Учет и аудит расчетов с подотчетными лицами. 6

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ

       Экономические реформы, связанные с переходом к рыночной экономике, требуют от организаций повышения эффективности производства, конкурентоспособности продукции и услуг на основе внедрения достижений научно-технического прогресса, эффективных форм хозяйствования и управления производством, активизации предпринимательства и мобилизации неиспользованных резервов.

       С  переходом к рыночным отношениям  неизмеримо возрастает роль и  значение бухгалтерского учета  в системе экономических отношений,  так как увеличивается количество  пользователей бухгалтерской информации. Если она раньше предназначалась довольно узкому кругу лиц (вышестоящей организации, финансовым органам, банку и органам статистики), то в рыночной экономике ее пользователями становятся практически все участники рыночных отношений,   непосредственно связанные с предпринимательством. Это  менеджеры и другие работники управления, включая, бухгалтеров,  а также лица, непосредственно не работающие на предприятиях, но имеющие прямой финансовый интерес: акционеры, инвесторы,  кредиторы, покупатели  продукции и другие. Третью группу представляют организации, имеющие косвенный финансовый интерес - различные финансовые институты (биржи, ассоциации), налоговые службы, органы статистики,  и другие.

       В  условиях развития рыночных отношений,  происходит значительное привлечение кредиторов и инвесторов, что повышает ответственность руководства предприятий в управлении капиталом и финансовым состоянием путем принятия обоснованных управленческих решений по обеспечению финансовой устойчивости, маневренности капитала и эффективности его использования. Эффективность управления хозяйственной деятельностью измеряется системой показателей, находящихся во взаимосвязи и взаимозависимости.

В процессе кругооборота средства организации проходят стадию обращения. Для нормальной производственной деятельности предприятия приобретают необходимые материальные ценности, вступая в расчетные взаимоотношения с поставщиками: организациями материально-технического снабжения, учреждениями потребкооперации, другими предприятиями и организациями. В ряде случаев организации имеют расчётные взаимоотношения с отдельными лицами. Такие взаимоотношения возникают при выдаче денежных средств под отчёт для различных хозяйственных поручений.  Расчеты с подотчетными лицами, как один из видов расчетных операций юридического лица, являются достаточно распространенным явлением нашей жизни. Подотчетными лицами считаются работники организации, получившие авансом денежные средства из кассы. 

Служебной командировкой  признается поездка работника по распоряжению руководителя предприятия на определенный срок в другую местность для выполнения служебного поручения вне места его постоянной работы. Служебные поездки работников, постоянная работа которых носит разъездной характер, не считаются командировками.

Актуальность  данной темы заключается в том, что  расчеты с подотчетными лицами имеют  место практически в каждой организации и весьма разнообразны: приобретение запасных частей, материалов, топлива за наличный расчет, канцелярских товаров; оплата почтово-телеграфных расходов; оплата мелкого ремонта оргтехники, транспортных средств; расходы на командировки по территории Республики Беларусь  и за границу; представительские расходы. Все эти хозяйственные операции связаны с выдачей денежных средств из кассы предприятия или непосредственно из банка под отчет.

Тема аудита расчётов предприятий с подотчетными лицами  наличными денежными средствами достаточно хорошо изучена и освещена в экономической прессе и специальных  изданиях. К тому же эти расчеты  относятся к категории расчетов организации, которые постоянно находятся под пристальным вниманием проверяющих органов. Практика показывает, что при работе с подотчетными лицами предприятия допускают значительное количество нарушений, которые приводят к негативным налоговым последствиям. Только четкая организация учета на счете 71 "Расчеты с подотчетными лицами" и соблюдение порядка ведения кассовых операций позволит предприятиям избежать конфликтных ситуаций с налоговыми органами при проверках авансовых отчетов.

Цель дипломной работы – систематизировать теоретические и практические знания по учету и ревизии расчетов с подотчетными лицами,  приобрести навыки их применения при решении конкретных экономических ситуаций, а также овладеть методикой исследования, экспериментирования, обобщения и логического изложения материала по теме исследования, разработать мероприятия по его совершенствованию.

