Автоматизированное рабочее место отдела кадров (АРМ ОК) и юридическое обеспечение. 2

1. Автоматизированное рабочее место отдела кадров (АРМ ОК) и юридическое обеспечение

 

 Общее о работе отдела кадров

Любой экономический объект это совокупность задач, работ, автоматов, машин и людей, связанных производственными отношениями в целях реализации целевой функции объекта –создания производственных и непроизводственных товаров. Как система, экономический объект должен иметь регулирующий орган и наличие обратной связи. 

Рассмотрим в качестве экономического объекта типовое учебное заведение – ВУЗ. Структурная схема учебного заведения ВУЗ

 

 

 

 

Организационная структура отдела кадров ВУЗа 

 

Отдел кадров выполняет следующие функции:

1)     прием людей на работу (проведение аттестации)

2)     заключение договора

3)     перемещение по должностям

4)     тестирование на предмет деятельности (усталости, надежности) и предоставление отпусков

5)увольнение

6) статистика кадров

Исходя из перечисленных функций отдела кадров, можно определять следующие виды информации, обрабатываемые в отделе кадров:

·         нормативные документы: базовое штатное, текущее штатное расписание, нормы труда, тарифы, разряды и ставки, заработная плата;

·         переменная информация: личная карточка, учетная карточка, штатная книга;

·         входная информация: анкета и трудовая книжка, паспорт;

·         выходная информация: ведомости учета движения товара, статистическая отчетность, ответы на запросы, юридический анализ работы отдела кадров.

Для создания автоматизированной системы отдела кадров необходимо спроектировать сценарий диалога, разработать информационные модели входной, оперативной, выходной информации и, наконец, выбрать КТС, ПО, СУБД.

Схема движения информации в отделе кадров (информационная модель – базовая) в виде схемы данных, где имеет место обязательное отслеживание информации о кадровом составе со стороны юриста.

 

Здесь:

ШР – штатное расписание;

ТКН –  трудовая книжка;

УК –  учетная карточка для ППС;

ЛК –  личная карточка для ППС и ИТС;

ППС - профессорско-преподавательский состав;

ИТС - инженерно-технический состав. 

Информационное обеспечение АРМ кадров должно включать в себя:

БД предметной области (отдела кадров), макеты документов, классификаторы, сценарий диалога. 

Техническое обеспечение АРМ кадров включает в себя:

ПЭВМ периферией или сети ПЭВМ.  

Программные средства АРМ кадров включают в себя: 

операционные системы, средства разработки АРМ кадров и специальное программное обеспечение автоматизирующее и поддерживающее основные работы в отделе кадров. 

Для внедрения АРМ учета кадров разрабатывается инструкция пользователю –  сотруднику отдела кадров. Инструкция пользователю –  это перечень шагов, которые выполняет сотрудник отдела кадров.

Можно определить следующий вид рабочего сценария диалога АРМ отдела кадров, рис.4 (фрагмент). 

Экран №1

Выполняемые работы
1. Ввод ПК	—» Экран 2
2. Ввод штатного расписания	—» Экран 3
3. Различные запросы	—> Экран 4
4. Работа с юристом    .
5. Выход из программы	—> Выход в ОС

 

 Экран №2

Сотрудники
1.ФИО
2. Подразделение
3. Должность
4. Ставка
5. ETC
• Анкетные данные	—» Экран 2.1
• Карьера	—> Экран 2.2
• Паспортные данные	—» Экран 2.3
• Статус работника	—> Экран 2.4
• Назначения и перемещения	—> Экран 2.5
• Отпуска	—> Экран2.6

 

 Характеристика электронных  систем делопроизводства 

Следует отметить, что системы, разработанные в России, как правило, удовлетворяют исторически сложившейся специфике российского делопроизводства. Основные различия между российской и западной технологией отражает таблица 1.

