Система контроля в организации и оценка ее эффективности

Содержание 

Приложения 51

Введение

     Контроль — это одна из основных функции управления, представляющая собой процесс обеспечения достижения целей, поставленных организацией, реализации принятых управленческих решений.

     При помощи контроля руководство организации определяет правильность своих решений и устанавливает потребность в их корректировке.

     Слово «контроль» заимствовано из французского языка. Полного смыслового аналога  этому слову в русском языке  нет.

     Контроль  означает:

     1) проверку кого-либо или чего-либо, чтобы удостовериться в соответствии чему-либо;

     2) надзор, наблюдение в целях проверки;

     3) испытание знаний, свойств для  выяснения их пригодности к  чему-либо.    Таким образом, в упрощенном понимании контроль — это целенаправленные практические действия, которые позволяют убедиться в правильности чего-либо.

     Такие действия, естественно, не возникают  сами по себе или каким-то сверхъестественным путем. Контроль, как известно, осуществляют люди через специально созданные  для этого структуры, наделенные определенными полномочиями. Полномочия дают власть, в том числе и органы управления. Власть — легитимный источник всякого контроля. Властное воздействие представляет собой такую взаимосвязь, в процессе которой люди, социальные институты в силу разных причин (материальных, экономических, социальных, политических и других) добровольно (осознанно) или по принуждению (воли, авторитета, права, насилия и др.) признают верховенство других людей.

       Не случайно американские специалисты  в области менеджмента утверждают, что слово «контроль», как и слово «власть», рождает, прежде всего, отрицательные эмоции. Для многих людей контроль означает в первую очередь ограничение (как цепь для собаки), принуждение, отсутствие самостоятельности и т. п. — в общем, все то, что прямо противоположно свободе личности. Вследствие такого устойчивого восприятия контроль понимается чаще всего неправильно. Если спросить, что же означает контроль для работника, то чаще всего люди ответят вам, — это то, что позволяет удерживать работников в определенных рамках. Один из аспектов контроля действительно состоит в обеспечении подчинения чему-то. Однако сводить контроль просто к неким ограничениям, исключающим возможность действий, наносящих вред организации и заставляющих каждого вести себя строго дисциплинированно, - означало бы упустить из виду основную задачу управления. Контроль - это процесс обеспечения достижения организацией своих целей.

     В теории управления социально-экономическими процессами контроль рассматривается  в качестве одной из основных функций субъекта управления. В контроле так же, как в процессе принятия решений, субъект управления наиболее полно и ярко реализует свой волевой императив, свои властные правомочия. Управляющее воздействие контроля проявляется, прежде всего, в том, что под его влиянием поведение управляемой системы (объекта управления) удерживается или изменяется в рамках заданной цели, требований законов, нормативов, стандартов, регламентов и многих других установлений. Действенность контроля, его властная сила утверждаются путем применения различных санкций, неотвратимость и «жесткость» которых зависит от «тяжести» допущенных нарушений. Поэтому по своей сути контроль всегда нацелен на улучшение качества и повышение эффективности управления.

      Актуальность  темы исследования обусловлена тем, что возникновение и развитие функции контроля определяется общественным характером человеческой деятельности, объективной необходимостью распределения труда, в том числе и труда по управлению. Необходимость социального контроля вытекает из его главной задачи - проверять эффективность любой деятельности с учетом интересов общества. Поэтому функция контроля занимает важное место в процессе управления. Её осуществление - непременная составная часть организаторской работы руководителей аппаратов управления любого звена и уровня.

          Цель работы – сводится к тому, чтобы исследовать и проанализировать теоретические и методологические аспекты системы контроля в организации, а также выявить ее эффективность на примере Администрации ГО Первоуральск контрольно-организационного отдела.

     Достижение  цели подразумевало решение следующих задач:

     - раскрыть понятие системы контроля  в организации;

     - выделить принципы контроля и основные требования, предъявляемые к нему;

     - выявить значение эффективности контроля в организации;

     - исследовать и проанализировать систему контроля на примере Администрации ГО Первоуральск контрольно-организационного отдела;

     - сформулировать основные выводы  и рекомендации по итогам проведенного  исследования.

