Автоматизированное рабочее место бухгалтера

Оглавление

1   Автоматизированное рабочее  место бухгалтера 

 

1.1  Понятие АРМ..

 

1.2  Принципы организации АРМ...

 

1.3  Требования к построению  АРМ.

 

1.4  Структура АРМ.

 

1.5  Режимы работы АРМ..

 

2   Автоматизированные информационные  технологии в бухгалтерском учете.

 

2.1  Характеристика информационной  системы бухгалтерского учета  

 

2.2  Характеристика программ  автоматизации бухгалтерского учета  P

 

Список литературы..

 

Приложение.

 

Отчет по контрольной работе.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1      

 

 

                 

 

 

 

Для автоматизации экономической  деятельности применялись все типы ЭВМ и все информационные технологии.

 

Первоначально на больших ЭВМ II поколения  автоматизировалось решение отдельных  экономических задач. Когда был  накоплен опыт разрозненных проектов, стали создавать типовые программы для решения отдельных задач, получивших название типовых проектных решений. Эти программы писались на алгоритмических языках (Кобол, PL и др.). Работали эти программы чаще всего в пакетном режиме.

 

Оснащение предприятий ЭВМ III поколения  позволило применять пакеты прикладных программ как для решения отдельных  задач, так и для автоматизации  экономических подсистем. Появились  разработки АСУ – автоматизированных систем управления предприятиями, отраслями, министерствами. Разработка АСУ и подсистем выполнялась проектировщиками, а эксплуатация разработанного программного обеспечения (ПО) – информационными работниками вычислительных центров предприятий. На этом этапе появилось разделение ПО на общее и прикладное.

 

Как только появилась возможность  установить компьютер на рабочее  место, пользователь – экономист, управленец, любой информационный работник получил  возможность использовать как отдельные  информационные технологии для выполнения своих профессиональных функций, так и их совокупность.

 

Поэтому персональный компьютер, оснащенный профессионально-ориентированными инструментальными  средствами и размещенный непосредственно  на рабочем месте, на заре первых персональных компьютеров стали называть автоматизированным рабочим местом (АРМ). Его назначением была автоматизация выполнения рутинных работ информационным работником.

 

Многоместные инструментальные комплексы  с распределенной обработкой данных, обеспечивающей коллективную работу пользователей (в основном, проектировщиков, разработчиков, программистов), стали называть автоматизированными рабочими станциями. В отличие от АРМ станция является системой коллективного пользования данными и программными продуктами для выполнения одного типа профессиональной деятельности.

 

АРМ, как часть экономических  информационных систем, предназначались  для выполнения следующих обобщающих функций: документалистики, расчетов, коммуникации.

 

Документалистика означает, что  на ЭВМ должны решаться задачи систематизации, архивации, хранения, поиска и управления документами в делопроизводстве. При этом обработке подлежат все типы документов текстовые, числовые, графические, аудио-, видеоинформация). Средства автоматизации этого вида работы в настоящее время обеспечиваются текстовыми, графическими, табличными процессорами, системами управления базами данных, гипертекстовой и мультимедийной технологиями, системами электронного архивирования, системами организации и управления документами, системами электронного документооборота.

 

Для автоматизации расчетов были созданы типовые пакеты прикладных программ (ППП), реализующие основные рутинные операции в деятельности любых информационных работников: бухгалтеров, кладовщиков, банковских работников, менеджеров, статистиков и т. д. Эти ППП фактически реализовывали все операции внутримашинного этапа технологического процесса обработки данных в той или иной сфере деятельности. С появлением новых информационных технологий расширился круг автоматизации рутинных работ, связанных с обработкой разнотипных данных, коммуникаций, помощи в принятии решений. Появились системы, объединяющие многие информационные технологии с типовыми расчетами, получившие название "электронный офис".

 

Для автоматизации функций коммуникации разработаны сетевые технологии. Электронная почта стала неотъемлемой частью не только электронных офисов, но даже включается в операционные системы. Объединение систем управления базами данных с сетевыми технологиями породило распределенную обработку данных. Технология распределения проникла во многие информационные технологии, позволяя распределять многие ресурсы, доступные посредством сети ЭВМ.

 

Использование информационных технологий на рабочем месте меняет технологию труда специалиста в предметной области.