Российская технология	Западная технология
Чётко выраженный вертикальный характер движения    документов    (руководитель - исполнитель - руководитель)     внутри организации	Характер движения документов преимущественно горизонтальный, предусматривающий возможность попадания документа сразу к непосредственному исполнителю, минуя руководство
Отслеживание   всего   комплекса   работ   с документами в регистрационных журналах или   в   машинописных   картотеках,   куда заносятся все сведения о документах, их перемещениях,     резолюции     начальства, контроль сроков исполнения, и т.д.	Отсутствие централизованного (в рамках всей организации) контроля
Современная       российская       технология делопроизводства    предполагает    ведение регистрационно-контрольных и отчётных форм и журналов.   Предусматривается создание специализированных    служб:    управлений делами, секретариатов канцелярий.	Регистрация документов производится непосредственными исполнителями (поручитель и исполнитель ведут собственные журналы), некоторые виды документов вообще не регистрируются. Специализированных            подразделений, занимающихся делопроизводством не создаётся

 

 

  

Система автоматизации делопроизводства и электронного документооборота    ДЕЛО (ЗАО «Электронные офисные системы»)

Система автоматизации делопроизводства и документооборота (САДД) ДЕЛОо предназначена для автоматизации делопроизводственной деятельности, основанной на традиционных отечественных технологиях и закреплённых соответствующими стандартами, и документационного обеспечения управленческой деятельности государственных организаций. 

Система ДЕЛО обеспечивает выполнение следующих функций:

1.      Отслеживание всех этапов делопроизводственных операций и результатов выполнения работ по основным функциональным процессам организаций и учреждений.

2.      Единая регистрация всей поступающей корреспонденции, включая письма и обращения граждан путём создания регистрационной карточки, в которую заносятся сведения о документе, с последующим направлением корреспонденции на рассмотрение руководству и в структурные подразделения. Регистрируются как поступившие извне документы, так и созданные внутри подразделений. К их числу относятся входящие, исходящие документы, письма и обращения граждан. Сведения об одном и том же документе могут одновременно находится в различных картотеках.

3.      Регистрация проектов (с присвоением регистрационного номера) как отдельной группы документов, с последующей перерегистрацией, путём создания связанного документа с возможностью копирования (переноса) данных.

4.      Ввод текстов резолюций, включая повторные, и назначение исполнителей по ним.

5.      Направление резолюций и документов на рабочие места пользователей-сполнителей с помощью механизма электронной почты.

6.      Пересылку отчётов исполнителей по документу ответственным исполнителям и /или авторам резолюций.

7.      Регистрацию делопроизводителями движения документов (документооборота) внутри организации, включая перемещения бумажных оригиналов и бумажных копий документов и соответствующих резолюций, отчёты об исполнении, согласование (визирование) документов.

8.       Осуществление контроля за своевременным исполнением поручений, обращений учреждений, организаций, резолюций и указаний руководства; проверка правильности и своевременности исполнения документов.

9.      Объединение и группирование документов, зарегистрированных в системе делопроизводства, по различным признакам.

10.  Выполнение поиска по совокупности реквизитов регистрационных карточек и резолюций с целью осуществления функций контроля исполнения документов и резолюций и ведения справочно-аналитической работы.

11.  Ввод сведений об отправке исходящих документов адресатам с созданием реестров рассылки документов.

12.  Получение согласно действующим правилам и инструкциям информационных материалов, сводок, отчётов для предоставления руководству.

13.  Предоставление любому должностному лицу своего личного электронного кабинета, вследствие чего пользователь имеет доступ только к документам, находящимся в его компетенции;           

14.  Получение и вывод на печать статистических справок и отчетов, а также 
регистрационных   карточек   для   обеспечения   совместимости   с   традиционной («бумажной») технологией делопроизводства.     

15.  Хранение электронных образов документов.

16.  Списание   документов   в   дело   в   соответствии   с   принятой   в   организации номенклатурой дел и, при необходимости, извлечения их из дела.

