Бланки документов. 2

1 БЛАНКИ ДОКУМЕНТОВ         5

2 РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫЕ  ДОКУМЕНТЫ       13

2.1 Общие  документы          13

2.2 Приказы            13

2.2.1 Приказы  по основной деятельности       13

2.2.2 Приказы  по личному составу        15

2.3 Выписка из приказа          18

2.4 Распоряжение           18

2.5 Указание           20

2.6 Решение            20

2.7 Постановление           21

3 ИНФОРМАЦИОННО-СПРАВОЧНЫЕ  ДОКУМЕНТЫ     23

3.1 Письма            23

3.2 Телеграммы, телексы, телефонограммы, факсы      27

3.3 Акты            35

3.4 Протоколы           38

3.5 Докладные,  служебные, объяснительные записки     42

3.6 Справки            44

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ      47 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     ВВЕДЕНИЕ 

     «Делопроизводство, документационное обеспечение управления: отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с документами».

     Термин  «делопроизводство» появился несколько  веков назад (предположительно в XVII веке) и первоначально означал  процесс решения (производства) дела. Любое дело заканчивается таким  решением, которое необходимо закрепить в виде документа. Надлежащее оформление, правильная организация работы с документами в учреждениях, организациях, на предприятиях, фирмах, обеспечение хранения архивных документов - непременные условия, которые обеспечивают законность и правопорядок в обществе, стабильность и защиту общественных интересов, прав и свобод граждан, наконец, нормальную деятельность государства. От организации делопроизводства зависят оперативность, надежность, экономичность управленческого труда, культура работы, возможность использования в будущем информации, зафиксированной в документах. Вот почему государство регулирует данную отрасль деятельности, издавая соответствующие нормативно-правовые акты и методические документы (указания, рекомендации).

     Нормативно-методическую базу делопроизводства составляет совокупность законов, нормативных правовых актов  и методических документов, регламентирующих технологию создания, обработки, хранения и использования документов в  текущей деятельности учреждения, а также работу службы делопроизводства, ее структуру, функции, штаты, техническое обеспечение и др.

     Нормативно-методическая база делопроизводства включает в себя:

     - законодательные акты Российской Федерации в сфере информации и документации;

     - указы и распоряжения Президента Российской Федерации, постановления и распоряжения Правительства Российской Федерации, регламентирующие вопросы документационного обеспечения на федеральном уровне;

     - правовые акты федеральных органов исполнительной власти (министерств, комитетов, служб, агентств и др.) как общеотраслевого, так и ведомственного характера;

     - правовые акты органов представительной и исполнительной власти субъектов Российской Федерации и их территориальных образований, регламентирующие вопросы делопроизводства; 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     1 БЛАНКИ ДОКУМЕНТОВ 

     Бланк – это стандартный лист бумаги, на котором отображена постоянная информация и отведено место для переменной. Применение бланков сокращает время, затрачиваемое на составление документа, повышает культуру документационного обеспечения управления.

     Как правило, документы оформляются  на бланках, которые изготавливаются  либо типографским способом, либо моделируются на компьютере с соблюдением определенных правил и сложившихся традиций.

     Для организации, ее структурного подразделения, должностного лица установлены следующие  виды бланков документов: общий бланк, бланк письма и бланк конкретного  вида документа.

     Бланки  могут иметь как продольное, так  и угловое расположение реквизитов.

     При продольном расположении реквизиты адресанта – автора документа – располагают по центру вдоль верхней части листа, а информацию об адресате – в правом углу ниже реквизитов автора документа.

     При угловом варианте на бланке создаются  две зоны: левую отводят для реквизитов адресанта, а правую – для реквизитов адресата. Вариант бланка с угловым расположением реквизитов считается наиболее удобными экономичным по использованию площади листа и рекомендуется для всех видов внешней и внутренней переписки (писем, служебных, докладных, пояснительных записок, справок и т.д.). Угловое расположение реквизитов предпочтительнее также для тех видов документов, которые требуют утверждения, резолюции; располагают их в правом верхнем углу.

     В соответствии со сложившейся практикой и зарубежным опытом в целях экономии площади листа справочные данные организации можно располагать на нижнем поле бланка.

     Если  бланк предприятия или фирмы  составлен на нескольких языках, рекомендуется  использовать продольные бланки, при  этом бланковые надписи на русском языке располагают ниже или справа от наименования на государственном языке Российской Федерации.

     Большинство служебных документов оформляется  на бумаге формата А4 (210х297) и А5 (248х210). Допускается использование бланков  формата А3 и А6.

