Деловая документация. Правила оформления. 3

Введение 

     Примерная инструкция по делопроизводству в министерствах, госкомитетах и других центральных  органах управления, учреждениях, организациях и на предприятиях Республики Беларусь подготовлена с целью совершенствования  на единой основе документационного  обеспечения управления и повышения  его эффективности путём унификации состава и форм управленческих документов, а также технологии работы с ними.

     Примерная инструкция устанавливает общие  требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в министерствах, государственных комитетах и  других центральных органах управления, учреждениях, организациях и на предприятиях Республики Беларусь, независимо от форм собственности и ведомственной  принадлежности.

     Вопросы работы с документами организаций  регулируются законодательством Республики Беларусь, нормативно–методическими документами Комитета по архивам  и делопроизводству Республики Беларусь, уставами и положениями министерств, госкомитетов, ведомств, учреждений, организаций  и предприятий.

     Организации ведут делопроизводство на основе самостоятельно разрабатываемых индивидуальных инструкций и других нормативно–методических  документов, не противоречащих Примерной  инструкции.

     Положения инструкций распространяются как на традиционное делопроизводство, так  и на организацию работы с документами, создаваемыми средствами вычислительной техники — машиночитаемые и др., независимо от их носителей.

     Сегодня в одной из самых консервативных сфер деятельности работе с официальными документами осуществляется технологический  прорыв: на смену бумажному делопроизводству приходит электронный документооборот.

     Цель  исследования – исследовать правила оформления документов в Республике Беларусь для дальнейшего их применения на практике. В данной работе исследованы основные составляющие документов, и оформление отдельных их видов.

     Предмет исследования – правила оформления деловых бумаг. Делопроизводство в Беларуси.

     Актуальность. Сегодня, в одной из самых консервативных сфер деятельности – работе с официальными документами, осуществляется технологический прорыв. Как следствие требуется специальное изучения оформления документов в электронном виде. В наше время так же остро стоит проблема информационной безопасности и электронного копирования документов. 

     Источники информации. Данная тема исследована по материалам периодической печати, нормативно-правовым актам Республики Беларусь, а так же иной литературе указанной в конце работы. 
 
 

     1. Оформление реквизитов документа 

     Подготовка  документа включает составление  и оформление проекта документа, его подписание, при необходимости  — согласование (визирование) проекта, утверждение, размножение (тиражирование).

     Для придания документу юридической  силы необходимо наличие обязательных для данного вида документа реквизитов:

     - наименование организации (автора);

     - код организации; 

     - название вида документа или  унифицированной формы документа  (включая заголовок);

     - код формы документа; 

     - заголовок к тексту;

     - текст; 

     - дата;

     - индекс;

     - визы;

     - подпись уполномоченных и ответственных  лиц. 

     Наименование  организации–автора документа указывается  в точном соответствии с положением (уставом) о ней. Сокращенное наименование помещается на бланке вслед за полным наименованием и применяется  только в том случае, если оно  официально зафиксировано в положении  (уставе) об организации. Код организации–автора документа должен соответствовать наименованию и коду Общегосударственного классификатора предприятий и организаций Республики Беларусь (ОКПО).

     Датой документа является дата его подписания; для документа принимаемого коллегиальным  органом — дата его принятия; для утверждаемого документа  — дата утверждения. Дата документа  проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ.

     Для документов, составленных совместно  несколькими организациями, датой  документа является дата подписания его последней организацией.

     Текст документа должен быть кратким, не допускающим  различных толкований. Содержание документа, как правило, должно касаться одного вопроса (темы), формулируемого в заголовке  к тексту.

     Текст принято начинать с указания причины (основания) для составления документа (вводная часть), затем излагается просьба, предложение, выводы, решения, распоряжения; иногда вводная часть  может отсутствовать.

     Место составления или издание документа  указывается на общем бланке. На бланках для служебных писем  этот реквизит отсутствует.

     В процессе подготовки и оформления документа  состав реквизитов может быть дополнен другими реквизитами в зависимости  от назначения документа, его обработки  и т.д.

     Проверка  соответствия документов действующему законодательству возлагается на юридическую службу организации.

     2. Оформление бланка  документа 

     Документы должны оформляться на бланках и  иметь установленный комплекс обязательных реквизитов и стабильный порядок  их расположения, установленный ГОСТом (6.38–90 "УСД).

      Отдельные документы допускается оформлять  не на бланках (например, внутренние документы  структурных подразделений), но с  обязательным заполнением реквизитов соответствующей бланочной продукции.

