Автоматизация деловых процессов в офисной деятельности

Оглавление

Введение1

1. Автоматизация офиса, характеристика и назначение2
1. Основные компоненты офисных автоматизированных систем3

Введите название главы (уровень 1)4

Введите название главы (уровень 2)5

Введите название главы (уровень 3)6

     Введение

     Долгое  время автоматизация учреждений в России осуществлялась в виде различного рода подсистем АСУ, основанных на базах  данных (кадры, канцелярия, бухгалтерия, зарплата, контроль исполнения и др.) Не умоляя значимости этих подсистем, они охватывали лишь до 15-20% общего объема информации, циркулирующей в учреждении.

     Нужды по электронной обработке документов удовлетворялись применением функциональных пакетов (редакторов текста и электронных  таблиц) и интегрированных пакетов  программ Microsoft Office, Perfect Office, Lotus Smart Suite. Эти средства оказались недостаточными для управления огромными потоками бумажных и электронных документов, циркулирующих как внутри одного предприятия, так и между ними. В целом такой подход грешил отсутствием  комплексности в автоматизации  делопроизводства и управления документооборотом.

     В настоящее время развитие информационных технологий привело к появлению  методов и средств, обеспечивающих интегрированные решения по автоматизации  офиса, позволяющие автоматизировать ручные операции и поиск документов, автоматически передавать и отслеживать  перемещение документов и контролировать выполнение поручений, связанных с документами.

     Цель  данной контрольной работы – кратко рассмотреть современное состояние и тенденции развития методов и средств, направленных на совершенствование решений в области информационных технологий офисной автоматизации.

     1. Автоматизация офиса, характеристика и назначение.

     Исторически автоматизация началась на производстве и затем распространилась на офис, имея вначале целью лишь автоматизацию  рутинной секретарской работы. По мере развития средств коммуникаций автоматизация  офисных технологий заинтересовала специалистов и управленцев, которые  увидели в ней возможность  повысить производительность своего труда.

     Автоматизация офиса призвана не заменить существующую традиционную систему коммуникации персонала (с ее совещаниями, телефонными  звонками и приказами), а лишь дополнить  ее. Используясь совместно, обе эти  системы обеспечивают рациональную автоматизацию управленческого  труда и наилучшее обеспечение управленцев информацией.

     Информационная  технология автоматизированного офиса - организация и поддержка коммуникационных процессов как внутри организации, так и с внешней средой на базе компьютерных сетей и других современных  средств передачи и работы с информацией.

     Офисные автоматизированные технологии используются управленцами, специалистами, секретарями и офисными работниками, особенно они привлекательны для группового решения проблем. Они позволяют повысить производительность труда секретарей и офисных работников и дают им возможность справляться с возрастающим объемом работ. Однако это преимущество является второстепенным по сравнению с возможностью использования автоматизации офиса в качестве инструмента для решения проблем. Улучшение принимаемых менеджерами решений в результате их более совершенной коммуникации способно обеспечить экономический рост фирмы.

     В настоящее время известно несколько  десятков программных продуктов  для компьютеров и некомпьютерных технических средств, обеспечивающих технологию автоматизации офиса: текстовый  процессор, табличный процессор, электронная  почта, электронный календарь, аудиопочта, компьютерные и телеконференции, видеотекст, хранение изображений, а также специализированные программы управленческой деятельности: ведения документов, контроля за исполнением приказов и т.д.

     Также широко используются некомпьютерные средства: аудио- и видеоконференции, факсимильная связь, ксерокс и другие средства оргтехники.

     2. Основные компоненты  офисных автоматизированных  систем.

     2.1. Базы данных - тенденции  эволюционного развития.

     База  данных является обязательным компонентом  любой технологии. В автоматизированном офисе база данных концентрирует  в себе данные о производственной системе фирмы так же, как в  технологии обработки данных на операционном уровне. Информация в базу данных может  также поступать из внешнего окружения  фирмы. Специалисты должны владеть  основными технологическими операциями по работе в среде баз данных. К примеру, в базе данных собираются сведения о ежедневных продажах, передаваемые торговыми агентами фирмы на главный компьютер, или сведения о еженедельных поставках сырья.