17.  Протоколирование    работы    пользователя    с    системой,    включая    работу    с регистрационными карточками и резолюциями. 

Система «Кадры»

Данная система является самостоятельной системой, предназначенной для автоматизации ведения кадровой информации предприятий и учреждений, а именно:

• ведения кадровой документации;
• оперативного просмотра кадровой документации, включая штатное расписание,  картотеку личных карточек работников, табель учета использования рабочего времени и карточки командировок;

·          формирования стандартных форм отчетов. 

 

Система «Кадры» предназначена для автоматизации следующих функций:

1.      Ведение штатного расписания, а именно:

• формирование организационной структуры предприятия;
• задание штатных единиц;
• просмотр и редактирование штатного расписания;
• удаление штатных единиц.

2.      Ведение личных карточек работников, а именно:

• заведение новой карточки;
• поиск и просмотр личных карточек работников;
• редактирование записей в личных карточках работников;
• удаление личных карточек работников.

3.      Ведение картотеки командировок, а именно:

• создание новой карточки;
• поиск и просмотр карточек командировок;
• редактирование записей в карточках командировок;
• удаление карточек командировок.

4.      Ведение приказов по личному составу:

• создание приказов;
• поиск приказов;
• редактирование неисполненных приказов;
• удаление приказов;
• исполнение приказов.

5.      Поиск личных карточек работников по различным признакам.

6.      Ведение табеля учета использования рабочего времени, именно:

• предварительная настройка табеля с учетом длительности рабочих дней недели;
• ввод данных в табель;
• вывод табеля на печать.

7.      Формирование отчетов и справок.  

БОСС-Референт (компания АйТи)

Система БОСС-Референт разработана на базе продукта Lotus Notes компании ЮМ, который представляет собой средство проектирования систем поддержки групповой работы и может рассматриваться в качестве стандарта в этой области. Данная разработка ориентирована на средние коммерческие предприятия. 

Система обеспечивает поддержку следующих функций:

1. Подготовка и согласование документов;
2. Подготовка, исполнение и контроль поручений;
3. Обработка входящей и исходящей корреспонденции.

Входящие документы подвергаются следующим операциям: экспедиционной обработке (с возможностью сканирования и потокового ввода документов, а также автоматического преобразования факсов и e-mail во входящие документы), регистрации, рассмотрению руководством и выдаче резолюции, ознакомлению в структурном подразделении или исполнению, контролю за исполнением. Основные процедуры обработки исходящих документов: разработка проекта документа исполнителем, согласование проекта документа, регистрация документа, экспедиционная обработка документа;

4.      Управление прохождением внутренних документов: распорядительных, организационных и информационно-справочных;

5.      Хранение и динамическое обновление данных о структуре и работниках предприятия, поддержка механизма делегирования полномочий.

6.      Хранение и динамическое обновление данных о контрагентах предприятия;

7.      Поддержка технологического документооборота по трем направлениям работы:

а) ведение реестра и обслуживание материальных объектов,

б) подготовка договоров и обработка событий по ним

в) взаимоотношения с клиентами, поставщиками и партнерами;

8.      Поддержка обмена знаниями и информацией внутри рабочих групп, комитетов, между центральным офисом организации и ее подчиненными структурами, а также напрямую между подчиненными структурами. 

Каждому пользователю в системе предоставлен свой Рабочий «Кабинет» – персональный почтовый ящик, куда приходят все уведомления и размещаются по папкам в зависимости от статуса. Однако статус исполнения выданных Вами приказов – недоступен, потому что механизм почтовой базы не приспособлен для реализации подобных функций. Система не рассчитана на полиструктурные организации, т.е. в холдинге невозможен контроль исполнения распоряжений в нижестоящих организациях.. Кроме того, почтовые механизмы передачи документов между организациями и удаленными подразделениями не могут рассматриваться как безусловно надежные. 

