Автоматизированные информационные системы. 3

Введение

Проблемы  повышения прибыльности предприятия, эффективности работы персонала, создание оптимальной структуры управления волнуют любого руководителя. Ему  приходится принимать решения в  условиях неопределенности и риска, что вынуждает его постоянно  держать под контролем различные  аспекты финансово-хозяйственной  деятельности. Эта деятельность отражена в большом количестве документов, содержащих разнородную информацию. Грамотно обработанная и систематизированная  она является в определенной степени  гарантией эффективного управления производством, а отсутствие достоверных  данных может привести к неверному  управленческому решению и, как  следствие, к серьезным убыткам. Эффективное управление предприятием в современных условиях зависит не только от квалификации работников предприятия, но и от информационных систем, применяемых на нем.

При этих условиях актуальность бухгалтерских  информационных систем очевидна. Внедрение  бухгалтерских пакетов и программ позволяет автоматизировать не только бухгалтерский учет, но и навести  порядок в складском учете, в  снабжении и реализации продукции, товаров, отслеживать договоры, быстрее  рассчитывать заработную плату, своевременно сдавать отчетность.

Основной  целью курсовой работы является рассмотрение особенностей автоматизации бухгалтерского учета на предприятии.

Объект  исследования: ООО «».

Для достижения поставленной цели были определены следующие  задачи:

1. рассмотреть особенности, структуру и классификацию бухгалтерских информационных систем;
2. изучить программный комплекс, внедряемый на ООО «»;
3. выявить проблемы внедрения системы ABACUS Professional.

Итак, что  же представляют бухгалтерские информационные системы? 

1. Бухгалтерские информационные системы

1.1. Особенности бухгалтерских информационных систем

Бухгалтерские информационные системы (БИС) используются для целей управления предприятием с учетом отраслевых особенностей, вида деятельности, учетной политики предприятия, географической и территориальной  обособленности, связей с зарубежными  партнерами и т.п.  
Бухгалтерские информационные системы отражают отраслевые особенности деятельности предприятий. Такие системы используются для целей управления на уровне отдельного предприятия или отраслевом уровне. Основу  бухгалтерских информационных систем составляет информация – совокупность количественных данных, необходимых для выполнения функций планирования, контроля, анализа и являющихся основой для принятия управленческих решений. Информация о финансовом состоянии предприятия, наличии и движении основных и оборотных средств, состоянии расчетов с поставщиками и покупателями позволяет руководству осуществлять функции планирования, контроля, анализа и принимать управленческие решения и является информационной базой для автоматизированных систем управления.   

Перспективы в развитии автоматизированных программ бухгалтерского учета:

• применение новейших информационных технологий;
• поиск совместимости новых возможностей программ к потребностям конечного пользователя;
• взаимодействие с другими программами автоматизации производства;
• разработка систем управления документооборотом;
• взаимодействие с международными требованиями бухгалтерского учета;
• соответствие автоматизированных программ бухгалтерского учета и требований Налогового кодекса;
• разработка новых версий автоматизированных систем бухгалтерского учета с учетом возможности ведения финансового и управленческого учета.

 Задачи бухгалтерских информационных систем: 

Рис.1.Дерево задач бухгалтерских информационных систем

Для автоматизации  поставленных задач требуется наличие:

• информационной базы;
• программного обеспечения;
• компьютерной техники;
• грамотные пользователи компьютеров.

Цели  бухгалтерских информационных систем:

Рис.2 Дерево целей бухгалтерских информационных систем

Проблемы  бухгалтерских информационных систем:

Рис.3. Дерево проблем бухгалтерских информационных систем. 

1.2 Структура  БИС

Обеспечивающая  часть ИС

Информационное  обеспечение имеет целью организацию  информации, необходимой для осуществления  управленческой деятельности и подразделяется на внемашинное и внутримашинное информационное обеспечение. Характеристики подсистемы:

- качественные (оценки: степени отображения предметной  области в информационной базе  системы, методов организации  и структурированности баз данных, эффективности манипулирования  данными в базе данных и  др.);

- количественные (оценки: максимального объема хранимых и обрабатываемых данных, временных характеристик обработки данных, производительности использования баз данных и др.).

