Выставочный менеджмент в сфере делового туризма

Оглавление

 

 

Введение

 

По данным самых авторитетных международных ассоциаций, выставочная деятельность в России переживает небывалый подъем - отмечается устойчивая тенденция к росту основных показателей этой отрасли: увеличиваются площади и количество выставочных центров,  не только в крупных городах, но и на периферии, все больше российских компаний принимает участи в выставках и ярмарках, растет количество зарубежных участников.

Важно рассматривать выставочную деятельность не только как место для продажи своих товаров, но как актуальную площадку для межличностных и маркетинговых коммуникаций, как эффективный способ стимулирования развития экономических возможностей не только отдельных компаний, но и государства в целом.

Значительную роль в выставочной деятельности играют нематериальные интеллектуальные активы. Выставочную деятельность можно охарактеризовать как уникальную услугу, зависимую от сущности предлагаемого товара, способов и методов его продвижения, профессионализма продавца. Эффективной выставочная деятельность любой компании будет в том случае, если будет четкое понимание сущности выставки, умение координировать и синтезировать различные ее составные элементы, применять новейшие научные и информационные разработки.

Одним из самых перспективных направлений на сегодняшний день является деловой туризм. Необходимо отметить, что в современной туристической отрасли деловой туризм — это не только формирование туров, это разнообразный комплекс услуг, включающихся в себя корпоративное и индивидуальное обслуживание на совершенно разных уровнях. Практически все турагентства, специализирующиеся на деловом туризме предлагают ряд организационных и консалтинговых услуг по оптимизации бюджета, самого процесса бизнес-поездок, подготовки различных мероприятий.

Многие агентства, работающие в рамках корпоративного обслуживания, выходят на принципиально новый уровень отношений со своими клиентами — они становятся не просто обычными турагентами, предлагающими тот или иной вариант поездки, а превращаются в бизнес-партнеров, выполняющих, зачастую, львиную долю функций компании-заказчика. Построение межличностных коммуникаций с потенциальными партнерами эффективно осуществлять именно на специализированных выставках и ярмарках.  Именно этим и определяется актуальность темы дипломной работы: Выставочный менеджмент в деловом туризме на примере туристической фирмы ООО «Океан-Байкал».

Цель исследования определила круг задач:

1. Выявление особенностей менеджмента в туристических компаниях;
2. Определение процессов развития делового туризма в России;
3. Изучение теоретических основ выставочного менеджмента в сфере делового туризма;
4. Анализ деятельности туристской компании «Океан-Байкал»;
5. Выявление предпосылок совершенствования выставочного менеджмента в туристкой компании;
6. Разработка мероприятий и рекомендаций по улучшению и развитию выставочного менеджмента в турфирме;
7. Расчет экономической эффективности предложенных мероприятий.

Предмет исследования: выставочный менеджмент в туристской компании.

Объект исследования: иркутская туристская компания «Океан-Байкал».

Методологической, теоретической и эмпирической базой исследования явились современная теория выставочного менеджмента и делового туризма, различные научные концепции, обоснованные в современной экономической литературе, разработки ряда зарубежных и отечественных ученых, периодические статья, методические и справочные материалы.

В процессе исследования применялись общенаучные методы изучения, такие как, методы системного подхода к решению проблем, анализ, синтез, экспертный опрос.

Практическая значимость результатов исследования определяется тем, что в дипломном проекте предложен инструментарий, позволяющий организовать в туристкой компании выставочную деятельность. Разработанные мероприятия существенно повысят эффективность маркетинговых коммуникаций и увеличат основные экономические результаты.

 

 

 

 
 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Глава 1.Теоретические основы выставочного менеджмента в сфере делового туризма

 

1.1 Закономерности  подотраслевой дифференциации менеджмента  в туристических предприятиях  РФ

 

Все предприятия индустрии туризма в современной России можно классифицировать в зависимости от уровня управления на три группы.

 

 

Рис.1.1 Дифференциация предприятий в индустрии туризма

1. «Традиционные предприятия» - пример модели командно-административного управления. Для адаптации таким предприятиям необходима стабильная политика, менeджеры в таких компаниях придерживаются вертикальной субординации в принятии и реализации управленческих решений и остерегаются инноваций. Уровень развития менеджмента в них можно охарактеризовать как зачаточный: не осознали ценности, не создали систему, нет соответствующей корпоративной культуры.