Optima Workflow (компания Оптима)

Система Optima Workflow предназначена для управления процессами создания, обработки, тиражирования и хранения документов или иных информационных объектов, а также для автоматизации основных процедур современного делопроизводства и организации документооборота. В состав системы Optima Workflow входят пять программных модулей, которые могут быть установлены на различные клиентские станции или серверное оборудование в корпоративной сети, в зависимости от методов организации процессов документооборота и создания рабочих мест пользователей. 

Внедрение подобной системы в организации обеспечивает следующие возможности:

• централизованное хранение документов в электронном виде;
• формализацию процедур создания и обработки документов;
• наличие case-подобного графического редактора для описания процессов движения документов и технологических операций на этапе работы с ними;
• единые в управление и контроль за движением документов в рамках бизнес-процессов.

 

 Контроль реализован следующим образом: создается специального вида документ – «документ на контроле», который помещается на «доску объявлений». Исполнители могут не только ознакомиться с содержанием поручения, но и непосредственно в документ внести сведения о ходе исполнения, отметить факт выполнения и т.д. Все это происходит в одном экземпляре документа, который не тиражируется и не рассылается в адрес всех упомянутых в документе контролеров, исполнителей и соисполнителей. Уведомления рассылаются по электронной почте MSOutlook/Exchange. 

Система Optima Workflow содержит инструменты задания маршрутов прохождения документов, аудита, отслеживания их статуса в процессе обработки, настраиваемые на специфику организации, и не предлагает каких-либо стандартных процедур. 

Landocs  (компания Ланит)

Система LanDocs предназначена для автоматизации процессов управления документами, документооборотом и делопроизводством на предприятиях и в организациях различного профиля и масштаба.

Система LanDocs реализована как адаптивная CASE-модель электронного офисного документооборота и делопроизводства. Настройка системы на конкретные условия эксплуатации осуществляется модификацией параметров CASE-модели без изменения программного кода. Поставляется в двух вариантах: как законченная система (программное обеспечение, документация, обучение пользователей) или как открытый к развитию вариант (базовый набор CASE-моделей, специализированная библиотека диалоговых элементов, CASE-технология адаптации и поддержки, обучение пользователей, разработчиков и специалистов группы поддержки). 

Программный комплекс LanDocs позволяет реализовать в автоматизированном режиме следующее множество операций по работе с документами:

1. Регистрацию входящих, внутренних и исходящих документов с использованием механизма регистрационных карточек. Система сохраняет документы, созданные разнообразными приложениями в виде файлов текстов, таблиц, изображений, звука.
2. Рассылку документов, заданий, поручений как одному пользователю, так и по списку с помощью механизма электронной почты.
3. Хранение содержания документов (файлов, созданных внешними приложениями в виде текстов, таблиц, изображений, звука и т д.).
4. Контроль за прохождением и исполнением документов и поручений.
5. Поиск документов с возможностью сохранения поисковых запросов, просмотр и редактирование документов.
6. Поддержку нескольких версий одного документа.
7. Сканирование бумажных документов и распознавание текстов (OCR).
8. Интегрированный вызов офисных приложений для просмотра, редактирования и печати документов.
9. Организацию архивирования документов,
10. Регламентацию прав доступа пользователей к документам и функциям системы;
11. Возможность доступа к информации через сеть Internet;
12. Интеграция с другими приложениями через OLE

 

 Система LanDocs обеспечивает контроль за исполнением документов и заданий исполнителями, предоставляет возможность отслеживать движение каждого документа по исполнителям. Контроль версий документа осуществляется с помощью механизма контрольных карточек. Все данные о зарегистрированных документах и ходе их исполнения могут быть отпечатаны в виде отчетов. 

LanDocs сохраняет документы, созданные различными приложениями в виде файлов: текстов, таблиц, изображений, звука и т.д. При попытке пользователя просмотреть содержание документа он обеспечивает интегрированный вызов соответствующего приложения, а при открытии документа на редактирование – блокирует документ на основе механизма Check In-Check Out (что существенно ужесточает требования к пропускной способности сети в территориально-распределенной системе). 