Цель определила постановку и решение следующих  задач:

1. исследовать экономическую сущность расчетов с подотчетными лицами и их роли в финансово-хозяйственной деятельности организации;
2. на основе изучения литературных источников и законодательных актов раскрыть   теоретическую   основу  и документальное оформление учета расчетов с подотчетными лицами;
3. изучить порядок планирования и организации проведения ревизии (аудиторской проверки) расчётов с подотчетными лицами, проверки обоснованности выдачи денежных средств под отчёт, проверки правильности расчётов c подотчетными лицами по служебным командировкам, проверка правильности расчётов с подотчетными лицами по суммам, выдаваемым на операционные и представительские расходы;
4. разработать мероприятия по совершенствованию контроля расчетов с подотчетными лицами.

В процессе исследования использованы общенаучные методы, а так же методы  бухгалтерского учета, ревизии, наблюдения, сравнения, прием выявления, обобщения, бухгалтерского баланса, инвентаризации, формально-правовой проверки и др.

Объектом исследования выступает методика организации аудита в организациях Республики Беларусь.  Предметом исследования является организация и проведение аудита в ООО "ИнТрансКарго". Дипломная работа выполнялась на базе данных ООО "ИнТрансКарго", первичных и сводных документов и учетных регистров по учету расчетов с подотчетными лицами.

1 ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ ПО УЧЕТУ РАСЧЕТОВ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ

1.1 Виды расчетов в организации

Подотчетными  лицами являются только работники организации, получившие авансом наличные суммы  денежных средств на предстоящие  административно-хозяйственные и  командировочные расходы. Список подотчетных лиц, а также порядок выдачи в организации наличных денег под отчет устанавливает руководитель.

С каждым работником, внесенным в список постоянных получателей  денег на хозяйственно операционные расходы, должен быть заключен договор  о материальной ответственности. Выдача денег под отчет регулируется Порядком ведения кассовых операций и оформляется только расходными кассовыми ордерами.

Подотчетными  суммами называются денежные авансы (суммы), выдаваемые подотчетным лицам  из кассы на мелкие административно-хозяйственные и операционные расходы, которые не могут быть произведены безналичными расчетами, а также расходы по командировкам. Неизрасходованные подотчетные суммы должны быть возвращены в кассу одновременно с предоставлением в бухгалтерию авансового отчета.

Подотчетные лица обязаны представлять в установленные  сроки авансовые отчеты об использовании подотчетных сумм.

Авансовый отчет  – это документ унифицированной  формы, составляемый и предоставляемый  в бухгалтерию предприятия подотчетными лицами. В нем указывается полученная подотчет сумма (в рублях и/или валюте), фактически произведенные расходы, остаток неизрасходованных сумм или перерасход. К авансовому отчету прилагаются все оправдательные документы на расход подотчетных сумм: командировочное удостоверение, отчет по командировке, квитанции, счета и другие документы на оплату услуг, материалов и других платежей.

Авансовый отчет  сдается в бухгалтерию под  расписку, проверяется бухгалтером  на комплектность, утверждается руководителем  и служит основанием для списания израсходованных подотчетных сумм или возмещение перерасхода.

Командировка  – это поездка работника в  другую местность для выполнения служебного поручения вне места  его постоянной работы по распоряжению работодателя. Служебные поездки работников, постоянная работа которых протекает в пути или имеет разъездной характер, командировками не признаются [1].

В командировку может быть отправлен только штатный  работник организации, с которым  заключен договор. Не могут быть отправлены в командировку беременные женщины и работники младше 18 лет. Некоторых работников можно отправить в командировку только с их письменного согласия.

Расчеты с подотчетными лицами имеют место практически  на каждом предприятии и весьма разнообразны:

- приобретение  запасных частей, материалов, топлива за наличный расчет, канцелярских товаров, оплата почтово-телеграфных расходов;

- оплата мелкого  ремонта оргтехники, транспортных  средств;

- расходы на  командировки по территории Республики  Беларусь и за границу;

- представительские расходы [7, с. 275].