     Могут ежедневно по электронной почте  поступать с биржи сведения о  курсе валют или котировках ценных бумаг, в том числе и акций  этой фирмы, которые ежедневно корректируются в соответствующем массиве базы данных. Информация из базы данных поступает на вход компьютерных приложений (программ), таких, как текстовый процессор, табличный процессор, электронная почта, компьютерные конференции и пр. Любое компьютерное приложение автоматизированного офиса обеспечивает работникам связь друг с другом и с другими фирмами.

     Полученная  из баз данных информация может быть использована и в некомпьютерных технических средствах для передачи, тиражирования, хранения. Технологии баз данных изменяются в соответствии с насущными информационными потребностями дня.

     В индустрии управления документами  наблюдаются динамичные изменения. Потребности пользователей постоянно растут, в связи с этим появляются все новые и новые технологии. Наряду с технологиями, передовые аппаратные средства, а также стратегические альянсы на рынке диктуют новый подход к накоплению данных в организациях и выдвигают дополнительные требования к обработке информации. По моему мнению, одно из основных изменений, которое имеет место в области управления документами, - это тенденция к единению, т. е. объединение документов и содержащихся в них данных. Налицо тот факт, что все большее количество документов изначально рождается в электронном виде. Такие технологии, как обмен электронными данными (EDI), intranet и цифровая подпись, размывают границы между данными, документами и записями. Они ликвидировали необходимость "вырабатывать" заполненные информацией листы бумаги. Данные для бизнес-транзакций создаются в электронном виде, поэтому бумага как промежуточный шаг в осуществлении транзакции больше не используется. Несмотря на то, что есть типы документов, например факсы или образы (images), где данные безнадежно переплетаются с формой, значение их в дальнейшем будет падать, и в качестве центральной точки информационных систем, на которой следует сфокусировать внимание, можно принять сервер баз данных. EDI-транзакции пришли на смену форматируемым документам (формам). Они делают невозможным отмену приема и отправки документов, идентифицируют адресата и отправителя, гарантируют безопасность документов во время передачи. Крупные торговые фирмы, в частности, обычно внедряют EDI, требуя от поставщиков осуществлять коммуникацию в режиме on-line для того, чтобы сэкономить средства и иметь преимущества перед конкурентами. Наиболее важный аспект EDI - слияние документов и данных, т. е. минимизация разницы между данными, документами и записями. Ряд организаций уже осознал, что, поместив на Web-сервер сети intranet внутренние формы, удается сохранить значительные средства. Эта методика не требует создания бумажной формы, ввода в нее данных и последующего их извлечения с помощью технологий оптического распознавания.

     Web дала нам в руки электронные  документы. Эти документы содержат  информацию в различных форматах (PDF, SGML, JavaDoc, MS Word и др.); на сегодняшний  день доступны четыре метода  управления электронными документами: файловая система, системы управления реляционными базами данных (RDBMS), системы управления объектно-ориентированными базами данных (OODBMS) и системы управления объектно-реляционными базами данных (ORDBMS).

     Ведущие производители технологий баз данных сконцентрировали усилия на объектно-реляционной  технологии, которая позволяет новым  системам работать со сложными типами данных, какими являются электронные  документы. Некоторые из поставщиков  объектно-реляционной технологии используют термин "универсальный сервер", удачно раскрывающий идею объединения  в базе данных как структурированной, так и неструктурированной информации. За концепцией универсального сервера  стоит намерение сохранить независимость  данных, иными словами, отделить данные от приложений, в которых они обрабатываются. Универсальные серверы будут  полезны в организациях, где необходим  структурированный доступ к информационным ресурсам, - они упростят управление данными и информационными объектами.

     2.2. Текстовый процессор. 