При включенной функции безопасности (поставляется отдельно) все действия заверяются с использованием электронной цифровой подписи. Система работает с РСУБД Oracle и MS SQL. Серверная часть реализована только под Windows NT. 

Каждому пользователю системы LanDocs предоставляется три почтовых ящика:

• входящий, в который помещаются все извещения и задания, ему адресованные;
• исходящий, в котором содержится информация об отправленных пользователем извещениях и заданиях;
• на контроле, в котором содержится информация о заданиях, по которым сотрудник является контролером, т.е. для работы в системе пользователь должен переключаться между тремя ящиками, что не очень удобно.

 

 

 

 

 

 

 

2. Биометрическая автоматизированная информационно-поисковая система для правоохранительных органов

С интенсивным развитием научно-технического прогресса невероятные по сложности технологии сегодня стали повседневной реальностью. В частности, речь идет о новых биометрических технологиях XXI в.

Наиболее распространенными биометрическими технологиями являются дактилоскопия, сканирование радужной оболочки глаза, исследование геометрии руки, распознавание голоса и лица человека. Развиваются новые технологии идентификации человека по походке, по динамике работы на клавиатуре компьютера, по сосудистому рисунку руки, сетчатке глаза и т. д. В настоящее время биометрические технологии внедряются во всех странах мира для защиты важной информации, а также в современных системах обеспечения безопасности. Назревшая необходимость использования более точных технологий идентификации человека для создания более высокой степени защиты паспортно-визовых (идентификационных) документов и обеспечения конфиденциальности информации определила актуальность проведения исследований в области биометрии.

Уровень развития биометрических технологий уже сегодня достаточно высок, они отвечают многим требованиям, позволяющим использовать их в деятельности правоохранительных органов. Вместе с тем этот процесс сдерживается целым комплексом проблем технического, правового, методического и организационного характера.

Неуниверсальность каждой отдельно взятой биометрической технологии и возможность подделки биометрических данных не позволяют выбрать для повсеместного применения только одну технологию. Для некоторых относительно новых биометрических технологий еще не созданы технические и программные средства, обеспечивающие высокую стабильность результатов и достаточную степень надежности идентификации.

Сложившаяся ситуация обусловливает потребность в комплексном исследовании вопросов внедрения новейших биометрических технологий в правоохранительную сферу и разработки технико-криминалистических рекомендаций по рациональному их использованию в практике раскрытия и расследования преступлений.

Система «Мобильная идентификация»

Описание: 

Мобильная идентификация - это система оперативной идентификации человека посредством мобильного телефона для правоохранительных органов. 

Мобильная идентификация - система идентификации человека по изображению лица, используемая в мобильном телефоне. Мобильная идентификация является основой ряда биометрических программных приложений для мобильных телефонов, поддерживающих операционную систему Symbian v7 и выше, и оснащенных фотокамерой со вспышкой или без вспышки. 

Система предназначена для совершенствования деятельности правоохранительных органов, оперативности при установлении и задержании преступников и без вести пропавших по ориентировкам, розыскным заданиям. 

Система позволяет проводить идентификацию человека по реквизитным данным и по изображению лица путем удаленного обращения к центральному серверу Центра криминальной информации с помощью мобильного телефона или карманного переносного компьютера - КПК. 

Программные продукты, разработанные на базе Мобильной идентификации:

• Система контроля доступа к мобильному телефону
• Электронный сейф в мобильном телефоне
• Система мобильной идентификации для правоохранительных органов.

Краткое описание программных приложений для мобильных телефонов, разработанных на базе «мобильная идентификация».

