Бланки документов. 4
ОГЛАВЛЕНИЕ
Введение…………………………………………………………
1 Бланки документов……………………………………………………
2 Распорядительные документы………………………………………….....
2.1 Приказ………………………………………………………………
2.2 Выписка из приказа………………………………………………………….
2.3 Указание…………………………………………………………
2.4 Распоряжение………………………………………………
2.5 Решение……………………………………………………………
2.6 Постановление……………………………………………
3 Информационно-справочные документы…………………………………………..16
3.1 Общие положения………………………………………
3.2 Письмо………………………………………………………………
3.3 Телеграмма (телетайпограмма)…………………….…………
3.4 Телекс………………………………………………………………
3.5 Телефонограмма…………………………………………
3.6 Телефакс (факс)………………………………………………………………
3.7 Акт………………………………………………………………………
3.8 Протокол…………………………………………………………
3.9 Служебная, докладная, объяснительная записки……………….……………..32
3.10 Справки……………………………………………………………
Список использованных источников…………………………………………………
ВВЕДЕНИЕ
Делопроизводство – это отрасль деятельности, которая обеспечивает документирование и организацию работы с документами.
Документы, иначе официальные документы, или «бумаги», сопровождают человека с самого начала жизни.
Делопроизводство является основой отношений отдельных людей и коллективов. Рыночные экономические отношения только усилили роль документа в обществе. И, как бы ни были насыщены предприятия техникой, началом и итогом оформления всех хозяйственных операций остаётся документ.
Термин «делопроизводство» характеризует совокупность работ по документированию управленческой деятельности учреждений и по организации в них документов. Понятием «документ» определяется информация, записанная любым способом на любом материале, изданная или полученная любым физическим или юридическим лицом, в любой организации для использования в своей деятельности. Таким образом, понятия «управление», «информация», «делопроизводство», «документ» органически взаимосвязаны.
1 БЛАНКИ ДОКУМЕНТОВ
Бланк документа – набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа.
Бланк документа представляет собой лист бумаги стандартного формата, на котором различными техническими средствами нанесены реквизиты, содержащие постоянную для данного вида документа информацию.
Понятие бланка в полной мере применимо только к бумажным документам, однако, при автоматизации делопроизводства практикуется создание электронных файлов, содержащих электронные образы бланков, использование или заполнение которых позволяет создавать юридически полноценные документы, соответствующие современным правилам и действующим бумажным формам. Бланк документа в электронном виде называется наблоном.
Вопрос о способе изготовления бланков каждая организация вправе решать самостоятельно, то есть бланки могут быть отпечатаны типографским способом, средствами оперативной полиграфии или компьютерной техники непосредственно при изготовлении документа
При разработке бланков документов и
дальнейшем их изготовлении необходимо
помнить, что основные требования к бланкам
документов устанавливает ГОСТ Р 6.30-2003
"Унифицированные системы документации.
Унифицированная система организационно-
Так, например, в соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003 бумага, применяемая для изготовления бланков, должна быть белого цвета или слабо окрашена в светлые тона.
В зависимости от расположения реквизитов устанавливают два варианта бланков: угловой и продольный.
При угловом расположении реквизиты "Наименование организации", "Вид документа" и другие необходимые реквизиты на бланке размещаются в верхнем левом углу.
Угловой бланк является наиболее удобным для обработки и экономичным с точки зрения использования площади листа. В этом случае правая сторона верхней части листа может быть использована для размещения реквизитов "Адресат" и "Гриф утверждения документа", резолюций, отметок о рассылке и др. Пример углового бланка представлен на Рисунке 1.
|
Открытое акционерное общество «ЧУДО»
ул. Поморская, д. 11 г. Архангельск, 163000 Тел./факс: 8(8182) 22-55-08 |
№
На № от
é ù
Рисунок 1 - Пример углового бланка
При продольном расположении (продольные бланки) реквизиты "Наименование организации", "Вид документа" и другие необходимые реквизиты на бланке размещаются вдоль верхнего поля и центруются.
Использование продольного бланка письма целесообразно применять в случаях, когда наименование организации содержит большое количество печатных знаков, например, может быть в случае, когда реквизиты бланка даются на двух и более языках. При этом слева следует печатать реквизиты на русском языке, а справа - на национальном, на одном уровне. Если количество используемых национальных языков более одного, сверху следует указывать реквизиты на русском, а ниже - на национальном языке, продлевая строку до границы правого поля.
Продольные бланки на практике используются преимущественно для подготовки нормативных правовых актов. Пример продольного бланка представлен на Рисунке 2.
