Аппарат управления организацией

 

 

 

 

 

 

Контрольная работа

 

 

по дисциплине: «Менеджмент»

 

по теме: «Аппарат управления организацией»

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                                                                                       Выполнил:

                

               

                Проверил:

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

г. Новороссийск, 2013

Содержание

 

Введение……………………………………………………………………. 1. Понятие аппарата управления………………….……………………… 2. Организационное проектирование управленческого труда….……… 3. Анализ уровня управления ……………………………………………. Заключение…………………………………………………………………. Список литературы…………………………………………………………..

3 4 8 12 15 16

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

 

Процесс управления производством  на предприятии осуществляется коллективом  работников, организованных в аппарат  управления. Под функцией управления понимают конкретный целенаправленный вид управленческой деятельности, обусловленный разделением труда в аппарате управления.

Организация рассматривается  при этом как некая четко определенная социальная целостность, которая представляет собой неотъемлемую часть общества как "органической системы". В то же время организация - это социальный коллектив, который имеет собственный путь зарождения, развития, естественного роста, а также управленческий "инструмент" для достижения определенных целей.

Отмеченные организационные  явления сосуществуют одновременно.

Не существует организаций  вообще, безотносительно к тому обществу, в котором они создаются и  действуют, в отрыве от конкретных социально-экономических, социально-культурных, исторических, производственно-технических и иных условий. Однако в каждой организации проявляются также и специфические закономерности их формирования и использования как "инструментов". Эти объективные закономерности во многом предопределяют принципы и методы управления.

Организация работы и  людей во многом влияет на поведение  работников. Структурные и поведенческие  взаимосвязи, в свою очередь, помогают установить цели организации, влияют на отношения и поведение работников. Структурный подход применяется  в организациях для обеспечения основных элементов деятельности и взаимосвязей между ними. Он предполагает использование разделения труда, охвата контролем, децентрализации и департаментализации.

 

 

1. Понятие аппарата управления

 

Организационная структура аппарата управления - форма  разделения труда по управлению производством. Каждое подразделение и должность  создаются для выполнения определенного  набора функций управления или работ. Для выполнения функций подразделения  их должностные лица наделяются определенными  правами на распоряжения ресурсами  и несут ответственность за выполнение закрепленных за ним функций.

Уровень управления −  часть организации, где могут  приниматься самостоятельные решения  без их обязательного согласования с выше- или нижестоящими звеньями.

В менеджменте определены три основных уровня управления.

Три основных уровня менеджмента (по Талкотту Парсонсу)

1. Технический уровень  - ежедневные текущие операции  и действия, необходимые для обеспечения  производительной работы без  срывов в производстве продукции или оказании услуг.

2. Управленческий уровень  - координация и согласование  внутри организации разнообразных  действий и форм деятельности  разных подразделений, разработка  и выполнение производственных  программ и бюджетов.

3. Институционный уровень - разработка долгосрочных планов, формулировка целей, адаптация.

Аппарат управления предприятием представляет собой коллектив работников, осуществляющих целенаправленное воздействие  на управляемый объект. Сюда входят люди, принимающие управленческие решения, а также обеспечивающие процесс подготовки, принятия и реализации решений. В соответствии с выполняемыми функциями в аппарате управления выделяются руководители, специалисты и технические исполнители.

Любой аппарат управления (контора, офис) представляет собой «фабрику информации». Его основная роль заключается в обработке информации подобно, собственно, промышленному предприятию, занимающемуся обработкой материалов и производством энергии.

Аппарат управления получает информацию в самых разных формах. В тех же формах офис и производит информацию. Это могут быть:

- данные, выдаваемые компьютером  в электронной форме;

- документы, передающие  информацию в численной или  цифровой форме;

- устная информация, передаваемая  по телефону, часто в электронной  форме.

Между процессом получения и распространения информации аппарат выполняет ряд разнообразных действий. Он может: 1) преобразовать информацию (например, информацию о продажах в информацию, о полученной выручке и выполненной работе); 2) объединять информацию (например, информацию о продажах с информацией, о закупках в информацию, о товарно-материальных запасах); 3) накапливать информацию (например, информацию о продажах для составления ежемесячных и годовых отчетов о доходах).

Как правило, аппарат  управления использует полученные данные в качестве основы для производства другой своей важной продукции - решений. Это могут быть решения: а) местного и оперативного характера - такие, как решения, касающиеся закупок и продаж продукции, найма и увольнения работников, повышения или снижения цен; б) долгосрочного, стратегического характера - решения, связанные с расширением предприятия, инвестициями, снятием с производства изделия, вхождением в корпорацию и выходом из нее.

