Автоматизация бухгалтерского учета малого предприятия

ЗАДАНИЕ 1.

Проектирование  информационной системы.

Вариант задания.

1. Автоматизация бухгалтерского учета малого предприятия.

Решение

Выполните эскиз технического задания на информационную систему в соответствии с вариантом (автоматизация бухгалтерского учета малого предприятия). Для этого:

1. Опишите объект автоматизации как систему информационно-логистических связей элементов автоматизации: организационную структуру, порядок выполнения и состав задач и т.д.

Важным этапом системного анализа является структуризация системы – локализация ее границ и выделение структурных составных частей. Выделенную по определенному признаку часть автоматизированной системы управления называют подсистемой АСУ. Совокупность действий, направленную на достижение определенной цели, называют функцией АСУ. Выполнение автоматизированной системой управления функций, осуществляемое на действующем объекте у правления и обеспечивающее достижение заданных целей, называют функционированием АСУ (ГОСТ 24.003-84).

Структура системы управления отражает строение и внутреннюю форму организации, относительно устойчивые взаимоотношения и взаимосвязи элементов системы. В каждой АСУ, как и любой сложной системе, можно выделить большое число элементов, свойств, связей между элементами. Охватить их одновременно в рамках одного понятия структуры не представляется возможным. В процессе создания и в ходе функционирования АСУ выделяют некоторые аспекты внутреннего строения системы управления, различая в соответствии с этим виды структуры системы: организационную, функциональную, комплекса технических средств, сбора и передачи информации и др. Организационная структура системы управления определяет наличие подразделений разного уровня – отделов, подотделов, цехов, участков и др., и их взаимное административное подчинение. Функциональной структурой АСУ называют структуру, элементами которой являются подсистемы, функции автоматизированной системы управления или их части, а связи между элементами – потоки информации, циркулирующей между ними при функционировании АСУ. Структурой комплекса технических средств АСУ называют структуру, элементами которой являются устройства комплекса технических средств АСУ, а связи между элементами отображают информационный обмен (ГОСТ 24003–84).

В системах организационного управления функциональная и организационная структуры часто во многом совпадают. Это объясняется стремлением создать для систематической и квалифицированной реализации определенной функции управления постоянный коллектив людей, работающих под единым руководством. При этом основываются на том интуитивно ясном и многократно проверенном на практике соображении, что такое объединение в одном подразделении наиболее близких по характеру задач и тесно взаимодействующих исполнителей уменьшает объем передаваемой между подразделениями информации, дублирование функций, время на согласование решений и т.д.

Структура систем организационного управления в народном хозяйстве  строится по отраслевому или территориальному признаку. Отраслевой принцип позволяет  осуществлять единую техническую и экономическую политику в каждой отрасли. Он применяется в тех случаях, когда речь идет о сложных, специфических видах производства. Если ставится задача комплексного использования материальных ресурсов в некотором районе страны, управление строится по территориальному принципу. По этому же принципу построены органы государственного административно-территориального управления.

Число уровней системы  существенно влияет на эффективность  управления, хотя эта зависимость  не может быть в настоящее время  выражена аналитически. Чем меньше число уровней, тем меньше задержек и ошибок в передаче информации от нижних уровней к верхним и обратно, тем выше оперативность принятия решений, скорость и точность реакции на возникающие возмущения. С увеличением числа уровней растет общее количество элементов системы, что приводит к большей их обособленности и необходимости усиления горизонтальных связей, которые, как правило, слабее вертикальных. С другой стороны, чем меньше число уровней, тем большая нагрузка приходится на каждый элемент системы, тем труднее осуществлять управление, с чем и связана тенденция к росту числа уровней системы и элементов каждого уровня. Таким образом, в системе организационного управления существуют факторы, определяющие стремление как к увеличению, так и уменьшению числа уровней.

