Автоматизация бухгалтерского учета. 3

Содержание

1. Принципы организации и внедрения систем автоматизации бухгалтерского учета 3

2. Работа пользователя в режиме заполнения данных о сотрудниках предприятия в программном модуле «Зарплата» системы автоматизации бухгалтерского учета «ИНФИН - Управление» (справочники - «Сотрудники», «Общие сведения», «Прописка») 6

3. Дайте характеристику объекту конфигурации 1С: Предприятие «Отчеты», какую роль он занимает при автоматизации (приведите пример) 8

4. Опишите, как бы вы предложили автоматизировать (схема, какие объекты вы бы использовали, ввод данных и представление отчета) при помощи 1С: Предприятие «Отчет по деньгам, выданным сотрудникам» 13

Список использованных источников 25

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. Принципы организации  и внедрения систем автоматизации  бухгалтерского учета

 

Современное общество называют информационным. При этом имеют в виду, что значительная часть общества занята производством, хранением, переработкой и реализацией  информации. Научно-техническая революция  выдвинула информацию в качестве важнейшего фактора производственного  процесса. Информационный процесс необходим  как непременное условие работы современной техники, как средство повышения качества рабочей силы, как предпосылки успешной организации  самого процесса производства.

Под информационной системой понимают взаимосвязанную совокупность средств, методов, персонала, используемую для  хранения, обработки и выдачи информации в интересах достижения поставленной цели.¹

Согласно российскому законодательству, информационная система – это  организационно упорядоченная совокупность документов (массивов документов) и  информационных технологий, в том  числе с использованием средств  вычислительной техники и связи, реализующих информационные процессы (сбора, обработки, накопления, хранения, поиска и распространения информации).²

Информационная система создается  для конкретного объекта. Эффективная  информационная система принимает  во внимание различия между уровнями управления, сферами действия, а  также внешними обстоятельствами и  дает каждому уровню управления только ту информацию, которая ему необходима для эффективной реализации функции управления.³

Наиболее эффективно информатизации поддаются следующие виды деятельности: бухгалтерский учёт, включая управленческий и финансовый; справочное и информационное обслуживание экономической деятельности; организация труда руководителя; автоматизация документооборота; экономическая  и финансовая деятельность; обучение. Наибольшее число пакетов прикладных программ (ППП) создано для бухгалтерского учёта. Среди них «1С: Бухгалтерия», «Турбо-Бухгалтер», «Инфо-Бухгалтер» и др.

Автоматизированная система бухгалтерского учета, являясь неотъемлемой частью автоматизированной информационной системы, занимает одно из важнейших мест в  информационных системах хозяйствующего субъекта, оперативно обеспечивая руководство  предприятия учетной информацией  для принятия управленческих решений.

Процесс построения системы бухгалтерского учета на предприятии базируется на его методологии, охватывая решение  взаимосвязанных вопросов информационного, программного, технического, организационно-правового  ее обеспечения и во многом определяет эффективность организации учетного процесса.

Модельный подход к организации  учетного процесса заключается в  определении методологии и построении модели учетной системы. Однако понятие  «учетная система» охватывает не только методологию отражения операций вычисления показателей, способов оценки, организацию учетной работы и т.п., но и технику ведения учета. Поэтому модельный подход к организации учетного процесса в условиях автоматизации базируется на принципах автоматизированной информационной технологии, и его суть состоит в том, чтобы смоделировать последовательность этапов преобразования учетной информации от общей модели учета до алгоритмической модели, решающей функциональные задачи.⁴ Учетная информация отражает сведения о фактическом состоянии и изменениях в имущественном положении экономического субъекта, его производственно-хозяйственной и финансовой деятельности, а также полученных финансовых результатах. Данная информация необходима внутренним и внешним пользователям для контроля, анализа, выработки и принятия различного рода управленческих решений. Основные компоненты информационной технологии обработки учётных данных представлены на рисунке 1.⁵

Рис. 1. Основные компоненты информационной технологии обработки  учётных данных

Поскольку объекты бухгалтерского учета весьма разнообразны, то и  принципы обработки информации применительно  к таким объектам могут существенно  различаться. Например, способы и  приемы, наиболее эффективные в учетных  процессах крупных организаций, в малых предприятиях могут оказаться  нерациональными, привести к дополнительным затратам и ненужному увеличению объемов детализированной по разным признакам бухгалтерской информации.