     Объект исследования – Администрация ГО Первоуральск.

     Предмет исследования – изучение системы контроля в Администрации ГО Первоуральск и оценка ее эффективности.

     Дипломная работа состоит из введения, двух глав, заключения, списка литературы и приложения. Основной текст изложен на 46 страницах. Во введении раскрыта актуальность темы, сформулирована цель, задачи, объект и предмет исследования.

     Первая  глава данной работы посвящена теоретическим и методологическим основам системы контроля в организации, в ней же исследуются функции, принципы и эффективность контроля. Во второй главе раскрывается сущность системы контроля в Администрации городского округа Первоуральск, а также система контроля в контрольно-организационном отделе Администрации городского округа Первоуральск.

     В заключении обобщены результаты исследования и обзор проделанной работы, сформулированы основные выводы и рекомендации.

Глава 1. Методологические основы системы контроля в организации

1.1. История возникновения контроля в России 

     В ходе исторического развития контроля как функции управления постепенно формировалась определенная категория людей — социальный слой тех, кто профессионально занимается контрольной деятельностью в органах государственной власти и управления, в корпорациях и на предприятиях, в организациях и других социальных институтах. Одновременно формировалась специальная область человеческого знания, помогающего квалифицированно и эффективно осуществлять эту управленческую функцию.

     В России первые сведения о контроле как особом виде управленческой деятельности относятся к 50-м гг. XVI в., когда по указу царя Алексея Михайловича был создан Приказ тайных дел. Управлял Приказом сам царь. Этому Приказу были даны широкие полномочия, в том числе наблюдение за выполнением боярами должностных обязанностей, проверка деятельности «служилых людей» Приказов, воевод и других. В 1657 г. был образован Счетный приказ, которому царь поручил контролировать финансовую деятельность других Приказов.

     В начале XVII в.в. России впервые появилась должность контролера — исполнителя обособившейся управленческой функции. Эта должность была введена в Санкт-Петербурге в портовой таможне Коммерц-коллегии для контроля над взиманием торговой пошлины. Но государство уже тогда контролеров не жаловало. Известно, что Петр I при учреждении лесной стражи повелел «оклады им положить минимальные, ибо должность сия воровская». С тех пор контрольная деятельность становилась все разнообразнее и шире, но отношение государства к контролерам, по существу, осталось прежним. В современной России контрольной деятельностью в управлении занимаются тысячи специалистов и государственных служащих различного профиля. Тем не менее, из реальной практики известно, что исполнимость, например, правовых норм, и, прежде всего законов, все еще оставляет желать лучшего.

     Разумеется, соблюдение законов, других управленческих решений или непочтительное отношение  к ним во многом зависит от правовой культуры, законопослушания самих граждан. Но главное все же состоит в  том, чтобы в обществе в целом  был налажен и четко функционировал механизм действенного контроля, реально обеспечивающий исполнение управленческих решений. Без этого просто невозможно поступательное движение российского общества по пути социально-экономического прогресса. 

1.2.  Контроль как функция социального управления 

      Рассматривая  понятие контроля и его систему  в организации, необходимо вначале определить место контроля в управленческой деятельности. Главный смысл контроля состоит в том, чтобы добиться выполнения стоящих задач, предупредить возможные ошибки, упущения и недостатки.

      Как известно, процесс управления носит  циклический характер. Этот процесс  начинается с постановки целей, задач  и заканчивается выполнением  этих задач, достижением определенного результата. Но в процессе осуществления каждого цикла, независимо от того, в какой области жизни он осуществляется, субъект управления совершает ряд определенных, последовательно сменяющих друг друга операций. Последовательность операций, совершаемых субъектом, связана с тем, что процесс управления расчленяется на определенные стадии, следующие друг за другом. Причем каждая из этих стадий обладает относительной самостоятельностью. Действие субъекта управления, соответствующее последовательно сменяющимся стадиям управленческого цикла, представляет собой функцию управления, а совокупность этих функций - содержание управленческого процесса.