     Бланки  документов изготавливаются на бумаге форматов А4 (210х297 мм) и А5 (210х148 мм): бланк  для письма и общий бланк для  остальных видов организационно–распорядительной  документации. На основании общего бланка изготавливаются бланки для  конкретных видов документов (приказов, указаний, протоколов и др.), либо наименование видов документов впечатывается  в общий бланк машинописным способом. Изготовление бланков по видам документов считается целесообразным, если их объём превышает 200 документов в  год. Выбор формата бланка зависит  от вида и объёма текста документа.

     Рукописное  оформление документов должно соответствовать  его машинописному оформлению: состав и расположение реквизитов, нумерация  страниц.

     Документы, создаваемые от имени двух и более  организаций, оформляются без бланка. Бланки, как правило, имеют угловое  расположение постоянных реквизитов документов или угловой штамп; допускается их продольное расположение, если реквизиты содержат большое количество печатных знаков, не вмещаемых в угловой штамп.

     Бланки  документов должны иметь поля: левое, правое, верхнее и нижнее. Левое  поле должно составлять 20 мм, правое и нижнее — не менее 8 мм, верхнее — не менее 10 мм.

     Страницы  документа нумеруются по середине верхнего поля листа арабскими цифрами  без сокращения "стр." и без  знаков типа "30.", "28". Расстояние от номера страницы до обреза листа  не должно превышать 15 мм.

     Нумерация документа, состоящего из нескольких страниц, начинается со второй страницы; первая страница не нумеруется. При оформлении документа на двух сторонах листа  вторая страница нумеруется при наличии  третьей.

     Каждому реквизиту документа отводится  определённое положение в соответствии со стандартными положениями табулятора пишущей машинки — устройства, позволяющего останавливать каретку  машинки в заданных положениях.

     От 0–го положения табулятора (граница  левого поля) располагаются следующие  реквизиты: наименование организации– автора документа; почтовый и телеграфный  адрес организации; название вида документа; дата документа (два печатных знака  оставляется для числа, печатается месяц и год: "03.93"; ссылка на индекс и дату входящего документа; место составления; заголовок к  тексту; текст (без абзацев); слова "Приложение", "Примечание", "Основание"; наименование должности в реквизите "Подпись"; первый ряд грифов (виз) согласования, если их несколько; заверительная отметка (слово "Верно" и дата заверения  копии или выписки из документа); фамилия составителя документа и номер его телефона, а также слова "слушали", "выступили", "решили", "постановили", "приказываю", "предлагаю".

     При наличии к документу приложений после текста (отдельным реквизитом) помещается отметка о приложении.

      Проект  документа представляется на подпись  соответствующему должностному лицу (исходя из его компетенции) полностью оформленным, проверенным, согласованным (при необходимости) вместе с приложениями и материалами, на основании которых он составлен.

     В состав подписи входят: наименование должности лица, подписывающего документ, личная подпись и ее расшифровка  — инициалы и фамилия. При подписании документа несколькими лицами равных должностей, их подписи располагаются  на одном уровне.

      На  документах, требующих удостоверения  их юридической силы, ставится гербовая печать. Проставление печати необходимо во всех случаях удостоверения прав, свобод и обязанностей физических и  юридических лиц, при санкционировании расходования денежных средств и  материальных ценностей.

     Оттиск  печати на документах должен захватывать  часть наименования должности и  личной подписи лица, подписавшего (утвердившего) документ. 
 
 
 

     3. Оформление отдельных  видов документов 

     С начало рассмотрим как оформляется  протокол.

     Протокол  - документ,  в   котором фиксируется ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов.

     Реквизитами протокола являются:  наименование органа, издающего

документ,  название вида документа,  дата и  регистрационный  номер,

место издания,  заголовок, текст, подписи. Отдельные  протоколы имеют

гриф  утверждения;  утверждению  подлежат   решения   совещаний   по

вопросам, выходящим  за пределы компетенции участников совещания.

     Заголовком  к тексту протокола является название  коллегиального

органа   или   конкретного   совещания  и  вопрос  (тема)  совещания

(заседания), если он один.

     Дата  протокола должна соответствовать  дате проведения совещания

(заседания)  и проставляется председателем  или секретарём совещания.

     Протоколы с  точки  зрения  полноты  освещения  хода  совещания

(заседания)  делятся на краткие  и   полные.  Протокол  краткой   формы

составляется  при  наличии  стенограммы  или  когда тексты докладов и

выступлений прилагаются к  протоколу.  Кратко  протоколируются также

оперативные совещания.

     Текст протоколов делится на вводную и  основную  часть.