 

Для работы с компьютером используются пакетная, сетевая и диалоговая технологии. Часть рутинной работы информационного работника, которая была формализована к моменту внедрения экономической информационной системы, выполняется автоматически, без его вмешательства. Если программные и технические  средства компьютера позволяют реализовать пакетный режим, то эта часть работ может выполняться в фоновом режиме. Когда требуется вмешательство пользователя, компьютер вступает в диалог, который ведется до тех пор, пока алгоритм не выйдет на формализованную часть решения задачи. Для ведения диалога можно использовать диалоговую и сетевую технологии. Сетевая технология применяется, если необходимо послать или получить запрос, сообщение, данные от удаленного пользователя, базы данных. При этом сообщение может содержать любые объекты реального мира (звуковую, аудио- и видеоинформацию, текст и т.д.), для обработки которых используют гипертекстовую или мультимедийную технологии. Таким образом осуществляется полуавтоматический режим работы, что позволяет выполнить на компьютере даже те виды работ, которые трудно формализуемы.

 

Технология труда информационного  работника после внедрения информационной системы также меняется, потому что  рутинную часть его работы, составляющую приблизительно 75% всех работ, выполняет компьютер. Изменяются формы расчетов, контроля, документалистики. Деятельность информационного работника направлена не на запись и регистрацию данных, а на анализ информации, подготовку оптимальных решений, выявление тенденций происходящих процессов, решение возникающих проблем, исправление неблагоприятных ситуаций, автоформализацию знаний. Тем самым меняются не только содержание работы, но и требования к квалификации и компетенции специалиста.

 

Внедрение информационных технологий дает возможность изменить характер труда информационного работника, высвободить время на творческий подход к исполнению обязанностей, повысить производительность и качество труда, сократить трудоемкость работы, что приводит к уменьшению численности персонала, а значит, к сокращению затрат на управление, повышению эффективности управленческого труда, изменению структуры управленческого аппарата и методов управления с целью совершенствования производства.

 

 

 

                 

 

 

 

1)          Максимальная  ориентация на потребности и уровень пользователя.

 

2)          Ориентация  на решение конкретных задач.

 

3)          Формализация  задач с предоставлением пользователю  возможности самостоятельно автоматизировать  некоторые функции и решать  новые задачи.

 

4)          Модульность  построения АРМ. Модуль – это часть программы, которую можно извлечь, не нарушая ее работоспособности.

 

5)          Эргономичность  – создание комфортных условий  для диалога пользователя с  программой.

 

 

 

                 

 

 

 

1)          Обеспечение  быстродействия работы машины по формированию ответа на запросы.

 

2)          Требование  к объему запоминающего устройства.

 

3)          Простота  в изучении АРМ.

 

4)          Возможность  работы АРМ в вычислительных  сетях.

 

Для повышения эффективности и  степени автоматизации информационной технологии, реализуемой с помощью АРМ, последние должны быть объединены в локальные сети с выходом в корпоративную и глобальную сеть.

 

В крупных предприятиях и корпорациях  производственные подразделения нередко  удалены от административного здания, что требует каналов связи для подключения удаленных сегментов. Для этой цели может быть использована коммутируемая телефонная сеть, передача данных по которой осуществляется с помощью модема. В этом случае сегменты производственных подразделений подключаются через удаленные мосты и модемы к телефонной сети.

 

Передача данных по телефонной сети общего пользования отличается низкими  качеством и скоростью. Поэтому  для надежного подключения сегментов  производственных подразделений к  сети администрации предприятия желательно иметь выделенные телефонные линии. Правда, это стоит дороже.

 

Устойчивая и бесперебойная  работа сложной вычислительной сети невозможна без управления. Функции  управления сетью должны быть возложены  на специалиста-администратора сети. В его функции входят физическая и программная организация работы сети, управление трафиком, поддержание в рабочем состоянии сетевого программного обеспечения и оборудования.

 

 

 

                 

 

 

 

Любая конфигурация АРМ должна отвечать общим требованиям в отношении организации информационного, технического и программного обеспечения.

 

Информационное обеспечение АРМ  ориентируется на конкретную, привычную  для пользователя, предметную область. Обработка документов должна предполагать такую структуризацию информации, которая позволяет осуществлять необходимое манипулирование различными структурами, удобную и быструю корректировку данных в массивах.

