Административыне технологии

Введение

 

Конечный результат управленческой деятельности государственного аппарата зависит от множества промежуточных  звеньев, одним из которых является делопроизводство, позволяющее обеспечить оперативность и гибкость в принятии решений. Делопроизводство координирует все этапы работы - от проектирования до практической реализации решений.

Процесс управления включает следующие основные типовые документируемые  операции: сбор и обработку документной  информации; подготовку решения; принятие и документирование решения; доведение  решений до исполнителей; исполнение решения; контроль исполнения; сбор информации об исполнении; передачу информации по вертикальным и горизонтальным связям; хранение и поиск информации.

Аппарат управления реализует  свои функции главным образом  посредством универсальных и  полномочных организационно-распорядительных документов (ОРД), создаваемых циркулирующих  вне зависимости от специфики  деятельности во всех отраслях народного  хозяйства и государственного управления.

Если учесть, что в аппарате управления занято более 14 млн. человек, а ежегодный документооборот  в стране составляет примерно 60 млрд. Листов и продолжает расти, то несомненно, что эффективное нормативное  регулирование этого процесса имеет  большое значение. В качестве одного из средств регулирования документопотоков выступают документные государственные  стандарты, общесоюзные классификаторы и унифицированные системы документации. Эти и другие нормативы признаны стабилизировать документооборот  в стране по всему технологическому циклу, создать оптимальную технологию ведения документного хозяйства  каждой управленческой единицы.

 

 

Организационно-распорядительная документация.

Организационно-распорядительная документация выделяется из единой по своей информационной природе документации в зависимости от функций государственного органа, учреждения, который обслуживает  делопроизводство.

Органы государственной  власти и государственного управления РФ, все учреждения, организации  и предприятия отражают свою деятельность в распорядительных документах. В  соответствии с положениями о  государственных органах классифицируются и распорядительные документы.

К распорядительным документам, отражающим административно-управленческую деятельность учреждений, относятся: постановления, решения, распоряжения, уставы, положения, приказы, инструкции, протоколы, докладные  и объяснительные записки, акты, отчёты и др.

 

 

 

 

Организационные документы.

Уставы. Под уставом понимается свод правил, регулирующих деятельность организаций, учреждений, обществ и  граждан, их взаимоотношения с другими  организациями и гражданами, права  и обязанности в определенной сфере государственного управления или хозяйственной деятельности. Например, Устав железных дорог РФ, Ветеринарный устав и т. д. Отдельно следует выделить уставы, определяющие организацию определенной сферы  деятельности Вооруженных сил РФ (Строевой устав, Дисциплинарный устав  и т.д.) Общие уставы утверждаются высшими органами государственной  власти и управления, а уставы общественных организаций принимаются и утверждаются съездами. Уставы предприятий, учреждений и организаций утверждаются их вышестоящими органами (министерствами, ведомствами, исполкомами местных Советов).

Положения - нормативные  акты, имеющие сводный кодификационный  характер и определяющие порядок  образования, структуру, функции, компетенцию, обязанности и организацию работы системы органов государства (например, Общее положение о министерствах  РФ), единого органа (например, Положение  о государственной автомобильной  инспекции), структурного подразделения (комиссии, группы). Положения могут регламентировать деятельность должностных лиц. В отдельную группу следует выделить положения, регулирующие совокупность организационных, трудовых и других отношений по конкретному вопросу. Например, Положения об открытиях, изобретения и рационализаторских предложениях или Типовое положение о ведении делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в государственных органа, на предприятиях, в учреждениях и организациях. Наиболее многочисленны разновидности положений о проведении различных конкурсов, смотров и других мероприятий.

Положения утверждаются в  установленном порядке.

Уставы и положения  являются сложными документами. Их структура  и содержание, как правило, определяются учреждениями - разработчиками.

Индивидуальные положения  разрабатываются на основе типовых. Типовые положения, как правило, утверждаются вышестоящими органами управления, а индивидуальные- руководителями предприятий и организаций.