     Это вид прикладного программного обеспечения, предназначенный для создания и  обработки текстовых документов. Он позволяет добавлять или удалять  слова, перемещать предложения и  абзацы, устанавливать формат, манипулировать элементами текста и режимами и т.д. Когда документ готов, работник переписывает его во внешнюю память, а затем  распечатывает и при необходимости  передает по компьютерной сети. Таким  образом, в распоряжении менеджера  имеется эффективный вид письменной коммуникации. Регулярное получение  подготовленных с помощью текстового процессора писем и докладов дает возможность менеджеру постоянно  оценивать ситуацию на фирме. Современный текстовый редактор является мощным средством работы с документами, оснащенное многими сервисными возможностями. Обыденными возможностями сегодня являются шрифтовой и художественный дизайн, автоматическая проверка правописания, анимация (для электронных документов). По своей сути текстовые редакторы уже приблизились к специализированным электронным издательским системам.

     2.3. Электронная почта. 

     Электронная почта, основываясь на сетевом использовании  компьютеров, дает возможность пользователю получать, хранить и отправлять сообщения  своим партнерам по сети. Здесь  имеет место только однонаправленная связь. Это ограничение, по мнению многих исследователей, не является слишком  важным, поскольку в пятидесяти случаях  из ста служебные переговоры по телефону имеют целью лишь получение информации. Для обеспечения двухсторонней  связи придется многократно посылать и принимать сообщения по электронной  почте или воспользоваться другим способом коммуникации.

     Электронная почта может предоставлять пользователю различные возможности в зависимости  от используемого программного обеспечения. Чтобы посылаемое сообщение стало  доступно всем пользователям электронной  почты, его следует поместить  на компьютерную доску объявлении, при желании можно указать, что  это частная корреспонденция. Вы также можете послать отправление  с уведомлением о его получении адресатом. Когда фирма решает внедрить у себя электронную почту, у нее имеются две возможности. Первая - купить собственное техническое и программное обеспечение и создать собственную локальную сеть компьютеров, реализующую функцию электронной почты. Вторая возможность связана с покупкой услуги использования электронной почты, которая предоставляется специализированными организациями связи за периодически вносимую плату.

     Электронная почта должна обеспечивать шифрование передаваемой информации, факсимиле  подписи, проверку орфографии на любом  из языков, управление сообщениями  по электронной почте (оповещение о  новой почте, организация почтовых ящиков, поиск, цитирование корреспонденции и т.д.).

     2.4. Аудиопочта.

     Это почта для передачи сообщений  голосом. Она напоминает электронную  почту, за исключением того, что вместо набора сообщения на клавиатуре компьютера вы передаете его через телефон. Также по телефону вы получаете присланные сообщения. Система включает в себя специальное устройство для преобразования аудиосигналов в цифровой код  и обратно, а также компьютер  для хранения аудиосообщений в цифровой форме. Аудиопочта также реализуется в сети.

     Почта для передачи аудиосообщений может  успешно использоваться для группового решения проблем. Для этого посылающий сообщение должен дополнительно  указать список лиц, которым данное сообщение предназначено. Система будет периодически обзванивать всех указанных сотрудников для передачи им сообщения.

     Главным преимуществом аудиопочты по сравнению  с электронной является то, что  она проще - при ее использовании  не нужно вводить данные с клавиатуры.

     2.5. Табличный процессор. 

     Он  так же, как и текстовый процессор, является базовой составляющей информационной культуры любого сотрудника и автоматизированной офисной технологии. Без знания основ  технологии работы в нем невозможно полноценно использовать персональный компьютер в своей деятельности. Функции современных программных  сред табличных процессоров позволяют  выполнять многочисленные операции над данными, представленными в  табличной форме. Объединяя эти  операции по общим признакам, можно  выделить наиболее многочисленные и  применяемые группы технологических операций: ввод данных, как с клавиатуры, так и из баз данных; обработка данных (сортировка, автоматическое формирование итогов, копирование и перенос данных, различные группы операций по вычислениям, агрегирование данных и т.д.); вывод информации в печатном виде, в виде импортируемых файлов в другие системы, непосредственно в базу данных; качественное оформление табличных форм представления данных; многоплановое и качественное оформление данных в виде диаграмм и графиков; проведение инженерных, финансовых, статистических расчетов; проведение математического моделирования и ряд других вспомогательных операций. Любая современная среда табличного процессора имеет средства пересылки данных по сети.