      Этими функциями являются:

      - выработка и принятие управленческих решений;

      - организация их исполнения;

      - учет и контроль.

      Естественно, что ни одна из функций сама по себе или простая сумма функций не дают представления об управлении, только в неразрывном единстве они образуют единый управленческий цикл. На социальную систему постоянно действует целый ряд противоречивых воздействий - организующих и дезорганизующих, сознательных и стихийных, статистических и динамических. Положительные и отрицательные влияния этих воздействий, как на отдельные циклы, так и на функционирование системы в целом, выявляются в ходе контроля и проверки исполнения - самостоятельной стадии организаторской работы.

      Необходимость контроля вытекает из его главной  задачи - проверять и повышать эффективность  любой деятельности с учетом интересов  общества, а потому функция контроля занимает важное место в процессе управления. Его осуществление является непременной составной частью организаторской работы руководителей аппаратов любого назначения, звена, уровня. Выдающийся советский ученый в области организации управления П.М. Керженцев в свое время отмечал, что «самое трудное и самое важное в работе - это поставить правильный контроль над ней».

      Контроль, выполняя важную социальную роль в  общественном производстве материальных и духовных благ, служит средством получения информации о происходящих в обществе и его отдельных образованиях процессах, соответствии общественной деятельности, намеченным целям. Контроль, как функция управления, представляет собой наблюдение и проверку соответствия процесса функционирования объекта принятым управленческим решениям - законам, планам, нормам, стандартам, правилам, приказам и т.д.;

      Выявление результатов воздействия на объект, допущенных отклонений от требований управленческих решений, от принятых принципов организации и регулирования - Это определение не является единственным. Так, В.С. Основин считает, что данное решение-определение не содержит указания на цель, предотвращение и устранение недостатков, вскрытых в выполнении управленческого решения.

      Г.А. Туманов считает, что контроль не может заключаться только в наблюдении с целью фиксации результатов, в той или иной мере он всегда пополняется управляющими воздействиями со стороны субъекта, осуществляющего контроль. На основании этого он делает вывод, что контроль является одной из форм "целенаправленного, целеустремленного воздействия на управляемые объекты", "общей функцией всякого процесса управления".

      Другие  авторы дают сходные определения  контроля, обращая внимание на его организационную сторону, значение в деле укрепления дисциплины и законности.

      Наиболее  полным представляется определение  контроля, как социальной функции, как составной части организующей деятельности, назначением которой является изучение фактического положения дел в различных областях общественной и государственной жизни. С тем, чтобы объективно отображать действительность, проверять исполнение принимаемых решений, выявлять соответствие деятельности государственных и общественных организаций, их должностных лиц, а в определенных пределах и деятельности отдельных граждан, интересам государства, народа.

      При этом четко отражаются цели контроля - информационное отображение действительности во всей ее сложности, во всех аспектах и все его многообразное значение. Исходя из рассмотренных определений контроля, можно прийти к выводу, что контроль есть деятельность (функция), осуществляемая руководителями в соответствии с задачами управления в отношении административно-подчиненных служб и подразделений, с целью повышения качества и эффективности их функционирования на основе выявления положительного опыта, недостатков и их причин. Следовательно, контроль в аппаратах управления служит двум основным целям; во-первых, направлять деятельность на выполнение предварительно установленных заданий посредством проверки фактического состояния дел, степени реальности выполнения принятых решений и заданий; во-вторых, управлять процессом непрерывного совершенствования деятельности аппаратов путем своевременного обнаружения и устранения возникших отклонений и их причин.

      Для осуществления этих целей руководитель любого аппарата должен четко предоставлять  в каждый момент, как идет работа, каковы её результаты в подчиненных службах и подразделениях, где и по каким причинам произошли отклонения от намеченных планов, что необходимо сделать для устранения обнаруженных недостатков. Контроль должен пронизывать деятельность аппаратов по всем направлениям, обеспечивать организационное единство действий различных служб и подразделений, способствовать совершенствованию форм и методов работы.

