Аудит найма и увольнений. 3

Всероссийский заочный финансово-экономический  институт

Калужский филиал

Контрольная работа по дисциплине «Аудит и контролинг персонала»

На тему «Вариант 3: Аудит найма и увольнений»

Работа выполнена  студенткой 5 курса

Факультет «Менеджмент  и маркетинг»

Специальность «Экономика труда»

Арутюнян  Я.Р.

Личный номер  №07МЭБ01846

Преподаватель Черняев С.И.

Калуга 2012

 

 

СОДЕРЖАНИЕ

Введение…………………………………………………………………………..3 
1.Основные показатели и цели аудита найма и увольнений…………………5 
2. Стоимость найма, ошибки при подборе персонала………………………8 
3.Затраты на адаптацию………………………………………………….…….11 
4.Миссии аудита найма и увольнений…………………………………..……12 
5.Анализ показателей и причин движения и постоянства персонала. Баланс движения кадров……………………………………………………………14 
Заключение………………………………………………………………………17 
Список использованной литературы…………………………………………..19

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ВВЕДЕНИЕ

   Аудит персонала - это система консультационной поддержки, аналитической оценки и независимой экспертизы кадрового потенциала организации, которая наряду с финансово-хозяйственным аудитом позволяет выявить соответствие кадрового потенциала организации ее целям и стратегии развития; соответствие деятельности персонала и структур управления организации существующей нормативно-правовой базе; эффективность кадровой работы по решению задач, стоящих перед персоналом организации, ее руководством, отдельными структурными подразделениями; причины возникающих в организации социальных проблем (рисков) и возможные пути их разрешения или снижения их негативного воздействия.

   Актуальность данной темы заключается в том, что аудит персонала - незаменимый инструмент управления кадровым ресурсом компании, который позволяет решать следующие задачи:

- оценка соответствия кандидата  требованиям вакансии;

- оценка готовности сотрудника  к продвижению на новую должность; 

- аудит профессиональных характеристик  сотрудников (в том числе управленческий  аудит, аудит в области продаж, аудит административно-технического  персонала);

- выявление сильных и слабых сторон сотрудников и кандидатов;

- оценка совместимости сотрудников; 

- определение потребности персонала  в тренингах и обучении;

- разработка рекомендаций  по эффективному управлению персоналом и введению сотрудников в должность;

- формулирование должностных  обязанностей и требований;

- оценка интеллектуального  потенциала сотрудников и кандидатов;

- формирование эффективной  команды. 

   Целью аудита кадрового потенциала является выявление:

• обладает ли организация человеческими ресурсами, необходимым и достаточными для ее функционирования и развития;
• способен ли персонал работать эффективно и в соответствии с выбранной стратегией.  
  

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ОСНОВНЫЕ ПОКАЗАТЕЛИ И  ЦЕЛИ АУДИТА НАЙМА И УВОЛЬНЕНИЙ

   Оценка  выполнения функций подбора кадров может проводиться по следующим показателям: время существования вакансии, отношение числа откликнувшихся к числу получивших приглашение на участие в конкурсе, отношение стоимости приема и отбора к числу приступивших к работе, число заполняемых вакансий за счет собственных работников в общем количестве вакансий, отношение общих расходов на заработную плату вновь принятых специалистов к стоимости их подбора.

   Основные  направления проверки:

1. соблюдение трудового законодательства в вопросах найма персонала:

 

    -соответствуют  ли применяемые документы по  найму типовой документации;    

-имело ли место за проверяемый период нарушения при установлении  трудовых правоотношений между работником и работодателем и каков  преимущественный  характер нарушений;     

-не  противоречат ли специальные методы отбора (например, тестирование) кандидатов законодательным и иным нормативным правовым документам;    

-соответствует ли содержание трудового договора требованиям  законодательства;    

-правильно ли ведется оформление на работу (записи в заявлениях о приеме, трудовых книжках, личных карточках работающих, приказах или распоряжениях о приеме);     

-не нарушается ли законодательство при заключении договоров с  внешними источниками набора и контроле их исполнения;     

-соответствует ли требованиям законодательства порядок приема на работу лиц от 14 до 16 лет;    

-не нарушается ли законодательство при найме на работу иностранной  рабочей силы;    

-имеет ли место дискриминация при приеме на работу по национальным  признакам, полу, возрасту,другим причинам дискриминационного характера.     