В процессе функционирования организационных систем управления довольно часто наблюдается временное, оперативное перераспределение  задач между уровнями системы, получившее название "делегирование полномочий". Оно заключается в том, что в определенной обстановке решение части задач управления передается с некоторого уровня на более низкий. При этом подсистеме более низкого уровня передаются как полномочия вышестоящей подсистемы в пределах решения данных задач, так и ответственность за правильность, своевременность и качество их решения и реализации.

В сложных, необычных  ситуациях происходит и обратный процесс – подсистема более высокого уровня, как говорят, "берет управление на себя", т.е. решает задачи и выполняет  функции, обычно входящие в компетенцию управляемой подсистемы. Благодаря тому что подсистема более высокого уровня располагает большими полномочиями и ресурсами, решение задач оказывается более эффективным. Однако при этом подсистема верхнего уровняв какой-то мере выполняет несвойственные ей функции, что неизбежно ограничивает ее возможности по решению задач управления своего уровня. Поэтому после нормализации ситуации решение этих задач вновь передается подчиненной подсистеме.

В структуре организационных  АСУ принято выделять подсистемы по функциональному признаку. Это позволяет четко выделять комплексы задач в подсистемах в соответствии с определенной функцией управления и в то же время в большинстве случаев совпадает с существующей организационной структурой предприятия или отрасли, для которых создается АСУ.

Для АСУ предприятий, производственных объединений и  отраслей согласно ОРММ выделяют подсистемы по следующим функциям управления: перспективным планированием и  развитием; технико-экономическим планированием; основным производством; технической подготовкой производства; материально-техническим снабжением; реализацией и сбытом продукции; бухгалтерским учетом; финансами; кадрами; капитальным строительством; научно-исследовательскими и опытно-конструкторскими работами и др.

В ряде случаев возникает  необходимость в выделении функциональных подсистем, не предусмотренных рекомендуемым  перечнем. Такая необходимость возникает  в случаях выявления дополнительной реально выполняемой долговременно  действующей функции управления. Так, например, при большом объеме работ по кооперации со смежниками возможно окажется целесообразным выделить в самостоятельный отдел в организационной структуре и в самостоятельную подсистему АСУ функции управления работами по кооперации. Обоснованием для такого выделения служит наличие большого количества специфических задач данного содержания, требующих для их решения получения и переработки больших объемов информации, а также существенное влияние качества решения этих задач на общую эффективность функционирования предприятия, объединения или отрасли в целом.

Кроме функциональных в  АСУ выделяют обеспечивающие подсистемы, которые необходимы для успешной работы функциональных подсистем. Различают  следующие виды обеспечения АСУ.

Техническое обеспечение  – комплекс технических средств, применяемых для функционирования АСУ.

Математическое и программное  обеспечение – совокупность математических методов, моделей, алгоритмов и программ обработки информации, используемых при создании и функционировании АСУ.

Информационное обеспечение – совокупность реализованных решений по объемам, размещению и формам организации информации, циркулирующей в АСУ при ее функционировании. Оно включает нормативно-справочную информацию, необходимые классификаторы технико-экономической информации, унифицированные документы, массивы данных, используемые при решении задач АСУ.

Организационное обеспечение  – совокупность документов, регламентирующих деятельность персонала АСУ в условиях ее функционирования. Лингвистическое обеспечение – совокупность языковых средств для формализации естественного языка, построения и сочетания информационных единиц при общении персонала АСУ, в условиях ее функционирования, со средствами вычислительной техники.

Правовое обеспечение  – совокупность правовых норм, регламентирующих правоотношения при функционировании АСУ и юридический статус результатов ее функционирования (ГОСТ 24.003-84).

Комплекс технических  средств и информационное обеспечение  являются общими для всех задач, решаемых в АСУ. В связи со спецификой методов разработки, ввода в действие и дальнейшей эксплуатации их принято выделять в самостоятельные подсистемы. Специфика технических средств определяется необходимостью систематического обслуживания, проверки исправности, профилактики, различных видов ремонта. Эта специфическая область работы АСУ выполняется специалистами по электронике и вычислительной технике и не входит в круг обязанностей специалистов по созданию и эксплуатации АСУ. Однако проектирование этого комплекса, обеспечивающего функционирование АСУ, является прямой обязанностью разработчиков системы.