Деньги под  отчет могут получить только сотрудники данной организации, состоящие с  ней в трудовых отношениях, уполномоченные руководителем на право совершать  хозяйственные, административные, представительские  и другие расходы, а также сотрудники, направляемые по распоряжению руководства данной организации в служебные командировки. В организации создается приказ руководителя (о порядке выдачи подотчетных сумм на операционно-хозяйственные и командировочные расходы), в котором определяется круг лиц, имеющих право на получение денежных средств, размер подотчетных сумм и сроки сдачи отчетов.

В авансовом  отчете в строке «назначение аванса»  указывается один из вариантов (командировочные  расходы, на приобретение ГСМ, на хозяйственные операции, на закупку ТМЦ, на оплату услуг, на операционные расходы и др.).

Виды хозяйственных  и административных расходов, на которые  сотрудники предприятия получают деньги под отчет, должны быть предусмотрены  в утвержденной смете расходов, которая  составляется на год и утверждается на собрании учредителей (акционеров), совете директоров. К оправдательным документам по расходованию подотчетных сумм можно отнести:

• документы, подтверждающие факт получения ТМЦ с указанием наименований полученных ценностей (товарные чеки, накладные, счета-фактуры, квитанции и т.п.). При приобретении ТМЦ за наличные деньги к авансовому отчету должны быть приложены документы, подтверждающие их приобретение (чеки и копии чеков из магазинов, квитанции от ПКО и накладные оптовых организаций, фактуры складов) и документы, подтверждающие их оприходование на склад (приходная фактура, роспись кладовщика в сопровождающей фактуре и др.).
• документы, подтверждающие факт оплаты полученных ТМЦ с указанием стоимости покупки (квитанции к ПКО, чеки ККМ, документы, приравненные с бланком строгой отчетности, командировочное удостоверение, чек АЗС, копия чека магазина, накладная, квитанция на оплату услуг) [8].

Все хозяйственные  операции связаны с выдачей денежных средств из кассы предприятия  или из банка под отчет.

Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны  не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они  были выданы, или со дня возвращения  из командировки, предъявить в бухгалтерию  предприятия авансовый отчет  с приложением подтверждающих документов об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним.

Неиспользованные  наличные деньги, выданные под отчет, должны быть возвращены в кассу предприятия  не позднее трех дней по истечении  срока, на который они были выданы, либо немедленно после утверждения авансового отчета руководителем. Деньги в новый подотчет выдаются только при условии полного расчета по предыдущей подотчетной сумме. Запрещено выдавать наличные деньги, выданные под отчет, напрямую от одного лица другому лицу.

Если подотчетные  суммы по истечении трех дней, после  установленной для отчета даты, не сданы в кассу или по ним  не предъявлен отчет, они включаются в облагаемый подоходным налогом  совокупный доход работника. Если подотчетные  суммы были выданы без установления срока их возврата и на момент проверки такие суммы отражены по Дт сч.71 «Расчеты с подотчетными лицами», оснований для включения в облагаемый доход не имеется.

По окончании  года, если эта сумма будет необоснованно  списана с подотчетного лица без документов, подтверждающих произведенные расходы, она подлежит включению в совокупный доход с обложением подоходным налогом на общих основаниях [14].

Можно сделать  вывод, что расчеты с подотчетными лицами на сегодняшний день актуальны, и правильность учета этих расходов должна касаться каждого.

1.2 Обзор нормативной  и методической литературы по  учету и аудиту расчетов с  подотчетными лицами

Подотчетными  лицами являются работники организации, получившие авансом суммы денежных средств на предстоящие административно-хозяйственные и командировочные расходы. Выдачи наличных денег под отчет на хозяйственные расходы и расходы, связанные со служебными командировками, производятся по расходным кассовым ордерам либо по платежным ведомостям. Список лиц, имеющих право получать в кассе наличные деньги под отчет на хозяйственные нужды, утверждается руководителем организации.

Расчеты с подотчетными лицами и персоналом по прочим операциям  осуществляются на основании Закона Республики Беларусь «О бухгалтерском  учете и отчетности» № 42-3 от 25 июня 2001 г., который  принят Палатой представителей 16 мая 2001 года,  одобрен Советом Республики 8 июня 2001 года;  определяет правовые и методологические основы организации и ведения бухгалтерского учета, устанавливает требования, предъявляемые к составлению и представлению бухгалтерской отчетности, регулирует взаимоотношения по вопросам бухгалтерского учета и отчетности в Республике Беларусь.