Техническое обеспечение представляет собой  совокупность используемых технических  средств, вычислительных сетей, технологий сетевой обработки данных. Структуру подсистемы образуют: технические средства сбора и регистрации информации, средства подготовки и передачи данных, средства ввода, обработки и вывода информации, средства оргтехники и другие; методические и руководящие материалы; техническая документация, обслуживающий персонал. Характеристики:

- качественные (оценки: степени полноты и адекватности  технической документации, информативности  и не избыточности технической  документации, качества описания  и полноты охвата предметной  области контрольным примером);

- количественные (оценки: полноты комплекса технической  документации, объемных ограничений  на каждый документ).

Программное обеспечение представляет собой  совокупность программ, реализующих  цели и задачи системы и обеспечивающих функционирование комплекса технических  средств. Структуру подсистемы составляют: общесистемные, специальные прикладные и оригинальные программы и инструктивно-методические материалы по их применению. Характеристики:

- качественные (оценки: сложности архитектуры комплекса  программных средств, сложности  и надежности программных компонентов  и всей системы автоматизированной  обработки, программной реализации  алгоритмов обработки исходной  информации и другие);

- количественные (оценки: общего количества программных  компонентов системы, объема оперативной  памяти, занимаемой управляющими  модулями; максимального объема  оперативной памяти и др.).

Лингвистическое обеспечение представляет собой  совокупность языковых средств, предназначенных  для формализации естественного  языка, построения и сочетания информационных единиц при общении персонала  вычислительной системы со средствами вычислительной техники. Структуру  подсистемы составляют: языки управления и манипулирования данными информационной базы, языковые средства информационно-поисковых  систем, диалоговые языки специального назначения, системы терминов и определений, используемых в процессе разработки и функционирования систем. Характеристики:

- качественные (ориентированность на пользователя  системы, степень охвата параметров  настройки системы на заданную  операционную систему и конфигурацию  комплекса технических средств,  степень сложности освоения языка,  и др.);

- количественные (общий объем языковых конструкций,  время подготовки языковых конструкций  для адаптации системы на конкретную  предметную область, и др.).

Правовое  обеспечение представляет собой  совокупность правовых норм, регламентирующих правоотношения, возникающие при  функционировании ИС и юридический  статус результатов ее функционирования. Структуру подсистемы составляют различные  нормативные акты, связанные с  договорными отношениями разработчика и заказчика системы, правовым регулированием процессов, возникающих в ходе разработки системы.

Математическое  обеспечение включает совокупность математических методов, моделей и  алгоритмов обработки информации. Структуру  подсистемы образуют: средства математического  обеспечения, средства моделирования  процессов управления, типовые задачи управления, методы математического программирования и математической статистики и др.

Организационное обеспечение включает совокупность документов, методов и средств, регламентирующих взаимодействие персонала системы  и технических средств, задействованных  в процессе обработки данных. Функции  подсистемы: анализ существующей системы  управления, выбор направлений совершенствования  системы управления, выбор и постановка задач управления, формулировка требований к комплексу технических средств.

Эргономическое  обеспечение это совокупность методов  и средств, используемых на разных этапах разработки и функционирования автоматизированной системы и предназначенных для  создания оптимальных условий работы персонала.

Функциональная  часть ИС

Функциональные  компоненты составляют содержательную основу ИС и включают совокупность функциональных систем, комплексов задач  и процедур обработки, реализующих  функции системы управления. В  функциональном аспекте БИС должны обеспечивать: выполнение необходимых  расчетов; подготовку, заполнение, проверку и распечатку документов; перенос  данных из одной отчетной формы в  другую; накопление итогов, обращение  к данным прошлых периодов.

К комплексам задач БИС относится учет: труда  и зарплаты, материальных ценностей, основных средств, готовой продукции, финансово-расчетных операций, затрат на производство, а также сводный  учет и составление отчетности. Автоматизация выполнения отдельных функций управления требует их расчленения на более мелкие части - функциональные задачи, для решения которых разрабатываются алгоритмы и пишутся программы.