2. «Прeдприятия перехoдного типа» — это быстро развивающиеся предприятия, которые испытывают потребность в изменении форм и методов управления в условиях быстроменяющегося рынка или внедрения новейших технологий. Такие компании пытаются разработать систему менеджмента, активно учатся.

3. «Перспективные предприятия» — стремятся развивать компанию, для них характерен профессиональный менеджмент. В большинстве своем это транснациональные корпорации и крупнейшие российские компании. Такие предприятия работают по западным технологиям, из-за чего испытывают адаптационные проблемы на российском рынке. В общей массе предприятий индустрии туризма данных компаний всего 10-15%, что объясняется неразвитостью рыночной инфраструктуры.

Рассмотрим факторы, препятствующие развитию менеджмента в туристских компаниях[39, c.102].

– Первый фактор – переходный этап экономики и незавершенное преобразование российских компаний;

— Второй фактор – это командно – административная модель управления организацией;

— Третий фактор – низкая управленческая квалификация руководителей туристических фирм;

—Четвертый фактор – нехватка профессиональных кадров;

— Пятый фактор – недоразвитие туристской инфраструктуры, отсутствие развитой сети современных транспортных магистралей;

— Шестой фактор – отсутствие благоприятного налогового режима для инвестиций в туристскую инфраструктуру.

Выявление основных тенденций и определение специфических особенностей, которые обусловлены характеристиками туристических услуг – вот первостепенная задача менеджмента в туризме.

Независимо от размеров, специализации, вида и формы собственности компания не может решать любые  задачи без системного подхода к их решению. Системный поход представляет собой не просто список целей и задач, а их иерархию в зависимости от масштабности и сложности. Примером такой  систематизации можно использовать модель в виде дерева целей (рис.1.2).

Посредством дерева целей описывается их упорядоченная иерархия.

Рис. 1.2 Пример дерева целей турфирмы

Именно постановка труднореализуемых задач является одной из пяти особенностей туристической деятельности. Для эффективного функционирования в конкурентной среде туристские компании действуют в условиях многозадачности, решая не только стратегические, но  тактические и оперативные цели. Кроме этого, топ-менеджмент компании должен решать как экономические, так и технологические, инновационные, организационные задачи. Помимо этого очень часто возникают различные внештатные ситуации, также требующие решения.

Еще одной особенностью туристкой деятельности является сложность взаимодействия между ее различными составными частями. Чтобы составить бизнес-тур для компании-клиента, турфирма должна договориться с рядом контрагентов, отвечающих за размещение, трансферт, питание, экскурсии туристкой группы. Совместить все эти элементы и на сформировать такой тур. какой именно нужен клиенту – нетривиальная задача.

Следующая особенность перекликается с предыдущей и выражается в комплексности предоставления услуг.

Важно отметить значительное влияние компаний-клиентов на деятельности туристкой фирмы, это является еще одной особенностью. Формирование, например, бизнес-поездок сопровождается целым комплексом дополнительных услуг: экскурсиями, эксклюзивным отдыхом, расслабляющими процедурам (массаж, спа), шоп-турами. И выбор тех или иных составляющих, которые будут входит в поездку, выбирает, а, зачастую, диктует компания-клиент. Кроме этого, турфирма должна предоставить все необходимые услуги и при этом, не превысить допустимый лимит бюджета.

Любое туристское предприятие осуществляет свою деятельность в окружении различных заинтересованных лиц и клиентов. Такие группы в стратегическом планировании и управлении называются «стейкхолдеры». Структуру стейкхолдеров можно представить в виде схемы на рис.1.3.

Рис.1.3. Структура стейкхолдеров

Индустрия туризма сегодня – это сложный механизм, включающий в себя множество взаимосвязанных компонентов. Уровень ее развития должен соответствовать представлению туриста о предоставляемом комплексе услуг. Современный турист, а особенно, современный бизнес-турист, деловой человек, представляет собой новый тип потребителя, которого отличает: высокая требовательность к комфорту и качеству услуг, активность и независимость. Для того, чтобы удовлетворить потребности таких туристов, необходимо приложить немало усилий. Следовательно, предлагаемый турпродукт должен своевременно реагировать на высокие и разнообразные запросы клиентов, всячески подтягивая уровень развития всех звеньев туристской индустрии[29, c.56].

