Автоматизация делопроизводства. 2

Содержание

Введение 3

1. Автоматизация и механизация делопроизводства 4

2. Актуальные проблемы внедрения системы электронного документооборота 11

3. Анализ состояния документооборота ООО «Карнеол» 15

Заключение 22

Список литературы 23

Введение

Актуальность темы работы связана с тем, что использование  современных информационных технологий, а также средств механизации  и автоматизации, при подготовке документов в организациях позволяет  не только уменьшить документооборот  организации, повысить скорость и качество принятия управленческих решений, сэкономить время руководителей, улучшить качество и оперативность составления  документов, но также существуют определенные трудности и проблемы связанные  с внедрением автоматизированных средств  в документационном обеспечении  управления.

Документированная информация составляет основу управления, его  эффективность в значительной степени  базируется на производстве и потреблении  информации. В современном обществе информация стала полноценным ресурсом производства, важным элементом социальной и политической жизни общества.

Информация фиксируется  в документах, которые придают  ей организационную форму и перемещают ее во времени и пространстве. Документы  и документная информация лежат  в основе управленческих решений  и являются их материальным воплощением, обеспечивают юридической силой  и тем самым способствуют их исполнению.

Проблемы  документирования деятельности организаций  и управления документацией являются столь же древними, как сами документы  и  управление. В настоящее время  данная проблема актуализируется стремительным  развитием новых информационных технологий, ускоренной информатизацией  общества. Непрерывный рост объемов  документации во всем мире, все более  широкое применение электронно-вычислительной техники при обработке информации, использование небумажных носителей  и другие объективные факторы  приводят специалистов к выводу о  необходимости поиска новых возможностей овладения и управления документированной  информацией.

1. Автоматизация и механизация делопроизводства

Согласно различным источникам, в документах сосредоточено более 80% информационных ресурсов предприятий  и организаций. Однако автоматизация  деятельности предприятий началась с более «естественной» для компьютеров  автоматизации обработки данных и лишь в последнее десятилетие  огромный прогресс в области офисной  автоматизации и сетевых технологий привел к настоящей революции  в работе с документами.

Именно поэтому до недавнего  времени системы автоматизации  работы с документами рассматривались  как системы автоматизации деятельности преимущественно технологического персонала канцелярий и секретариатов. И до сих пор в широком сознании системы автоматизации делопроизводства – это архаичное наследие картотечно-журнального учета бумажных документов.

Однако реальная ситуация кардинально изменилась. Секретарей-машинисток не стало, а курьеры нужны лишь в той степени, в которой сохраняется  необходимость перемещать бумажные документы. Документы изготавливаются  самими авторами с помощью персональных компьютеров, а нажатия нескольких клавиш на том же компьютере достаточно для отправки документа в соседнюю комнату или на другой континент. Авторы и исполнители документов, таким образом, непосредственно  задействованы в технологиях  документооборота: начиная с момента  создания документов и вплоть до контроля исполнения и работы с документальным архивом. Теперь система автоматизации  документооборота – это ключевой инструмент повышения эффективности  труда лиц, участвующих в принятии решений, и, соответственно, деятельности всей организации в целом[4].

Электронные технологии на начальном  этапе своего развития обычно используют традиционные технологические понятия. Тем более это относится к  работе с документами, немалая часть  которых была, есть и в ближайшее  время останется бумажной.

Западные традиции связаны  с персональной ответственностью менеджера  за документ и его исполнение (характерно, что в английском языке отсутствует  само слово «документооборот»). Предмет регламентации в традиционных западных системах управления документами - систематизированное хранение уже исполненных документов (подобно отечественному архивному хранению). Именно, исходя из этой традиции, и сформировалась концепция западных систем управления электронными документами как систем хранения и коллективного доступа к документам. До сих пор многие из них обозначаются у нас своеобразным словосочетанием «электронный архив» — оно довольно точно передает традиционную западную метафору работы с документами.

