Автоматизация деятельности отдела сбыта

     Содержание 

       Введение………………………………………………………………………...5

     1 Анализ предметной области…………………………………………….7

     1.1  Описание предметной области и функции решаемых задач……….7

     1.2  Первичные документы и описания их реквизитов…………………..9

     1.3  Ограничения предметной области…………………………………...10

     2 Постановка задачи………………………………………………………11

     2.1 Организационно-экономическая сущность комплекса

     решаемых  задач…………………………………………………………...11

     2.2 Описание выходной информации……………………………………11

     2.3 Описание входной информации……………………………………..12

     3 Разработка информационного обеспечения…………………………..13

     3.1 Анализ входной информации предметной области и

     выделение информационных объектов…………………………………..13

     3.2 Определение связей информационных объектов и

     построение  информационно-логической модели (ИЛМ)……………….15

     3.3 Определение логической структуры базы данных…………………..17

     4 Физическая реализация информационной системы

     на  основе базы данных……………………………………………………19

     4.1 Создание таблиц………………………………………………………19

     4.1.1 Разработка структуры таблиц реализуемой базы данных………..19

     4.1.2 Создание файла базы данных и создание  таблиц………………...21

     4.2 Оформление подстановок………………………………………….....22

     4.3 Оформление схемы данных…………………………………………..24

     4.4 Разработка данных контрольного примера………………………….25

     4.5 Ввод данных…………………………………………………………...26

     4.5.1 Разработка пользовательских форм………………………………..26

     4.5.2 Ввод данных контрольного примера………………………………27

     5 Анализ выполнения отгрузки заказчику за первый квартал…………30

     5.1 Алгоритм решения задачи……………………………………………30

     5.2 Формирование необходимых запросов……………………………...30

     5.2.1 Запрос "Отгрузка по договору"………………………………….....30

     5.2.2 Запрос "Фактически отгружено"…………………………………33

     5.2.3 Запрос "Отклонение»……………………………………………….35

     5.3 Создание отчетного документа  «Анализ 

     выполнения  отгрузки заказчику за первый квартал»…………………38

     Заключение………………………………………………………………..41

     Список  использованной литературы…………………………………….42

Введение 

     В настоящее время информационные системы обеспечивают автоматизацию человеческой деятельности во всех ее сферах:

     - бухгалтерский учет;

     - юриспруденция;

     -управленческий  учет;

     - финансовый учет;

     - медицина и т.д.

     Все информационные системы реализованы  на основе базы данных, и поэтому  освоение принципов их реализации является важнейшим элементом учебного процесса.

     В рамках курсовой работы решается задача автоматизации деятельности отдела сбыта.

     Задача  проектирования должна быть решена корректно, логически последовательно, технически грамотно и в результате проектирования должны быть:

     1. Математически строго обоснована  структура системы и ее параметры:

     - выявлены информационные объекты;

     - определены ключевые элементы;

     - обоснованы связи между информационными  объектами и построена информационно-логическая  модель;

     - разработана логическая структура  базы данных;

     - определены типы и размеры данных для всех полей базы данных.

     2. Реализована информационная система  с использованием выбранного  программного обеспечения.

     3. Разработаны данные контрольного  примера.

     4. Разработан алгоритм решения  задачи анализа и решена задача.

     5. Доказана работоспособность системы  на основе данных контрольного примера.

1 Анализ предметной области 

     В результате анализа предметной области (ПО) формируются исходные данные для  последующего процесса проектирования информационной системы. Условия деятельности в рассматриваемой области, которые именуют обычно ограничениями ПО, позволяют в дальнейшем обоснованно выбрать ключевые элементы для информационных объектов и обосновать связи между информационными объектами при построении информационно-логической модели.

     Описание  ПО позволяет установить алгоритм деятельности людей в данной ПО, определить совокупность документов, сопровождающих данную деятельность и реквизитный состав этих документов. Детальный анализ входных документов позволяет выявить описания реквизитов, которые будут использованы в качестве исходных данных при определении типов и размеров данных для всех полей каждой из таблиц проектируемой базы данных при разработке структуры таблиц.  

     1.1 Описание предметной  области и функции  решаемых задач 

     В данной работе в соответствии с заданием автоматизируется деятельность производственного отдела ЗАО «Радуга».

     Предметная  область данной задачи определяется схемой работы указанного отдела. Общий алгоритм выполнения работ следующий:

     1. Предприятие имеет 3 цеха, выпускающие  следующие виды продукции. 
 
 
 
 

     Таблица 1.1.а – Список выпускающих цехов ЗАО «Радуга»

     2. Предприятие работает по договорам,  на основе которых составляется  план выпуска продукции.

     3. Цеха, выпуская продукцию в соответствии  с планом, передают ее на склады, ежемесячно сопровождая цеховой  накладной.

     4. Отдел сбыта отгружая продукцию со склада заказчику, сопровождает отгрузку товарно-транспортной накладной. 

     Таблица 1.1.б – Список заказчиков

     5. Заказчик оплачивает поступившую  продукцию и сопровождает оплату платежным поручением. 

     1.2  Первичные документы  и описания их  реквизитов 

     В результате обследования предметной области  были выявлены документы, сопровождающие деятельность производственного отдела предприятия. Вся совокупность документов и их реквизитов представлена в таблице 1.2 

     Таблица 1.2 – Список входящих документов и  их реквизитов

     При описании реквизитов использовали информацию в таблицах 1.1.а, 1.1.б, а также результаты анализа предметной области, т.е. данные полученные на предприятии  в результате его обследования. 
 