Следовательно, одновременно могут  и должны существовать несколько  равноправных моделей текущего учета  хозяйственных процессов, а субъекты хозяйственной деятельности должны обладать правом выбора из этих моделей, основываясь на специфике производства, объемах обрабатываемой информации и запросах заинтересованных пользователей.

По мнению исследователей, создание компьютерных систем бухгалтерского учета  должно базироваться на следующих принципах:⁶

• экономическая целесообразность. Преимущества, которые ожидаются от использования системы, должны превышать затраты на проектирование, внедрение, изучение, сопровождение;
• гибкость. Система, которая создается, должна иметь достаточный запас гибкости, чтобы обеспечить возможность реагирования на изменения внешних факторов;
• контроль. Создание параллельных информационных течений, которые контролируют друг друга и обеспечивают достоверность данных;
• защита и безопасность данных;
• совместимость. Система должна проектироваться с учетом человеческого фактора и организационных особенностей предприятия, уже имеющихся компьютеров и программ;
• универсальность. Программная система должна решать не отдельную задачу, а выполнять стандартные процедуры и обрабатывать  конкретную задачу как отдельный случай более общей. Поэтому при составлении алгоритма следует обратить внимание на массовые операции. Разработчик должен собрать данные о типах хозяйственных операций и их частоту на конкретном предприятии. После этого следует разделить информационный массив на стандартные и нестандартные операции. Алгоритм должен быть ориентирован на массовые операции, но предусматривать обработку и не массовых.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2. Работа пользователя  в режиме заполнения данных  о сотрудниках предприятия в  программном модуле «Зарплата» системы автоматизации бухгалтерского учета «ИНФИН - Управление» (справочники - «Сотрудники», «Общие сведения», «Прописка»)

 

При работе со справочником «Сотрудники» в программном модуле «Зарплата» системы автоматизации бухгалтерского учета «ИНФИН - Управление», прежде всего, необходимо настроить таблицу данных на сотрудников (рис. 2).

Рис. 2. Настройка таблицы  справочника «Сотрудники» в программном модуле «Зарплата» системы автоматизации бухгалтерского учета «ИНФИН - Управление»

Настроив таблицу, необходимо внести данные на каждого сотрудника организации  при помощи вкладок «Добавить запись», «Изменить запись» на панели инструментов (рис. 3).

Рис. 3. Панель инструментов справочника «Сотрудники»

Внесём необходимые данные на директора  предприятия Хлебнова Александра Владимировича (рис. 4).

Рис. 4. Создание записи справочника  «Сотрудники»

Общие сведения о сотруднике и прописка также вносится при помощи панели инструментов справочника «Сотрудники».

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3. Дайте характеристику  объекту конфигурации 1С: Предприятие «Отчеты», какую роль он занимает при автоматизации (приведите пример)

 

В информационной базе системы 1С:Предприятие хранятся две конфигурации - основная конфигурация (редактируемая) и конфигурация базы данных. Конфигурация базы данных определяет структуру таблиц базы данных и всю функциональность, с которой работают пользователи. Основная конфигурация используется только для изменения. Это позволяет вносить и сохранять изменения в конфигурации в процессе работы пользователей. Произвести изменение в конфигурации базы данных в процессе работы пользователей нельзя.

Для просмотра структуры конфигурации базы данных, свойств, форм, макетов  и другой информации об объектах, можно  открыть окно конфигурации базы данных. Для этого необходимо выбрать  пункт «Конфигурация - Конфигурация базы данных - Открыть конфигурацию БД». По виду оно ничем не отличается от окна «Конфигурация». Приемы работы с объектами конфигурации базы данных совпадают с приемами работы в окне «Конфигурация» с тем лишь отличием, что все объекты доступны только для чтения (просмотра).

Конфигурация представляется в  виде древовидной структуры, каждая ветвь которой описывает определенную составляющую конфигурации. Дерево конфигурации представляет собой иерархический  список всех объектов конфигурации. Дерево конфигурации позволяет создавать  и удалять объекты конфигурации, менять их порядок, копировать и переносить объекты, фильтровать объекты по подсистемам (рис. 5).