При изучении содержания трудовых договоров  необходимо обратить внимание на обязанности  сторон соглашения (договор не может  ухудшать положение работника, вступая  в противоречие с законодательными нормами и коллективным договором), а также на признаки, которые свидетельствуют о степени закреплении подчинения и зависимости наемного труда.

2. действенность механизма набора и отбора персонала. При этом определяют:

 

    -технологию  и особенности работы с источниками  набора;     

-технологию  планирования потребности в персонале;     

-систему  требований к персоналу, претендующему  на вакансии;    

-технологию  отбора кандидатов на вакантные  должности;    

-особенности организационного обеспечения адаптации вновь принятого  персонала;    

-эффективность  найма персонала. 

   Основные  законодательные и нормативные  правовые документы, используемые при  аудите увольнений:    

1) Конституция Российской Федерации;     

2) Трудовой кодекс Российской Федерации;     

3) коллективный договор, трудовые  договоры;    

4) внутренние документы:    

а) по учету использования рабочего времени и расчетов с персоналом: записка – расчет при прекращении  действия трудового договора с работником, акты о приемке работ, выполненных по трудовому договору и т.д.    

б) по учету кадров: личная карточка работающего, приказ о переводе работника на другую работу, приказ о прекращении действия трудового договора;    

в) по организации предприятия, по реорганизации, по ликвидации;    

г) по организационно – нормативному регулированию деятельности: должностные  инструкции, правила внутреннего  трудового распорядка, структура  и штатная численность и т.д.  

   Главной, глобальной целью аудита увольнения персонала является оценка эффективности и производительности деятельности персонала как одного из важнейших факторов, обеспечивающих прибыльность организации.

В практике менеджмента  аудит персонала является, с одной  стороны, способом наблюдения подобно  финансовому или бухгалтерскому аудиту, а с другой - инструментом управления, который позволяет решить ту или иную проблему, возникающую в сфере трудовых отношений.

   Аудит увольнения персонала осуществляется на основании общепризнанных для любой аудиторской проверки принципов: профессионализм, независимость, достоверность, честность и объективность, сопоставимость с международным правом.

   Объект аудита увольнения персонала - трудовой коллектив организации, различные стороны его производственной деятельности, принципы и методы управления увольнением персонала в организации.

   Важную методологическую роль в проведении аудита и принятии обоснованных решений играет мониторинг в области персонала - научно обоснованная система периодического сбора, обобщения и анализа кадровой информации и представления полученных данных для принятия стратегических и тактических решений руководством организации.

   Основными источниками информации, используемой для проведения аудита персонала, являются законы и инструкции в области управления трудом и трудовыми отношениями, трудовые показатели организации, результаты анкетирования и интервьюирования работников.

   Сложность и многогранность объекта и целей аудита увольнения персонала предполагают использование многообразного методологического инструментария проведения проверки и анализа, который можно разделить на три основные группы методов:

• организационно-аналитические, предполагающие проверку документации и отчетности, анализ трудовых показателей, свидетельствующих о результативности деятельности организации и ее персонала. Источниками данной информации служат документация и отчетность организации, в том числе баланс трудовых ресурсов организации, описание работ и спецификации, должностные инструкции, данные об издержках на наем, увольнение, обучение и переподготовку кадров, анкеты и тесты кандидатов на вакантные должности (рабочие места), уровень профессиональной заболеваемости, производственного травматизма, текучести и т.д.;
• социально-психологические методы, заключающиеся в проведении самостоятельных социологических опросов, анкетирования, индивидуальных и коллективных бесед, интервьюирования работников различных уровней и категорий;
• экономические методы, позволяющие путем сравнения экономических и социальных показателей деятельности организации с законодательно установленными нормами и нормативами или со средними или лучшими в отрасли (группе аналогичных организаций) показателями оценить: конкурентоспособность организации на рынке труда; эффективность функционирования служб управления персоналом; эффективность самого аудита персонала.

