Автоматизация бухгалтерского учета. 8

Введение

     Основная  функция информационной технологии на предприятии- создание информационного продукта, позволяющего формировать управляющие воздействия на производство. Целью же производства, как известно, является создание конкурентоспособной продукции с минимальными затратами, обеспечивающими наибольшую прибыль.

     Для реализации этой цели разрабатывается  модель выпускаемой продукции, отражающая различные аспекты,- от технологических до маркетинговых, организуется производство и система управления этим производством. Последняя необходима для того, чтобы удерживать производство в рамках разработанной модели продукции при неизбежных внешних возмущениях. Для повышения эффективности управления создается автоматизированная информационная система управления предприятием, в которой основным компонентом является контур информационной технологии.

     Организация как объект представляет собой целостный  комплекс взаимосвязанных элементов (свойство организационной сложности) и особое единство с внешним окружением. Для нее характерна целенаправленность функционирования и развития. Она - самоорганизующаяся система на всех этапах своего жизненного цикла.

     Особое  значение в этой связи приобретает  роль современных информационных систем, связывающих воедино все процессы функционирования организаций и  собственно управленческой деятельности. Организации должны быть структурированы  так, чтобы максимизировать способности  системы управления справиться с  необходимой информацией, добиться требуемой скорости и реактивности при принятии, реализации и контроле управленческих решений. Организации  должны обеспечить получение требуемой  информации в определенной форме  и в нужное время теми, кому она  необходима.

     Существует  ряд объективных требований к  информационным системам, среди которых  требование одноразового ввода информации и способности к развитию. Один раз введенная в память компьютера информация может неоднократно использоваться для решения целого комплекса  информационно связанных задач - вот суть этого важного принципа управления. Этот метод накопления производственной, экономической, кадровой и нормативно-справочной информации является основой для создания баз  и банков данных, незаменимым инструментом для получения руководителем  и всеми структурными подразделениями  предприятия объективных и достоверных  данных.

     Способность к развитию предполагает введение новых  задач в существующую технологию без разрушения существующих систем. Применение современных систем математического  программирования и технических  средств обработки информации позволяет  решать и накапливать принципиально  новые производственные и научные  задачи. Неразумно создавать автоматизированные системы только в расчете на традиционные методы управления производством и  действующие технологии. Применение современной компьютерной техники  и мощного комплекса программных  средств позволяет создавать  новые методики планирования и управления, новые информационные технологии, которые  в традиционных системах применить  очень сложно. 
 
 
 
 
 
 
 

Глава 1. Основные понятия, критерии и уровни типизации программных  продуктов, используемых для автоматизации  деятельности корпорации.

Все программы  по характеру пользования можно  разделить на 2 группы: 
- Утилитарные программы¹ ("программы для себя") предназначены для удовлетворения нужд их разработчиков. Чаще всего утилитарные программы выполняют роль сервиса в технологии обработки данных либо являются программами решения функциональных задач, не предназначенных для широкогораспространения. 
- Программные продукты (изделия) предназначены для удовлетворения потребностей пользователей, широкого распространения и продажи.

     В настоящее время существуют и  другие варианты легального распространения  программных продуктов, которые  появились с использованием глобальных или региональных телекоммуникаций:

- freeware - бесплатные программы, свободно распространяемые,поддерживаются самим пользователем, который правомочен вносить в них необходимые изменения; 
- shareware - некоммерческие (условно-бесплатные) программы, которые могут использоваться, как правило, бесплатно. При условии регулярного использования подобных продуктов осуществляется взнос определенной суммы. 
Ряд производителей использует OEM-программы (Original Equipment Manufacturer), т.е. встроенные программы, устанавливаемые на компьютеры или поставляемые вместе с вычислительной техникой. 
Программный продукт должен быть соответствующим образом подготовлен к эксплуатации, иметь необходимую техническую документацию, предоставлять сервис и гарантию надежной работы программы, иметь товарный знак изготовителя, а также желательно наличие кода государственной регистрации. Только при таких условиях созданный программный комплекс может быть назван программным продуктом.  
Программный продукт - комплекс взаимосвязанных программ для решения определенной проблемы (задачи) массового спроса, подготовленный к реализации как любой вид промышленной продукции. 
Непременным условием повышения эффективности управленческого труда является оптимальная информационная технология, обладающая гибкостью, мобильностью и адаптивностью к внешним воздействиям.

