Автоматизация рабочего места администратора

 

 

 

                           Содержание

 

1.Введение.

 

2.Автоматизация рабочего места Администратора

 

3. Виды должностных инструкций.

 

4. Информационное обеспечение

 

5.Входные и выходные данные 

 

6.Программные обеспечения

 

7.Техническое обеспечение 

 

8.Расчет сметы создания АРМ.

 

9.Затраты на модернизацию АРМ.

 

10.Затраты времени.

 

11.Определенние экономии снижения трудоемкости

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                                               Введение

 

В настоящее  время автоматизация производства проникает всё глубже и глубже во все сферы промышленности и  сферы услуг, не является исключением  и сфера общественного питания.

Последнее время, все больший интерес к автоматизации  явно ощущается со стороны активно  развивающихся предприятий общественного  питания, владеющих достаточным  количеством средств, желающих минимизировать потери рабочего времени персонала, сэкономить на его численности и  поднять уровень сервиса в  заведениях.

Автоматизация предприятий питания – это  большой шаг на пути к более  качественной, быстрой работе, приносящей прибыль. Конечно, программы автоматизации  актуальны практически для любых  организаций, при этом, для многих принципы их работы схожи. Однако автоматизация  предприятий общественного питания  имеет свои особенности, которые  значительно отличают её от остальных. Поэтому для начала стоит говорить о тех требованиях, которые характерны именно для данной отрасли.

Автоматизация предприятий питания должна позволять  легко производить расчеты ингредиентов, требуемых для приготовления  продукции, помогать в проработке меню, отслеживать движение продуктов  и блюд внутри предприятия, должна работать с продажей блюд оптом, а также  необходима программа автоматизации  розничной торговли. Кроме того, автоматизация предприятий общественного  питания, как и другие подобные системы, должна облегчать работу с документами  и ведение отчетности.

Предприятия общественного питания работают с людьми, а значит, качество обслуживания стоит на одном из первых мест. Сюда входит не только вежливый персонал и  качественная пища, но и скорость в  том числе. Быстрое оперативное  обслуживание – это всегда большой  плюс, а обеспечить его поможет  автоматизация предприятий общественного  питания.

Быстрое управление заказами, оперативный расчет с клиентами  – все это позволяет поднять  обслуживание на новый уровень. Автоматизация  предприятий питания ускорит  работу, а значит, количество обслуживаемых  клиентов увеличится, поднимая прибыль. Также стоит отметить, что повысится  контроль выполнения поручений, учет продуктов  станет более четким.

Кроме того, не стоит забывать и про удобство управления. Руководящему составу станет гораздо проще принимать решения  и грамотно организовывать работу. Таким образом, автоматизация предприятий  общественного питания становится полезным инструментом, с помощью которого работа становится проще и лучше.

Автоматизация предприятия общественного питания  дает следующие преимущества:

- оперативное  управление и анализ деятельности  предприятия общественного питания;

- ускорение  процесса обслуживания клиентов

- возможность  индивидуальной работы с посетителями (гостевые и дисконтные карты)

- уменьшение  ошибок планирования и управленческой  деятельности;

- уменьшение  злоупотреблений со стороны персонала  и т.д.

Целью данной работы ставится разработка автоматизированного рабочего места администратора кафе.

 

 

 

Автоматизации рабочего места администратора кафе

 

Автоматизированное  рабочее место менеджера (администратора ресторана, кафе) содержит перечень должностных обязанностей для более корректной работы,и с их помощью выделяют внутреннюю и внешнюю информацию.

 

Виды должностных инструкций администратора которые автоматизируются

 

• Обеспечивает соблюдение стандартов обслуживания посетителей

        Безопасность и экологичность при обслуживании. 

       Эстетика интерьера, создание комфортных условий обслуживания. 

       Наличие достаточного количества столовой посуды, приборов и столового белья. 

     Знание и соблюдение персоналом этических норм и правил обслуживания. 

      Знание и соблюдение правил, устанавливающих порядок и очередность обслуживания гостей. 

      Знание и соблюдение специальных правил предложения и отпуска различных

      блюд и     напитков. 

     Предложение и подача холодных закусок. 

 

• Встречает и размещает гостей в зале.

Реализация  функции «бронирование столиков»  предусматривает:

- данные  об всех столиках и количестве мест за ними;

- возможность  выбора столика для бронирования  с указанием даты и времени 

прихода гостей,а также предполагаемую продолжительность визита;

- проверки  того, что на желаемую дату  зал свободен, т.е. в нем не  будут 

проводиться мероприятия.