Итак, заключительной, пятой особенностью туристкой деятельности является особенность самого туристского продукта.

Рассмотрим основные характеристики туристского продукта: неосязаемость, неразрывность производства и потребления, изменчивость и неспособность к хранению.

 

 

 

 

Рис. 1.4 Характеристики туристского продукта

 

Таким образом, предпринимательская деятельность в сфере туризма со всеми своими отличительными чертами, должна стать объектом стратегического управления, как на государственном уровне, так и в частном порядке. Учитывая особенности своего бизнеса, туристским организациям необходимо создавать такую систему управления, которая бы поддерживала баланс между деловой средой, смысловой основой организации и результатами ее деятельности.

Поэтому применение системы управления, включающей в себя методы и приемы стратегического управления, и создание внутри самой организации механизмов саморазвития на базе использования концепции стратегического управления, позволит высшему руководству туристских организаций принимать комплекс решений и осуществлять действия по стратегическому анализу, целеполаганию, стратегическому выбору, а также по реализации стратегического плана в реальном масштабе времени.

1.2 Процессы развития  в сфере делового туризма в  РФ

 

Как уже было отмечено в теоретической части, в настоящее время  деловой туризм набирает обороты, все больше компаний отправляют своих сотрудников в бизнес-поездки. Деловой туризм состоит из нескольких пересекающихся между собой направлений(рис.1.5). В туристической отрасли принято использовать термин-аббревиатуру MICE – этот термин обозначает ключевые английские слова, которые характеризуют базовые элементы делового туризма.

 

 

 

 

Рис. 1.5 Основные элементы индустрии делового туризма

 

 

В российской практике применяют следующие термины: деловой туризм, индустрия встреч и индустрия MICE.

Деловой туризм достаточно разнообразен. Значительную часть составляют корпоративные  — как индивидуальные деловые поездки, так и для участия в мероприятиях, которые проводятся промышленными и торговыми транснациональными компаниями. К корпоративным поездкам относят и инсентив-туры — поездки, организуемые компаниями для мотивации сотрудников, которые заняты продвижением и продажей производимого этой компанией товара[43].

Десятая часть рынка делового туризма приходится на поездки, связанные с участием в съездах, конференциях, семинарах от политических, экономических, научных, культурных, религиозных и других подобных организаций. 

На долю путешествий, целью которых является посещение торгово-промышленных выставок, ярмарок и участия в их работе приходится такеж одна десятая. 

Высокие темпы развития делового туризма определяют глобализация мировой экономики и космополизация. Бизнесмены стараются находить деловых партнёров за рубежом, они едут за новыми возможностями для своей компании.

Бизнес-туры дифференцируют, в зависимости от целей и комплекса востребованных услуг, на несколько видов. В практике в чистом виде различные категории поездок встречаются крайне редко, обычно туры совместные, например, выставочно-конгрессные и инсентив-поездки.

Инсентив-туры – мотивационные поездки для сотрудников компании, клиентов, дилеров, торговых агентов, топ-менеджеров – являются частью корпоративной культуры западных и многих российских компаний. Установление более тесного контакта между персоналом компании, обмен опытом и новыми идеями, подведение итогов, – вот лишь краткий перечень задач, которые решают во время инсентив-поездок[43].

Основные требования для инсентив-путешествий можно объединить в следующие группы (табл.1.1):

Таблица 1.1

Требования для интенсив-поездок

Требование	Характеристика
Уникальность	Ни одно путешествие не должно повторяться, маршруты должны быть непредсказуемы и полны сюрпризов, богаты специфическими мероприятиями.
Фантазия и экзотика	Эта важная часть связана с предоставлением возможности попробовать нечто необычное, например стрельбу по движущимся объектам или соколиную охоту. Применимо к Иркутску – это обязательная поездка на Байкал.
Исключительность	По окончании путешествия его участники должны быть уверены, что они посетили необычное место и встретились с интересными людьми.
Оригинальность	В этой сфере особо ценятся инновационные идеи

 

Конгрессно-выставочный туризм - деятельность, связанная с организацией конгрессов, выставок, ярмарок, конференций и прочих мероприятий.

