Автоматизированная система документационного обеспечения управления

Министерство Образования  и науки

Российской Федерации

ФГОУ ВПО  Ивановский государственный университет

Экономический факультет

Контрольная работа

по Основам документационного  обеспечения в управлении

на тему «Автоматизированная  система документационного обеспечения  управления»

Выполнила: студентка 1 курса

группы менеджмент

заочного отделения

экономического факультета

Карачихина Алёна Алексеевна

Проверила:

Маланчик Л.Ю.

Иваново 2013 г

План

     1. Введение ..………………………………………………………………….…3-5

     2. Задачи и пути внедрения АС ДОУ...………………………….……………..6-8

     3. Защита информации в электронном документообороте………………… 9-11

     4. Автоматизированная система LanDocs…………………………………..12-16

     5. Основные функции системы. LanDocs: Делопроизводство……………..….17

     6. Анализ автоматизированных систем ДОУ на основе

функциональных схем…………………………………………………………..18-22

     7. Заключение………………………………………………………………....23-24

    8. Список литературы…………………………………………………………….25

Введение

Современный этап общественного  развития, характеризующийся углублением  экономических связей и ростом взаимозависимости  государств, объективно обуславливает  непрерывное возрастание роли информации в социальном и техническом процессе, в решение глобальных проблем, с  которыми сталкивается человечество, вступив в третье тысячелетие. Достижения научно- технического прогресса во многих отраслях, в том числе информатики  связи, обеспечили возможность практической реализации идеи формирования информационного  общества.

В дальнейшем развитие общества особая роль принадлежит перспективным  информационным технологиям, обеспечивающим повышение эффективности производства и экономию труда, быстрое распространение  информации и научных знаний. Сегодня  они являются стержнем и катализатором  научно-технического прогресса, с их помощью решаются проблемы создания и внедрения новых технологий, основанных на активизации и эффективном  использовании главного стратегического  ресурса человечества - информационного.

В федеральной целевой  программе «Электронная Россия (2002-2010 годы)» говорится, о развитие и  широкое применение информационных и коммуникационных технологий имеет  решающие значение для повышения  эффективности функционирования экономики, государственного и местного самоуправления.1[1] Одним из направлений использования информационных коммуникационных технологий в деятельности органов государственной власти, организаций и предприятий является «развитие системы электронного документооборота, стандартов делопроизводства и документооборота». Актуальность совершенствования традиционного делопроизводства обуславливается необходимостью эффективности управленческой деятельности, ускорение движения документов в организации, уменьшение трудоемкости обработки документов. Созданная перспективных информационных технологий автоматизированная система (далее АС) делопроизводства должна повысить действенность управления за счет образования единого документированного информационного пространства, дающая пользователям средства эффективной совместной работы с документами в любом месте и в любое время

Основная трудность создания, внедрения и эксплуатации АС делопроизводства (в соответствии с государственным  стандартом синонимом является документационное обеспечение управления) порождается  противоречивостью требований к  информационному обеспечению со стороны пользователей, имеющих  отношение к управлению. К пользователям  имеют отношение любые субъекты, обращающиеся к средствам информационного  обеспечения за необходимой им фактографической, документальной, аналитической и  другой информацией и использующие ее при выработке управленческих решений.

АС делопроизводства, удовлетворяя информационные потребности пользователей, должна обеспечить достижение следующих  целей:

- повышение эффективности  и упорядочение работы органов  государственной власти, организации  или предприятия;

- интеграция процессов  документационного обеспечения  управления учреждением в рамках  еденной корпоративной информационной  системой;

- повышение производительности, эффективности труда руководства  и сотрудников органов государственной  власти, организации или предприятия;

- интеграция информационных  процессов в рамках кооперации  органов государственной власти, организаций и предприятий.