1.3. Классификация  бухгалтерских автоматизированных  систем

Существующие  прикладные системы бухгалтерского учета очень разнообразны и неоднородны, поэтому сложно классифицировать современное программное обеспечение, но чаще всего специалисты выделяют следующие классы программ:

- ориентация  на размер предприятия;

- локальные  и сетевые версии;

- ориентация  на бухгалтерский учет в различных  сферах деятельности, а также ориентация на бюджетный учет;

- отечественные  и зарубежные программы. [23, c.35-43]

Основным  классификационным признаком бухгалтерских  программ остается их ориентация на размер предприятия и состав выполняемых ими функций.

Накопленный опыт составления и применения программ компьютеризации

бухгалтерского  учета позволяет выделить и их группы. (Приложение 1)

Мне бы хотелось рассмотреть краткую характеристику пакетов этих групп.

1. Пакеты «Мини-бухгалтерия». К этой группе относятся программы бухгалтерского учета и подготовки отчетных документов, предназначенные для предприятий малого бизнеса, с бухгалтерией малой численности, без ярко выраженной специализации сотрудников по конкретным участкам учета, ведущим относительно несложный учет. Сюда относится большое количество популярных программ, достаточно универсальных и логически законченных, под общим названием «Проводка → Главная книга → Баланс», выполняющих в основном функции синтетического и несложного аналитического учета. К типовым программным продуктам этого класса, имеющим наибольшую популярность и распространение, можно отнести следующие базовые варианты пакетов: «1С:Бухгалтерия», «Турбо-бухгалтер», «Инфо-бухгалтер», «Финансы без проблем», «Интегратор-Соло», «Инфин». Программы «Мини-бухгалтерия» пользуются наибольшим спросом на современном рынке бухгалтерских программ, удовлетворяют потребности большинства коммерческих фирм; они сравнительно недорогие и легко адаптируются к условиям пользователя. Пакеты этого класса ориентированы на пользователя - непрофессионала и легко осваиваются бухгалтером. Основой всех пакетов является правильное отражение финансово-хозяйственной операции в виде бухгалтерских проводок в едином журнале хозяйственного учета без выделения отдельных участков учета. Бухгалтер освобождается от ручной работы по ведению учетных регистров, журналов-ордеров, ведомостей затрат по статьям калькуляции, составлению отчетности. На основании проводок, занесенных в единый журнал хозяйственных операций, обеспечивается получение оборотно-сальдовой ведомости, шахматной ведомости, Главной книги, баланса, карточек синтетического счета, отчетных форм.  Все выходные формы могут выводиться на экран, жесткий диск, дискету и печать. Несмотря на большое разнообразие программ для малого бизнеса, можно выделить их некоторые общие черты. Так, программы в основном предназначены для ведения синтетического учета, но в них предусматриваются и возможности выполнения несложного аналитического учета при небольшом объеме информации. В программах предлагаются различные подходы к организации аналитического учета. Наибольшее распространение получило кодирование субсчетов и счетов аналитического учета. [7, c.54-61] Можно также отметить такие общие характеристики программ, как похожее построение меню, оперирование одними и теми же клавишами, наличие плана счетов, типовых проводок, помощи в виде подсказок, календаря, калькулятора; использование типовых форм бухгалтерской документации, возможности работы с различной валютой, формирование в машине справочников, создание архивной копии, возможность получения расчетов за любой период, настройка машины на заданный период и др. Пакеты могут обеспечивать печать некоторых форм первичного учета: платежных поручений, накладных, приходных и расходных кассовых ордеров. Бухгалтер может самостоятельно корректировать и настраивать план счетов; изменять, исключать и вводить новые типовые операции, создавать новые схемы корреспонденции счетов. Приведенные характеристики в полной мере относятся буквально ко всем бухгалтерским программам, независимо от их ориентации на малые, средние или крупные предприятия. [11, c.86]

Пакет «Мини-бухгалтерия» предусматривает  ведение бухгалтерского учета на одном ПК путем организации локального автоматизированного рабочего места бухгалтера. Не исключена возможность организации на малом предприятии и небольшой локальной вычислительной сети, состоящей из 3-4 персональных компьютеров, установленных у руководителя, менеджера и бухгалтера.