Одним из основных условий развития конгрессно-выставочного туризма является требование закрепления за принимающим направлением репутации, позволяющей ему получить международное признание. Страны, успешно развивающие у себя конгрессно-выставочный туризм, имеют репутацию лидеров в научно технических направлениях, что позволяет им привлекать в первую очередь специалистов, а затем постепенно расширять круг посетителей. Основополагающим условием для привлечения участников конгрессно выставочных мероприятий является степень экономического развития страны и особенно уровень развития новых технологий, транспортной инфраструктуры, средств связи, гостиничной базы. 

Участие в выставке – трудозатратное мероприятие, учитывая стоимость площадей, перевозки оборудования, командировки стендистов и прочие расходы, поэтому положительное решение в пользу выбора конкретного предложения принимается после предварительного анализа преимуществ, которые такое мероприятие способно дать. К подобным преимуществам можно отнести выход на новый рынок с высоким потребительским потенциалом, налаживание связей с новыми выгодными партнерами, продвижение продукта фирмы на новом рынке[7, c.95].

Конгрессный туризм представляет собой разновидность выставочного туризма. Выделяют конгрессный туризм потому, что организация конгрессных мероприятий, имеющая много общего с организацией выставочной деятельности, предъявляет несколько иные требования к инфраструктуре и организаторам. Конгрессные мероприятия мельче по масштабу, чем выставочные, но имеют более квалифицированный и требовательный состав участников. По доходности конгрессные мероприятия уступают выставкам, поскольку рассчитаны на меньшее количество участников. Однако в отличие от выставок конгрессы, особенно международные, ориентируются на эксклюзивное обслуживание, тем самым обеспечивая загрузку лучших гостиниц города[38].

Выставочное движение набирает силу во всем мире. Увеличивается число выставок и ярмарок, расширяются их география и круг участников, становится более разнообразной направленность. В настоящее время проводятся специализированные выставки гостиничного и ресторанного хозяйства, спортивного, экологического, познавательного, лечебно оздоровительного и конгрессного туризма, ярмарки туристского и спортивного инвентаря. За короткий срок этот сегмент туристского рынка стал одним из самых крупных и стабильных.

Деловые встречи – мероприятия по привлечению потенциальных партнеров, инвесторов, поставщиков в различных сферах бизнеса и науки. Цели встреч могут быть разными: поиск партнера, изучения опыта работы, переговоры. 

Россия, несмотря на свой высокий потенциал, занимает пока весьма скромное место на мировом рынке туризма. На ее долю приходится около одного процента мирового туристского потока. В ВВП нашей страны доля туризма незначительна. Это указывает на низкий уровень развития туристической отрасли. Исключение составляет лишь Москва, где до 7% годового бюджета столицы формируется именно за счет поступлений от туризма[38].

Тем не менее, в Иркутске туристическая отрасль региона получила от иностранных гостей минимум около 276 млн. рублей, если рассчитывать, что один деловой турист пребывал в городе не более суток[8]. 

Сложно утверждать, что Россия будет получать от туризма доходы, сопоставимые с доходами от этой сферы экономики, например, средиземноморских стран. Тем не менее, возможности развития туризма в России огромны и в большей степени не использованы.

Долгое время туризм в России был только выездным, это объясняется невозможностью достаточно долгое время свободно выезжать россиянам за рубеж. Также иностранные туристы в силу различных причин – неразвитая инфраструктура, нестабильное экономическое и политическое состояние, криминализация – не посещали Россию. Необходимо отметить, что на сегодняшний день ситуация несколько изменилась – в страну с туристическими целями едут иностранные туристы, но из стран, которые также, как и Россия не являются активными участниками мировой туристической отрасли – это путешенственники из Китая, Польши, Финляндии. Туристы из более развитых европейских стран, США, Японии составляют незначительный процент в общей совокупности иностранных туристов, приезжающих в Россию [38].