     Информационная  технология предполагает умение грамотно работать с информацией и вычислительной техникой.²

     Информационная  технология - сочетание процедур, реализующих  функций сбора, получения, накопления, хранения, обработки, анализа и передачи информации в организационной структуре  с использованием средств вычислительной техники, или, иными словами, совокупность процессов циркуляции и переработки  информации и описание этих процессов.

     Количество  возможных вариантов построения технологического процесса обработки  данных оказывается довольно значительным. Поэтому с целью облегчения изучения и проектирования этих процессов  целесообразно выделять некоторые  классы процессов.

     Информационная  технология базируется и зависит  от технического, программного, информационного, методического и организационного обеспечения.

     Техническое обеспечение - это персональный компьютер, оргтехника, линии связи, оборудование сетей. Вид информационной технологии, зависящий от технической оснащенности (ручной, автоматизированный, удаленный) влияет на сбор, обработку и передачу информации. Совокупность программ для компьютера образует программное обеспечение (ПО).

     Программное обеспечение прикладного уровня представляет собой комплекс прикладных программ, с помощью которых на данном рабочем месте выполняются конкретные задания.

     Информационное  обеспечение - совокупность данных, представленных в определенной форме для компьютерной обработки.³

     Организационное и методическое обеспечение представляют собой комплекс мероприятий, направленных на функционирование компьютера и программного обеспечения для получения искомого результата.

     Основными свойствами информационной технологии являются:

• целесообразность,
• наличие компонентов и структуры,
• взаимодействие с внешней средой,
• целостность,
• развитие во времени.

     Целесообразность - главная цель реализации информационной технологии состоит в повышении  эффективности производства на базе использования современных ЭВМ, распределенной переработке информации, распределенных баз данных, различных  информационных вычислительных сетей (ИВС) путем обеспечения циркуляции и переработки информации.

     Компоненты  и структура;

     - функциональные компоненты - это  конкретное содержание процессов  циркуляции и переработки информации;

     - структура информационной технологии - это внутренняя организация,  представляющая собой взаимосвязи  образующих ее компонентов, объединенных  в две большие группы: опорную  технологию и базу знаний.

     Модели  предметной области - совокупность описаний, обеспечивающие взаимопонимание между  пользователями: специалистами предприятия  и разработчиками.

     Опорная технология - совокупность аппаратных средств автоматизации, системного и инструментального программного обеспечения, на основе которых реализуются  подсистемы хранения и переработки  информации.

     База  знаний представляет собой совокупность знаний, хранящихся в памяти ЭВМ. Иными  словами, база знаний представляет отображение  предметной области. Она включает в  себя базу данных (директивная информация - плановые задания, научно-техническая  информация, учетно-производственная информация, вспомогательная информация, отражающие режимы работы подразделений  предприятия).⁴

     Результатом технологических описаний является совокупность реализуемых в системе  информационно-технологических процессов.

     Взаимодействие  с внешней средой - взаимодействие информационной технологии с объектами  управления, взаимодействующими предприятиями  и системами, наукой, промышленностью  программных и технических средств  автоматизации.

     Целостность - информационная технология является целостной системой, способной решать задачи, не свойственные ни одному из ее компонентов.

     Реализация  во времени - обеспечение динамичности развития информационной технологии, ее модификация, изменение структуры, включение новых компонентов.

     Информационная  технология на предприятии имеет  основной целью создание информационного  продукта, позволяющего формировать  управляющее воздействие на производство. Целью же производства является создание конкурентоспособной продукции  с минимальными затратами, обеспечивающими наибольшую прибыль. Для реализации этой цели организуются производство и система управления производством. Для повышения эффективности управления создается автоматизированная экономическая информационная система управления предприятием, в состав которой входят различные функциональные подсистемы управления.

     К функциональным подсистемам относятся  следующие функции управления:⁵

     1. Прогнозирование.

     2. Планирование (перспективное, текущее,  оперативное)

     3. Учет

     4. Контроль, анализ.

     5. Регулирование.

     Прогнозирование (в широком смысле) - это определение  наиболее вероятного состояния системы (среды) и, соответственно, потребностей самой системы в будущем. Прогноз  позволяет уточнить цели, стоящие  перед системой и ее подсистемами, и средства их достижения. Эта функция  полностью принадлежит менеджменту  предприятия. Прогноз является основой  для составления плана.

