Автоматизація бізнес-процесів в документообігу

Вступ.

Бізнес-процес являє собою  сукупність різних дій (кроків, етапів, функцій), які здійснюються в певному  порядку і спрямовані на досягнення кінцевої мети компанії (всі процеси, що відбуваються від моменту отримання  замовлення, до моменту його виконання), включає в себе діяльність всіх учасників  процесу та взаємодія між ними (співробітники компанії, керівництво, клієнти).

Таким чином, діяльність будь-якої організації можна представити  у вигляді різних взаємопов'язаних бізнес-процесів. Тому можна сказати, що управління бізнес-процесами компанії є першочерговим завданням керівника, від якої і залежить успіх і  реалізація всього бізнесу. Кожен керівник прагне організувати роботу своєї компанії так, щоб всі бізнес-процеси виконувалися строго за наміченим планом, без  збоїв, з витратою мінімуму часу на механічну паперову роботу. В даний  час найефективнішим способом організації  бізнесу є комплексна автоматизація  бізнес-процесів на базі створення  власної або впровадження готової  інформаційної системи, адаптованої  під конкретну компанію замовника. Механізми автоматизації бізнес-процесів дозволяють скоротити витрати будь-якого  виробництва і зробити бізнес більш ефективним.

На сьогоднішній день розрізняють  ручні, автоматичні і автоматизовані інформаційні системи управління фірмою.

Ручні інформаційні системи  характерні тим, що всі операції виконуються  людиною, у таких систем відсутні сучасні технічні засоби переробки  інформації.

Автоматичні інформаційні системи  виконують всі операції по переробці  інформації без участі людини.

Автоматизовані інформаційні системи управління являють собою  синтез ручних і автоматичних систем, припускаючи участь і людини і  комп'ютера. В даний час це самий  сучасний вид інформаційних систем, за допомогою якого всі рутинні операції по обробці даних передаються комп'ютеру.

Розглянемо приклад життєвого  циклу замовлення в компанії, де застосовується система автоматизації  бізнес-процесів. Процес обробки заявок (плавно трансформуються в завдання з того чи іншого проекту) можна спочатку систематизувати - визначити відповідальних і виконавців на кожному етапі. Керівництво  при такій організації отримує  лише контролюючі й управлінські функції, зводячи до мінімуму всю  рутинну роботу основних виконавців. Іншими словами, автоматизація бізнес-процесів - це грамотне делегування своїх  обов'язків по ієрархічній організаційній структурі підприємства. Схематично автоматизований процес обробки  заявок виглядає наступним чином: автоматизація  бізнес-процесів або більш деталізовано - приклад життєвого циклу заявки.

Комплексна автоматизація  бізнесу також дозволяє контролювати взаєморозрахунки з клієнтами, зберігати  банк інформації по рахунках і продукції, здійснювати контроль за станом рахунків та заборгованостей по оплаті, служити  сполучною ланкою між фірмою і  зовнішнім середовищем.

1.Автоматизація бізнес-процесів в документообігу

Історично склалося, що процес впровадження різних інформаційних систем на підприємстві, в тому числі і систем електронного документообігу, відбувався без попереднього аналізу існуючої інфраструктури компанії і процесів що відбуваються в ній. На сьогоднішній момент для менеджменту компаній потреба чіткого опису бізнес-процесів стає пріоритетним завданням. Все частіше застосовується більш корисна практика опису бізнес-процесів перед спробою автоматизації управління на підприємстві [3,5].

Спробуємо зрозуміти, наскільки тісно пов'язані поняття бізнес-процесу та документообігу.

Бізнес-процес - це послідовність взаємопов'язаних активностей або завдань, які призводять до створення певного продукту або послуги для споживачів [7]. Результати окремих робіт і процесів не можуть не відбиватися в створених або змінених електронних документах. Тому компаніям, що встали на шлях автоматизації, необхідна тісна інтеграція систем діловодства та управління бізнес-процесами.

Перелічимо основні принципи електронного документообігу, що застосовуються в СЕД «Е1 Євфрат» (заявлені розробником на evfrat.ru), що дозволяють ефективно управляти описаними бізнес-процесами:

1.Однократна реєстрація документа, що дозволяє однозначно ідентифікувати документ в будь-якій інсталяції даної системи.