 

Техническое обеспечение АРМ должно гарантировать высокую надежность технических средств, организацию  удобных для пользователя режимов работы, способность обработать в заданное время необходимый объем данных. Поскольку АРМ является индивидуальным пользовательским средством, оно должно обеспечивать высокие эргономические свойства и комфортность обслуживания.

 

Программное обеспечение, прежде всего, ориентируется на профессиональный уровень пользователя, сочетается с его функциональными потребностями,  квалификацией и специализацией. Пользователь со стороны программной среды должен ощущать постоянную поддержку своего желания работать в любом режиме. При взаимодействии пользователя с техническими средствами предусматривается максимальное обеспечение удобств работы человека за счет совершенствования программных средств. Программное обеспечение бывает двух типов: общее – комплектуется с персональным компьютером; прикладное – программы пользователя по решению поставленных задач. Кроме перечисленных обеспечений в структуру АРМ входит технологическое обеспечение – средства, обеспечивающие автоматизацию технологических процессов АРМ  и лингвистическое обеспечение – язык пользования специальной машинной информации.

 

 

 

                 

 

 

 

В настоящее время выделяют три  режима работы АРМ:

 

1)    Одиночный - АРМ устанавливается  на обособленном компьютере, все  ресурсы которого используются одним специалистом. Оно ориентировано на индивидуальное решение задач.

 

2)    Групповой на базе  одного компьютера автоматизируется  несколько рабочих мест.

 

3)    Сетевой - каждое АРМ  разрабатывается на базе одного  компьютера и может работать  как автономно, так и при подключении вычислительных ресурсов других компьютеров.

 

АРМ, созданные на базе персональных компьютеров, – наиболее простой  и распространенный вариант автоматизированного  рабочего места для работников сферы  организационного управления. Такое АРМ рассматривается как система, которая в интерактивном режиме работы предоставляет конкретному работнику (пользователю) все виды обеспечения монопольно на весь сеанс работы.

 

Создание АРМ на базе персональных компьютеров обеспечивает:

 

-           простоту и удобство по отношению к пользователю;

 

-           простоту  адаптации к конкретным функциям  пользователя;

 

-           компактность  размещения и невысокие требования  к условиям эксплуатации;

 

-           высокую  надежность;

 

-           сравнительно простую организацию технического обслуживания.

 

Эффективным режимом работы АРМ  является его функционирование в  рамках локальной вычислительной сети в качестве рабочей станции. Особенно целесообразен такой вариант, когда  требуется распределить информационно-вычислительные ресурсы между несколькими пользователями.

 

Более сложной формой является АРМ  с использованием интеллектуального  терминала, а также с удаленным  доступом к ресурсам центральной (главной) ЭВМ или внешней сети. В данном случае несколько ПЭВМ подключаются по каналам связи к главной ЭВМ, при этом каждая ПЭВМ может работать и как самостоятельное терминальное устройство.

 

В наиболее сложных системах АРМ  могут через специальное оборудование подключаться не только к ресурсам главной ЭВМ сети, но и к различным информационным службам и системам различного назначения (службам новостей, национальным информационно-поисковым системам, базам данных и знаний, библиотечным системам и т.п.)

 

 

 

                 

 

 

 

Штатными сотрудниками бухгалтерии  ОАО "БМЗ" являются 7 человек: Главный бухгалтер – Авдеев Виктор Иванович, старший бухгалтер – Кабаргина Надежда Алексеевна, бухгалтеры расчетного стола – Афанасьева Надежда Филипповна и Хвостова Татьяна Михайловна, бухгалтеры материального стола – Самохина Наталья Павловна и Гаврилова Любовь Сергеевна, экономист – Проскурина Ольга Васильевна.

 

Все рабочие места бухгалтеров  автоматизированы, т.е. на каждом рабочем  месте установлен ПК с соответствующим  программным обеспечением, позволяющим  автоматически обрабатывать учетную информацию и автоматически формировать все учетные регистры и формы отчетности на основе первичных данных, веденных в компьютер.

 

В качестве программы автоматизации  бухгалтерского учета используется программа "1С: Бухгалтерия". За исправную  работу программного обеспечения отвечает программист Дембовский Эдуард Вячеславович.