- возможность  внесения пожеланий и предпочтений  клиента (например,

зал для некурящих,    бронирование 4-х местного столика на пятерых, то есть чтобы

  был принесен дополнительный  стул, сервировка на пять человек,  заказ определенного

блюда на число гостей (чтобы были заготовлены  необходимые продукты) и т.д.).

 

 

• Реализация функции «бронирование банкетного зала для мероприятий» предусматривает:

- возможность бронирования зала  для проведения мероприятия с  указанием даты,

   времени начала и окончания, вида мероприятия, количества гостей, меню;

- проверка, свободен ли зал, не  забронировал ли кто-то его  ранее;

- возможность внесения пожеланий  и предпочтений клиента.

 

Проверяет подготовку зала ресторана к работе

- чистота зала, барной стойки, туалетной комнаты, подсобных помещений;  
- освещение и фоновое озвучивание;  
- сервировку столов;  
- состояние стейшена;  
- запас посуды на раздаче.

 

 

Информационное обеспечение АРМ администратора

 

Внешняя  информация	Внутренняя информация
Анализ конкурентоспособности	Хорошее обслуживание и кухня
Развитие технологий	Организация  кадров и поощрение  персонала
Состояние рынка продукции	Создание грамотной концепции, «атмосферы»  ресторана
Платежеспособность населения	Удобство помещений
Потребительские предпочтения	Контингент ресторана
Реклама и связи с общественностью	.Наличие постоянных клиентов

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Входные и выходные данные

 

С

 

 

 

 

 

 

Администратор кафе владеет информацией о количестве, списке блюд и столах, на которых они были заказаны. АРМ позволяет администратору видеть, какие столы уже «закрыты» (были оплачены), от каких блюд клиенты отказались по той или иной причине.

Он управляет  списками блюд для каждого конкретного  АРМа официанта, а также списками блюд, которые должны печататься на удалённых (кухонных) принтерах.

Кроме эффективной  связи с рабочими местами официантов, АРМ менеджера наделён всеми  необходимыми функциями по учёту  занятости зала кафе заказными мероприятиями.

Рассмотрим  бизнес-процессы кафе в которых принимает активное участие администратор.

Администратор занимается сферой обслуживания клиентов и задействован в следующих бизнес-процессах: Бронирование столиков в зале

1. Бронирование зала для проведения банкетов и других мероприятий.
2. Обслуживание клиента в зале.

Рассмотрим, какие функции предполагается автоматизировать с помощью АРМ «Администратор кафе»:

- прием заказов клиентов с указанием зала, стола и количества гостей (бронирование столиков);

- прием заказов  на обслуживание (бронирование зала  кафе).

Дальнейшее  развитие АРМ «Администратор кафе»  предполагает разработку АРМ «Официант», при этом будет обеспечено взаимодействие администратора и официанта.

На текущий  момент данная работа выполняется следующим  образом: клиент звонит по телефону, желая  заказать столик на определенный день и время, администратор смотрит  журнал заказов и подбирает подходящий столик, фиксирует заказ в журнале, записывает номер телефона. При этом нередко администратор испытывает трудности в том, чтобы не запутаться во времени занятости столиков. В  момент открытия кафе вечером, когда  приходят посетители, администратору также бывает очень сложно сориентироваться, какие столики заняты, а какие  свободны. Рассаживая гостей, администратор  затрачивает очень много времени, что приводит к тому, что на выполнение других обязанностей администратору просто не хватает времени. Поэтому автоматизация  представляется едва ли не единственным эффективным средством решить данные проблемы и усовершенствовать работу администратора.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Техническое обеспечение АРМ

 

Автоматизированное  рабочее место менеджера (администратора ресторана, кафе) предполагает наличие  стандартного набора устройств (компьютера, монитора, компьютерной мыши и клавиатуры). При необходимости, - терминала сбора  данных, обычного принтера формата  А4.

Для работы администратора предлагается приобрести компьютер, который также будет  включен в локальную сеть.

Рассмотрим  характеристику приобретаемого компьютера и требований к нему.