Рис. 5. Окно «Конфигурация» программы 1С: Предприятие

Работа с конфигурацией осуществляется в окне «Конфигурация». Для открытия конфигурации необходимо выбрать пункт «Конфигурация - Открыть конфигурацию». На экран выводится окно «Конфигурация». Чтобы увеличить рабочую область для работы с различными объектами, окно «Конфигурация» можно временно закрыть. Закрытие окна «Конфигурация» не означает завершение работы с отдельными ее составляющими, открытыми для редактирования: закрывается не конфигурация, а окно конфигурации. Для открытия окна «Конфигурация» необходимо выбрать пункт «Конфигурация - Окно конфигурации». С помощью контекстного меню окна, вызванного правой кнопкой мыши на шапке конфигурации, окно конфигурации можно сделать прикрепленным, свободным, прячущимся. Если свойство окна «Соединяемые» не активно, то режимы размещения окна «Прикрепленное» и «Прячущееся» не доступны.

Для получения сводной выходной информации в системе 1С: Предприятие  используются объекты конфигурации, называемые «Отчет». Объект этого типа содержит алгоритм формирования «бумажного» или «электронного» отчета на внутреннем языке системы 1С: Предприятие. Отчет может содержать одну или несколько форм, при помощи которых, при необходимости, можно организовать ввод каких-либо параметров, влияющих на ход алгоритма. Обычно отчет имеет и сделанные в табличном редакторе описания печатных форм (макеты), которые используются для вывода результатов выполнения алгоритма на экран и принтер.

Любой отчет или обработка в  составе конфигурации могут быть сохранены как внешние. Внешняя  обработка может быть включена в  состав конфигурации. Можно сравнить внешние обработки между собой и с отчетами /обработками, включенными в конфигурацию.

Для описания отчетов и процедур обработки информации на этапе конфигурирования может быть создано неограниченное число отчетов и обработок. Отчеты и обработки могут иметь несколько  форм, предназначенных, например, для  ввода параметров формирования отчета или параметров обработки данных.

Алгоритм получения отчета описывается  с использованием встроенного языка. Для вывода отчетов может быть использован как текстовый формат, так и специализированный табличный  формат отчетов (макеты).

Система также поддерживает разработки внешних обработок, хранящихся не в  самой конфигурации, а в отдельных  файлах.

В типовых конфигурациях для  «1С: Предприятия 8», выпускаемых фирмой «1С», формы регламентированной отчетности входят в состав конфигураций и выпускаются вместе с релизами конфигураций. Однако когда возникает необходимость - например, вступает в силу новая редакция формы отчетности, - фирма «1С» выпускает такие формы отчетности в виде внешних отчетов «1С: Предприятия 8» (файлов с расширением *.erf).

Использование внешних отчетов  является временным решением, которое  следует использовать только до выхода релиза конфигурации, в котором будут  встроены необходимые изменения. Поэтому  на использование внешних отчетов  накладываются определенные ограничения:

• при выпуске внешнего отчета оговаривается, с каким релизом конфигурации он может использоваться;
• не гарантируется поддержка внешним отчетом предыдущих релизов конфигурации;
• при работе пользователя с конфигурацией нельзя использовать более одной версии внешнего отчета;
• открытие формы отчета выполняется более продолжительное время, по сравнению с отчетом, реализованным как объект конфигурации;
• выгрузка данных отчета в электронном виде выполняется намного медленнее и др.

Список внешних отчетов, выпущенных для конкретного релиза конфигурации, можно увидеть на странице конфигурации сайта поддержки пользователей  программ «1С: Предприятия 8», если в информационной базе включен сервис оповещений регламентированной отчетности.⁷

В этой же форме можно щелкнуть по наименованию внешнего отчета, чтобы  скачать его к себе на компьютер.

Как правило, отчеты распространяются в виде архива RAR. Для работы с  внешним отчетом архив необходимо распаковать.

В архиве вместе с файлом внешнего отчета содержится текстовый файл с  описанием назначения отчета и порядка  его подключения.