     В вводной   части   краткого   протокола   указываются  фамилии

председателя  и секретаря коллегиального или  совещательного органа, а

также   всех  присутствующих  на  заседании  (совещании).  В  списке

присутствующих  сначала перечисляются  члены  коллегиального  органа,

затем -  приглашённые с указанием должностей и организаций,  которые

они представляют.  Фамилии присутствующих располагаются  в алфавитном порядке.

       В протоколе    полной    формы    изложения    после    раздела

"присутствовали"  следует  повестка  дня  совещания  (заседания);  в

протоколе краткой  формы повестка  дня отсутствует.

 

 Основная  часть  протокола  краткой   формы изложения строится по

схеме: "СЛУШАЛИ - РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ)" - без текста выступлений.

       Основная часть  протокола   полной  формы  изложения строится  по схеме:  "СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ  - РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ)" - отдельно   по каждому рассматриваемому  вопросу согласно повестке дня.

     Постановляющая  часть    протокола    заканчивается    указанием

должностного  лица,  ответственного  за  контроль исполнения решений

(постановлений)  или отдельных пунктов решений.

     Документ, утверждаемый  коллегиальным  органом,  прилагается  к

протоколу.

     Протокол  подписывается   председательствующим  на  заседании  и

секретарём.

        Акт -   документ,  составляемый  группой лиц,   подтверждающий

установленные  ими  факты (акты инвентаризации,  несчастных случаев,

приёма-передачи материальных ценностей и др.).  Акты могут содержать

выводы,   рекомендации,   предложения   составителей  (акты  ревизий

финансово-хозяйственной  деятельности  организаций,  акты  проверки,

акты приёма объектов в эксплуатацию и др.

     Акт содержит   следующие   реквизиты:  наименование  организации

(подразделения),  составившего акт,  название вида  документа,  место

составления,  дату  и  регистрационный  номер,  заголовок  к тексту,

подписи,  при необходимости - гриф  утверждения  и согласующие  визы.

Реквизиты располагаются в установленном  порядке.

     Дата акта должна соответствовать   дате  актируемого  события   и

проставляться   должностным   лицом   (как   правило,  председателем

комиссии), подписавшим документ.

     Заголовком к   тексту   акта  является  содержание  актируемого  события:  "О выделении к  уничтожению документов и дел",  "О списании имущества" и  др.

     Текст акта состоит из вводной  и констатирующей  частей.

     В вводной  части  указывается   основание для составления акта  и перечисляются лица,  составившие   акт  и  присутствующие  при   этом. Фамилии указываются в алфавитном  порядке с наименованием должностей. Если акт составлен комиссией,  указываются  фамилии  председателя  и

членов комиссии.

     В констатирующей части акта  даётся краткое описание проделанной  работы (её сущность,  характер, методы, сроки)  и  фиксируются установленные  факты, излагаются выводы, предложения   и заключения. Если в акте отражается  ряд фактов, текст акта делится  на пункты.

     Выводы  и предложения составителей акта могут  быть  изложены  в

распорядительной  форме с указанием сроков исполнения предписываемых

действий.  При наличии  к  акту  приложений  отметка  о  приложениях

указывается после текста.

     Докладная записка  -    документ   информационного характера,

адресуемый  вышестоящему руководителю в порядке  прямого подчинения  и

содержащий  обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и

предложениями составителя.

     Докладная записка  может   быть  составлена как по инициативе  ее

автора (внесение предложений,  изложение просьбы,  фактов, явлений),

так  и  по указанию соответствующего руководителя (отчётные докладные

записки о  ходе,  состоянии,  завершении каких-либо работ, поручений,

планов и  др.).

     Внешние докладные  записки   (адресуемые     руководителям

вышестоящего  органа)  оформляются  на  бланках,  внутренние (на имя

руководителя  организации) -  на обычной бумаге формата А4 или А5.

     Реквизиты докладной     записки:    наименование    организации

(структурного  подразделения),  название  вида  документа,  дата   и

регистрационный  индекс,  адресат,  заголовок  к  тексту (для формата

А4), текст, подпись.

     Инициативные  докладные записки, требующие исполнения (решения),

регистрируются;  при  необходимости,  их  исполнение  контролируется

согласно  резолюции соответствующего руководителя.

     Приказ - правовой акт,  издаваемый  руководителем организации,

действующим на основе единоначалия для  разрешения  основных  задач,

стоящих перед  данной организацией.

     Отдельно  от  приказов  по  основной  деятельности   организации

издаются  приказы по личному составу:  о  приёме  на  работу, перемещениях  по  службе,  увольнении   с   работы,   предоставлении отпусков, наложении взысканий, поощрениях и  др.