     2.6. Электронный календарь. 

     Органайзеры (планировщики) - программное обеспечение  для планирования рабочего времени, составления протоколов встреч, расписаний, ведения записной и телефонной книжки. В состав программ органайзеров входят: калькулятор, записная книжка, часы, календарь и т.п. Наиболее часто подобное программное обеспечение разрабатывается для ноутбуков, персональных компьютеров блокнотного типа. Электронный календарь предоставляет еще одну возможность использовать сетевой вариант компьютера для хранения и манипулирования рабочим расписанием управленцев и других работников организации. Менеджер (или его секретарь) устанавливает дату и время встречи или другого мероприятия, просматривает получившееся расписание, вносит изменения при помощи клавиатуры. Техническое и программное обеспечение электронного календаря полностью соответствует аналогичным компонентам электронной почты. Более того, программное обеспечение календаря часто является составной частью программного обеспечения электронной почты. Система дополнительно дает возможность получить доступ также и к календарям других менеджеров. Она может автоматически согласовать время встречи с их собственными расписаниями. Использование электронного календаря оказывается особенно эффективным для менеджеров высших уровней управления, рабочие дни которых расписаны надолго вперед.

     2.7. Компьютерные конференции и телеконференции.

     Компьютерные  конференции используют компьютерные сети для обмена информацией между  участниками группы, решающей определенную проблему. Естественно, круг лиц, имеющих  доступ к этой технологии, ограничен. Количество участников компьютерной конференции  может быть во много раз больше, чем аудио- и видеоконференций. В литературе часто можно встретить термин телеконференция. Телеконференция включает в себя три типа конференций: аудио, видео и компьютерную.

     Видеотекст.  
Он основан на использовании компьютера для получения отображения текстовых и графических данных на экране монитора. Для лиц, принимающих решение, имеются три возможности получения информации в форме видеотекста: создать файлы видеотекста на своих собственных компьютерах; заключить договор со специализированной компанией на получение доступа к разработанным ею файлам видеотекста. Такие файлы, специально предназначенные для продажи, могут храниться на серверах компании, осуществляющей подобные услуги, или поставляться клиенту на магнитных или оптических дисках; заключить договоры с другими компаниями на получение доступа к их файлам видеотекста.

     Обмен каталогами и ценниками (прайс-листами) своей продукции между компаниями в форме видеотекста приобретает  сейчас все большую популярность. Что же касается компаний, специализирующихся на продаже видеотекста, то их услуги начинают конкурировать с такой  печатной продукцией, как газеты и  журналы. Так, во многих странах сейчас можно заказать газету или журнал в форме видеотекста, не говоря уже  о текущих сводках биржевой информации. Хранение изображений. В любой фирме необходимо длительное время хранить большое количество документов. Их число может быть так велико, что хранение даже в форме файлов вызывает серьезные проблемы. Поэтому возникла идея хранить не сам документ, а его образ (изображение), причем хранить в цифровой форме. Хранение изображений (imaging) является перспективной офисной технологией и основывается на использовании специального устройства - оптического распознавателя образов, позволяющего преобразовывать изображение документа или фильма в цифровой вид для дальнейшего хранения во внешней памяти компьютера. Сохраненное в цифровом формате изображение может быть в любой момент выведено в его реальном виде на экран или принтер. Для хранения изображений используются оптические диски, обладающие огромными емкостями. Так, на пятидюймовый оптический диск можно записать около 200 тыс. страниц. Следует напомнить, что идея хранения изображений не нова и реализовывалась раньше на основе микрофильмов и микрофиш. Созданию данной технологии способствовало появление нового технического решения - оптического диска в комбинации с цифровой записью изображения.