Если внешний отчет предназначен для замены регламентированного  отчета, уже существующего в конфигурации, его можно подключить к информационной базе, просто открыв отчет в режиме «1С:Предприятие» (меню Файл - Открыть).

При открытии будет задан вопрос Зарегистрировать внешний регламентированный отчет в информационной базе? После ответа Да внешний отчет будет зарегистрирован в информационной базе и сразу открыт для создания нового отчета.

Если ответить Нет, отчет не будет зарегистрирован, но также будет открыт для создания нового отчета. С таким отчетом можно будет выполнить все действия - создание, заполнение, печать - но созданный отчет нельзя будет сохранить в информационной базе.

Если внешний отчет является новым видом регламентированного  отчета, автоматически зарегистрироваться в информационной базе отчет не сумеет: такой режим необходимо подключить вручную. Указания по подключению также  имеются в текстовом файле, содержащемся в архиве, полученном с сайта «1С».

Для использования внешнего отчета пользователю необходимо указать, что  для данного регламентированного  отчета будет использоваться не внутренний объект конфигурации, а внешний отчет.

Для регистрации внешнего отчета как  нового вида регламентированных отчетов  в справочнике Регламентированные отчеты необходимо (рис. 6):

Рис. 6. Регистрация внешнего отчёта программы 1С: Предприятие 8

1) перейти в группу справочника,  в которой будет располагаться  отчет нового вида;

2) создать новый элемент справочника,  нажав кнопку Добавить в верхней командной панели формы справочника;

3) в форме элемента справочника  заполнить наименование, которое  будет выдаваться в справочнике Регламентированные отчеты и в списке видов отчетов формы Регламентированная и финансовая отчетность. Желательно также заполнить описание вида отчета;

4) переключатель Использовать установить в положение файл и указать, какой файл следует использовать в качестве внешнего отчета. После нажатия кнопки ОК в диалоге открытия файла в поле файл формы элемента справочника будет указано полное имя этого внешнего отчета.

После нажатия кнопки Записать внешний отчет сохраняется в информационной базе, после этого полное имя внешнего файла заменяется текстом Отчет загружен в ИБ.

То же самое происходит при нажатии  кнопки ОК, при этом форма элемента справочника Регламентированные отчеты закрывается.

Для тех элементов справочника, для которых используются внешние  отчеты, в форме списка справочника  после наименования отчета добавляется  строка (внешний).

После того, как внешний отчет  загружен в информационную базу, сам  файл внешнего отчета может быть удалён.

В любой момент можно вернуться  к использованию «внутреннего» объекта конфигурации. Для этого в форме элемента справочника для требуемого регламентированного отчета необходимо поставить переключатель Использовать в положение объект и сохранить элемент справочника.

Сам внешний отчет не удаляется  из информационной базы, поэтому возможно и обратное действие. Для удаления отчета из информационной базы необходимо выполнить следующее:

1) в справочнике Регламентированные отчеты найти регламентированный отчет, для которого подключен внешний отчет, - у такого отчета после наименования отчета будет добавлена строка (внешний);

2) открыть элемент справочника  для редактирования обязательно  кнопкой Изменить текущий элемент;

3) в поле выбора внешнего отчета  нажать кнопку Х (Очистить). После ее нажатия текст Отчет загружен в ИБ очищается, это является признаком того, что отчет будет удален из информационной базы;

4) закрыть форму элемента справочника  нажатием кнопки ОК.

Удаление отчета выполняется при  сохранении элемента справочника.

В случае необходимости отчет, загруженный  в информационную базу, можно сохранить  в файл на диске. Для этого в  форме элемента справочника Регламентированные отчеты необходимо щелкнуть по ссылке с текстом Выгрузить внешний отчет в файл. Будет открыт стандартный диалог сохранения файла. По умолчанию в качестве имени файла предлагается имя соответствующего объекта конфигурации.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

4. Опишите, как бы вы  предложили автоматизировать (схема,  какие объекты вы бы использовали, ввод данных и представление  отчета) при помощи 1С: Предприятие «Отчет по деньгам, выданным сотрудникам»

 

Табличная часть документа заполняется  списком работников, которым необходимо произвести выплату. Табличная часть  может быть автоматически заполнена  списком работников, перед которыми у организации имеется задолженность  по состоянию на конец месяца (по кнопке «Заполнить - По задолженности  на конец месяца») или произвольным списком работников, отобранных по каким-либо критериям (по кнопке «Заполнить - Списком работников»).