Открытое акционерное общество
«ЧУДО»
ПРИКАЗ
№
г. Архангельск
é ù
Рисунок 2 - Пример продольного бланка
В зависимости от автора документа бланки документов подразделяются на: бланк организации, бланк структурного подразделения, бланк должностного лица.
В зависимости от вида документа бланки подразделяются на: общий бланк, бланк письма, бланк конкретного вида документа (кроме письма).
2 РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫЕ ДОКУМЕНТЫ
2.1 Приказ
Приказ – наиболее распространенный правовой акт, издаваемый руководителем учреждения (организации, предприятия), действующим на основе принципа единоначалия, в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед данным учреждением. Приказы издаются и по административным вопросам, требующим правового решения.
Приказ оформляется на бланке, где указаны название данного учреждения (организации, предприятия), его вышестоящего органа, вид документа (приказ), место его издания, предусмотрено место для проставления индекса документа, даты, заголовка к тексту.
По содержанию и способам оформления приказы делятся на приказы по основной деятельности и по личному составу. Последние используются для документирования приема, перевода, увольнения и другого движения кадров. Правила оформления приказов по личному составу существенно отличаются от оформления приказов по основной деятельности.
Текст приказа по основной деятельности состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной. Приказы могут издаваться как инициативные, так и во исполнение распорядительных документов вышестоящих организаций, органов власти и управления. В инициативных приказах в констатирующей части излагаются цели и задачи предписываемых приказом управленческих действий, дается объяснение необходимости издания приказа. В приказах, издаваемых во исполнение распорядительных документов вышестоящих организаций, констатирующая часть содержит название вида документа, автора, дату, номер и заголовок этого документа. Если предписываемое действие не нуждается в разъяснении, констатирующая часть может не составляться.
Распорядительная часть приказа начинается со слова «ПРИКАЗЫВАЮ», которое печатается прописными буквами с новой строки (без абзаца). Текст приказа обычно делится на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Пункты приказа формулируют различные по характеру исполнения действия. Каждый пункт распорядительной части начинается с указания исполнителя (им может быть организация, структурное подразделение или отдельное должностное лицо). Предписываемое действие формулируется в тексте приказа глаголом в неопределенной форме (осуществить, обеспечить, подготовить, отгрузить и т.д.). Срок исполнения приводится либо в каждом пункте приказа, либо выделяется в один обобщенный пункт для всех предписываемых действий. В отдельном пункте приказа называются лица, на которых возложен контроль за его исполнением: «Контроль за исполнением приказа возложить на...». В случае, если издаваемый документ отменяет ранее изданный приказ, в последнем пункте указывается: «Приказ от 00.00.00 № 00 считать утратившим силу (считать недействительным)». Если приказ отменяет только один (или несколько) пунктов ранее изданного, то отменяются соответствующие пункты.
В управленческой практике принято согласовывать проект приказа с заинтересованными структурными подразделениями и юрисконсультом, который, визируя проект документа, проверяет его соответствие действующим нормативным, законодательным и распорядительным актам.
Приказ вступает в силу с момента его подписания и регистрации, которая проводится отдельно от других документов. Регистрационные индексы присваиваются приказам в пределах календарного года.
Приказы оформляются на общем бланке предприятия или на бланке приказа.
Пример приказа по основной деятельности показан на Рисунке 3.
Приказы по личному составу, как правило, составляются в случае приема, увольнения или перевода работников предприятия.
Открытое акционерное общество
«ЧУДО»
ПРИКАЗ
14.01.2014 № 10
г. Архангельск
éО проведении аттестации ù
В целях улучшения подбора кадров, а также для повышения уровня деловой квалификации
ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Провести
плановую аттестацию
2. Предоставить работникам выходные дни для прохождения аттестации. Ответственный - начальник отдела кадров Е.Н. Пономарева.
3. Контроль за
выполнением настоящего
Директор Н.Н. Коломоец
Начальник отдела кадров
Е.Н. Пономарева
14.01.2014
С приказом ознакомлены:
Главный технолог С.В. Полушина
16.01.2014
Технолог А.В. Третьякова
18.01.2014
Светлана Андреевна Анисимова
42-70-09
В дело 11-03
19.01.2014
Рисунок 3 - Пример приказа по основной деятельности
2.2 Выписка из приказа
В ряде случаев ответственному исполнителю для работы не требуется полный текст приказа. В этом случае делается выписка из него. По составу реквизитов и оформлению выписка практически не отличается от самого приказа. В выписке уточняется название документа: вместо слова ПРИКАЗ печатаются слова ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА. Вместо полного текста печатается та часть приказа, которая касается непосредственно исполнителя. Выписка заверяется секретарем.