Это объясняется тем, что в Российской Федерации, несмотря на уверенное становление рыночной экономики, проблемы переходного периода, затрагивающие туристическую отрасль, так и остались нерешенными. К ним можно отнести неразвитость туристской инфраструктуры, неблагоприятный визовый режим, а также несоответствие цены качества, что особенно чувствительно для европейских туристов, привыкшим к мировым стандартам обслуживания.

В течение достаточно продолжительного времени по статистическим данным в общем объеме турпоездок  не  меняется доля поездок с деловыми целями. Это говорит не об отсутствии привлекательности РФ как делового партнера, а указывает на бюрократические сложности при получении российской бизнес-визы, и зачастую, бизнес-туристы оформляют туристическую визу, указывая в целях поездки либо отдых, либо частную поездку.

По существующим прогнозам Российская Федерация на второе место в мире по инвестициям в туристическую отрасль в 2014-2015гг. Из того же источника ( Всемирный совет по туризму и путешествиям (WTTC) известно, что в течение 2-3 лет ожидается рост деловых, по прогнозам, увеличение составит 4,7%. Таким образом, деловой туризм – одна из наиболее перспективных и высокодоходных сфер мировой экономики.

Рассматривая структуру деловых поездок в Россию, необходимо отметить, что значительная доля в общем объеме бизнес-путешествий приходится на Москву и Санкт-Петербург и составляет более 75%. Такой результат ожидаем  – именно в двух крупнейших российских городах наблюдается наибольшая деловая активность.

Больше половины иностранных туристов, посещающих Москву, в целях своего визита обозначают деловую поездку. как отмечалось ранее, деловая поездка имеет своей целью не только заключение договоров и установление долгосрочных партнерских отношений, бизнес-туры включают в себя большое количество дополнительных услуг, что безусловно, выгодно всем участникам туристического процесса. Именно конгрессный туризм, вносит значительный вклад в национальный доход принимающих стран.

Конечно, в России конгрессный туризм находится в зачаточном состоянии, если в западных странах он обеспечивает более трети загрузки ведущих мировых гостиниц, то в Москве и Петербурге – не более 7%, а на периферии и того меньше. Особой популярностью пользуются так называемые конференц-пакеты. На данный момент в столице отсутствует современный  конгресс-центр, который был бы рассчитан на многотысячные мировые деловые форумы. Бизнес-центры для проведения конференций, конечно же существуют, но они далеки от мировых стандартов. В следствие  этого, основными заказчиками конференций являются отечественные крупные компании, зарубежные корпорации не проводят деловые форумы в Москве или в Санкт-Петербурге, хотя периодически являются его участниками.

Наряду с бизнес-центрами в Росси начинают открываться бизнес-отели. Такие отели принципиально отличаются от обычных гостиниц, они предлагают высокий уровень обслуживания, наличие новейших информационных технологий, конференц-залы, залы для презентаций. Многие бизнес-отели заключают корпоративные соглашения с компаниями и фирмами на обслуживание их сотрудников. В последнем случае деловые отели предоставляют компаниям скидки. Зачастую это очень выгодно для предприятий, так как в сезон выставок часто возникает потребность в большем числе номеров, нежели было запланировано первоначально. Договор на обслуживание с отелем может позволить бронирование дополнительных номеров и тем самым избавить руководство компании от головной боли, связанной с размещением персонала[43].

Люди, которые много времени в течение дня проводят на конференциях и на деловых обедах и ужинах, требуют, чтобы в отелях соответствующим образом были оборудованы оздоровительные центры и спортивные площадки для разгрузки. Бизнес-отели в свою очередь предлагают услуги плавательного бассейна, сауны, массажных кабинетов, фитнес-центра. Деловые путешественники в основном предпочитают обедать отдельно. Лучшие отели предлагают уединенный ужин. Компании часто организуют деловые ланчи, кофе-брейк в перерывах конференций, фуршеты, банкеты и т. д. Следует помнить, что качественно приготовленные блюда и хорошо организованное обслуживание оставляют благоприятное впечатление у гостя.

Безусловно, деловой туризм оказывает благоприятное воздействие на развитие экономики тех стран, где он активно пропагандируется. Следовательно, учитывая реальные возможности инфраструктуры российского туризма, необходимоя сосредоточить усилия на наиболее перспективном сегменте туристского рынка, имеющего экспортную направленность, а именно на деловом туризме в целом и конгрессном туризме, в частности.