Остальные виды обеспечения  используются применительно к конкретным задачам и, как правило, их в самостоятельные  подсистемы не выделяют.

Объектом автоматизации является бухгалтерский учет малого предприятия. Бухгалтерский учёт — упорядоченная система сбора, регистрации и обобщения информации в денежном выражении о состоянии имущества, обязательств организации и их изменениях (движении денежных средств) путём сплошного, непрерывного и документального учёта всех хозяйственных операций.

Объектами бухгалтерского учёта являются имущество организаций, их обязательства и хозяйственные  операции, осуществляемые организациями  в процессе их деятельности.

Основной задачей бухгалтерского учёта является формирование полной и достоверной информации (бухгалтерской отчётности) о деятельности организации и её имущественном положении, на основании которой становится возможным:

• предотвращение отрицательных результатов хозяйственной деятельности организации;
• выявление внутрихозяйственных резервов обеспечения финансовой устойчивости организации;
• контроль соблюдения законодательства при осуществлении организацией хозяйственных операций;
• контроль целесообразности хозяйственных операций;
• контроль наличия и движения имущества и обязательств;
• контроль использования материальных, трудовых и финансовых ресурсов;
• контроль соответствия деятельности утверждённым нормам, нормативам и сметам.

Организационная структура бухгалтерского учета малого предприятия определяется законодательством и общепринятыми нормами ведения бухгалтерии в РФ. Бухгалтерский учет – важнейшая составная часть информационной системы управления, воспроизводящей хозяйственные процессы. При этом в основе современного управления лежит системный подход, предполагающий получение той информации, которая дает возможность принимать управленческие решения. Выполняя информационную функцию, бухгалтерский учет создает условия для управления предметами и людьми.

Под предметами, прежде всего, понимают товары, а также все те материальные и денежные ценности, которые необходимы для нормальной работы торговых предприятий (основные средства, тара, деньги и т.п.) Управлять предметами – это значит знать товарную массу, денежные средства и материально – техническую базу предприятия.

Под управлением людьми следует понимать, прежде всего, материальную ответственность за ценности (предметы), находящиеся на предприятии.

Факты хозяйственной жизни описываются  в бухгалтерском учете по строго фиксированной системе (план счетов), в определенном порядке и в определенных формулах (форма бухгалтерского учета), с использованием определенной техники регистрации (вычислительные машины). Вся эта работа выполняется определенным штатом счетных работников, составляющих бухгалтерский аппарат.

Порядок выполнения бухгалтерского учета малого предприятия в России и в мире такой. Бухгалтер (часто – главный и единственный в одном лице) получает первичную информацию, заносит её в программу автоматизации (в нашем случае – 1С Бухгалтерия) и формирует финансовую отчётность.

Финансовая отчётность — совокупность показателей учёта, отраженных в форме определенных таблиц и характеризующих движение имущества, обязательств и финансовое положение компании за отчетный период. Финансовая отчётность представляет из себя систему данных о финансовом положении компании, финансовых результатах её деятельности и изменениях в ее финансовом положении и составляется на основе данных бухгалтерского учета.

Существует четыре главных  вида финансовой отчётности:

1. бухгалтерский баланс группирует актив и пассив компании в денежном выражении.
2. отчёт о прибылях и убытках содержит данные о доходах, расходах и финансовых результатах в сумме нарастающим итогом с начала года до отчётной даты.
3. отчёт об изменениях капитала раскрывает информацию о движении уставного капитала, резервного капитала, дополнительного капитала, а также информацию об изменениях величины нераспределённой прибыли (непокрытого убытка) организации.
4. отчёт о движении денежных средств показывает разницу между притоком и оттоком денежных средств за определённый отчётный период.