Основной формой представления  информации в управление является документ. Главная функция управленческого  документа - обеспечение централизованной деятельности организации. При помощи документирования информации приобретает  необходимые свойства и в виде документов выполняет свою основную роль в процессах управления, передовая  управленческие воздействия от субъекта объекту управления сигнализируя об обратной реакции.

Главная особенность индустрии  создание автоматизированных систем состоит  в концентрации сложности на начальных  этапах анализа требований и проектирования спецификаций при относительно не высокой  сложности и трудоемкости последующих  этапов. Фактически здесь происходит понимание того, что будет делать будущая система, каким образом  она будет работать, чтобы удовлетворить  предъявляемые к ней требования. Нечеткость и неполнота системных  требований, нерешенные вопросы и  ошибки, допущенные на этапах анализа  и проектирования, порождают на последующих  этапах трудные, часто не разрешимые проблемы и, в конечном счете, приводят к не успеху всей работы в целом.

В масштабе всей организации  должна действовать единая система  наименований полей и атрибутов  и терминологии описания системных  данных. Тонкость здесь состоит в  том, что большинство таких классификаторов  сопоставляют каждый термин с неповторяющимся  соответствующим только данному  термину кодом.

Задачи и пути внедрения АС ДОУ

В условиях динамичного проведения реформ в России довольно часто происходят изменения в направлениях деятельности государственных органов, организаций  и предприятий (далее организаций), что, как правило, приводит реорганизации  их структуры. Внедрение информационных технологий дает наибольший эффект при  модернизации внутренней структуры  организаций. Основной стратегией внедрения  являются максимальное развитие коммуникаций и разработка новых организационных  взаимосвязей, ранее экономически нецелесообразных. Продуктивность организационной структуры  возрастает, так как рационально  распределяются архивы данных, снимается  объем циркулирующей по системным  каналам информации, достигается  сбалансированность эффективности  каждого управленческого уровня и объема решаемых задач. Система  расширяется строго в соответствии с потребностями и возможностями  организации, и ликвидируется разрыв между информационной и организационной  структурой. В этих условиях возрастает роль эффективности и качества принимаемых  управленческих решений, следовательно, автоматизированной системы делопроизводства - одной из важнейших компонент  подготовки и принятия решений.2[2]

Делопроизводство - отрасль  деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами. Документационное обеспечение  управления определяет систему принципов  и правил, устанавливающих единые требования к документированию, организации  работы с документами и их архивного  хранения в процессе осуществления  управления с учетом используемых информационных технологий. Документирование управленческой деятельности - регламентированный процесс создания документа (разработка содержания, оформление, согласование, утверждение, публикация) на бумаге или ином носителе, обеспечивает его юридическую силу. Организация работы с документами создание оптимального документооборота, обеспечение хранения, поиска использования и контроля исполнения документов в текущей деятельности учреждения.

Документооборот - движение документов в организации с момента  их создания или получения до завершения исполнения и отправления. Необходимо отметить, что делопроизводство представляет собой комплекс мероприятий по обеспечению  ДОУ, а документооборот - это движение документов в рамках документационного  обеспечения управления.

АС ДОУ призвана повысить эффективность управленческой деятельности организаций за счет автоматизации  всего комплекса работ с документами  и должна решить следующие основные задачи:

- документирование (подготовка, оформление, согласование, утверждение  и выпуск документов);

- обеспечение документооборота (прием, регистрация, организация  прохождения документов и их  проектов, отправка, передача документов  и на архивное хранение);

- обеспечение работы с  документами в процессе осуществления  управления (контроль исполнения, учет, оперативное хранение, организация  систем классификации, индексирования, поиска и обработки документов; защита от несанкционированного  доступа; совместное использование  документов при соблюдении необходимого  уровня контроля доступа; обеспечение  процесса принятия решений и  отчетности по документам; информационное  обслуживание пользователей);

- автоматизация процедур  архивирования, архивного хранения  и уничтожения документов, жизненный  цикл которых завершен (выполнение  правил хранения, обеспечения поиска  и использования; осуществление  передачи на государственное  хранение или уничтожение архивных  документов).