Традиционная метафора работы с документами в России — это  делопроизводство (и, естественно, архивное дело). Российская делопроизводственная традиция предполагает обязательную регистрацию  каждого документа уже с момента  его появления в организации, а также детально регламентированный и контролируемый «доархивный» документооборот. Сама идея подобного учета, регламентации и контроля вполне адекватна современным мировым реалиям управления с использованием компьютерных сетей. Однако технологии маршрутизации (workflow), встраиваемые в западные системы управления документами, носят весьма общий характер и ни в коей мере не учитывают детально проработанную в России управленческую практику.

Технологии электронного документооборота должны сохранять  преемственность традиционной культуре управления бумажными документами.

Когда компания «Электронные офисные системы» создавала систему  автоматизации документооборота «Дело», мы исходили из того, что автоматизированная технология должна сохранять преемственность  традиционной культуре управления, существующей нормативной базе и сложившейся  технологии работы с бумажными документами.

Именно поэтому первоначально, в середине 90-х годов, система  «Дело» была сфокусирована на делопроизводстве как реально существующей технологии учета и контроля прохождения  бумажных документов, включая их прием, регистрацию, направление на рассмотрение/исполнение, контроль, поиск, отправку и т. д. И, как  показал опыт, несмотря на то, что  в системе имелся целый ряд функций «электронного документооборота» (работа с файлами электронных документов и электронной почтой, сканирование, полнотекстовый поиск, Web-доступ и т. д.), эти функции долгое время не были востребованы большей частью заказчиков.[6]

Автоматизация бумажного  документооборота позволила решить целый ряд проблем контроля документационной деятельности предприятия и его  подразделений. Однако традиционно  понимаемое делопроизводство, конечно, не решает всех проблем управления работой с электронными документами  в организации. И в течение  последних нескольких лет мы наблюдаем  естественный переход предприятий  к качественно новой метафоре «электронного документооборота», связанной с коллективной работой  с электронными документами в  масштабе всего управленческого  персонала предприятия.

При этом речь вовсе не идет об отмене или замене традиционных делопроизводственных механизмов учета  и контроля. Напротив, если раньше применение этих механизмов ограничивалось, как  правило, организационно-распорядительными  документами в бумажной форме, которые  контролировались руководством, то теперь речь идет об их использовании для  контроля за всеми видами бумажных и электронных документов, с которыми работает персонал предприятия.

С другой стороны, для создания полноценной системы электронного документооборота недостаточно перенести  отработанные стереотипы канцелярско-бумажного  делопроизводства в систему электронного документооборота. На первый план сего дня выдвигаются уже не формальные учетно-контрольные функции, а целый  ряд проблем работы непосредственно  с электронными документами.

Система автоматизации делопроизводства, ориентированная только на бумажный документооборот, может ограничиваться работой со структурированной информацией  о документе и его реквизитах — так называемой регистрационной  карточкой. Система электронного документооборота, помимо работы с регистрационной  карточкой, должна обеспечивать работу с собственно документами в электронной форме. В системе «Дело», в частности, с регистрационной карточкой может быть связано произвольное количество файлов, представляющих электронный документ.

Документы, подлежащие регистрации  и включению в систему, могут  приходить по электронной почте  или по факсимильной связи, находиться в локальной сети или в Интернете, на бумажных носителях и т. д. Система  электронного документооборота должна обеспечить необходимый сервис для  включения в нее документов из различных источников и устройств.

Например, при сколько-нибудь большом потоке бумажных оригиналов необходимо обеспечить функцию потокового сканирования. Система «Дело», в  частности, при этом формирует и  наносит на документы штрих-коды, позволяющие автоматически идентифицировать документы при потоковом сканировании, а также при последующей работе с бумажными оригиналами.

Если же документы формируются  непосредственно на рабочих местах системы электронного документооборота, то она должна обеспечить формирование шаблонов типовых документов в офисных  приложениях (например, в Microsoft Word или Excel) с последующей автоматической регистрацией таких документов.