     Составление вместо  приказов  записок  о  приёме   на   работу, увольнении, переводах не допускается.

     Служебное письмо. Письма следует оформлять на  бланках формата А4  или А5  в зависимости от объёма текста.

     Реквизитами письма являются: наименование организации -  автора документа,  почтовый и  телеграфный адрес организации, номер телефона

приёмной  руководителя,  номер счета в  банке,  дата и регистрационный

индекс,  адресат,  ссылка  на  индекс  и  дату  входящего документа.

заголовок к тексту,  текст, подпись, фамилия  составителя документа и

номер его  служебного телефона.

     Текст (содержание) письма должен касаться,  как правило, одного

вопроса. Основное требование к тексту - его краткость.

     В зависимости от содержания различают  следующие  разновидности

служебных     писем;     письма-запросы,    письма-ответы,    письма

сопроводительные,    рекламационные,    гарантийные,    напоминания,

извещения, приглашения и др.

     Указание. Текст указания, как правило, состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной.

     В констатирующей части раскрываются цели и причины издания указания. Она обычно начинается устойчивыми  формулировками: «В соответствии…», «В целях…», «Во исполнение…» и т.д. Констатирующая часть может отсутствовать, если предписываемые действия не требуют  разъяснения.

     Распорядительная  часть указания может начинаться словами «Обязываю» или «Предлагаю», которые пишутся прописными буквами  с новой строки. В случае необходимости  текст указания делится на пункты и подпункты, которые излагаются в повелительной форме и строятся по схеме: исполнитель – действие – срок исполнения.

     В последнем пункте указывается наименование должности, инициалы и фамилия лица, на которое возлагается контроль за исполнением указания. 
 
 
 
 
 
 
 
 

4. Образцы документов 

     ООО «БЕЛМОР»

     ПРИКАЗ

           15.10.2011 г.  № 45

     г. Минск

     О усовершенствовании методов работы

     ПРИКАЗЫВАЮ:

     1.Организовать  работу и к 15.11.2011г. предоставить директору на утверждение новые формы планов и отчетов о усовершенствовании работы персонала.

     2.Главному  бухгалтеру И.И.Разумову разработать указания об учете приема и сбыта товара на сегодняшний день.

     3.Контроль  за исполнением возложить на  заместителя директора В.И.Лесика.

     Директор ________________   Н.К.Шавель

     С приказом _______________   В.И.Лесик

     ознакомлен: _______________   И.И.Разумов 

     15.10.2011 
 
 
 
 
 
 
 
 

     УКАЗАНИЕ  

     12.01.2011г. № 78

     г. Минск 

     О составлении графика отпусков

     на 2012 год

     Для предоставления графика отпусков на 2012 год 

     ОБЯЗЫВАЮ:

     1. Руководителей структурных подразделений  предоставить списки сотрудников  с указанием предполагаемого очередного отпуска в 2012 году.

     2. Главного специалиста фирмы Анисимов И.И. составить сводный график отпусков работников фирмы на 2012 год и представить его на утверждение в дирекцию фирмы.

     Срок  представления отпусков 20.12.2011.

     Зам. директора ________________  А.И.Карпов 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     МП  «СТОК» 

          ПРОТОКОЛ 

     ________2011 №48

     г. Минск 

     Заседание ЭК

     Председатель  –Гичик А.В.

     Секретарь –Олехнович М.И.

     Присутствовали: Анисимов Л.В.

     Приглашенные: начальник ОМТС Попко.О.Н.

       Ведущий экономист Козлов.Э.Л.

     Повестка  дня:

     О рассмотрении номенклатуры дел (НД) на 2011 год

     СЛУШАЛИ:

     Гичик А.В. – предложила рассмотрение проекта НД на 2011 год

     ВЫСТУПИЛИ:

     Пинчук  Н.С. – дала замечание по разделу «Бухгалтерия» НД

     ПОСТАНОВИЛИ:

     Доработать  раздел «Бухгалтерия» НД в соответствии с замечаниями Пинчук Н.С. к 15.04.2011

     Председатель   ___________________ И.О.Фамилия

     Секретарь  ___________________  И.О.Фамилия 
 
 
 
 

     МП  «СТАРТ»

     АКТ

     _________2011 № ____

     г. Минск

     О переоценке товаров

     Основание: приказ генерального директора «О переоценке товаров»

     15.10.2011 № 12

     Составлен комиссией:

     Председатель  – зам. генерального директора Сушин А.В.

     Члены комиссии: начальник ОМТС Овчинник.Н.П.