Автоматизированная система  документационного обеспечения  управления создает еденное информационное пространство, предоставляющая пользователям  средства совместной работы со всеми  документами организации: поступающей  и исходящей корреспонденцией, внутренними  организационно-распорядительными  материалами, а так же с сопроводительной перепиской - в течение всего их жизненного цикла. После завершения «активной жизни» документов система  должна поддерживать их архивное хранение или фиксировать информацию об их уничтожение или передаче на государственное  хранение.

Осуществить внедрение АС документационного обеспечения  управления в организациях можно  следующим образом:

- заказать или выполнить  собственными силами разработку  системы, непосредственно ориентированную  на предметную область организации;

- приобрести готовую тиражно-заказную систему, из числа предлагаемых программ на российском рынке, и настроить её на предметную область организации.

Защита информации в электронном документообороте

Как известно, информация - это  самый ценный товар. В наше время  достаточно стать специалистом в  области компьютерных технологий и  похитить этот самый ценный товар - информацию.

В современной российской рыночной экономике обязательным условием успеха предпринимателя в бизнесе, получение прибыли и сохранение целой и невредимой организационной  структуры является обеспечение  экономической безопасности его  деятельности. Одна из главных составных  частей экономической безопасности - информационная безопасность.

Проблема защиты информации путем её видоизменения, делающего  невозможным её прочтение посторонним  лицом, волновала человечество издревле. История криптографии - ровесница  истории человеческого языка. Более  того, так как в древних обществах  ею владели только избранные. Так, например, родилась на свет стенография.

С широким распространением письменности криптография стала формироваться  как самостоятельная наука. Первые криптосистемы встречаются уже  в трудах Нострадамуса и Леонардо да Винчи.

Бурное развитие криптографической  системы получили в годы мировых  потрясений: революций, Первой и Второй мировых войн. Начиная с после  военного времени и по нынешний день, появление вычислительных средств  ускорило разработку и совершенствование  криптографических методов.

Расширение сфер применения современных информационных технологий выдвигает новые требования к  принципам построения и свойствам  информационных систем. Сегодня все  большую важность приобретает проблема обеспечения безопасности. Объяснятся это в первую очередь внедрением и модернизацией информационных технологий в организациях и предприятиях, которые осознали необходимость обеспечения конфиденциальности своих данных, а так же появлением новых технических приемов, таких как имеющая юридическую силу электроно-цифровая подпись. Кроме того, как это ни парадоксально, совершенствование компьютерных технологий привело к образованию множества лазеек для утечки ценой информации. Так, развитие локальных, а затем корпоративных и глобальных компьютерных сетей, по которым передаются большие объёмы государственного, военного. Коммерческого и частного характера, не допускающего возможность доступа к ней посторонних лиц, значительно увеличивает возможность проникновения в информационную систему предприятия злоумышленников, если не принять соответствующих мер.

В тоже время новых мощных компьютеров, технологий сетевых и  нейронных вычислений сделало возможным  дискредитацию криптографических  систем, еще недавно считавшихся  не раскрываемыми.

Проблемой защиты информации путем её преобразования занимается криптология (kryptos- «тайный», logos-«наука»). Криптология разделяется на два направления - криптографию и криптоанализ. Цели этих направлений прямо противоположны и напоминают борьбу разработчиков стрелкового оружия и бронежилетов.

Документ и информация - понятия гуманитарные, но для решения  проблем защиты информации не обойтись без математики.

Криптография занимается поиском и исследованием математических методов преобразования информации.

Сфера интересов криптоанализ - исследование возможности дешифровки информации без знания ключей.

Ключи - другими словами  пароли - это определенная секретная  информация, необходимая для шифрования и дешифрования текстов.