2.Можливість паралельного виконання операцій, що дозволяє скоротити час руху документів і підвищення оперативності їх виконання

3. Безперервність руху документа, що дозволяє ідентифікувати відповідального за виконання документа (завдання) в кожний момент часу життя документа.

4. Єдина (або узгоджена розподілена) база документної інформації, що дозволяє виключити можливість дублювання документів.

5. Ефективно організована система пошуку документа, що дозволяє знаходити документ, володіючи мінімальною інформацією про нього.

6. Розвинена система звітності по різних статусах і атрибутах документів, що дозволяє контролювати рух документів по процесах документообігу та приймати управлінські рішення, грунтуючись на даних зі звітів [1].

Центральним поняттям документообігу є документ. Відстежувати і керувати процесом можна, вносячи зміни в реальному часі в поточний документ і пов'язаний з ним процес. Отже, весь функціонал СЕД може бути легко адаптований для задачі керування бізнес-процесами. Документ стає основою управління [2], а СЕД - базовою платформою для створення автоматизованих систем управління (АСУ). У цьому і полягає документно-орієнтований підхід до управління підприємством [2]. Але «автоматизація» має на увазі не тільки управління, але і автоматичну обробку бізнес-процесів без участі людини. Для цього самого по собі документообігу не достатньо. Потрібні додаткові інструменти автоматичної обробки документів.

2.Показники автоматизації підприємства

При проведенні автоматизації  на підприємстві встає питання про  кількісний вимір цього процесу. В існуючих вітчизняних і зарубіжних джерелах використовуються два основних показники - рівень і ступінь автоматизації. Коефіцієнт рівня автоматизації праці визначається по обсягу витрат автоматизованого праці в загальній трудомісткості підприємства [3].

Слід відрізняти рівень від  ступеня автоматизації праці, яка  визначається як відношення чисельності  робітників, зайнятих автоматизованим  або механізованим працею, відповідно, до загальної чисельності персоналу  підприємства.

Розглядати ці характеристики з точки зору автоматизації окремих  бізнес-процесів представляється не зовсім правильним. У деяких джерелах для розрахунку ефективності процесу  автоматизації використовуються тимчасові  показники. Наприклад, логічно порівняти  загальний час виконання всього бізнес-процесу до автоматизації  і після неї. Але, так як бізнес-процес сам по собі складається з атомарних  діяльностей, то виражати ступінь автоматизації  бізнес-процесу простіше як відношення кількості автоматизованих діяльностей  до загального числа діяльностей  в бізнес-процесі.

Такий розрахунок легко провести, він наочний і просто масштабується  на підприємстві, в якому виконується  завдання автоматизації відразу  декількох бізнес-процесів. Єдина  вимога - це чіткий опис та регламентування  існуючих бізнес-процесів.

3.Система автопроцессінга

Спробуємо скласти список функцій, які необхідні для повної автоматизації бізнес-процесів і  які, в свою чергу, зможуть обійтися без постійної участі адміністраторів  і простих користувачів:

· Реєстрація документів та їх прив'язка до потоків.

· Маршрутизація проходження  документів.

· Призначення відповідальних виконавців.

· Формування завдань і  термінів задач за документами.

· Контроль виконання завдань  за документами.

· Формування звітів та аналіз стану робіт.

Все це основні компоненти системи електронного документообігу.

Скориставшись документно-орієнтованим підходом, розглянемо абстрактне підприємство у вигляді чорного ящика, в якому необхідно реєструвати документ, проводити по ньому якісь чітко регламентовані роботи, і, можливо, здійснювати вивантаження документа зовні.

Отже, при прагненні до повної автоматизації бізнес процесу, необхідно реалізувати інструментарій для створення підсистеми автоматичного  імпорту документів ззовні, автоматичної обробки документів усередині і  автоматичного експорту документів. На офіційному сайті розробника є  інформація про те, що в «Е1 Євфрат»  вже є функція автопроцессінга, що дозволяє покупцям даної СЕД знижувати суб'єктивність у прийнятті рішень при зверненні громадян і також оперативно реагувати на ці звернення.