Система электронного документооборота должна обеспечить необходимый сервис для хранения, поиска и разделения прав доступа к электронным документам. Именно эта функция является ключевой для большинства зарубежных систем управления документами (DMS – Document Management System).[7]

Система «Дело», в частности, располагая собственным хранилищем, может работать и с документами, хранимыми в других системах, поддерживающих стандарт ODMA. Open Document Management API - стандартизованный программный интерфейс к системам управления документами, предназначенный для взаимодействия систем управления документами между собой и с прикладными системами. В настоящее время ODMA поддерживается практически всеми ведущими мировыми поставщиками систем управления документами.

Не останавливаясь на хорошо известных функциональных требованиях  к средствам хранения электронных  документов, важно отметить качественное отличие требований к хранению описаний документов в системах автоматизации  бумажного делопроизводства и в  системе электронного документооборота. В традиционных делопроизводственных системах документ описывается набором  вполне определенных, используемых в  бумажном делопроизводстве реквизитов (входящий и исходящий номера, наименование, кто подписал, резолюции, сроки исполнения и т. д. и т. п.). Этих реквизитов вполне достаточно для целей контроля прохождения  и исполнения документов. Однако поскольку  подразделения заинтересованы в  обработке конкретных разновидностей документов (договоров, платежек, заявок, приказов, статистических отчетов и  т. д.), это требует возможности  выделения и обработки специфического для каждого вида документов набора реквизитов.

Скажем, в числе реквизитов кадрового приказа могут быть данные о работнике и занимаемой им должности, а в числе реквизитов договора - его номер, наименования, сроки и суммы платежей по этапам. Без выделения таких реквизитов использование системы документооборота для содержательной работы с документами, например, для выполнения контрольно-аналитических  функций, связанных с конкретными  видами деятельности, будет неэффективным  или даже невозможным.

Систему, управляющую бумажным документооборотом, использует преимущественно  персонал, участвующий в контроле за перемещением зарегистрированных бумажных документов между подразделениями. Система электронного документооборота организует работу всего управленческого персонала предприятия на всех этапах жизненного цикла документа, включая работу над проектами, согласование, визирование, исполнение, списание в дело и передачу на архивное хранение. Это требует качественно нового уровня поддержки механизмов маршрутизации документов и распределения ролевых функций. В частности, должна поддерживаться многошаговая параллельно-последовательная маршрутизация с учетом организационной структуры предприятия и ролевых функций пользователей системы в процессе работы с документами на различных этапах их жизненного цикла: от проекта — до архивного дела.

Переход персонала от «бумажного»  взаимодействия к обмену электронными документами требует воспроизведения  – уже на новой технологической  основе – целого ряда функций, связанных  с разделением прав доступа и  аутентификации участников документооборота. В бумажном документообороте разделение прав доступа обеспечивается за счет передачи бумажных документов только тем лицам, которые указаны в  соответствующих резолюциях, или  их доверенным представителям (секретарям, помощникам – в соответствии с  их ролевыми функциями в процессе документооборота). Аутентификация в  бумажном документообороте осуществляется при помощи подписей (виз) и печатей (бланков).[5]

В системах автоматизации  документооборота разделение прав доступа  должно поддерживаться как на уровне регистрационных карточек, так и  на уровне электронных документов (что, кстати, отличается от классического  подхода в системах управления документами, где права доступа не связаны  непосредственно с маршрутизацией документов).

Что касается аутентификации, то при бумажном документообороте необходимый  статус основных или вспомогательных  документов (например, актов передачи документов) обеспечивается печатью  документов на бумаге с последующим  проставлением подписей. При переходе к электронному документообороту посредником  между участниками процесса обработки  документов становится система автоматизации, которая должна идентифицировать пользователя – участника процесса и дать ему  возможность проставить аналог подписи (цифровую подпись) или аналог печати (цифровую подпись пользователя, выполняющего роль хранителя гербовой печати и  бланков организации).