     Планирование. Функция управления, определяющая точки, через которые должна пройти траектория движения управляемой системы во времени, является функцией планирования. На этой стадии разрабатываются технические  задания, карты производства, бизнес-планы.

     Учет - отрасль деятельности, обеспечивающая постоянную и достоверную информацию о развитии хозяйства и других сфер общественной жизни. Учет означает регистрацию и контроль этих процессов  с их количественной и качественной стороны. Виды учета: оперативный (оперативно-технический), бухгалтерский и статистический. Разрабатываются ведомости учета  и отчетности, включая налоговую  отчетность.

     Контроль, анализ. Функции управления, определяющие степень отклонения фактической  траектории от плановой или позволяющая убедить в их совпадении. Экономический анализ позволяет выяснить действие положительных и отрицательных факторов, выявить и использовать внутрипроизводственные резервы. Разрабатываются аналитические таблицы и графики, производятся экспертные оценки.⁶

     Регулирование. Функция управления, определяющая меры (действия) для сближения фактической  траектории с плановой, является функцией регулирования. Другими словами, функция  регулирования проявляется в  выработке управляющих воздействий, приводящих систему к запланированному режиму работы в случае ее отклонения от таковой. Разрабатываются календарные  и сетевые графики, маршруты. Создаются  алгоритмы диспетчирования.

     Все вышеперечисленные функциональные задачи, которые тесно переплетаются  при реализации управления, преобразуются  посредством соответствующих математических моделей и методов в вычислительные задачи, входящих в состав информационных технологий. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Глава 2. Классификация  документов, применяемая  в системах бух  учета.

     В системах бух учета, также как  и в обычном ведении бух  учета составляются проводки, формируется  оборотно-сальдовая ведомость и тд.

     Бухгалтерские проводки, составленные в соответствии с первичными документами, затем  переносятся и группируются в  учетных регистрах. Таким образом, регистры несут вторичную информацию, источником которой были документы. Под учетными регистрами подразумеваются  носители упорядоченной информации, в которых систематизируются  признаки и показатели хозяйственных  операций.⁷

     Учетные регистры различаются по внешнему виду, способу ведения учета и содержанию.

     По  внешнему виду учетные регистры подразделяются на: книги, карточки и свободные листы.

     Первыми учетными регистрами можно назвать  амбарные книги, которые вели купцы  для учета своих товаров. С  увеличением числа хозяйственных  операций стали применять книги  других форм: по учету прихода и  расхода материалов, денежных средств  и т. п. Позднее, для того чтобы  разделить труд между работниками, которые ведут учет, вместо книг стали применять карточки и свободные  листы. Карточки предназначены, как  правило, для организации учета  различных объектов аналитического учета, например, инвентарные карточки для учета основных средств, карточки учета материалов на складе. Свободные  листы представляют собой учетные  регистры большого формата, они содержат большее количество сведений по сравнению  с карточками. К свободным листам относятся ведомости, журналы-ордера и т.д.

     По  способу ведения учета регистры подразделяются на; хронологические, систематические и комбинированные. В хронологических регистрах операции записываются в последовательности, их совершения, к таким регистрам относятся регистрационные журналы. В систематических регистрах операции дополнительно группируются по экономическому содержанию, например, кассовая книга, карточки учета материалов и т.д.

     По  содержанию регистры подразделяются на регистры синтетического, аналитического учета и комбинированные, в которых ведется одновременно синтетический и аналитический учет. К синтетическим регистрам относятся, например, журналы-ордера, к регистрам аналитического учета - платежные ведомости, лицевые счета работников и т.д.

     Отчетные  документы. На вопрос, что является результатом работы бухгалтера, можно ответить одним словом - отчетность. Отчетные документы ⁸составляются в конце каждого квартала по данным учетных регистров.

     Отчетность - это набор форм и показателей, а также пояснительных материалов к ним, отражающих результаты финансово-хозяйственной  деятельности предприятия.

     В соответствии с Федеральным законом  «О бухгалтерском учете» от 21.11.96 №129-ФЗ предприятие предоставляет ежеквартальную и годовую бухгалтерскую отчетность в определенном объеме типовых форм. Указанные формы бухгалтерской  отчетности предоставляются в налоговую  инспекцию в течение месяца по окончании квартала и трех месяцев  по окончании года. Дополнительные сведения сдаются в статистическое управление.