4.Особливості автоматизації бізнес-процесів

Застосування системи автопроцессінгу підходить для всіх стратегій автоматизації, як більш консервативних - покрокових, так і для більш агресивних, мета яких - максимально можлива автоматизація.

Безперечними перевагами даного підходу є:

1.Наглядність. Ступінь автоматизації підприємства легко піддається обчисленню, якщо бізнес-процеси добре описані і спроектовані в термінах СЕД.

2.Легкість розгортання,  гнучке налаштування. Представлений інструментарій побудований на простій і інтуїтивно зрозумілій термінології СЕД - документ, потік документів, доручення. Отже, не потрібно додаткових спеціальних навичок і знань, якими володіють користувачі і адміністратори СЕД.

3. Розширюваність. Додавання нових можливостей автоматизації реалізується досить просто, шляхом додавання нового класу обробника доручень.

Необхідно додати, що численні вітчизняні та зарубіжні фахівці  в області автоматизації вважають: повна автоматизація діловодства  недосяжна і, більш того, навіть шкідлива. Тому, в даній роботі, мова йде лише про деякий підхід і інструментарій, який його реалізує. Наскільки повно необхідно його використовувати і яку користь це принесе в остаточному підсумку - вирішувати менеджменту компанії, відповідальному за автоматизацію.

Описані в роботі системи  автопроцессінга реалізовані в СЕД «Е1 ЕВФРАТ» і застосовуються для автоматизації, як окремих, так і цілих бізнес-процесів на підприємствах.

5.Система "ІС ПРО"

Про систему

Система ІС-ПРО забезпечує комплексну автоматизацію бізнес-процесів підприємств, цілком відповідає класичній  моделі корпоративної інформаційної  системи управління підприємством  та основним вимогам до таких систем.

Система ІС-ПРО - це розвинутий комплекс взаємопов’язаних систем, призначений  для бухгалтерського, податкового, кадрового, оперативного обліку. Систему  можуть використовувати підприємства різноманітного профілю і форми  власності. Система працює в промисловості, в торгівлі, в сфері послуг, в  банківській сфері, в бюджетних і комерційних установах.

Основними механізмами управління підприємством є планування і  оптимальне управління виробничим процесом. Система ІС-ПРО здійснює планування всіх аспектів діяльності підприємства - від завантаження потужностей до реалізації готової продукції. Функції  цехового обліку дозволяють здійснювати  оперативний контроль виробничого  процесу по кожному виду продукції. Управління фінансовими ресурсами, грошовими потоками, задачі логістики (управління закупками, запасами, продажами) реалізовані в системі ІС-ПРО. Також реалізовані засоби для  розрахунку нормативної і фактичної  собівартості. Система ІС-ПРО має  засоби контролю існуючого стану  підприємства та проведення аналізу  результатів діяльності підприємства.

Система ІС-ПРО підтримує  стандарт MRP II - один з найпоширеніших методів управління виробництвом, що використовується в світовій практиці. Стандарт MRP II - це сукупність правил, моделей і процедур управління, що забезпечують поліпшення показників економічної діяльності підприємств, в яких інтегровані всі основні процеси - поставка, планування, виробництво, продаж, контроль за матеріальними та фінансовими ресурсами та інше. Принципи, закладені в цей стандарт, дозволяють оптимізувати всі основні процеси, що відбуваються на підприємстві, за рахунок скорочення витрат і часу на процесі виробництва продукції.

6.Система електронного  документообігу «M.E.Doc»

«M.E.Doc» - це система електронного документообігу, яка допоможе в роботі з документами різних типів та призначення: звітами, податковими  накладними, актами, рахунками та інше.