     Бланки  документов, согласно стандарту, должны иметь поля:

     левое – не менее 20 мм;

     верхнее – не менее 20 мм;

     правое  – не менее 10 мм;

     нижнее  – не менее 20 мм.

     Расстояние  между отдельными реквизитами –  от 1–1,5 до 3 межстрочных интервалов. Если один реквизит растягивается на несколько строк, то его текст печатается через один интервал.

     Если  документ имеет более одной страницы, то начиная со второй страницы они  нумеруются арабскими цифрами без  точек и тире. Согласно стандарту  номер страницы проставляется в центре верхнего поля страницы.

     ГОСТ  Р 6.30-2003 "Унифицированные системы  документации. Унифицированная система  организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" классифицирует бланки организационно-распорядительных документов по следующим признакам:

     - расположению реквизитов;

     - по автору документа;

     - виду документа

     В зависимости от расположения реквизитов устанавливают два варианта бланков:

     - угловой;

     - продольный. [1, пункт 4.4]

     В зависимости от автора документа  бланки документов подразделяются на: 2

     - бланк организации;

     - бланк структурного подразделения;

     - бланк должностного лица. [1, пункт 4.6]

     В зависимости от вида документа бланки подразделяются на: 3

     - общий бланк;

     - бланк письма;

     - бланк конкретного вида документа (кроме письма). [1, пункт 4.6]  

     Устанавливают два стандартных формата бланков  организационно-распорядительных документов - А4 (210 х 297 мм) и А5 (148 х 210 мм). [1, пункт 4.4]

     Формат  бланка выбирается в зависимости  от объема текста и количества реквизитов, которые должны быть размещены при подготовке документа.

     На  практике также могут использоваться другие форматы бумаги (для остальных  классов управленческой документации). Например, для изготовления документов, текстовая содержательная часть  которых оформлена в виде таблицы с множеством граф, может использоваться бланк формата А3 (420 х 297 мм).

     Потребительские форматы бумаги устанавливает ГОСТ 9327-60 "Бумага и изделия из бумаги. Потребительские форматы".

     ГОСТ  Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" устанавливает минимальные размеры полей.

     Каждый  лист документа, оформленный как  на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее:[1, пункт 4.4]

     20 мм - левое; 

     10 мм - правое;

     20 мм - верхнее; 

     20 мм - нижнее.

     При подготовке документа на нескольких листах все листы имеют одинаковые размеры полей. [2]

     Организация имеет право сама решать, какие  размеры полей целесообразно  установить для различных видов документов, но не менее тех размеров, которые установлены ГОСТ. [2]

     Особого внимания требует левое поле –  поле для подшивки документа в  дело. Из этого можно сделать вывод, что при разработке бланков документов временного срока хранения (до 10 лет), например, бланков писем, можно оставить левое поле шириной 20 мм, а при разработке бланков документов длительного (свыше 10 лет) и постоянного сроков хранения лучше установить левое поле в 30-35 мм.

     Правое  и нижнее поля оставляют на случай износа бумаги, верхнее – для указания страниц в многостраничных документах.

     При использовании оборотной стороны  листа левое поле должно составлять не менее 10 см, правое – не менее 20 мм, то есть наоборот по сравнению с  лицевой стороной.

     Реквизит  документа – обязательный элемент оформления официального документа. [3]

     Состав  реквизитов, которые используются при  подготовке и оформлении организационно-распорядительных документов, определяется ГОСТом Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов". Кроме этого данный ГОСТ устанавливает требования к оформлению реквизитов, закрепляет схемы их расположения и выделяет реквизиты, которые должны использоваться при изготовлении бланков документов.

     ГОСТ  Р 6.30-2003 устанавливает следующие  реквизиты, которые используются при  подготовке и оформлении организационно-распорядительных документов:

       01 - Государственный герб Российской Федерации;

      02 - герб субъекта Российской Федерации;

      03 - эмблема организации или товарный  знак (знак обслуживания);

      04 - код организации;

      05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

      06 - идентификационный номер налогоплательщика/код  причины постановки на учет (ИНН/КПП);

      07 - код формы документа;

      08 - наименование организации;

      09 - справочные данные об организации;

      10 - наименование вида документа;

      11 - дата документа;

      12 - регистрационный номер документа;

      13 - ссылка на регистрационный  номер и дату документа;

      14 - место составления или издания  документа;

      15 - адресат;

      16 - гриф утверждения документа;

      17 - резолюция;

      18 - заголовок к тексту;

      19 - отметка о контроле;

      20 - текст документа;

      21 - отметка о наличии приложения;

      22 - подпись;

      23 - гриф согласования документа;

      24 - визы согласования документа;

      25 - оттиск печати;

      26 - отметка о заверении копии;

      27 - отметка об исполнителе;

      28 - отметка об исполнении документа  и направлении его в дело;

      29 - отметка о поступлении документа в организацию;

      30 - идентификатор электронной копии  документа.