Таким образом, аппарат  управления - это «фабрики, обрабатывающие информацию», с выходом продукции двух типов: информации (данные, документы, устная информация) и решений (краткосрочных и долгосрочных). В отдельных случаях аппарат управления специализируется в одной из этих областей.

К звеньям аппарата, производящим продукцию первого типа (информацию), относятся: подразделения, которые занимаются подготовкой технических инструкций; бухгалтерия и финансовые подразделения; подразделения, подготавливающие информацию для общественности.

К звеньям аппарата, основной продукцией которых является производство решений, относятся: подразделения по управлению производством; подразделения по управлению продажами; аппарат высшего руководства. Звенья аппарата, производящие продукцию и того и другого типа, включают: технические подразделения; офисы, занимающиеся кадровыми вопросами; маркетинговые подразделения.

Руководство предприятий  должно заниматься вопросами продуктивности «фабрик информации» точно так  же, как и подразделений по производству продукции. При производстве информации повышение продуктивности означает увеличение стоимости информации на единицу затрат. Это может быть больший объем информации (например, больше писем или технических инструкций); более высокое качество информации (более читабельные тексты, с меньшим количеством ошибок); более своевременная информация (техническая инструкция составляется одновременно с модификацией продукта). Применительно к решениям повышение продуктивности - это увеличение стоимости решений на единицу затрат. Практически это означает: большее число решений (например, на основе выбора из большего числа вариантов закупок и продаж или предложений рабочей силы); более высокое качество решений (выбор, который приводит к увеличению прибыли или улучшению качества работы подразделения); более своевременные решения (выбор, который оперативнее реагирует на изменение условий).

Аппарат управления функционирует  в форме организационной структуры  управления.

Структура управления организацией - совокупность специализированных функциональных подразделений, взаимосвязанных в процессе обоснования, выработки, принятия и реализации управленческих решений.

Организационная структура  управления определяет необходимое  количество управленческого персонала  и распределение его по подразделениям аппарата управления; устанавливает состав подразделений аппарата управления; регламентирует административные, функциональные и информационные взаимоотношения между работниками аппарата управления и подразделениями; устанавливает права, обязанности и ответственность работников управления; определяет требования к профессиональному уровню работников и т.п.

Существует ряд типов  организационных структур, среди  которых построения по принципу отделов (подразделений) является наиболее простым. Организации можно классифицировать по следующим типам построения управления:

- с линейной организацией управления;

- с линейным и функциональным управлением;

- с двухканальной структурой управления;

- с матричной системой управления;

- с использованием комитетов;

 

 

    

 

 

 

 

 

 

 

 

2. Организационное проектирование управленческого труда

 

Организационное проектирование труда  персонала управления предприятием — это проектирование содержания и организации труда с целью  повышения эффективности деятельности предприятия.

Содержание процессов труда  раскрывается путем последовательного установления целей, задач и функции управления выделения обязанностей субъектов управления, определения состава работ.

Исходя из цели предприятия и  объекта управления, формируются  задачи управления, разделяемые далее  на функциональные задачи управленческих служб, подразделений, должностей работников.

Для проектирования процессов управления и регламентации труда персонала  принимается более высокий уровень  укрупнения, т.е. управленческих задач, функциональных обязанностей и управленческих работ. Формами реализации рациональных технологических процессов управления выступают: сводные технологические процедуры, маршрутные схемы, сетевые модели, блок-схемы, технологические инструкции, карты и положения.

Современная концепция организационного проектирования труда персонала управления предполагает:

Процесс организационного развития включает три стадии: анализ, разработку и  функционирование организационно решений. Объектами организационного проектирования являются содержание и организация труда персонала управления на уровне служб, подразделений и рабочих мест.

Организационное проектирование ведется  в различных ситуациях: при строительстве  новых объектов, реконструкции предприятия, конверсии производства, перестройке  управления, автоматизации рабочих мест персонала и др.

При разработке проектов организации  труда целесообразно пользоваться методическими рекомендациями НИИ  труда: типовыми проектами по функциям управления, типовыми организационными решениями по отдельным функциям управления, организационными нормативами. Их применение значительно снижает трудоемкость и повышает качество проектов в условиях предприятия.

