Автоматизация бухгалтерского учёта

МИНОБРНАУКИ РОССИИ

Федеральное государственное бюджетное образовательное

учреждение

высшего профессионального образования

«Санкт-Петербургский государственный университет

сервиса и экономики»

 

 

Контрольная работа

 

 

ПО БУХГАЛТЕРСКОМУ УЧЁТУ И АНАЛИЗУ

«АВТОМАТИЗИРОВАННАЯ ФОРМА БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЁТА»

 

 

 

    Выполнил студент(ка)___курса

__________________________

По спец.___________________

___________________________

Проверил__________________

___________________________

 

 

Калининград 2013

 

Содержание

1. Автоматизация бухгалтерского учёта……………………………..5
2. Программы…………………………………………………………11
3. Эффективная автоматизация бухучёта…………………………..17

Заключение

Список литературы

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение.

Занять лидирующее положение на рынке, повысить эффективность работы персонала, создать оптимальную структуру управления - вот первоочередные задачи руководителя предприятия. В бухгалтерской и банковской деятельности это особенно важно, что обуславливает широкое применение бухгалтерских пакетов и программ, благодаря внедрению которых повышается оперативность обработки данных и достоверность деловой информации, принимаются более объективные финансовые и управленческие решения.

 Автоматизация бухгалтерского  учета на предприятии и подготовка

финансовой отчетности в налоговые органы в условиях переходной экономики России является одной из наиболее важных задач. Ситуация такова, что сам по себе бухгалтерский учет на предприятии может рассматриваться как внутреннее дело предприятия, а основой для оценки финансово-хозяйственной деятельности предприятия со стороны государства служит отчетность (бухгалтерский баланс и многочисленные другие отчетные формы), которая должна ежеквартально предоставляться в налоговую инспекцию по месту регистрации предприятия.

Кроме того, существуют плановые и внеплановые налоговые проверки, при проведении которых могут потребоваться все бухгалтерские документы, включая первичные. (К первичным документам относятся кассовый ордер, накладная, справка, акт и т.п.)

 В условиях относительной  неопределенности в налоговой  сфере

предприятие может сильно пострадать или даже потерпеть крах, и всего лишь из-за небрежности в бухгалтерском учете. Примеров тому в России очень много, причем часто страдают предприятия, стремящиеся работать честно. Страдают из-за небрежного ведения внутренней бухгалтерии предприятия. Страдают также из-за незнания и соответственно невыполнения последних законов и распоряжений (а они принимаются сплошь и рядом). При ведении бухгалтерского учета вручную возможны и простейшие арифметические ошибки.

 Чем же может  помочь российскому бухгалтеру  компьютер? Безусловно, компьютерная программа не заменит грамотного бухгалтера, но позволит сэкономить его время и силы за счет автоматизации рутинных операций, найти арифметические ошибки в учете и отчетности, оценить текущее финансовое положение предприятия и его перспективы.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

      1. Автоматизация бухгалтерского учета - основа эффективного

управления

      Руководителю  российского предприятия сегодня  приходится принимать

решения в условиях неопределенности и риска, что вынуждает его постоянно

держать под контролем различные аспекты финансово - хозяйственной

деятельности. Эта деятельность отражена в большом количестве документов,

содержащих разнородную информацию. Грамотно обработанная и

систематизированная она является в определенной степени гарантией

эффективного управления производством. Напротив, отсутствие достоверных данных может привести к неверному управленческому решению и, как следствие, к серьезным убыткам.

Если не брать во внимание умышленные противоправные действия, то все ошибки бухгалтерского учета совершаются либо по небрежности (например, арифметические ошибки), либо из - за незнания особенностей ведения бухгалтерского учета в России. Такие ошибки практически неизбежны при ручном учете или при использовании устаревших или нелегальных версий программных комплексов.

1.2. Требования  к бухгалтерской системе

 На наш взгляд, хорошие  бухгалтерские системы вне зависимости  от их

масштаба, программно - аппаратной платформы и стоимости должны обеспечивать качественное ведение учета, быть надежными и удобными в эксплуатации.

В функциональном аспекте бухгалтерские системы должны, по крайней мере, безошибочно производить арифметические расчеты; обеспечивать подготовку, заполнение, проверку и распечатку первичных и отчетных документов произвольной формы; осуществлять безошибочный перенос данных из одной печатной формы в другую; производить накопление итогов и исчисление процентов произвольной степени сложности; обеспечивать обращение к данным и отчетам за прошлые периоды (вести архив).

