям ГСДОУ, положениям (уставам) об организации, другим нормативным документам, содержащим правила документирования. В соответствии с действующим законодательством и компетенцией органы управления издают следующие распорядительные документы: решения, постановления, распоряжения, приказы, указы, поручения, инструкции. Решения, постановления и приказы издают во всех случаях, когда необходимо принять нормативный или индивидуальный акт по основным вопросам компетенции организации. Распоряжения и указания издаются по оперативным вопросам и для организации исполнения постановлений, решений и приказов. Совместный управленческие документы организаций, издающих одинаковые по форме документы (приказы, постановления, и др.), оформляются как совместное решение, которое имеет правовую силу распорядительного документа в каждой организации, принимавшей этот документ. Доведения до сведения подведомственных организаций, структурных подразделений документов вышестоящих органов или документов других организаций осуществляется в форме, установленной автором документа. Если способ не указан, организация решает этот вопрос самостоятельно. Протокольные решения коллегиальных органов могут доводиться до сведения исполнителей в форме, установленной положением об этих органах. Управленческий документ может быть отменен (изменен) распорядительным документом самой организации или вышестоящей. Действие распорядительного документа может быть приостановлено соответствующими компетентными органами. Проекты документов, затрагивающих интересы других организаций, должны предварительно согласовываться с этими организациями. В случае разногласий к проекту прилагаются замечания или формулировка по сути разногласий. Ход обсуждения вопросов и решения, принимаемые на заседаниях коллегиальных органов, советах, собраниях, совещаниях фиксируются в протоколах. Протоколы оформляются на основании записи хода заседаний, стенограмм, звуковых записей (записей докладов, выступлений, справок, проектов постановления или решений, повестки дня, списков приглашенных). Если ход заседания стенографируются, текст стенограммы расшифровывается, отпечатывается и хранится вместе с протоколом.
В пределах своей компетенции организации всех уровней управления могут направлять письма при осуществлении оперативных связей с вышестоящими отраслевыми и функциональными органами, подведомственными и другими организациями и отдельными гражданами. Письма должны составляться в том случае, когда невозможен или затруднен бездокументный обмен информацией: устные разъяснения, указания, инструктирование и т.п. При необходимости срочной передачи информации составляются телеграммы и телефонограммы, документ передается через модемную связь, по факсу или телефону.
Организации на основании положений о них и других актов, определяющих их компетенцию, издаются и иные документы: планы работ, отчеты, прейскуранты, стандарты, уставы, положения и др. Проект управленческого документа должен быть согласован с исполнителями (авторами текста), руководителями заинтересованных структурных подразделений или организаций. Управленческий документ подписывается или утверждается руководителем организации или замещающим его должностным лицом в соответствии с его компетенцией, установленной правовыми актами: уставом или положением об организации, структурном подразделении, должностной инструкцией, приказом о распределении обязанностей. Две или более подписи ставятся в том случае, если за содержание документа ответственны несколько должностных лиц. Совместные документы нескольких организаций подписывают руководители всех организаций. В целях сокращения количества применяемых форм документов министерства и ведомства разрабатывают отраслевые табели документов, необходимых и достаточных для реализации функций и задач организаций. В табель включаются документы как традиционные, так и создаваемые средствами вычислительной техники. Табель подписывается ответственным за его составление и утверждается руководителем ведомства. Ведение табеля, внесение в него в него изменений осуществляются службой документационного обеспечения. Составление документов, не указанных в табеле, запрещается.
1.4. Нормативно-правовое и методическое регулирование
в области документооборота
Постановлением Госстандарта России
от 03.03. 2003 г. № 65 утвержден и введен в действие
ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы
документации. Унифицированная система организационно-
Следует добавить, что на основе названного стандарта 1997г. построен раздел "Оформление документов" в Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, где основные правовые положения юридически закреплены и активно используются в практике документирования. Кроме того, необходимо было внести в стандарт некоторые изменения и уточнения, обусловленные развитием нормативно-правовой базы документирования и замечаниями и предложениями пользователей.
- Разработка системы управления электроприводом механизма передвижения мостового крана г/п 20т
- Разработка системы утилизации снега
- Разработка ситемы управления персоналом на предприятии
- Разработка слесарно-механического отделения на 321 автомобиль ПАЗ-627М
- Разработка совершенствования системы учёта материально-производственных запасов
- Разработка современных технологий для повышения конкурентоспособности ресторана (на примере ресторана "Дудук")
- Разработка способов получения и применения автолизатов лактозосбраживающих дрожжей
- Разработка системы управления качеством на предприятии
- Разработка системы управления качеством на примере ОАО ПК «Витязь»
- Разработка системы управления оборотными средствами предприятия
- Разработка системы управления персоналом в муниципальном учреждении на примере муниципального образовательного учреждения дополнитель
- Разработка системы управления продвижения изделий фирмы на рынок
- Разработка системы управления роботом
- Разработка системы управления технологическим процессом производства рукавной пленки, работающей в режиме реального времени