Содержание процесса формирования организационной структуры  в значительной мере универсально. Оно включает формулировку целей и задач, определение состава и места подразделений, их ресурсное обеспечение (включая численность работающих), разработку регламентирующих процедур, документов, положений, закрепляющих и регулирующих формы, методы, процессы, которые осуществляются в организационной системе управления. Этот процесс можно организовать по трем крупным стадиям:

1) формирование общей  структурной схемы аппарата управления;

2) разработка состава  основных подразделений и связей  между ними;

3) регламентация организационной структуры.

Формирование общей  структурной схемы во всех случаях имеет принципиальное значение, поскольку при этом определяются главные характеристики организации, а также направления, по которым должно быть осуществлено более детальное проектирование  какой структуры, так и других важнейших аспектов системы (внутриорганизационного экономического механизма, способов переработки информации, кадрового обеспечения). К принципиальным характеристикам организационной структуры, которые определяются на этой стадии, можно отнести:

-         цели производственно-хозяйственной системы и проблемы, подлежащие решению;

-          общую спецификацию функциональных и программно-целевых подсистем, обеспечивающих их достижение;

-          число уровней в системе управления;

-          степень централизации и децентрализации полномочии и, ответственности на разных уровнях управления;

-          основные формы взаимоотношений данной организации с внешней средой;

-          требования к экономическому механизму, формам обработки информации, кадровому обеспечению организационной системы.

Основная особенность  второй стадии процесса проектирования организационной структуры управления, это разработки состава основных подразделений и связей между ними, она заключается:

- в предусматривании  реализации организационных решений  не только в целом по крупным  линейно-функциональным и программно-целевым  блокам, но и по самостоятельным  (базовым) подразделениям аппарата  управления;

- в распределение конкретных  задач между ними и построение внутриорганизационных связей. Под базовыми подразделениями понимаются при этом самостоятельные структурные единицы (отделы, управления, бюро, секторы, лаборатории), на которые организационно разделяются линейно-функциональные и программно-целевые подсистемы. Базовые подразделения могут иметь свою внутреннюю структуру.

Третья стадия проектирования - регламентация организационной структуры предусматривает разработку количественных характеристик аппарата управления и процедур управленческой деятельности. Она включает:

- определение состава  внутренних элементов базовых  подразделений (бюро, групп и должностей  и т.д.),

- определение проектной  численности подразделений, трудоемкости  основных видов работ и квалификационного  состава исполнителей,

- распределение задач и работ между конкретными исполнителями,

- установление ответственности  за их выполнение,

- разработку процедур выполнения управленческих работ в подразделениях (в том числе на основе автоматизированной обработки информации),

- разработку порядка взаимодействия подразделений при выполнении взаимосвязанных комплексов работ,

- расчеты затрат на  управление и показателей эффективности  аппарата управления в условиях  проектируемой организационной  структуры.

Структура организации  закрепляет горизонтальное и вертикальное разделение труда, расстановку и взаимосвязь персонала и, следовательно, возможности его успешной деятельности.

При построении организации  задача менеджеров состоит в том, чтобы выбрать ту структуру, которая  наилучшим образом отвечает целям и задачам организации, а также воздействующим на нее факторам. «Наилучшая» структура - это та, которая позволяет организации эффективно взаимодействовать с внешней средой, продуктивно и целесообразно распределять и направлять усилия своих сотрудников и, таким образом, удовлетворять потребности клиентов и достигать своих целей с высокой эффективностью. 

Структура является неотъемлемой подсистемой организации, ей придается  большое значение при анализе  организационной системы в целом. Она наравне с другими внутренними переменными играет существенную роль в адаптации организации к внешней среде, а, следовательно, в ее способности выживать. Поэтому структура организации должна быть оптимальной по отношению к организации и к ее внешней среде и изменяться вместе с ними.

 

 

 

 

 

 

 

 

3. Анализ уровня управления

 

Уровень управления характеризует  соответствие управляющей системы  объекту управления, способность  выбора обоснованных управленческих решений.

Анализ уровня управления осуществляется по трем направлениям:

1) анализ организационной  структуры управления;

2) анализ технической  оснащенности и методов управления;

3) анализ состава и  организации труда работников  управления.

Задачи анализа организационной  структуры управления заключаются  в выявлении соответствия между производственной и организационной структурами, соответствия управленческих штатов характеру и содержанию функций управления. Для этого производится анализ производственной структуры предприятия, анализ структуры органов управления, анализ численности аппарата управления, анализ специализации и централизации управленческих функций.