Основными правилами  ведения и организации бухгалтерского учета в организациях установлены  Положением о бухгалтерском учете  и отчетности в РФ, Положением по бухгалтерскому учету “Учетная политика предприятия”, Планом счетов бухгалтерского учета и некоторыми другими нормативными документами.

Основные правила ведения бухгалтерского учета:

1. Бухгалтерский учет имущества,  обязательств и хозяйственных  операций осуществляется способом  двойной записи в соответствии  с Планом счетов бухгалтерского учета.

2. Основанием для записей в  учетных регистрах являются первичные  учетные документы, которые должны  составляться в момент совершения  хозяйственных операций или непосредственно  после их окончания и содержать  обязательные реквизиты. Порядок передачи первичных документов и сроки их передачи определяются утвержденным графиком документооборота.

3. Имущество, обязательства и  хозяйственные операции для отражения  в бухгалтерском учете и отчетности  подлежит оценки в денежном  выражении путем суммирования фактически произведенных расходов. Применение других видов оценок допускается в случаях, предусмотренных законодательством, Положением или другими нормативными актами Минфина России.

4. Обязательность проведения инвентаризации  имущества и финансовых обязательств и отражения её результатов в бухгалтерском учете.

5. Формирование учетной  политики организации осуществляется  в соответствии с допущениями  и требованиями, установленными  Положением по бухгалтерскому  учету “Учетная политика предприятия”.

Состав задач бухгалтерского учета малого предприятия был  перечислен выше.

2. Поясните информационные задачи, связанные с каждым элементом автоматизации: укажите, какие конкретно задачи должны быть автоматизированы.

На основе проведенного изучения и анализа предприятия определяют подлежащие автоматизации функции управления с учетом рекомендуемого перечня функциональных подсистем, выявленных факторов, способствующих и препятствующих повышению эффективности деятельности предприятия, степени и характера подготовленности объекта к переходу на использование экономико-математических методов и вычислительной техники в управлении. При этом наиболее важными являются два обстоятельства: влияние выделенных функций управления на конечный результат, т.е. на повышение эффективности функционирования управляемой системы, и обеспечение автоматизации выделенной функции таким образом, чтобы комплекс задач, ее реализующих, не прерывался отдельными задачами, решаемыми в ином режиме.

Это общее положение  уточняется в каждом конкретном случае применительно к основному производственному процессу – движению материальных и информационных потоков и последовательно выполняемым операциям технологического процесса.

Известно, что основными  этапами управления являются: долгосрочное планирование на год и больше; краткосрочное планирование на квартал, месяц, декаду или неделю, обеспечивающее реализацию годового плана; текущее планирование на день, смену и оперативное управление, направленные на реализацию краткосрочных планов в условиях случайных возмущений; наконец, непосредственное управление технологическим процессом – "ручное" или автоматическое.

Каждый этап в отдельности  или несколько этапов охвачены обратной связью, по которой передается информация о результатах реализации принятых решений, используемая в качестве исходной для принятия последующих решений.

Выбор подлежащих автоматизации  функций осуществляется в соответствии со схемой уровней управления либо "сверху вниз", либо "снизу вверх". В первом случае важно определить, с какого из верхних уровней следует начинать автоматизацию функций. Если проведенный анализ показал, что долгосрочное планирование осуществляется плохо формализуемыми методами, четко сформулировать цель и критерии эффективности не удается, методы автоматизации расчета плана не просматриваются, то, следовательно, ни система, ни разработчики не готовы к автоматизации этой функции и ее следует пока оставить без изменения, принимая рассчитанный "вручную" план заданным. Таким же образом рассматривается возможность автоматизации краткосрочного планирования при известном долгосрочном плане; текущего планирования при известном краткосрочном плане и оперативного управления.

Когда некоторый уровень  управления представляется возможным  автоматизировать, следует определить, целесообразно ли это делать, возрастет ли эффективность управляемого производства настолько, что это окупит затраты на автоматизацию. Необходимые расчеты являются оценочными, прикидочными, здесь допустимо использовать экспертные оценки на основе учета факторов, которые при автоматизации будут способствовать повышению эффективности производства.