     Аудиоконференции.

     Они используют аудиосвязь для поддержания  коммуникаций между территориально удаленными работниками или подразделениями  фирмы. Наиболее простым техническим  средством реализации аудиоконференций является телефонная связь, оснащенная дополнительными устройствами, дающими  возможность участия в разговоре  более чем двум участникам. Создание аудиоконференций не требует наличия  компьютера, а лишь предполагает использование  двухсторонней аудиосвязи между  ее участниками. Использование аудиоконференций облегчает принятие решений, оно дешево и удобно. Эффективность аудиоконференций повышается при выполнении следующих условий: работник, организующий аудиоконференцию, должен предварительно обеспечить возможность участия в ней всех заинтересованных лиц; количество участников конференции не должно быть слишком большим (обычно не более шести), чтобы удержать дискуссию в рамках обсуждаемой проблемы; программа конференции должна быть сообщена ее участникам заблаговременно, например, с использованием факсимильной связи; перед тем как начать говорить, каждый участник должен представляться; должны быть организованы запись конференции и ее хранение; запись конференции должна быть распечатана и отправлена всем ее участникам.

     Видеоконференции.

     Они предназначены для тех же целей, что и аудиоконференций, но с применением  видеоаппаратуры. Их проведение также  не требует компьютера. В процессе видеоконференции ее участники, удаленные  друг от друга на значительное расстояние, могут видеть на телевизионном экране себя и других участников. Одновременно с телевизионным изображением передается звуковое сопровождение. Хотя видеоконференции позволяют сократить транспортные и командировочные расходы, большинство фирм применяет их не только по этой причине. Эти фирмы видят в них возможность привлечь к решению проблем максимальное количество менеджеров и других работников, территориально удаленных от главного офиса. Наиболее популярны три конфигурации построения видеоконференций: односторонняя видео- и аудиосвязь. Здесь видео- и аудиосигналы идут только в одном направлении, например от руководителя проекта к исполнителям; односторонняя видео- и двухсторонняя аудиосвязь. Двухсторонняя аудиосвязь дает возможность участникам конференции, принимающим видеоизображение, обмениваться аудиоинформацией с передающим видеосигнал участником; двухсторонняя видео- и аудиосвязь. В этой наиболее дорогой конфигурации используется двухсторонняя видео- и аудиосвязь между всеми участниками конференции, обычно имеющими один и тот же статус.

     2.8. Факсимильная связь. 

     Эта связь основана на использовании  факс-аппарата, способного читать документ на одном конце коммуникационного  канала и воспроизводить его изображение  на другом.

     Факсимильная  связь вносит свой вклад в принятие решений за счет быстрой и легкой рассылки документов участникам группы, решающей определенную проблему, независимо от их географического положения. Факсы используются очень часто. Газеты и финансовые учреждения пользуются их услугами на протяжении многих лет. Первые факсы были аналогичны звуковым модемам. Однако технологии не стоят на месте, а постоянно совершенствуются. Страница текста или фото загружается в факс и сканируется. При этом луч сканера, перемещаясь по странице, кодирует белые и темные участки изображения, которые затем цифровом виде передаются по телефонным линиям. При получении сообщения происходит аналогичный процесс, но только в обратном порядке - значения битов, представляющие коды символов, переводятся из цифровой формы в аналоговый сигнал. Факс посылает и принимает в оцифрованном виде отсканированные страницы с графическими изображениями, текстом и т. п. Поскольку факс работает только с графическими символами, компьютерная программа не может быть передана с его помощью. Модем не выполняет преобразований графических изображений в цифровой вид, а служит лишь для передачи любой цифровой информации по телефонным линиям.

     3. Методы автоматизации  офисов 

     3.1. Основные методы  автоматизации офисной  деятельности.