После заполнения табличной части  по кнопке «Рассчитать» производится расчет суммы к выплате.

После подготовки документа по кнопке «Печать» можно получить печатную форму  платежной ведомости по форме  №Т-53 или расчетно-платежной ведомости  по форме №Т-49.

После выдачи заработной платы в  программу необходимо внести сведения о получении или не получении зарплаты каждым работником, указанным в ведомости.

Для этого необходимо открыть документ «Ведомость на выплату зарплаты», с  помощью которого производилась  подготовка ведомости на выдачу зарплаты, и в колонке «Отметка» табличной  части документа по каждому работнику  вместо значения «Не выплачено» указать:

• значение Выплачено, если сумма была выплачена работнику;
• значение Задепонировано, если сумма работнику выплачена не была, и подлежит депонированию.

 

После установки отметок документ Ведомость на выплату зарплаты необходимо записать в информационную базу.

Регистрация факта выплаты 

Регистрация факта выплаты зарплаты из кассы организации производится в программе документами Расходный  кассовый ордер.

Для составления расходного кассового  ордера на общую сумму заработной платы, выданной работникам организации  по платежной ведомости (или по нескольким ведомостям) используется документ Расходный  кассовый ордер с операцией Выплата  заработной платы по ведомостям.

Создать новый расходный кассовый ордер для выдачи заработной платы  по ведомости можно на основании  документа Ведомость на выплату  зарплаты. При этом в документ автоматически  переносятся данные о выплаченных  по ведомости суммах, т.е. суммах с  отметками Выплачено.

 

Если в организации принято  выдавать заработную плату каждому  работнику по отдельным расходным  кассовым ордерам, а не по платежной  ведомости, то для автоматизации  подготовки расходных кассовых ордеров  на выплату заработной платы работникам и последующей регистрации факта  выдачи по ним денежных средств используется обработка «Выплата заработной платы  расходными ордерами» (вызывается из документа  Ведомость на выплату зарплаты по кнопке «Перейти - Выплата зарплаты расходными ордерами» или из меню Зарплата - Выплата зарплаты расходными ордерами).

 

После регистрации факта выплата  денежных средств через кассу (проведения документа/документов Расходный кассовый ордер) оплаченные ведомости считаются  «закрытыми», и соответствующие  им документы Ведомость на выплату  зарплаты становятся недоступными для  редактирования. В случае необходимости  внесения изменений в «закрытые» документы «Ведомость на выплату зарплаты» необходимо сначала отменить проведение соответствующего документа Расходный кассовый ордер.

 

Таким образом, необходимо автоматизировать создание документа, регистрирующего получение денежных средств сотрудниками, и отчета, который предоставляет информацию о том, кто получил и какую сумму. Рассмотрим пошагово весь процесс.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Автоматизация отчета по деньгам выданным сотрудникам.

Пусть у нас имеются документы «ведомость по выплате заработной платы» и «расходный кассовый ордер». При выдаче денежных средств сотрудникам расходный кассовый ордер может быть введен на основании ведомости на выдачу заработной платы,  в которой может быть начислена заработная плата одновременно на несколько человек (сотрудникам организации). Так же расходник оформляется для выдачи денежных средств подотчетнику на командировочные расходы. Чтобы связать два документа сделаем следующее.

Во вкладке «Ввод на основании» в окне «вводится на основании» привяжем документ «Ведомость на выплату заработной платы» через «Конструктор ввода на основании» где мы укажем все необходимые реквизиты», т.о. у нас получится связка реквизитов двух документов между собой, и расходный кассовый ордер может быть введен как на основании ведомости на выплату заработной платы автоматически так и произвольно.

 

 

 

 

За тем в программе 1 С введем расходный кассовый ордер на основании документа «ведомость на выплату заработной платы» нескольким сотрудникам и еще выдадим деньги подотчетникам на различные расходы.