Выделив некоторый уровень  как подлежащий автоматизации, рассматривают  аналогичным образом последующие, вплоть до непосредственного управления технологическим процессом.

Возможно, что, начиная с некоторого уровня, автоматизация управления вновь окажется пока нецелесообразной. В таком случае вполне допустимо выбрать два или три уровня, непосредственно связанные друг с другом. Однако крайне нежелателен выбор уровней, непосредственно не связанных между собой, например долгосрочное планирование и оперативное управление.

Рассмотрев возможность  автоматизации управления основным производством, переходят к вспомогательному производству и другим функциональным подсистемам, определяя возможность и целесообразность автоматизации тех же уровней управления по другим функциям.

Описанный подход может  быть применен и к определению  последовательности во время создания системы по очередям, для определения  состава очередей.

При подходе "снизу  вверх" сначала рассматривают нижний уровень – непосредственное управление технологическим процессом, и определяют возможность и целесообразность его автоматизации, а затем переходят к оперативному управлению и т.д. В остальном подход аналогичен описанному выше.

Возможен принципиально иной подход, когда рассматривается в качестве самостоятельного объекта одна или несколько функциональных подсистем, например управление капитальным строительством, материально-техническим снабжением, бухгалтерский учет (как в нашем случае) и к ним применяется один из описанных выше подходов. Таким же образом можно рассматривать комплексы задач внутри функциональных подсистем: составление сетевых графиков строительства, снабжение изделиями определенного профиля, расчет зарплаты и др. Подход является довольно распространенным и дает известный экономический эффект, однако он заведомо ниже, чем мог бы быть при включении данного комплекса задач в подсистему. Кроме того, в этом случае совершенно необходимо предусмотреть возможность последующей стыковки выделенного комплекса задач с другими, иначе его придется практически разрабатывать заново. Избежать серьезной доработки удается лишь очень опытным разработчикам и только при условии предварительной проработки всей подсистемы в целом. Поэтому такая последовательность автоматизации отдельных функций должна иметь достаточно весомое обоснование.

В полученном тем или  иным способом перечне функций, подлежащих автоматизации, их располагают по приоритету, обычно в порядке убывания экономической  эффективности их автоматизации. Из этого перечня выбирают первые функции в том объеме, который определяется ограничениями на выделенные ресурсы – количество разработчиков, технические средства, директивные сроки и т.п.

В большинстве случаев  в состав очередей включают не функции целиком, а отдельные комплексы задач. Такой подход при ограниченных ресурсах вполне оправдан, однако необходимо помнить, что выделенные комплексы задач должны составлять единую систему, а не просто набор независимых задач. Это удается сделать, если вначале составить укрупненную схему будущей системы в разрезе очередей. При этом для каждой очереди должны быть определены взаимосвязи комплексов задач – последовательность решения и выдачи результатов, использования одними комплексами выходной информации других, обработка данных на общих технических средствах, единая информационная база и т.п. Одновременно определяют внешние связи подсистемы по входной и выходной информации в сопоставлении со входами и выходами комплексов задач. Дополнительно проводят анализ воздействия выделенных комплексов задач на управляемую систему, определяя целостность, системность этих воздействий.

При выборе комплексов задач  управления оценивают возможность  существенного улучшения методов  управления по сравнению с применяемыми в "ручной" системе, введения более четкого контроля за основными параметрами хода производства, снижения трудоемкости сбора и обработки информации, повышения оперативности и достоверности используемой при управлении информации.

Постановка задачи. Одной  из серьезных трудностей, стоящих перед разработчиками АСУ, является определение перечня задач, реализующих некоторую функцию управления, и их формальная постановка. Трудность заключается в том, что надо сначала понять, как эта функция реализуется в "ручной" системе, какие для этого решают задачи и какие методы используют, а затем постараться выявить иные задачи и найти более эффективные методы. Психологические свойства человека таковы, что чем привычнее становится существующая система, тем труднее представить себе иные способы достижения конечного результата. Однако поиск новых задач и методов совершенно необходим, иначе будет создана система, автоматизирующая все недостатки "ручной".