     Для документов, создаваемых в процессе деятельности федерального органа исполнительной власти, Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. № 477, установлен следующий состав реквизитов:

     - Государственный герб Российской Федерации;

       - наименование федерального органа исполнительной власти;

       - должность лица - автора документа;

       - подпись должностного лица;

       - вид документа;

       - место составления (издания) документа;

       - справочные данные о федеральном органе исполнительной власти;

       - адресат;

       - дата документа;

       - регистрационный номер документа;

       - наименование либо аннотация документа;

       - текст документа;

     - ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта;

     - отметка о наличии приложений;

     - гриф согласования;

     - гриф утверждения;

     - виза;

     - оттиск печати;

     - отметка о заверении копии;

     - отметка об исполнителе;

     - указания по исполнению документа;

     - отметка о контроле документа;

     - отметка об исполнении документа;

     - отметка о конфиденциальности;

     - отметка о поступлении документа.

     При подготовке и оформлении документов необходимо помнить, что различные  документы состоят из разного  набора реквизитов и что при составлении одного вида документа не нужно использовать их все. Некоторые реквизиты являются взаимоисключающими, например, "Название вида документа" и "Справочные данные об организации". Реквизит "Справочные данные об организации" указывается только в письмах, при этом на бланке письма не пишут наименование вида документа.

     Число реквизитов, характеризующих документы, определяется целями создания документа, его назначением, требованиями к  содержанию и форме данного документа, способом документирования. Для каждого вида документа может быть выделен состав обязательных реквизитов, которые должны использоваться при его создании.

     Пример  бланка продольного приказа представлен  на рисунке 1, а пример бланка углового письма на рисунке 2. 
 
 
 

      Открытое акционерное общество

     «Тигр» 

     ПРИКАЗ 

           № 

     г. Архангельск 

     é ù 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Рисунок 1 – Образец бланка продольного  образца

ОАО  «Тигр»       ул. Поморская д.11,      г. Архангельск, Россия, 163016      Тел.: (818) 65-25-45

     

       №

     На  №  от 

     é ù 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     Рисунок 2 - Образец бланка углового образца 
 
 
 
 

     2 РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫЕ ДОКУМЕНТЫ 

     2.1 Общие документы 

     Распорядительные  документы играют важную роль в управлении учреждениями, предприятиями, организациями. Посредством распорядительных документов осуществляется администрирование любым предприятием.

     Их  издание необходимо по организационным  вопросам, вопросам производства, материально-технического снабжения и сбыта, финансов и  кредита, труда и заработной платы  и т.д. Они обращены к нижестоящим  или подчиненным организациям, группам или отдельным должностным лицам.

     К распорядительным документам относятся: постановления, указания, приказы, решения, распоряжения, протоколы. Эти документы  отличаются друг от друга составом реквизитов и некоторыми особенностями текста.

     Основным  распорядительным документом на предприятии  является приказ. Они подразделяются на два вида – приказы по основной деятельности и приказы по личному  составу (кадровые приказы). 

     2.2 Приказ 

     2.2.1 Приказ по основной деятельности 

     Приказ – это правовой акт, издаваемый руководителем предприятия, действующим на основании единоначалия. Приказ предназначен для разрешения основных и оперативных задач предприятия. Они издаются только по необходимости. Изменения, дополнения, отмену приказов производят на основании новых приказов.

     Приказ  существует в двух стадиях: сначала  составляется проект приказа, затем  издается сам приказ. Подготовка приказа  включает следующие этапы:

     - изучение существа вопроса;

     - знакомство с законодательными  актами;

     - проработка информационно-справочных документов предприятия (справок, отчетов, писем);

     - подготовка текста проекта документа;

     - согласование текста проекта  документа;

     - согласование проекта приказа;

     - печать и проверка правильности  оформления приказа;

     - визирование, согласование, подписание приказа;

     - регистрация приказа;

     - доведение до сведения исполнителей.

     Подготовку  приказа, как правило, поручают структурному подразделению, группе лиц или отдельному должностному лицу.

     Текст приказа обычно состоит из констатирующей и распорядительной частей. В констатирующей части излагаются факты, раскрывают причины и цели, послужившие основанием для приказа. Она должна быть лаконичной. Если в основу приказа положен документ государственных органов, то делается обязательная ссылка (наименование документа, автор, дата, №).