     Рассмотрим  основные методы автоматизации офисной  деятельности. Современные организации  представляют собой совокупность подразделений, филиалов, отделов и офисов, обменивающихся между собой информацией и  выполняющих отдельные части  общей работы. Основными фазами жизни  неструктурированной информации в  офисе являются: ввод информации в  систему; хранение, навигация, поиск  и фильтрация документов; коллективная работа с документами; вывод информации из системы. Существуют различные способы ввода информации в систему. Это, прежде всего сканирование документов и сохранение их в виде графических образов. В системах первого поколения графические образы введенных документов идентифицируются с помощью ключевых слов для последующего поиска необходимой информации (например: система SoftSolutions). Позднее стала применяться технология оптического распознавания символов OCR (Optical Character Recognition). После сканирования и ввода документа в систему его графический образ "переводится" в текст, затем следует исправление ошибок распознавания. При массовом ручном вводе однотипных документов используются электронные формы, которые обеспечивают структуризацию документа путем выделения частей текста и добавления полей (атрибутов), что позволяет упростить заполнение документов и выполнить необходимые вычисления. Информация в офис может поступать и путем импорта файлов с магнитных носителей или по телекоммуникациям (факсы, сообщения электронной почты и т.п.). Ввод информации сопровождается классификацией документов путем задания атрибутов и ключевых слов, аннотированием их содержания.

     Фирмы-производители  реляционных СУБД (в частности ORACLE) проповедуют другие схемы хранения - текстовые и универсальные БД. Тексты документов хранятся в символьных полях переменной длины, расширенные  средства SQL-поиска позволяют формировать  смешанные запросы для поиска по атрибутам и контекстного поиска, а дополнительные функции обеспечивают обработку текста. Для хранения произвольной информации, в том числе мультимедиа, можно использовать поля бинарных объектов большой длины BLOB и/или гипертекст. СУБД, расширенные для поиска и  обработки такой информации, образуют универсальные сервера БД. Другой способ хранения документов произвольного  содержания реализуют объектно-ориентированные  БД (например, Informix Illustra). Феномен распределенного  гипертекста составляет основу широко внедряемой Web- технологии. Хранилище  информации представляет собой совокупность гипертекстовых страниц, распределенных по узлам сети Internet или корпоративной  сети (Intranet). Каждая страница размещается  в отдельном файле и представляет собой текст, размеченный с помощью  языка HTML. Структуризация документа  осуществляется путем форматирования, выделения полей, создания форм для  диалогового заполнения документа  и организацией внутренних гипертекстовых ссылок. Допускается создание гипермедиа включением любой мультимедиа-информации (растровая графика, аудио, видео).

     3.2. Средства офисной  автоматизации и  коллективной работы.

     Самым распространённым средством офисной  автоматизации стали пакеты прикладных программ (ППП). Данный класс программных  средств наиболее представителен, что  обусловлено, прежде всего, широким  применением средств компьютерной техники во всех сферах деятельности человека, созданием автоматизированных информационных систем различных предметных областей.

     Масштабируемость - возможность поддерживать организации  любого размера, от рабочей группы из двух пользователей до корпоративной  сети с десятками тысяч пользователей. Полная интеграция набора разнообразных  элементов клиентских и серверных  программных модулей (среда пользователя, распределенная обработка документов, передача сообщений, защита и среда  разработки), необходимая для создания технологии бизнес-процесса заказчика  на множестве платформ.

     Сложные документы, составляющие базу данных, создаются и обновляются при  помощи бланков Notes Forms и редактора WYSIWYG, который позволяет пользователю вводить и редактировать текст  или применять неделимые объекты  системы Notes. Система Lotus Notes использует средства OLE и другие программные  мосты для интеграции с различными прикладными программами.

     3.3. Средства управления  электронными документами. 