Про систему:

Працюючи в системі "M.E.Doc" Ви зможете:

- cтворити податкові накладні, звіти, акти, рахунки, договори та інші документи,

- перевірити, роздрукувати  та зберегти документи на електронних  носіях,

- зашифрувати і підписати  електронним цифровим підписом,

- відправити звіти в  контролюючі органи:

Податкову інспекцію,

Пенсійний фонд України,

Державний комітет статистики,

ФСС з ТВП;

- зареєструвати податкові  накладні, отримати квитанції про  реєстрацію/витяги з реєстру,

- обмінятися податковими  накладними і квитанціями, а  також актами, договорами з контрагентами,

- отримати квитанції про прийом та обробку відправлених документів (звітів, податкових накладних та інше).

Детальніше про програму

Електронна звітність  разом з «M.E.Doc» призводять до незворотніх процесів економії часу, грошей та росту прибутків.

Бадьорість духу, піднесений настрій, іскристий оптимізм і багато вільного часу!

Одного дня опустивши  руки на клавіатуру і попрацювавши з дивовижною системою «M.E.Doc», Ви назавжди забудете смак і запах несучасних звітів на папері!!!

7. Про ЕЦП

     З січня  2004 року вступив у дію прийнятий  Верховної Радою України Закон  "Про електронний цифровий  підпис", в якому чітко визначене  поняття, сфера використання та  юридична сила електронного цифрового  підпису.   

      Електронний  підпис - дані в електронній формі,  які додаються до інших електронних  даних або логічно з ними  пов'язані та призначені для  ідентифікації підписувача цих даних.    

      Електронний  цифровий підпис (ЕЦП) - вид електронного  підпису, отриманого за результатом  криптографічного перетворення  набору електронних даних, який  додається до цього набору  або логічно з ним поєднується  і дає змогу підтвердити його  цілісність та ідентифікувати  підписувача. Електронний цифровий підпис накладається за допомогою особистого ключа та перевіряється за допомогою відкритого ключа.   

      Електронний  цифровий підпис може використовуватись  юридичними та фізичними особами  як аналог власноручного підпису  для надання електронному документу  юридичної сили. Юридична сила  електронного документа, підписаного  ЕЦП, еквівалентна юридичній силі  документа на паперовому носії  з власноручним підписом правоздатної  особи та скріпленого печаткою.   

      ЕЦП володіє  всіма основними властивостями  власноручного підпису:

-засвідчує те, що отриманий документ надійшов від особи, яка його підписала;

-гарантує цілісність та захист від спотворення/виправлення підписаного документа;

-не дає можливості особі, яка підписала документ, відмовитись від зобов'язань, що виникли в результаті підписання цього електронного документа.

      Безпека  використання ЕЦП забезпечується  тим, що засоби, які використовуються  для роботи з ЕЦП, проходять  експертизу в Державній службі  спеціального зв'язку та захисту  інформації України.    

Переваги ЕЦП   

      Юридична  сила електронних документів

      Закони  України прирівнюють за юридичною  силою електронні документи, що  підписані ЕЦП, і документи  з власноручним підписом або  печаткою, а також створюють правову  основу для застосування ЕЦП  і здійснення юридично значимих  дій шляхом електронного документообігу.   

      Конфіденційність  і безпека інформації

      Використовуючи  ЕЦП, Ви отримуєте додаткові  можливості шифрування документів. Завдяки надійним криптографічним  алгоритмам забезпечується конфіденційність  інформації, яка передбачає неможливість  доступу до неї будь-якої особи,  що не володіє секретним ключем.

      Безпека  використання ЕЦП гарантується  тим, що ПЗ "БЕСТ ЗВІТ ПЛЮС", яке використовується для роботи  з ЕЦП, пройшло експертизу в  Державній службі спеціального  зв'язку та захисту інформації  України.   

      Можливість  ведення електронного документообігу  з державними структурами

      Можливість  використовувати одні й ті  ж засоби ЕЦП при обміні  даними з усіма міністерствами, відомствами, при подачі звітності  в будь-які контролюючі органи  на території України.   

      Удосконалення  бізнес-процесів на підприємствах

   Ведення ЕДО на  підприємствах значно скорочує  об'єми паперової бухгалтерської  документації, економить час співробітників  і витрати підприємств, пов'язані  з укладенням договорів, оформленням  платіжних документів та їх  пересиланням контрагентові.   