     Промежуточная квартальная бухгалтерская отчетность содержит бухгалтерский баланс (форма  №1) и отчет о прибылях и убытках (форма №2). Годовая отчетность, кроме  того, должна включать в себя:

     - отчет об изменении капитала (форма  №3);

     - отчет о движении денежных  средств (форма №4);

     - приложение к бухгалтерскому  балансу (форма №5);

     - пояснительную записку к отчету.

     Основными требованиями, которые предъявляют  к отчетности, являются:⁹

     - достоверность - отчетность должна  отражать реальные хозяйственные  операции, которые можно легко  проверить;

     - полнота - отчетность должна содержать  все необходимые данные для  заинтересованных лиц и включать  в себя соответствующие комментарии;

     - нейтральность - отчетность не  должна отражать интересы каких-либо  лиц;

     - преемственность - последовательность  применения форм отчетности и  их содержания от одного отчетного  периода к другому. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Глава 3. Методические подходы к созданию экономических информационных систем.

     Информационные  технологии в учете позволяют  в пределах функций бухгалтерского учета полностью регламентировать автоматизированное получение: данных, необходимых как для ведения  оперативного, синтетического и аналитического учета, так и для составления  форм бухгалтерской и синтетической  отчетности; данных, необходимых пользователям  для выработки и принятия решений, а также для системного контроля за ходом производственных процессов. При использовании информационных технологий на предприятии можно посредством отчетной информации установить иерархическую взаимосвязь различных уровней управления.¹⁰

     Под информационными технологиями в  учете следует понимать человеко-машинные системы, созданные на базе современных  средств вычислительной техники, обеспечивающих автоматизированное выполнение функций  бухгалтерского учета.

     Специалисты, занятые в сфере разработки и  эксплуатации экономических информационных систем (ЭИС),все чаще начинают задумываться о степени эффективности применяемых ЭИС. Некоторые специалисты считают, что средства автоматизации экономической деятельности далеки от идеала, так как в перспективе в экономических системах должна решаться практически не решаемая задача- необходимо обрабатывать бесконечное количество информации с бесконечным разнообразием логических процедур за бесконечно малое время. При этом дополнительные трудности в обеспечении эффективности ЭИС вносит и противоречие между тенденцией к усложнению функций программ, с одной стороны, и стремление к упрощению их освоения и использования- с другой.

     При создании ЭИС следует предусматривать  эффективность не столько экономическую, сколько функциональную, так как  хороший уровень функциональности обуславливает, как правило, хорошие  экономические показатели ЭИС. В  связи с этим особенно актуальным становится вопрос, насколько созданная ЭИС отвечает задачам информационного обеспечения фирмы, насколько информационная продукция и услуги отвечают необходимым требованиям. Следует определить направление, по которому можно максимально близко подойти к идеалу построения и функционирования ЭИС.¹¹

     Основа  обеспечения качества ЭИС- ее методология. Методология ЭИС- это учение о принципах, методах и средствах решения теоретических и практических задач создания функционирования систем и их компонентов. ЭИС относятся к классу сложных систем. В силу данного свойства успешность работ по созданию ЭИС и ее качество в значительной мере зависят от наличия методологии в арсенале разработчиков. Методология позволит обеспечить необходимый уровень качества функционирования, экономию ресурсов при ее создании и эксплуатации и обеспечит тем самым необходимую эффективность системы.

     Построение  и функционирование ЭИС основывается на соблюдении определенных принципов. В решении практических задач  эти принципы в той или иной степени могут относиться ко всем или отдельным этапам жизненного цикла ЭИС. Бесспорно то, что в процессе создания и эксплуатации системы игнорирование этих принципов может привести к отрицательным результатам. К основным можно отнести следующие принципы.