      Являясь объективно необходимым результатом  общественного труда, в том числе деятельности по управлению, контроль выделялся в самостоятельную функцию управления, важный элемент организаторской работы. Он выступает как одно из важных средств сужения сферы стихийности в механизме управления, проведения в жизнь экономической и социальной политики государства, повышения уровня всей организаторской работы, воспитания кадров.

      Контроль  обладает всеми признаками функции  управления. Он представляет собой объективно необходимую для эффективности функционирования систем деятельность, имеет особую направленность; отличается в определенной мере, самостоятельным характером и однородностью содержания (Бойделл , 2007).

      Специфическая целенаправленность контроля, как функции  управления, выражается в следующем:

      во-первых, в установлении и констатации  фактического состояния подконтрольных органов;

      во-вторых, в сравнительном анализе фактического положения дел с заданным режимом и оценкой характера допущенных отклонений;

      в-третьих, в разработке мероприятий по улучшению  и корректировке процесса управления, принятии мер и их реализации.

      Специфика контроля в системе управления состоит  в следующем:

      а) контроль не является первичной деятельностью, он носит производный, вторичный характер;

      б) содержание контроля включает сбор и  обработку информации о функционировании проверяемой системы, а также непосредственное управляющее воздействие для устранения выявленных недостатков;

      в) объем, формы, методы контроля зависят  от уровня органа управления и специфики его функций;

      г) функция контроля находит внешнее  проявление в виде самостоятельной стадии процесса управления, следующий за принятием управленческого решения и организацией его исполнения;

     д) контроль неразрывно связан с учетом результатов работы,    который    обеспечивает    его    информацией (количественными показателями).

      В целом же контроль помогает руководителю обеспечить такое поведение подчиненных, которое соответствовало бы требованиям законов, нормативных актов и других управленческих решений. Именно поэтому контроль над деятельностью подчиненных является прерогативой руководителя любого управленческого звена. Руководитель осуществляет его либо сам, либо через таковых только до тех пор, пока он сохраняет за собой контроль над деятельностью, возглавляемой им организации.

      Контроль  всегда обуславливается какой-то уже  совершенной работой и поэтому носит производный, вторичный характер. Контролировать и учитывать можно лишь то, что уже делается, имеется. Имея вторичный, производный характер контроль является, образно говоря, своего рода связующим звеном в цепи других функций управления. Он связан с проверкой исполнения управленческих решений и получением необходимой информации для анализа и планирования последующей деятельности. Поэтому, когда контроль рассматривают применительно к каждому конкретно принятому управленческому решению, его обычно называют стадией управленческого цикла.

      Однако  производственный характер контроля не означает, что он не является самостоятельным видом работы. По своему содержанию он представляет собой сбор и анализ информации о функционировании системы или отдельных исполнителей. На этой основе определяются пути более эффективного решения ими своих задач. Поэтому контроль не ограничивается только наблюдением с целью фиксации результатов деятельности, он непременно дополняется управляющими воздействиями, направленными на устранение выявленных недостатков в работе подразделений и должностных лиц, на совершенствование их деятельности.

      Контроль  деятельности любого аппарата является неотъемлемой составной частью процесса управления, самостоятельным элементом управленческого цикла, следующим за принятием управленческого решения и организацией его исполнения. Мало определить четкие цели и задачи системы, выработать обоснованное управленческое решение, подобрать и расставить кадры для его исполнения, организовать взаимодействие и обеспечить деятельность исполнителей. Руководителю необходимо установить систематический контроль над деятельностью всех исполнителей, за исполнением решения в целом, независимо от степени совершенствования реализации остальных элементов организаторской работы.

      В то же время, учитывая, что все функции  процесса управления неразрывно связаны, переплетены, контроль, как специфическая  форма получения руководителем  информации о функционировании аппарата управления не только может, но и должен осуществляться для принятия управленческих решений, для организации их исполнения, для регулирования системы.