К аналитическим показателям, характеризующим состояние органов  управления, относятся:

коэффициент обеспеченности управленческими кадрами в целом  и по отдельным функциональным группам;

удельный вес работников управления в общем составе работающих;

коэффициент управляемости

,

где – число уровней управления; lнi и lфi – нормативная и фактическая численность работников, приходящихся на одного i-го руководителя.

Коэффициент управляемости  в структурных подразделениях характеризует, например, число рабочих, приходящихся на одного мастера (начальника смены, цеха и т. д.).

Показатель степени  централизации управленческих функций  определяется как в целом по предприятию, так и по отдельным функциональным группам:

,

где n – число функциональных групп управления; lYi – численность  работников управления i-й функциональной группы, занятых в централизованных службах управления предприятия; li – численность работников управления i-й функциональной группы.

Анализ технической  оснащенности и методов управления характеризует широту использования  в управленческой деятельности достижений НТП, новых методов управления, уровень самостоятельности подразделений.

Техническая оснащенность управленческих подразделений определяется с помощью показателей, характеризующих:

- управленческую технику  (стоимость вычислительной техники  (ВТ) и ее долю в общей стоимости  ОПФ; долю прогрессивной вычислительной техники в общей стоимости ВТ; долю информации, обрабатываемой с помощью ВТ в общем объеме обрабатываемой информации);

- механизацию и автоматизацию  управленческого труда (техническую  вооруженность работников аппарата  управления);

- степень механизации  управленческого труда;

- разделение функций  управления (роль и значение каждого  подразделения в управлении, дублирование  функций или их излишнюю регламентацию);

- степень реализации  предоставленных прав;

- методы управления  производством (степень самостоятельности хозяйственных низовых звеньев в решении текущих задач).

Анализ состава и  организации труда работников управления включает:

1) оценку квалификационного  состава работников управления;

2) характеристику процессов  управления, функций управления, документов, схем документооборота;

3) загруженность и  условия труда работников аппарата  управления.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Заключение

 

Организационная структура  управления предприятием представляет собой упорядоченную совокупность взаимосвязанных и взаимообусловленных  элементов системы управления, состав, взаиморасположение и степень устойчивости отношений которых обеспечивают целенаправленное функционирование и развитие ее как единого целого.

Четкая структура управления организацией крайне необходима. Современное  предприятие, будь то коммерческая компания, государственное учреждение, больница или университет так же нуждается в организационной структуре, как и любой биологический организм. В настоящее время многие типы иерархических структур считаются архаичными, не соответствующими представлениям о современном предприятии. Отчасти это так, но в основном они отвечают реальному уровню управленческой культуры и управленческих технологий, существующих на российских предприятиях.

Попытки внедрить даже классические формы проектного управления сталкиваются с огромными трудностями в  распределении ресурсов и ответственности, а так же в координации и контроле выполняемых работ.

К свойствам организационной  структуры, определяющим ее типологию, относят: степень централизации - децентрализации  механизма управления, степень сложности  структуры, степень формализации механизма  управления. Степень выраженности этих свойств в их сочетании определяет степень адаптивности конкретной структуры к внешним условиям функционирования предприятия, что позволяет, с известной степенью условности, отнести ее к механическому или органическому типу структуры управления.

 

 

Список литературы

 

1.Абчук В.А. Менеджмент: учебник / В.А. Абчук. - СПб: Союз, 2010. - 376 с.

2.Аммельбург Г. Предприятие будущего: структура, методы и стили руководства/ Г. Аммельбугр; пер. с нем. В.А. Чекмарева. - М.: Международные отношения, 2009. - 216.с.

3.Андреева Е.Л. Организационные структуры фирмы в условиях глобализации: Учебное пособие/ Е.Л. Андреева. - Екатеринбург: Изд-во УГЭУ, 2011. - 256 с.

4.Большаков А.С. Современный менеджмент: теория и практика/ А.С. Большаков. - СПб: Питер, 2009. - 189 с.

5.Волкова К.А. Предприятие: стратегия, структура, положения об отделах и службах, должностные инструкции/ К.А. Волкова. - М.: ОАО "Издательство "Экономика", НОРМА, 2008. - 380 с.

6.Лукичева Л.И. Управление организацией: Учебное пособие/ Л.И. Лукичева. - М.: Омега - Л, 2009. - 249 с.

7.Менеджмент: Учебник/ под ред. В.В. Томилова. - М.: Юрайт - Издат, 2010. - 267 с.

8.Мильнер Б.З. Теория организаций/ Б.З. Мильнер. - М.: Инфа - М, 2011. - 190 с.