 

СТОИМОСТЬ НАЙМА, ОШИБКИ ПРИ ПОДБОРЕ ПЕРСОНАЛА 

  В российской практике пока редко можно  встретиться  с пооперационной калькуляцией затрат труда на найм персонала (плановые показатели, как правило, определяются условно – долевыми отчислениями средств исходя из сложившейся базы затрат и прогноза изменений по вакансиям). Поэтому аудитору следует оценить затраты, включающие:     

а) оплату труда (с отчислениями) всех работников, рабочее время которых фактически было связано с процессом набора и отбора персонала, например руководителя и специалистов кадровой службы, консультанта – психолога, медицинских работников, персонала отделов труда, техники безопасности;     

б) финансовые затраты на размещение объявлений и рекламу вакансий, печать различных бланков вопросников, профессиограммм, разработку специальных методик тестирования, заключение по которым носит обязательный характер при приеме на работу (например, в атомной электроэнергетике);     

в) финансовые затраты на договоры с  кадровыми агентствами;     

г) амортизацию специального оборудования для тестирования

    Необходимо также  проверить  данные о прямых и  косвенных  потерях  в  случае ошибок, допущенных в процессе найма.    

Проверяя  данные о прямых потерях, следует  обращать внимание на фактические потери производительности, качества продукции (услуг), ущерб, влекущий за собой потери прибыли (дохода), конкурентоспособности, рост выплат пособий и компенсации в связи с производственным травматизмом – по судебным  издержкам в случае обжалования незаконных действий работодателя при найме и увольнении, на необоснованный рост расходов на найм персонала.    

Косвенные издержки можно оценить, например, путем  экспертной оценки потерь времени работников, занятых вопросами найма, оценки необходимой «рекомпенсации» потерь из-за ошибок, допущенных при найме (например, при приеме на работу без соответствия требований профессии личностным качествам работников возникают потенциальные потери, которые не были устранены своевременным обучением и стали актуальными).

   Для уточнения оценки соотношения затрат и результатов (эффективности) аудитор может также использовать такие показатели, как:     

а) средние затраты времени (денежные средства) на одного принятого работника  в год;     

б) средние затраты времени (денежных средств) на подбор (отбор) одного кандидата);     

в) средние затраты времени (денежных средств) на размещение рекламы  о  вакансиях  и контакты с внешними (внутренними) источниками  набора;     

г) средние затраты времени (денежных средств) на адаптацию  вновь принятых работников.     

При этом для повышения достоверности аудиторских свидетельств следует тщательно проанализировать информацию о причинах увольнения, полученную от работников, которые увольнялись в течение года после найма. В этой связи аудитору, скорее всего, предстоит обратить внимание на условия труда и адаптацию вновь принятого персонала.    

Аудитор должен обратить внимание на следующие  аспекты найма персонала:

1. отсутствие четко формализованной методической и процедурной стороны найма, которая должна опираться на организационную культуру трудового коллектива, требования к трудовому процессу на каждом вакантном месте и соответствующие этим требованиям личностные качества будущего наемного работника;
2. избыточное значение, придаваемое знаниям и умениям, полученным на прежнем месте работы, записям в трудовой книжке, рекомендациям. Человек как личность не остается неизменным в течение трудовой жизни, и эти изменения могут нести весьма существенный характер;
3. недооценка возможностей внутреннего отбора для покрытия вакансий.

 

 

ЗАТРАТЫ НА АДАПТАЦИЮ       

Адаптация персонала на рабочем месте является необходимым звеном кадрового менеджмента. К сожалению, важность мероприятий  по профориентации и адаптации работников в нашей стране не достаточно серьезно воспринимается кадровыми службами на протяжении долгого периода. До сих пор многие государственные предприятия и коммерческие организации не имеют даже базовых программ адаптации. В то же время, имеется большой зарубежный опыт использования адаптационных техник, который только в последнее время стали перенимать отечественные кадровики.       

Между тем, в условиях введения нового механизма  хозяйствования, перехода на хозрасчет, самофинансирования и самоокупаемости, что сопровождается значительным высвобождением и, следовательно, перераспределением рабочей силы, увеличением числа работников, вынужденных либо осваивать новые профессии, либо менять свое рабочее место и коллектив, важность проблемы адаптации еще больше возрастает.      

Подбор  и прием на работу представляет собой  довольно длительный и дорогостоящий  процесс к первому дню работы нового сотрудника компания уже затрачивает на него значительные средства. Поэтому компания заинтересована в том, чтобы принятый на работу сотрудник не уволился через несколько месяцев. Однако, как показывает статистика, наиболее высокий процент принятых на работу покидает организацию именно в течение первых трех месяцев. Основные причины ухода несовпадение реальности с ожиданиями и сложность интеграции в новую организацию. Помочь сотруднику успешно влиться в новую организацию важнейшая задача его руководителя и специалистов по кадрам. Зачастую "новичок" приходит на предприятие, а его рабочее место не подготовлено, и никто особенно этим не озабочен, новичкам предоставляют право выплывать самим. Но поскольку первое впечатление обычно оставляет глубокий след, такая процедура может оказать длительное отрицательное воздействие на мотивацию и отношение сотрудника к работе. 