 

 

Инструкции - правовой акт, издаваемый органом государственного управления (или утверждаемый его руководителем) в целях установления правил, регулирующих организационные вопросы, научно-технические, технологические, финансовые и иные специальные стороны деятельности учреждений, организаций, предприятий (их подразделений и служб), должностных лиц и граждан.

Инструкции издаются также  в целях разъяснения и определения  порядка применения законодательных  актов и распорядительных документов (например, приказов).

Заголовок инструкции должен четко очерчивать круг вопросов, объектов и лиц, на которых распространяются ее требования. Например «Должностная инструкция инспектору по контролю...», «Инструкция о порядке предоставления льгот лицам, работающим в районе Крайнего Севера», «Инструкция о  ведении делопроизводства».

Текст инструкции разбивается  по определенной логической схеме на разделы, пункты и подпункты. Начинается, как правило, инструкции разделом «Общие положения», в котором указывается  цели ее издания, области распространения, порядок пользования и другие сведения общего характера. Инструкция является документом постоянного длительного  действия (до замены новой).

Текст инструкции носит указующий  характер, поэтому в ней рекомендуется  четкие формулировки с распорядительными  словами типа: «должен», «следует», «необходимо», «имеет право», «не допускается», «рекомендуется», «запрещается» и  т.д. Текст инструкции излагается от третьего лица (например, «Руководители или по их поручению другие должностные лица государственных органов, предприятий, учреждений и организаций должны систематически анализировать, обобщать предложения, заявления и жалобы граждан, содержащиеся в них практические замечания...») или в безличной форме (например, «Повторным предложениям, заявлениям, и жалобам граждан при их поступлении присваивается очередной регистрационный индекс, в соответствующей графе регистрационно-контрольной карточки указываются регистрационные индексы первого предложения, заявления, жалобы»).

Инструкция оформляется  на общем бланке. Она утверждается специальным распорядительным актом  или непосредственно руководителем, о чем свидетельствует соответствующий  по форме гриф утверждения. На инструкции может быть сделана отметка о  том, что она является приложением  к распорядительному документу. При утверждении инструкции распорядительным документом (например, приказом) в нем  устанавливается срок введения инструкции, перечисляются необходимые организационные  мероприятия, указываются ответственные  исполнители.

 

 

 

Работа с документацией.

Автоматизация.

Процесс документообразования в управлении традиционно состоит из операции сбора исходной информации, изготовления документа (подготовки текстовых и (или) цифровых данных и печатания их на бланке), придания документу юридической силы. Эти операции могут выполняться как вручную, так и с помощью средств вычислительной техники (ВТ).

Внедрению современной электронной  вычислительной техники в управление предшествовала механизация вычислительных работ на базе клавишных и счетно-перфорационные вычислительных машин.

Электронная техника обладает по сравнению с механизированными  клавишными и счетно-перфорационными  машинами более значительными вычислительными  возможностями. Это позволило в  свое время перейти к комплексной  автоматизации управленческих функций. С появлением ЭВМ стало возможным  создание автоматизированных информационных систем и систем управления, автоматизированных рабочих мест, других систем автоматизированной обработки документов.

Широкое распространение  в документообороте предприятий  и организаций получают документы, ориентированные на обработку средствами вычислительной техники и создаваемые средствами ВТ на бумажном и машинном носителях. Рационализация формы и содержания документов на бумажных носителях с последующим их вводом в базу данных ЭВМ, фиксацией на машинный носитель или отображением на экране видеотерминала осуществляется в процессе унификации.

 

 

Унификация.

Унификация документов направлена на их сокращение и приведение к  единообразию(имеется в виду единообразное размещение показателей на формах, а также обеспечение сопоставимости информации во взаимосвязанных документах). Сокращение достигается путем исключения документов, не имеющих существенного значения, и дублируемых показателей.

Унификация форм документов осуществляется на основе единой графической  модели их построения - формуляра - образца.

С 1987 г. Введен ГОСТ 6.10.5-87, который  может рассматриваться как основа для проектирования формуляров-образцов на единых методологических принципах.