     В любом учреждении рано или поздно становится актуальным вопрос наведения  порядка в информационных потоках. Определяющим фактором является время, требуемое для поиска необходимого документа или для подборки материалов. Стержнем любой системы управления электронными документами является архив, где документы находятся в процессе работы над ними и где они остаются до тех пор, пока содержащаяся в них информация представляет интерес. Под электронным архивом понимается совокупность аппаратно-программных средств и технологий для создания хранилища электронных документов и обеспечения доступа к ним из систем управления электронными документами. Электронные документы - это все документы, созданные электронными средствами в виде текстовых или графических файлов.

     Система управления документами DOCS OPEN Программный  продукт DOCS OPEN (компания PC DOCS Inc.) позволяет  организовать электронный архив  на предприятии. Система предназначена  для хранения, поиска и обработки  информации, хранящейся в распределенной гетерогенной среде на накопителях  различной природы. Система построена  по современной архитектуре "клиент-сервер" . DOCS Open имеет минимум два сервера: сервер библиотеки, который хранит карточки документов, и сервер документов, хранящий сами документы; оба сервера  могут с успехом функционировать  на одной машине. Дополнительно в  системе есть сервер полнотекстового  индекса. В качестве сервера библиотек  может использоваться любой промышленный SQL Server. Система управления базами данных должна отвечать двум требованиям: уметь  работать с ANSI SQL и иметь ODBC-драйвер. Сервер документов может строиться  на основе любой сетевой операционной системы. Основное внимание фирма уделяет  поддержке Novell NetWare и Windows NT. Хранение документов можно оценивать по следующим  критериям: Схемы хранения документов в DOCS Open основаны на сетевой файловой системе и иерархической системе  управления хранением файлов. Документы  хранятся в файлах, которые размещаются на файловом сервере. Предусмотрена возможность полуавтоматического удаления редко используемых документов. Документы редактируются непосредственно по месту хранения. Классификация документов строится на основе атрибутов, хранящихся в базе данных, и полнотекстовых индексах документов. Каждый документ в системе DOCS Open снабжается учетной карточкой. DOCS Open снабжен средствами полнотекстовой индексации. Эти средства позволяют находить документы по содержанию документа. Другим примером системы управления электронными документами является продукт Excalibur EFS фирмы Excalibur Technologies Corp. Серверное программное обеспечение данной системы функционирует в среде операционной системы Unix, а клиентские рабочие места могут работать под MS Windows и Windows 95. В качестве базы данных учетных карточек могут применяться СУБД Oracle, Informix, Sybase и Ingres. Эта система использует новейшие технологии нейронных сетей и искусственного интеллекта и основанные на них метод нечеткого поиска по полному содержанию документа и "компактный" способ индексирования (30% исходного текста против 70 - 100% для полнотекстового поиска). Нечеткий поиск сокращает до минимума влияние ошибок распознавания символов, ошибок набора на клавиатуре при вводе данных, а также ошибок правописания в запросах поиска. Пакет базируется на оригинальной технологии адаптивного распознавания образов APRP и реализован с помощью механизма нейронных сетей. Эта технология обеспечивает автоматическую индексацию всего содержания документа, что исключает необходимость выбирать вручную ключевые слова и дает возможность нечеткого поиска любого слова в документе. Пакет Excalibur EFS предоставляет пользователю и другие режимы поиска информации: нечеткий поиск по названиям документов; ассоциативный поиск по всему тексту с заданными синонимами; прямой доступ к файлам по пиктограммам; запросы в стиле обычной базы данных; поиск по ключевым словам в полном тексте, именах и названиях; логический поиск по всему тексту. Система имеет русский интерфейс и позволяет работать с русским текстом. Данный продукт хорошо интегрируется с системой документооборота Staffware. К недостаткам пакета следует отнести то, что рабочее место оператора ввода документов в архив работает под управлением операционной системы Unix или MS Windows (но в режиме эмуляции X- терминала) и требует достаточной квалификации от оператора для назначения местоположения файлов в библиотеках. Также нужно отметить достаточно высокую цену продукта в расчете на одного пользователя.