 

Компьютеры бухгалтерии не имеют  выхода в глобальную сеть Интернет, но они соединены между собой  локальной сетью, т.е. каждое АРМ  может работать как автономно, так  и при подключении ресурсов других компьютеров. Значит, можно сделать вывод, что на предприятии применяется сетевой режим работы АРМ.

 

 Регламентация труда бухгалтера  определяется правилами внутреннего  трудового распорядка предприятия.

 

Бухгалтер назначается на должность и освобождается от должности приказом генерального директора ОАО «БМЗ» по согласованию с главным бухгалтером.

 

Бухгалтер непосредственно подчиняется  главному бухгалтеру.

 

•         При временном  отсутствии  бухгалтера его обязанности  выполняет другой бухгалтер по плану взаимозаменяемости.

 

•         Основной задачей бухгалтера является выполнение работы по закрепленному участку  бухгалтерского учета, осуществление  контроля за своевременным и качественным исполнением учетных операций и  составлением закрепленных форм отчетности, участие в разработке и осуществлении     мероприятий, направленных      на      соблюдение      отчетной      дисциплины,   сохранности собственности и повышению своих профессиональных знаний.

 

В своей деятельности  бухгалтер  руководствуется:

 

•      Законодательными и нормативными документами, регулирующими  вопросы бухгалтерского учета и  отчетности;

 

•      Методическими  материалами по соответствующим  вопросам;

 

•      Уставом предприятия;

 

•      Положением о бухгалтерии  предприятия;

 

•      Приказами, распоряжениями директора предприятия;

 

•      Должностной инструкцией (см. Приложение)

 

 

2      

 

 

                 

 

 

 

Информационная система – это  взаимосвязанная совокупность средств, методов и персонала, используемых для хранения, обработки и выдачи информации в интересах достижения поставленной цели.

 

Процессы, обеспечивающие работу информационной системы любого назначения, условно  можно представить в виде схемы (см. рис. 1), состоящей из блоков:

 

•        ввод информации из внешних или внутренних источников;

 

•        обработка  входной информации и представление  ее в удобном виде;

 

•        вывод информации для представления потребителям или передачи в другую систему;

 

•        обратная связь  – это информация, переработанная людьми данной организации для коррекции входной информации.

 

Информационная система определяется следующими свойствами:

 

•         любая  информационная система может быть подвергнута анализу, построена  и управляема на основе общих принципов  построения систем;

 

•         информационная система является динамичной и развивающейся;

 

•         при построении информационной системы необходимо использовать системный подход;

 

•         выходной продукцией информационной системы  является информация, на основе которой принимаются решения;

 

•         информационную систему следует воспринимать как  человеко-компьютерную систему обработки  информации.

 

 

Рис. 1. Процессы в информационной системе.

 

 

 

 

Бухгалтерский учет относится к  информационным системам оперативного (операционного) уровня.

 

Информационная система (ИС) оперативного уровня поддерживает специалистов-исполнителей, обрабатывая данные о сделках  и событиях (счета, накладные, зарплата, кредиты, поток сырья и материалов). Назначение ИС на этом уровне – отвечать на запросы о текущем состоянии и отслеживать поток сделок в фирме, что соответствует оперативному управлению. Чтобы с этим справляться, информационная система должна быть легкодоступной, непрерывно действующей и предоставлять точную информацию.

 

Задачи, цели и источники информации на операционном уровне заранее определены и в высокой степени структурированы. Решение запрограммировано в соответствии с заданным алгоритмом.

 

Информационная система оперативного уровня является связующим звеном между  фирмой и внешней средой. Если система работает плохо, то организация либо не получает информации извне, либо не выдает информацию. Кроме того, система – это основной поставщик информации для остальных типов информационных систем в организации, так как содержит и оперативную, и архивную информацию. Отключение этой ИС привело бы к необратимым негативным последствиям.

 

Автоматизированные информационные технологии в учете позволяют  в пределах функций бухгалтерского учета полностью регламентировать автоматизированное получение данных, необходимых как для ведения оперативного, синтетического и аналитического учета, так и для составления форм бухгалтерской и синтетической отчетности; данных, необходимых пользователям для выработки и принятия решений, а также для системного контроля за ходом производственных процессов. В условиях использования автоматизированных информационных технологий имеется возможность осуществить посредством отчетной информации иерархическую взаимосвязь различных уровней управления в предприятии.