Унификация формы и  содержания документов проводится с  первых лет образования Советского государства с целью совершенствования  процессов управления и технологии их выполнения управленческим аппаратом. Как общегосударственная проблема унификации документов осуществляется с 1971г. Во исполнение специального постановления  правительства с этого времени  стали разрабатываться унифицированные  системы документации (УСД), внедрение  которых наряду с общесоюзными классификаторами ТЭИ должно способствовать стандартизации информационного обеспечения процессов  управления народным хозяйством.

 

 

Организационно-распорядительная документация классифицируется на три  группы:

- распорядительная документация (приказы, распоряжения, постановления, решения, указания);

- информационно-справочная документация (письма, телеграммы, телефонограммы, факсы, акты, протоколы, докладные и служебные записки);

- организационная документация (уставы, положения, правила, инструкции, штатные расписания).

 

Классификация организационно-распорядительной документации позволяет обеспечить оперативный поиск, контроль исполнения, создает условия для унификации документов.

Что представляет собой формуляр организационно-распорядительной документации.

Совокупность закрепленных мест в площади листа бумаги определенного формата под размещение информационных элементов документа называют формуляром.

ГОСТ Р6.30-97 устанавливает  для организационно-распорядительной документации два основных формата  документов- А4 и А5 . допускается применение формата А6. Формуляры установленные для наиболее широко применяемого формата А4 с угловым и продольным расположением штампов, приведены на рис 2 и 3 соответственно.

Формуляр делит площадь  формата на три зоны: служебное  поле документа, поле для размещения углового штампа и рабочее поле документа. Служебным полем документа является часть площади формата, предназначенная  для полей документа и закрепления  его в средствах хранения. Поле для размещения углового штампа располагается  в левом верхнем углу формата  или в верхней его части  при продольном варианте расположения штампа. Остальная часть площади  формата составляет рабочее поле документа.

Площадь формата заполняется  информационными элементами документа, а на бланках документов еще и  символическими знаками.

Информационные элементы документа в делопроизводстве называют реквизитами. Различают реквизиты  постоянные и переменные. Постоянные реквизиты повторяются в обязательном порядке во всех документах данного  наименования. Переменные - наносятся  непосредственно при подготовке конкретного документа.

Символические знаки служат ориентирами при оформлении документов, указывают начало и конец размещения реквизитов, отмечают места для пробивки отверстий под подшивку документов.

 

 

 

Состав реквизитов организационно - распорядительной документации.

В состав реквизитов организационно-распорядительной документации согласно ГОСТ Р6.30-97 включены следующие. (рис. 2 и 3)

01- государственный герб  РФ;

02- герб субъекта РФ;

03- эмблема организации  или товарный знак;

04- код организации;

05- код формы документа;

06- наименование организации;

07- справочные данные об  организации;

08- наименование вида документа;

09- дата документа;

10- распространенный номер  документа;

11- ссылка на регистрационный  номер и дату документа;

12- место составления или  издания документа;

13- гриф ограничения доступа  к документу;

14- адресат;

15- гриф утверждения документа;

16- резолюция;

17- заголовок к тексту;

18- отметка о контроле;

19- текст документа;

20- отметка о наличии  приложения;

21- подпись;

22- гриф согласия документа;

23- виды согласования документа;

24- печать;

25- отметка о заверении копии;

26- отметка об исполнители;

27- отметка об исполнении  документа и направлении его  в дело;

28- отметка о поступлении  документа в организацию;

29- отметка для автоматического  поиска документа.

 

Для изготовления бланков  документов используют следующие реквизиты: 01,02,03,04,05,06,07,08, а также отметки  для расположения реквизитов 09,10,11,12,14,17,18,19.

При оформлении документов следует использовать следующие  реквизиты: 09,10,11,13,14,15,16,17,18,19,20,21,22,23,24,25,26,27,28,29.

 

 

 

        Требования к оформлению реквизитов организационно -            распорядительной документации.

Требования к оформлению реквизитов на поле углового штампа.

Государственный герб РФ помещают на бланках документов в соответствии с постановлением о Государственном  гербе РФ.

Герб субъекта РФ помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов РФ.

Эмблему организации или  товарный знак помещают на бланках  организаций в соответствии с  уставом. Эмблему не воспроизводят  на бланке, если на нем помещен Государственный  герб РФ.