Пакеты  «Мини-бухгалтерия» успешно применяются  на малых предприятиях с небольшой численностью сотрудников и небольшим объемом информации. Но по российскому законодательству малыми в разных ситуациях могут считаться предприятия с различными характеристиками, в том числе и с численностью работников. Для промышленности, строительства и транспорта численность установлена до 100 человек, сельского хозяйства и научно-технической сферы — до 60 человек, в оптовой торговле — до 50 человек, а в розничной торговле и бытовом обслуживании населения — до 30 человек. В соответствии с Указаниями по ведению бухгалтерского учета и отчетности и применению регистров бухгалтерского учета на малых предприятиях, имеющих незначительное количество хозяйственных операций, учет может осуществляться по упрощенной форме учета, что вполне обеспечивается пакетом «Мини-бухгалтерия». Малое предприятие само выбирает форму бухгалтерского учета исходя из своих потребностей, приспосабливает учетные регистры к специфике своей работы при соблюдении основных принципов ведения учета, составляет рабочий план счетов. При упрощенной форме учета в качестве регистра синтетического учета используется книга учета хозяйственных операций, а в качестве регистров аналитического учета применяются различные ведомости: учета основных средств, учета производственных запасов и товаров, учета затрат на производство, учета денежных средств и фондов и др.

Обработка бухгалтерского учета на малых предприятиях с большой численностью работающих, со значительным объемом хозяйственных операций и при необходимости составления многих регистров аналитического учета затрудняется использованием пакета «Мини-бухгалтерия». Это и вызвало появление пакетов более высокого уровня — интегрированных систем.

2. Пакеты Интегрированная бухгалтерская система» (ИБС). Большинство разработок этого класса «выросло» из предыдущего. Сегодня группа ИБС является одной из наиболее распространенных. Как правило, система работает локально на одном компьютере или в сетевом варианте на нескольких ПК. Система рассчитана на ведение малого и среднего бизнеса и предназначена для бухгалтерий численностью 2-5 человек. При локальном использовании системы на компьютере находится целиком вся система, в сетевом варианте — на нескольких АРМ по участкам учета. Сетевые версии интегрированных бухгалтерских систем могут быть рассчитаны на интеграцию с различными функциями управления. Например, программа «1С: Предприятие (версии 7.5, 7.7)», кроме бухгалтерского учета, предназначена для производственного учета, выполнения операций по сбыту и снабжению, финансовому планированию и анализу, а также автоматизации

документооборота. Интегрированные бухгалтерские системы относятся к программам, объединяющим и поддерживающим ведение всех основных учетных функций и разделов. Реализуются обычно в рамках одной программы, состоящей из отдельных модулей. Каждый модуль предназначен для обработки отдельных участков учета, где ведется аналитический учет. Основой пакета, как и в «Мини-бухгалтерии», является Головной модуль «Проводка — Главная книга — Баланс», а также модули для выполнения отдельных участков учета. Состав модулей, обеспечивающих автоматизированную обработку бухгалтерских задач, неодинаков в разных

программах. В основном это модули, осуществляющие ведение аналитического учета по финансово-расчетным операциям, учету материалов, учету основных средств и учету товаров. Для учета заработной платы создается, как правило, самостоятельная программа, но этот модуль может находиться и в общей программе. [9, c. 253-255]

Последовательность  обработки учетных задач в  интегрированных системах

заключается в следующем. Сначала обрабатываются отдельные бухгалтерские задачи по участкам учета, в результате чего происходит составление аналитических сводок. После окончания обработки участка учета (или в ходе обработки) бухгалтерские проводки поступают в головной модуль и записываются в единый журнал хозяйственных операций, на базе которого получаются оборотно-сальдовые ведомости, Главная книга, карточки счета, баланс, отчетные формы. Таким образом, осуществляется интеграция обработки всех бухгалтерских задач. Лучшими пакетами этого класса на выставках и конкурсах признаны программы корпорации «Парус», фирмы «1С» («1С: Предприятие версии 7.5, 7.7»), «Инфин», «Суперменеджер», «Инфо-бухгалтер», сетевая программа «Интегратор» фирмы «Инфософт», «Турбо-бухгалтер» (4, 5, 6), «БЭСТ-3» «Интеллект-Сервис». [23,c.35-43]