Правилами ведения  кассовых операций и расчетов наличными денежными средствами в Республике Беларусь, утвержденными постановлением Правления Национального банка Республики Беларусь от 26.03.2003 г. № 57 (с учетом изменений), определен срок выдачи наличных денег под отчет на предстоящие расходы: не более 3 рабочих дней — на расходы, производимые в месте нахождения организации;  не более 10 рабочих дней — на расходы, производимые вне места расположения организации;  до 30 рабочих дней — в сумме, не превышающей размер одной базовой величины.

Командировочные расходы вследствие имеющихся различий необходимо рассматривать по следующим направлениям:

• служебные командировки в пределах Республики Беларусь;
• служебные командировки в Россию и другие страны СНГ (ближнее зарубежье);
• служебные командировки в другие страны (дальнее зарубежье).

Основными нормативно-правовыми документами по вопросу командирования работников в пределах Беларуси являются:

Трудовой  кодекс Республики Беларусь. Согласно статье 91 ТК, служебной командировкой признается поездка работника по распоряжению нанимателя на определенный срок в другую местность для выполнения служебного задания вне места его постоянной работы.

Гражданский кодекс Республики Беларусь;

Инструкция  о порядке и размерах возмещения расходов при служебных командировках  в пределах Республики Беларусь, утвержденная постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 12 апреля 2000 г. № 35, с изменениями и дополнениями (далее — Инструкция № 35). Согласно Инструкции о порядке и размерах возмещения расходов при служебных командировках в пределах Республики Беларусь, утвержденной постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 12 апреля 2000 г. № 35, с изменениями и дополнениями, направление в служебную командировку работника, работающего по совместительству, допускается в свободное от основной работы время. При этом необходимо письменное согласие с основного места работы. Заработная плата командированному работнику сохраняется в той организации, в которой он работает по совместительству.

Суммы суточных рассчитываются исходя из устанавливаемых  постановлением Министерства финансов Республики Беларусь размеров возмещения расходов при служебных командировках, осуществляемых в пределах Республики Беларусь. Так, с 1 января 2006 г., согласно постановлению Министерства финансов Республики Беларусь от 22 декабря 2005 г. № 155 «Об установлении размеров возмещения расходов при служебных командировках» оплата суточных (за каждый день нахождения в командировке) составляет 15 000 руб., 7500 руб. (суточные при однодневных служебных командировках и командировках в такую местность, откуда имеется возможность ежедневно возвращаться к месту постоянного жительства), оплата найма жилого помещения при отсутствии подтверждающих документов  - 7500 руб.

Основными нормативно-правовыми  документами по вопросу регулирования труда работников, направленных на работу за границу, гарантиях и компенсациях при служебных командировках за границу, являются:

Положение о  порядке направления в служебные  командировки за границу, утвержденное Указом Президента Республики Беларусь от 13 июня 2005 г. № 274 (далее — Указ № 274);

Постановление Министерства финансов Республики Беларусь от 30 января 2001 г. № 7 «Об установлении норм оплаты командировочных расходов при служебных командировках за границу», с изменениями и дополнениями;

Положение о регулировании труда работников, направленных за границу в учреждения Республики Беларусь за границей, и гарантиях и компенсациях при служебных командировках за границу, утвержденное постановлением Министерства труда Республики Беларусь от 14 апреля 2000 г. № 55, с изменениями и дополнениями. В соответствии с п. 53 Положения № 55 при служебных командировках за границу наниматель обязан выдать аванс в иностранной валюте и возместить работнику следующие расходы: по проезду к месту служебной командировки и обратно; за проживание вне места постоянного жительства (суточные); по найму жилого помещения; иные произведенные работником с разрешения или ведома нанимателя расходы.

В соответствии с подпунктом 2.10.19 Основных положений  по составу затрат, включаемых в себестоимость продукции (работ, услуг), утвержденных Министерством экономики от 26 января 1998 г. № 19-12/397, Министерством статистики и анализа от 30 января 1998 г. № 01-21/8, Министерством финансов от 30 января 1998 г. № 3 и Министерством труда Республики Беларусь от 30 января 1998 г. № 03-02-07/300, с изменениями и дополнениями, командировочные и представительские расходы включаются в состав затрат, включаемых в себестоимость продукции (работ, услуг).