                       

НОУТБУК ASUS X502CA 90NB00I1-M00500

 

Операционная система ASUS X502CA 90NB00I1-M00500

• Microsoft Windows 8 64-bit

Процессор ASUS X502CA 90NB00I1-M00500

• Производитель: Intel
• Модель: Pentium 987
• Тактовая частота (MHz): 1500
• Кэш 2-го уровня (Kb): 512
• Кэш 3-го уровня (Kb): 2048

Материнская плата ASUS X502CA 90NB00I1-M00500

• Чипсет: Intel HM70 Express

Память ASUS X502CA 90NB00I1-M00500

• Объем (Mb): 4096
• Тип: DDR3-1600

Жесткий диск ASUS X502CA 90NB00I1-M00500

• Объем (Gb): 320
• Интерфейс: SATA
• Скорость вращения (RPM): 5400

Привод ASUS X502CA 90NB00I1-M00500

• DVD±RW

Аудио ASUS X502CA 90NB00I1-M00500

• Технология: Intel High Definition Audio

Сеть ASUS X502CA 90NB00I1-M00500

• Wi-Fi: 802.11b, 802.11g, 802.11n
• Bluetooth: 4.0
• LAN: 10/100/1000
• Веб-камера: 0.3мпик

Кардридер ASUS X502CA 90NB00I1-M00500

• Тип карт: SD/MMC

Порты ASUS X502CA 90NB00I1-M00500

• HDMI: есть
• VGA: есть
• RJ45: есть
• USB 2.0: 2
• USB 3.0: 1
• Вход для микрофона: есть
• Выход для наушников: есть
• Микрофон: есть

Питание ASUS X502CA 90NB00I1-M00500

• Тип батареи: Li-Ion
• Емкость батареи: 4400
• Автономная работа (ч.): 6

 

 

                              Принтер Canon PIXMA iP4840

Разрешение при печати	До 9600¹ x 2400 точек на дюйм
Механизм печати	5-цветная система струйной печати  с 5 раздельными чернильницами с  минимальным размером капли  1 пл и картриджи, созданные по технологии FINE
Печать	10 x 15 см без полей: прибл. 20 с
Конфигурация картриджа	Технология раздельных чернильниц — 5 раздельных чернильниц (PGI-425PGBK, CLI-426BK, CLI-426C, CLI-426M, CLI-426Y)
Ресурс чернильного картриджа	Черный: 341 страниц (PGI-425PGBK), 3005 страниц* (CLI-426BK)¹  Черный: 3800 фотографий* (PGI-425PGBK), 660 фотографий* (CLI-426BK)²  *Ожидаемый дополнительный расход картриджа
Ресурс чернильного картриджа  с цветными чернилами	Голубой: 520 страниц (CLI-426C), пурпурный: 500 страниц (CLI-426M), желтый: 515 страниц (CLI-426Y)¹Голубой: 207 фотографий (CLI-426C), пурпурный: 204 фотографии (CLI-426M), желтый: 202 фотографии (CLI-426Y)²
Тип материала для печати	Обычная бумага, конверты, профессиональная фотобумага Photo Paper Pro Platinum (PT-101), глянцевая фотобумага Photo Paper Plus Glossy II  (PP-201), полуглянцевая фотобумага Photo Paper Plus Semi-gloss (SG-201), глянцевая бумага для повседневной фотопечати Glossy Photo Paper "Everyday Use"
Подача материала для печати	Задний лоток: Макс. 150 листов  Передний лоток: макс. 150 листов  Лоток для печати на диске: 1 диск Blu-Ray® Disc, DVD или CD с поддержкой печати на диске
Формат материала для печати	Задний лоток: A4, B5, A5, Letter, Legal, конверты (формата DL или Commercial 10), 10 x 15 см, 13 x 18 см, 20 x 25 см  Кассета: A4, B5, A5, Letter
Плотность материала для печати

 

 

 

 

                                       

 

                                    Программные обеспечения

 

• Операционное обеспечение Windows 7 Professional позволяет устранить преграды на пути к успеху. Windows 7 Профессиональная обеспечивает запуск многих программ для Windows XP в режиме Windows XP и быстро восстанавливает данные с помощью автоматических архиваций в домашней или корпоративной сети. Кроме этого, можно более легко и безопасно подключаться к корпоративным сетям благодаря функции присоединения к домену.

 

• AVG Anti-Virus  Он оснащен целым множеством специальных модулей для защиты от вирусов, шпионского ПО, руткитов и спама, а также включает LinkScanner – дополнительный уровень защиты, который проверяет безопасность результатов поиска и веб-ссылок. В последние годы разработчики добавили ресурсозатратные функции, которые пытаются изменить настройки браузера (например, поисковую машину, используемую по умолчанию), однако в целом программа остается хорошим антивирусным решением.