3. Пакеты «Комплексная система бухгалтерского учета». Бухгалтерский комплекс программ впервые был разработан в 1950-х годах для осуществления комплексной механизации бухгалтерского учета на счетно-перфорационных машинах. В 1970-х годах обработка комплексов бухгалтерских задач была переведена на универсальные ЭВМ, где использовались «типовые проектные решения по бухгалтерскому учету» по каждому участку учета.

При появлении  персональных компьютеров сохранилась  тенденция создания

отдельных программ под каждый участок учета  с возможностью последующей их интеграции.

Бухгалтерский комплекс рассчитан на средние и  крупные предприятия, где

организация бухгалтерского учета осуществляется комплексом взаимосвязанных рабочих мест. Характерными чертами пакетов являются: наличие комплекса локальных, но взаимосвязанных пакетов по отдельным участкам бухгалтерского учета  интерфейс обмена информацией между АРМ сводного учета (АРМ главного бухгалтера) и АРМ отдельных участков учета для получения баланса и отчетности, развернутый аналитический учет по всем участкам учета, расширенный состав традиционного комплекса бухгалтерских задач.

Состав  пакетов комплексов может быть следующим. АРМ главного бухгалтера (АРМ сводного учета), учет труда и заработной платы, учет материальных запасов, учет основных средств и НМА, учет затрат на производство, учет финансово- расчетных операций, учет готовой продукции. Состав пакетов может быть расширен за счет модулей, обеспечивающих учет финансовых результатов, учет капитальных вложений, финансовый анализ и др. Состав пакетов может иметь отличие в комплексах, разработанных разными фирмами. Его содержание может пополняться за счет включения дополнительных модулей. Применение комплексов позволяет создать на средних и крупных предприятиях интегрированную бухгалтерию, где осуществляется комплексная автоматизация бухгалтерского учета. При этом необходимо соблюдать главный принцип: пакеты должны быть информационно взаимосвязаны, что возможно только

при приобретении всего комплекса программ у одной  фирмы-изготовителя, хорошо зарекомендовавшей себя на рынке программных продуктов. К ним относятся пакеты фирм: «Интеллект-Сервис» (программа «БЭСТ-4»), «Микро-Плюс» («Лука»), «Пролог», «Омега» («Бухкомплекс»), фирма «ЭЙС» («Гепард»), «Звезда», «Инфин» («Бухгалтерия-супер»), «Турбо-бухгалтер» (6 проф).

4. Корпоративные системы предназначены для автоматизации функций управления предприятием. Иногда такие системы называют «Корпоративными системами управления финансами и бизнесом». Система состоит из сложных компонентов, включающих в себя функционально полную подсистему бухгалтерского учёта, а также подсистемы управления, планирования, элементы анализа и принятия решений, делопроизводства и т.д. Бухгалтерская составляющая в этих системах не является главенствующей, так как подобные системы в основном ориентированы на процесс управления. В такой системе большое значение имеет информационная взаимосвязь всех составных подсистем. Этот новый класс систем только зарождается в России. Многие зарубежные программные продукты относятся к этому классу. По прогнозам, в ближайшее время такие системы получат в России большое распространение, и спрос на них будет опережать предложение. Корпоративные системы ориентированы прежде всего на управленцев-менеджеров и предусматривают организацию сложной многоуровневой локальной вычислительной сети предприятия и установку автоматизированных рабочих мест в различных подразделениях со сложным сетевым обменом информации. Системы отличаются большой сложностью, высокой стоимостью и требуют индивидуальной настройки под каждого клиента. Реализация корпоративных систем осуществляется, как правило, консалтинговыми организациями, выполняющими работу «под ключ».