 

Автоматизированными информационными технологиями в учете называется человеко-машинная система функционирования на базе локальных вычислительных сетей и других современных средств вычислительной техники, обеспечивающих автоматизированное выполнение функций бухгалтерского учета.

 

С учетом функционального состава  задач, эксплуатационных возможностей современных средств автоматизированной обработки учетной информации и  требований, предъявляемых к автоматизированным информационным технологиям, они должны развиваться на принципах: рационализации форм учета, системности, целостности, адаптации автоматизированных информационных технологий к внешней среде, интеграции данных, банковской организации массивов, автоматизации документооборота, автоматизации учетных функций.

 

Автоматизированные информационные технологии в учете обеспечивают решение следующих задач.

 

1.    Учет труда и его  оплаты:

 

•         формирование базы данных по учету кадров;

 

•         формирование первичных документов по учету труда  и его оплаты;

 

•         обобщение данных по начислению оплаты труда по табельным номерам, бригадам, цехам и предприятию в целом;

 

•         обобщение  операций по счету "Расчеты по оплате труда";

 

•         распределение  затрат на заработную плату по объектам калькуляции;

 

•         формирование выходных документов по учету труда и его оплаты.

 

2.    Учет основных средств:

 

•         формирование инвентарных карточек и других первичных  документов по движению основных средств;

 

•         формирование инвентаризационных ведомостей;

 

•         исчисление и распределение износа по объектам калькуляции;

 

•         расчет переоценки основных средств.

 

3.     Учет материальных  ценностей:

 

•         формирование первичных документов по движению материальных ценностей;

 

•         распределение затрат на материальные ценности по объектам калькуляции.

 

4.     Учет работы автотранспорта  предприятия.

 

5.     Учет денежных средств:

 

•         обработка  информации по учету кассовых операций;

 

•         обработка  информации по учету банковских операций;

 

•         обработка  информации по расчетам с поставщиками и подрядчиками.

 

6.     Учет затрат и  калькулирование себестоимости  продукции и услуг производства:

 

•         учет продукции;

 

•         создание массивов по учету затрат производства по отдельным видам продукции;

 

•         закрытие счетов бухгалтерского учета.

 

7.     Обработка информации  по сводному синтетическому и  аналитическому учету:

 

•         получение  шахматной ведомости и Главной  книги;

 

•         разработка баланса;

 

•         составление форм бухгалтерской и статистической отчетности.

 

 

 

                 

 

 

 

В начале 90-х гг. зародился отечественный  рынок экономических программ. Эти  программы, выйдя из стен вычислительных центров, попали непосредственно на рабочий стол бухгалтера и стали рассматриваться как продукт, товар. Тогда же в основном формируются юридически самостоятельные коллективы разработчиков. Некоторые из них теперь преуспевающие, известные на всю страну компании.

 

Рассмотрим программы автоматизации  бухгалтерского учета основных фирм.

 

"1С" (Москва) - бесспорный лидер  на сегодня по известности  и тиражу продаж.

 

Прежде всего фирма известна благодаря своему продукту под названием "1С: Бухгалтерия". Существуют базовая  и профессиональная разновидности  этой программы, а также их различные модификации, предназначенные для использования в локальном и сетевом вариантах.

 

Начать работать с "1С: Бухгалтерия" можно практически сразу после  ее установки на компьютер. Освоение базовых возможностей программы  – процедур ручного ввода бухгалтерских записей и получения самых необходимых отчетов: оборотно-сальдовой ведомости, Главной книги, шахматного оборотного баланса и многих других – вполне по силам подготовленному в компьютерном отношении бухгалтеру.

 

Наличие мощных инструментальных средств позволяет гибко приспосабливать программы к автоматическому выполнению массовых расчетов, зависящих как от специфики конкретного раздела учета, так и от особенностей учетной политики предприятия. При этом указанные средства не только дают возможность изменять отдельные параметры, как, например, коды счетов, субсчетов, аналитических счетов, их названия, налоговые ставки и т.п., но и позволяют достаточно полно описать и модифицировать правила выполнения расчетов.