      Ведення  ділових відносин на сучасному  рівні

      Використання  ЕЦП значно прискорює проведення  численних комерційних операцій, виключає необхідність додаткових  зустрічей і багатогодинних переговорів.

      Електронний  цифровий підпис - ефективне рішення  для всіх, хто хоче використовувати  новітні технології та бути  успішним бізнесменом. Документи,  підписані електронним цифровим  підписом, можуть бути передані  до місця призначення за лічені  секунди. Всі учасники електронного  документообігу отримують рівні  можливості незалежно від їх  фізичного розташування.

8. Система "БЕСТ ЗАРПЛАТА"

Про систему

Програма БЕСТ ЗАРПЛАТА пропонує облік праці та заробітної платні для малих і середніх підприємств.

Додаткові сервіси та функціональні  можливості системи:

     Програма легко  і гармонійно інтегрується із  системою 1С Підприємство 7.7, виконуючи  як імпорт з указаної системи  (довідник працівників та план  рахунків), так і експорт даних  до неї (довідник працівників  та проведення по заробітній  платі).

     Програма забезпечує  простий та універсальний імпорт  з файлів форматів DBF і TXT для  інтеграції з працюючими системами  бухгалтерського обліку та управління  підприємством.

     Програма БЕСТ ЗАРПЛАТА не потребую налаштування при типовій схемі розрахунку заробітної платні!

Програма надає можливість:

- ведення особових рахунків  працівників 

- настроювання типової  схеми розрахунку заробітної  платні згідно специфічних вимог 

- додання власних видів  оплат і нарахувань до фондів  та створення програм їх розрахунку 

- коригування типових  програм розрахунку нарахувань  і утримань та програм нарахування  до фондів 

- розрахунку заробітної  платні як по окремим підрозділам,  так і в цілому по підприємству 

- розрахунку заробітної  платні як за поточний період, так і за попередні періоди 

- розрахунку нарахувань  до фондів як по підприємству  в цілому, так і окремо по  працівникам 

- розрахунку заробітної  платні, ураховуючи часткову виплату  працівникам заробітної платні 

- формування документів  для переводу виплат працівникам  та аліментів до банку на  власні рахунки 

- формування та створення  власного комплекту звітних документів 

- збереження архіву розрахункових  листів

9.1С

Фірма «1С» (вимовляється Один ес) - російська компанія, що спеціалізується на дистрибуції, підтримці і розробці комп'ютерних програм і баз даних ділового та домашнього призначення. Організаційно-правова форма: товариство з обмеженою відповідальністю. Засновник і директор компанії - Борис Нуралієв. Назва компанії виникла з назви власної пошукової програми: не більше 1 секунди потрібно для отримання необхідної інформації.

Розробка

З власних розробок фірми  «1С» найбільш відомі програми системи  «1С: Підприємство», а також продукти для освітньої сфери: серія навчальних програм «1С: Репетитор», серія «1С: Школа» на платформі «1С: Освіта». «1С» розробляє та ігри:

• «Диверсанти: В'єтнам»,

• «Чорні бушлати»,

• «Мистецтво Війни: Курська  битва»,

• «Мистецтво Війни: Африка 1943»,

• «Друга світова»,

• «Іл-2 Штурмовик»,

• «Іл-2 Штурмовик: Забуті бої»,

• «Іл-2 Штурмовик: Платинова колекція»,

• «Санітари підземель»,

• «Санітари підземель 2: Полювання за Чорним квадратом».

Партнерська мережа

«1С» працює з користувачами  через партнерську мережу, що включає:

-Більше 10000 постійних дилерів у 600 містах колишнього СРСР;

-Більше 4500 підприємств мережі «1С: Франчайзинг», сертифікованих фірмою «1С» для надання комплексних послуг з автоматизації на базі програмних продуктів управління та обліку на підприємствах;

-Центри компетенції по виробництву;

-Центри компетенції по бюджетному обліку;

-Центри компетенції за освітою;

-Регіональні центри компетенції по звітності;

-Центри сертифікованого навчання продуктам «1С: Підприємство»;

-Більше 1200 авторизованих навчальних центрів;

-Більше 200 авторизованих центрів сертифікації в рамках проекту «1С: Професіонал»;

-Сервіс-партнерів і сервіс-центри;

-Розповсюджувачів в регіонах;

-Більше 280 магазинів Асоціації 1С: Мультимедіа в 100 містах (роздрібні продажі програм для домашніх комп'ютерів).