Системы индивидуально дорабатываются и  внедряются на базе типового ядра для каждого заказчика. Сложность построения корпоративных систем заключается в наличии различных модулей программ. Типичным примером может служить корпоративная система «Галактика», где выделены функциональные контуры административного управления, оперативного управления, управления производством и бухгалтерский учет, для автоматизированной обработки которых предусматривается около 40 программных модулей (АРМ). Систему можно комплектовать из различных модулей. Корпоративные системы предназначены для использования на крупных предприятиях, в торговых центрах и универмагах, но могут в усеченном составе модулей применяться и на средних предприятиях. В качестве примера можно привести некоторые отечественные организации, разрабатывающие корпоративные системы для крупных предприятий: корпорация «Галактика», фирмы «Инфософт», «Никос-софт», «Омега», «Цефей», «Звезда».

Переходят на составление корпоративных систем для средних предприятий и

корпорация  «Парус», фирма «1С» и др. Несомненным  достоинством этих организаций является комплексный подход к созданию АИС на предприятии. Они обеспечивают обследование информационной системы, выбор и поставку технических средств, установку программы «под ключ», сопровождение системы, обучение персонала. Можно утверждать, что будущее за такими организациями.

Из зарубежных разработок получили всемирную известность  корпоративные системы «R/3», «Platinym», «Slala», «R/Style», «Concorde XAL» и др. [19, c. 11-16]

Таким образом, для правильного выбора и оптимального применения программного продукта, автоматизирующего бухгалтерский учет, необходимо учитывать размер предприятия, сферу деятельности, а также его специфику работы. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

1. Организация бухгалтерского учета на ООО «»

1. Автоматизация бухгалтерского учета с использованием                        АВАCUS Professional

Общество  с ограниченной ответственностью «Тобольск-Нефтехим»  является

дочерним  предприятием ОАО «Сибур-Тюмень».

Основными видами деятельности ООО «Тобольск-Нефтехим»  являются:

- организация  транспортировки и переработки  нефти, конденсата, газа, широкой фракции легких углеводородов;

- производство  нефтепродуктов, нефтехимической и  другой продукции, включая товары и услуги народного потребления;

- экспортно-импортные  операции и др.

Ответственность за организацию бухгалтерского учета  несет Генеральный

директор. Бухгалтерский учет ведется силами бухгалтерии, возглавляемой

Главным бухгалтером. Главный бухгалтер подчиняется непосредственно Генеральному директору и несет  ответственность за формирование Учетной политики в части разделов «Документирование хозяйственных операций», «Бухгалтерская отчетность», «Правила оценки статей бухгалтерской отчетности» ведение бухгалтерского учета, своевременное представление полной и достоверной бухгалтерской отчетности. Главный   бухгалтер   обеспечивает   соответствие   осуществляемых хозяйственных операций законодательству Российской Федерации, контроль за движением имущества и выполнением обязательств ООО «Тобольск-Нефтехим», его филиала и представительств. Бухгалтерия является самостоятельным структурным подразделением на правах отдела  ООО «Тобольск-Нефтехим», подчиняется главному бухгалтеру.

В своей  работе бухгалтерия руководствуется:

• федеральным законом  Российской  Федерации «О бухгалтерском учете»;
• нормативными актами Министерства финансов Российской Федерации органов, которым федеральными законами предоставлено право регулирования бухгалтерского учета;
• действующим законодательством;
• другими нормативными документами, регулирующими систему бухгалтерского учета на предприятии;
• приказами и распоряжениями по предприятию;
• настоящим положением;
• положением о бухгалтерском учете и отчетности РФ.

Бухгалтерский учет ведется с использованием Рабочего плана счетов, разработанного на основе Приказа Минфина РФ от 31 октября 2000 г. № 94н «Об утверждении Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организации и Инструкции по его применению», по сокращенной журнально-ордерной форме с элементами компьютерной обработки. [1]

На предприятии  «Тобольск-Нефтехим» применяется  автоматизированная форма бухгалтерского учета на основе программного комплекса ABACUS Professional, который позволяет накапливать данные непосредственно в традиционных учетных регистрах и на машинных носителях. В общем виде данной форме учета свойственна такая последовательность обработки  информации: Проводка, хозяйственная операция,  документ → Журнал хозяйственных операций → Обороты, итоги, отчеты. (Приложение 2)