Пример выписки из приказа показан на Рисунке 4.
Выписка из приказа – это копия приказа, воспроизводящая его часть, заверенная в установленном порядке. В практической деятельности приходится часто делать выписки из приказов.
Выписка из приказа оформляется на общем бланке организации с обозначением номера и даты приказа, из которого делается выписка.
Если выписка изготавливается не на бланке, то при ее оформлении полностью воспроизводятся реквизиты бланка подлинника.
Выписка отличается от других видов копий тем, что в ней воспроизводится не весь текст документа, а только та часть, которая нужна для практической работы.
В то же время в ней не должны нарушаться связанность содержания и точный смысл каждого извлечения. В начале и в конце каждого извлечения из документа, а также в местах пропуска отдельных слов ставится многоточие.
Отдельные слова и выражения подлинного документа, вызывающие сомнения, должны оговариваться словами «так в документе».
Если текст подлинника приказа, например, состоит из 4 пунктов, то в тексте выписки могут быть включены 1, 2 или 3 пункта. Нумерация этих пунктов будет сохраняться, как в подлиннике. Констатирующая часть текста воспроизводится полностью.
Открытое акционерное общество
«ЧУДО»
ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА
14.01.2014 № 10
г. Архангельск
éО проведении аттестации ù
В целях улучшения подбора кадров, а также для повышения уровня деловой квалификации
ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Провести плановую аттестацию работников в срок до 01.02.2014. Ответственный - технолог А.В. Третьякова.
Директор Н.Н. Коломоец
Верно
Секретарь-референт С.А. Анисимова
20.01.2014
Рисунок 4 - Бланк выписки из приказа
2.3 Указание
Указание – правовой акт, издаваемый органом государственного управления преимущественно по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других актов данного или вышестоящего органа управления.
Если указания рассылаются в подведомственные организации с целью доведения до них норм общего характера или иных сведений, они оформляются на общем бланке с угловым расположением реквизитов и оформлением в правом верхнем углу реквизита «Адресат».
Обязательными реквизитами указания являются: наименование организации, название вида документа (УКАЗАНИЕ), дата и регистрационный номер документа, место составления или издания, заголовок к тексту, подпись, визы согласования документа.
2.4. Распоряжение
Распоряжение – распорядительный документ, издаваемый руководителем коллегиального органа для единоначального решения оперативных вопросов.
Распоряжения издают также заместители первого руководителя, главные специалисты, руководители структурных подразделений по оперативным вопросам хозяйственной, производственной, административной деятельности. Как правило, распоряжение имеет ограниченный срок действия и распространяется на узкий круг исполнителей (структурных подразделений).
По составу реквизитов и их расположению распоряжение не отличается от приказа, однако часто не содержит констатирующей части. В таком случае текст распоряжения начинается непосредственно с пунктов, формулирующих распорядительные действия. Если необходимость объяснения издания распоряжения все-таки существует, то текст распорядительной части начинается со слова «ПРЕДЛАГАЮ» или «ОБЯЗЫВАЮ».
2.5. Решение
Решение – распорядительный документ, издаваемый органами, действующими на основе коллегиальных принципов управления (муниципальные органы управления, ученые и методические советы, советы директоров, правления кооперативов, общие собрания акционеров и др.).
Решения оформляются, как правило, на бланках, включающих следующие реквизиты: название органа управления, вид документа (решение), место для проставления даты, индекса документа, место его издания, место для размещения заголовка к тексту.
Текст решения состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной. Если решение издается по инициативе данного органа управления, то в констатирующей части указывают причины издания и цели, которые должны быть достигнуты при его выполнении. Если решение издается на основании распорядительного документа вышестоящего органа управления, то в констатирующей части дается ссылка на него.
Распорядительная часть решения начинается с названия органа, его принимающего, и слова «РЕШИЛ», которое пишется прописными буквами. Распорядительная часть, как правило, состоит из нескольких пунктов, в каждом из которых указываются исполнитель (организация, должностное лицо), предписываемое действие и срок исполнения. В последнем пункте решения называют лицо, на которое возлагается контроль за исполнением.
Юридическую силу решение обретает после его подписания председателем и секретарем коллегиального органа, присвоения документу номера (т.е. регистрации) и проставления даты. Датой решения является дата проведения заседания коллегиального органа, на котором оно было принято.
2.6. Постановление
Постановление – правовой распорядительный документ, издаваемый высшими органами государственной власти, комитетами и комиссиями, образуемыми при органах власти (административные, наблюдательные, по делам несовершеннолетних и др.).