     1.3 Ограничения предметной области 

     В рассматриваемой предметной области  выявлены следующие особенности  и условия деятельности:

     - Каждый договор заключается с одним заказчиком, но с одним заказчиком можно заключить несколько договоров.

     - Номер договора неизменен и уникален для предприятия.

     - В одном договоре могут быть несколько изделий.

     - Одно и то же изделие может быть указано в одном договоре несколько раз с разными сроками отгрузки.

     - Рассматриваются только договоры текущего года.

     - Документ об отгрузке готовой продукции (ТТН) относится к одному договору и может содержать несколько наименований изделий; его номер уникален для предприятия.

     - По одному договору может быть  несколько отгрузок;

     Эти ограничения при дальнейшей разработке информационной системы позволяют:

     1. Однозначно устанавливать связи  между объектами;

     2. Определять ключевые элементы.

2 Постановка задачи 

     2.1 Организационно-экономическая сущность комплекса решаемых задач 

     На  данном этапе проектирования формируется  полный перечень задач поставленный перед системой. Этот перечень многократно анализируется с целью обеспечения его полноты. Только в этом случае система будет полезна всем работникам предприятия.

     В рамках курсовой работы по варианту 12 необходимо сделать анализ выполнения плана отгрузки изделий предприятием по заданному заказчику на первый квартал. 

     2.2 Описание выходной информации 

     На  данном этапе необходимо выявить  всю совокупность выходных документов и строго определить их формы.

     В соответствии с заданием по варианту 12 система должна запрашивать у пользователя код заказчика и на основе полученной информации формировать следующий документ: 

Таблица 2.2 - Анализ выполнения отгрузки заказчику ______________ за первый квартал 

     2.3 Описание входной  информации 

     На  данном этапе проектирования выявляется вся совокупность документов обеспечивающих человеческую деятельность в анализируемой области, алгоритм движения документов и порядок их формирования. Уточняется соответствие описания реквизитов встречающихся в выходных документах и входных.

     Все используемые в рамках курсовой работы документы и детальное описание их реквизитов представлены в таблице 1.2. Они выверены и уточнены неоднократно. 

3  Разработка информационного обеспечения 

     3.1 Анализ входной информации предметной области и выделение информационных объектов 

     На  данном этапе анализируется вся  совокупность информационных элементов  встречающихся в выходных документах и из этой совокупности формируются информационные объекты с привлечением математических методов, обеспечивающих оптимальное построение системы. Оптимальность при формировании обеспечивается соблюдением принципов нормализации:

     - каждый информационный объект  объединяет функционально связанную группу информационных элементов;

     - исключается пересечение информационных  объектов по информационным элементам;

     - исключается дублирование информации  о конкретных экземплярах информационных  объектов.

     Для обеспечения наглядности процесса формирования и математически строгого выполнения принципа нормализации строятся таблицы 3.1.а, 3.1.б. 

     Таблица 3.1.а – Информационные объекты и их реквизиты

     Таблица 3.1.б – Формирование информационных объектов

     Исключение  пересечения информационных объектов по информационным элементам достигается изображением единственной стрелки напротив конкретного информационного элемента.

     Исключение  дублирования информации о конкретных экземплярах информационных объектов достигается правильным выбором ключевых элементов.

     При выборе ключевых элементов руководствуемся  результатом анализа предметной области – ограничениями предметной области:

     - Для информационного объекта «ТТН» выбираем в качестве ключевого элемента «Номер ТТН», поскольку в разделе 1.3 сказано «Документ об отгрузке готовой продукции (ТТН) относится к одному договору и может содержать несколько наименований изделий; его номер уникален для предприятия», а это и означает, что данный реквизит может исполнить функцию ключа.

     - Для информационного объекта  «Договора» в качестве ключевого  элемента выбираем комбинацию «Номер договора» и «Код заказчика», поскольку в разделе 1.3 сказано «Каждый договор заключается с одним заказчиком, но с одним заказчиком можно заключить несколько договоров. Номер договора неизменен и уникален для предприятия», т.е. это означает, что данная комбинация реквизитов может исполнить функцию ключа.

     На  основании подобного анализа  определены ключевые элементы для всех информационных объектов, они отмечены в таблице 3.1.а символом *.

     С целью минимизации ресурсов будущей информационной системы использован прием, обеспечивающий исключение повторного хранения протяженных информационных объектов (дата). Для этого информация, содержащаяся в документах (товарно-транспортных накладных) разбита для хранения на две функциональные группы: товарно-транспортные накладные и спецификация товарно-транспортных накладных.

     В этом случае дата документа, требующая  для своего хранения 8 байт, хранится только один раз, а не с каждым кодом  изделия. 

     3.2 Определение связей информационных объектов и построение информационно-логической модели (ИЛМ) 

     Определение наличия связи и тип связи  выявляем, исходя из анализа предметной области и выявленных там ограничений:

     - Поскольку согласно  раздела 1.3 каждый договор заключается с конкретным заказчиком, между информационными объектами «Заказчики» и «Договора» существует связь 1:∞, т.к. с одним заказчиком может быть заключено несколько договоров.