Часто в числе преимуществ  западных управленческих схем отмечают высокий уровень делегирования  полномочий и, соответственно, горизонтального  документооборота, т. е., например, документооборота непосредственно между работниками  различных подразделений, минуя  руководителей. Действительно, в традиционной отечественной практике делопроизводства документы перемещаются от работника одного подразделения к работнику другого подразделения, как правило, через руководителей этих подразделений, а руководитель, например, организации, не может непосредственно адресовать документ исполнителю «через голову» вышестоящих руководителей этого работника.

Однако будет совершенно неверно делать из этого вывод, что  система электронного документооборота, позволяющая решать задачу «вертикального»  документооборота, не способна осуществлять документооборот «горизонтальный». Напротив, именно за счет организации  «вертикально-горизонтального» электронного документооборота можно сочетать преимущества обеих схем.

Дело в том, что при  бумажном документообороте схема прохождения  документов «через руководителей» позволяет  им контролировать деятельность своих  подразделений. В случае электронного документооборота, «разрешив» прямую адресацию документов и поручений  непосредственным исполнителям, всегда можно обеспечить электронное «извещение»  заинтересованных руководителей о  документах, поступивших на исполнение во вверенные им подразделения.[3]

Еще более актуальна проблема перехода на более эффективные, прозрачные, управленческие схемы при документообороте, охватывающем сеть территориально распределенных учреждений (офисов). Традиционный бумажный документооборот естественным образом  локализован в рамках отдельного офиса. Взаимодействие между офисами  одной или различных организаций  осуществляется на уровне обмена входящей/исходящей  корреспонденцией. При этом документ, зарегистрированный в одном офисе, будучи направлен в другие, регистрируется в каждом из них заново, причем непосредственный контроль состояния работы с документом внутри удаленного подразделения невозможен.

Огромный управленческий эффект – в самой ближайшей  перспективе – сулит переход  от электронного документооборота в  отдельных локальных офисных сетях к единой системе документооборота территориально распределенной системы организаций, которую можно – с точки зрения документооборота – рассматривать как единый виртуальный офис. Огромные преимущества этой схемы: однократная регистрация любого документа, возможность адресации документов непосредственно конкретным исполнителям, не зависимо от их территориального нахождения и должностной иерархии, «прозрачность» прохождения и исполнения документов во всей территориально распределенной системе управления.

2. Актуальные  проблемы внедрения системы электронного документооборота

 Характерной чертой  общества на современном этапе  является его глубокая информатизация. Уровень информатизации определяется  уровнем применяемых информационных  технологий. Одним из основных  направлений развития информационных  технологий являются системы  управления, которые применяются  для автоматизации таких задач,  как управление производством,  учетом, сбытом, кадрами, финансами  и информационными ресурсами. 

Система управления электронным  документооборотом (далее - СУЭД) служит основой для развертывания систем класса управления предприятием, систем управления продажами и других важных для современной организации  информационных систем, поэтому от функционирования СУЭД всех информационных систем организации, а значит и работа всей организации [2].

Увеличение объемов информации и внедрение компьютерных технологий стали предъявлять повышенные требования к организации информационно-документационного  обслуживания. В этих условиях возникает  необходимость рационализации отработанных методов поиска, обработки и хранения информации (документов) с разработкой  новых приемов, режимов и методик  оценки, анализа и оптимизации  документационных потоков предприятия, используя современные компьютерные технологии.

Документооборот является важной составной частью делопроизводства и информационного обеспечения  управления. Электронный документооборот  – движение документов в организации  с момента их создания или получения  до завершения исполнения или отправления в электронно-цифровой форме [7].

Электронное правительство  представляет собой использование  информационно-коммуникационных технологий (далее-ИКТ) для преобразования правительства с целью сделать его более доступным для граждан, более эффективным и более подотчётным. В настоящее время завершен этап первоначального оснащения органов государственной власти современной вычислительной техникой и создания соответствующей информационно-технологической и коммуникационной инфраструктуры обеспечения их деятельности. Многие ведомства в настоящее время внедряют комплексные информационные системы управления и переводят ведомственный документооборот в электронный вид.