Современная криптография состоит  из четырех крупных разделов:

• симметричные криптосистемы.

• криптосистемы с открытым ключом.

• системы электронной  подписи.

• управление ключами.

Основные направления  использования криптографических  методов - передача конфиденциальной информации по каналам связи (например, по электронной  почте), установление подлинности передаваемых сообщений хранение информации (документов, баз данных) на носителях в зашифрованном  виде.

Автоматизированная  система LanDocs

Область применения системы  LanDocs - автоматизация делопроизводства и построение корпоративных архивов электронных документов. Цель внедрения системы заключается создание на объекте автоматизации современной унифицированной системно-технической среды поддержки коллективной работы персонала с электронными документами, обеспечивающей при наличии соответствующего программного обеспечения системы и отработанной технологии работы с системой автоматизацию следующих направлений делопроизводственной деятельности:

• создание и ведение  централизованной структурированной  базы документной информации с многопользовательским  доступом;

• создание и ведение  централизованных хранилищ электронных  документов (оперативный и долговременный архив) и работа с текстами электронных  документов;

• учет делопроизводственных операций и ведение истории работы с документом;

• автоматизированный поиск  по реквизитам документа и по тексту документа;

• автоматизированная рассылка документа и контроль исполнения документов и поручений;

• обеспечение разграничения  доступа пользователей к функциональным правам и правам на документы;

• подписание электронных  документов электронной цифровой подписью;

• интеграция с корпоративной  электронной почтой.3[3]

Использование системы предполагает использование технологии работы с  документами в автоматизированной среде делопроизводства, по этому используемые в данном руководстве термины, понятийно могут не всегда полностью совпадать с понятием традиционного («бумажного») делопроизводства.

Программное обеспечение  линии LanDocs предназначено для комплексной автоматизации процессов делопроизводства и ведение архива электронных документов в организациях различного масштаба и отраслевой принадлежности. Продукты семейства LanDocs позволяют включить в контур автоматизированного делопроизводства не только пользователей, объеденных в локальной вычислительной сети, но и территориально удаленных - обеспечивая возможность выполнения делопроизводственных действий и доступ к документам с использованием инфраструктуры Internet/ Intranet и систем электронной почты. Функциональность и состав модулей системы направлена на обеспечение полноценной работы с электронными документами, функционально аналогичной работе с бумажными документами.

Система LanDocs представляет собой совокупность следующих программных продуктов:

LanDocs: ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО. Базовая система автоматизации процессов делопроизводства и ведения архива электронных документов. Реализована в архитектуре «клиент-сервер» на базе промышленной СУБД, функционирует в локальной вычислительной сети персональных компьютеров с ОС Windows 95/98/NT 2000. Поставляются для работы с СУБД Oracle и MS SQL Server. Снабжена документированным OLE-интерфейсом для встраивания сервисов управления документами LanDocs в Windows-приложения сторонних разработчиков.

LanDocs: СЕРВЕР ДОКУМЕНТОВ. Серверное программное обеспечение для централизованного управления хранением содержания документов (файлов документов) в электронном архиве. Взаимодействует с системой LanDocs: ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО и осуществляет поддержку операций чтения, записи, удаления, передачи файлов документов на долговременное хранение и протоколирования всех этих операций на специализированном сервере под управлением ОС Windows NT 4.0/2000.

Опция полнотекстового поиска LanDocs: СЕРВЕР ДОКУМЕНТОВ обеспечивает возможность поиска по текстам документов с использованием морфологического анализа.

LAN Image: СКАНИРОВАНИЕ И ВИЗУАЛИЗАЦИЯ ИЗОБРАЖЕНИЙ. Система сканирования бумажных документов и работы с изображением документов (электронных образов бумажных документов). Позволяет комфортно работать с электронными копиями бумажных документов, перемещаться на нужную страницу, выводить изображение в разных масштабах, рассматривать детали в режиме «увеличительного стекла», панорамировать, удалять с изображения пятна и многое другое.