Для того чтобы обеспечить указанные возможности, система должна иметь единую базу данных по текущему состоянию бухгалтерского учета на

предприятии и архивным материалам, любые сведения из которой могут быть легко получены по запросу пользователя. В зависимости от особенностей учета на предприятии базы данных могут иметь различную структуру, но в обязательном порядке должны соответствовать структуре принятого плана счетов, задающего основные параметры настройки системы на конкретную учетную деятельность. Модули системы, обеспечивающие проведение расчетов, суммирование итогов и начисление процентов, должны использовать расчетные нормативы, которые приняты в текущее время.

 Надежность системы  в компьютерном плане означает  защищенность ее от случайных сбоев и в некоторых случаях от умышленной порчи данных. Как известно, современные персональные компьютеры являются достаточно

открытыми, поэтому нельзя достоверно гарантировать защиту чисто на

физическом уровне. Важно, чтобы после сбоя разрушенную базу данных можно было легко восстановить, а работу системы возобновить в кратчайшие сроки. Хорошие бухгалтерские системы отвечают этим требованиям.

Не менее важно, чтобы фирма - разработчик бухгалтерской программы

имела значительный опыт работы и солидную репутацию. При выборе системы следует учитывать то обстоятельство, что в дальнейшем к продавцу придется неоднократно обращаться и за советом или консультацией, и за заменой устаревшей версии на более свежую.

1.3. Этапы автоматизации  бухгалтерского учета в России.

 Несмотря на то что  в мире существует более тысячи  тиражируемых

бухгалтерских пакетов различной мощности и стоимости, российские бухгалтеры и предприниматели предпочитают отечественные пакеты, более подходящие для условий переходной экономики и быстрой смены законодательных актов, регулирующих порядок бухгалтерского учета. Сегодня мы анализируем уже третье поколение российских автоматизированных бухгалтерских систем.

Первый этап разработки программ автоматизации бухгалтерского учета совпал по времени с перестройкой, когда в России появилась реальная потребность в программных продуктах такого типа для нужд малых предприятий и кооперативов, обслуживания временных трудовых

коллективов и других новых субъектов бухгалтерского учета. Этот период

характеризовался массовым ввозом в нашу страну персональных компьютеров, что в значительной степени обусловило выбор последних в качестве основной аппаратной платформы для бухгалтерских разработок. Большинство программ создавалось в виде АРМ (автоматизированных рабочих мест) и предназначалось для эксплуатации на автономных компьютерах. В это время были популярны первые бухгалтерские программы: "Финансы без проблем" ("Хакерс Дизайн"),

"Турбо-бухгалтер" ("ДИЦ"), "Парус" ("Парус").

Второй этап был связан с развитием коммерческих структур и началом

приватизации. Десятки тысяч создаваемых ТОО, АОЗТ и кооперативов нуждались в бухгалтерском учете. На волне всеобщей коммерциализации наблюдался бурный рост тиражируемых разработок, в значительной степени вытеснивших заказные.

Энтузиастов-одиночек и временные трудовые коллективы сменили

профессиональные группы специалистов, объединившихся в собственные

компании, которые хотели получать прибыль с продаваемого тиража

бухгалтерских программ. Именно тогда были образованы сегодняшние фирмы-лидеры: "1С", "Диасофт", "Омега", R-Style Software Lab. Современный (третий) этап развития бухгалтерских систем характеризуется созданием интегрированных программных средств, объединяющих несколько предметных областей автоматизации.

1.4. Элементы компьютерной  системы

      В неавтоматизированной  системе ведения бухгалтерского  учета обработка данных о хозяйственных операциях легко прослеживается и обычно сопровождается документами на бумажном носителе информации -

распоряжениями, поручениями, счетами и учетными регистрами, например

бесконечными журналами учета МПЗ. Аналогичные документы часто используются и в компьютерной системе, но во многих случаях они существуют только в электронной форме. Более того, основные учетные документы ( бухгалтерские книги и журналы ) в компьютерной системе бухгалтерского учета представляют собой файлы данных, прочитать или изменить которые без компьютера не возможно.

Компьютерная система включает в себя следующие элементы.

1. Аппаратные средства. К ним относятся: оборудование и устройства, из

  которых состоит компьютер, в частности центральный процессор, жесткий

  жиск, устройство чтения  CD-ROM, принтеры, сетевые карты и т.п.

2. Программные  средства.

а) Системные программы. К этим программам, выполняющим общие функции, обычно относят операционные системы, которые управляют аппаратными средствами и распределяют их ресурсы для максимально эффективного использования, системы управления базами данных (СУБД), обеспечивающие выполнение стандартных функций по обработке данных, и сервисные программы, которые выполняют в компьютере основные операции, например сортировку записей. Системные программы обычно разрабатывают поставщики аппаратных средств или фирмы специализирующиеся в области программного обеспечения, и модифицируют с учетом индивидуальных требований.