Как и при выявлении  подлежащих автоматизации функций, решению этой проблемы помогает концепция материальных и информационных потоков. Дискретизируя во времени и в пространстве движение материальных потоков, для каждой точки, в которой возможны существенные изменения состояния этих потоков, определяют их чувствительность к управлению и необходимые управляющие воздействия исходя из набора технологических операций, выполняемых до и после этого состояния. Получив набор управляющих воздействий, определяют возможность их группирования по функциям управления. Таким образом выявляют, по каким функциям управления или подсистемам, какие должны выдаваться управляющие воздействия, в какие моменты времени и в каких точках производственного процесса. Далее определяют, какими методами, путем решения каких задач могут быть получены необходимые управляющие воздействия, желательно оптимальные.

Принимая во внимание вышеизложенное, применим его к автоматизации бухгалтерского учета малого предприятия.

На малых предприятиях, где общая  численность работников составляет более 15 человек, бухгалтерский учет ведется по журнально-ордерной форме учета, согласно "Положению о бухгалтерском учете и отчетности в Российской Федерации".

Основными особенностями журнально-ордерной формы учета являются:

- применение для учета хозяйственных  операций журналов-ордеров, запись в которых ведется только по кредитовому признаку;

- совмещение в ряде журналов-ордеров  синтетического и аналитического  учета;

- объединение в журналах-ордерах  систематической записи с хронологической;

- отражение в журналах-ордерах  хозяйственных операций в разрезе показателей, необходимых для контроля и составления отчетности;

- сокращение количества записей  благодаря рациональному построению  журналов-ордеров и Главной книги.

В основе журнально-ордерной формы  бухгалтерского учета лежат принципы накапливания и систематизации данных первичных документов в учетных регистрах, позволяющие обеспечить синтетический и аналитический учет средств источников и хозяйственных операций по всем разделам бухгалтерского учета. Это исключает необходимость составления мемориальных ордеров.

Записи в накопительные регистры производятся в разрезе показателей, необходимых для управления финансово-хозяйственной  и коммерческой деятельностью предприятия, а также для составления месячной, квартальной и годовой отчетности.

Аналитический и синтетический учет осуществляется, как правило, в единой системе записей, используя для этого два вида бухгалтерских регистров: журналы-ордера и вспомогательные ведомости. Основными регистрами этой формы учета являются журналы-ордера. Вспомогательные ведомости применяются обычно в тех случаях, когда необходимые аналитические показатели сложно получить непосредственно в журналах ордера. Поэтому данные первичных документов предварительно группируются в ведомостях, а их итоги затем переносятся в журналы-ордера.

В основу построения журналов-ордеров  и вспомогательных ведомостей положен  кредитовый признак регистрации  хозяйственных операций: данные первичных  документов записываются только по кредиту  соответствующих счетов с одновременным  отражением оборотов по дебету корреспондирующих счетов. В порядке исключения кассовые операции, операции по расчетному и валютному счетам в банке регистрируются в журнале-ордере по кредиту, а в ведомости – по дебету счетов, предназначенных для учета указанных операций. Это необходимо для контроля, а также для того, чтобы не разобщать кассовые и банковские документы записями в различных журналах-ордерах.

Итоговые данные журналов-ордеров  в конце месяца переносятся в  Главную книгу. По данным Главной  книги составляется сальдовый бухгалтерский баланс. В тех случаях, когда остатки по бухгалтерскому учету необходимо показать в сальдовом балансе по нескольким статьям, запись производится на основании учетных регистров.

Главная книга открывается на год  и служит для обобщения данных из журналов-ордеров, взаимной проверки правильности произведенных записей по отдельным счетам и для составления сальдового бухгалтерского баланса. В ней записываются сальдо на начало месяца, обороты по дебету и кредиту счетов и сальдо на конец года по каждому синтетическому счету.