 

Средства настройки бухгалтерских программ не так сложны, как кажется на первый взгляд, тем более что с программами поставляется достаточное число готовых к использованию и снабженных подробными методическими указаниями примеров. Достаточно сказать, что пользователи любой версии "1С: Бухгалтерия" получают с программой полный комплект настроенных квалифицированными аудиторами правил расчетов всех отчетных форм. При этом фирма "1С" гарантирует бесплатную поставку изменений в настройке при изменении отчетных форм.

 

Конечно, составление некоторых расчетных формул может оказаться сложным для начинающих пользователей программы, не имеющих определенных навыков в пользовании компьютером. В этом случае на помощь могут прийти дилеры фирмы, специализирующиеся не только на продаже, но и сопровождении, настройке, техническом обслуживании и обучении пользователей "1С: Бухгалтерия".

 

На настоящий момент настройки  всех разновидностей "1С: Бухгалтерия", особенно ее профессиональных версий, так велики, что практически нет  таких бухгалтерских расчетов, которые не могли бы быть выполнены программой автоматически. Нужно лишь аккуратно разобраться в том, как ее соответствующим образом настроить, или обратиться к квалифицированным специалистам за помощью.

 

Фирма "1С" предлагает не только программные средства для автоматизации бухгалтерского учета, но и набор других программных продуктов, таких, как "1С: Электронная почта", "1С: Торговля", "1С: Документооборот", "1С: АФС", "1С: Электронный справочник бухгалтера".

 

"Интеллект-Сервис". Спектр и  качество продукции этой фирмы, комплексный подход к проблемам удовлетворяют запросы и самых малых, и средних фирм, и крупных компаний. Среди пользователей – фирмы, торговые и страховые компании, промышленные предприятия и строительные фирмы, бюджетные организации, издательства, инвестиционные компании, фонды и др. Сейчас активно развивается направление, связанное с предприятиями общественного питания. Но наибольший удельный вес среди пользователей программ фирмы приходится на торговые организации.

 

БЭСТ – это комплексная система автоматизации оперативного и бухгалтерского учета. Гибкая технология автоматизированного учета позволяет объединить в единой системе специализированный программный продукт, компьютерную сеть, кассовые аппараты, устройства считывания штрих-кодов и другое оборудование.

 

Система БЭСТ отличается мощным аналитическим  учетом, универсальностью, простотой  освоения и удобством работы, настраиваемостью и гибкостью системы, отличной документированностью и хорошим уровнем автоматизации. Используемый в системе подход работы "от документа" дает возможность пользователям вести свои операции в естественном, привычном для них режиме, обрабатывая первичные документы, а фирме позволяет просто и быстро вводить модули с новыми функциональными возможностями. Так, для организаций, осуществляющих торговые операции, в систему включены соответствующие модули учета и движения товарно-материальных ценностей и готовой продукции на складах; модули управления продажами, анализа движения товаров и готовой продукции, их прибыльности. Для предприятий розничной торговли обеспечивается связь с электронными кассовыми аппаратами торговых залов и пр.

 

По группе предприятий, фирм, осуществляющих совместную деятельность, могут быть получены сводная финансовая отчетность и объединенный баланс.

 

Для крупных предприятий может поставляться специальная сетевая версия систем, работающая в архитектуре "клиент-сервер" с сервером базы данных, повышающая надежность обработки и хранения данных и скорость работы программы. В ней реализованы такие возможности, как ведение многоуровневого аналитического учета; возможность выбора различных форм учета, ориентированных на применение в хозяйственно-коммерческой сфере деятельности или бюджетных организациях; одновременное использование до четырех видов прайс-листов с различными отпускными ценами (оптовыми, розничными и т.п.), резервирование товаров и готовой продукции, возможность применения нескольких единиц измерения для одной номенклатуры; ведение картотек, наличие справочника типовых операций и автоматическое формирование проводок, сохранение связи документов с операциями и проводками, возможность автоматического пересчета данных при необходимости корректировки баз данных прошлых отчетных периодов. Система БЭСТ имеет генератор отчетов, возможность формирования большого количества различных встроенных отчетных форм (около 300 видов) и наглядного представления данных в графическом виде; возможность обмена данными с банковскими системами расчета фактической себестоимости расходных материалов методами FIFO, LIFO, средних цен, возможность анализа финансового состояния и др.