б) Прикладные ( пользовательские ) программы - это наборы машинных команд для обработки данных, которые организация—пользователь разрабатывает самостоятельно или приобретает у внешнего поставщика.

3. Документация - описание системы и структуры управления применительно к вводу, обработке и выводу данных, обработке сообщений, логическим и другим командам.

4. Персонал - работники, которые управляют системой, проектируют ее и

  снабжают программами, эксплуатируют и контролируют  систему обработки

  данных.

5. Данные - сведения о хозяйственных операциях и другая необходимая

  информация, которую  вводят, хранят и обрабатывают  в системе.

6. Процедуры контроля - Процедуры, обеспечивающие соответствующую запись операций, предупреждающие или регистрирующие ошибки.

1.5. Особенности  компьютерной обработки данных

Способ обработки хозяйственных операций при ведении бухгалтерского учета оказывает существенное влияние на организационную структуру фирмы, а также на процедуры и методы внутреннего контроля. Компьютерная технология характеризуется рядом особенностей, которые следует учитывать при оценке условий и процедур контроля. Ниже приведены отличия компьютерной обработки данных от неавтоматизированной.

1. Единообразное выполнение  операций. Компьютерная обработка  предполагает использование одних  и тех же команд при выполнении  идентичных операций бухгалтерского учета, что практически исключает появлению случайных ошибок, обыкновенно присущих ручной обработке. Напротив, программные ошибки (или другие систематические ошибки в аппаратных либо программных средствах) приводят к неправильной обработке всех идентичных операций при одинаковых условиях.

2. Разделение функций. Компьютерная  система может осуществить множество процедур внутреннего контроля, которые в неавтоматизированных системах выполняют разные специалисты. Такая ситуация оставляет специалистам, имеющим доступ к компьютеру, возможность вмешательства в другие функции.

  В итоге компьютерные  системы могут потребовать введения  дополнительных мер для поддержания  контроля на необходимом уровне, который в неавтоматизированных системах достигается простым разделением функций. К подобным мерам может относится система паролей, которые предотвращают действия, не допустимые со стороны специалистов, имеющих доступ к информации об активах и учетных документах через терминал в диалоговом режиме.

3. Потенциальные возможности  появления ошибок и неточностей. По сравнению с неавтоматизированными системами бухгалтерского учета компьютерные системы более открыты для несанкционированного доступа, включая лиц, осуществляющих контроль. Они также открыты для скрытого изменения данных и прямого или косвенного получения информации об активах. Чем меньше человек вмешивается в машинную обработку операций учета, тем ниже возможность выявления ошибок и неточностей. Ошибки, допущенные при разработке или корректировке прикладных программ, могут оставаться незамеченными на протяжении длительного периода.

4. Потенциальные возможности  усиления контроля со стороны  администрации. Компьютерные системы дают в руки администрации широкий набор аналитических средств, позволяющих оценивать и контролировать деятельность фирмы. Наличие дополнительного инструментария обеспечивает укрепление системы внутреннего контроля в целом и, таким образом, снижение риска его неэффективности. Так, результаты обычного сопоставления фактических значений коэффициента издержек с плановыми, а также сверки счетов поступают к администрации более регулярно при компьютерной обработке информации. Кроме того, некоторые прикладные программы накапливают статистическую информацию о работе компьютера, которую можно использовать в целях контроля фактического хода обработки операций бухгалтерского учета.

5. Инициирование выполнения  операций в компьютере. Компьютерная  система может выполнять некоторые операции автоматически, причем их санкционирование не обязательно документируется, как это делается в

неавтоматизированных системах бухгалтерского учета, поскольку сам факт

принятия такой системы в эксплуатацию администрацией предполагает в

неявном виде наличие соответствующих санкций.

 

     2. Программы

1С:Бухгалтерия является универсальной бухгалтерской

программой и предназначена для ведения синтетического и аналитического бухгалтерского учета по различным разделам.

Аналитический учет ведется по объектам аналитического учета (субконто)

в натуральном и стоимостном выражениях.

Программа предоставляет возможность ручного и автоматического ввода проводок. Все проводки заносятся в журнал операций. При просмотре проводок в журнале операций их можно ограничить произвольным временным интервалом, группировать и искать по различным параметрам проводок. Кроме журнала операций программа поддерживает несколько списков справочной информации (справочников):

1. план счетов;

2. список видов объектов  аналитического учета;

3. списки объектов аналитического  учета (субконто);

4. констант и т.д.