Постановление и решение оформляется на общем бланке и имеет следующие реквизиты: Государственный герб Российской Федерации (герб субъекта Федерации или муниципального образования), если организация имеет право на гербовой бланк, наименование вышестоящего органа, наименование организации-автора, название вида документа, дата и номер документа, место издания, заголовок к тексту, подпись руководителя коллегиального органа.
Текст постановления состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной, разделенных словом «ПОСТАНОВЛЯЕТ», которое печатается прописными буквами. Распорядительная часть излагается пунктами, имеющими нумерацию. При необходимости констатирующая часть может содержать ссылки на законы, ранее изданные постановления и другие нормативные акты. Пункты распорядительной части содержат нормативные положения или поручения.
Постановления могут содержать приложения, ссылка на которые дается в соответствующих пунктах распорядительной части: «(приложение 1)». На самом приложении в верхнем правом углу отмечается:
ПРИЛОЖЕНИЕ 1
к постановлению Правительства
Российской Федерации
от 27 января 2006 г. № 18
Проект постановления должен быть согласован со всеми заинтересованными органами исполнительной власти и подразделениями. Обязательна процедура юридической экспертизы проектов постановлений.
Постановления подписывает руководитель органа управления. Постановления правительства Российской Федерации и федеральных органов исполнительной власти вступают в силу после их регистрации и официального опубликования.
3 ИНФОРМАЦИОННО-СПРАВОЧНЫЕ
3.1 Общие положения
К информационно-справочным документам относят письма, докладные (служебные) и объяснительные записки, сводки, справки, акты, телеграммы и телефонограммы. Все эти документы предназначены либо для передачи информации от одного адресата к другому, либо для фиксации каких-то информационных сведений. В отличие от распорядительных документов эти документы могут не требовать исполнения. Информация, заключенная в них, может побуждать к действию, а может быть только принята к сведению.
3.2 Письмо
Письмо - обобщенное название различных по содержанию документов, служащих средством общения между учреждениями в процессе осуществления их деятельности. Даже в случаях переписки между частными лицами и учреждением ее содержание касается управленческих вопросов.
Письмо — самый распространенный способ
обмена информацией, оно объединяет огромную группу самых различных
по содержанию документов. Письма составляют
большую часть входящих и исходящих документов
любого учреждения. Имеется множество
разновидностей писем: сопроводительные,
информационные, гарантийные, рекламные,
претензионные, арбитражные, письма-подтверждения,
письма-напоминания, письма-извещения,
письма-просьбы и т.д.
В письмах выражают поздравления, пожелания,
приветствия в торжественных случаях.
Письма направляют в знак проявления участия
и выражения соболезнования в драматических
и трагических ситуациях.
Письмо оформляют на специально предназначенном для этого вида документа бланке формата А4, если текст не превышает семи строк, то используют формат А5.
Текст письма строят по схеме: введение (приводятся мотивы составления письма, ссылки на события, факты, решения вышестоящих учреждений и другие факторы, послужившие основанием для составления письма); доказательства (обоснование вопроса, изложенного в письме); заключение (излагаются выводы, предлагаются решения). В отдельных случаях письма могут содержать одну заключительную часть текста без пояснений.
Письмо должно быть посвящено одному вопросу, что упрощает операции по обработке писем и ускоряет исполнение в той организации, куда они адресованы. По объему письмо не должно превышать одну машинописную страницу.
К тексту письма предъявляются требования: ясность, четкость, краткость изложения, так как цель составления и направления писем сводится, как правило, к побудительным мотивам. Текст письма должен содержать достаточно обоснованные аргументы и полную информацию, позволяющие адресату принять решение по поднятому в письме вопросу. В письмах не допускаются рассуждения, повествования, домыслы, неуместные лишние детали и общие места, так как многословие и большой объем документа не способствуют усвоению сути, основного смысла письма. Тон письма в любом случае должен быть нейтральным. В письмах не следует проявлять ярко выраженный, эмоциональный тон, придавать им личностный характер, так как письмо является официальным документом, исходит от организации, предназначено для делового общения.
По характеру информации письма имеют много разновидностей: сопроводительное письмо; письмо-просьба; письмо-запрос; письмо-ответ; письмо-сообщение; письмо-подтверждение; информационное письмо; гарантийное письмо; письмо-извещение; письмо-приглашение; письмо-предложение; письмо-напоминание; письмо-требование; письмо-благодарность; письмо-поздравление.
Сопроводительное письмо – служебное письмо, используемое для отправки документов не имеющих адресной части.