 

МИССИИ АУДИТА НАЙМА И УВОЛЬНЕНИЙ     

Миссия  аудита найма – оценка эффективности  управления процессом набора и отбора персонала. В широком смысле эффективность найма – это то, насколько потенциальный работник способен выполнять определенные профессиональные функции и насколько его производственное поведение обеспечивает достижение внутренних целей организации, а значит, наем – это часть большого взаимосвязанного комплекса управления человеческими ресурсами. Аудитор должен исходить из того, что успешность найма зависит от наличия информации о потребности в персонале, от целей организации, от знания ситуации на внешнем рынке труда, от мобильности сотрудников, от действующих норм трудового законодательства, демографической ситуации.    

Основные методы, применяемые аудитором  при сборе аудиторских  свидетельств:

• наблюдение,
• сопоставление и анализ документов,
• контент – анализ, опросные методы.

 

    Существуют  три основные миссии аудита найма:

1. проверка соблюдений организацией законов, правил и внутренних распоряжений;
2. оценка степени достижения целей подбора персонала, в том числе получен ли результат с наименьшими затратами;
3. оценка связей политики набора со стратегией организации.

 

 

Миссия  аудита увольнений:

1. оценка соблюдения положений законодательства при сокращении и высвобождении персонала;
2. оценка эффективности деятельности, направленной на закрепление кадрового потенциала субъекта экономики. Эта  деятельность может иметь внутренний и / или внешний характер (например, если аудируемый объект является филиалом компании и территориально расположен отдельно).

 

    Аудитор изучает внешнюю информацию о  субъекте экономики – информацию органов печати, судебных и других надзорных органов, местных органов исполнительной власти, отраслевого профсоюза и т.д. Аудитор запрашивает в кадровой службе три списка уволенных: по собственному  желанию, по инициативе администрации, в связи с выходом на пенсию. Он анализирует показатели движения персонала. Просматривает внутренние документы предприятия по вопросам увольнения: зарегистрированные заявления, жалобы, решения профсоюзной организации, изучает круг вопросов, по которым необходимо получить дополнительные свидетельства для последующей правовой политики увольнений, проводимой работодателем. Аудит анализирует факты коллективных или массовых сокращений по инициативе работодателя.    

Для оценки управления процессом сокращения персонала  аудитор  выявляет приоритетные направления действий работодателя:     

1) отсутствие программной стратегии,  снижение  производственных  затрат, включая издержки на персонал, замена кадрового состава на  более дешевую рабочую силу;     

2) сохранение основного состава  профессиональных кадров, максимальное сохранение наличного состава кадров, подготовка кадров в связи с новыми направлениями деятельности.    

В ходе проверки перед аудитором будет  возникать вопрос: необходимо ли оценивать  в формате существенности обстоятельства, которые уже свершились и имели формально неоспоримые правовые последствия, а по существу нарушили трудовые права работников, например, работодатель внес изменение в трудовой договор с письменного согласия работника, который может иметь принудительный характер. Аналогичная ситуация может возникнуть при переводе служащего на другую работу в соответствии с приказом. В последнее время многие нарушения трудового законодательства активно переместились из формального на нейтральную юридически  не регламентируемую почву отношений между руководителем и подчиненным. Слова «собственное желание», «соглашение сторон», «истечении срока действия трудового договора» нередко являются маскировкой подлинных оснований увольнения, относящихся не столько к экономическому поведению работника, сколько к его личностным характеристикам согласно представлениям его работодателя.  

 

АНАЛИЗ ПОКАЗАТЕЛЕЙ  И ПРИЧИН ДВИЖЕНИЯ И ПОСТОЯНСТВА  ПЕРСОНАЛА, БАЛАНС ДВИЖЕНИЯ КАДРОВ        

Аудитор анализирует показатели движения персонала: коэффициенты оборота, сменяемости, текучести, динамика которых позволяет оценить количественные вариации по персоналу в целом, по отдельным категориям, а также с учетом профессиональных и возрастных изменений. В этом случае необходимо рассчитать коэффициенты стабильности (пи необходимости – по отдельным структурным подразделениям) и оборота рабочей сил (оборот по выбытию, оборот по приему, общий оборот, сменяемость персонала). Коэффициенты оборота не раскрывают причины выбытия, поэтому необходимо охарактеризовать текучесть. Для целей аудита достаточно проанализировать коэффициент текучести, обратив при этом внимание на характер выбытия по причинам, не вызванным производственной и общегосударственной потребностью (например, за нарушение трудовой дисциплины, по собственному желанию, в результате несоответствия квалификации, прочим основаниям, предусмотренным ТК РФ и иными федеральными законами).    