В процессе создания системы  электронного документооборота существует ряд проблем. Так, существующая нормативно-правовая база не покрывает сложившегося многообразия отношений, возникающих в рамках создания и использования ИКТ  в государственном управлении, и  не соответствует международной  практике. Действующие нормативные  правовые акты не согласованы между  собой и регламентируют только отдельные  аспекты информационного обмена между органами государственной  власти, гражданами и хозяйствующими субъектами.

В настоящее время на отечественном  рынке представлено несколько десятков программных продуктов, предназначенных  для автоматизации документационного  обеспечения управления. Нами проведен сравнительный анализ автоматизированных систем управления, имеющих распространение  в России. Все представленные системы  обладают необходимыми функциональными  возможностями. Наилучшим образом  с типовыми задачами электронного документооборота справляются системы «Евфрат-Документооборот», «CompanyMedia», «Дело» и «Босс-референт» [3].

Кризис негативно повлиял  на динамику внедрения систем электронного документооборота. По оценкам экспертов, рост рынка систем электронного документооборота ожидается в 2 полугодии 2013г., отмечается тенденция увеличения количества внедрений систем электронного документооборота в регионах, что говорит о заинтересованности в переходе на электронный документооборот всё большего количества как региональных компаний, так и учреждений госсектора в целом.

Согласно рейтингу субъектов  РФ, составленному Центром прикладной экономики, по уровню внедрения электронного правительства Кабардино-Балкария занимает 2 место. В скором времени  Правительство Кабардино-Балкарии перейдет на электронный документооборот: все компьютеры чиновников объединят  в сеть, еще больше госуслуг будет предоставляться жителям республики через интернет. Все это входит в план мероприятий по реализации в КБР «Стратегии развития информационного общества в России и создания Электронного правительства». Одним из главных задач проекта является предоставление жителям республики широкого спектра государственных услуг [6].

Министерство промышленности, связи и информатизации КБР является объектом автоматизации. Целесообразность разработки системы электронного документооборота объясняется тем, что в процессе реализации Стратегии развития промышленности КБР предполагается широкомасштабный обмен документами между Министерством  и предприятиями сферы промышленности КБР, а также внутри министерства между отделами.

Для автоматизации процессов  электронного документооборота следует  применить разработанную компанией  «Диджитал Дизайн» в рамках ФЦП «Электронная Россия» систему электронного документооборота – СЭДО.

С помощью СЭДО в Министерстве могут быть автоматизированы следующие  основные процессы документооборота: регистрация корреспонденции и  сканирование входящей корреспонденции; наложение резолюций и доведение  документов и поручений до конечных исполнителей; подготовка проектов документов; контроль исполнения документов и поручений.

Эффективность использования  системы электронного документооборота достаточно высока и очевидна именно потому, что системы электронного документооборота созданы для повышения  эффективности использования рабочего времени сотрудников. Расчет эффективности  основан на существенном уменьшении времени обработки документов.

СЭДО может экономить  больше половины рабочего времени сотрудников  офисов, работающих с документами  – договорами, счетами, накладными, письмами, ордерами и т.п. Кроме этого, время, проводимое сотрудниками вне  офиса, СЭДО позволяет «конвертировать» в рабочее время за счет возможности  удаленной работы с документами, как через web-браузер, так и по электронной почте.

Учитывая простоту обслуживания системы, низкую стоимость владения (Total Cost of Ownership, TCO) и невысокую стоимость приобретения лицензий на использование системы, ожидаемый возврат инвестиций (Return On Investment, ROI) в приобретение системы возможен максимально быстро. Обычно система окупается уже через 2-3 месяца ее эксплуатации, а при использовании на большом количестве рабочих мест начинает существенно экономить расходы предприятия.

Реализация проекта позволит устранить выявленные недостатки и  оптимизировать их следствия, выражающиеся в нерациональном использовании  ресурсов и повышенной трудоёмкости процесса. Полученные в результате расчета экономического эффекта показатели позволяют сделать вывод о целесообразности реализации проекта.