 

• WinRAR – мощная утилита для создания и управления архивами, содержащая целый спектр дополнительных полезных функций. Программа WinRAR ежедневно используется миллионами людей во всем мире для экономии места на ПК и быстрой передачи файлов.

 

• Microsoft Office Word — текстовый процессор. Доступен под Windows и Apple Mac OS X. Позволяет подготавливать документы различной сложности. Поддерживает OLE, подключаемые модули сторонних разработчиков, шаблоны и многое другое. Основным форматом в последней версии является позиционируемый как открытый Microsoft Office Open XML, который представляет собой ZIP-архив, содержащий текст в виде XML, а также всю необходимую графику. Наиболее распространенным остается двоичный формат файлов Microsoft Word 97—2003 с расширением DOC.

 

 

 

«Microsoft Office»

• Microsoft Office Excel — табличный процессор. Поддерживает все необходимые функции для создания электронных таблиц любой сложности. Занимает ведущее положение на рынке. Последняя версия использует формат OOXML с расширением «.xlsx», более ранние версии использовали двоичный формат с расширением «.xls». Доступен под Windows и Apple Mac OS X. Программы — эквиваленты: OpenOffice.org Calc, LibreOffice Calc, StarOffice, Gnumeric, Corel Quattro Pro и Apple Numbers (только на платформе Mac OS).
• Microsoft Office Outlook (не путать с Outlook Express) — персональный коммуникатор. В состав Outlook входят: календарь, планировщик задач, записки, менеджер электронной почты, адресная книга. Поддерживается совместная сетевая работа. Программы — эквиваленты: почтового клиента — Mozilla Thunderbird/SeaMonkey, Novell Evolution, Claws Mail ,Eudora Mail, The Bat!; диспетчера персональных данных — Mozilla, Lotus Organizer и Novell Evolution. Доступен под Windows и под Apple Mac OS X.
• Microsoft Office Communicator — предназначен для организации всестороннего общения между людьми. Microsoft Office Communicator 2007 обеспечивает возможность общения посредством простого обмена мгновенными сообщениями, а также проведения голосовой и видеобеседы. Данное приложение является частью программного пакета Microsoft Office и тесно с ним интегрировано, что позволяет ему работать совместно с любой программой семейства Microsoft Office.
• Microsoft Office OneNote — приложение для записи заметок и управления ими.
• Microsoft Office SharePoint Designer — инструмент для построения приложений на платформе Microsoft SharePoint и адаптации узлов SharePoint.
• Microsoft Office Picture Manager — работа с рисунками.^[2] Программы — эквиваленты: OpenOffice.org Draw
• Microsoft Office Document Image Writer — виртуальный принтер, печатающий в формат Microsoft Document Imaging Format
• Microsoft Office Diagnostics — диагностика и восстановление поврежденных приложений Microsoft Office.

 

 R-Keeper™ – это современная полнофункциональная компьютерная система для организации высокотехнологичного кассового обслуживания для предприятий сфер обслуживания различной формы (классический ресторан, кафе, фаст–фуд, развлекательный центр и т.п.).   

R-Keeper™ - это мощный инструмент для всеобъемлющего контроля зала, складского учета и учета рабочего времени, отличный помощник для финансового менеджмента. Система позволяет решать множество проблем, повседневно возникающих при работе в баре, бистро, кафе или ресторане. Многофакторный анализ позволит снизить себестоимость производства за счет эффективного управления товаропотоками и оптимального использования человеческих ресурсов. Система подходит для малых и больших ресторанов, позволяет эффективно управлять ресторанами корпорации. 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Расчет сметы создания АРМ

Общая смета  создания АРМ составляется из расходов на приобретение оборудования, проведение работ по его монтажу и налаженным, программирования (в случае необходимости) специфических задач и производственных функций по принципу услуг сторонних  учреждений или отдельных исполнителей, инсталляции и настройка программного обеспечения, затрат электроэнергии и тому подобное.