     Принцип системности- один из основополагающих. Он определяет подход к созданию и эксплуатации ЭИС как целостному функциональному объекту. Требуется выявить многообразие связей между структурными компонентами ЭИС, обеспечивающими целостность системы, установить цели, задачи, функции и другие системообразующие признаки системы. Принцип системности обусловливает анализ ЭИС на уровне макро- и микроподхода. При макроанализе ЭИС или ее компоненты рассматриваются как часть системы более высокого уровня. Особое внимание уделяется организационным, технологическим и информационным связям с системами, задающими цели и алгоритм функционирования ЭИС. Микроанализ обусловил изучение структуры ЭИС, ее компонентов в аспекте их функциональной направленности. Системный подход позволяет применить математическое описание, изучить различные свойства элементов ЭИС для ее развития. ¹²

     Принцип развития- на стадиях создание ЭИС в ней должна быть заложена возможность постоянного добавления и обновления функций и средств их обеспечения. Система должна постоянно наращивать свои вычислительные ресурсы, программные продукты, постоянно расширять и обновлять круг задач. Она должна иметь простую и вместе с тем адаптивную структуру. Это значит, что функционирование системы должно гибко реагировать на изменяющиеся внешние воздействия и приспосабливаться к ним.

     Принцип совместимости- при создании ЭИС следует предусмотреть механизм ее совместимости с другими системами как по уровням иерархии(соподчинения), так и между системами различных классов. Для обеспечения указанных свойств проектировщики должны обеспечить совместимость системы на информационной, технической, программной и организационной платформах. При создании ЭИС наблюдается пересечение взаимовыгодных интересов разработчиков системы и специалистов информационного предприятия. При этом служба поддержки и развития система должна хорошо разбираться в бизнесе информационного производства, а специалисты других подразделений информационной фирмы- хорошо знать методы эффективного использования системы.

     Принцип стандартизации и унификации- с точки зрения  ресурсов при проектировании и эксплуатации целесообразно применять типовые, унифицированные и стандартизированные компоненты- программные модули контроля достоверности входных документов, классификаторы объектов управления на технологическом уровне, кодификаторы дефектов и др.

     Принцип эффективности- этот принцип заключается в достижении рационального соотношения между затратами на создание ЭИС и целевым результатом ее функционирования. Причиной для создания и внедрения системы на предприятии(фирме) должна быть экономическая необходимость, а не просто желание получить образец новой технологии. Необходимо соотносить затраты на проектирование ЭИС и возможный вариант этих затрат за определенный период времени. Объем финансирования системы должен определяться соображениями финансовой выгоды предприятия.¹³

     К организационно- технологическим можно отнести несколько разновидностей принципов. Наиболее применяемые принципы:

• принцип формализации- состоит в необходимости конкретного методического подхода к решению задач создания ЭИС, применения формальных методов моделирования изучаемых и проектируемых процессов, связанных с созданием системы.
• Принцип абстрагирования- состоит в выделении наиболее существенных признаков ЭИС и преднамеренного исключения второстепенных характеристик системы. Это необходимо для упрощения анализа и удобства синтеза, как системы в целом, так и ее отдельных компонентов.
• Принцип концептуальной общности- заключается в строгом следовании единой методологии на всех этапах создания ЭИС и ее подсистем.¹⁴
• Принцип непротиворечивости и полноты- состоит в необходимости наличия полного состава элементов ЭИС и гармонизации их взаимодействия между собой.
• Принцип независимости данных- предусматривает, что модели данных ЭИС должны быть изучены и спроектированы независимо от технологии их обработки. Кроме того, должны быть независимыми также и физическая структура данных, и их распределение на внешних накопителях ЭВМ.
• Принцип стабильности решений- состоит в необходимости следовать принятым решениям по исследованию, проектированию и внедрению ЭИС до логического завершения соответствующей задачи. Только при полной уверенности в необходимости и целесообразности изменения параметров системы по обоюдному согласию разработчиков и заказчиков в решение может быть внесена корректировка.

     Таким образом, создание современных электронных вычислительных машин позволило автоматизировать обработку данных во многих сферах человеческой деятельности. Без современных систем обработки данных трудно представить сегодня передовые производственные технологии, управление экономикой на всех ее уровнях, научные исследования, образование, издательское дело и др. Значительно расширило сферу применения систем обработки данных появление персональных компьютеров.

     Одним из наиболее распространенных классов  систем обработки данных являются информационные системы автоматизированных информационных систем.

     В самых распространенных видах бизнеса  основной задачей всегда являются объемы информации, которые необходимо собирать, надежно хранить и оперативно обрабатывать. Появление экономических  информационных систем ЭИС, основным назначением которых является решение этой задачи, явилось ответом компьютерной индустрии на требование мира бизнеса. Поэтому в основе любой информационной системы лежит среда хранения и доступа к данным.¹⁵