     В несложных приказах констатирующая часть может отсутствовать.

     Распорядительную  часть обычно начинают глаголом первого  лица «ПРИКАЗЫВАЮ», которое пишут  прописными буквами от границы левого поля, или его заменяют глаголом в инфинитиве (организовать, поставить и т.д.). Распорядительные пункты пишут с красной строки и нумеруют арабскими цифрами.

     Распорядительный  пункт строится последовательно  по схеме: исполнитель (наименование должности, Ф.И.О. или структурное подразделение, организация) – действие – срок.

     Последний пункт приказа, для более действенного контроля, формулируют следующим  образом: «контроль за исполнением  приказа возложить на…», затем  пишут наименование должности, Ф.И.О. или структурное подразделение. Пункт о контроле не вносится, если руководитель сам непосредственно отвечает за контроль, но некоторые руководители предпочитают такую формулировку: «Контроль за исполнением приказа оставляю за собой».

     Некоторые сведения в приказе могут быть оформлены в виде приложения к приказу (таблицы, задания, формы отчетности, информационные, инструктивные материалы и т.д.).

     Дата  приказа – это дата его подписания, а начало действия распорядительного  акта – факт его регистрации. Подписывает  приказ руководитель предприятия, в его отсутствие – заместитель. При подписании приказа должностным лицом, замещающим руководителя, в реквизите «Подпись» ставится его конкретная должность, инициалы и фамилия. Проставление помет в виде косой черты ( / ) или предлога «за» перед наименованием должности не допускается. Пример приказа по основной деятельности представлен на рисунке 3.

     Приказы по личному составу отражают сведения о кадрах: прием (увольнение) на работу, перемещение по работе, установление должностных окладов, предоставление отпуска, неполного рабочего дня, командировки, изменение фамилий, поощрения, взыскания и т.д.

     Пример  приказа по основной деятельности представлен  на рисунке 3. 

     2.2.2 Приказ по личному составу 

     Приказы по личному составу являются основанием для внесения соответствующих записей  в другие документы (трудовые книжки, личные карточки, финансовые документы).

     Номер (индекс) приказа пишется либо с  пометкой «К», что означает приказ по кадрам, либо с пометкой «ЛС» – по личному составу. Регистрацию таких приказов, их комплектование в дела производят раздельно, т.к. у них разные сроки хранения.

     Каждый  пункт кадрового приказа обосновывается наличием другого документа (заявления сотрудника, докладной записки, распоряжения и т.п.).

     В приказе о приеме на работу следует указывать: на какую должность принимается работник; в какое подразделение, с каким окладом, с какого числа; вид работы (постоянная, с испытательным сроком, со стажировкой, временная на срок, по совместительству). При необходимости указывают особые условия работы – с принятием материальной ответственности, с сокращенным или неполным рабочим днем и т.д. Приказы о приеме на работу оформляются на бланке формы № Т-1, Т-1а.

     При переводе сотрудника на другую работу в приказе указывают: вид и причину перевода, устанавливаемый оклад на новом рабочем месте, длительность, в случае временного перевода. При переводе на вышестоящую должность в основании ссылаются на представление руководи теля структурного подразделения и заявление работника. Для этих приказов используются унифицированные формы №Т-5, Т-5а.

     При поощрении в качестве основания к приказу делают ссылку на представление руководителя структурного подразделения, а при наложении взыскания – на докладную записку руководителя структурного подразделения и объяснительную записку виновного. Записи о взыскании в трудовую книжку не вносятся. Благодарности и взыскания оформляют отдельными приказами. Приказы о поощрении оформляются по форме №Т-11, №Т-11а.

     При предоставлении отпуска в приказе следует указать вид отпуска, за какой период он предоставляется, общее количество календарных дней, дату ухода и возвращения работника. График отпусков оформляется по форме Т-7.

     При увольнении работника указывают причину увольнения со ссылкой на конкретную статью Трудового кодекса РФ и дату увольнения. Как основание к приказу дают ссылку на заявление работника, а при принудительном увольнении – на докладную записку руководителя структурного подразделения и объяснительную записку увольняемого с указанием соответствующей статьи Трудового кодекса РФ. Для этих видов приказов используется форма о прекращении трудового договора №Т-9, Т-9а.

     Фамилию, имя и отчество в приказах по личному  составу всегда пишут полностью, чтобы избежать неточностей и недоразумений.

       К тексту приказа по личному  составу предъявляются особые  требования, т.к. они отражают  права работника и являются  основными документами, подтверждающими  трудовой стаж и заработную  плату при начислении пенсии.