LanDocs: ИНТЕРНЕТ ДОСТУП. Специализированный WEB-сервер для доступа к данным системы автоматизации делопроизводства и корпоративному архиву электронных документов через сеть internet. Позволяет выполнить регистрацию, поиск, рассылку и другие операции с документами, используя в качестве платформенно - независимого клиента стандартный internet Browser (Internet Explorer, Netscape Navigator).

LanDocs: ПОЧТОВЫЙ СЕРВЕР. Специализированное серверное программное обеспечение, выполняющее роль шлюза к MAPI-совместимой системе электронной почты. Обеспечивает возможность рассылки сообщений, заданий и документов из системы LanDocs исполнителям, не имеющим программного обеспечения системы LanDocs: ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО.

LanDocs ПОЧТОВЫЙ КЛИЕНТ. Клиентское программное обеспечение, работающее в среде MS Exchange, MS Outlook, Lotus Notes. Обеспечивают пользователю возможность получать задание и документы из базы данных LanDocs и отчитываться об исполнение заданий, находясь в почтовом ящике MS Exchange, MS Outlook, Lotus Notes.

LanDocs: ПОДСИСТЕМА БЕЗОПАСНОСТИ. Подсистема безопасности в системе LanDocs предназначена для защиты информации посредством электронной цифровой подписи и шифрования. Подсистема безопасности включает Сервер безопасности и клиентские части пользовательских приложений LanDocs. Сервер безопасности реализует функции Центра сертификации, который обеспечивает выпуск сертификатов открытых ключей на основе запросов пользователей и организацию оперативного доступа пользователей к базе данных сертификатов (формат сертификатов соответствует рекомендациям ITU-T.509). Клиентская часть подсистемы позволяет пользователю подписывать своим личным ключом документы, сообщения и другие информационные объекты LanDocs, производить проверку подписей других пользователей. События, с использованием электронной цифровой подписи, шифрованием, генерацией ключей и выпуском сертификатов фиксируется в протоколах работы подсистемы.

LanDocs: МАРШРУТИЗАЦИЯ. Программное средство, расширяющее возможности LanDocs: ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО по управлению процессами обработки документов. Моделирование процессов движения документа производится удобным и наглядным образом - посредством построения графических карт. Карта определяет маршрут движения сообщения и документа определяет условия перехода от одного этапа обработки к другому. Созданный таким образом маршрут используется для инициирования движения документа и последующего управления маршрутом его движения. Функции анализа позволяют получать статические данные по фактическим параметрам процессов.4[4]

Основные функции  системы. LanDocs: Делопроизводство

Система LanDocs: Делопроизводство позволяет выполнять следующие основные функции:

· регистрация документов;

· ввод текстов документов и поддержка функций работы с  файлами ;

· обмен документами и  сообщениями, направление заданий  на исполнение;

· контроль исполнения документов и заданий;

· работа в режиме замещения  исполнителя;

· отслеживание делопроизводственных связей между документами, формирование сложноструктурированных папок;

· навигация и поиск  документов;

· отчетность по документообороту;

· сканирование бумажных документов, работа с изображениями документов (средствами LAN Image);

· интеграция с офисными приложениями для работы с электронными документами;

· интеграция с внешними Windows-приложениями;

· рассылка заданий и извещений  пользователям электронной почты;

· применение электронной  подписи выполнение и контроль делопроизводственных операций над документами;

· работа через Интернет;

· ведение справочников.

Анализ автоматизированных систем ДОУ на основе функциональных схем

Автоматизированная информационная система «ДЕЛО» полностью соответствует  существующей делопроизводственной практике. В-первых система может сопровождать традиционно принятый на предприятии  электронный документооборот, упорядочивая технологии делопроизводства. Во-вторых, система позволяет существенно  расширить рамки традиционной организации  документооборота за счет частичного или полного использования функций  электронного документооборота и обработки  документов на ЭВМ.