Код организации проставляют  по общероссийскому классификатору предприятий и организаций.

Код форму документа проставляют  по общероссийскому классификатору управленческой документации.

Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному  в ее учредительных документах.

Над наименованием организации  указывают сокращенное, а при  его отсутствии полное название вышестоящей  организации.

Наименование организаций  субъектов РФ, имеющих наряду с  русским языком в качестве государственного национальный язык, печатают на двух языках.

Наименование на иностранном  языке воспроизводят в тех  случаях, когда оно закреплено в  уставе. Наименование на иностранном  языке располагают ниже наименования на русском языке.

Наименование филиала, территориального отделения, представительства, структурного подразделения организации указывают  в том случае, если они являются авторами документа, и располагают  ниже наименования организации.

Автором документа может  быть должностное лицо, представляющие организацию.

Справочные данные об организации  включают почтовый адрес, номера телефонов  и другие сведения по усмотрению организации.

 

Наименование вида документа  составленного или изданного  организацией, регламентируется уставом  и должно соответствовать видам  документов, предусмотренным УСОРД.

В письме наименование вида документа не указывают.

Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола дата заседания. Если авторами документа являются несколько  организаций, то датой документа  считается наиболее поздняя дата подписания.

Регистрационный номер документа  состоит из его порядкового номера, который можно заполнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел.

Регистрационный номер документа, составленный двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров  документа каждой из этих организаций, проставляемый через косую линию  в порядке указания авторов в  документе.

Ссылка на регистрационный  номер и дату документа включает регистрационный номер и дату документа на который дается ответ.

Место составления документа  указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам.

Оформление реквизитов, размещенных  на рабочем поле документа.

Гриф ограничения доступа  к документу проставляют без  кавычек на первом листе документа, и его можно дополнить данными, предусмотренными законодательством  об информации, отнесенной к государственной  тайне и конфиденциальной информации.

В качестве адресата могут  быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже.

Должность лица, которому адресован  документ указывают в дательном падеже.

Если документ отправляется в несколько однородных организаций, то их следует указывать обобщенно.

Документ не должен содержать  более четырех адресатов. Слово  «копия» перед вторым, третьим, четвертым  адресатами не указывают. При большем  количестве адресатов составляют список рассылки документов.

Гриф утверждения документа  располагают в правом верхнем  углу документа.

 

Документ утверждается должностным  лицом или специально издаваемым документом.

Резолюцию рекомендуется  наносить с некоторым наклоном, пастой, отличающейся по цвету от основного  текста документа.

Допускается оформление резолюции  на отдельном листе. Заголовок к  тексту включает краткое содержание документа. Заголовок согласуется  с наименованием вида документа. Заголовок может отвечать на следующие  вопросы: о чем, о ком и др.

К тексту документов оформленных  на бланках А5 заголовок можно  не составлять.

Текст документа составляют на русском или национальном языке  в соответствии с законодательством  РФ и субъектов РФ о государственных  языках.

Тексты документов пишут  только на русском языке при направлении  их:

- в федеральные органы  государственной власти, органы  государственной

власти субъектов РФ;

- на предприятия, в  организации и их объединения,  не находящиеся в ведении данного  субъекта РФ или расположенные  на территории других субъектов  РФ.

Тексты документов оформляются  в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур.

При составлении текста в  виде анкеты наименование признаков  характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в  именительном падеже или словосочетанием  с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени. Характеристики, выраженные словесно, должны согласовываться с наименованиями признаков.

Графы и строки таблицы  должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк  должны быть согласованы с заголовками. Если таблица печатается более чем  на одной странице, графы таблицы  должны быть пронумерованы, и на следующих  страницах печатаются только номера этих граф.

Связный текст, как правило, состоит из 2-х частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть.

В тексте документа подготовленного  на основании документов других организаций  или ранее изданных документов, указывают  их реквизиты:

Наименование документа, наименование организации - автора документа, дату документа, регистрационный номер  документа, заголовок к тексту.

Если текст содержит несколько  решений, выводов и др., то его  следует разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруются арабскими  цифрами.