Сопоставление показателей внешнего и внутреннего  движения персонала с учетом структурных  подразделений и профессий с  потребностью позволяет проанализировать баланс трудовых ресурсов: «прибыло – убыло – потребность».    

При анализе текучести персонала  следует сразу выявить основные причины неблагоприятной динамики. При высокой текучести принципиально  важно провести диагностику условий  труда на рабочем месте, характера проявления организационной роли руководителей. Следует определить, не происходит ли ослабление структурных связей в иерархии управления по вертикали (сверху вниз и наоборот), установить «точки сопряжения» служебного и личного интереса, прежде всего администрации и той части наиболее опытных работников, которую можно идентифицировать как «профессиональное ядро» организации. Целесообразно воспользоваться заключительным интервью с увольняющимися, если такая форма работы организована кадровой службой, или самому письменно проинтервьюировать работников, не включая в подготовленный вопросник готовых ответов, однако имея в виду вероятностную необходимость уточняющих вопросов и письменных (либо устных) ответов. К каждому интервью необходимо предварительно подготовиться. Это вызвано не столько процедурной, организационной особенностью такого метода сбора свидетельств, сколько сложностью предстоящего психологического контакта с человеком, который, скорее всего, не будет склонным вести откровенный разговор на болезненную для него тему увольнения.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Аудиторская деятельность в трудовой сфере –  явление достаточно новое для  России, представляющее необходимый элемент рыночной экономики. Аудит персонала организации позволяет выявить направления повышения эффективности использования трудовых ресурсов, а от этого во многом зависят важные показатели – объем производства продукции, уровень себестоимости и качества выпускаемой продукции, финансовый результат, в конечном счете, и экономический потенциал хозяйствующего субъекта. Основная цель аудита трудовой сферы – оценка деятельности экономического субъекта в сфере труда и трудовых отношений, установление соответствия применяемых экономическим субъектом форм и методов организации трудовой деятельности и трудовых отношений законодательным и нормативным актам, действующим в Российской Федерации, а также выработка на основании результатов проверок предложений по оптимизации организации трудовой деятельности и трудовых отношений, осуществляемых экономическим субъектом.    

Одними  из направлений аудита являются аудит  найма и увольнений.     

Цель аудита найма  состоит в экспертизе правильности реализации кадровой политики в вопросах подбора и найма. Кроме этого  аудитор должен оценивать затраты на адаптацию работников.     

Цель  аудита увольнений - оценка устойчивости кадрового ядра организации. Основными аспектами аудита увольнений является текучесть кадров и баланс движения кадров.     

Таким образом, аудит увольнений проходит в основном на стратегическом уровне и в его рамках, кроме всего  прочего, оценивается эффективность  отбора кадров, приема и обучения новых  сотрудников и разница в освоении корпоративной культуры.     

Аудит персонала, особенно в условиях рыночной экономики, позволяет повысить прибыльность организации за счет выявления внутриорганизационных резервов повышения эффективности и производительности персонала организации.   
  
 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

СПИСОК  ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ 

1.Журнал «Человек и труд»,2008.

2.Журнал «Справочник  кадров»,2007.

3.Журнал «Российский  экономический журнал».

4.Аудит и контролинг персонала организации: Учеб. Пособие /   Под. ред. проф. Шлендера П.Э., Смирнова М.Е., Петроченков Н.П.– М.: Вузовский учебник, 2010.

5.Шеремет А.Д., Суйц В.П. Аудит: Учебник.- Издательство:    Инфра-М,  2008.

6.Никонова Т.В., Сухарев  С.А. Управленческий аудит персонала  / Под ред. Ю.Г. Одегова. – М.: Экзамен, 2010.

7.Одегов Ю.Г., Никонова  Т.В. Аудит и контролинг персонала     Учебник.- М.: Издательство  «Альфа- Пресс». 2008.