Форма командировочного удостоверения при служебных командировках в пределах Республики Беларусь приведена в приложении 1 к Инструкции о порядке и размерах возмещения расходов при служебных командировках в пределах Республики Беларусь. утвержденная постановлением Министерства финансов от 12 апреля 2000 г № 35 (с учетом изменений и дополнений, внесенных постановлениями Министерства финансов от 1 августа 2001 г. № 86. от 9 октября2001 г № 102).

При командировании работника на незначительное расстояние от постоянного места работы вопрос о том, может ли работник ежедневно возвращаться из места командирования к месту своего постоянного жительства в каждом конкретном случае решается нанимателем с учетом дальности расстояния, условий транспортного сообщения, характера выполняемого задания, а также необходимости создания работнику условий отдыха и оговаривается в приказе (распоряжении) нанимателя.

Инструкция  о порядке организации и проведения проверок (ревизий) главным контрольно-ревизионным  управлением Министерства финансов Республики Беларусь, главными управлениями Министерства финансов по областям и г. Минску, отделениями главных управлений Министерства финансов по областям: утверждена приказом Министерства финансов Республики Беларусь № 391 от 30,12.1999 г.; устанавливает порядок организации и проведения ревизий работы финансовых управлений, местных исполнительных и распорядительных органов; оформление результатов проверок и принятие мер по устранению выявленных нарушений.

В Республике Беларусь сфера аудиторской деятельности, так же, как и сфера бухгалтерского учета и отчетности, базируется на специальном законе - Законе Республики Беларусь от 8 ноября 1994 года «Об аудиторской деятельности» в редакции Закона Республики Беларусь от 18 декабря 2002 года (далее – Закон об аудите). Данный нормативный правовой акт определяет правовые основы осуществления аудиторской деятельности на территории Республики Беларусь, устанавливает права и обязанности аудиторских организаций и аудиторов, а также регулирует отношения, возникающие в процессе государственного регулирования аудиторской деятельности.

В настоящее  время регулирование аудиторской  деятельности в Республике Беларусь осуществляется в соответствии с:

• Законом Республики Беларусь от 18 декабря 2002 г. № 164-3 "О внесении изменений и дополнений в Закон Республики Беларусь "Об аудиторской деятельности";
• Декретом Президента Республики Беларусь от 14 июля 2003 г. № 17 "О лицензировании отдельных видов деятельности"; постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 22 мая 2002 г. № 650 "Об аттестации на право осуществления аудиторской деятельности";
• Постановлениями Министерства финансов Республики Беларусь "Об утверждении правил аудиторской деятельности";
• Указом Президента Республики Беларусь от 12 февраля 2004 г. № 67 "О совершенствовании государственного регулирования аудиторской деятельности";
• Постановлением Правления Национального банка Республики Беларусь от 2 июля 2001 г. № 129 "Об утверждении Правил лицензирования и осуществления аудиторской деятельности в банковской системе Республики Беларусь".  

 При написании дипломной работы были использованы различные литературные источники, в частности, нормативные документы:

1. Закон Республики  Беларусь от 18.10.1994 № 3321-ХII «О бухгалтерском учете и отчетности (В редакции Закона Республики Беларусь от 25.06.2001 № 42-З (с изменениями, внесенными Законом РБ от 17.05.2004 № 278-З)).

2. Инструкция о порядке  организации и проведения ревизий  и проверок финансово-хозяйственной  деятельности предприятий, объединений,  организаций и учреждений, находящихся  в ведении Министерства сельского хозяйства и продовольствия Республики Беларусь, утвержденная приказом Министерства сельского хозяйства и продовольствия РБ № 10 от 14.01.2002 года.

Кроме указанных были изучены и некоторые другие нормативные  акты и законы Республики Беларусь.