3. Анализ состояния документооборота ООО «Карнеол»

Общество с ограниченной ответственностью «Карнеол», создано и действует  в соответствии с Федеральным  законом РФ «Об обществах с  ограниченной ответственностью и Гражданским  кодексом РФ. Общество приобретает  права юридического лица с момента  государственной регистрации и  строит свою деятельность на основании  Устава и действующего законодательства РФ.

Основной целью деятельности Общества, т.к. оно является коммерческой организацией, является расширение рынка товаров  и услуг, а также извлечение прибыли  и распределение полученной прибыли  между его Участниками.

 Основными видами деятельности  Общества является капитальное  строительство, ремонтно-строительные, реставрационные и конструкторские  работы.

 Движение документов в ООО  «Карнеол» с момента их создания  или получения до завершения  исполнения или отправки образует  документооборот. Документооборот  разделяется на входящие, исходящие  и внутренние потоки документов  в организации.

 Порядок прохождения документов  и операции, производимые с ними регламентируются инструкцией по делопроизводству, табелем унифицированных форм документов, положениями о структурных подразделениях и должностными инструкциями их работникам.

 Основные виды документов, используемые в организации это – приказы, акты, сметы, письма, служебные записки, справки, телеграммы, телефонограммы. Основным нормативным документом организации является устав, который определяет цели, виды деятельности общества, ответственность общества, права и обязанности участников общества.

 Количество документов обрабатываемых  в организации за день в  среднем ≈ 50, за месяц ≈  100, за год ≈ 1200. Общее количество  документов, обрабатываемых в организации  ≈85.

 Доставка документов осуществляется, как правило, средствами почтовой  и электрической связи. С помощью  почтовой связи доставляется  письменная корреспонденция в  виде простых и регистрируемых  писем, почтовых карточек, бандеролей  и мелких пакетов, а также  печатные издания.

 По каналам электрической  связи поступают: телеграммы, факсограммы, телефонограммы, сообщения по электронной почте.

 Документы, поступающие на  бумажных носителях, проходят  первичную обработку, регистрацию,  рассмотрение руководством и  доставляются исполнителям. Прием  и первичная обработка документов  осуществляется секретарем организации.  На полученном документе проставляется  регистрационный штамп.

 Рассмотренные руководством  документы возвращаются секретарю,  где в регистрационно-контрольную  форму (далее именуется - РКФ)  вносится содержание резолюции,  а документ передается на исполнение.

 Текст поступившей телефонограммы  записывается (печатается) получателем  в журнале учета и оперативно  передается руководителю, которому  она адресована. Документы, отправляемые  организацией, передаются почтовой  и электрической связью.

 Документы для отправки передаются  полностью оформленными, зарегистрированными с указанием почтового адреса или с указанием на рассылку. Документы, подлежащие отправке, должны обрабатываться и отправляться в день их подписания или не позднее следующего рабочего дня.

С помощью средств электрической  связи осуществляется передача информации в виде телеграмм, телетайпограмм, факсограмм, телефонограмм. Передача информации с помощью телефонограмм осуществляется устно по каналам телефонной связи и записывается (печатается) получателем.

 При передаче и приеме  текстов служебных документов  по каналам факсимильной связи  необходимо руководствоваться следующими  требованиями: объем передаваемого  документа (текста, схемы, графического  изображения), выполненного на бумаге  формата А4 черным цветом, не должен превышать 5 листов; документ для передачи по каналу факсимильной связи сдается с заявкой установленного образца, подписанной руководителем подразделения. Заявки хранятся в течение одного года; ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче, и руководителя соответствующего подразделения; факсограммы на иностранных языках отправляются при наличии перевода, заверенного лицом, подписавшим факсограмму; запрещается передавать текст документов с пометкой "Для служебного пользования"; подлежащий передаче документ учитывается в журнале установленной формы. Подлинники документов после передачи возвращаются исполнителям с отметкой о времени отправки; поступившие факсограммы учитываются в журнале установленной формы без проставления регистрационного штампа, передаются адресатам под расписку в день их приема, срочные - немедленно; факсограммы на иностранных языках доставляются адресату без перевода.