 

Затраты на модернизацию АРМ администратора

                                                                                                 таблица 1

Статья затрат	кол.	цена	всего
ноутбук	1	3000	3000
Принтер,телефон	1	1000	1000
лецензия	2	1500	3000
r-kepper	1	2000	2000
УСО	1	1000	1000
всего			10000

 

 

Затраты времени работниками на различные  виды работ до и после внедрения                  АРМ                                                                     

                                                                                                                                                        таблица 2

 

	АДМИНИСТРАТОР РЕСТОРАНА
Виды  должностных обязанностей, которые  автоматизируются	Затраты времени, час		экономия в  день
	Без АРМ	С АРМ
Обеспечивает соблюдение стандартов обслуживания посетителей.	3	2	1
Бронирование банкетного зала для мироприятий	2	1,5	0,5
Встречает и размещает  гостей в зале.	2	1,5	0,5
Проверяет подготовку зала ресторана  к работе	1	0,5	0,5
Всего	8	5,5	2,5

Определение экономии от снижения трудоемкости (в день)

Таблица 3

 

Виды  должнстных обязаностей,  которые     автоматизируються	Оклад (О),грн	стоимость 1 часа работы (Сч),грн	экономия  времени (Эч),грн	Экономия  от снижения трудоемкости (Э),грн
1	2	3	4	5
Обеспечивает соблюдение стандартов обслуживания посетителей.	5500	26	1	26
Бронирование банкетного зала для мироприятий	5500	26	0,5	13
Встречает и размещает  гостей в зале.	5500	26	0,5	13
Проверяет подготовку зала ресторана к работе	5500	26	0,5	13
общая экономия от снижения трудоёмкости грн/день				65
общая экономия от снижения грн/месяц				982
общая экономия от снижения трудоёмкости грн/год				11786

 

 

Экономическая эффективность
Всего затрат	16000
ЭЭ	0,74
период окупаемости (год)	1,36
период окупаемости (месяц)	16,3
период окупаемости (дни)	489

 

Выводы:

С помощью  автоматизации рабочего места,и расчетом затрат времени,в день администратор сможет экономить 2,5 часа,это обеспечивает выполнение большего обьема работы,в дальнейшем и сокращение каких либо рабочих мест,что влечет за собой экономию на заработной плате.Так же всего затрачено 16000 грн,на которые мы смогли обеспечить рабочее место администратора всем необходимым для корректного выполнения своих обязанностей. 
         От внедрения АРМ мы наблюдаем общую  экономию  от снижению трудоемкости, таким образом общая экономия в день составит 65 гривен,в месяц 982 гривны, и в год общая экономия составит 11786 тысяч гривен. 
Также все наши затраченные средства окупятся через 1,36 года, 16,3 месяца либо 48дней. 

Заключение.

            Функционирование АРМ может дать численный эффект только при условии правильного распределения функций и нагрузки между человеком и машинными средствами обработки информации, ядром которых является ЭВМ. Лишь тогда АРМ станет средством повышения не только производительности труда и эффективности управления, но и социальной комфортности специалистов.

Для каждого  объекта управления необходимо предусматривать  АРМ,    соответствующие их значению. Однако принципы создания любых АРМ должны      быть общими: - Системность (АРМ следует рассматривать как системы, структура которых определяется функциональным назначением.); - Гибкость ( приспособленность системы к возможным перестройкам, благодаря модульности построения всех подсистем и стандартизации их элементов); - Устойчивость (система АРМ должна выполнять основные функции независимо от воздействия на нее внутренних и внешних возмущающих факторов. Это значит, что неполадки в отдельных ее частях должны быть легко устраняемы, а работоспособность системы быстро восстанавливаема); - Эффективность (интегральный показатель уровня реализации приведенных выше принципов, отнесенного к затратам на создание и эксплуатацию системы). 
Так например, от внедрения АРМ в сферу администратора можно заметить что  в день администратор сможет экономить 2,5 часа,это обеспечивает выполнение большего обьема работы,в дальнейшем и сокращение каких либо рабочих мест,что влечет за собой экономию на заработной плате.  
Так же всего затрачено 16000 грн,на которые мы смогли обеспечить рабочее место администратора всем необходимым для корректного выполнения своих обязанностей. 
От внедрения АРМ мы наблюдаем общую  экономию  от снижению трудоемкости, таким образом общая экономия в день составит 65 гривен,в месяц 982 гривны, и в год общая экономия составит 11786 тысяч гривен. 
Также все наши затраченные средства окупятся через 1,36 года, 16,3 месяца либо 489 дней. 
           Таким образом можно заметить что использование АРМ максимально облегчает работу специалиста, высвобождая время и усилия, которые ранее расходовались на выполнение рутинных операций сбора данных и сложных расчетов, для творческой научно-обоснованной деятельности в решении профессиональных задач.