Различные аспекты бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами рассматривали в своих трудах ученые-экономисты И.Н. Белый, А.М. Гатаулин, В.Н. Демьяненко, А.А. Додонов, Б.В. Ивашкевич, В.П. Индукаев, Т.А. Козина, В.Г. Линник, А.П. Михайлин, С.А. Николаева, П.Я. Папковская, Т.С. Сандрикова, Н.М. Студенкова, А.М. Фабричнов, В.И. Шиян, В.И. Юшков и многие другие.

 Таким образом, анализ литературных источников подтверждает актуальность темы исследования.

В настоящее  время учет и аудит расчетов с подотчетными лицами занимают доминирующее место в общей системе бухгалтерского учета и контроля. Недаром в практике работы организаций в странах с рыночной экономикой эти участки учета выделены в системе бухгалтерского учета в так называемый управленческий учет. Управленческий учет, или учет для управления, имеет целью обеспечить администрацию организации, куда входит довольно узкий круг внутренних пользователей информацией, необходимой для контроля за производственной деятельностью организации и служит для принятия решений по результатам этой деятельности. К этой информации в первую очередь можно отнести данные о затратах на производство, рентабельности продукции (работ, услуг), их выпуске и продаже (реализации), о результатах реализации продукции, работ, услуг.

В настоящее  время в связи с вступлением  в силу с 01.01.2010 г. Общей части Налогового кодекса [2] все организации республики обязаны вести налоговый учет исключительно в целях налогообложения и осуществления налогового контроля. Налоговый учет основывается на данных бухгалтерского учета, отраженных в первичных учетных документах и регистрах бухгалтерского учета, и иных документально подтвержденных данных об объектах, подлежащих налогообложению либо связанных с налогообложением.

Информация  об объектах налогообложения и элементах налогового учета подлежит систематизации и накоплению в расчете налоговой базы. Сводными формами отражения такой информации за налоговый или отчетный период, сгруппированной в соответствии с требованиями налогового законодательства, без распределения (отражения) по счетам бухгалтерского учета являются регистры налогового учета.

Элементами  налогового учета признаются имеющие  соответствующие характеристики показатели, учитываемые либо исключаемые при  определении размера налоговой базы в соответствии с налоговым законодательством, в том числе доходы и расходы плательщиков.

Все расходы, связанные  с производством продукции, в  бухгалтерском учете списываются  в дебет счета 20 «Основное производство»  в полной сумме. Однако для целей  налогообложения часть расходов (на командировки сверх установленных норм, представительские, на рекламу, оплата консультационных, информационных и аудиторских услуг, на проведение обязательных аудиторских проверок) может быть учтена только в пределах норм, а на сумму превышения этих норм отчетная прибыль корректируется в налоговых регистрах.

1.3 Значение и задачи учета и аудита расчётов с подотчетными лицами

В процессе своей  деятельности практически каждый бухгалтер  сталкивается с проблемой правильного  учета и налогообложения командировочных расходов. При этом часто возникают вопросы, в частности, что считать служебной командировкой; каков порядок командирования сотрудников предприятия, работающих по совместительству или выполняющих работу по договорам гражданско-правового характера; какими нормативными документами, затрагивающими вопросы командировочных расходов, необходимо руководствоваться в настоящее время.

В условиях перехода к системе рыночного хозяйствования в соответствии с изменениями  в экономическом и социальном развитии страны, существенно меняется и политика в области расчетов с подотчетными лицами, социальной поддержки и защиты работников.

Основными задачами контроля расчетов с подотчетными лицами являются:

1. установление правильного и целевого использования подотчетных сумм;
2. выявление незаконных и нецелесообразных с хозяйственной точки зрения расходов;
3. соблюдение установленного порядка возмещения командировочных расходов.

Основными документами, которые необходимо подвергнуть  изучению при проверке расчетов с подотчетными лицами, являются: приказ об учетной политике; авансовые отчеты; журнал регистрации командировочных удостоверений; приказы о направлении работников в командировку; список лиц, которым разрешено получение наличных денег из кассы; сметы представительских расходов; приказы об утверждении смет представительских расходов; заявления на выдачу денег из кассы; документы, подтверждающие произведенные расходы (товарные, кассовые чеки, накладные, счета, акты закупок, командировочные удостоверения, проездные билеты, счета гостиниц).