      Контроль  носит постоянный характер, он пронизывает  всю деятельность субъектов управления и составляет важный элемент их организаторской  работы. Поэтому функция контроля имеет тесную связь с функциями общеорганизационного характера: прогнозированием, планированием, регулированием, координацией, учетом и т.п.

      Следует особо отметить, что учет лежит  в основе всякого контроля, осуществляется в процессе контроля и завершает функцию контроля в управленческом цикле. Учет заключается в получении, обработке, анализе и систематизации сведений, выраженных, как правило, в количественной форме, в количественных показателях о результатах функционирования системы и выполнения исполнителями полученных ими задач.

      Следовательно, учет дает контролирующему субъекту только количественные показатели деятельности системы. И хотя эти показатели связаны  с качественной стороной функционирования контролируемой системы, сам по себе учет не решает проблему качественного контроля. Контроль же полагает получение не только количественной, но и качественной информации.

      Учет  лежит в основе контроля, так как, изучая информацию, обработанную и систематизированную в процессе учета, субъект контроля (управления) делает вывод о наличии в объекте контроля тех или иных недостатков, неблагоприятных тенденций, принимает меры к организации выполнения задач, стоящих перед объектом. Информация, полученная в процессе учета, является и побудительным мотивом для проведения более глубокого, комплексного контроля.

      Одновременно  учет является завершающей стадией  процесса контроля, поскольку с его  помощью производится сравнение  результатов фактического состояния  работы с намеченными целями. Наиболее же существенным значением контроля является получение данных о причинах отклонения процесса работ от заданных параметров, разработка и принятие мер к их устранению. Это свидетельствует о том, что в процессе контроля добывается наиболее объективная количественная и качественная информация, а также о том, что он является специфической формой получения информации, звеном механизма обратной связи, через который эта информация идет снизу вверх.

      Такая информация используется всеми звеньями аппарата управления и управляемого объекта в целях совершенствования их деятельности. В этом проявляется специфическое свойство информации, полученной в процессе контроля - ее универсальность. Исходя из целевого назначения контроля, можно сформулировать его основные задачи.

      Задачами  контроля являются:

     1. Обеспечение неуклонного соблюдения дисциплины в деятельности личного состава контролируемых органов путем проверки фактической реализации требований текущего законодательства и ведомственных нормативных актов;

     2. Строгое соблюдение законности в деятельности организации, пресечение нарушений дисциплины, проявлений бюрократизма и волокиты обеспечивается как самим фактом существования контроля оказывающим воздействие на поведение сотрудников, побуждая их придерживаться установленных правил, так и возможность применения к ним по результатам контроля соответствующих санкций. Через проверку обеспечения законности отражаются не только результатов деятельности организации, но и все остальные задачи контрольной деятельности;

     3. Обеспечение своевременности и качества выполнения управленческих решений, повышение исполнительской дисциплины, ответственности за порученное дело путем выявления соответствия содержания, форм, методов, результатов деятельности проверяемых подразделений, заданных режимов работы;

     4. Повышение общего уровня организаторской и служебной деятельности аппаратов управления, совершенствование стиля и методов руководства подчиненными, форм, методов работы руководителей проверяемых органов, внедрение научной организации труда, новейших достижений науки и техники, выявление передового опыта и внедрение его в практику работы;

     5. Содействие правильному подбору, расстановке, воспитанию и обучению кадров;

     6. Оказание практической помощи подчиненным аппарата и отдельным работникам в устранении вскрытых в их деятельности недостатков;

     7. Повышение конечных результатов работы контролируемой организации, как общий результат работы по контролю. Организации, при проведении инспектирования, контрольных или целевых проверок, обязаны устранять, по возможности на месте, вскрытые недостатки и упущения в организаторской деятельности. Разрабатывать совместно с руководством проверяемой организации план мероприятий на более длительную перспективу по устранению выявленных недостатков, в необходимых случаях - ставить вопросы об оказании более действенной помощи силами других органов или вышестоящей инстанции.