В распорядительных документах организаций, действующих на принципах  единоличия, а также документах, адресованных руководству организации, изложение текста должно идти от первого лица единственного числа.

В распорядительных документах коллегиальных органов текст  излагают от третьего лица единственного  числа.

В совместных распорядительных документах текст излагают от первого  лица множественного числа.

Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа.

В документах, устанавливающих  права и обязанности организаций, их структурных подразделений, а  также содержащих описание, оценку фактов или выводу используют форму  изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа.

В письмах используют следующие  формы изложения:

- от первого лица множественного  числа;

- от первого лица единственного  числа;

- от третьего лица единственного  числа.

 

При оформлении документа  на бланке должностного лица должность  этого лица в подписи не указывается.

При подписании документа  несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под  другой в последовательности соответствующей  занимаемой должности.

При подписании документа  несколькими лицами равных должностей их подписи располагаются на одном  уровне.

В документах составленных комиссией указывают не должности  лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением.

Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица с указанием его фактической  должности и фамилии, при этом не допускается ставить предлог  «за», надпись от руки «зам» или  косую черту перед наименованием  должности.

Гриф согласования документа  состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности  лица, с которым согласовывается  документ, личной подписи, расшифровки  подписи и дата согласования.

Согласование документа  оформляют визой которая включает подпись визирующего, расшифровку подписи и дату, а при необходимости - должность визирующего.

Визы проставляют на последнем  листе подлинника распорядительного  документа, на копии отправляемого  документа. Возможно оформление виз  распорядительного документа на отдельном листе.

Печать заверяет подлинность  подписи должностного лица на документах, предусмотренных специальными нормативными актами, удостоверяющих права лиц, фиксирующих  факты связанные с финансовыми средствами.

Документы заверяют печатью  организации.

При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «подпись» проставляют:

- завершительную надпись  «верно»;

- должность лица, заверившего  копию;

- личную подпись;

- расшифровку подписи;

- дату заверения.

 

Допускается заверять копию  документа печатью, определяемой по усмотрению организации.

Отметка об исполнители включает фамилию исполнителя документа и номер его телефона. Отметку об исполнители располагают на лицевой или обратной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.

 

 

 

Требования к оформлению реквизитов на служебном поле документа.

Отметка о контроле - это  отметка о контроле за исполнением  документа, которую обозначают буквой «к», словом или штампом «контроль».

Отметки об исполнении документа  и направлении его в дело включает следующие данные: ссылку на дату и  номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или краткие  сведения об исполнении: слова «в дело»; номер дела, в котором будет  храниться документ; подпись; дата.

 

Отметка об исполнении документа  и направлении его в дело должна быть подписана и датирована исполнителем документа или руководителем  структурного подразделения в котором исполнен документ.

Отметка о поступлении  документа в организацию содержит порядковый номер и дату поступления  документа.

Допускается проставлять  отметку о поступлении документа  в организацию в виде штампа.

Отметка для автоматического  поиска документа может включать имя файла, код оператора, а также  другие поисковые данные, устанавливаемые  в организации.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Список используемой литературы:

 

1. Басаков М.И. Делопроизводство и корреспонденция. Ростов на дону «Феникс» 2001.
2. Название: Технологии административного менеджмента. Автор: Русецкая О.В. Издательство: СПбГУЭФ. Год издания: 2010. С 126
3. ГОСТ Р1.5-92 Государственная система стандартизации Российской Федерации. Общие требования к построению, изложению, оформлению и содержанию стандартов.
4. ГОСТ Р6.30-97 Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.
5. ГОСТ РФ Р 6.30-2003. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.
6. Информационные технологии для менеджмента №10, Год издания: 2011 Издательство: Софт-Рейтинг Консалт  с. 84
7. Стенюков М.В. Делопроизводство на малом предприятии. Документы по личному составу. Москва «издательство Приор», 1999
8. Чуковенков А.Ю. Янковая В. Ф. Оформление документов: комментарии к ГОСТ Р 6.30-97. Москва: дело,1999
9. http://gendocs.ru/v506/лекции_-_оформление_документов
10. http://www.bibliotekar.ru/biznes-58/5.htm