В таблице 1.2 представлены отличительные особенности делового туризма, принимая во внимания которые можно избежать некоторых ошибок и не упустить возможности по развитию этого направления в России.

 

Таблица 1.2

Отличительные особенности делового туризма

Особенность	Характеристика
Внесезонность	Мероприятия с участием деловых путешественников проводятся в течение всего года
Прогнозируемость	Мероприятие планируется за значительный срок до его проведения
Массовость	На мероприятие приезжают несколько сотрудников с одной компании
Ориентацией на потребление услуг среднего и высокого качества	Деловые люди ожидают получить не только комплекс основных услуг, но и большой спектр дополнительных

 

 

Для достижения того, чтобы деловой, а, в частности, конгрессный туризм активно развивался в России, необходимо провести следующие мероприятия:

– Во-первых, определить нормы качества, которым должны отвечать принимающие службы и профессиональные организации, обслуживающие конференции;

– Во-вторых, дать оценку существующих возможностей национальной территории;

– В-третьих, скоординировать работу профессионалов в данной отрасли;

– В-четвертых, обеспечить обмен информацией между всеми заинтересованными участниками данного сегмента рынка;

–  В-пятых, оказывать бесплатную помощь организаторам совещаний в вопросах выбора мест и дат проведения конференций, церемонии открытия, проведения и закрытия, а также консультирование их по вопросам взаимодействия с местными властями[38].

Среди способов и методов продвижения, характерных для рынка конгрессного туризма, выделяются два принципиально отличных понятия: непосредственное продвижение конференции, а также продвижение региона как центра конгрессного туризма. Важно разработать и реализовать конкретные предложения по осуществлению государственной политики в области туризма и, в частности, конгрессного туризма. Должен быть четко продуман механизм регулирующих методов со стороны государства.

 

 Как уже отмечалось ранее, основными проблемами туризма, как въездного, так и выездного в Российской Федерации является отсутствие отвечающего мировым стандартом уровня специализированных деловых услуг. Это неизбежно затрудняет деятельность российских профессиональных компаний, создает трудности для грамотной организации деловых путешествий, усложняет взаимодействие с родственными международными и национальными структурами.

Чтобы исключить перечисленные выше проблемы, необходимо провести ряд серьезных преобразований. В первую очередь, нужно активизировать государственную политику в области делового въездного туризма. Для этого было бы целесообразно разработать комплексный план мероприятий по созданию и продвижению на рынок положительного имиджа России, а также обозначить туристский продукт для делового потребителя.

Нельзя забывать об отсутствии эффективной законодательной базы в области делового туризма, и, в целом, необходимо усовершенствовать туристское законодательство. Важна поддержка деятельности общественных организаций и консалтинговых структур, которые специализируются на деловом туризме, такие организации могут не только осуществлять учебную и консультационную деятельность, но и заниматься маркетинговым продвижением российского туристского продукта. Большое внимание уделять адаптации и внедрению международных стандартов в деятельность российских компаний.

Резюмируя, хочется отметить. что только профессионально грамотное планирование туристской деятельности на всех уровнях является обязательным условием обеспечения ее эффективного развития. Туризм является довольно сложной, но в тоже время очень перспективной отраслью экономики, поэтому нуждается в государственной и частной поддержке, а также в стратегическом и тактическом планировании.

Мировой опыт показывает, что успех развития туристической отрасли в решающей степени зависит от того, как воспринимается эта отрасль на государственном уровне, насколько эффективно организовано управление и в какой степени интересы туризма лоббируются в правительстве. Для активного и эффективного становления туризма в России важна пропагандистская работа для создания положительного имиджа страны, а также решение острых насущных проблем, препятствующих развитию туристской отрасли.

 

1.3 Теоретические  основы выставочного менеджмента  в сфере делового туризма

 

Многие авторы  дают  свое определение понятию «выставка», отличающееся от других перечислением специфических свойств выставки, ее целей, способов продвижения. Некоторые ученые рассматривают выставки только в совокупности  с ярмарками, так как разделяют презентационные  и торговые функции.