 На основании введенных  проводок может быть выполнен  расчет итогов. Итоги могут выводиться за квартал, год, месяц и за любой период,

ограниченный двумя датами. Расчет итогов может выполняться по запросу и

одновременно с вводом проводок (в последнем случае не требуется пересчет).

После расчета итогов программа формирует различные ведомости:

1. сводные проводки;

2. оборотно-сальдовую ведомость;

3. оборотно-сальдовую ведомость  по объектам аналитического учета;

4. карточка счета;

5. карточка счета по  одному объекту аналитического  учета;

6. анализ счета (аналог  главной книги);

7. анализ счета по датам;

8. анализ счета по объектам  аналитического учета;

9. анализ объекта аналитического  учета по всем счетам;

10. карточка объекта аналитического  учета по всем счетам;

11. журнальный ордер.

В программе существует режим формирования произвольных отчетов,

позволяющий на некотором бухгалтерском языке описать форму и содержание отчета, включая в него остатки и обороты по счетам и по объектам аналитического учета. С помощью данного режима реализованы отчеты, предоставляемые в налоговые органы, кроме того данный режим используется для создания внутренних отчетов для анализа финансовой деятельности организации в произвольной форме.

Кроме того программа имеет функции сохранения резервной копии

информации и режим сохранения в архиве текстовых документов.

  "1С" продвигает на рынок свою новую разработку под названием

"1С:Предприятие". Это  ПО представляет собой универсальную  систему для

автоматизации учета в торговле, складском хозяйстве и смежных отраслях

деятельности предприятия. Приложение разработано на новой технологической платформе под условным названием V7, которая включает средства работы с базой данных, встроенные язык программирования, редактор диалоговых форм и текстовый редактор, единый механизм обработки запросов.

Система "1С:Предприятие" может быть адаптирована к любым особенностям учета на конкретном предприятии при помощи модуля "1С:Конфигуратор", позволяющего настраивать все основные элементы программной среды, генерировать и редактировать документы с любой структурой, изменять их экранные и печатные формы, формировать журналы для работы с документами с возможностью их произвольного распределения по журналам. Кроме того, "1С:Конфигуратор" может редактировать существующие и образовывать новые справочники произвольной структуры, создавать регистры для учета средств в необходимых разрезах, задавать любые алгоритмы обработки информации, описывать поведение элементов системы на встроенном языке и т. д. Важно отметить, что для настройки продукта не требуется глубоких знаний в области программирования. При проверке настроенной конфигурации задействуется функция "Отладчик"; она же используется для выявления возможных сбоев при работе системы в целом. Приложение "1С:Предприятие" может применяться как автономно для управления товарными потоками без формирования бухгалтерских

проводок, так и в сочетании с ПО "1С:Бухгалтерия" для регистрации движения товаров на счетах бухгалтерского учета. Кроме того, в пакете

"1С:Предприятие" имеются  средства поддержки торгового  оборудования

(например, кассовых аппаратов "ЭЛЕКТРОНИКА-92 АКВАРИУС" и сканеров  штрих-кодов, подсоединяемых через  интерфейс RS-232).

“АУБИ” может  быть с успехом использована для автоматизации

бухгалтерского учета предприятий различного  рода  деятельности.

“АУБИ” позволяет вести учет следующих элементов бухгалтерского производства:

1. учет материалов (склад);

2. учет малоценных и  быстроизнашивающихся материалов (МБП) на складе и в эксплуатации;

3. основные средства;

4. учет  кассовых  операций  -  формирование  приходных  и  расходных

   кассовых ордеров, ведение кассовой книги;

5. учет банковских операций - платежных поручений,  требований  и реестров;

6. учет счетов;

7. ведение журнала хозяйственных  операций;

8. ведение   главной   бухгалтерской  книги;

9. формирование шахматной  и оборотной ведомостей;

10. формирование различных  ведомостей аналитического учета

11. ... и т.д.

 

 СуперМенеджер

 Многовалютная система, предназначенная для автоматизации

бухгалтерского учета на предприятиях сложной  структуры различных форм

собственности. Работа в различных компьютерных сетях и на компьютерах IBM и Macintosh.

Система бухгалтерского учета позволяет оперировать следующими операциями:

1. аналитический и синтетический  учет

2. автоматический учет  курсовой разницы

3. приведение учетных  данных к любой национальной  валюте

4. ведение журналов-ордеров, главной книги и баланса в  любой валюте и

   сводно по эквиваленту

5. гибкий план счетов, учитывающий все индивидуальные  особенности

6. формирование сложных  проводок

7. консолидация данных  различных организаций и филиалов

ИНФО - Бухгалтер

В любой момент для Вас готовы :

1. баланс со всеми приложениями

2. оборотная ведомость

3. главная книга

4. ведомости аналитического  учета по счетам

5. журналы ордера и  ведомости к ним, шахматка

6. разнообразные ведомости  и справки

7. анализ финансовой деятельности  с построением графиков и диаграмм

Вам достаточно ввести хозяйственные операции - все остальное программа

сделает сама

ФОЛИО

1. ведение бухгалтерского  учета любого числа предприятий  на одном

   компьютере с возможностью  получения сводного бланка нескольких

   предприятий.