Access control system for Mobile. Система контроля доступа в мобильный телефон. Программа предназначена для защиты телефона от несанкционированного использования. При включении мобильного телефона специальное программное приложение требует при помощи фотокамеры телефона сделать фотографию лица, пытающегося получить доступ. Пользователь фотографирует себя, и программа автоматически осуществляет кодирование полученного изображения и проверку его по базе данных разрешенных пользователей, сохраненной в телефоне. Только после распознания системой зарегистрированного пользователя телефон будет разблокирован. 

Mobile identification. Система оперативной идентификации человека посредством мобильного телефона для правоохранительных органов. Система мобильной идентификации дает возможность пешим нарядам полиции в кратчайший срок определить, находится ли задержанное ими лицо в розыске. 

Personal box. Системой биометрической идентификации человека защищается любое хранилище данных в мобильном телефоне. Это могут быть различные электронные записи (телефонные номера, контакты, номера и ПИН-коды кредитных карт, различные пароли, конфиденциальная текстовая информация и пр.), доступ к которым будет предоставляться программой только при предъявлении изображения лица зарегистрированного пользователя. Также биометрическая программа может быть использована для ограничения доступа к системе так называемого электронного кошелька в мобильном телефоне, которая в последнее время получила большое распространение. Все данные будут надежно защищены от несанкционированного использования в отличие от общепринятого использования паролей, ПИН-кодов, которые могут быть забыты, раскрыты, утеряны, украдены. При использовании биометрического кода защиты информации даже в случае утери мобильного телефона защищенные данные не смогут быть использованы без владельца телефона.

Назначение: 

Система «Мобильная Идентификация», используя телекоммуникационные функции современных телефонных аппаратов мобильной связи (смарт-фонов) с установленным клиентским программным обеспечением поисковых систем правоохранительных органов, предоставляет возможность пешим нарядам в кратчайший срок определить, находится ли задержанное ими лицо в розыске. Биометрическая программа предлагается в двух вариациях:

1. система идентификации человека путем удаленного обращения к центральному серверу правоохранительных органов. Для проведения процесса идентификации человека сотрудники органов внутренних дел фотографируют лица людей, попавших в зону интереса правоохранительных органов, с помощью фотокамеры мобильного телефона. Далее, полученные электронные фотоизображения и реквизитные данные по каналам связи отправляются на центральный сервер. На центральном сервере производится автоматическая идентификация лиц по централизованным базам данных. Центральный сервер возвращает на мобильный телефон результат идентификации в виде ряда изображений, наиболее похожих на фотографии, отправленные на поиск, и соответствующие им анкетные данные о человеке.
2. система идентификации человека путем поиска по сохраненной в телефоне базе данных, размер которой может достигать до 10 тысяч изображений в зависимости от объема встроенной памяти. Для этого необходимо лишь запустить в телефоне соответствующее программное приложение и сфотографировать человека. Поиск в телефоне осуществляется как по реквизитным данным (фамилия, имя, отчество и пр.), так и по изображению лица, полученного с помощью фотокамеры мобильного телефона. В результате программа предлагает список лиц, наиболее схожих с фотоизображением, отправляемым на поиск, и соответствующе им реквизитные данные.

Схема работы

 

Поиск осуществляется как по реквизитным данным (фамилия, имя, отчество и пр.), так и по изображению лица, полученного с помощью фотокамеры смарт-фона. Поиск производится удаленно в централизованных розыскных базах (физически находящихся в информационных центрах правоохранительных органов). На основании полученного результата, сотрудники пешего наряда могут принять решение о задержании. Система «Мобильная Идентификация» - это оперативность правоохранительных органов.

Мобильные оперативные группы, оснащенные мобильными телефонами (карманными персональными компьютерами с фотокамерой и соответствующим программным приложением), способны провести идентификацию личности задержанного по изображению его лица и установочным данным из любой точки страны при условии наличия провайдеров мобильной связи с услугой передачи данных по стандарту GSM/GPRS. Планируемые места размещения системы "Мобильная Идентификация" - мобильные и пешие патрули.