 

Теперь необходимо создать регистр  накопления вид регистра - обороты, на основании которого далее будет  создан необходимый отчет. Для этого  в конфигураторе добавим новый  регистр «Выдача денежных средств» и заполним его необходимыми измерениями. Пусть это будут: организация, кто получил, подразделение, комментарий. И ресурс: сумма. 

 

Во вкладке регистраторы укажем расходный кассовый ордер.

 

Далее сконструируем макет данного  регистра:

 

Во вкладке итоги сделаем  тоже самое.

Теперь необходимо чтоб в документе  «расходный кассовый ордер» в движение были сопоставлены реквизиты. С помощью  конструктора движений регистров заполняем  необходимые выражения реквизитов.

 

 

Таким образом наш регистр будет накапливать сведения на основании необходимых реквизитов. Далее заходим в 1С. Необходимо перепровести уже существующие документы «расходные кассовые ордера». И по вкладке перейти проверить связь.

Теперь на основании созданного регистра можно легко сделать  отчет. Для этого заходим в  конфигуратор, добавляем отчет «Отчет по деньгам выданным сотрудникам». В конструкторе макета на основании регистра накопления переносим все измерения и ресурс в поле, во вкладке итоги делаем тоже самое.

 

 

Нам необходимо чтоб наш отчет формировался на определенную дату. Для этого  при помощи кнопки - параметры виртуальной таблицы зададим этот параметр. Во вкладку конец периода введем выражение &Дата, нажмем ОК.

 

Зададим тип реквизита «дата»

Закроем все и сохраним конфигурацию. Зайдем в 1 С отчеты. И сформируем наш новый отчет на дату.

Наш отчет вывел нам необходимые данные. По нему можно увидеть, кто получил деньги, за что (на основании комментарий), на основании какого документа были выданы деньги. Общая сумма по нашей организации, отдельно по сотрудникам и подотчетникам. В отчете можно задать необходимые параметры, например, только по одному сотруднику и сформируются данные только по заданному параметру.

Список использованных источников

 

1. Об информации, информационных технологиях  и о защите информации [Электронный  ресурс]: федер. закон [принят Гос. Думой 8 июля 2006 г.: одобр. Советом Федерации 14 июля 2006 г.] № 149 - ФЗ // Доступ из Справ. - правовая система «КонсультантПлюс»
2. Балдин К.В., Уткин В.Б. Информационные системы в экономике. – М.: Дашков и К, 2009. – 395 с.
3. Информационные системы в экономике / Под ред. Г.А. Титоренко. – М.: ЮНИТИ – ДАНА, 2008. – 463 с.
4. Костров А.В. Основы информационного менеджмента. - М.: Финансы и статистика, 2009. - 528 с.
5. Мишенин А.И. Теория экономических информационных систем. – М.: Финансы и статистика, 2005. – 240 с.
6. Раздорожный А.А. Организация производства и управление предприятием. – М.: Экзамен, 2009. – 877 с.
7. Ясенев В.Н. Информационные системы и технологии в экономике. – М.: Юнити – Дана, 2008. – 560 с.
8. Сайт поддержки пользователей программ «1С: Предприятия 8» www.users.v8.1c.ru

¹ Информационные системы в экономике / Под ред. Г.А. Титоренко. – М.: ЮНИТИ – ДАНА, 2008. – С. 16.

² Об информации, информационных технологиях и о защите информации [Электронный ресурс]: федер. закон [принят Гос. Думой 8 июля 2006 г.: одобр. Советом Федерации 14 июля 2006 г.] № 149 - ФЗ // Доступ из Справ. - правовая система «КонсультантПлюс»

³ Раздорожный А.А. Организация производства и управление предприятием. – М.: Экзамен, 2009. – С. 599.

⁴ Балдин К.В., Уткин В.Б. Информационные системы в экономике. – М.: Дашков и К, 2009. – С. 23.

⁵ Ясенев В.Н. Информационные системы и технологии в экономике. – М.: Юнити – Дана, 2008. – С. 125.

⁶ Костров А.В. Основы информационного менеджмента. - М.: Финансы и статистика, 2009. – С. 129.

⁷ Сайт поддержки пользователей программ «1С: Предприятия 8» www.users.v8.1c.ru