«1С Інтерес» - мережа мультимедійних супермаркетів та інтернет-магазин з продажу ігор для комп'ютерів, ігрових приставок, програмного забезпечення, фільмів, музики, книг та ін..

Поширення

Фірма «1С» є офіційним  дистриб'ютором програмного забезпечення стороннього виробництва: IBM, Intel, Microsoft, Novell, Symantec, ПРОМТ, ABBYY, ІНЕК, ESET, Лабораторія Касперського, ЕргоСОЛО, Альт Лінукс, Movavi і більше 100 інших. Компанія активно практикує здачу ПО в оренду за принципом стягнення щомісячної абонентської плати.

1С: Підприємство - прикладна  програма, що служить для комплексної  автоматизації всіляких видів  обліку, фінансово-економічного аналізу  на підприємстві будь-якої сфери  діяльності і будь-якої організаційної  структури. Програма має здатність  адаптування до особливостей деякої конкретної області діяльності шляхом задіяння тієї чи іншої конфігурації (прикладного рішення). Вона може працювати в двох режимах - користувацькому та конфігурування. У режимі конфігурування вона володіє широким спектром механізмів для розробки необхідної конфігурації з нуля, або підстроювання якоїсь стандартної конфігурації під потреби конкретного підприємства. У число цих механізмів входять вбудовану мову програмування 1C із закритим вихідним кодом, а також безліч візуальних засобів розробки.

Таким чином, терміном «1С: Підприємство»  можна позначити і технологічну платформу, і користувальницький режим  роботи на ній. Технологічна платформа  надає об'єкти (даних і метаданих) і механізми управління об'єктами. Сукупність об'єктів (даних і метаданих), а також зв'язків між ними, що задаються програмістом, являє собою  конфігурацію. При автоматизації  будь-якої діяльності розробляється  своя конфігурація об'єктів і зв'язків  між ними (або набувається стандартна, з подальшою ручною підстроюванням), що задаються програмно, яка і  являє собою закінчене прикладне  рішення. Конфігурація створюється  в спеціальному режимі роботи програмного  продукту під назвою «Конфігуратор", який дозволяє при розробці негайно перевіряти її працездатність в режимі «1С: Підприємство», здійснюючи налагодження. Користувачі ж працюють виключно в режимі «1С: Підприємство», в якому отримують доступ до всіх функцій (згідно правам кожного конкретного користувача), реалізованим в даному прикладному рішенні (конфігурації). 

Список використаних джерел:

1.Арлазаров В.Л., Ємельянов  Н.Є. Документообіг як інформаційна  база накопичення знань / / Праці  ІСА РАН «Інформаційно-аналітичні  аспекти в задачах управління»,  т. 29 - М.: URSS, 2007 / / ISBN 978-5-382-00486-0

2.Арлазаров В.Л., Ємельянов  Н.Е.Документооборот або управління знаннями? / / Праці ІСА РАН, 2003

3. Грекул В.І., Денищенко Г.Н., Коровкіна Н.Л. Управління впровадженням інформаційних систем / / ІНТУІТ.ру, 2008.

4. Лухін П.А., Романов Б.Л., Слободецкій Д.Я., Тарханов І.А. Швидка кастомізація програмних продуктів на основі коробкового рішення / / Праці ІСА РАН «Інформаційно-аналітичні аспекти в задачах управління», т. 29 - М.: URSS, 2009 в друку.

5. «Автоматизація підприємства як інноваційний процес», І.С. Аглицкий, 14 листопада 2002 # "justify">. Матеріали сайту # "justify">. П. Світінбенк, А. Ізуно, Х. Бадаві, Д. Хі, П. Левик, Х. Шварцер, Л. Юсуф Створення бізнес-процесу за допомогою інструментів Rational і WebSphere.