Текст сопроводительного письма начинается словами: «Представляем Вам…» (в вышестоящую организацию), «Направляем Вам…» (в подведомственную организацию), «Высылаем Вам» (в стороннюю организацию). Одновременно с этим может содержаться дополнительная информация, отражающая характер управленческой ситуации, в которой осуществляется деловое общение: «В соответствии с предварительной договоренностью высылаем Вам…», «В соответствии с дополнительным договором высылаем Вам…», «В подтверждении нашей договоренности высылаем Вам…».
Текст сопроводительного письма может содержать просьбы, связанные с теми материалами, которые составляют приложения к сопроводительному письму. В этом случае сначала говорится о направлении документа, затем излагаются просьбы и пояснения.
Письмо-просьба – служебное письмо, цель которого – получение информации, услуг, товаров, необходимых организации-автору.
Огромное количество управленческих ситуаций дают повод для составления писем-просьб. Письмо-просьба должно содержать обоснование просьбы и изложение самой просьбы. Обоснование должно предшествовать изложению просьбы. Обоснование может отсутствовать в случаях очевидности просьбы, его типового характера, а также в случае, если осуществление действий, составляющих просьбу, является обязанностью организации, подразделения, должностного лица. Просьба излагается с помощью глагола «просить»: «Просим Вас провести…», «Просим Вас предоставить…», «Просим Вас сообщить…» и т.д. Просьба может формулироваться и без глагола «просить», например: «Надеемся на положительное решение вопроса…», «Надеемся, что Вы сочтете возможным рассмотреть наше обращение» и т.п.
В одном письме может содержаться несколько просьб. В этом случае используют следующие языковые обороты: «Также просим Вас рассмотреть (предоставить, провести…)», «Одновременно просим Вас…».
Информационном письмо – служебное письмо, в котором адресату сообщаются сведения официального характера.
Информационные письма нередко носят типовой характер и рассылаются органами власти и управления различных уровней подведомственным организациям или организациям определенного типа. В информационных письмах могут дословно приводиться отдельные положения законодательных и иных нормативных правовых документов, могут содержаться рекомендации и предложения.
Информационные письма могут содержать приложения. Объем информационного письма колеблется от одного абзаца до нескольких страниц. Как правило, информационные письма подписываются руководителем организации.
Письмо-запрос – служебное письмо, направляемое с целью получения каких-либо официальных сведений или документов.
Текст письма-запроса содержит обоснование необходимости предоставления сведений или материалов и собственно изложения запроса. В обосновании могут содержаться ссылки на законодательные и иные нормативные акты, организационно-правовые документы, так как организация не имеет права запрашивать сведения, не обусловленные ее функциональной деятельностью.
В целом письма-запросы составляют так же, как письма-просьбы. Письма-запросы, как правило, подписываются руководителем организации или официально уполномоченным на это должностным лицом.
Письмо-запрос требует письма-ответа.
Письмо-ответ – служебное письмо, составляемое как ответ на письмо-просьбу или письмо-запрос. Ответ может быть положительным или отрицательным (письмо-отказ).
При составлении писем-ответов должен соблюдаться принцип языкового параллелизма: в тексте письма-ответа следует использовать те же языковые обороты, лексику, которые использовал автор в инициативном письме, при условии, что письмо-просьба было составлено грамотно в языковом отношении. Допущенные автором письма-просьбы ошибки переносить в письмо-ответ не допускается. Не следует ссылку на поступившее письмо включать в текст письма-ответа («На Ваше письмо от_____ №___...»). Для ссылки на поступившее письмо в составе реквизитов бланка есть реквизит «Ссылка на дату и номер поступившего документа», куда и вносятся сведения об инициативном письме.
Отрицательный ответ должен быть обоснован, нельзя просто отказать в просьбе без объяснения, поэтому письмо-отказ целесообразно начинать с обоснования отказа: «В связи с …». В случае отрицательного ответа рекомендуется сообщить адресату информацию о том, кто, на каких условиях, когда может дать положительный ответ на данную просьбу или запрос, если автор письма информацией располагает.
- Бланки документов
- Бланки документов
- Бланки документов: виды бланков, требования к оформлению и изготовлению
- Бланки документов: понятие и виды, варианты и способы размещения реквизитов, правила оформления и изготовления
- Бланки документов предприятия АПК и требования к ним
- Бланки документов предприятия. Личное дело
- Бланки документов, требования к их разработке и применению
- Благотворительный фонд AVON «Вместе против рака груди»
- Благоустройство городов
- Благоустройство и экологическое благополучие микрорайона Уктус
- Блаженный Августин
- Блаженный Августин
- Бланк
- Бланки документов