2. подробный финансовый  анализ деятельности организаций  по которым ведется

   бухгалтерия

3. учет движения денежных  средств в динамике

4. финансовый баланс для  руководителя и отчет о прибыли  и убытках по

   месяцам и годам

5. аналитические показатели

6. валюта

7. зарплата

8. склад

9. система прогнозирования  оптимальной цены продажи партии  товара

10. возможность генерации  новых форм отчетности

11. встроенные многоуровневые  таблицы

Инфин - Бухгалтерия

1. продуманная структура  программы и привычный бухгалтеру  дизайн

2. полная автоматизация  учета

3. до пяти уровней аналитического  учета

4. минимальные изменения  в настройке программы под  специфику именно Вашего предприятия

5. бухучет для нескольких  предприятий на одном рабочем  месте

6. возможность настройки  на любое изменение законодательства

7. возможность ведения  двойной бухгалтерии

8. возможность работы  с любыми валютами

9. парольная защита

10. сохранение данных за  любое количество лет

ABACUS

 ABACUS professional - Полный комплекс бухгалтерского учета.

Отличительные особенности комплекса - функциональная полнота и комплексное решение всех задач учета.

 

      А также :

1. обработка проводок  с детальной аналитической информацией

2. учет затрат на производство  и калькулирование себестоимости  продукции с формированием соответствующих записей в Главной книге

3. элементы финансового  анализа

4. автоматическое начисление  процентов и отчисление налогов

5. мульти-валютные операции  генератор отчетных форм

6. система аппаратной  и программной защиты информации

7. удобный интерфейс

БЭСТ

Для управления персоналом и начисления заработной платы используются модули "Кадры" и "Заработная плата", которые могут эксплуатироваться как отдельно, так и в составе комплекса "Интегратор". САБУ фирмы "Интеллект-Сервис" Отличительной чертой ПО "БЭСТ" версии 3.1 является ориентация на комплексную автоматизацию предприятий оптовой торговли. Этот продукт может функционировать как в локальном, так и сетевом варианте. В качестве сетевой среды используются ОС NetWare версий 3.11 и выше, Windows NT, VINES,

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3. Эффективная автоматизация бухучета.

      Для того, чтобы эффективно провести автоматизацию, следует, в первую

очередь, хорошо представлять себе что же такое автоматизированный бухучет.

На первый взгляд все просто и даже такая постановка вопроса кажется

несколько надуманной, потому что автоматизированный бухучет - это просто

когда бухучет ведется на компьютере. Вот такое заблуждение и служит

причиной большого количества неудачных попыток автоматизации. Следует

осознать, что внедрение бухгалтерской программы эффективно только тогда,

когда следствием внедрения является повышение эффективности и улучшение качества ведения бухучета на предприятии. Это может выражаться в:

1. Упорядочении бухучета. Если при бумажной бухгалтерии  для получения какой-либо информации, например специфической выборки  оборотов по субсчету счета №60, требовалось несколько часов работы, то на компьютере – нажал клавишу и выборка распечаталась.

2. Увеличении количества  информации, получаемой из бухучета. Раньше можно было увидеть  аналитику по 41 счету только в  каком-нибудь одном разрезе, сейчас, на компьютере - в нескольких.

3. Снижение числа бухгалтерских  ошибок. Это очень важный фактор, если учитывать величину штрафов  и пеней за сокрытие налогооблагаемых  величин, причиной которого, как правило являются именно бухгалтерские ошибки, а не некий злой умысел.

4. Повышение оперативности  бухучета. Если раньше, при бумажном  бухучете, бухгалтера не поспевали за первичной документацией и делали проводки с опозданием, а квартальный и годовой отчет сдавался в последний момент, то сейчас это прекратилось.

5. Повышении экономичности  бухгалтерского учета. Наша практика  показывает, что во многих случаях, изменив применяющиеся на предприятии план и типовую корреспонденцию счетов, формы первичных документов и другие "подвластные" бухгалтерии параметры можно без использования различных рискованных схем уменьшить налогооблагаемые величины или, по крайней мере, передвинуть сроки и снизить частоту налоговых платежей.