АС ДОУ «ДЕЛО» предназначена  для работы с использованием возможностей локальной сети организации, реализована  в архитектуре «клиент-сервер»  на базе промышленных СУБД и состоит  из ряда специализированных автоматизированных рабочих мест (АРМ), сконфигурированных для выполнения основных функций  делопроизводства

Системы «ДЕЛО», установленные  в организациях с территориально распределенной структурой, должны быть связаны друг с другом по средствам  электронной почты, поддерживающей интерфейс MAPI. В систему включен-WEB-сервер делопроизводства, обеспечивающий руководителям и специалистам простой и эффективный доступ к данным о документах и самим документам с любого локального или удаленного АРМ по сети Internet (Intranet). Стандартная версия системы «ДЕЛО» работает с СУБД Oracle и MC SQL Server. Функции, предоставляемые каждому отдельному пользователю системы, определяются его должностными обязанностями и ролью в документообороте организации.

АРМ регистрации входящих документов обеспечивает централизованную или децентрализованную регистрацию  всей поступающей в организацию корреспонденции. При этом на каждый поступивший в организацию документ, не зависимо от места его регистрации, заводится регистрационная карточка, в которой системой фиксируется входящий номер (индекс). Для каждой подгруппы документов возможна собственная нумерация по правилам, совпадающим с принятым в организации порядком индексации документов.5[5]

АРМ контроля осуществляет работы с документами, имеющими поручения  с плановыми датами исполнения. Регистрационная  карточка контроля документа выделяется соответствующим признаком. При  рассылке контрольных поручений  документа его регистрационная  карточка, в дополнение к рассылке по исполнителя, помещается в папку  на контроле. Пользователи, осуществляющие контроль исполнения документов, готовят  сводки об исполнение контрольных документов и справки-напоминания по исполнению контрольных документов.

АРМ должностного лица обеспечивает работу сотрудников предприятия, являющихся официальными участниками документооборота - корреспондентами и адресатами документов. В адрес должностных лиц поступают  документы, они их визируют и подписывают, дают поручения. Регистрируемые системой должностные лица совсем не обязательно  являются её пользователями. За должностных  лиц в системе могут работать пользователи, имеющие соответствующие  полномочия (АРМ помощника). Если в  системе работают непосредственно  сами должностные лица и их помощники, то они должны быть зарегистрированы как пользователи АРМ пользователи - это рабочее место пользователя, который осуществляет подготовку документа  в соответствии с поручениями  должностных лиц.

АРМ системного технолога  поддерживает работу администратора системы. Системный технолог выполняет операции по контролю и исправлению ошибок в работе пользователей, заполнению, дополнению, и изменению содержимого  справочников систем; настраивает систему  на текущие изменения в структуре  и документообороте организации. Он осуществляет включение пользователей  в систему, распределение прав и  привилегий.

АРМ получения справок  и отчетов по документам поддерживает работу работника службы делопроизводства, осуществляющего получение различных  справок и формирование печатных отчетов, содержащих сведения о документообороте, сводки об исполнении документов.

АРМ работника службы делопроизводства подразделения осуществляет выполнение всех функций, необходимых для сопровождения  исполнения документа в соответствующем  подразделении.

АРМ регистрации исходящих  документов обеспечивает регистрацию  исходящей корреспонденции, подписанной  должностным лицом, в одном или  нескольких структурных подразделениях организации. Вне зависимости от места регистрации исходящего документа  ему присваивается регистрационный  номер, формируемый по единым для  данной подгруппы документов правилам. Включение документа в дело осуществляется путем занесения в регистрационную  карточку записи, содержащей наименование дела (согласно справочнику номенклатуры дел) даты и времени списания. Справочник номенклатуры дел заполняется системным  технологом в соответствии с ежегодно утверждаемой номенклатурой дел  организации.